Le 22 mai : Mise à jour de la sous-ministre Jody Thomas sur la planification de la reprise des activités

Chère équipe,

Vous voulez savoir quand nous reprendrons nos activités, et dans quelles conditions. Voilà ce que je peux vous dire pour l’instant.

RÉPONSE COURTE

Sans vouloir minimiser la gravité de la situation, la réponse est : cela dépend. Mais à titre de sous-ministre, je ne m’attends pas à ce que vous soyez tous de retour à votre lieu de travail habituel le 1^er juin. Certains d’entre vous pourront l’être, à condition que nous ayons avant examiné de nombreux facteurs, bien communiqué et mis en place des mesures de sécurité au préalable.

RÉPONSE LONGUE

En bref, le processus de reprise des activités – dans le cadre duquel certains d’entre nous travaillerons à distance, et d’autres dans les locaux du MDN - se déroulera comme suit :

Au cours des prochaines semaines, les gestionnaires de N1 de l’Équipe de la Défense expliqueront à leurs employés en détail comment et quand les différents secteurs reprendront leurs activités plus normalement.

En tant que membres civils de l’Équipe de la Défenses, le choix du moment de la reprise de vos activités dépendra de divers facteurs, y compris, sans s’y limiter :

• les conditions de santé publique dans votre région;
• le type de travail que vous faites dans l’Équipe de la Défense;
• la mesure dans laquelle votre lieu de travail est prêt à accueillir les travailleurs de façon sécuritaire;
• si votre travail doit être effectué dans les locaux du MDN ou des FAC, ou si le télétravail est possible;
• votre santé;
• votre situation personnelle, en particulier en ce qui a trait à des complications liées à la COVID-19, comme la garde d’enfants, des responsabilités de soignants, les transports collectifs et d’autres choses hors de votre contrôle.

Voilà quelques-unes des questions qui ont été soulevées par bon nombre d’entre vous dans le sondage de l’Équipe de la Défense sur la COVID-19. Nous continuerons d’analyser les données pour qu’elles nous aident à guider nos actions tout au long du processus de reprise des activités.

PLANIFICATION DE LA REPRISE DES ACTIVITÉS : D’UNE DIRECTIVE À DES DÉCISIONS TACTIQUES  

Vous êtes différents les uns des autres, vous avez des difficultés différentes, vous avez des rôles différents à différents endroits. Comme vous le voyez, il est impossible d’adopter une approche uniforme. C’est pourquoi votre retour au travail sera guidé par les directives et plans suivants :

• Directive conjointe SM/CEMD sur la reprise des activités

Cette directive s’applique à la Défense nationale et aux Forces armées canadiennes. Il s’agit d’une directive du CEMD et de moi-même qui énonce des principes directeurs sur la reprise des activités à l’intention des gestionnaires de N1. Si vous êtes un employé du MDN, la directive ne vous indiquera pas quand vous reprendrez le travail. Des décisions tactiques se prendront localement. La directive énonce toutefois les conditions obligatoires de tous les plans de reprise des activités.

• Directive sur les mesures de santé publique et l’équipement de protection individuelle

Cela s’applique aussi précisément à la Défense nationale et aux Forces armées canadiennes. Il s’agit d’une directive conjointe du CEMD et de moi-même qui énonce les différents niveaux de mesures de santé et l’équipement de protection individuelle que nous utiliserons dans les locaux de l’Équipe de la Défense. Cela nous permettra de nous assurer que nous aurons des mesures de sécurité uniformes au sein de l’Équipe de la Défense et que les employés seront au courant de l’équipement que nous leur fourniront.

• Reprise des activités des N1

Ces plans sont plus détaillés. Guidé par les deux directives ci-dessus, votre SMA ou le commandant militaire de l’endroit délivrera des plans globaux qui tiennent compte des facteurs propres à leur sphère de responsabilités.

Tous les plans de N1 seront différents, mais la plupart d’entre eux auront des points en commun avec d’autres plans de N1.

Dans le cas des groupes N1 qui sont plutôt petits, on pourra adopter une approche plus uniforme. D’autres groupes sont énormes, dispersés et en tous genres. Pensons aux ateliers, aux aérodromes et aux immeubles à bureaux. Les gestionnaires de N1 doivent veiller à ce que leurs plans tiennent compte des principes directeurs, des contraintes et des restrictions que le CEMD et moi-même avons énoncé dans notre directive.

• Reprise des activités locales

Voilà le plan qui vous indiquera quand et comment vous, en tant qu’employé civil du MDN, retournerez au travail. Avant d’être mis en œuvre, le plan doit faire l’objet de consultations auprès des comités et représentants locaux de santé et sécurité au travail. Vous devriez avoir eu une ou plusieurs discussions avec votre superviseur sur les changements apportés à votre lieu de travail, sur ce à quoi vous devez vous attendre et sur ce à quoi on s’attend de vous pour que le retour au travail soit sécuritaire.

ATTENTES CONCERNANT LE PROCESSUS DE REPRISE DES ACTIVITÉS

Le but de notre Équipe de la Défense, au cours des prochains mois, est d’établir les conditions de retour au travail, puis de s’assurer que la capacité opérationnelle des FAC et les activités importantes de soutien et institutionnelles se poursuivent. Nous devons en même temps protéger la santé et assurer la sécurité des membres de l’Équipe de la Défense.

Comme vous le voyez, la reprise ne peut pas se faire et ne se fera pas selon une approche « mur à mur ». (Cela peut aussi vouloir dire que vous devrez travailler à distance, plutôt que sur place.) J’ai toutefois un certain nombre de priorités et d’attentes globales. J’en ai parlé à tous les gestionnaires de N1 au cours du dernier mois et je continue à leur en parler. Le CEMD et moi-même renforcerons le message auprès de nos officiers généraux et cadres de direction lors de notre séance de discussion virtuelle la semaine prochaine. Et je vous en parle aujourd’hui.

1. En tant qu’employé du MDN, les directives concernant la reprise de vos activités proviennent essentiellement de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes.
   Ces décisions sont guidées par les mesures du gouvernement du Canada, auxquelles nous sommes étroitement liés. Nous sommes toutefois une organisation très grande et très complexe; nous devons tenir compte de nombreux facteurs. Par conséquent, ne présumez pas que les dates et les processus de reprise des activités prévus dans d’autres ministères s’appliqueront à vous sauf si vous avez reçu une directive claire à ce sujet du MDN.     
2. La communication entre employés et gestionnaires est essentielle. Les gestionnaires et les superviseurs doivent parler à tous leurs employés avant de finaliser leur plan de retour au travail. Chaque membre de l’Équipe de la Défense doit pouvoir avoir une conversation honnête avec son superviseur pour savoir si les circonstances de la COVID-19 influent sur sa capacité à reprendre ses activités. Les employés doivent pouvoir exprimer leurs préoccupations et poser toutes leurs questions. Les gestionnaires auront accès à de multiples ressources pour les appuyer durant le processus.
3. Tous les plans de retour au travail doivent être établis en consultation avec les comités du mieux-être, de santé et sécurité et les représentants de santé et sécurité. Cela n’est pas négociable.
4. Les gestionnaires doivent soumettre leurs plans de retour au travail à une analyse comparative entre les sexes plus. Vos gestionnaires de N1 auront plus d’indications à cet égard, et cela aussi est non négociable. Certains groupes de personnes sont touchées de façon disproportionnée par la pandémie, en particulier les parents qui ont de jeunes enfants ou des enfants d’âge scolaire et les soignants qui s’occupent de proches malades ou âgés.
5. Les gestionnaires doivent demander à leurs cadres supérieurs de vérifier l’exactitude de leurs hypothèses avant de communiquer leurs plans aux employés. Il est arrivé que des gestionnaires tiennent des dates et des processus pour acquis, et que ces dates et ces processus se soient avérés faux. Les gestionnaires et les superviseurs doivent communiquer les plans à la chaîne de commandement et à toute personne ayant l’autorité suprême sur le site où les employés travaillent (c.-à-d. les commandants de base et d’escadre) avant que les plans ne soient mis en œuvre.

CONGÉ 699

Ceux et celles qui sont en congé 699 en ce moment, restez à l’affût et en sécurité. La direction de l’Équipe de la Défense est bien consciente de la complexité de la situation difficile dans laquelle nous nous trouvons. Bien des gens doivent composer avec la garde des enfants ou des obligations familiales et des problèmes médicaux liés à la COVID-19. La directive du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) concernant cette disposition de congé spécial demeure en vigueur et sera réévaluée par le SCT à la fin juin. Nous vous tiendrons au courant des changements, s’il y a lieu, à ce moment-là.

D’une manière générale, quand la garde des enfants redeviendra sécuritaire et disponible, nous nous attendons à ce que les personnes en congé 699 reprendront leur horaire de travail normal. Cela dit, de nombreux cas sont complexes. Veuillez faire part de vos difficultés à votre gestionnaire. Si vous êtes gestionnaire et avez des questions, consultez l’application HR GO RH ou communiquez avec les équipes de relations de travail et de rémunération aux RH-Civ. Elles sont là pour vous aider.

Vous en saurez plus à ce sujet au cours des prochaines semaines, et vous pourriez avoir de nombreuses questions. C’est d’abord et avant tout à votre gestionnaire que vous devriez poser vos questions ou à la personne de qui vous relever si vous êtes gestionnaire. Il y aura aussi une Foire aux questions et une boîte de courriel consacrée aux questions sur la reprise des activités (bientôt), et bien d’autres ressources.

Si vous êtes un gestionnaire, RH-Civ, le MDN et le gouvernement du Canada ont mis une foule de ressources à votre disposition pour vous aider en cette période. Par exemple, RH-Civ a créé une trousse pour les gestionnaires sur l’appli HR GO RH, et l’École de la fonction publique du Canada a élaboré un module de formation en ligne de 30 minutes dans laquelle on explique comment mettre sur pied des équipes virtuelles efficaces. Tous les gestionnaires d’employés civils devront suivre cette formation.

Nous traversons des temps difficiles. Mais je suis très encouragée par la grande flexibilité des membres de l’Équipe de la Défense jusqu’à maintenant. Je suis convaincue que nous continuerons d’évoluer en tant qu’organisation pour surmonter les difficultés liées à la COVID-19.

Sachez que votre équipe de la haute direction est là pour vous soutenir dans le processus de retour au travail et que, même si les temps sont difficiles et incertains, vous n’êtes pas seuls. Comme c’est toujours le cas avec l’Équipe de la Défense, nous sommes ensemble là-dedans et nous passerons à travers ensemble.

Jody Thomas
Sous-ministre de la Défense nationale
@DMDND_SMMDN