DOAD 1002-6, Divulgation de renseignements personnels

Table des matières

1. Introduction
2. Définitions
3. Application, objet et résultats attendus
4. Dispositions générales
5. Divulgations de renseignements personnels avec consentement
6. Divulgations de renseignements personnels sans consentement − paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
7. Divulgations courante de renseignements personnels
8. Relevés
9. Formation, instruction et sensibilisation à la protection de la vie privée
10. Conformité et conséquences
11. Responsabilités
12. Références

1. Introduction

Date de publication : 2019-04-18

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN » et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : Secrétaire général (Sec gén)

Demandes de renseignements : Directeur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)

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2. Définitions

divulgation (disclosure)

Communication de renseignements personnels par une méthode quelconque (c’est‑à-dire la transmission, la présentation d’une copie ou l’examen d’un document) à toute entité ou personne. (Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, Conseil du Trésor)

fichier de renseignements personnels (personal information bank)

Une description de renseignements personnels organisés ou extraits soit en se servant du nom d’une personne, d’un numéro d’identité ou de tout autre symbole ou code désignant uniquement cette personne. Les renseignements personnels décrits dans le fichier de renseignements personnels ont été ou sont utilisés ou sont disponibles à des fins administratives et relèvent d’une institution fédérale. (Politique sur la protection de la vie privée, Conseil du Trésor)

Info Source (Info Source)

Une série de publications annuelles du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans lesquelles les institutions fédérales sont tenues de décrire leurs organisations, leurs responsabilités en matière de programmes et leurs fonds de renseignements, dont les fichiers de renseignements personnels et les catégories de renseignements personnels qu’elles détiennent. Les renseignements doivent être suffisamment clairs et détaillés, pour permettre au public d’exercer son droit d’accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les activités de couplage de données, l’utilisation du NAS et toutes les activités pour lesquelles des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ont été effectuées doivent être mentionnées dans les fichiers de renseignements personnels d’Info Source, le cas échéant. Les publications Info Source présentent également les coordonnées des ministères et organismes fédéraux ainsi que des résumés des causes de la Cour fédérale et des statistiques sur les demandes d’accès. (Politique sur la protection de la vie privée, Conseil du Trésor)

renseignements personnels (personal information)

Les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable, notamment :

1. les renseignements relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille;
2. les renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières auxquelles il a participé;
3. tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice, qui lui est propre;
4. son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin;
5. ses opinions ou ses idées personnelles, à l’exclusion de celles qui portent sur un autre individu ou sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à octroyer à un autre individu par une institution fédérale, ou subdivision de celle‑ci visée par règlement;
6. toute correspondance de nature, implicitement ou explicitement, privée ou confidentielle envoyée par lui à une institution fédérale, ainsi que les réponses de l’institution dans la mesure où elles révèlent le contenu de la correspondance de l’expéditeur;
7. les idées ou opinions d’autrui sur lui;
8. les idées ou opinions d’un autre individu qui portent sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à lui octroyer par une institution, ou subdivision de celle‑ci, visée à l’alinéa e), à l’exclusion du nom de cet autre individu si ce nom est mentionné avec les idées ou opinions;
9. son nom lorsque celui-ci est mentionné avec d’autres renseignements personnels le concernant ou lorsque la seule divulgation du nom révélerait des renseignements à son sujet;

toutefois, il demeure entendu que, pour l’application des articles 7, 8 et 26, et de l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements concernant :

10. un cadre ou employé, actuel ou ancien, d’une institution fédérale et portant sur son poste ou ses fonctions, notamment :

(i) le fait même qu’il est ou a été employé par l’institution,

(ii) son titre et les adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail,

(iii) la classification, l’éventail des salaires et les attributions de son poste,

(iv) son nom lorsque celui-ci figure sur un document qu’il a établi au cours de son emploi,

(v) les idées et opinions personnelles qu’il a exprimées au cours de son emploi;

11. un individu qui, au titre d’un contrat, assure ou a assuré la prestation de services à une institution fédérale et portant sur la nature de la prestation, notamment les conditions du contrat, le nom de l’individu ainsi que les idées et opinions personnelles qu’il a exprimées au cours de la prestation;
12. des avantages financiers facultatifs, notamment la délivrance d’un permis ou d’une licence accordés à un individu, y compris le nom de celui‑ci et la nature précise de ces avantages;
13. un individu décédé depuis plus de 20 ans.

(Article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels)

usage compatible (consistent use)

Un usage se rapportant de façon raisonnable et directe à l’objectif premier pour lequel les renseignements ont été obtenus ou recueillis. Cela signifie que les fins premières et les fins qui ont été proposées sont si intimement liées que la personne s’attendrait à ce que les renseignements soient utilisés à des fins conformes, même si elles n’ont pas été expressément mentionnées. (Politique sur la protection de la vie privée, Conseil du Trésor)

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3. Application, objet et résultats attendus

Application

3.1 La présente DOAD s’applique dans le contexte des divulgations de renseignements personnels autres que celles faites par un individu conformément à une demande d’accès en vertu du paragraphe 12(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP).

3.2 Pour obtenir des directives sur la divulgation aux individus ayant présenté une demande d’accès à leurs propres renseignements personnels, voir la DOAD 1002-1, Demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour de plus amples informations.

Objet

3.3 L’objet de la présente DOAD est de faciliter la mise en œuvre de pratiques cohérentes et saines de protection de la vie privée en matière de divulgation de renseignements personnels qui relèvent du MDN et des FAC.

Résultats attendus

3.4 Il est prévu qu’en suivant les instructions de la présente DOAD et les Instructions sur la divulgation de renseignements personnels, que les renseignements personnels qui relèvent du MDN et des FAC ne seront divulgués que d’une manière qui respecte la LPRP, le Règlement sur la protection des renseignements personnels (RPRP) et les politiques et directives applicables du Conseil du Trésor (CT).

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4. Dispositions générales

4.1 Les renseignements personnels qui relèvent du MDN et des FAC ne doivent pas être divulgués, sauf en application des dispositions de l’article 8 de la LPRP qui prévoient que :

1. les renseignements personnels peuvent être communiqués avec consentement;
2. les renseignements personnels peuvent être communiqués sans consentement, mais seulement aux fins décrites au paragraphe 8(2);
3. les interdictions législatives de divulgation énoncées dans d’autres lois fédérales ont préséance sur les autorisations de divulgation en vertu de la LPRP.

4.2 Des contrôles administratifs doivent être en place pour garantir l’absence de divulgation inappropriée ou non autorisée de renseignements personnels. Voir la DOAD 1002-3, Gestion des renseignements personnels pour de plus amples informations.

Exclusions de l’application de la LPRP

4.3 En vertu du paragraphe 69(2) de la LPRP, il n’est pas interdit à une institution fédérale d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels accessibles au public. Si des renseignements personnels accessibles au public ont été recueillis légitimement par le MDN et les FAC, les dispositions relatives à la divulgation décrites à l’article 8 de la LPRP ne limitent pas la divulgation de tels renseignements.

4.4 Un renseignement personnel qui constitue un renseignement confidentiel du Conseil privé de la Reine pour le Canada (un renseignement confidentiel du Cabinet) est exclu de l’application de la LPRP. L’utilisation et la divulgation de ces renseignements se limitent aux « personnes autorisées » au sein du MDN et des FAC. Pour de plus amples informations sur les « personnes autorisées » et les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les renseignements confidentiels du Cabinet contre toute divulgation non autorisée ou autre forme de compromission, voir la Politique sur la sécurité des documents confidentiels du Cabinet du Bureau du Conseil privé.

Exceptions à la définition de « renseignements personnels »

4.5 Les alinéas j) à m) de la définition de « renseignements personnels » énoncent les renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels à des fins de divulgation en vertu de l’article 8 de la LPRP. La définition de « renseignements personnels » est reprise à la section 2 de la présente DOAD.

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5. Divulgations de renseignements personnels avec consentement

5.1 Le consentement n’est pas requis pour la divulgation de renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou préparés, pour un usage compatible avec ces fins initiales ou à des fins décrites au paragraphe 8(2) de la LPRP.

Nota − Le mot « préparés » dans cette DOAD reflète la terminologie de la LPRP et est synonyme du mot « recueillis » dans la définition d’« usage compatible » de la Politique sur la protection de la vie privée du CT à la section 2 de cette DOAD.

5.2 Il faut obtenir le consentement de l’individu auquel se rapportent les renseignements personnels pour toute autre divulgation.

5.3 Lorsqu’on recherche un consentement à la divulgation, celui‑ci doit être obtenu par écrit et inclure suffisamment d’informations concernant la divulgation prévue afin que l’individu puisse prendre une décision éclairée quant à son consentement. Voir l’Instruction sur la gestion des renseignements personnels pour de plus amples informations.

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6. Divulgations de renseignements personnels sans consentement − paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

6.1 Le paragraphe 8(2) de la LPRP énonce les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels qui relèvent du MDN et des FAC peuvent être divulgués sans le consentement de l’individu. Ce paragraphe est applicable seulement si aucune autre disposition législative de toute autre loi fédérale ne limite la divulgation de renseignements personnels.

6.2 La divulgation en vertu du paragraphe 8(2) relève d’un pouvoir discrétionnaire et ne constitue pas un droit d’accès.

6.3 Le droit général d’un individu à la protection de la vie privée doit être reconnu au moment d’exercer le pouvoir discrétionnaire de divulguer des renseignements personnels. Des critères additionnels à prendre en considération dans l’exercice du pouvoir discrétionnaire sont décrits dans les Instructions sur la divulgation de renseignements personnels.

6.4 Il ne faut divulguer que le minimum de renseignements personnels requis pour atteindre les fins précisées.

6.5 Si une divulgation admissible n’est pas décrite dans le fichier de renseignements personnels (FRP) applicable, il faut conserver un relevé qui fera partie des renseignements personnels de l’individu. Cette exigence ne vaut pas pour les renseignements divulgués en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP. Voir les paragraphes 6.13 à 6.18 et l’article 8, Relevés pour de plus amples informations.

Divulgation aux fins initiales ou pour un usage compatible

6.6 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)a) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels s’il en est nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés, ou pour un usage compatible. Pour qu’une divulgation soit un usage compatible, elle doit avoir un lien raisonnable et direct avec les fins initiales.

6.7 Les usages compatibles doivent être décrits dans le FRP applicable.

6.8 Les nouveaux usages compatibles qui ne sont pas décrits dans le FRP doivent être soumis au DAIPRP. Celui-ci doit aviser le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) et mettre à jour le FRP dans Info Source – Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements, pour y inclure le nouvel usage compatible.

Divulgation conformément à une loi fédérale ou à un règlement

6.9 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)b) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette divulgation. Cet alinéa englobe toutes les autorisations de divulgation de renseignements personnels en vertu des lois et règlements fédéraux.

Divulgation en conformité avec un subpoena, un mandat, une ordonnance d’un tribunal ou les règles de la cour

6.10 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)c) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels pour les fins de communication exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements. Cela inclut les organismes quasi judiciaires et les commissions d’enquête au niveau fédéral.

6.11 Les services juridiques devraient être consultés avant toute divulgation afin de s’assurer de la validité de ce qui est ordonné et la meilleure façon de s’y conformer.

Divulgation au procureur général du Canada

6.12 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)d) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada (la Couronne) ou le gouvernement fédéral.

Divulgation à un organisme d’enquête fédéral

6.13 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement pris en vertu de la LPRP et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales, provinciales ou territoriales, ou pour la tenue d’enquêtes licites, si la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés.

6.14 Toute divulgation qui se fait en vertu de l’alinéa 8(2)e) doit être soumise au DAIPRP en tant que délégué qui autorise la divulgation de renseignements personnels. La demande doit se faire par écrit, préciser la fin pour laquelle le renseignement est requis et décrire les renseignements qui seront divulgués.

6.15 Aux fins de l’alinéa 8(2)e), les trois organismes d’enquête suivants du MDN et des FAC peuvent demander des renseignements personnels :

• commissions d’enquête;
• police militaire des Forces canadiennes;
• Unité nationale de contre-ingérence des Forces canadiennes.

6.16 Les demandes de divulgation et les relevés en vertu de l’alinéa 8(2)e) sont gérés conformément à la norme FRP POU 913, Divulgation aux organismes d’enquête.

6.17 Aux fins des rapports, le DAIPRP doit conserver :

1. une copie de chaque demande reçue;
2. un relevé des renseignements divulgués en réponse à une telle demande.

6.18 Le DAIPRP doit mettre ces copies à la disposition du CPVP, s’il y a lieu.

Divulgation à une province, à un territoire, à des conseils particuliers des Premières nations, à un État étranger ou à un organisme international chargé d’administrer ou d’appliquer une loi ou de mener une enquête légale

6.19 Aux fins de l’administration ou de l’application de toute loi ou de la tenue d’une enquête légale, le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)f) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels aux termes d’accords ou d’ententes conclus d’une part entre le gouvernement du Canada ou l’un de ses organismes ou d’une de ses institutions et :

1. le gouvernement d’une province ou d’un territoire;
2. certains conseils des Premières Nations désignés à l’alinéa 8(2)f);
3. le gouvernement d’un État étranger;
4. une organisation internationale d’États ou de gouvernements;
5. tout organisme d’un tel gouvernement ou d’une telle organisation.

6.20 Les divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)f) doivent seulement être faites en conformité avec un accord ou une entente écrit. Des accords écrits de divulgation de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)f) ont été conclus entre le gouvernement du Canada et le gouvernement des provinces, du Yukon et des Territoires-du-Nord-Ouest.

Divulgation à un parlementaire fédéral

6.21 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)g) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels à un parlementaire fédéral en vue d’aider un individu concerné par les renseignements à résoudre un problème. Le terme « parlementaire fédéral » comprend les membres de la Chambre des communes et du Sénat.

6.22 Si le Parlement a été dissous avant une élection ou qu’un parlementaire fédéral a démissionné, cette disposition ne peut s’appliquer tant qu’un nouveau parlementaire fédéral n’a pas été pas assermenté.

Divulgation à des fins de vérification

6.23 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)h) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels aux employés du MDN et aux militaires pour vérification interne, ou au Bureau du contrôleur général ou à toute personne ou tout organisme déterminé par règlement pris en vertu de la LPRP pour vérification comptable.

6.24 Les divulgations au Bureau du vérificateur général du Canada sont expressément autorisées par la Loi sur le vérificateur général et sont par conséquent autorisées en vertu de l’alinéa 8(2)b) de la LPRP.

Divulgation à des fins d’archivage

6.25 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)i) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour dépôt. Le dépôt comprend le transfert de renseignements personnels au BAC, y compris l’examen par BAC de renseignements personnels contenus dans des documents gouvernementaux en vue de déterminer leur valeur archivistique et d’établir des normes de conservation et d’élimination.

Divulgation à des fins de recherche ou de statistique

6.26 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)j) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels à toute personne ou à tout organisme, pour des travaux de recherche ou de statistique.

6.27 Toutes les divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)j) doivent être soumises au DAIPRP en tant que délégué à des fins d’autorisation. Pour que des renseignements personnels soient divulgués en vertu de cette disposition, le DAIPRP doit :

1. avoir la conviction que les fins auxquelles les renseignements sont divulgués ne peuvent être normalement atteintes que si les renseignements sont donnés sous une forme qui permette d’identifier l’individu qu’ils concernent;
2. veiller à ce que la personne ou l’organisme s’engagent par écrit à s’abstenir de toute divulgation ultérieure des renseignements tant que leur forme risque vraisemblablement de permettre l’identification de l’individu qu’ils concernent.

Divulgation à des fins de recherche sur les droits des Premières Nations

6.28 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels à tout gouvernement autochtone, association d’autochtones, bande d’Indiens, institution fédérale ou subdivision de celle-ci, ou à leur représentant, en vue de l’établissement des droits des peuples autochtones ou du règlement de leurs griefs.

Divulgation à des fins de recouvrement ou d’acquittement d’une créance

6.29 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)l) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de la Couronne et de recouvrer ou d’acquitter la créance.

6.30 Cette disposition n’autorise pas la divulgation de renseignements permettant d’établir si une créance est due, ni la communication de plus de renseignements qu’il n’est nécessaire pour joindre un individu.

Divulgation dans l’intérêt public

6.31 Le MDN et les FAC sont autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP à divulguer des renseignements personnels à toute fin si :

1. des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée;
2. l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

6.32 Toute divulgation en vertu de l’alinéa 8(2)m) doit être soumise au DAIPRP en tant que délégué autorisé à divulguer des renseignements personnels. Le DAIPRP doit s’assurer que la divulgation soit nettement dans l’intérêt public et qu’aucun autre alinéa au paragraphe 8(2) ne s’applique.

6.33 Dans les décisions en matière de divulgation, on doit mettre en équilibre l’intérêt public de la divulgation et l’atteinte possible à la vie privée d’un individu en se fondant sur :

1. les attentes de l’individu;
2. la sensibilité ou la nature des renseignements personnels en question;
3. le risque de préjudice ou de répercussions de la divulgation sur l’individu.

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7. Divulgations courante de renseignements personnels

7.1 Lorsque des renseignements personnels doivent être divulgués par le MDN et les FAC à un organisme du secteur public international, fédéral, provincial, territorial ou municipal, un contrat ou une entente de partage de renseignements incluant des clauses appropriées de protection de la vie privée doit être établi.

7.2 Lors de la conclusion de contrats avec un organisme du secteur privé ou un individu, le MDN et les FAC doivent s’assurer que des clauses appropriées de protection de la vie privée sont inclues dans le contrat ou l’entente.

7.3 Les divulgations courantes de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles l’information a été obtenue ou préparée ou pour un usage compatible, tel que les divulgations régulières en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, peuvent être incluses dans la description du FRP pertinent. Voir la DOAD 1002-3 pour de plus amples informations.

7.4 Si de telles divulgations courantes de renseignements personnels ne sont pas décrites dans le FRP applicable, chaque divulgation doit être consignée au dossier de l’individu. Voir l’article 8, Relevés pour de plus amples informations.

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8. Relevés

8.1 Toutes les divulgations de renseignements personnels doivent être comptabilisées afin de permettre aux individus de déterminer quelles divulgations spécifiques de renseignements personnels pourraient survenir ou auraient pu survenir.

8.2 Les divulgations doivent soient être décrites dans le FRP applicable ou consignées dans un relevé comme l’exige le paragraphe 9(1) de la LPRP.

8.3 Un relevé doit être préparé lorsque des renseignements personnels sont divulgués à toute fin qui n’est pas décrite dans un FRP. Le relevé doit être joint aux renseignements personnels de l’individu et il est réputé faire partie des renseignements personnels auxquels il est joint. Ce relevé doit être conservé pendant au moins deux ans suite à la divulgation.

8.4 Si la fin de la divulgation est une fin compatible non décrite dans le FRP, voir le paragraphe 6.8 pour connaître les exigences supplémentaires.

8.5 Si des renseignements personnels sont divulgués à un organisme d’enquête fédéral en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP, voir le paragraphe 6.17 pour connaître les exigences supplémentaires.

8.6 Un relevé doit contenir :

1. la fin de la divulgation;
2. le nom et le titre du fonctionnaire ayant autorisé la divulgation;
3. la date de la divulgation;
4. le nom, le titre et l’institution ou l’organisme du fonctionnaire recevant les renseignements personnels;
5. une copie des renseignements personnels divulgués ou une description suffisamment détaillée afin de déterminer précisément quels renseignements personnels ont été divulgués.

8.7 Tous les relevés doivent satisfaire aux exigences du programme en matière de tenue de dossiers pour les renseignements personnels divulgués aux fins décrites dans un FRP ou avec consentement.

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9. Formation, instruction et sensibilisation à la protection de la vie privée

Formation ou instruction appropriée

9.1 Il incombe au DAIPRP de s’assurer qu’une formation, une instruction et des outils concernant la divulgation de renseignements personnels soient mis à la disposition des employés du MDN et des militaires.

9.2 Les conseillers de niveau un (N1) doivent s’assurer que tous les employés du MDN et les militaires au sein de leur organisation qui sont responsables de la divulgation de renseignements personnels reçoivent une formation ou une instruction appropriée.

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10. Conformité et conséquences

Conformité

10.1 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la LPRP, au RPRP, à la présente DOAD et aux Instructions sur la divulgation de renseignements personnels. Si des éclaircissements à ces lois, à ces politiques et à ces instructions sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou de leur chaîne de commandement, selon le cas. Les gestionnaires et les supérieurs militaires sont les principaux responsables, et détiennent les principaux moyens, de s’assurer que les employés du MDN et les militaires qui relèvent d’eux se conforment à la LPRP, au RPRP, à la présente DOAD et aux Instructions sur la divulgation de renseignements personnels.

Conséquences de la non-conformité

10.2 Les employés du MDN et les militaires sont tenus de rendre compte respectivement à leur gestionnaire ou à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité à la LPRP, au RPRP, à la présente DOAD ou aux Instructions sur la divulgation de renseignements personnels. La non-conformité peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. Les gestionnaires et les supérieurs militaires doivent prendre ou imposer les mesures correctives appropriées dans le cas où la non-conformité entraîne des conséquences pour le MDN ou les FAC. La décision d’un N1 ou d’un autre haut fonctionnaire de prendre des mesures ou d’intervenir dans un cas de non-conformité, sauf en ce qui concerne une décision prise en vertu du Code de discipline militaire à l’égard d’un militaire, dépendra du niveau de risque évalué en fonction des incidences et de la probabilité d’un résultat défavorable découlant du cas de non-conformité et des autres circonstances entourant ce cas.

10.3 La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité devraient être proportionnelles aux circonstances entourant le cas de non-conformité et aux autres circonstances pertinentes. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

1. l’ordre de suivre l’apprentissage, la formation, l’instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
2. l’inscription d’observations dans l’évaluation du rendement individuel;
3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
4. la révocation, en tout ou en partie, de l’autorité qu’accorde la présente DOAD à un employé du MDN ou à un militaire;
5. le signalement des infractions soupçonnées aux autorités chargées de l’application de la loi;
6. l’imposition des conséquences particulières énoncées dans les lois et les codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives du MDN ou des FAC;
7. l’application de toute autre mesure administrative, y compris l’imposition de mesures disciplinaires, à l’endroit d’un employé du MDN;
8. l’application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux, à l’endroit d’un militaire;
9. l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada, des employés du MDN ou des militaires.

Nota − En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT pour de plus amples informations.

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11. Responsabilités

11.1 Le tableau qui suit énonce les responsabilités liées à la présente DOAD :

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12. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD sur les politiques

• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur le vérificateur général
• Règlement sur la protection des renseignements personnels
• Cadre stratégique sur la gestion de la conformité, Conseil du Trésor
• Politique sur la protection de la vie privée, Conseil du Trésor
• Politique sur la sécurité des documents confidentiels du Cabinet, Bureau du Conseil privé
• Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, Conseil du Trésor
• Document d’orientation pour aider à préparer des Ententes d’échange de renseignements personnels, Conseil du Trésor
• Prise en compte de la protection des renseignements personnels avant de conclure un marché, Conseil du Trésor
• DOAD 1002-0, Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Autres références

• DOAD 1002-1, Demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• DOAD 1002-3, Gestion des renseignements personnels
• Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale
• Instruction du Gp Svc S FC 5020-20, Divulgation de renseignements personnels sur la santé
• Instructions sur la divulgation de renseignements personnels (ébauche)
• Instructions sur la gestion des renseignements personnels (ébauche)
• Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux