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Manuel d’examen des demandes pour les conseillers en recherche et technologie

Programme de la RS&DE

Chapitre 4.0 Planifier l’examen

Table des matières

4.1.0 Résumé du chapitre

Ce chapitre traite des façons de planifier un examen et de certaines situations spéciales qui pourraient influencer le déroulement de l'examen. Ce chapitre traite des sujets suivants :

  1. Identifier les enjeux ou préoccupations importants associés à la demande;
  2. Gérer les risques;
  3. Rédiger un plan d’examen écrit;
  4. Élaborer une stratégie pour traiter les demandes comportant un grand nombre de projets;
  5. Tenir compte des situations ou circonstances spéciales qui pourraient avoir une incidence sur l’examen;
  6. Identifier et recueillir les renseignements manquants ou supplémentaires;
  7. Étudier et analyser le matériel soumis par le demandeur ou provenant de toute autre source;
  8. Élaborer les méthodes appropriées pour résoudre les enjeux de l’examen.

4.2.0 Exigences du chapitre

Les exigences suivantes s’appliquent à ce chapitre. Ainsi, le conseiller en recherche et technologie (CRT) :

4.3.0 Gestion du risque

Le cours HQ 1182-000 Processus d’examen axé sur le risque est disponible pour les CRT. Il décrit le processus d’examen axé sur le risque et la façon de l’utiliser dans le cadre des examens. Cette section résume les points clés de ce cours.

La gestion du risque est un aspect important de toutes les opérations de l’ARC. Dans le programme de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE), l’utilisation de techniques d’évaluation du risque est essentielle pour sélectionner les demandes à examiner et pour déterminer la portée de l'examen. Des évaluations du risque adéquates permettent d’identifier les dossiers qui ont le plus grand potentiel d’inobservation et ainsi, permettent un usage efficace des ressources. Elles aident aussi à éviter les examens non nécessaires de demandeurs conformes, contribuant ainsi à augmenter dans l’ensemble l’efficience et l’efficacité du programme de la RS&DE.

La politique de gestion du risque du programme de la RS&DE découle de la Politique sur la gestion des risques de l'entreprise de l’ARC qui couvre tous les aspects du travail des employés de l’ARC.

La politique de gestion du risque du programme de la RS&DE explique que les examens doivent être effectués seulement dans la mesure nécessaire pour atteindre un niveau raisonnable de confiance qu’il n’existe qu’un risque minimal d’erreur importante dans la demande. L’examen se termine lorsqu’il y a un risque minimal d’erreur importante dans la demande. Le personnel de la RS&DE utilise les principes de gestion du risque pour sélectionner les dossiers et détermine la portée des examens. Ceci, conjointement avec l’utilisation des services axés sur le demandeur, assure un bon équilibre entre l’intégrité fiscale, en offrant des incitatifs aux demandeurs en temps opportun, et la minimisation du coût d’observation pour le demandeur et le coût d’administration du programme de la RS&DE. Une description détaillée de la politique de gestion du risque de la RS&DE est donnée dans la Directive 2003-01R Énoncé de politique programme de la RS&DE gestion du risque traitement des demandes. Il est important de noter qu’il n’existe pas de façon exacte de déterminer le niveau de risque.

Le processus de gestion du risque des demandes pour la RS&DE débute dès que le centre fiscal (CF) de l’ARC reçoit une demande et il se poursuit tout au long du processus d’examen. Lorsqu’une demande est reçue du CF, un examen de la complétude est effectué. Les demandes complètes sont ensuite évaluées avec l’outil de gestion du risque, et sont ensuite soit mises en sélection décroissante ou renvoyées à la Fonction de Contrôle (FC) au BSFC. La FC évalue également le risque et accepte la demande telle que soumise ou la renvoie à un CRT et/ou à un EF après y avoir identifié les préoccupations possibles. Selon la politique de gestion des risques de l’entreprise (GRE), la gestion et les employés ont différents rôles dans le processus de gestion du risque (GR). Le rôle du gestionnaire est de mettre en œuvre la gestion du risque. Le rôle des employés est de mettre en pratique la gestion du risque spécifiquement décrite dans la politique comme :

4.3.1 Évaluation du risque et détermination de la portée de l'examen

Après avoir reçu un dossier, le CRT a la responsabilité de déterminer la portée de l’examen, sur la base d’une évaluation du risque.  Le diagramme suivant illustre le processus :

Organigramme illustrant le processus d’examen

Ce diagramme illustre comment le risque est continuellement évalué au cours de toutes les étapes du processus d’examen. Initialement, le CRT recueille des renseignements et identifie les enjeux en examinant les descriptions de projets reçues et d’autres renseignements obtenus par des lettres de demande de renseignements, des appels téléphoniques ou d’autres recherches préliminaires. Le CRT évalue ensuite le risque et le caractère significatif pour identifier les facteurs qui pourraient constituer des enjeux de conformité significatifs et prioriser les enjeux. Ce processus est itératif. Le CRT doit ensuite prendre une décision pour chaque enjeu identifié : Existe-t-il un risque significatif? Si non, le CRT abandonne l’enjeu parce qu’il ne nécessite pas d’examen plus approfondi, et continue avec l’enjeu suivant. Si oui, le CRT doit examiner l’enjeu avec le demandeur, recueillir des preuves à l’appui pertinentes et prendre une décision, soit résoudre l’enjeu en faveur du demandeur ou pas. Ce sont les renseignements supplémentaires et les preuves à l’appui qui aideront le CRT à décider s’il conserve, abandonne ou modifie l’enjeu, ou même s’il doit traiter de nouveaux enjeux lorsque nécessaire. Ce cycle se poursuit tout au long de l’examen. Le point principal de ce diagramme est que le risque est continuellement évalué au cours de toutes les étapes du processus d’examen. Lorsque de nouveaux renseignements sont obtenus, le risque doit être réévalué.

Déterminer la portée de l’examen signifie que, pour tous les enjeux liés à l’observation, le CRT évalue le risque d’inobservation qui y est associé et détermine les moyens de les résoudre selon les circonstances.

Les enjeux d’observation sont des préoccupations ou des questions spécifiquement liées à certains aspects de la conformité d’une demande; le CRT a besoin de réponses pour déterminer si la demande est conforme selon certains aspects. La portée de l’examen détermine quels enjeux sont examinés, jusqu’à quel point et quelles actions sont nécessaires pour déterminer s’il y a observation ou non, ou qu’il y a un risque minimal d’erreur importante. Le chapitre 4.7 traite également de la portée de l’examen.

Pour évaluer le risque, le CRT prend en considération plusieurs facteurs de risque également considérés par le CF et la FC, mais les examine plus en profondeur et avec la perspective de ses connaissances spécialisées. La gestion du risque se poursuit tout au cours du processus d’examen. À mesure que l’examen progresse, le CRT en apprend davantage sur les enjeux d’observation pour la demande et est en meilleure position d’évaluer le risque d’inobservation.

L’évaluation du risque fonctionne le plus efficacement lorsqu’une approche normalisée est utilisée. Même ainsi, l’évaluation du risque des travaux demandés dépend du jugement professionnel et de l’expérience du CRT et du GRT. Une approche normalisée est particulièrement importante pour l’évaluation du risque de demandes dans les secteurs industriels/technologiques qui sont examinés par le CRT. Cela aidera à accroître l’uniformité et à faire en sorte que le CRT utilise son temps efficacement. Plusieurs facteurs à considérés sont identifiés dans les pages suivantes. Le chapitre 4.6.0 indique que le CRT effectue une identification préliminaire des enjeux potentiels. Pour chaque enjeu et projet associé, le CRT évalue le risque d’inobservation et décide d’effectuer un examen plus approfondi de la demande ou de l’accepter sans examen plus approfondi. Le CRT considère à la fois le risque d’inobservation et le caractère significatif de l’inobservation pour planifier et mener l’examen de façon efficace et pour déterminer la quantité d’efforts et de temps à consacrer à un enjeu donné. 

L’analyse du risque potentiel, effectuée en consultation avec l’EF et d’autres employés de l’ARC au besoin, formera la base du plan examen. Dans les cas simples, le CRT peut habituellement déterminer en même temps les enjeux d’inobservation éventuels et la portée de l'examen. Pour certaines demandes, le CRT pourrait devoir examiner en détail tous les enjeux éventuels. Toutefois, pour la plupart des demandes, les enjeux éventuels n’auront pas tous la même importance quant à l’inobservation de la Loi et des politiques de l’ARC. Dans de tels cas, le CRT évalue le potentiel d’inobservation et le caractère significatif de chacun de ces enjeux.

Le CRT utilise cette évaluation du risque pour décider de la portée de l'examen lorsqu’il prépare le plan d’examen. Ces décisions devraient tenir compte de la charge de travail du CRT et du fait que les dossiers, projets ou enjeux ne peuvent pas tous être examinés avec la même profondeur.

4.3.1.1 Facteurs influençant la portée de l'examen

Les facteurs pouvant avoir une influence sur la portée de l'examen pour le CRT comprennent :

La profondeur et la portée du plan d'examen devraient être suffisantes pour traiter tous les sujets d’inobservation importants. Néanmoins, une fois que le CRT entreprend l’examen, il devrait continuellement réévaluer le risque d’inobservation et ajuster son examen au besoin. Le niveau d’inobservation estimé permet de déterminer s’il est justifié de poursuivre l’examen ou d’y mettre fin plus tôt que prévu. S’il découvre une inobservation systémique, le CRT devrait envisager d’étendre son examen du dossier pour qu’il comprenne des projets ou des enjeux supplémentaires. Par contre, le CRT peut terminer son examen dès qu’il atteint un niveau de confiance raisonnable qu’il n’y a qu’un risque minimal d’inobservation dans la demande.

La Directive 2003-01R – Énoncé de politique programme de la RS&DE gestion du risque traitement des demandes indique qu’il n’est pas nécessaire d’examiner chaque projet dans une demande, ni que chaque projet soit examiné au même niveau de détail. Si le risque d’erreur importante est plus élevé, l’examen sera plus approfondi. Le chapitre 4.7.0 donne plus de détails à ce sujet.

Évaluer le risque de chaque enjeu préoccupant, et de ce fait déterminer la portée de l’examen, dépend de plusieurs facteurs et considérations. Ce travail doit être fait en fonction des caractéristiques de chaque cas et selon la charge de travail du CRT. Cette liste (dont une partie est tirée de la page 11 de la directive 2003-01R) présente certains des facteurs ou considérations qui indiquent un potentiel de risque plus élevé :

Les décisions concernant la portée de l'examen sont une question de jugement et doivent être coordonnées avec l'EF. Le CRT peut consulter le GRT s'il a besoin d'orientation à ce sujet. Les modifications importantes au plan d’examen (portée de l’examen) une fois que le plan a été approuvé par le GRT, nécessitent l’approbation du GRT.

4.3.2 Caractère significatif

Le caractère significatif est un point majeur à considérer dans l'évaluation du risque. L'ARC utilise un concept de caractère significatif semblable à celui qui est utilisé en comptabilité publique, du fait qu'elle reconnaît que certaines questions ont une plus grande incidence dans une situation donnée et nécessitent donc un examen plus approfondi. Le caractère significatif est normalement exprimé en termes monétaires soit comme un montant précis ou comme une partie ou un pourcentage de la demande totale.

Comme pour le risque, il n'y a pas de moyen exact de déterminer le caractère significatif. Il n'existe pas de formule établie qui puisse être appliquée automatiquement par le CRT. Le caractère significatif devrait être évalué en fonction de chaque cas. Cela est une question de jugement professionnel et peut faire l'objet d'une discussion avec l'EF et/ou le GRT.

Le CRT devrait toujours être attentif aux circonstances qui peuvent changer un élément qui n'est apparemment pas significatif en un élément significatif et vice versa. À mesure que le CRT obtient de nouveaux renseignements concernant le dossier, il devrait être préparé à réviser la portée de l'examen et ce, à tout moment au cours du processus d'examen, et non seulement à l'étape de la planification.

Voici certains facteurs à prendre en considération pour déterminer le caractère significatif :

4.4.0 Autres considérations relatives à la planification

La planification de l'examen de certaines demandes exigera la considération d'exigences supplémentaires. En voici quelques-unes :

4.5.0 Demandes comportant un grand nombre de projets

Lorsqu’une demande comprend un grand nombre de projets, il peut ne pas être possible d’examiner chaque projet au même niveau à cause de plusieurs contraintes, incluant les contraintes de temps et de coûts.

Pour faire face à de telles situations, la première étape est généralement de déterminer si le demandeur a une compréhension claire de la définition d’un projet de RS&DE. En guise de point de départ, il est préférable de demander au demandeur d’expliquer sa propre façon de structurer sa demande. Si on détermine que le demandeur comprend mal le concept d’un projet de RS&DE, le CRT peut travailler avec le demandeur pour mieux définir les projets et ensuite effectuer l’examen. Par exemple, il est possible que plusieurs projets, chacun étant constitué d’activités de pratique courante, puissent avoir été demandés comme étant des projets de RS&DE alors qu’ils sont tous reliés à la même tentative de réaliser un avancement technologique à un niveau plus haut ou différent. Dans ce cas, le CRT devrait travailler avec le demandeur pour mieux définir le(s) projet(s) et ensuite effectuer l’examen.

Si cette première étape n’est pas efficace, alors la seconde étape sera d’appliquer la stratégie de regroupement décrite ci-dessous.

L’ARC ne soutien pas l’extrapolation directe des déterminations faites sur un échantillon aléatoire à l’ensemble des projets demandés. Cependant, l’approche visant à regrouper les projets selon des attributs communs (comme un problème technologique commun, une plateforme technologique commune, un enjeu commun, etc.) et extrapoler les déterminations d’un échantillon de projets au reste des projets du groupe, est une approche acceptable.

Les attributs communs devraient être basés sur des faits communs à chacun des projets du groupe et doivent être reliés aux enjeux initialement identifiés par le CRT.

La stratégie d’examen permet au CRT d’effectuer des déterminations pour un grand nombre de projets sans effectuer un examen approfondi de chacun d’entre eux. Ce concept est illustré ci-dessous.

Prenons pour exemple un cas où le CRT examine une demande comportant 100 projets. Le CRT sélectionne aléatoirement vingt (20) projets pour un examen détaillé, et conclut qu’il n’y a pas de RS&DE pour 60% (12 sur 20) de ces projets. Le CRT extrapole ensuite les résultats de cet échantillon aléatoire et conclut que, sur les mêmes principes, il n’y a pas de RS&DE pour 60 projets sur 100. Cette conclusion ne serait pas supportable, à l’exception des déterminations faites pour les 12 projets qui ont été examinés, puisque la justification pour les 48 projets déterminés comme n’étant pas admissibles n’est pas valide ni supportable. Il n’y a pas de lien entre la non-admissibilité d’un des projets examinés et la non-admissibilité d’un projet n’ayant pas été examiné.

Maintenant, dans la même situation, supposons que les 100 projets demandés sont logiquement divisés en cinq groupes possédant des attributs communs, et que quatre projets sont examinés dans chaque groupe. Si le CRT détermine qu’il n’y a pas de RS&DE dans tous les projets examinés pour trois des cinq groupes, mais qu’il y a de la RS&DE dans les deux autres groupes, alors il y a une justification logique et supportable pour conclure qu’il n’y a pas de RS&DE dans tous les projets des trois groupes pour lesquels la détermination était qu’il n’y a pas de RS&DE dans les projets échantillonnés. De la même façon, il y a une justification logique et supportable pour conclure qu’il y a de la RS&DE dans tous les projets des deux groupes pour lesquels la détermination était qu’il y a de la RS&DE dans les projets échantillonnés. 

Selon une évaluation du risque (discutée au chapitre 4.3), tous les projets appartenant à un groupe pourraient être acceptés tels que soumis après un examen limité d’un échantillon de projets dans le groupe, si cet examen limité n’a pas permis d’identifier des enjeux préoccupants. Pour les autres groupes, le CRT peut examiner un échantillon de projets dans chaque groupe et extrapoler les déterminations à tous les projets du même groupe.

Si un même enjeu se retrouve dans plusieurs projets, il peut être possible de poser au demandeur une même série de questions ou de demander la même documentation pour chacun des projets dans un groupe. Le caractère supportable des résultats de l’examen sera déterminé si les renseignements obtenus et examinés par le CRT pour chaque projet dans le groupe sont suffisants pour supporter les déterminations. Voir le chapitre 5.11.0 si le demandeur ne soumet pas suffisamment de renseignements pour que le CRT puisse faire des déterminations.

Le CRT devrait expliquer la méthodologie de l’examen au demandeur et soumettre la justification utilisée pour le regroupement, préférablement au début du processus d’examen.

Une bonne pratique pour le CRT consiste à travailler avec le demandeur au moment de proposer la stratégie de regroupement.

Si le demandeur n’est pas d’accord avec l’approche du CRT, il devrait expliquer pourquoi l’approche du CRT pour regrouper les projets n’est pas valide.

Le demandeur peut s’objecter à une tentative de regroupement des projets. Si c’est le cas, le CRT devrait expliquer au demandeur que l’autre alternative, soit l’examen de tous les projets, demanderait un investissement important en termes de temps et de ressources pour toutes les parties concernées. Le CRT devrait expliquer que le regroupement permet de compléter l’examen en temps opportun, ce qui est un objectif pour les deux parties.

Lorsque le demandeur ne coopère pas, le CRT devrait obtenir l’approbation du GRT avant de poursuivre l’examen selon la stratégie de regroupement prévue. Le CRT doit documenter la stratégie, la justification et la décision, et communiquer le tout au demandeur en temps opportun.

4.6.0 Analyse de l'information et identification des enjeux de l'examen

Cette étape est le cœur du processus de planification de l’examen. En général, elle comprend un processus itératif de cueillette et d’analyse de l’information technique, l’identification et la demande des renseignements techniques nécessaires ainsi que l’identification des enjeux à examiner. Les enjeux sont des questions se rapportant à certains aspects de l’observation dans la demande. Les enjeux doivent ultimement être résolus avant que l’examen ne soit terminé. Dans le contexte du MED, « résoudre » un enjeu signifie que le CRT doit prendre une décision quant au résultat de l’enjeu. Cela ne signifie pas que le CRT et le demandeur doivent être d’accord.

Généralement, le processus d’analyse de l’information débute par un examen et une analyse des dossiers TF98 actuels et antérieurs et de l’information reçue de la fonction de contrôle. Pour les dossiers ayant fait l’objet d’examens antérieurs, une révision de l’information provenant de ces examens antérieurs devrait être incluse dans la planification et la préparation de l’examen. Cette révision doit également inclure l’information provenant des EPP et du service de chargé de compte. Le CRT déterminera ensuite toute l’information manquante ou nécessaire et tentera de l’obtenir, incluant l’envoi d’une demande de renseignements au demandeur. L’analyse de ces nouveaux renseignements pourrait modifier les enjeux de l’examen. À l’étape de planification de l’examen, avant de terminer le plan d’examen, le CRT communique avec l’EF pour commencer à coordonner leur examen. Des consultations avec le GRT et/ou avec des collègues qui pourraient être familiers avec les travaux demandés peuvent également se faire à l’étape de la planification. Dans certaines situations (demandes importantes, partenariats ou entreprises comportant plusieurs départements ou divisions), l’examen peut impliquer une équipe incluant un ou plusieurs EF, d’autres CRT, des ESNT, des consultants externes, le GRT, le GEF, le chargé de cas des dossiers importants (CCDI) et d’autres BSFC. Les activités de tous ces intervenants devront être planifiées et coordonnées.

Au moment d’identifier les enjeux, le CRT devrait tenir compte des situations difficiles rencontrées précédemment avec le demandeur, particulièrement de tout enjeu resté en suspend à la suite d’examens antérieurs ou des recommandations faites au demandeur durant un SCAND, puisque ces enjeux pourraient devoir être examinés dans l’année courante. D’autres facteurs à considérer incluent des demandes pour d’autres années associées, des avis d’opposition ou des procédures judiciaires, ou des partenariats.

Le CRT peut identifier des enjeux non scientifiques qui pourraient influencer le processus d’examen, comme une faillite du demandeur.  Si tel est le cas, le CRT devrait consulter le GRT et/ou l’EF. L’annexe A.6 « Situation spéciales » discute les façons de traiter ces situations. 

Plusieurs enjeux peuvent se rapporter à un projet, ou un enjeu peut s’appliquer à plusieurs projets. Il est important d’identifier les enjeux communs qui s’appliquent clairement à plusieurs projets au moment d’établir la portée de l’examen, puisqu’il pourrait être possible de résoudre les enjeux en limitant l’examen à un groupe de projets sélectionnés avec soin et dans lesquels l’enjeu commun est présent (discuté au chapitre 4.5.0).

Certains enjeux de l’examen peuvent s’étendre à l’ensemble de la demande.  Il n’est alors pas nécessaire de les identifier spécifiquement pour chaque projet. Par exemple, la description de projet peut montrer que le demandeur ne comprend pas bien la distinction entre la RS&DE et les travaux courants. Ainsi, l’examen pourra inclure, au moins au départ, l’identification de la justification utilisée par le demandeur pour construire sa demande.  Il peut ne pas être possible d’identifier d’autres enjeux avant que celui-ci ne soit résolu. 

4.6.1 Enjeux d'examen

Tel que mentionné au chapitre 2.5.3, l’admissibilité réfère aux travaux qui sont conformes à la définition de la RS&DE au paragraphe 248(1) de la Loi. La politique sur l’admissibilité utilise cinq questions (présentées au chapitre 2.5.4) pour déterminer si des travaux sont de la RS&DE.

Lorsqu’un enjeu concerne directement une question d’admissibilité de base, l’examen devrait d’abord se concentrer sur ces enjeux d’admissibilité spécifiques. Par exemple, la question de fond pourrait être d’établir la base de connaissances du demandeur au début des travaux demandés. Un autre exemple pourrait être de déterminer si les travaux demandés visaient à réaliser un avancement technologique. Puisque la résolution de ces enjeux affecte directement l’admissibilité de base d’un projet, la résolution de ces enjeux sera généralement la première priorité de l’examen.

Le CRT devrait effectuer son examen technique de façon à réduire ou éliminer le doute concernant le fait que les projets sélectionnés comportent ou non de la RS&DE (étape 1 de la politique sur l’admissibilité).

Une fois que le CRT a déterminé qu’il y a de la RS&DE (étape 1 de la politique sur l’admissibilité), il peut exister d’autres enjeux à résoudre liés à l’étendue des travaux admissibles (étape 2). Ces enjeux incluent, mais ne sont pas limités, les questions liées au début et à la fin du projet de RS&DE, les travaux de soutien et exclus, les biens et les cycles de production. Le CRT, en coordination avec l’EF, résoudra ensuite les enjeux les plus significatifs selon les principes de l’évaluation du risque. Cependant, il est important de noter que les enjeux se rapportant à l’étape 2 de la politique sur l’admissibilité des travaux (étendue des travaux admissibles) ne doivent jamais être traités sans avoir d’abord déterminé qu’il y a de la RS&DE. En d’autres mots, le CRT doit toujours établir d’abord la présence de RS&DE (étape 1 de la politique sur l’admissibilité) avant de traiter des enjeux liés à l’étendue de la RS&DE.

On doit également noter que tous les enjeux peuvent ne pas être évidents ou apparents à l’étape de planification. Certains d’entre eux peuvent apparaître seulement plus tard dans l’examen. De plus, on doit noter que bien que les observations et les commentaires de la fonction de contrôle constituent une première étape utile dans la planification de l’examen, ils ne représentent que le point de départ. Il peut exister plus d’enjeux que ceux identifiés par la FC.

Le diagramme suivant illustre le processus qui devrait être utilisé pour résoudre les enjeux :

Organigramme illustrant la résolution des enjeux

Ce schéma illustre la méthodologie en 2 étapes que les CRT doivent utiliser pour déterminer si les travaux respectent la définition de la RS&DE.

Premièrement, on doit déterminer s’il y a de la RS&DE; il s’agit de l’étape 1 et cette étape nécessite de déterminer si la réponse à chacune des 5 questions est « oui » ou « non ». Il est important pour le CRT de comprendre comment et pourquoi la RS&DE est effectuée en travaillant avec les demandeurs pour bien comprendre les travaux.  Souvenez-vous que les 5 questions sont inter-reliées et doivent être considérées comme un tout. Est-ce que les réponses sont cohérentes les unes avec les autres? Le CRT doit également se souvenir que toutes les réponses doivent être « oui » pour conclure qu’il y a de la RS&DE et continuer à l’étape 2 et que, si toutes les réponses sont « oui », ils peuvent identifier les incertitudes et avancements précis avant de continuer avec l’étape 2.

La deuxième partie du schéma illustre les différentes parties constituant l’étape 2 : là où l’étendue des travaux admissibles est déterminée. L’étape 2 implique d’inclure les travaux de soutien, qui sont définis à l’alinéa 248(1)(d), et d’exclure les travaux définis aux alinéas 248(1)(e-k). Le principal facteur qui distingue les travaux de soutien des travaux exclus est leur raison d’être; pourquoi l’activité a-t-elle été effectuée et quelle quantité est requise.  L’étape 2 inclut également d’identifier les types de biens visés par la demande. Ces renseignements aideront l’EF à traiter les dépenses. De même, en ce qui concerne les cycles de production, à l’étape 2 le CRT doit déterminer s’ils sont requis, dans quelle partie des installations ont-ils été effectués, leur durée et les employés et les matériaux impliqués. De plus, le CRT doit déterminer le contexte des cycles de production. Est-ce que les cycles de production demandés constituent du DE+PE? Si non, alors ils constituent du DE+PC. Le contexte des cycles de production permet également d’aider l’EF à traiter les dépenses. Le contexte est fondé sur le risque technique, qui est établi à partir des considérations techniques et des preuves.

4.6.2 Examiner le projet de RS&DE et les activités du projet

Tel que mentionné dans la politique sur l’admissibilité, les demandeurs doivent demander leurs travaux en tant que projets de RS&DE, et les projets consistent en une ou plusieurs activités interreliées. Il est également important de noter que lorsqu’un projet de RS&DE a été correctement identifié, ce projet ne devrait pas être subdivisé en activités plus petites et possible non admissibles. Ainsi, le point de départ pour examiner les enjeux dans les projets est de considérer que ces « projets » existent au niveau décrit par le demandeur sur le formulaire T661. En résolvant les enjeux identifiés, le CRT devrait examiner les projets de RS&DE demandés dans leur intégralité plutôt que d’en séparer les différentes parties les constituants. Si un projet est subdivisé en parties isolées et déconnectées, il pourrait être difficile d’identifier de la RS&DE.

Cependant, il est possible que le demandeur n’ait pas identifié correctement le projet de RS&DE ou toutes les activités qui le constituent. Quelques possibilités incluent :

  1. Le demandeur demande tout le « projet commercial », soit les travaux requis pour atteindre un objectif commercial comme mettre au point un nouveau produit, et non pas un projet de RS&DE. Il y a, cependant, de la RS&DE mais certains travaux ne sont pas de la RS&DE.

  2. Les projets tels que demandés ne sont pas des projets de RS&DE, mais l’entreprise a séparé un projet de RS&DE en activités qui, en elles-mêmes, ne sont pas admissibles. La demande complète pourrait être un projet de RS&DE.

Ainsi, si tous les travaux demandés sous le projet de RS&DE ne sont pas directement à l’appui et proportionnels aux besoins des travaux nécessaires pour respecter la définition de la RS&DE, le CRT peut, pour ces exemples :

  1. Identifier les parties du projet demandé qui ne sont pas de la RS&DE puisque, même s’il y a un projet de RS&DE, le demandeur n’a pas identifié correctement toutes les parties le constituant.
  2. Travailler avec le demandeur pour identifier le projet de RS&DE, et déterminer quels travaux sont de la RS&DE, puisque le projet dans son ensemble n’est pas de la RS&DE.
  3. Travailler avec le demandeur pour un projet de RS&DE, et tenter de déterminer si possible si les projets demandés font partie de ce projet, ou s’il s’agit de travaux proportionnels aux besoins et appuyant directement les travaux de RS&DE.

D’un point de vue financier, cela nécessite également que les principes comptables et les contrôles internes du demandeur soient suffisants et appropriés pour appuyer l’attribution des coûts du projet. Le CRT doit donc coordonner son travail avec l’EF.

Si le demandeur ne collabore pas avec le CRT, ou s’il ne peut pas soutenir sa demande, le CRT devra répartir les activités pour allouer uniquement celles qui peuvent être soutenues, sur la base des faits disponibles, de son expérience professionnelle et de son expertise.

4.7.0 Méthodologies pour résoudre les enjeux

La prochaine étape du processus de planification consiste à déterminer la méthode suggérée pour résoudre les enjeux. Le CRT a probablement une bonne idée de la façon dont il résoudra les enjeux dès l’étape d’analyse de la planification. Dans la situation la plus simple, le CRT peut proposer la même méthodologie pour chaque enjeu de l’examen mais chaque enjeu peut nécessiter une approche différente. Trois méthodes fondamentales sont présentées pour résoudre les enjeux :

La méthode pour résoudre les enjeux est liée à l’évaluation du risque, tel que noté au chapitre 4.3.1.1. Une façon simple de lier l’évaluation du risque à la méthode est notée dans la liste suivante :

  1. Risque faible – Examen au bureau sans contact avec le demandeur.
  2. Risque moyen – Examen au bureau avec contact avec le demandeur.
  3. Risque élevé – Examen avec visite sur place.
  4. Impossible de déterminer le risque d’après les renseignements disponibles – Examen avec visite sur place.

4.7.1 Examen au bureau avec ou sans contact avec le demandeur

Dans certains cas, les enjeux identifiés par la fonction de contrôle ne sont pas, selon le CRT, des enjeux nécessitant un examen sur place et peuvent être résolus par le CRT sans communiquer avec le demandeur. Dans d’autres cas, certains enjeux peuvent être résolus en communiquant avec le demandeur (par téléphone ou par lettre). Les communications par téléphone sont recommandées pour des enjeux relativement simples, pour des questions de fait ou d’éclaircissement ou pour des demandes de renseignements simples. Il est recommandé de faire une demande par lettre dans les cas où les demandes sont plus longues ou complexes ou s’il est nécessaire de conserver un registre écrit de la demande. Le chapitre 5.5.0 donne plus d’information à ce sujet.

Lorsque l’information reçue en réponse à l’appel téléphonique ou à la lettre est suffisante pour résoudre l’enjeu, l’examen peut être terminé et le CRT documente ensuite les décisions prises et leur justification. Le chapitre 6 donne des détails sur les façons appropriées de documenter les décisions.

4.7.2 Examen avec visite sur place

Une visite sur place offre au demandeur une meilleure occasion d’expliquer ses travaux et est spécialement importante lorsqu’il apparaît à l’examen initial que certains des enjeux pourraient ne pas être réglés en faveur du demandeur. Il existe un certain nombre de raisons pouvant justifier une visite sur place :

4.7.3. Renvois et consultations

Dans certains cas, un renvoi officiel ou une consultation auprès des spécialistes du programme (par exemple, l’expert sectoriel national en technologie (ESNT) ou autre personnel de l’AC) ou la participation d’autres CRT peut être nécessaire. L’implication d’autres personnes peut être requise pour résoudre un enjeu, clarifier comment la politique peut s’appliquer aux faits du cas, ou en raison de la taille ou de la complexité de la demande. Sauf pour des consultations non officielles auprès de collègues de travail, si un renvoi ou une consultation officielle est nécessaire, le CRT devrait d’abord discuter de la situation avec son GRT. Le CRT doit avoir une autorisation de la gestion du BSFC avant d’entreprendre une consultation ou un renvoi officiel correspondant à l’une des catégories décrites ci-dessous. Le CRT suit les procédures locales pour toute consultation à l’extérieur de son équipe de travail. Comme les renvois et les consultations peuvent prendre un certain temps, le CRT devrait tenter de déterminer les besoins de consultations le plus tôt possible dans le processus, de préférence dans le plan d’examen.

L’outil de communication approprié (tels que les formulaires, les mémos ou les lettres) devrait être utilisé pour fournir les détails nécessaires à propos du renvoi ou de la consultation. Les raisons typiques pour demander un renvoi ou une consultation incluent :

4.7.3.1 Genres de renvois ou de consultations

Trois types de renvois sont possibles :

Tous les renvois et consultations font partie intégrante de l’examen et, par conséquent, leurs résultats sont documentés et conservés dans le dossier TF98. S’il y a une divergence par rapport aux conseils ou opinions reçus, elle devrait être expliquée ou justifiée sur un formulaire T2020, et le GRT devrait être consulté.

4.8.0 Préparation du plan d'examen écrit

La plupart des situations nécessitent la préparation d’un plan d’examen écrit, afin de décrire les enjeux de l’examen et la méthodologie pour les résoudre. Cependant, quelques situations ne nécessitent pas de plan d’examen écrit, tel que décrit ci-dessous.

4.8.1 Situations où un plan d'examen écrit peut ne pas être requis

Il existe un nombre limité de situations pour lesquelles un plan d’examen écrit pourrait ne pas être requis :

Dans les situations décrites ci-dessous, le CRT peut tout de même rédiger un plan d’examen écrit, et la gestion locale peut demander un plan d’examen écrit. Même dans les situations où un plan d’examen écrit n’est pas requis, le CRT doit tout de même documenter les raisons pour lesquelles le plan d’examen n’a pas été fait, le travail fait, quels étaient les enjeux (si applicable), comment les enjeux ont été résolus (si possible), les déterminations et autres décisions et leur justification.

4.8.2 Situations où un plan d'examen écrit est requis

Un plan d’examen écrit doit être rédigé pour chaque examen dans toutes les autres circonstances. Pendant l’élaboration du plan d’examen, le CRT peut communiquer avec le demandeur pour avoir des éclaircissements. Dans ce cas, le CRT documentera ces conversations dans un T2020 ou une note au dossier. Comme pour le reste de l’examen, la coordination avec l’EF est nécessaire.

Le niveau de détails requis dans le plan peut varier selon des facteurs tels que la taille de l’entreprise, la complexité des enjeux et la nature de l’examen. Un plan d’examen n’a pas besoin d’être long ou complexe. Il peut être aussi simple qu’une courte liste des enjeux à réviser ou même un seul enjeu, une simple liste des questions initiales que le CRT prévoit poser, et une simple description de la méthodologie d’examen prévue. Un dossier plus complexe pourrait nécessiter une procédure détaillée, une liste des dates de rencontre, des sujets à discuter, les noms du personnel de l’ARC et des représentants du demandeur, des lieux à visiter, des éléments à inspecter, etc. Un plan d’examen est un outil pour guider le CRT, sans le lier. Il indique les intentions du CRT sur la base de l’examen des renseignements disponibles dans la demande et des autres sources possibles, y compris les discussions préliminaires avec le demandeur, s'il y a lieu.

Comme l’indique le chapitre 5, il est possible que le travail réellement effectué durant l’examen diffère de ce qui était planifié, parce que de nouveaux renseignements obtenus durant l’examen peut soulever de nouveaux enjeux, particulièrement ceux qui ne peuvent être facilement identifiés dans le cadre de l’examen au bureau, ou feront en sorte que les enjeux existants deviendront non-pertinents ou non-significatifs à mesure que le niveau de risque augmente ou diminue. Ainsi, la portée de l’examen pourra être ajustée en conséquence durant l’examen. Les écarts au plan d’examen original, à mesure qu’ils se produisent au cours de l’examen, seront documentés au dossier TF98 en utilisant un formulaire T2020 ou le rapport d’examen de la RS&DE, s’ils surviennent plus tard. Lorsque les écarts au plan d’examen initial sont significatifs, il sera nécessaire de consulter le GRT et d’obtenir son approbation. En règle générale, il n’y a qu’un seul plan d’examen, et il suffit habituellement de documenter les changements qui y sont apportés plutôt que de réécrire le plan d’examen après chaque révision. Le CRT conserve le plan d’examen ainsi que toute révision qui y est apportée, s’il y a lieu, dans le dossier TF98.

Il n’y a aucun format requis pour le plan. Le CRT peut utiliser l’exemple fourni à l’annexe A.4. Certains bureaux ont mis au point des modèles devant être utilisés par les CRT. Cependant, la seule exigence est que le plan d’examen écrit constitue un document séparé qui doit comprendre les éléments suivants :

  1. L’identification du demandeur (nom, année d’imposition, numéro d’entreprise);
  2. L’identification du CRT et la date à laquelle le plan a été préparé;
  3. Une liste des enjeux scientifiques et des enjeux communs techniques-financiers déterminés avec le ou les projets associés. Cela comprend les enjeux déjà déterminés par la fonction de contrôle;
  4. Un aperçu de la portée de l’examen suggérée. Cela s’applique seulement si les enjeux ou projets ne seront pas tous examinés en détail. Expliquer le fondement de ce choix (certains détails de l’analyse du risque); et
  5. Un aperçu de la méthodologie proposée pour résoudre les enjeux. Il pourrait s’agir de quelques questions de base à poser, des renseignements à demander et examiner pendant une visite sur place, ou une demande de consultation.

Le plan d’examen est un document interne qui ne devrait pas être transmis au demandeur. Entre autres, il contient des renseignements concernant l’évaluation du risque. Dans la plupart des cas cependant, le plan d’examen sera disponible par l’AIPRP après l’envoi du projet de cotisation. On doit noter cependant que les éléments du plan d’examen qui sont importants pour le demandeur doivent être communiqués au demandeur au début de l’examen.

4.8.2.1 Travailler avec les demandeurs au cours du processus de planification de l'examen

 

Travailler avec les demandeurs au cours du processus de planification de l'examen

Un plan d’examen profite non seulement au CRT, mais aussi au demandeur. Il peut particulièrement aider les nouveaux demandeurs. Il aide à :

  • Établir la portée initiale de l’examen;
  • Assurer que le demandeur est au courant des préoccupations et qu’il comprend le processus d’examen; et
  • Assurer que le demandeur est préparé adéquatement pour l’examen et qu’il dispose de toutes les possibilités de répondre aux préoccupations du CRT.

Comme il est démontré au chapitre 4, la planification de l’examen implique de nombreux défis à prendre en considération, plus particulièrement lorsqu’on traite des demandes importantes ou de nombreux projets. C’est pourquoi le CRT ne devrait pas hésiter à communiquer avec le demandeur durant le processus de planification de l’examen pour clarifier des questions au sujet de la demande.

Tel que cela est mentionné au chapitre 5, une fois que les enjeux et la nécessité d’une visite sur place ont été établis, le CRT communiquera au demandeur les enjeux et l’approche proposée pour les résoudre. Toutefois, avant de ce faire, et même avant que le plan d’examen soit achevé, le CRT pourrait communiquer avec le demandeur s’il a besoin de lui poser quelques questions ou lui faire part de certaines de ses préoccupations et un aperçu du processus d’examen. Parfois, les préoccupations du CRT pourront être résolues plus tôt en donnant l’orientation et les conseils suivants au demandeur :

  • Suggérer au demandeur d’expliquer les travaux qui ont été exécutés et les raisons pour lesquelles ils ont été exécutés plutôt que d’essayer de démontrer comment ils correspondent aux trois critères d’admissibilité ou comment ils sont conformes à la définition donnée au paragraphe 248(1);
  • Expliquer comment cette approche peut correspondre à la méthode scientifique de base, c’est-à-dire la formulation d’une hypothèse, suivie de l’expérimentation, de l’analyse des résultats et de l’énoncé des décisions et comment elle peut donner une idée de chacun des trois critères d’admissibilité et des exigences du paragraphe 248(1) de la Loi . Par exemple, l’hypothèse établit si une incertitude scientifique ou technologique existe, l’expérimentation ou l’analyse définit le contenu scientifique ou technique et l’énoncé des décisions peut démontrer si le demandeur a tenté de réaliser un avancement de la science ou de la technologie;
  • Si le demandeur ne comprend pas, donner un exemple qui démontre votre point de vue;
  • Conseiller au demandeur d’utiliser l’outil de documentation décrit à l’annexe 2 du Guide pour le formulaire T661 pour recueillir et organiser les documents qui montrent quels travaux ont été exécutés, comment les travaux ont suivi la méthode scientifique de base et appuient les assertions faites dans la partie 2 du formulaire T661; ou
  • Discuter avec le demandeur pour identifier les personnes qui sont les mieux placées pour décrire le projet et répondre aux questions liées aux enjeux et aux points soulevés ci-dessus. Souligner l’importance que ces personnes soient disponibles lors de la rencontre avec le CRT. Indiquer au demandeur que ces personnes communiquent avec le CRT avant la rencontre si elles ont besoin d’explications sur les critères d’admissibilité, les politiques du programme de RS&DE ou le processus d’examen.

Le principe fondamental qui sous-tend le plan d’examen est que, si l’examen est bien planifié, coordonné et ciblé à l’avance, le CRT pourra communiquer les enjeux aux demandeurs à l’avance, pourra travailler avec eux avant l’examen afin de s’assurer que leur préparation est adéquate, ce qui permettra ainsi de compléter l’examen avec un nombre minimal de visites sur place et de représentations.

Dans le cadre de ce processus, il s’agit d’une bonne pratique de communiquer avec le demander peu de temps avant l’examen sur place afin de confirmer qu’il sera prêt, et afin d’aborder toute question qu’il pourrait avoir. Toute communication de la sorte devrait être documentée.

Il est entendu que travailler avec les demandeurs implique que, réciproquement, ceux-ci doivent travailler avec l’ARC. Les attentes mutuelles de l’examen doivent être claires. Ceci implique que les CRT expriment leurs attentes au demandeur, et précisent que ce dernier devra être prêt à répondre aux enjeux soulevés avant et pendant la visite sur place, avec le support du personnel approprié et en rendant disponible la documentation à l’appui prête à être consultée sur place, et qu’on s’attend à ce qu‘il respecte notre plan d’examen et mette en œuvre nos recommandations ayant trait aux enjeux soulevés, notamment la documentation déficiente. Consultez l’annexe A.8 pour les grandes lignes de ces attentes mutuelles. Ce document peut être donné aux demandeurs.

4.9.0 Approbation du plan d'examen

Le plan d’examen doit être approuvé par le GRT avant de débuter l’examen. Le GRT peut suggérer des enjeux d’examen supplémentaires, demander à ce que d’autres éléments soient ajoutés au plan d’examen ou suggérer que certains enjeux ne soient pas examinés en détail. L’objectif de l’approbation n’est pas d’examiner tous les détails du plan mais d’assurer que la portée globale de l’examen est adéquate. Le GRT peut déléguer cette approbation.

Il est également recommandé que le CRT informe et consulte le GRT dans certaines situations particulières qui pourraient influencer le processus d’examen ou les ressources du BSFC. Des exemples de telles situations incluent, mais ne se limitent pas, à la planification d’examen qui implique :

  1. Des demandes particulièrement importantes, complexes ou litigieuses;
  2. Des ressources humaines ou financières significatives, ou des dépenses de voyage importantes;
  3. Des consultations ou une coordination avec d’autres secteurs de l’ARC.

De plus, il est recommandé que les nouveaux CRT consultent le GRT de façon à ce que le GRT puisse fournir du soutien et de la formation aux nouveaux CRT.

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