Annexe au Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada et le ministère de l’Entreprise, de l’Innovation et de l’Emploi de la Nouvelle-Zélande (Immigration Nouvelle-Zélande) relative à l’échange de renseignements au cas par cas

Conformément aux termes du Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada et le ministère de l’Entreprise, de l’Innovation et de l’Emploi de la Nouvelle-Zélande (Immigration Nouvelle-Zélande) concernant l’échange de renseignements (le « PE »), signé à Washington, DC, le 6 septembre 2016, le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), d’une part, et le ministère de l’Entreprise, de l’Innovation et de l’Emploi de la Nouvelle-Zélande (Immigration Nouvelle-Zélande), d’autre part, chacune des parties ci-après dénommées individuellement le « Participant » et collectivement les « Participants », se sont entendus sur ce qui suit:

1. Généralités

1. La présente annexe a été élaborée conformément au sous-paragraphe 3b) du PE.
2. Les renseignements échangés conformément à la présente annexe sont assujettis aux termes, y compris toutes les conditions incluses à cet égard, du PE. Toute directive concernant l’interprétation et l’application de la présente annexe doit être lue conjointement avec le PE.
3. La présente annexe ne vise pas à modifier l’échange de renseignements entre les Participants en vertu d’autres ententes ou accords d’échange de renseignements déjà établis, y compris les autres annexes du PE.

2. But

Conformément au sous-paragraphe 3b) du PE, le but de la présente annexe est d’établir les conditions selon lesquelles les Participants comptent échanger des renseignements au cas par cas afin de faciliter l’administration et l’exécution de leur législation respective en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, comme l’indique le sous-paragraphe 1b) du PE et conformément à leur législation interne respective.

3. Définitions

1. Les définitions se trouvant dans le PE doivent être intégrées par renvoi à la présente annexe.
2. Dans le but de la présente annexe, « au cas par cas » désigne un processus ad hoc d’échanges effectué par un Participant qui a des raisons de croire:
   1. soit qu’une demande de renseignements relative à une personne ou à une entité en particulier, ou relative à un groupe précis de personnes ou d’entités, pourrait produire des renseignements utiles à l’administration ou à l’exécution de sa législation interne en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant ses systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile;
   2. soit que les renseignements sont pertinents pour l’autre Participant dans le but de l’administration ou de l’exécution de sa législation interne en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant ses systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.

4. Renseignements à échanger

Voici une liste non exhaustive des renseignements qui peuvent être échangés:

1. a. nom(s);
2. b. pseudonyme(s);
3. c. sexe;
4. d. description physique;
5. e. empreintes digitales;
6. f. photographie ou image faciale;
7. g. date de naissance;
8. h. nationalité(s);
9. i. pays de naissance;
10. j. renseignements relatifs aux titres de voyage, y compris une copie numérique des documents et les dates d’expiration;
11. k. statut d’immigration ou de citoyenneté;
12. l. adresse postale ou résidentielle;
13. m. adresse de courrier électronique;
14. n. numéros de téléphone;
15. o. état matrimonial et composition de la famille;
16. p. lieu, date et raison du prélèvement des empreintes digitales;
17. q. numéros de référence;
18. r. pays présumé de persécution;
19. s. état de la demande d’asile;
20. t. renseignements médicaux pertinents;
21. u. documents présentés pour appuyer une demande;
22. v. historique des demandes, y compris le type, le contenu et le résultat, en ce qu’elles ont trait au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe;
23. w. antécédents de voyage, y compris les dates et les itinéraires;
24. x. date de renvoi;
25. y. antécédents criminels, y compris les déclarations de culpabilité, les peines et les mandats d’arrestation, en ce qu’ils ont trait au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe;
26. z. renseignement en ce qu’il a trait au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe;
27. aa. autres renseignements personnels saisis dans le cadre d’un processus de demande, en ce qu’ils ont trait au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe;
28. bb. analyse des tendances, en ce qu’elle a trait au but énoncé au paragraphe 1 du PE;
29. cc. données statistiques, en ce qu’elles ont trait au but énoncé au paragraphe 1 du PE.

5. Échange de renseignements

Conformément à la présente annexe, chaque Participant peut, au cas par cas, demander des renseignements de l’autre Participant ou lui en divulguer dans le but de l’administration ou de l’exécution de leur législation interne respective en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.

6. Désignations

Les Participants comptent désigner des représentants autorisés à échanger des renseignements conformément à la présente annexe. Les Participants s’aviseront par écrit des désignations et de tout changement subséquent. Les Participants comptent s’assurer que tout échange de renseignements, y compris les demandes, s’effectue uniquement entre ces représentants désignés.

7. Utilisation et divulgation ultérieure des renseignements

1. Les renseignements, y compris les renseignements personnels, seront protégés par des dispositifs de protection administratifs, techniques et physiques appropriés, convenablement classifiés et pourront être divulgués uniquement aux personnes autorisées dans les circonstances conformes au paragraphe 6 du PE et uniquement aux fins d’utilisation conformes au but énoncé au paragraphe 1 du PE et au paragraphe 2 de la présente annexe.
2. Il est entendu que les Participants comprennent que l’utilisation ou la divulgation ultérieure des renseignements reçus dans le cadre de la présente annexe dans toute autre circonstance ou pour tout autre but n’est pas autorisée, sauf indication contraire au paragraphe 6 du PE.
3. Les Participants peuvent divulguer des renseignements concernant une demande d’asile ou une demande de réinstallation de réfugié à d’autres institutions, notamment la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, la Cour fédérale du Canada et les tribunaux d’appel au Canada, ainsi que leurs équivalents en Nouvelle-Zélande, afin d’étayer leur jugement ou leur examen de ces demandes, puisque cela est conforme au but énoncé au sous-paragraphe 1b) et au paragraphe 4 du PE.
4. Les Participants comptent recueillir, utiliser et divulguer les renseignements échangés en vertu de la présente annexe de manière conforme au PE et à leurs législation, règlements et politiques internes respectifs.

8. Conservation et élimination

1. En vertu du paragraphe 9 du PE, les Participants conserveront les renseignements échangés dans le cadre de la première demande de renseignements ou obtenus dans le cadre de ces échanges conformément à leur législation, règlements et politiques internes respectifs régissant la conservation.
2. Les renseignements conservés dans un dossier en format papier ou en format électronique concernant la personne visée par les renseignements peuvent, du fait de leur pertinence continue au dossier, être conservés dans ce dossier conformément à la législation, aux règlements et aux politiques internes régissant la conservation des données du Participant qui a reçu les renseignements.
3. Les Participants comptent éliminer tout renseignement jugé non pertinent ou non nécessaire à l’administration et à l’exécution de leur législation interne respective en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, en temps opportun et de manière conforme à leurs législation, règlements et politiques internes respectifs.

9. Observation et examen

1. En vertu du paragraphe 11 du PE, les Participants comprennent que l’utilité des renseignements échangés et les limites à cet égard sont assujetties à leurs examens et discussions continus.
2. Les Participants comptent procéder de façon régulière à un examen pour s’assurer de la pertinence continue des renseignements échangés en vertu de la présente annexe au but énoncé au sous-paragraphe 1b) du PE. Le premier examen peut avoir lieu au plus tôt un an et au plus tard cinq ans après la date de prise d’effet du PE. Les dates des examens subséquents seront décidées mutuellement.

10. Dispositions finales

1. Les Participants peuvent modifier la présente annexe par un consentement mutuel, par écrit.
2. Conformément au PE, l’un ou l’autre des Participants peut dénoncer sa participation à la présente annexe en donnant un avis, par écrit, à l’autre Participant. L’annexe prendra fin 90 jours après la réception de l’avis écrit. Les Participants comprennent que le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada ou l’ASFC peut dénoncer sa participation à la présente annexe et que cette dénonciation n’aura aucune incidence sur l’application de la présente annexe par les Participants restants. Les Participants peuvent également consentir mutuellement, à dénoncer en tout temps, par écrit, la présente annexe. Les Participants comprennent que les paragraphes 6 à 10 du PE et les paragraphes 7 à 9 de la présente annexe continueront de s’appliquer aux renseignements échangés dans le cadre de la présente annexe même après une dénonciation du PE.
3. La présente annexe au PE prendra effet à la date de sa signature par tous les Participants ou à la date de la signature par le dernier Participant, si tous les Participants ne la signent pas le même jour.

Signé en trois exemplaires à Washington, DC, en langues française et anglaise, chaque version étant également valide.