Rapport annuel 2022-2023 sur la Loi sur l’accès à l’information

Version PDF : Loi sur l’accès à l’information, Rapport annuel 2022-2023 (PDF, 1,2 Mo)

Table des matières

• Introduction
• I. Vue d’ensemble du programme d’AIPRP d’IRCC
  • Structure organisationnelle
  • Ordonnance de délégation de pouvoirs
• II. Rendement
  • Taux de conformité et délais d’exécution
  • Demandes actives depuis des périodes de référence précédentes
  • Plaintes actives depuis des périodes de référence précédentes
  • Raisons des prorogations
  • Consultations reçues d’autres ministères et organisations gouvernementales
  • Conclusion des demandes traitées
  • Impact de la COVID-19 sur la capacité d’IRCC à remplir ses obligations en vertu de la LAI
• III. Initiatives visant à promouvoir la sensibilisation, la formation et l’amélioration du programme d’AIPRP
  • Formation et sensibilisation
    • Publication proactive
    • Sensibilisation à la sécurité et à la protection de la vie privée dans le cadre du télétravail
    • Catalogue des cours sur l’AIPRP et séances offertes
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
    • Mise à jour de l’enquête systémique
  • Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI
  • Initiatives de modernisation pour améliorer l’accès à l’information
    • Automatisation robotisée des processus (ARP)
    • Service de demande d’AIPRP en ligne (SDAL) du SCT
    • Remplacement du logiciel de gestion des cas d’AIPRP
  • Résumé des principaux éléments et des mesures prises concernant les plaintes
  • Rapports sur les frais d’AI aux fins de la Loi sur les frais de service
  • Surveillance de la conformité
    • Délai de traitement des demandes d’accès à l’information
    • Consultations interinstitutionnelles
    • Examen des renseignements fréquemment demandés
    • Refléter le droit d’accès du public à l’information dans les contrats, accords et arrangements
    • Exactitude et exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la LAI
• Aller de l’avant
• Annexe A : Copie de l’ordonnance de délégation des pouvoirs signée en vigueur le 31 mars 2023
• Annexe B : Copie de la délégation de pouvoir en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du règlement en vigueur le 31 mars 2023
• Annexe C : Rapport statistique validé sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe D : Tableau des exigences en matière de publication proactive

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Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (LAI). La LAI, qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1983, fournit aux Canadiens

un droit d’accès à l’information contenue dans les documents relevant d’une institution de l’État, conformément aux principes du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et spécifiques et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif^{Note de bas de page 1}.

Le présent rapport décrit la manière dont IRCC a géré ses obligations en vertu de la LAI au cours de la période de référence comprise entre le 1er avril 2022 et le 31 mars 2023. Il est déposé au Parlement conformément à l’article 94 de la LAI et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

IRCC a été créé pour faciliter l’entrée des résidents temporaires, gérer la sélection, l’établissement et l’intégration des nouveaux arrivants, accorder la citoyenneté et délivrer des passeports aux citoyens admissibles.

Le mandat d’IRCC découle de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’IRCC est responsable de l’application de la Loi sur la citoyenneté de 1977 et partage, avec le ministre de la Sécurité publique, la responsabilité de faire appliquer la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR). Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale de Passeport Canada, ainsi que l’application du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux, ont été transférées du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international à IRCC.

IRCC s’engage à respecter à la fois l’esprit et l’intention de la LAI afin de garantir l’ouverture et la transparence au sein du Ministère.

Le rapport comprend trois sections :

1. Vue d’ensemble du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) d’IRCC, y compris la structure organisationnelle et l’ordonnance de délégation des pouvoirs
2. Aperçu du rendement global d’IRCC en soulignant les points clés du rapport statistique sur l’administration de la LAI
3. Description des initiatives et des activités d’IRCC visant à promouvoir la formation et la sensibilisation, les politiques et l’amélioration des processus, ainsi que les mécanismes ministériels permettant d’assurer le suivi et le respect de ses obligations au titre de la LAI.

I. Vue d’ensemble du programme d’AIPRP d’IRCC

En tant que programme d’AIPRP le plus sollicité au sein du gouvernement du Canada, IRCC reçoit environ 79,2 % de toutes les demandes d’accès à l’information (AI) adressées au régime d’AIPRP dans l’ensemble des institutions fédérales. Au cours de la période visée par le rapport, IRCC a reçu plus de 208 000 demandes d’AIPRP (184 587 en vertu de la LAI et 24 164 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels). La majorité des demandes d’AI d’IRCC (99 %) concernaient des renseignements relatifs aux demandes d’immigration des clients. Les autres demandes (1 %) concernaient des documents institutionnels relatifs aux politiques, processus et procédures du Ministère.

IRCC reconnaît que le taux de conformité des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour 2022-2023 a diminué de manière significative, par rapport à l'exercice précédent, en raison d'un volume élevé de demandes, d'une technologie obsolète et de défis constants pour attirer et retenir les ressources humaines dans un environnement hautement compétitif. IRCC a réaligné sa structure organisationnelle et a mis en œuvre de nouvelles stratégies qui ont entraîné une augmentation marquée de la conformité au cours de cet exercice jusqu'à présent.

Pour faire face à l’augmentation des volumes des demandes d’AIPRP, IRCC a adopté une approche à trois volets pour faciliter l’AIPRP, centrée sur l’amélioration de l’expérience des clients en optimisant la correspondance avec eux, en tirant parti des avancées technologiques pour bonifier la prestation de services et en mettant l’accent sur notre personnel. Cette stratégie comprend des initiatives à court et à long terme visant à s’attaquer aux causes profondes de l’augmentation des volumes des demandes d’AIPRP tout en améliorant les capacités et l’efficacité du traitement de ces demandes.

Structure organisationnelle

Au cours de la période visée par le rapport, IRCC a restructuré son programme d’AIPRP afin d’accorder une attention particulière à ses principaux secteurs d’activité. Comme le montre la Figure 1, le programme d’AIPRP d’IRCC est désormais administré par trois divisions : la division des dossiers des clients, la division des documents ministériels et des plaintes et la division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels. Les trois divisions dépendent directement du directeur général et du chef de la protection des renseignements personnels de la Direction générale des Affaires corporatives intégrées (ACI) au sein du Secteur des services ministériels (SSM). Le directeur de la division des documents ministériels porte également le titre de coordonnateur de l’AIPRP.

Version texte: Structure du programme d’AIPRP

Division	Nombres d'employés	Responsabilités
Division des dossiers des clients	149 employés	Demandes d’accès aux dossiers des clients au titre de l’AIPRP Communications aux termes des alinéas 8(2)d), e) et f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels Efficacité et technologies de traitement de l’AIPRP, y compris l’automatisation des processus robotisés
Division des documents ministériels et des plaintes	24 employés	Demandes d’accès aux archives des entreprises au titre de l’AIPRP Plaintes des commissariats à l’information et à la protection de la vie privée Formation ministérielle sur l’AIPRP Rapport ministériel sur l’accès à l’information
Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels	14 employés	Politique de confidentialité et conseils Sensibilisation à la protection des renseignements personnels Gestion des atteintes à la vie privée et des plaintes Communications aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport ministériel sur la protection des renseignements personnels
Division des affaires parlementaires et du breffage  : Unité des divulgations proactives	2 employés	Publication proactive des documents d’information ministériels aux termes des articles 74 et 88 de la partie II de la Loi sur l’accès à l’information

L’unité des divulgations proactives, qui relève de la division des Affaires parlementaires et du breffage de la Direction générale des Affaires corporatives intégrées, ne fait pas partie du financement du programme d’AIPRP, mais soutient l’engagement du gouvernement du Canada en faveur de l’ouverture du gouvernement et de la transparence en coordonnant et en suivant les documents d’information ministériels à travers les différentes étapes de la divulgation proactive. D’autres groupes et secteurs au sein d’IRCC partagent également la responsabilité de la publication proactive de certaines exigences. Pour plus d’information sur les publications proactives d’IRCC, voir Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI et Annexe D : Tableau des exigences en matière de publication proactive.

À la fin de la période visée par le rapport, le programme d’AIPRP comptait 189 employés à temps plein et un consultant, tous situés dans la région de la capitale nationale. Il y a également 256 agents de liaison pour l’AIPRP dans l’ensemble du Ministère qui soutiennent le programme d’AIPRP en rassemblant des dossiers et des recommandations. Bien que ces agents soient essentiels à l’administration du programme, ils sont financés par d’autres secteurs du programme.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le ministre d’IRCC est chargé d’administrer les demandes adressées au Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre délègue à la haute direction du Ministère, y compris au coordonnateur de l’AIPRP (le directeur de la division des documents ministériels et des plaintes de l’AIPRP), le pouvoir d’exercer les pouvoirs, devoirs ou fonctions du ministre en vertu des lois en ce qui concerne les demandes d’AIPRP.

Pour plus d’information, veuillez consulter l’Annexe A : Copie de l’ordonnance de délégation des pouvoirs signée en vigueur le 31 mars 2023 et l’Annexe B : Copie de la délégation de pouvoir en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du règlement en vigueur le 31 mars 2023.

II. Rendement

IRCC a reçu 184 587 demandes au titre de la LAI en 2022-2023, ce qui représente une augmentation de 4 % par rapport à l’année précédente. Malgré le nombre de demandes reçues, le programme d’AIPRP a tout de même fermé 9 % de demandes en plus par rapport à la période précédente (161 067 contre 147 712) et a traité plus de 6,5 millions de pages.

Comme le montre le Tableau 1, la majorité des demandes proviennent du secteur privé (42 %), principalement des avocats et des consultants en immigration, suivi du secteur public (39 %).

Taux de conformité et délais d’exécution

Le taux de conformité (pourcentage de demandes traitées dans les délais prescrits par la loi) pour les demandes liées à la LAI traitées dans les délais prescrits par la loi était de 21,09 % pour la période couverte par le rapport. Ce taux représente une diminution de 12,95 % par rapport à la période précédente, qui s’était terminée avec un taux de conformité de 34,04 %.

Comme le montre le Tableau 2, moins de 10 % des demandes d’IRCC liées à la LAI ont été traitées dans les 30 jours. La majorité des demandes ont pris plus de 121 jours avant d’être fermées.

Demandes actives depuis des périodes de référence précédentes

À la fin de la période couverte par le rapport, IRCC comptait 72 918 demandes en cours depuis des périodes précédentes. Comme le montre le Tableau 3, la plupart de ces demandes ont été reçues au cours des deux dernières années et 12 511 (17 %) respectaient encore les délais prévus par la législation.

Plaintes actives depuis des périodes de référence précédentes

Comme le montre le Tableau 4, IRCC a reporté 571 plaintes actives liées à la LAI provenant de périodes de référence précédentes :

Raisons des prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet une extension de la période prévue par la loi s’il est nécessaire de mener des consultations ou si la demande vise un nombre plus important de dossiers qui ne peuvent pas être traités dans le délai prescrit initial sans entraver de façon excessive le fonctionnement du Ministère. Au cours de la période couverte par le rapport, IRCC a invoqué des prorogations vertu du paragraphe 9(1) pour un total de 3 730 cas :

• Dans 116 cas, conformément à l’alinéa 9(1)a), pour effectuer des recherches dans plusieurs dossiers ou pour répondre à l’afflux de demandes, ou les deux, ce qui entravait le fonctionnement du Ministère.
• Dans 3 607 cas, en vertu de l’alinéa 9(1)b), pour entreprendre des consultations
• Dans 7 cas, en vertu de l’alinéa 9(1)c), pour mener des consultations avec des tiers

Si nécessaire, IRCC procède à des consultations afin de garantir l’exercice correct de son pouvoir discrétionnaire, en particulier pour les demandes susceptibles d’impliquer des litiges, des enquêtes ou des problèmes de sécurité (mais pas uniquement).

Consultations reçues d’autres ministères et organisations gouvernementales

D’autres ministères et organisations ont consulté IRCC à 200 reprises dans le cadre de la LAI. Au cours de la période visée par le rapport, IRCC a répondu à 186 consultations, dont la majorité a été menée à bien dans un délai de 30 jours. Le Tableau 5 présente la ventilation des délais de réponse aux consultations.

Conclusion des demandes traitées

Comme le montre le Tableau 6, IRCC a communiqué l’intégralité des dossiers en ce qui concerne 57 263 demandes (36 %) et a invoqué une ou plusieurs exceptions pour 89 369 demandes. Seules 17 demandes ont été soit toutes exemptées, soit toutes exclues. Les autres demandes ont été abandonnées, transférées, n’avaient pas de dossiers existants ou l’existence des dossiers ne pouvait être ni confirmée ni infirmée, car cela aurait pu révéler des renseignements protégés en vertu de la LAI.

Les exemptions les plus fréquemment utilisées étaient les suivantes :

• Paragraphe 19(1) - Renseignements personnels (invoqué 58 429 fois)
• Paragraphe 15(1) - Affaires internationales, défense et prévention des activités subversives (invoqué 25 853 fois)
• Alinéa 16(1)c) - Préjudice pour les activités visant à faire respecter la loi ou le déroulement de l’enquête (invoqué 18 173 fois)

La LAI ne s’applique pas aux documents déjà accessibles au public (article 68) ni aux documents confidentiels du Conseil privé du Roi (article 69). IRCC a exclu des documents en vertu de l’article 68 pour une demande et de l’article 69 pour 52 demandes.

Impact de la COVID-19 sur la capacité d’IRCC à remplir ses obligations en vertu de la LAI

Le programme d’AIPRP n’a pas été perturbé par la pandémie de COVID-19 au cours de la période couverte par le présent rapport et est resté pleinement opérationnel, essentiellement sous forme de télétravail. Seul un nombre limité d’employés travaillait sur place pour traiter les dossiers contenant des renseignements secrets et les demandes envoyées par la poste, et fournir un soutien en matière de technologie de l’information (TI).

Le 16 janvier 2023, IRCC a annoncé une approche progressive pour que les employés retournent au bureau conformément au modèle hybride commun mandaté par le SCT.

Pour plus d’information sur le rendement d’IRCC, voir l’Annexe C : Rapport statistique validé sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

III. Initiatives visant à promouvoir la sensibilisation, la formation et l’amélioration du programme d’AIPRP

Au cours de la période visée par le rapport, IRCC a mis l’accent sur les activités de formation et de sensibilisation liées à l’accès à l’information, et a entrepris des initiatives visant à moderniser la prestation de services de son programme d’AIPRP, ainsi que des projets ministériels visant à améliorer les services aux clients.

Formation et sensibilisation

Grâce à ses activités de formation et de sensibilisation, IRCC s’efforce d’améliorer la culture de respect de l’accès à l’information à l’échelle de l’institution tout en faisant preuve d’un engagement ferme à accroître la vigilance en matière de protection des renseignements personnels. Pour rester à jour et proactif, IRCC révise régulièrement son matériel de formation en matière d’AIPRP afin de refléter les dernières exigences de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que l’évolution des besoins du Ministère. Au cours des cinq dernières années, les initiatives de formation d’IRCC en matière d’AIPRP se sont concentrées sur la divulgation proactive (ou projet de loi C-58), l’apprentissage virtuel et l’amélioration de la gestion de l’information et de la sensibilisation à la sécurité.

Publication proactive

Suite à la progression du projet de loi C-58 en juin 2019, IRCC a mis à jour son programme de formation et de sensibilisation afin d’inclure un module sur la publication proactive dans toutes ses séances de formation sur l’accès à l’information, y compris la Formation sur l’AIPRP à l’intention des cadres intermédiaires et des cadres supérieurs CC4440 et la Formation ATIP 101 CC4425 (voir le Tableau 7). Ce module couvre les responsabilités des ministères fédéraux en matière de publication proactive en vertu du projet de loi C-58 et explique les pouvoirs accrus du commissaire à l’information à la suite de l’amendement.

Sensibilisation à la sécurité et à la protection de la vie privée dans le cadre du télétravail

En mars 2020, IRCC a commencé à transférer sa formation sur l’AIPRP vers une plateforme virtuelle (Microsoft Teams) pour s’adapter à la nouvelle réalité du télétravail. La plateforme virtuelle a été entièrement lancée à la mi-juin 2020 et, bien que la formation virtuelle présente des difficultés, celles-ci sont compensées par l’élimination de l’obstacle que représente l’emplacement physique pour la formation. Depuis juin 2020, IRCC a donné la priorité à la formation en matière de sécurité et de protection de la vie privée afin d’informer les employés (AIPRP et non AIPRP) des risques potentiels de violation de la sécurité et de la protection des renseignements personnels associés au travail à domicile.

Catalogue des cours sur l’AIPRP et séances offertes

Comme le montre le Tableau 7, le programme d’AIPRP a formé un total de 5 569 employés. Parmi eux, 3 797 n’étaient pas des responsables de l’AIPRP et avaient suivi un ou plusieurs des cours de formation de l’AIPRP suivants :

Le programme d’AIPRP offre également des séances de formation et des présentations personnalisées pour renforcer et approfondir la connaissance et la compréhension de l’accès à l’information, de la protection de la vie privée et des renseignements personnels. Ces séances ponctuelles, ou séances de formation informelles, sont indépendantes des cours formels et obligatoires et sont adaptées aux besoins spécifiques d’un groupe. Au total, 924 employés ont suivi une formation personnalisée sur l’AIPRP en 96 séances au cours de l’exercice financier précédent.

Alors que l’équipe de soutien à la formation, aux projets et à l’AIPRP (qui relève de la division des dossiers et des plaintes liés à l’AIPRP) contrôle la formation de tous les employés et agents de liaison de l’AIPRP, il incombe aux gestionnaires d’IRCC de contrôler les exigences en matière de formation obligatoire définies dans les feuilles de route d’apprentissage de leurs employés. (Les feuilles de route d’apprentissage sont des outils qui guident l’apprentissage et le perfectionnement des employés d’IRCC sur la base des profils de compétences du Ministère et des compétences de base de l’Entente de rendement de la fonction publique).

L’équipe chargée de la formation, des projets et du soutien à l’AIPRP est également chargée de veiller à ce que tous les nouveaux agents de liaison de l’AIPRP suivent une formation obligatoire et soient équipés d’une licence Kofax PDF afin d’aider les experts en la matière à convertir de grandes quantités de dossiers d’entreprise.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Outre la révision de son matériel de formation, IRCC continue de faire progresser les initiatives propres aux institutions afin d’améliorer le programme d’AIPRP du Ministère. La plupart de ces initiatives visent à réduire les volumes des demandes d’AIPRP d’IRCC et à améliorer l’efficacité du traitement, et ont été en partie élaborées à la suite de l’enquête systémique du commissaire à l’information sur le traitement des dossiers des clients par IRCC.

Mise à jour de l’enquête systémique

En février 2020, le commissaire à l’information a lancé une enquête systémique sur le traitement par IRCC des demandes d’accès à l’information, en particulier les demandes de dossiers des clients, afin de mieux comprendre et traiter l’afflux de demandes et de plaintes déposées à l’encontre d’IRCC. Le commissaire a publié les résultats de son enquête en mai 2021, qui contenait cinq recommandations clés. En réponse, IRCC a élaboré un plan d’action de la direction (PAD) pour répondre aux recommandations du commissaire.

Depuis la dernière période de référence, IRCC a réalisé deux autres éléments du plan d’action et collabore avec les intervenants internes pour mener à bien les éléments restants. Les projets en cours décrits ci-dessous, qui portent sur les éléments restants du PAD, sont conçus pour améliorer le service à la clientèle et la disponibilité des renseignements relatifs à l’immigration des clients. À leur tour, ces mesures devraient alléger la pression indue sur le régime général d’accès à l’information.

IRCC prévoit que, collectivement, ces initiatives de service à la clientèle auront le plus grand impact sur la diminution des volumes de demandes d’AIPRP d’IRCC. En offrant à ses clients une expérience transparente leur permettant d’accéder à leurs propres renseignements à partir d’un guichet unique, IRCC atténuera la pression exercée sur le régime d’AIPRP.

Le PAD mis à jour est disponible sur le site Web externe d’IRCC ici : Plan d’action de la direction – Recommandations du CI.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

IRCC est une entité gouvernementale aux fins de la partie 2 de la LAI conformément aux définitions des articles 3 et 81 de la LAI, ainsi que la liste des ministères de l’État figurant dans l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques. En tant qu’entité gouvernementale soutenant un ministre, IRCC est soumis à toutes les exigences de publication proactive énumérées à l’Annexe D : Tableau des exigences en matière de publication proactive.

Pour plus d’information sur les exigences de publication proactive d’IRCC, y compris les groupes responsables, les liens vers les publications, les procédures et la conformité, voir l’Annexe D : Tableau des exigences en matière de publication proactive.

Initiatives de modernisation pour améliorer l’accès à l’information

En plus d’améliorer les services à la clientèle et d’accroître la disponibilité des renseignements sur l’immigration, IRCC poursuit ses initiatives visant à moderniser la prestation des services dans le cadre du programme d’AIPRP, y compris l’expansion de l’automatisation robotisée des processus (ARP), la migration vers le service de demande d’AIPRP en ligne obligatoire (c.-à-d. la plateforme en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor permettant au public de déposer des demandes d’AIPRP auprès du gouvernement du Canada) et le remplacement du logiciel de gestion des cas de l’AIPRP.

Automatisation robotisée des processus (ARP)

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a intégré deux autres phases de l’ARP dans le traitement des demandes d’AIPRP. L’expansion s’appuie sur le succès de la première phase, qui a été mise en œuvre en 2021. L’ARP exécute des tâches peu complexes et de grand volume tels que la saisie de données, les opérations sur les fichiers et les dossiers et d’autres processus non décisionnels, ce qui permet à IRCC de réorienter ses ressources vers le travail décisionnel, tout en améliorant l’intégrité des données, la rapidité et les processus opérationnels de bout en bout avec une interruption minimale du traitement des opérations.

Service de demande d’AIPRP en ligne (SDAL) du SCT

Le 8 mars 2023, IRCC a officiellement demandé une dérogation aux articles suivants :

• Article 4.3.9.1 de la Politique sur l’accès à l’information
• Article 4.2.25.1 de la Politique de protection des renseignements personnels
• Article 4.1.16 de la Directive sur les demandes d’accès à l’information
• Article 4.1.15 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels

pour retarder la migration vers le Service de demande d’AIPRP en ligne (SDAL) prescrit par le SCT. La plateforme du SCT, lancée pour la première fois en 2018, a été créée pour simplifier le processus de présentation des demandes d’AIPRP aux institutions fédérales et de réception des réponses de ces dernières. Bien que les politiques et directives du SCT exigent que toutes les institutions fédérales soient intégrées avant la fin de la période de référence, des préparatifs supplémentaires sont nécessaires pour que le service de demande d’AIPRP en ligne puisse absorber les volumes élevés d’IRCC en matière d’AIPRP.

Sur la base des recommandations issues de l’enquête systémique du commissaire à l’information, le portail de demande d’AIPRP en ligne d’IRCC utilise un formulaire de demande d’AIPRP personnalisé qui a été adapté pour faciliter la soumission d’une demande. Bien qu’il soit possible de personnaliser le SDAL du SCT en fonction de l’institution, les flux de demandes actuellement utilisés sur le portail d’IRCC ne peuvent pas être reproduits sur la plateforme du SCT sans effort important.

IRCC travaille avec le Bureau du dirigeant principal de l’information du SCT à l’élaboration d’un plan de transition, dans le but d’intégrer IRCC à la plateforme du SCT d’ici la fin de l’exercice 2023-2024. Jusqu’à ce que la migration soit terminée, les clients continueront à soumettre des demandes d’AIPRP à IRCC au moyen du portail de demande d’AIPRP en ligne d’IRCC.

Remplacement du logiciel de gestion des dossiers d’AIPRP

Afin de traiter plus efficacement les volumes d’AIPRP, IRCC collabore avec le SCT pour remplacer le logiciel de gestion des dossiers d’AIPRP existant par une plateforme moderne approuvée par le SCT et dotée de plusieurs mises à jour et fonctionnalités. Le nouveau logiciel, qui sera en interface directe avec le service de demande d’AIPRP en ligne, est doté d’une intelligence artificielle intégrée qui peut être entraînée à automatiser des tâches répétitives, et possède des capacités d’analyse commerciale permettant à IRCC de créer des rapports (statistiques, tendances, production de rapports sur le rendement, etc.) de manière plus efficace et plus efficiente.

Le Ministère a pour objectif d’acquérir, de tester et de déployer le nouveau logiciel d’ici la fin de l’exercice 2024-2025.

Résumé des principaux éléments et des mesures prises concernant les plaintes

Le processus de traitement des plaintes liées à l’AIPRP d’IRCC s’efforce de fournir un examen objectif et critique des demandes d’AI traitées afin de respecter les principes de la LAI. Le cas échéant, le processus d’AIPRP d’IRCC effectuera de nouvelles recherches, examinera les exemptions et communiquera des dossiers supplémentaires.

Au cours de la période considérée, le Commissariat à l’information a notifié au Ministère 4 300 plaintes. Ce volume représente une augmentation de 3,5 % par rapport à la période précédente et équivaut à 2,3 % de toutes les demandes d’AI reçues. Malgré le nombre de plaintes reçues, IRCC a répondu à 4 381 enquêtes sur des plaintes au cours de la période visée par le rapport. Parmi celles-ci, 93 % ont été abandonnées ou n’ont pas été justifiées, et 1,5 % ont été jugées fondées. Sur les 5,5 % restants,

• 1 a été abandonnée
• 163 ont donné lieu à la fin de l’enquête
• 80 n’étaient pas bien fondées
• 6 ont été résolues

La majorité des plaintes relatives à l’AI d’IRCC concernaient des retards de traitement. En réponse, IRCC a désigné des ressources spécifiques au processus de traitement des plaintes, tant dans la division responsable des dossiers des clients que dans celle des dossiers des entreprises.

IRCC a également révisé le formulaire de réponse à la demande d’AIPRP du Ministère afin de recueillir des informations sur l’exhaustivité de la recherche de dossiers par les secteurs de programme. Cette initiative a permis à l’équipe chargée des plaintes d’évaluer les recherches initiales et d’effectuer une nouvelle tâche si nécessaire.

IRCC continue d’entretenir une relation de collaboration positive avec le Commissariat afin d’améliorer le traitement des demandes d’accès à l’information.

Rapports sur les frais d’AI aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse rapport annuellement au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
Frais à payer pour 2022-2023 : Les frais de dossier de 5,00 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information.
Total des recettes : IRCC a collecté 918 775 $
Frais annulés ou remboursés : IRCC a annulé ou remboursé des frais d’un montant de 0 $
Coût de fonctionnement du programme : 9 941 021 $

Surveillance de la conformité

Le programme d’AIPRP utilise des outils d’établissement de rapports fréquents et complets pour surveiller la conformité et maintenir la responsabilité, ainsi que pour déterminer les améliorations à apporter aux processus.

Délai de traitement des demandes d’accès à l’information

IRCC surveille le délai de traitement des demandes d’accès à l’information en extrayant des statistiques du logiciel de gestion des cas de l’AIPRP sur une base quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire et trimestrielle. Ces statistiques, qui fournissent des renseignements sur les volumes de demandes d’AIPRP reçues et traitées, les taux de conformité et les volumes d’arriérés, alimentent divers rapports destinés à différents niveaux de fonctionnaires : des mises à jour quotidiennes sont communiquées aux gestionnaires, des rapports hebdomadaires aux directeurs et au directeur général d’ACI, des rapports bihebdomadaires aux sous-ministres et un rapport trimestriel a été communiqué aux sous-ministres adjoints dans l’ensemble d’IRCC au cours de la période de référence.

Bien que l’objectif principal des rapports statistiques du programme d’AIPRP soit de contrôler la conformité, l’AIPRP d’IRCC s’appuie également sur ces statistiques pour surveiller les flux de travail, relever les défis actuels et déterminer les tendances relatives aux demandes d’AIPRP.

Au cours de la période considérée, le programme d’AIPRP a également produit un rapport mensuel, partagé avec tous les sous-ministres adjoints, sur le respect par les secteurs et les directions générales des obligations de répondre aux demandes d’AIPRP.

Consultations interinstitutionnelles

Les chefs d’équipe et les gestionnaires du programme d’AIPRP contrôlent régulièrement les prorogations effectuées, les réponses aux rapports de mission internes et les plaintes qui, à leur tour, permettent de déterminer les domaines nécessitant des améliorations, y compris des consultations, afin de garantir l’exercice correct du pouvoir discrétionnaire.

Examen des renseignements fréquemment demandés

La grande majorité des demandes d’AIPRP d’IRCC en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernent les dossiers d’immigration des clients. IRCC élabore actuellement des initiatives visant à améliorer l’accès des clients à leurs propres renseignements par d’autres moyens que le programme d’AIPRP. Voir Mise à jour de l’enquête systémique ci-dessus.

Refléter le droit d’accès du public à l’information dans les contrats, accords et arrangements

Tous les contrats et accords contractuels d’IRCC comportent une clause rendant les entrepreneurs responsables des exigences de la Loi sur l’accès à l’information :

Les documents créés par l’entrepreneur et placés sous le contrôle du Canada sont soumis à la Loi sur l’accès à l’information. L’entrepreneur reconnaît les responsabilités du Canada en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et doit, dans la mesure du possible, aider le Canada à s’acquitter de ces responsabilités. En outre, l’entrepreneur reconnaît que l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information stipule que toute personne qui détruit, modifie, falsifie ou dissimule un document, ou ordonne à quiconque de le faire, dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la Loi sur l’accès à l’information se rend coupable d’un délit et est passible d’une peine d’emprisonnement ou d’une amende, ou des deux à la fois.

Exactitude et exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

Dans le cadre de la délégation actuelle des pouvoirs d’IRCC, la responsabilité des publications proactives au titre des articles 82 à 88 est partagée par tous les sous-ministres adjoints, ainsi que par le directeur général de la Direction générale des Affaires corporatives intégrées. Les exigences de la législation en matière de publication proactive varient d’un secteur à l’autre.

Pour plus d’information, voir l’Annexe D : Tableau des exigences en matière de publication proactive.

Aller de l’avant

Au cours de la période couverte par le rapport, IRCC a pris les premières mesures importantes pour remodeler son programme d’AIPRP, en commençant par une réorganisation structurelle en trois divisions distinctes. Cette réorganisation permet aux directeurs d’accorder plus d’attention à certains secteurs d’activité et devrait contribuer à améliorer la prestation des services d’IRCC en matière d’AIPRP, tout en accélérant les principaux projets et initiatives de modernisation.

Cette année, l’accent a été mis sur la restructuration et la stabilisation des ressources de l’AIPRP, l’extension de l’utilisation de l’ARP dans le traitement des demandes d’AIPRP et la mise en œuvre d’initiatives de services aux clients du ministère.

À l’avenir, IRCC continuera d’améliorer ses services afin de permettre à ses clients d’accéder plus facilement à leurs propres renseignements sur l’immigration par d’autres moyens que le programme d’AIPRP. Ces initiatives devraient avoir le plus grand impact sur les volumes en matière de demande d’AIPRP d’IRCC.

En parallèle, IRCC travaillera également avec des partenaires internes et externes pour remplacer le logiciel de gestion des dossiers de l’AIPRP, migrer vers le service de demande en ligne de l’AIPRP du SCT et collaborer avec le SCT pour trouver des solutions qui profiteront à l’ensemble de la communauté de l’AIPRP.

IRCC reconnaît son faible taux de conformité pour les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au cours de la période de référence. Le Ministère note déjà des améliorations marquées dans les paramètres clés (par exemple, augmentation des taux de conformité et diminution des plaintes) grâce aux mesures qui ont été mises en œuvre, notamment en réajustant davantage sa structure organisationnelle et en consacrant des ressources supplémentaires au traitement des demandes dans les délais prévus par la Loi.

Le Ministère reconnaît que le droit d’accès à l’information est un moyen de promouvoir l’ouverture et la transparence et continue d’améliorer son processus d’accès et ses services aux clients.

Annexe A : Copie de l’ordonnance de délégation des pouvoirs signée en vigueur le 31 mars 2023

Annexe B : Copie de la délégation de pouvoir en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du règlement en vigueur le 31 mars 2023

Annexe C : Rapport statistique validé sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe D : Tableau des exigences en matière de publication proactive

Annexe A : Copie de l’ordonnance de délégation des pouvoirs signée en vigueur le 31 mars 2023

Version texte : Délégation de pouvoirs signée

Document officiel

Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada

Délégation des pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente l’agent(e) et employé(e) du Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté dont le poste ou la classification est énoncé dans l’annexe ci-jointe à exécuter mes fonctions, pouvoirs ou attributions en vertu des lois précisées dans l’annexe visant cet(te) agent(e) et employé(e).

Fait à Ottawa

ce 30^e jour d’août 2019

Ahmed Hussen, C.P., député
Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Annexe B : Copie de la délégation de pouvoir en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du règlement en vigueur le 31 mars 2023

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement d’application

La délégation englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et son règlement.

Délégation partielle

Loi sur l’accès à l’information – seulement la partie 2

Légende

AIPRP / PM-05 OPS

Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, OPS

AIPRP / PM-05 DEPI

Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, DEPI

AIPRP / PM-04 OPS

Administrateurs de l’AIPRP, OPS

AIPRP / PM-04 DEPI

Administrateurs de l’AIPRP, DEPI

AIPRP / PM-03 OPS

Agent(e)s de l’AIPRP, OPS

AIPRP / PM-03 DEPI

Agent(e)s de l’AIPRP, DEPI

Annexe C : Rapport statistique validé sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration  Réfugiés et Citoyenneté Canada
Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 to 2023-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

Section 5 – Prorogations

Section 6: Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 – Recours judiciaire

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur personnels des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 to 2023-03-311

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur personnels

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur personnels

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5 : Numéro d’assurance social

Section 6 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe D : Tableau des exigences en matière de publication proactive

Abréviations des directions générales/secteurs :

DGDPD/PSP

Direction générale du dirigeant principal des données – Secteur des politiques stratégiques et des programmes

ACI/SSM

Direction générale des Affaires corporatives intégrées – Secteur des services ministériels

DGOGP/SSM

Direction générale des opérations de gestion des personnes – Secteur des services ministériels

RE/SEI

Réseau de l’établissement – Secteur de l’établissement et de l’intégration

DGOFA/FSA 

Direction générale des opérations financières et de l’approvisionnement – Finances, sécurité et administration