Comment remplir votre rapport d'utilisation

Aperçu du rapport d’utilisation

En tant qu’employeur participant à un accord de travail partagé, vous devez remplir un rapport d’utilisation (RU) pour chaque semaine de l’accord, y compris les semaines :

• de fermeture;
• comprenant des jours fériés;
• au cours desquelles il n’y a pas d’heures de travail manquées en raison du travail partagé.

Les RU permettent le suivi du pourcentage de réduction des heures de travail pour chaque semaine. Nous utilisons cette information afin de déterminer les prestations de l’assurance-emploi payables à vos employés.

Où trouver le gabarit du RU

Vous trouverez le gabarit du RU dans le courriel envoyé à votre entreprise lors de la configuration de votre compte pour la Passerelle de données. Si vous n’avez plus ce courriel, communiquez avec le Centre de services aux employeurs pour obtenir le gabarit.

Un onglet pour chaque semaine

Le gabarit du RU est un document Excel qui comporte un onglet pour chaque semaine de l’accord de travail partagé. Remplissez l’onglet « Sem 1 » pour la première semaine, l’onglet « Sem 2 » pour la deuxième semaine, et ainsi de suite pour chaque semaine de votre accord. Toutes les semaines de votre accord doivent être complétées dans le même document Excel gabarit de RU.

Chaque semaine possède un onglet en bas. Vous pouvez passer d’une semaine à l’autre en cliquant sur ces onglets. Si vous le souhaitez, vous pouvez renommer les onglets avec la date du dimanche de la semaine pour laquelle vous faites le rapport. Pour ce faire, double-cliquez sur l’onglet et entrez la date.

À l’exception de renommer les onglets des semaines, ne modifiez pas le gabarit du RU. Veuillez ne pas modifier les en-têtes, déplacer des colonnes, ajouter des formules, ajouter des feuilles, extraire des feuilles, créer des liens vers d’autres documents ou ajouter une protection par mot de passe. De tels changements entraîneront des retards de traitement.

Quand et comment soumettre le RU

Soumettez votre RU par l’entremise de la Passerelle de données à compter du vendredi de la semaine pour laquelle vous faites le rapport.

Instructions pour remplir le rapport d’utilisation

Dans cette section

• Champs « Numéro d'accord » et « Employeur »
• Champ « La semaine commençant (dimanche) »
• Champ « Cette colonne n'est plus utilisée »
• Champs « NAS », « Prénom » et « Nom de famille »
• Champs « Heures hebdomadaires normales » et « Heures réelles de travail »
• Section « Compléter si les heures travaillées sont 0 »
• Champ « Heures manquées dû au travail partagé »
• Champ « Commentaires »
• Champs « Totaux » et « % d'utilisation »
• Champs « Certifié par », « Poste », « Date » et « Numéro de téléphone »

Champs « Numéro d’accord » et « Employeur »

Entrez le numéro de l’accord de travail partagé et le nom de l'entreprise au haut du rapport d’utilisation.

Le numéro de l’accord est le numéro de 7 à 10 chiffres qu’on appelle le « N° de dossier » sur l’accord de travail partagé.

Entrez le nom de votre entreprise dans le champ « Employeur ». Assurez-vous d’utiliser le même nom que celui indiqué sur votre accord de travail partagé et votre compte de la Passerelle de données.

Champ « La semaine commençant (dimanche) »

Dans la case de gauche du champ « La semaine commençant (dimanche) », entrez la date du dimanche de la semaine pour laquelle vous faites votre rapport.

Il y a de nombreux formats de date qui peuvent être utilisés. Si la date s’affiche en rouge, essayez de l’entrer en utilisant un format différent, par exemple, 6 fév 2022; 2022/02/06; Fév 6, 2022.

Lorsque la date est inscrite correctement, un numéro s’affichera dans le champ à droite. Ne modifiez ou ne supprimez pas ce numéro.

Champ « Cette colonne n’est plus utilisée »

Ignorez cette colonne mais ne la supprimez pas.

Champs « NAS », « Prénom » et « Nom de famille »

Entrez le numéro d’assurance sociale (NAS), le prénom et le nom de famille de chaque employé dans les champs appropriés. Lorsque vous entrez le NAS, ne mettez pas d’espace entre les nombres. Le gabarit ajoutera des espaces lorsque vous passerez au champ suivant.

Le NAS sera rouge lorsque vous l’entrez dans le champ. Lorsque vous passerez au champ suivant, le NAS s’affichera en noir. S’il reste rouge, corrigez le NAS.

Champs « Heures hebdomadaires normales » et « Heures réelles de travail »

Dans le champ « Heures hebdomadaires normales », indiquez les heures hebdomadaires normales de chaque employé comme indiqué dans le formulaire de l’annexe « A » que vous avez fourni avec votre demande de Travail partagé.

Dans le champ « Heures réelles de travail », entrez le nombre d’heures que l’employé a réellement travaillées dans la semaine pour laquelle vous faites le rapport, y compris les heures supplémentaires.

Arrondissez au nombre entier ou à la moitié inférieure la plus proche (par exemple, arrondissez 37,25 heures à 37 heures).

Section « Compléter si les heures travaillées sont 0 »

Cette section comprend 4 champs :

• « Jours non disponible (excluant la maladie) »;
• « Journées manquées dû à la maladie »;
• « Montant de congé de maladie payé »;
• « Tout autre montant payé ».

Remplissez ces champs seulement si 0 apparait dans le champ « Heures réelles de travail ».

Champ « Heures manquées dû au travail partagé »

Pour calculer les « Heures manquées dû au travail partagé », soustrayez le nombre dans le champ « Heures réelles de travail » du nombre dans le champ « Heures hebdomadaires normales ».

Dans votre calcul, n’incluez pas les heures manquées pour toute autre raison (par exemple, jours fériés, vacances, maladie, aucun service de garde d’enfants disponible). Laissez le champ « Commentaires » vide.

Arrondissez le nombre d’heures au nombre entier ou à la moitié supérieure la plus proche (par exemple, arrondissez 37,25 heures à 37,5 heures).

Si l'employé n'a manqué aucune heure hebdomadaire normale, entrez 0 dans ce champ. Ne laissez pas ce champ vide.

Champ « Commentaires »

Dans ce champ, entrez tout renseignement additionnel concernant l'employé.

Champs « Totaux » et « % d’utilisation »

Les champs « Totaux » et « % d’utilisation » sont remplis automatiquement selon les formules dans le gabarit. Ne les modifiez pas.

Champs « Certifié par », « Poste », « Date » et « Numéro de téléphone »

Les champs « Certifié par », « Poste », « Date » et « Numéro de téléphone » suivent la déclaration :

Afin de confirmer votre accord avec cette déclaration, entrez votre nom, votre numéro de téléphone, le poste que vous occupez au sein de l’entreprise, ainsi que la date du jour à laquelle vous remplissez le rapport. La date indiquée doit être le vendredi de la semaine pour laquelle vous remplissez le rapport, ou après.

Nous utiliserons ces informations si nous devons communiquer avec vous pour obtenir plus de précisions.

Vous devez remplir ces champs chaque semaine.

Situations courantes Nouveau

Suivez les instructions ci-dessous pour remplir votre rapport d’utilisation si les situations suivantes se produisent pendant l’accord de travail partagé.

Dans cette section

• Modifier un rapport d’utilisation déjà soumis
• Lorsque l’accord de travail partagé dure plus de38 semaines
• Semaine avec un jour férié
• Un employé quitte son emploi de travail partagé
• Un employé s’ajoute à l’accord de travail partagé
• Fermeture planifiée

Modifier un rapport d’utilisation déjà soumis

Pour modifier des renseignements dans un rapport d’utilisation (RU) que vous nous avez déjà soumis, vous aurez besoin de remplir et de soumettre une modification de RU.

Où trouver le document de modification du RU

Vous trouverez le document de modification du RU dans le courriel envoyé à votre entreprise lors de la configuration de votre compte pour la Passerelle de données. Si vous n’avez plus ce courriel, communiquez avec le Centre de services aux employeurs pour obtenir le document.

Dans le document de modification, remplissez tous les mêmes champs que vous remplissez sur le gabarit de RU habituel et apportez les changements nécessaires. Soumettez-le ensuite aux fins de traitement par l’entremise de la Passerelle de données.

Lorsque l’accord de travail partagé dure plus de 38 semaines

Le gabarit du rapport d’utilisation (RU) est un document Excel qui comporte des feuilles pour 38 semaines. Si votre accord de travail partagé dure plus de 38 semaines, vous devrez utiliser un nouveau RU. N’ajoutez pas de feuilles à votre premier gabarit du RU.

Comment configurer votre nouveau gabarit du RU

Pour configurer votre nouveau gabarit du RU, vous devez :

• transférer dans votre nouveau gabarit du RU des informations précises qui se trouvent dans votre premier gabarit du RU;
• passer en revue le champ « Heures hebdomadaires normales » dans votre nouveau gabarit du RU.

Lorsque vous suivrez les étapes ci-dessous, ayez votre premier gabarit du RU et votre nouveau gabarit du RU ouverts en même temps.

1. Transfert de totaux

Dans votre premier gabarit du RU:

• allez dans la feuille « Semaines Supplémentaires » (dernier onglet à droite);

• notez les valeurs indiquées dans les 2 cases grises affichées ci-dessous.

Dans votre nouveau gabarit du RU :

• allez à la feuille « Sem 1 »;
• entrez les 2 valeurs que vous avez notées dans les cases grises correspondantes. Ne copiez-collez pas ces valeurs. Saisissez-les manuellement.

2. Transfert des informations sur vos employés et leurs heures hebdomadaires normales de travail

Dans votre premier gabarit du RU:

• allez à la feuille « Sem 1 »;
• copiez les données dans les 4 champs suivants :
  • « NAS »;
  • « Prénom »;
  • « Nom de famille »;
  • « Heures hebdomadaires normales ».

Dans votre nouveau gabarit du RU :

• allez à la feuille « Sem 1 »;
• collez les données dans les 4 champs correspondants.

3. Passez en revue les données dans le champ « Heures hebdomadaires normales »

Dans le champ « Heures hebdomadaires normales » de la feuille « Sem 1 » :

• supprimez les données pour tout employé qui a quitté l’accord.

Dans le champ « Heures hebdomadaires normales » de toutes les feuilles des semaines qui suivent :

• supprimez les données préremplies pour ces employés dans les feuilles pour toutes les semaines suivantes.

Dans le champ « La semaine commençant (dimanche) » de la feuille « Sem 1 » du nouveau gabarit du RU, entrez dans la case de gauche la date du dimanche de la semaine pour laquelle vous faites le rapport. Consultez Champ « La semaine commençant (dimanche) » pour plus d’information.

Semaine avec un jour férié

Un jour férié est un congé désigné par le gouvernement fédéral ou provincial. Le paiement de jours fériés survenus au cours d’une période de travail partagé relève de l’employeur. Les prestations de l’assurance-emploi ne sont pas payées pour les jours fériés.

Un employé quitte son emploi de travail partagé

Si un employé quitte son emploi de travail partagé, vous devez informer un agent de programme de la cessation d’emploi via la boîte de l’unité régionale de Travail partagé.

Les principaux motifs de départ sont  :

• départ volontaire;
• congédiement;
• maladie ou blessure;
• congé de maternité ou parental;
• nécessité de fournir des soins ou du soutien à des proches;
• formation en apprentissage;
• congé autorisé;
• manque de travail (mise à pied) – nécessite l’approbation préalable d’un agent de programme.

Lorsque vous remplissez le rapport d’utilisation (RU), notez ce qui suit :

• « Heures réelles de travail » : entrez le nombre d’heures travaillées par l’employé avant la cessation d’emploi.
• « Heures manquées dû au travail partagé » : entrez le nombre d’heures manquées en raison du travail partagé avant la cessation d’emploi. N’incluez pas les heures manquées en raison d’un jour férié, d’un congé prévu ou d’une fermeture planifiée.
• « Tout autre montant payé » : entrez le montant versé à l’employé à son départ (par exemple, indemnité de vacances ou de départ).
• « Commentaires » : entrez le type d’argent versé (par exemple, « vacances » ou « indemnités de départ ») en indiquant également la date et raison de la cessation d’emploi.

Ne modifiez pas ou ne supprimez pas les renseignements sur l’employé qui quitte l’entreprise qui sont affichés dans la feuille « Sem 1 » du gabarit du RU.

Supprimez les renseignements sur l’employé qui quitte l’entreprise qui sont affichés dans les champs « NAS », « Prénom », « Nom de famille » et « Heures hebdomadaires normales » de toutes les feuilles qui suivent la semaine de son départ. Laissez la ligne vide sur le RU.

Un employé s’ajoute à l’accord de travail partagé

Pendant la durée de votre accord de travail partagé, vous pourriez devoir ajouter un employé. Si cela se produit, vous devez d’abord obtenir l’approbation d’un agent de programme.

Si l’ajout est approuvé, mettez à jour le rapport d’utilisation comme indiqué ci‑dessous :

• Sur la feuille « Sem 1 », utilisez la première rangée vide au bas de la liste originale des employés pour ajouter le NAS du nouvel employé, son prénom, son nom de famille et les heures hebdomadaires normales dans les champs appropriés.
  • N’écrivez pas par-dessus les noms des employés qui ne font plus partie de l’accord et n’insérez pas de lignes pour ajouter des employés.
• Dans le champ « Commentaires », indiquez la date de l’ajout de l’employé à l’accord.
• Incluez le nouvel employé dans votre rapport à partir de la semaine de son adhésion à l’accord de travail partagé.

Fermeture planifiée

Pendant la durée de votre accord de travail partagé, il pourrait y avoir un ralentissement de travail qui nécessite une fermeture temporaire d’un service ou de votre entreprise entière.

Les fermetures planifiées doivent être approuvées à l’avance. Si vous prévoyez devoir fermer votre entreprise en raison d’une période de ralentissement du travail, communiquez avec un agent de programme via la boîte de l’unité régionale de Travail partagé.

Suivez les instructions ci-dessous pendant la période de fermeture pour remplir votre rapport d’utilisation.

Terminer et envoyer votre rapport d’utilisation

Sauvegardez le rapport d’utilisation (RU) avec un nom de fichier qui indique la semaine pour laquelle vous faites le rapport. Cela vous sera utile si jamais nous communiquons avec vous pour des questions de suivi. Pour le nom de fichier, utilisez la date du dimanche qui commence la semaine en question.

Allez à la Passerelle de données pour soumettre votre RU aux fins de traitement.

Contactez-nous

Si vous avez des questions sur votre accord de travail partagé, contactez un agent de programme via la boîte de l’unité régionale de Travail partagé.

Pour des questions concernant la façon de remplir votre rapport d’utilisation ou la Passerelle de données, communiquez avec le Centre de services aux employeurs.