Politique d'approvisionnement

Numéro de version : 4.3

Date de version : le 21 décembre 2023

Sur demande, cet instrument de politique d’entreprise (IPE) est offert en différents formats pour les personnes ayant une déficience visuelle (courriel Multiple Media-PAB / Format Substitut-DGAP (CRA/ARC)).

Table des matières

1. Date d'entrée en vigueur
2. Application
3. Instruments de politique d’entreprise connexes
4. Aperçu
5. Objectif et résultat
6. Exigences
7. Responsabilités et reddition de comptes
8. Examen et évaluation
9. Références
10. Demandes de renseignements
11. Historique des versions
12. Annexe A – Accords commerciaux et seuils financiers

1. Date d'entrée en vigueur

La Politique d'approvisionnement a été approuvée par le Conseil de direction (Conseil) et est entrée en vigueur le février 09 2021 (résolution du Conseil n^o 2020-2021-18).

Cette politique remplace la Politique d'approvisionnement de 2012.

Pour l’historique des versions de ce document, consultez la section 11.

2. Application

Cette politique s'applique aux employés de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à tout autre particulier qui est tenu de suivre les politiques de l’ARC. Il est obligatoire de la respecter.

Le Code d’intégrité et de conduite professionnelle souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les employés de l’ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l'ARC pour les politiques d'entreprise établissent les exigences relatives au respect des IPE.

Conséquences d’une non-conformité : le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

Pour aider à l’interprétation et la mise en œuvre de cette politique, certains termes clés sont définis dans le Glossaire d'approvisionnement et de la gestion des actifs.

3. Instruments de politique connexes

Cette politique découle du Cadre stratégique de l'ARC pour les politiques d'entreprise.

Cette politique est complétée par :

• Directive sur l’approvisionnement et responsabilité sociale d'entreprise (RSE)
• Directive sur l’examen de conformité en matière d'approvisionnement
• Directive sur l’intégrité des fournisseurs
• Directive sur la limitation de la responsabilité des entrepreneurs
• Directive sur le règlement extrajudiciaire des différends pour les contrats d'approvisionnement
• Directive sur les cartes d'achat
• Directive sur les marchés
• Directive sur les marchés conclus avec les anciens fonctionnaires
• Procédures sur la stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

Pour tout autre IPE connexe, consultez les Références.

4. Aperçu

L’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada (Loi sur l’ARC) donne à l’ARC, dans les limites précisées, le pouvoir de conclure des contrats, des ententes ou autres arrangements auprès de gouvernements, d’organisations ou d’agences publiques ou privées, ou de tout autre particulier, au nom de Sa Majesté du chef du Canada ou en son propre nom.. De plus, aux termes du paragraphe 30(1) de la Loi sur l'ARC, l'ARC a compétence dans les domaines liés aux grandes orientations administratives de l'ARC, ce qui comprend les politiques de l'ARC relatives à la fonction d'approvisionnement et de la passation des marchés.

La Politique d'approvisionnement donne une orientation sur les principes directeurs et les objectifs de l'approvisionnement à l'ARC, ainsi que sur les obligations en matière de gestion et d'établissement de rapports qui y sont liées.

Remarque : Même si Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a été renommé Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), TPSGC est utilisé tout au long de la politique, car il s’agit de sa dénomination sociale.

5. Objectifs et résultats

5.1 Objectif : Veiller à ce que le régime d'approvisionnement de l'ARC soit réceptif, efficient et rentable et à ce qu'il réponde aux besoins opérationnels et de gestion de l'ARC tout en considérant le développement durable.

5.2 Résultat : Les processus et activités d'approvisionnement de l'ARC seront conçus et réalisés en tenant dûment compte des exigences opérationnelles de l'ARC et de l'efficience et de l'économie ainsi que conformément à la loi et aux principes et obligations établis dans la présente politique.

6. Exigences

Pouvoir d’approvisionnement

6.1 En vertu de la Loi sur l’ARC, l’ARC a les pleins pouvoirs d’approvisionnement pour les biens, les services et la construction (voir la section Exceptions/restrictions ci-dessous).

6.2 Le pouvoir d’acquisition est délégué par le commissaire, sous réserve de certaines conditions et limitations, au moyen de l’instrument sur la Délégation des pouvoirs d’acquisition.

Exceptions/restrictions

6.3 Les articles 66 et 67 de la Loi sur l’ARC limitent le pouvoir d’approvisionnement de l’ARC en ce qui a trait aux marchés relatifs à la prestation de services juridiques. Ces marchés ne peuvent être conclus que par le procureur général du Canada ou avec son autorisation.

6.4 À l’exception des contrats d’urgence, aucun poste à l’ARC n’a reçu la délégation du pouvoir d’acquisition pour les besoins en matière de construction par le commissaire. Les besoins de construction et d’autres travaux connexes qui peuvent avoir des incidences sur les éléments de base de l’immeuble (p. ex. le chauffage, la ventilation, le conditionnement d’air, l’électricité, la plomberie et l’équipement mécanique) seront coordonnés par l’intermédiaire du centre d'expertise régional respectif des biens immobiliers et traités par TPSGC.

Principes

6.5 Le régime d’approvisionnement de l’ARC est conçu, géré et tenu à jour conformément aux principes clés suivants :

• 6.5.1 Les processus d’approvisionnement sont équitables, ouverts, transparents et fondés sur la concurrence, ils répondent aux attentes du public en lien avec la prudence et la probité et ils prévoient des exceptions limitées à l’appel d’offres concurrentiel, lorsque les circonstances justifient l’adoption d’une telle approche (voir la Directive sur les marchés).
• 6.5.2 Le meilleur rapport qualité-prix est assuré lors de l’acquisition des biens et des services nécessaires à l’appui des besoins opérationnels de l’ARC.
• 6.5.3 La surveillance et la gouvernance sont atteintes et appuyées par un programme robuste d’assurance de la qualité des marchés (voir la Directive sur l’examen de conformité en matière d’approvisionnement).
• 6.5.4 Les activités d’approvisionnement sont planifiées au moyen d’une approche axée sur les risques.
• 6.5.5 Les questions de sécurité liées à l’approvisionnement sont examinées et traitées de façon appropriée conformément aux politiques de sécurité de l’ARC (voir le Cadre de politiques pour le Programme de sécurité).
• 6.5.6 Les exigences en matière d’accords commerciaux et d’ententes sur les revendications territoriales, ainsi que toute autre loi fédérale, tout règlement ou toute autre politique qui peuvent s’appliquer sont respectées.
• 6.5.7 Les contrats avec d’anciens fonctionnaires ne sont conclus que dans l’intérêt public, et lorsque l’équité, la valeur et la transparence peuvent être garanties (voir la Directive sur les marchés conclus avec les anciens fonctionnaires).
• 6.5.8 Les questions relatives à l’indemnisation et à la limitation de la responsabilité sont abordées conformément à la Directive sur la limitation de la responsabilité des entrepreneurs.
• 6.5.9 Le cas échéant, et dans la mesure du possible, les principes de gérance environnementale et de cycle de vie sont pris en compte dans les approvisionnements de l’ARC afin d’appuyer et de renforcer les objectifs de l’ARC en ce qui a trait à l’environnement et au développement durable, comme il est indiqué dans la Stratégie de développement durable de l’ARC.
• 6.5.10 L’utilisation de la passation de commandes et des modes de paiement électroniques est maximisée afin d’atteindre des gains d’efficience administrative et des économies de coûts.
• 6.5.11 L’engagement de l’ARC envers la responsabilité sociale est respecté tel qu’il est décrit dans la Directive sur l’approvisionnement et responsabilité sociale d’entreprise (RSE).
• 6.5.12 Afin de réduire au minimum les recours longs et coûteux aux instances ou aux tribunaux administratifs, l’ARC offre un processus structuré de règlement extrajudiciaire des différends (RED), tel qu’il est décrit dans la Directive sur le règlement extrajudiciaire des différends.
• 6.5.13 Les Systèmes administratifs d’entreprise (SAE), en tant que système financier de l’ARC en place, sont utilisés dans le but d’enregistrer toutes les opérations applicables qui se rapportent à l’approvisionnement et de faciliter le respect des obligations d’établissement de rapports sur l’approvisionnement.
• 6.5.14 Les possibilités de collaboration dans le cadre des décisions en matière d’approvisionnement sont prises en compte.
• 6.5.15 Dans la mesure du possible, les contrats de l’ARC sont attribués uniquement aux entreprises qui respectent la loi et qui agissent avec intégrité (voir la Directive sur l’intégrité des fournisseurs).
• 6.5.16 Les obligations de production de rapports sont respectées conformément aux exigences en matière de divulgation proactive et d’accords commerciaux, ainsi qu’aux autres lois, règlements ou politiques fédérales qui s’appliquent.
• 6.5.17 L’accessibilité est prise en compte conformément aux lois, aux règlements ou aux politiques fédérales qui s’appliquent.

7. Responsabilités et reddition de comptes

7.1 Conseil de direction

• supervise l’organisation et l’administration de l’ARC, et la gestion de ses ressources, ses biens immobiliers, ses biens meubles, et ses contrats;
• approuve la présente politique.

7.2 Commissaire

• assure la surveillance de la haute direction pour le fonctionnement du régime d’approvisionnement de l’ARC;
• approuve la délégation des pouvoirs d’acquisition pour les postes de l’ARC.

7.3 Administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, Direction générale des finances et de l’administration (DGFA)

• effectue la surveillance de la gestion de la fonction d’approvisionnement de l’ARC;
• participe aux examens de l’approvisionnement, à l’approbation des contrats et à la gestion des risques;
• fait rapport de l’efficacité globale du système d’approvisionnement au commissaire et au Conseil de direction.

7.4 Agent supérieur du risque et sous-commissaire de la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques

• Fournit des conseils et une orientation à l’égard des méthodes et des pratiques de gestion des risques liées à la gestion d’approvisionnement afin d’assurer l’harmonisation avec le cadre de la gestion des risques de l’entreprise.

7.5 Sous-commissaires des directions générales et des régions

• soutiennent le fonctionnement efficace du régime d’approvisionnement de l’ARC en veillant à ce que leurs besoins en approvisionnement soient soigneusement gérés et priorisés, à ce que l’on détermine en temps opportun les exigences en matière d’approvisionnement et à ce que l’on fournisse les fonds connexes;
• assurent une surveillance efficace de leur organisation à l’égard de l’observation des exigences de la présente politique et des instruments à l’appui.

7.6 Directeur général de la Direction de l’administration

• est l’autorité fonctionnelle de l’approvisionnement à l’ARC, étant responsable des stratégies, des plans et des approches de gestion nécessaires afin de répondre aux exigences en matière d’approvisionnement de l’ARC ainsi que des obligations en matière de gestion, d’administration et d’établissement de rapports qui y sont liées.

7.7 Directeur général, Direction de la sécurité et des affaires internes

• soutient l’approvisionnement à l’ARC en donnant des conseils et en assurant des services d’enquête de sécurité dans le cas des contrats d’approvisionnement qui présentent un élément de sécurité.

7.8 Directeur général, Direction de l’administration financière

• soutient l’approvisionnement à l’ARC en assurant des services financiers pertinents et en donnant des conseils et une orientation fonctionnelle.

7.9 Autorités fonctionnelles

• Fournissent une orientation fonctionnelle relative à l’acquisition et à la gestion de ces produits compris dans leur domaine de responsabilité;
• Veillent à ce que la gestion des contrats respecte la politique et les processus d’approvisionnement, de même que leur orientation fonctionnelle et leurs processus.

7.10 Chargés de projet

• Veillent à ce que les exigences et les activités d’approvisionnement soient conformes aux exigences en matière de politique et de processus d’approvisionnement;
• Veillent à ce que la gestion des contrats soit conforme à la politique et aux processus d’approvisionnement, ainsi qu’à l’orientation et aux processus fonctionnels.

8. Examen et évaluation

La DGFA est responsable d’effectuer l'examen prévu de la politique tous les cinq ans, ainsi que tout examen ponctuel lorsque nécessaire.

Pour appuyer le processus d’examen, la DGFA identifiera et entreprendra des activités de surveillance et d’évaluation qui lui permettront de déterminer si la politique est efficace et respectée.

9. Références

La Politique d'approvisionnement est fondée sur les pouvoirs énoncés dans la disposition législative présentée ci-dessous.

Dispositions législatives

• Loi sur l’Agence du revenu du Canada
• Accords commerciaux (voir Annexe A - Accords commerciaux et seuils financiers)

Instruments et information connexes :

• Cadre de politiques pour le Programme de sécurité
• Cadre stratégique de l'ARC pour les politiques d'entreprise
• Code d’intégrité et de conduite professionnelle
• Délégation des pouvoirs d’acquisition
• Directive sur l’intégrité des fournisseurs
• Directive sur la limitation de la responsabilité des entrepreneurs
• Directive sur l'approvisionnement et responsabilité sociale d'entreprise (RSE)
• Directive sur le règlement extrajudiciaire des différends pour les contrats d'approvisionnement
• Directive sur les marchés
• Directive sur les marchés conclus avec les anciens fonctionnaires
• Directive sur l'examen de conformité en matière d'approvisionnement

10. Demandes de renseignements

Adressez toute demande de renseignements sur cette politique à : Directeur, Division de la gestion des enjeux, de la politique et de la conformité, DA, DGFA.

11. Historique des versions

Points saillants de la Révision 01 (Version 2.0) :

Effectuer les modifications suivantes :

• À la section 3 (Introduction), insérer un nouveau paragraphe 3.1 qui reflète l'information originalement incluse dans la section 7.3 Autorité fonctionnelle – approvisionnement et renuméroter les sections 3.1 et 3.2 pour 3.2 et 3.3.
• À la section 7 (Exigences de la politique) :
  • Enlever la section 7.3 « Autorité fonctionnelle – approvisionnement » et renuméroter section 7.4 pour 7.3.
  • Insérer une sous-section 7.3.9 qui ajoute un principe clé concernant l'approvisionnement et la Responsabilité sociale d’entreprises (RSE).
• À la section 11 (Références), ajouter une nouvelle référence – « Directive sur l'approvisionnement et responsabilité sociale d’entreprises ».

Points saillants de la Révision 03 (Version 2.2) :

Changements administratifs afin d'incorporer l'Accord de libre-échange Canada-Pérou (ALÉCP) et d'ajouter le paragraphe 4 à l'annexe A pour clarifier l'application des engagements de « transparence supplémentaire » en ce qui concerne l'Accord de libre-échange Canada-Chili (ALÉCC).

Points saillants de la version 2.4 :

Effectuer les changements administratifs suivants :

• Modifier l'annexe A pour ajouter l'Accord de libre-échange Canada-Colombie (ALÉCCo) qui est entré en vigueur le 15 août 2011;
• Donner suite à l'approbation du Conseil de direction du Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis (résolution du Conseil no. 2011-2012-04, le 8 juin 2011) et à l'annulation de la Politique sur la structure des programmes de gestion du matériel et la Politique sur la gestion du cycle de vie du matériel.

Points saillants de la version 3.0 :

Effectuer les changements suivants :

• Modifications afin de déterminer le lien pertinent entre le nouveau Cadre d'intégrité de l'ARC et les activités d'approvisionnement de l'ARC, et de s'assurer que la politique de l'ARC est harmonisée avec les changements qui ont été récemment apportés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en ce qui concerne le fait d'attribuer des contrats uniquement aux sociétés qui respectent la loi et agissent avec intégrité.
• Ajout d'un nouveau principe afin de renforcer et d'améliorer la gestion des contrats d'approvisionnement auprès d'anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension, conformément à la nouvelle orientation émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor le 31 octobre 2012.
• Clarification liée au pouvoir d'acquisition en cas d'urgence; c.-à-d. préciser qu'un tel pouvoir peut nécessiter l'acquisition de services liés à la construction.
• Modifications au contenu et à la présentation par souci de conformité aux exigences en matière de gabarits fonctionnels de l'ARC.

Points saillants de la version 4.0 :

Effectuer les changements suivants :

• À la section 6, ajout des principes liés à la collaboration, à l’établissement de rapports et à l’accessibilité.
• À la section 7, ajout du Conseil, du sous-commissaire de la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques, des autorités fonctionnelles, des chargés de projet, ainsi que de leurs rôles et responsabilités.
• Simplification du contenu et mise à jour du format afin de se conformer aux exigences du modèle d’entreprise de l’ARC.

Points saillants de la version 4.1 :

Effectuer les changements administratifs suivants :

• Modifier l'annexe A pour incorporer l'Accord de continuité commerciale Canada-Royaume-Uni (ACC Canada-R.-U.) qui est entré en vigueur le 1er avril 2021, et les seuils des accords commerciaux mis à jour à compter du 1er janvier 2022.

Points saillants de la version 4.2 :

Effectuer le changement administratif suivant :

• Modifier l'annexe A afin d’ajouter que le Royaume-Uni a rejoint l'Accord de Partenariat transpacifique global et progressiste (PTPGP) le 16 juillet 2023.

12. Annexe A – Accords commerciaux et seuils financiers

Consultez l’Annexe A – Accords commerciaux et seuils financiers