Lignes directrices renouvelées pour outiller les employés qui travaillent à distance

Contexte

Le 6 avril 2020, nous avons fourni un cadre (le « Cadre ») pour aider les administrateurs généraux à prendre des décisions concernant les personnes qui devraient recevoir de l’équipement et la façon dont cet équipement devrait être fourni. Ce Cadre a été fourni à un moment où les organisations s’adaptaient aux directives de sécurité publique qui comprenaient la première réponse à la COVID-19 et qui visaient à assurer l’utilisation judicieuse des ressources et une saine intendance.

Le 22 juin 2020, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a publié un Guide à l’intention des ministères sur l’assouplissement des restrictions aux lieux de travail fédéraux de service public qui présente les principes directeurs qui s’appliquent également aux décisions concernant l’outillage des employés, notamment :

• la santé, la sécurité et le mieux-être des fonctionnaires sont primordiaux;
• les instructions de la santé publique visant à maîtriser la propagation du coronavirus sont respectées;
• les programmes et les services sur lesquels le gouvernement du Canada et les Canadiens comptent sont maintenus.

La nécessité de respecter les instructions de la santé publique signifie que les taux d’occupation sont plafonnés à un niveau inférieur et qu’il peut être déconseillé à certains employés de retourner à certains lieux de travail. Cela signifie qu’un certain nombre d’employés continuent de travailler à distance et qu’ils continueront probablement de le faire pendant un certain temps.

La Directive sur le télétravail en place actuellement ne prévoit pas de situations comme celle-ci, mais vise plutôt le travail à distance demandé par les employés dans des conditions normales. Pendant que nous examinons les instruments actuels du Conseil du Trésor liés au télétravail, il est nécessaire de mettre à jour le Cadre fourni en avril 2020, afin d’assurer la pertinence et la préservation continues de l’utilisation judicieuse des ressources et de la saine intendance.

Comme il est indiqué ci-dessus, le Cadre vise à appuyer le processus décisionnel pour la fourniture d’équipement et de matériel de bureau, tout en laissant une marge de manœuvre aux fins d’adaptation ministérielle. Les décisions prises à cet égard doivent respecter, entre autres, les considérations suivantes :

• Les obligations juridiques découlant de la partie II du Code canadien du travail visant à prévenir les accidents et les blessures dans l’exercice des fonctions.
• Les obligations juridiques découlant de l’obligation de l’employeur de prendre des mesures d’adaptation.
• Les conditions d’emploi et les obligations de l’employeur en vertu des conventions collectives.
• L’efficacité et l’efficience du processus décisionnel délégué.

Le Cadre couvre la fourniture d’équipement lorsque l’obligation de prendre des mesures d’adaptation n’est pas en question. Les lignes directrices distinctes qui gouvernent l’obligation de prendre des mesures d’adaptation sont disponibles.

Qui

Les ministères doivent outiller les employés auxquels on demande de travailler à distance (peu importe leur statut, qu’il s’agisse d’un employé pour une période indéterminée ou déterminée, d’un employé occasionnel ou d’un étudiant) après avoir soigneusement étudié chaque cas, en fonction notamment des points suivants :

• la date prévue du retour de l’employé sur le lieu de travail;
• si l’employé est en congé à temps plein, y compris les « autres congés payés (699) »;
• les exigences opérationnelles particulières (par exemple, le travail à l’extérieur, le travail en laboratoire).

Par ailleurs, outiller les entrepreneurs ne fait pas partie de la portée des présentes lignes directrices, puisque cela pourrait créer une relation employeur-employé ou des préoccupations en matière de gestion des finances. Il peut toutefois y avoir certains cas où un entrepreneur a besoin d’équipement ministériel afin de satisfaire aux modalités de son contrat (par exemple, l’utilisation d’un appareil ministériel pour avoir accès à un réseau ministériel). L’équipement de ce genre doit être fourni conformément aux modalités du contrat et aux politiques applicables.

Quoi

L’équipement que les ministères choisissent de fournir aux employés dépendra de considérations, y compris, sans toutefois s’y limiter, le travail auquel chaque employé est affecté, le lieu de travail désigné, les horaires de travail à distance et les situations personnelles. L’équipement fourni peut inclure ce qui suit :

• L’équipement de TI ministériel standard (par exemple, ordinateur portable, tablette).
• Écran, clavier, souris et autres périphériques.
• Des fournitures de bureau de base (par exemple, produits de papiers, stylos).
• Des meubles de bureau de base (par exemple, des chaises).

Conformément à la partie II du Code canadien du travail, l’équipement fourni aux employés doit respecter les normes de santé, de sécurité et d’ergonomie. Les employés doivent aussi avoir droit à des ressources pour les aider à bien aménager leur espace de travail.

La fourniture d’équipement pour le travail à distance n’inclut pas normalement le coût des services publics, à moins de circonstances exceptionnelles. L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec examinent les répercussions sur les exemptions fiscales dans le contexte de la réponse à la pandémie et de l’outillage des employés qui travaillent à distance. Une fois que l’ARC aura mis au point ses lignes directrices sur l’utilisation du formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail, le BDPRH fournira des directives sur la réclamation d’autres dépenses engagées par les employés alors qu’ils travaillent à distance, ce qui pourrait inclure les coûts des services publics.

Comment

On s’attend à ce que les ministères exercent une saine gérance dans la gestion de l’équipement acheté au moyen des fonds publics, et à ce qu’ils suivent les procédures normales pour le suivi, la conservation, l’entretien, la reprise ou la cession d’équipement, conformément à la Politique sur la gestion du matériel. La façon d’outiller les employés dépendra de l’équipement et des processus en place au sein des ministères. Les ministères sont encouragés à consigner la justification au cours des processus. Cela étant dit, les pratiques exemplaires pour l’outillage des employés comprennent ce qui suit :

• Mettre des procédures en place afin de permettre aux employés de récupérer l’équipement et les fournitures du lieu de travail.
• Mettre des procédures en place pour déterminer et livrer l’équipement existant aux employés à leur lieu de travail à distance.
• Acheter le nouvel équipement et les fournitures à livrer aux employés à leur lieu de travail à distance.
• Rembourser les achats d’équipement et de fournitures des employés qui avaient été préalablement approuvés, en fonction des politiques et des processus ministériels en place.

Ces options ne sont pas mutuellement exclusives. Autrement dit, les ministères peuvent, dans les procédures qu’ils établissent, autoriser une ou plusieurs de ces approches. Les ministères devraient songer à recourir à des offres à commandes pour l’achat de l’équipement et des fournitures.

Les ministères doivent suivre les procédures établies afin d’assurer le suivi des biens et de fournir des directives aux gestionnaires quant à la façon de tenir à jour une liste de l’équipement fourni par l’employeur. Les procédures devraient permettre de veiller à ce que les décisions en matière d’achat soient bien consignées, conformément aux politiques et aux directives en matière de gestion des finances, des biens et du matériel. Au moment de déterminer la meilleure approche à adopter pour mieux outiller les employés et répondre à leurs besoins, des plans et des processus devraient être mis en place pour l’entretien, l’utilisation admissible et la récupération des biens et de l’équipement de l’État à plus long terme, y compris le retour des biens lorsque les employés retournent à leur lieu de travail. Les ministères devraient également déterminer si les biens devraient être retournés ou transférés lorsqu’un employé passe à un autre ministère.

Les ministères devraient examiner ces approches en consultation avec leurs équipes de gestion du matériel et des biens, de la santé et de la sécurité au travail et des relations de travail avant de déterminer l’approche (ou la combinaison d’approches) la plus appropriée selon la situation.

On déconseille le versement d’allocations. Le versement d’allocations pourrait constituer un changement dans les conditions d’emploi ou entraîner un avantage imposable aux employés. Dans les cas où les ministères songent à ne pas conserver le titre de propriétaire par rapport à l’équipement fourni, ils doivent examiner soigneusement les répercussions stratégiques et juridiques qui en découleraient pour le ministère, ainsi que les conséquences fiscales que cela aurait sur les employés.

Autres demandes de renseignements

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l’approche actuelle ou prévue de votre ministère en vue d’outiller les employés qui travaillent à distance, veuillez communiquer avec les équipes suivantes :

Questions relatives aux ressources humaines : wpp-ppt@tbs-sct.gc.ca.

Questions relatives aux politiques financières : fin-www@tbs-sct.gc.ca.

Questions relatives à la Politique sur la gestion du matériel : MMP/PGM@tbs-sct.gc.ca.

Politiques et directives du Conseil du Trésor pertinentes

• Politique sur la gestion financière et ses directives connexes
• Politique sur la planification et la gestion des investissements
• Politique sur la gestion du matériel
• Politique sur la gestion des personnes
• Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation
• Directive sur le télétravail