Guide à l’intention des ministères sur l’assouplissement des restrictions : Lieux de travail fédéraux

Agence de la santé publique du Canada (ASPC)

• Fournir une orientation et des outils en matière de santé publique qui sont fondés sur des données probantes et sur lesquels la fonction publique fédérale peut fonder ses décisions (p. ex., la santé au travail et l’utilisation d’équipement de protection individuelle [EPI], l’utilisation de masques non médicaux et de couvre-visage par les fonctionnaires ou les clients, des décisions stratégiques comme les tests de dépistage de la COVID-19 sur les fonctionnaires, les normes de nettoyage de l’environnement, et l’utilisation d’obstacles physiques comme le plexiglas dans les lieux de travail fédéraux et les normes à cet égard, etc.).
• Surveiller les données probantes sur la COVID-19 et l’épidémiologie de la maladie à l’échelle nationale et internationale et rajuster les avis, directives et outils de santé publique en conséquence.
• Instaurer des mesures de santé publique à la frontière, y compris la mise en quarantaine et l’isolement, le cas échéant, pour les voyageurs internationaux.
• Aider les ministères clés ayant des populations fédérales, comme le Service correctionnel du Canada, à prévenir les infections, à assurer la coordination avec les autorités locales de santé publique et fournir un soutien d’appui pour enquêter sur les éclosions et les surveiller par l’entremise du Programme canadien d’épidémiologie de terrain.
• Collaborer avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour valider les demandes d’acquisition d’EPI des ministères.

Santé Canada (SC)

Programme de santé au travail de la fonction publique

• Fournir des conseils et une orientation sur la santé au travail aux organisations fédérales énumérées dans les annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les ministères et organismes déterminent les conseils qui correspondent à leurs besoins en santé au travail.
• Offrir les services suivants aux ministères et organismes
  • Examens de santé avant affectation et examens périodiques de santé
  • Services de vaccination et de dépistage de maladies transmissibles, et éducation sur la prévention des maladies, y compris la COVID-19
  • Conseils aux chefs de mission à l’étranger sur les urgences médicales et les évacuations
  • Conseils et consultation en matière d’hygiène au travail
  • Évaluations de l’aptitude au travail
  • Services visant à soutenir le Régime de pension de retraite de la fonction publique (c.-à-d. examen médical dans le cas de demandes de retraite pour des raisons médicales et de rachats de service)

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)

• Fournir des directives et un soutien aux administrateurs généraux sur les stratégies pour gérer l’assouplissement des restrictions liées à la COVID-19 dans les lieux de travail de la fonction publique fédérale.
• Fournir une orientation et des conseils aux cadres supérieurs et aux gestionnaires sur les mesures de santé et sécurité dans les lieux de travail (physiques et psychologiques) dans le contexte de la COVID‑19.
• Recourir aux marges de manœuvre existantes au besoin.
• Aider les ministères et organismes à mettre en œuvre des mesures de santé et sécurité au travail ainsi que les exigences relatives à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
• Donner des conseils sur la façon de tirer parti des politiques sur la gestion des personnes pour gérer de nouvelles situations liées à la reprise du travail sur place (p. ex., le Programme d’aide aux employés, un horaire de travail flexible et Échanges Canada pour obtenir des solutions de dotation agiles).

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)

SPAC est un organisme de services communs.

• collabore avec les ministères et organismes pour faire l’acquisition du matériel et de l’équipement de protection individuelle requis, le cas échéant;
• est le gardien désigné des installations à bureaux polyvalents aux fonctionnaires fédéraux et fixe les normes relatives à ces installations;
• exploite et maintient un portefeuille de bureaux et attribue des espaces à bureaux à ses clients;
• fournit des conseils, le cas échéant, sur l’utilisation sécuritaire des lieux de travail et des aires communes;
• veille à ce que les occupants des immeubles de SPAC (c.-à-d. les non-gardiens) aient un environnement de travail sécuritaire, notamment accroître les spécifications pour le nettoyage régulier et répondre aux besoins de service uniques des locataires.
  • SPAC élabore de façon proactive des procédures visant à assurer des milieux de travail sains et producteurs pour l’occupation des immeubles de SPAC. Notamment :
    • Des exigences liées aux systèmes d’approvisionnement en eau pour atténuer les risques de stagnation d’eau et la croissance bactérienne associée;
    • Des activités d’entretien du système CVAC afin de favoriser le mieux-être des occupants;
    • La révision des affiches et des documents de communication pour appuyer les mesures de réintégration des locaux (c.-à-d., distanciation physique, protocoles liés aux ascenseurs, gestion de la circulation dans les immeubles.

Ministères gardiens des biens immobiliers

• Sont les gardiens désignés des locaux à usage particulier à l’appui des mandats des programmes propres aux gardiens, à l’exclusion des locaux à bureaux à vocation générale.
  • Remarque : Les lignes directrices de SPAC ont été élaborées principalement pour répondre aux besoins opérationnels dans les milieux administratifs à vocation générale; toutefois, les éléments principaux du guide sont transférables aux ministères ayant des responsabilités de gestion d’immeubles à usage particulier, avec des adaptations qui correspondent aux exigences opérationnelles particulières de ces programmes uniques.

Services partagés Canada (SPC)

• Fournir des services de réseau et de numérique pour aider les ministères du GC à fournir des programmes et des services.
• La coordination de la gestion intégrée de la prestation de services d’infrastructure de TI aux ministères du GC, qui à leur tour fournissent des services numériques importants aux Canadiens.
• Tirer parti des technologies transformatrices pour permettre la livraison de programmes et de produits numériques infonuagiques aux clients du GC à l’appui des priorités COVID-19 du gouvernement et à la réalisation d’un gouvernement moderne, sécurisé et numérique.
• Soutenir les partenaires et les clients qui ont développé et / ou modifié leurs systèmes TI via les processus d’évaluation et d’autorisation de sécurité de SPC. Cela permet de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de leurs systèmes et données. SPC s’est également engagé à protéger la vie privée des personnes, y compris leurs renseignements personnels, et à soutenir les partenaires et les clients pour protéger leurs données et informations sur l’infrastructure du gouvernement du Canada.
• Fournir, construire, entretenir et assurer la santé et la stabilité de l’infrastructure TI qui héberge et prend en charge toutes les applications ministérielles critiques qui soutiennent le gouvernement du Canada.
• SPC joue un rôle déterminant en travaillant avec les DPI des autres ministères sur leur plans respectifs, afin de s’assurer que des mesures correctives d’un point de vue technologique sont en place et que l’état de préparation du réseau et de l’infrastructure est en place pour appuyer ces plans. Les DPI ministériels devraient engager les équipes de clientes exécutives respectives de SPC, afin de prioriser les demandes de TI en fonction du niveau d’urgence et des exigences opérationnelles.

Administrateurs généraux

• Élaborer et mettre en œuvre un plan pour gérer l’assouplissement graduel et durable des restrictions liées à la COVID-19 dans les lieux de travail dont les administrateurs généraux sont responsables.
• Veiller à ce que le plan respecte les avis de santé publique (fédéraux, provinciaux, territoriaux et municipaux).
• Harmoniser la mise en œuvre du plan à l’assouplissement des mesures dans chacune des provinces et chacun des territoires où le ministère ou l’organisme a des lieux de travail physiques (c.-à-d. un plan de mise en œuvre asymétrique).
• Informer et consulter les agents négociateurs et les comités de santé et sécurité au travail (SST) pendant l’élaboration et la mise en œuvre du plan.
• Veiller à examiner le plan à la lumière de l’accessibilité, des principes qui sous-tendent l’ACS+ et l’optique de la diversité et de l’inclusion proposée par le Groupe de travail conjoint syndical-patronal sur la diversité et l’inclusion et la Loi canadienne sur l’accessibilité.
• Examiner l’importance des services, habituellement dans le respect des plans de continuité des opérations et des analyses des répercussions opérationnelles.
• Déterminer dans quelles circonstances le travail doit être exécuté, en prenant en considération les besoins fonctionnels et opérationnels, les conditions d’emploi, les dispositions des conventions collectives.
• Planifier l'utilisation des installations en entreprenant une évaluation de la capacité de chaque installation, y compris toutes les classes d'actifs et tous les types de lieux de travail (p. ex., les bureaux, les laboratoires, les véhicules et les lieux de travail communs, entre autres).
• Protéger la santé et la sécurité physique et psychologique des employés, y compris toutes les exigences législatives en vertu de la partie II du Code canadien du travail.
• Tester le plan du point de vue du personnel, du lieu de travail, du travail, et des partenaires et intervenants.
• Veiller à évaluer les facteurs relatifs à la vie privée du plan – la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels – et à en atténuer les risques.
• Identifier les risques psychosociaux, mesurer les dangers et les risques d’impact sur les employés et gérer les risques/dangers en conséquence, en s’arrimant à la Norme nationale du Canada pour la santé et la sécurité psychologiques au travail (la Norme).
• Veiller à donner la formation et les directives adéquates sur la santé et la sécurité, sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et sur l’accessibilité.
• Veiller à donner une formation et des directives adéquates sur le bien-être, l’inclusion et la diversité, et que des soutiens appropriés (tels que les services d’aînés autochtones) soient disponibles. Femmes et Égalité des genres Canada (FEGC) et l'École de la fonction publique du Canada offrent une gamme complète de formation en ligne sur l'ACS + ainsi que sur la diversité et l'inclusion.
• Établir les attentes suivantes à l’égard des cadres supérieurs et des gestionnaires : porter attention aux résultats opérationnels prioritaires, tenir des discussions fréquentes et ouvertes avec les employés et utiliser son jugement et sa marge de manœuvre pour gérer le lieu de travail et l’effectif.

Gestionnaires

• Mettre en œuvre la stratégie établie par l’administrateur général et consulter les unités ministérielles de SST, les services des relations de travail et d’autres services internes, s’il y a lieu.
• Protéger la santé et la sécurité physique et psychologique des employés, y compris toutes les exigences législatives en vertu de la partie II du Code canadien du travail.
• En soutenant les employés, y compris ceux qui peuvent contracter COVID-19, une attention particulière devrait être accordée aux droits à la vie privée et aux droits de l'homme. Promouvoir et encourager l’utilisation de soutiens et de services de santé mentale.
• Traiter les 13 facteurs psychosociaux qui ont un impact sur les employés et à ce qu’ils réagissent aux risques psychologiques qui surviennent (p. ex., l’anxiété de contracter la COVID-19 sur le lieu de travail, la perte d’un membre de l’équipe ou d’un proche, les effets de la discrimination liée à COVID-19).
• Travailler avec les employés pour répondre à leurs préoccupations au fur et à mesure qu’elles se présentent et de les conseiller sur les services disponibles, comme le programme d’aide aux employés (PAE). Les circonstances personnelles ainsi que les questions liées à la santé et à la sécurité, ou à l’obligation d’adaptation, doivent être traitées au cas par cas.
• Mettre en place des contrôles pour réduire les risques liés à l'exposition à la COVID-19, en consultation avec les comités de SST. Communiquer et former les employés afin de s’assurer qu’ils soient en mesure d’exercer leurs fonctions conformément aux mesures de contrôle établies. Promouvoir la conformité, et surveiller l’efficacité des mesures de contrôle en fonction de l’évolution des risques.
• Assurer l’alignement avec les directives de SST sur le nombre maximale d’employés qui peuvent se présenter au bureau à tout moment, tout en maintenant la distanciation physique et les autres mesures de santé publique liées à la COVID-19 en place.
• Communiquer au préalable avec les employés qui retourneront dans le lieu de travail en vue de les rassurer quant aux mesures en place pour protéger leur santé et leur sécurité. Prendre des mesures pour s'assurer que les employés qui retournent au lieu de travail reçoivent un avis approprié. 
• Demander régulièrement à tous les employés de faire part de leurs inquiétudes et les prendre en considération, y compris celles liées à l’accessibilité, au mieux-être, à l’inclusion et à la diversité, et à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
• Collaborer avec les représentants syndicaux locaux au besoin, en particulier dans le devoir d'accommoder les processus et de résoudre les conflits en milieu de travail.
• Garantir le respect des lignes directrices en matière de santé et de l’ensemble des mesures de prévention en vigueur au travail.
• Veiller au respect des dispositions relatives à l’occupation sécuritaire.
• Garantir que tous les employés sont traités avec le même respect et la même valeur, comprennent les attentes de résultats, et qu’ils se voient offrir des soutiens et des possibilités équivalents.

Employés à tous les niveaux

• Respecter les mesures de santé publique.
• Prendre des mesures pour soutenir la santé mentale personnelle, notamment en prenant des pauses régulières. Si la santé mentale ou émotionnelle souffre, accéder au PAE ou à un professionnel de la santé (p. ex. Un médecin de famille).
• Prendre toutes les mesures de précaution en matière de santé, de sûreté et de sécurité, conformément à l’ensemble des lois, politiques et règlement, et communiquer régulièrement avec son gestionnaire et ses collègues.
• Collaborer avec les gestionnaires pour maximiser leur contribution aux objectifs de l’organisation, en prenant en considération leur situation personnelle.
• Pratiquer une bonne gestion d'information, y compris une documentation appropriée des décisions et l'alignement avec les exigences de confidentialité et de sécurité.
• Fournir les attestations de santé ou les certificats exigés selon les besoins.
• Fournir rapidement des renseignements et des documents à l’appui des exigences en matière de mesures d’adaptation.
• Respecter les mesures de santé et les mesures préventives nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique des autres personnes au travail.
• Collaborer avec les autres pour utiliser de façon sécuritaire le lieu de travail et pour créer un milieu sain.
• Faire part de ses inquiétudes relatives à sa situation personnelle, au lieu de travail ou au comportement de ses collègues à la direction avec respect.

Préambule

Cette section vise à donner aux administrateurs généraux et aux gestionnaires une liste pratique d’éléments à prendre en considération au moment d’assouplir les restrictions liées à la COVID-19. Ces éléments s’appliquent à la plupart des lieux de travail, tout en tenant compte du fait que de nombreux employés travaillent dans des milieux uniques. On vise à protéger la santé et le mieux-être des employés qui retournent dans les lieux de travail fédéraux et à prévenir la propagation de la COVID-19. Avec ces éléments à l’esprit, on demande aux administrateurs généraux et aux gestionnaires de concentrer leurs plans d’assouplissement des restrictions sur les employés nécessaires pour offrir des services critiques aux Canadiens, qui doivent être « sur place » pour appuyer les priorités du gouvernement ou dont le travail ne peut pas raisonnablement être effectué à distance. Étant donné que le travail à distance est l’option la plus sécuritaire offerte, on encourage les gestionnaires à adopter des pratiques exemplaires pour soutenir des équipes virtuelles à rendement élevé dans la mesure du possible.

Il demeure entendu qu’au fur et à mesure que nous entrons dans la prochaine normalité, les lieux de travail fédéraux ne pourront pas maintenir le retour d’une majorité importante de leurs employés tout en respectant les mesures de distanciation physique. Il faudra calculer ce ratio en fonction de la conception des locaux et de la superficie, et de la capacité du réseau pour les travailleurs virtuels restants pour établir un équilibre qui garantira que tous les employés seront productifs.

Élaborer et mettre en œuvre un plan – Aperçu de la liste de contrôle

Il incombe aux administrateurs généraux d’élaborer et de mettre en œuvre un plan pour gérer l’assouplissement graduel et durable des restrictions liées à la COVID-19 dans les lieux de travail dont ils sont responsables. Au moment d’élaborer et de mettre en œuvre le plan, les ministères doivent faire ce qui suit :

• Veiller à l’examen du plan à la lumière des principes qui sous-tendent l’ACS+, en prenant en considération la santé et la sécurité physiques et psychologiques, l’optique de la diversité et de l’inclusion, et les exigences en matière d’accessibilité.
• Veiller à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée chaque fois qu’il faut collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans le cadre du plan, et à en atténuer les risques.
• Harmoniser la mise en œuvre du plan aux conditions découlant de l’assouplissement des mesures dans chacun des emplacements (province, territoire, municipalité) où le ministère ou l’organisme a des lieux de travail physiques (c.-à-d. un plan de mise en œuvre asymétrique).
• Veiller à ce que le plan respecte les avis de santé publique (y compris les avis fédéraux, provinciaux, territoriaux et municipaux).
• Informer les agents négociateurs et les consulter pendant l’élaboration et la mise en œuvre du plan.
• Continuer de surveiller les cas de COVID-19 au moyen de l’application d’entreprise.
• Dans les cas où des plans de continuité des opérations ont été activés, déterminer la date à laquelle le plan sera désactivé.
• Déterminer le nombre d’employés qui peuvent réintégrer les lieux de travail, en prenant en considération les directives de Santé Canada sur la distanciation physique et l’utilisation d’EPI.
• Inclure un protocole pour les visiteurs en veillant à réduire au minimum les contacts physiques.
• Réduire au minimum le nombre d’employés à qui l’on demande de retourner dans le lieu de travail en privilégiant le travail à effectuer sur place. Il faut prendre en considération les éléments suivants pour déterminer le travail à privilégier :
  • Le travail est-il crucial à la continuité des opérations et permet-il d’atteindre le mandat du ministère ou les normes de prestation de services?
  • Le travail peut-il être fait à distance? À titre d’exemple, peut-on continuer de faire le travail sans devoir interagir en personne avec le public ou des collègues?
  • L’employé dispose-t-il de l’équipement, de la technologie, des systèmes ou des données nécessaires ou le travail exige-t-il d’accéder à des renseignements uniquement disponibles sur place?
  • Le travail est-il adéquat pour le travail à distance (c.-à-d. moment, échéances et autonomie)?
  • Peut-on maintenir la sûreté et la sécurité si le travail est effectué à distance (p. ex., données, travail physique)?
  • Est-ce qu’une autre personne dépend du fait que le travail soit effectué au bureau ou à un endroit précis (p. ex., sécurité, clients)?
  • Quelle est l’incidence des considérations liées à l’ACS+, à la diversité et à l’inclusion, et à l’accessibilité sur les décisions? Il est important de ne pas émettre d’hypothèses et de donner aux employés l’occasion d’être entendus.
• Déterminer les employés qui retourneront dans le milieu de travail. Communiquer la liste à l’agent négociateur qui représente ces employés.
• Donner aux employés de l’information sur les protocoles de retour dans le lieu de travail et leur offrir un forum où ils peuvent poser des questions et obtenir les réponses appropriées avant leur retour.
• Donner aux employés l’information sur leur horaire de travail, en veillant à respecter la convention collective.
• Donner aux employés de l’information sur le Programme d’aide aux employés (PAE) de l’organisation et sur d’autres ressources en santé mentale pour les soutenir au moment de leur retour dans le lieu de travail.
• Donner aux employés les coordonnées des secouristes disponibles.
• Mettre en place des protocoles d’urgence pour s’assurer que l’on sait combien d’employés sont sur place pour une réponse appropriée en cas d’urgence. Donnez aux employés qui ont besoin d’aide en cas d’urgence l’information dont ils ont besoin pour entrer dans le lieu de travail et en sortir en toute sécurité.
• Donner aux employés de l’information sur l’équipement de protection individuelle (EPI) ou sur l’équipement, le matériel et les mesures que l’employeur leur fournira à leur retour dans le milieu de travail.
• Examiner les lignes directrices sur l'utilisation du code 699 Autres congés payés pour se tenir au courant des changements à l'admissibilité à mesure que les circonstances liées à COVID-19 évoluent, et assurer l'utilisation continue appropriée du 699 au sein des organisations.
• Créer du matériel de formation et des fiches d’information à l’intention des employés qui retournent dans le milieu de travail. Veiller à faire approuver le matériel par les comités de SST du ministère.
• Veiller à donner aux gestionnaires et aux employés la formation et les directives adéquates sur les questions touchant la santé et la sécurité au travail.

Communications et mobilisation

• Communiquer fréquemment avec les employés.
• Assurer l’alignement aux messages à l’échelle du ministère et aux messages au sein de l’organisation.
• Afin de bâtir la confiance et la résilience, et pour éviter de transmettre de l’information erronée, songer aux éléments suivants au moment de créer des messages : le contenu, la clarté, l’uniformité, la fréquence et le ton.
• Être transparent et authentique.
• Encourager le dialogue et la souplesse pour s’adapter à des circonstances particulières.
• Créer des fiches d’information et des affiches claires à l’intention des employés qui retournent dans le milieu de travail. Ce matériel doit être approuvé par les comités ministériels de SST et être offert dans des formats accessibles.

Déterminer si le travail d’un employé doit être effectué sur place ou à distance

• Songer à la santé et la sécurité au travail, à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, aux considérations liées à l’accessibilité, l’ACS+ et l’optique de la diversité et de l’inclusion.
• Tenir compte des besoins fonctionnels et opérationnels.
• Au moment de déterminer les employés à qui l’on demande de retourner dans le lieu de travail, il faut tenir compte des répercussions précises sur chaque individu pour protéger la santé et la sécurité de tous les employés. Certains employés peuvent avoir une situation personnelle précise qui exige de prendre des mesures d’adaptation, par exemple, une condition médicale, des responsabilités familiales et liées aux soins des enfants, le fait de faire partie d’un groupe à risque, vivre avec une personne ayant des conditions de santé préexistantes, vivre dans des communautés vulnérables, et d’autres éléments comme les restrictions aux déplacements.
• Mettre en place ou modifier les horaires de travail en recourant aux flexibilités existantes (p. ex., celles prévues dans les conventions collectives et les conditions d’emploi pertinentes) tout en respectant les éléments suivants :
  • Les conventions collectives et les conditions d’emploi pertinentes;
  • Le Code canadien du travail et le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail;
  • Les exigences liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Liste de contrôle pour la formation – Apprentissage continu et rééducation professionnelle

Il faut prendre en considération les éléments suivants au moment de songer à la formation requise :

• La santé et la sécurité au travail (y compris la législation connexe), l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, la vie privée et les lignes directrices en matière d’accessibilité.
• Le mieux-être, l’inclusion et la diversité.
• Les soutiens offerts en santé mentale.
• La gestion et le leadership – la nouvelle normalité signifie d’adapter la façon dont nous dirigeons les personnes.
• Les outils et lignes directrices de gestion du travail virtuel et à distance.

Santé et sécurité psychologiques

Le Centre d’expertise sur la santé mentale en milieu de travail offre des outils et des soutiens. Il faut prendre en considération les éléments suivants au moment de songer à la façon de soutenir la santé et la sécurité psychologiques :

• Étant donné que ce plan vise à mobiliser les personnes, et à la lumière des répercussions psychosociales de la pandémie sur tous les Canadiens , la santé et la sécurité psychologiques et les répercussions possibles sur les 13 facteurs psychosociaux indiqués dans la Norme nationale sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail doivent être prises en considération dans l’ensemble des décisions liées à la gestion des personnes, y compris pendant l’élaboration de scénarios pour l’assouplissement des restrictions.
• Inclure les partenaires et parties prenantes de SST, des ressources humaines et du bien-être aux tables de décision et/ou les consulter.
• Faire la promotion de services de santé mentale à l’échelle du ministère et du gouvernement, ainsi que des ressources et de la formation offertes à tous les employés et garantir leur facilité d’accès.
• L’approche visant à assurer la santé et la sécurité psychologique doit être alignée à la Norme nationale sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail en ce qui concerne la préparation aux événements critiques, qui indique que les organisations doivent mettre en place et maintenir des processus pour :
  • garantir que les risques liés à la santé et à la sécurité psychologiques et les répercussions d’événements critiques sont continuellement évalués;
  • gérer les événements critiques de manière à atténuer les risques pour la santé et la sécurité psychologiques dans la mesure du possible et à appuyer la sécurité psychologique continue.
• Il est possible d’évaluer les risques pour la santé et la sécurité psychologiques au moyen des données pertinentes sur le lieu de travail (p. ex., des sondages éclairs et des rapports sur l’utilisation des programmes et services, etc.); les organisations doivent songer à privilégier les principaux risques psychosociaux (p. ex., leadership, influence, équilibre et charge de travail, entre autres).
• Fournir des outils et des ressources pour outiller les gestionnaires quant à la façon de subvenir à leurs besoins et d’aider leurs employés en ce qui concerne la santé mentale.

Programme d’aide aux employés (PAE)

• Rendre disponibles à tous les employés les coordonnées du PAE et du Service-conseil.
• Promouvoir l’utilisation de ces services.
• Communiquer avec son fournisseur de PAE pour connaître les options relatives aux autres soutiens possibles au travail.

Diversité, inclusion et accessibilité

• S’efforcer de normaliser le mieux-être, la diversité et l’inclusion en tant que sujets de discussion réguliers.
• Montrer un engagement continu à l’égard du respect et de la courtoisie dans le lieu de travail.
• Réfléchir au fait que chaque personne vit différemment cette période sans précédent et que divers facteurs touchent sa santé, sa sécurité, son mieux-être et sa capacité de contribuer au travail de l’unité.
• Comprendre les circonstances uniques de chaque employé, demeurer flexibles dans la gestion de la capacité de chaque personne à contribuer au travail de l’unité et obtenir des directives auprès des cadres supérieurs, le cas échéant.
• Mettre en application les principes de gestion de l’effectif à distance et de direction à distance, rester au courant de l’état d’esprit des membres de leur unité de travail et de leur sentiment de vulnérabilité, et demeurer vigilant à l’égard du respect et de la courtoisie au travail.

Langues officielles

• Solliciter l’aide du champion des langues officielles au moment où l’organisation retourne au travail.
• Prendre en considération l’incidence sur les langues officielles dans tous les aspects des communications et du processus décisionnel.
• S’assurer que les répercussions sur les langues officielles soient prises en compte dans tous les aspects des communications et de la prise de décisions (voir la Liste de vérification des langues officielles pour les administrateurs généraux), y compris dans la fourniture d’outils qui appuient le télétravail, et que les messages aux employés de leur organisation sont disponibles simultanément dans les deux langues.
• Offrir aux employés les messages simultanément dans les deux langues officielles.
• Si l’on se trouve dans une région bilingue, il faut encourager l’utilisation préférée des deux langues officielles pendant les réunions d’équipe, communiquer individuellement avec les employés dans la langue officielle de leur choix et donner l’information dans les deux langues officielles simultanément.
• Encourager les employés à travailler dans la langue officielle de leur choix, à communiquer avec le responsable des langues officielles de leur organisation pour discuter de l’incidence de la crise et du retour sur le lieu de travail sur les langues officielles en milieu de travail. Par ailleurs, lorsque l’on dirige les employés vers des services de soutien, il faut s’assurer que ces services sont offerts dans la langue officielle préférée de l’employé.