DOAD 5050-0, Dossiers personnels des militaires

Table des matières

1. Introduction
2. Abréviations
3. Définitions
4. Orientation de la politique
5. Autorités
6. Références

1. Introduction

Date de publication : 2004-09-03

Date de la dernière modification : 2006-07-28

Application : La présente ordonnance s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Chef du personnel militaire (CPM)

Demandes de renseignements : Directeur - Politique du personnel militaire (D Pol PM)

2. Abréviations

3. Définitions

autorisation de disposition de documents (records disposition authority)

Autorisation de disposition de documents désigne l'autorisation accordée par l'Archiviste national du Canada au MDN et aux FC, précisant les documents qui ne sont plus nécessaires à des fins opérationnelles, juridiques ou informatives et qui selon le cas :

• peuvent être déclassés par destruction ou transfert à l'extérieur du gouvernement du Canada;
• doivent être transférés à Bibliothèque et Archives Canada.

disposition de documents (records disposition)

Disposition de documents désigne l'acte de retirer les documents du contrôle du MDN et des FC, par un moyen autorisé tel :

• l'élimination;
• le transfert à Bibliothèque et Archives Canada;
• le transfert de la garde et du contrôle à un organisme à l'extérieur du gouvernement du Canada, comme le transfert de documents à un musée.

dossier personnel du militaire (CF personnel record)

Dossier personnel du militaire désigne l'ensemble des renseignements personnels dont les FC ont besoin pour gérer la carrière d'un militaire, sans égard au mode de conservation ou d'enregistrement de l'information.

élément d'un dossier personnel du militaire (CF personnel record component)

Élément d'un dossier personnel du militaire désigne la partie d'un tel dossier qui est constituée et préservée par le responsable de leur tenue.

responsable des dossiers personnels des militaires (CF personnel record custodian)

Responsable des dossiers personnels des militaires désigne le bureau chargé de la gestion d'un élément du dossier personnel des militaires au nom du Chef de Personnel militaire.

4. Orientation de la politique

Contexte

4.1 Il incombe au MDN et aux FAC d'assurer la gestion des dossiers personnels des militaires suivant un cadre général compatible avec les procédures et procédés établis par le SMA(GI) pour la gestion des autres dossiers du Ministère.

4.2 Les dossiers personnels des militaires demeurent la propriété de l'État. Une fois transférés à BAC, ils sont examinés 90 ans après la date de naissance du militaire pour déterminer s'ils ont une valeur d'ordre militaire ou historique et pour décider de leur mode de disposition définitif.

Énoncé de politique

4.3 Le MDN et les FAC s'engagent à :

1. établir et à tenir à jour des dossiers personnels des militaires pour tous les militaires, conformément aux politiques et procédures du CT et de BAC;
2. assurer la gestion des dossiers personnels des militaires, conformément à la législation applicable et aux politiques et procédures du CT qui permettent :
   1. de maintenir l'intégrité des dossiers personnels des militaires;
   2. aux militaires de consulter leurs propres dossiers personnels;
3. disposer des dossiers personnels des militaires, conformément aux ADD.

Exigences

4.4 Conformément aux politiques du CT et de BAC, le MDN et les FAC doivent s'assurer :

1. que les dossiers personnels des militaires sont tenus à jour à compter de l'enrôlement jusqu'à une date précise après la libération du militaire et qu'ils sont par la suite transférés à BAC conformément aux ADD établies;
2. que l'accès aux dossiers personnels des militaires est permis seulement lorsqu'il est approprié;
3. que les militaires ont accès à leurs propres dossiers personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
4. qu'une vérification régulière des dossiers personnels des militaires est effectuée pour confirmer que la gestion et l'administration des ressources humaines s'appuient sur des données utiles, complètes et exactes conformément aux exigences du SCT et que les constatations sont soumises, sur demande, au SCT pour examen.

Cadre de gestion des dossiers

4.5 Le MDN et les FAC assurent la gestion de deux types de dossiers :

1. les dossiers personnels des militaires;
2. les autres dossiers du Ministère.

4.6 Le diagramme ci-après illustre le cadre de gestion des dossiers :

Version des textes - Cadre de gestion des dossiers

5. Autorités

Tableau des autorités

5.1 Le tableau suivant énonce les autorités en matière de gestion des dossiers personnels des militaires :

6. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
• Loi sur l’accès à l’information 
• Cadre stratégique sur la gestion de la conformité, Conseil du Trésor

Autres références

• ADD AN 1985/012, 17 mai 1985
• ADD 2000/19-1, 12 avril 2005
• Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires (FDRHM)
• Système de classification par sujet, de conservation et d’élimination des documents de la Défense (SCSCEDD)
• DOAD 5050-1, Dossiers personnels des militaires du Directeur général - Recrutement et carrières militaires et du Directeur - Gestion de l'information des ressources humaines et dossiers relatifs aux successions militaires du Juge-avocat général
• DOAD 6000-0, Gestion de l'information et technologies de l'information