Politique d’appellation : Pour l’identification des clients

La présente politique contient des directives à l’intention des agents sur la façon d’identifier un client et d’en consigner le nom. Cette politique s’applique aux secteurs d’activités de la citoyenneté et de l’immigration.

Sur cette page

• Consignation des noms
• Principes
• Considérations opérationnelles et exceptions
• Date d’entrée en vigueur et champ d’application
• Définitions
• Exception à la politique d’appellation

Consignation des noms

Le fait de consigner avec exactitude le nom de tous les clients d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) :

• garantira que les noms sont consignés dans les systèmes d’archivage selon le nom qui figure dans la documentation du client, dans la mesure du possible;
• garantira que les documents délivrés par IRCC portent le nom juste;
• favorisera l’uniformité des méthodes de consignation des noms dans l’ensemble du Ministère afin d’améliorer l’intégrité des programmes et d’assurer la clarté pour nos partenaires;
• garantira que les noms des clients consignés contiennent une « piste » de noms vérifiable.

Il est important de mentionner ce qui suit :

• Le nom d’un client doit être identifié et consigné exactement tel qu’il figure dans la documentation fournie par le client. Les décisions sur un nom doivent reposer sur les preuves documentaires les plus fiables qui existent.
• Les agents ne doivent pas modifier l’ordre ou l’orthographe des noms tels qu’ils figurent sur les pièces d’identité originales dans le système d’archivage de manière à simplifier l’identification d’un client dans une recherche par nom, ou pour qu’un nom ne soit pas différent dans un document d’IRCC.
• Advenant l’absence de documentation du client (comme on le voit parfois dans les cas de réinstallation ou d’asile provenant d’outre-mer), l’agent peut utiliser son pouvoir discrétionnaire pour l’identification et la consignation du nom.

Principes

La présente politique est conforme à la législation, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada qui orientent la gestion des renseignements d’identité ou l’influencent. Au moment d’élaborer et de gérer des programmes, des processus et des outils qui ont une incidence sur la gestion de l’identité, il faut se conformer aux principes suivants d’IRCC :

• IRCC est une source autoritaire de la gestion d’identité; cependant, IRCC ne « crée » pas d’identités. Les noms sont fondés sur les preuves d’identité les plus fiables qui existent.
• L’identification et la consignation du nom d’un client doivent se faire de manière uniforme et transparente.
• L’identification et la consignation du nom d’un client ne doivent pas entraver ses déplacements.
• L’identification et la consignation du nom d’un client ne doivent pas nuire à son intégration au Canada, et doivent si possible la faciliter.
• Un continuum d’identité unique et vérifiable doit exister pour chaque client.
• IRCC doit demeurer une source d’information digne de confiance sur l’identité d’un client.
• La gestion des renseignements d’identité améliore les services à la clientèle et l’intégrité des programmes.

Considérations opérationnelles et exceptions

La présente politique cherche à introduire un certain niveau d’uniformité dans le Ministère et elle contient des principes dont le but est d’assurer l’uniformité de l’identification et de la consignation des noms. La politique reconnaît que les cas exceptionnels d’appellation ont généralement été traités individuellement et que dans bien des cas, c’est l’agent qui a dû déterminer la façon d’identifier et de consigner un nom sans directives officielles. Des instructions relatives aux cas exceptionnels seront publiées dans les bulletins opérationnels et les instructions sur l’exécution de programmes. Étant donné la nature des activités d’IRCC, les agents doivent s’efforcer de respecter, dans la mesure du possible, les lignes directrices de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI) que l’on trouve dans le « Doc 9303 » (en anglais seulement) de l’OACI sur les documents de voyage lisibles à la machine.

Pour des éclaircissements ou des questions sur la manière d’appliquer cette politique aux situations d’appellation exceptionnelles, veuillez envoyer un courriel à IRCC.

Date d’entrée en vigueur et champ d’application

La présente politique est entrée en vigueur le 1^er janvier 2013.

La présente politique remplace toutes les autres politiques publiées par IRCC sur le sujet avant l’entrée en vigueur de celle-ci. Il s’agit d’une politique « courante » en ce sens que chaque fois qu’un nouveau service est demandé par un client existant ou qu’une nouvelle demande est présentée, la présente politique s’applique. Cette dernière ne s’applique pas rétroactivement aux cas qui ont été traités ou lancés avant son entrée en vigueur.

Définitions

Création d’un dossier :

Le fait de consigner le nom associé à un client.

Nom :

Série de lettres de l’alphabet latin qui identifie un client.

Exception à la politique d’appellation

Dans des circonstances précises et lorsque les preuves requises sont établies, IRCC changera le prénom d’un client dans les documents délivrés par le Ministère pour le nom demandé par le client. Cette exception vise à satisfaire les clients qui ne sont pas en mesure d’obtenir un changement de nom dans les documents requis délivrés par la province ou le territoire où ils résident et auprès de leur pays de nationalité.

Les circonstances précises sont les suivantes :

1. lorsqu’un résident permanent n’est pas en mesure d’obtenir un changement de nom dans les documents requis :
   1. en vertu de la loi de la province ou du territoire^{Note de bas de page 1}  où il réside;
   2. auprès de leur pays de nationalité :
      1. pour des raisons hors de son contrôle (par exemple une guerre ou une catastrophe naturelle) ou en raison de contraintes excessives (par exemple résidence à l’étranger ou exigences financières liées à l’obtention d’un changement de nom trop élevées);
      2. pour la raison qu’il est apatride.
2. lorsqu’une personne protégée (y compris un résident permanent qui possède le statut de personne protégée) n’est pas en mesure d’obtenir un changement de nom dans les documents requis en vertu de la loi de la province ou du territoire^{Note de bas de page 1}  où elle réside.