Lettre de recommandations pour l’audit des contrôles de base de l’Agence de la consommation en matière financière du Canada

i) Délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses.

Les instruments de délégation des pouvoirs sont adéquats et à jour, et ils ont été approuvés conformément à la Directive.

La matrice de délégation des pouvoirs de signature des documents financiers a été approuvée par le commissaire le 4 décembre 2015 et a été approuvée par le ministre des Finances. Bien que l’approbation du ministre des Finances n’ait pas été datée, l’ACFC a reçu l’approbation le 11 février 2016, ce qui était au cours de la période de 90 jours requise suivant l’arrivée du nouveau ministre.

De plus, la matrice de délégation des pouvoirs de signature des documents financiers cadre avec la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements. Elle s’harmonise aussi avec les limites prévues dans la Politique sur les marchés.

De plus, les contrôles de cartes de signature ont fait l’objet d’un examen en fonction des cartes de signature qui faisaient partie de l’échantillon. On a relevé les exceptions suivantes :

• les cartes de spécimen de signature ont été authentifiées par l’adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF), et elles comportaient une date d’entrée en vigueur. De plus, les pouvoirs accordés sur les cartes s’harmonisaient avec la matrice de délégation des pouvoirs financiers. Toutefois, étant donné qu’aucune carte ne comportait une date d’« approbation », il a été impossible de déterminer clairement la date à laquelle la nomination de chaque titulaire avait été approuvée par son supérieur;
• il n’y avait aucune preuve d’un examen officiel annuel des cartes de spécimen de signature.

Non respecté

ii) Apprentissage, formation et perfectionnement.

Les employés reçoivent la formation requise, en conformité avec les exigences applicables à la gestion financière, à la passation de marchés et aux ressources humaines.

• dans le cas de deux dossiers examinés, la documentation n’a pas été fournie pour démontrer le moment où la personne avait suivi la formation appropriée;
• dans le cas de trois des dossiers examinés, la formation obligatoire ou la formation de revalidation avait cessé d’avoir effet et une revalidation était donc requise;
• dans le cas de neuf dossiers examinés, l’ACFC a déclaré que les personnes avaient suivi la formation obligatoire à l’interne avant d’exercer leur pouvoir délégué. Toutefois, aucun document à l’appui n’a été fourni pour démontrer le moment où la formation obligatoire avait été suivie.

Non respecté

Recommandation

1. L’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC) devrait veiller à ce que les processus opérationnels de délégation soient améliorés et qu’ils soient toujours exécutés conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor. L’ACFC devrait aussi veiller à ce que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier afin de confirmer que :

• toutes les cartes de spécimen de signature portent la date à laquelle la personne dûment autorisée a délégué des pouvoirs financiers au titulaire;
• les pouvoirs de signature en matière financière ont fait l’objet d’un examen officiel annuel et, s’il y a lieu, qu’ils ont été mis à jour;
• tous les employés à qui ont été délégués des pouvoirs de signature en matière financière ont reçu la formation obligatoire prévue avant d’exercer leurs pouvoirs.

Conformité globale : Non respecté

(i) Le ministère a établi pour la gestion financière une solide structure de gouvernance qui favorise une gérance prudente des ressources publiques dans le cadre de l’exécution du mandat de l’organisation.

Le ministère a établi pour la gestion financière une solide structure de gouvernance qui favorise une gérance prudente des ressources publiques dans le cadre de l’exécution du mandat de l’organisation.

Le budget organisationnel a été établi pour l’exercice 2016-2017; il cadre avec le plan d’entreprise et se rapporte directement au résultat stratégique de l’ACFC.

Le budget pour l’exercice 2016-2017 a été approuvé dans le cadre du plan d’entreprise de l’ACFC. L’Agence élabore son plan d’entreprise triennal, qui indique les priorités, les stratégies et les mesures stratégiques. En fonction du plan d’entreprise, les directions élaborent leurs produits livrables, les activités connexes et les budgets.

Le budget est réparti par centre de responsabilité ministérielle et est subdivisé par poste de dépense. Les écarts entre les montants réels et budgétés sont analysés par chaque centre de responsabilité, et l’analyse des écarts mensuels est transmise au dirigeant principal des finances (DFP). Au milieu de l’exercice, un budget révisé en fonction des chiffres réels et des besoins prévus à la fin de l’exercice est présenté pour approbation au commissaire.

L’ACFC utilise également un outil de prévisions salariales qui répartit les salaires par centre de responsabilité et par équivalent temps plein.

Les risques ministériels sont examinés périodiquement de manière informelle et de façon formelle tous les ans dans le contexte du cadre de gestion des risques de l’entreprise et en vue de son exercice de planification organisationnelle.

Respecté

Recommandation : Aucune

Conformité globale : Respecté

i) L’attribution des cartes d’achat fait l’objet de contrôles, et les détenteurs de carte ont reconnu par écrit leurs obligations et responsabilités.

Dans le cas d’une transaction de titulaire de carte examinée, il n’y avait aucun formulaire de demande de carte d’achat au dossier et il n’y avait aucun document pour démontrer que le titulaire de carte d’achat reconnaissait les responsabilités et les obligations avant de recevoir la carte d’acquisition du coordonnateur.

Non respecté

ii) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses d’après la valeur prévue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de 23 des 29 transactions applicables examinées, la disponibilité des fonds au titre des engagements avait été certifiée par une personne dûment autorisée, avant l’engagement des dépenses à la valeur prévue. On a relevé les exceptions suivantes :

• dans le cas de deux transactions examinées, aucun document d’approbation préalable ne figurait dans le dossier;
• dans le cas d’une transaction examinée, les dépenses avaient été approuvées par une personne dont le pouvoir délégué était échu;
• dans le cas d’une transaction examinée, l’approbation n’était pas datée, et il a donc été impossible de déterminer si l’approbation avait été fournie avant l’achat;
• dans le cas de deux transactions examinées, la dépense n’avait pas été approuvée avant l’événement;

Veuillez voir la recommandation 7

Non respecté

iii) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l’exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de 38 des 40 transactions applicables, la vérification des comptes avait été exécutée par une personne dûment autorisée, effectuée en temps opportun, et l’exactitude des demandes de paiement avait été vérifiée. On a relevé les exceptions suivantes :

• dans le cas d’une transaction examinée, la dépense attestée n’avait pas été bien étayée par des preuves d’exécution et de coût;
• dans le cas d’une transaction examinée, la vérification des comptes n’avait pas été effectuée en temps opportun.

Veuillez voir la recommandation 8

Respecté en partie

iv) Le paiement et le règlement sont effectués par une personne dûment autorisée, pour le montant exact et sont versés au bon fournisseur en temps opportun (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Ce critère n’a pas été évalué puisqu’il a été effectué par le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF).

Sans objet

v) Les cartes doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales et aux frais d’accueil préalablement approuvés.

Dans le cas de 38 des 40 transactions applicables examinées, les cartes servaient exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales et aux frais d’accueil préalablement approuvés. L’exception suivante a été relevée :

• dans le cas de deux transactions examinées, la justification au dossier n’était pas suffisante pour démontrer le besoin opérationnel qui expliquait les achats.

Respecté en partie

Recommandation

2. L’ACFC devrait veiller à ce que les documents pertinents concernant les cartes d’achat soient conservés au dossier, permettant ainsi, d’une part, de justifier l’émission, l’approbation et la modification de ces cartes ainsi que la reconnaissance des responsabilités par le détenteur de la carte d’achat et, d’autre part, de prouver que les achats effectués au moyen de ces cartes sont des dépenses engagées dans le cadre d’activités gouvernementales.

Conformité globale : Critère respecté en partie

Un total de 37 dossiers d’approvisionnement a été examiné. Parmi ceux-ci, huit étaient non concurrentiels, trois étaient concurrentiels, 20 dossiers d’approvisionnement se rapportaient à l’utilisation des offres à commandes, des arrangements en matière d’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada ou ont été attribués à Services partagés Canada et six dossiers étaient sans contrat payé par une carte d’achat.

i) Stratégie d’acquisition non concurrentielle (le mode d’approvisionnement englobe le marché à fournisseur unique)

La documentation figurant au dossier justifie le recours à des marchés non concurrentiels conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État.

• dans le cas de cinq dossiers examinés, le dossier ne comportait aucun énoncé de travail défini au préalable;
• dans le cas de trois dossiers examinés, la justification au dossier pour l’attribution d’un contrat à un fournisseur unique n’était pas consignée ou corroborée de façon appropriée;
• dans le cas de trois dossiers examinés, l’analyse du meilleur rapport qualité-prix ne figurait pas au dossier ou l’analyse réalisée n’était pas considérée comme suffisante.

Non respecté

ii) Stratégie d’acquisition

(les modes d’approvisionnement englobent les marchés, les offres à commande et les arrangements en matière d’approvisionnement).

Des procédures d’appel d’offres appropriées sont employées dans les bonnes circonstances.

Dans le cas de 28 des 37 dossiers de passation de marchés examinés, le processus d’appel d’offres approprié pour les soumissions avait été employé dans les bonnes circonstances. L’exception suivante a été relevée :

• dans le cas de neuf dossiers examinés, le mécanisme d’approvisionnement approprié n’avait pas été employé.

Non respecté

iii) Stratégie d’acquisition concurrentielle

(les modes d’approvisionnement englobent les marchés, les offres à commande et les arrangements en matière d’approvisionnement).

Les critères d’évaluation des soumissions sont communiqués dans les documents de la demande de propositions et servent à sélectionner les entrepreneurs selon une approche ouverte, équitable et transparente.

Dans le cas de 2 des 3 dossiers de passation de marchés concurrentiels applicables examinés, les critères d’évaluation des soumissions avaient été fournis dans les demandes de propositions (DDP), et avaient permis de sélectionner l’entrepreneur de manière ouverte, juste et transparente. L’exception suivante a été relevée :

• dans le cas d’un dossier examiné, aucun rapport d’évaluation ne figurait au dossier pour justifier la sélection du fournisseur.

Non respecté

iv) Engagement des dépenses : La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses d’après la valeur prévue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de 31 des 35 dossiers de passation de marchés applicables examinés, la disponibilité des fonds au titre des engagements avait été certifiée par une personne dûment autorisée, avant l’engagement des dépenses, et ce, à la valeur prévue. On a relevé les exceptions suivantes :

• dans le cas de deux dossiers examinés, aucun document concernant l’approbation de l’engagement des dépenses ou l’attestation en vertu de l’article 32 ne figurait au dossier; par conséquent, il n’a pas été possible de déterminer si la dépense avait été approuvée par l’autorité appropriée;
• dans le cas d’un dossier examiné, les dépenses n’avaient pas été approuvées avant l’octroi du contrat;
• dans le cas d’un dossier examiné, il ne pouvait pas être déterminé si l’engagement avait été enregistré à la valeur prévue.

Veuillez voir la recommandation 7

Respecté en partie

v) Gestion des marchés :

Les marchés et les modifications aux marchés sont approuvés avant la réception des biens ou des services et l’expiration du marché d’origine, et des pièces justificatives sont conservées dans les dossiers.

• dans le cas d’un dossier examiné, les exigences de sécurité n’étaient pas abordées de manière à assurer le respect des dispositions de la Politique sur la sécurité du gouvernement;
• dans un dossier examiné, les marchés ont été attribués rétroactivement pour les services qui avaient déjà été fournis sans marché;
• dans le cas d’un dossier examiné, une modification au marché ne figurait pas au dossier;
• dans le cas de cinq dossiers examinés, les modifications aux marchés n’étaient pas correctement justifiées et corroborées;
• dans le cas d’un dossier examiné, la modification au marché était soulevée avant l’octroi du marché.

Non respecté

vi) La vérification des comptes est exécutée par une personne dûment autorisée, est effectuée en temps opportun et vérifie l’exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de 29 des 36 dossiers de passation de marchés applicables examinés, la vérification des comptes avait été exécutée par une personne dûment autorisée, appuyée par une preuve d’exécution et effectuée en temps opportun. Certains dossiers avaient de multiples problèmes de conformité :

• dans le cas de trois dossiers examinés, la dépense attestée n’avait pas été bien étayée par des preuves d’exécution et/ou un coût;
• dans le cas de cinq dossiers examinés, la vérification des comptes n’a pas été réalisée en temps opportun puisqu’elle a été effectuée plus de 30 jours suivant la réception de la facture du fournisseur.

Veuillez voir la recommandation 8

Veuillez noter que, selon l’audit, deux transactions ont été approuvées par une personne qui avait assumé des tâches incompatibles. Pour les modifications à la passation de marchés et aux marchés, il a été noté deux cas dans lesquels la personne dûment autorisée à passer des marchés avait effectué la vérification de comptes, ce qui a entraîné un manque de séparation des tâches selon la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses. L’ACFC a déclaré qu’en raison de la taille de l’organisation et de la limite des rôles et des responsabilités, l’Agence avait une responsabilité de disponibilité pour le gestionnaire des Services administratifs en cas d’urgence afin de s’assurer de la continuité des activités. L’ACFC a également surveillé tous les ans ces conflits associés à la séparation des tâches et a préparé des déclarations annuelles. Il n’y a aucune incidence sur la conformité; toutefois, une recommandation a été incluse afin de régler le conflit de tâches.

Non respecté

vii) Le paiement et le règlement sont effectués par une personne dûment autorisée, pour le montant exact et sont versés au bon fournisseur en temps opportun (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Ce critère n’a pas été évalué puisqu’il a été effectué par le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF).

Sans objet

viii) Divulgation proactive :

Les marchés dont la valeur est supérieure à 10 000 $ font l’objet d’une divulgation publique.

• dans le cas d’un dossier examiné, les renseignements sur le marché révélés ne correspondent pas aux renseignements sur les modifications au dossier;
• dans le cas d’un dossier examiné, un marché a fait l’objet d’une divulgation proactive. Toutefois, le montant divulgué n’était pas exact.

Respecté en partie

ix) Créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) :

Un CAFE a dûment été mis en place et la transaction a été identifiée à cet effet.

Les CAFE n’ont pas été évalués parce que l’audit ne couvrait que la période du 1er avril au 31 décembre 2016.

Sans objet

Recommandation

3. L’ACFC devrait veiller à ce que les processus opérationnels de passation de marchés soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier afin de confirmer que :

• des énoncés des travaux ont été élaborés et explicitement définis avant l’adjudication des marchés;
• les dossiers de marchés non concurrentiels incluaient une justification des marchés à fournisseur unique conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État;
• une analyse du rapport qualité-prix a été effectuée avant l’adjudication des marchés;
• les méthodes de passation de marchés appropriées ont été retenues et utilisées conformément à leurs modalités propres;
• les rapports d’évaluation des soumissions ont été créés et signés par au moins deux évaluateurs clairement identifiés;
• la répartition des tâches était appropriée (c’est-à-dire, l’approbation de marchés et de modifications [article 41] et la vérification des comptes [article 34]);
• les modifications aux marchés étaient justifiées et documentées de façon appropriée;
• les marchés, et les modifications applicables au marché, évalués à plus de 10 000 $ ont été divulgués publiquement, avec le bon montant, dans le site Web du ministère.

Conformité globale : Non respecté

i) La gestion des frais de déplacement en service commandé respecte des pratiques équitables, raisonnables et modernes.

• dans le cas d’une transaction examinée, une indemnité de repas illisible a été remboursée (un souper);
• dans le cas de deux transactions examinées, l’hébergement choisi ne faisait pas partie des fournisseurs du gouvernement approuvés au préalable, et le coût dépassait la limite de tarif pour la ville, et ce, sans justification suffisante au dossier;
• dans le cas de quatre transactions examinées, les taux par kilomètre pour l’utilisation de véhicules personnels et le stationnement n’auraient pas dû être remboursés pour se rendre au travail, et aucune justification ne figurait au dossier;
• dans le cas de deux transactions examinées, les dispositions de vol ne respectaient pas les limites appropriées.

Non respecté

ii) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses d’après la valeur prévue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de toutes les 29 transactions applicables examinées, la disponibilité des fonds au titre des engagements avait été certifiée par une personne dûment autorisée, avant l’engagement des dépenses à la valeur prévue.

Respecté

iii) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l’exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de toutes les 30 transactions examinées, la vérification des comptes avait été exécutée par une personne dûment autorisée, effectuée en temps opportun, et l’exactitude des demandes de paiement avait été vérifiée.

Respecté

iv) Le paiement et le règlement sont effectués par une personne dûment autorisée, pour le montant exact et sont versés au bon fournisseur en temps opportun (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Ce critère n’a pas été évalué puisqu’il a été effectué par le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF).

Sans objet

v) Tous les frais de déplacement des hauts fonctionnaires fédéraux désignés font l’objet d’une divulgation proactive.

Dans le cas de toutes les 10 transactions applicables examinées, les frais de voyage des hauts fonctionnaires fédéraux désignés avaient été consignés de manière adéquate et ils avaient fait l’objet d’une divulgation proactive.

Respecté

vi) Le montant total des dépenses annuelles de voyages pour le ministère est divulgué sur son site Web, y compris une brève explication des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent.

Le montant total des frais de voyages annuels pour le ministère avait été divulgué sur son site Web, y compris une brève explication des principaux écarts relativement aux dépenses réelles de l’exercice précédent.

Respecté

vii) Le recours aux chèques de voyage et aux avances se fait lorsque les circonstances le justifient.

Aucune des transactions sélectionnées ne comportait de chèque ou d’avance de voyage.

Sans objet

Recommandation

4. L’ACFC devrait veiller à ce que les processus opérationnels de traitement des voyages soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier afin de confirmer que :

• les employés ont été remboursés pour leurs repas, le kilométrage et les frais de vols selon les limites prescrites par la Directive sur les voyages ou la justification est conservée au dossier;
• les établissements d’hébergement ont été sélectionnés à partir du Répertoire des établissements d’hébergement du gouvernement et respectent la limite de tarif de la ville, et une justification suffisante est conservée dans le dossier lorsque l’hôtel n’est pas inclus dans le Répertoire ou lorsque la limite indiquée est dépassée.

Conformité globale : Critère respecté en partie

i) Les événements d’accueil sont planifiés et exécutés dans un souci d’économie et d’efficacité dans le but de favoriser les activités de l’État en tenant compte des circonstances entourant chaque activité.

• dans le cas de deux transactions examinées, l’accueil a été fourni à des fonctionnaires fédéraux sans suffisamment de documents pour justifier que l’accueil était requis;
• dans le cas de cinq transactions examinées, il n’y avait aucun document au dossier pour démontrer que les solutions de rechange les plus économiques et efficientes avaient été étudiées (autrement dit, aucune analyse du meilleur rapport qualité-prix ne figurait au dossier).

Non respecté

ii) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses d’après la valeur prévue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de 4 des 9 transactions applicables examinées, la disponibilité des fonds au titre des engagements avait été certifiée par une personne dûment autorisée, avant l’engagement des dépenses à la valeur prévue. Certaines transactions ont eu plusieurs problèmes de conformité :

• dans le cas de trois transactions, la dépense n’avait pas été approuvée par l’autorité appropriée. La dépense avait été approuvée par le commissaire qui était également participant à un événement d’accueil, alors qu’elle devait être approuvée par le DPF;
• dans le cas de 4 transactions examinées, il n’a pas été possible de déterminer si la dépense avait été approuvée avant l’événement, puisque l’approbation n’était pas datée.

Veuillez voir la recommandation 7

Non respecté

iii) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l’exactitude des

demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).  

Dans le cas de 4 des 9 transactions applicables examinées, la vérification des comptes avait été exécutée par une personne dûment autorisée, effectuée en temps opportun, et l’exactitude des demandes de paiement avait été vérifiée. On a relevé les exceptions suivantes :

• dans le cas de quatre transactions examinées, la vérification des comptes avait été effectuée par les bénéficiaires des dépenses;
• dans le cas d’une transaction, la signature requise en vertu de l’article 34 n’avait pas été apposée en temps opportun.

Veuillez voir la recommandation 8

Non respecté

iv) Le paiement et le règlement sont effectués par une personne dûment autorisée, pour le montant exact et sont versés au bon fournisseur en temps opportun (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Ce critère n’a pas été évalué puisqu’il a été effectué par le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF).

Sans objet

v) Les frais d’accueil des hauts fonctionnaires fédéraux désignés sont adéquatement consignés et font l’objet d’une divulgation proactive.

Dans le cas de 3 des 6 transactions applicables examinées, les frais d’accueil des hauts fonctionnaires fédéraux désignés avaient été consignés de manière adéquate et avaient fait l’objet d’une divulgation proactive. L’exception suivante a été relevée :

• dans le cas de trois transactions examinées, les frais d’accueil ne faisaient pas l’objet d’une divulgation proactive sur le site Web du Ministère.

Non respecté

vi) Le montant total des dépenses annuelles d’accueil pour le ministère est divulgué sur son site Web, y compris une brève explication des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent.

Le montant total des frais d’accueil annuels pour le ministère avait été divulgué sur son site Web, y compris une brève explication des principaux écarts relativement aux dépenses réelles de l’exercice précédent.

Respecté

Recommandation

5. L’ACFC devrait veiller à ce que les processus opérationnels de traitement des dépenses d’accueil soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier afin de confirmer que :

• les documents de planification justifient raisonnablement le besoin opérationnel d’engager des dépenses d’accueil, tout particulièrement dans les situations où l’accueil a été offert à un rassemblement de fonctionnaires seulement;
• les solutions de rechange aux frais d’accueil les plus efficientes et les plus économiques ont été envisagées;
• les dépenses d’accueil des hauts fonctionnaires désignés ont été divulguées de façon proactive sur le site Web du ministère.

Conformité globale : Non respecté

Employés occasionnels

i) Employés occasionnels (non-EX)

Les principales modalités applicables aux employés occasionnels sont administrées correctement.

Dans le cas des trois dossiers d’employés occasionnels examinés, les principales modalités applicables aux employés occasionnels avaient été administrées correctement.

Respecté

ii) Les contrôles de sécurité des employés sont gérés correctement et assujettis aux délégations appropriées.

Dans le cas de tous les dossiers d’employé occasionnel examinés, les enquêtes de sécurité des employés avaient été gérées de manière adéquate et avaient été assujetties aux délégations appropriées.

Respecté

Rémunération au rendement

Rémunération au rendement

iii) La rémunération au rendement est gérée correctement et approuvée par une personne dûment autorisée.

Sans objet. L’ACFC est un employeur distinct et n’est pas assujetti aux directives pertinentes du Conseil du Trésor.

Sans objet

Tous les dossiers d’administration de la paye

iv) Engagement des dépenses : La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses d’après la valeur prévue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de 15 des 18 transactions applicables examinées, la disponibilité des fonds au titre des engagements avait été attestée par une personne dûment autorisée, avant l’engagement des dépenses à la valeur prévue. Les engagements ont été enregistrés à la valeur prévue au début de l’exercice. On a relevé les exceptions suivantes :

• dans le cas de deux transactions, l’approbation des heures supplémentaires en vertu de l’article 32 n’avait été ni signée ni documentée au dossier; par conséquent, il n’a pas été possible de déterminer si la dépense avait été approuvée par l’autorité appropriée, et ce, avant les heures supplémentaires;
• dans le cas d’une transaction pour une nomination intérimaire examinée, l’approbation avait eu lieu après la date de début.

Veuillez voir la recommandation 7

Respecté en partie

v) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l’exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas de 17 des 19 transactions applicables examinées, la vérification des comptes avait été effectuée par une personne dûment autorisée en temps opportun, et l’exactitude des demandes de paiement avait été vérifiée. L’exception suivante a été relevée :

• dans le cas de deux transactions examinées, la vérification des comptes n’avait pas été effectuée en temps opportun.

Veuillez voir la recommandation 8

Respecté en partie

vi) Le paiement et le règlement sont effectués par une personne dûment autorisée, pour le montant exact et sont versés au bon fournisseur en temps opportun (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Dans le cas des 24 transactions applicables examinées, le paiement et le règlement avaient été effectués au montant exact et avaient été versés au bon fournisseur.

Notez que les sous-critères se rapportant à une personne détenant un pouvoir délégué et à la rapidité d’exécution n’ont pas été évalués, car les responsabilités prévues à l’article 33 sont assumées par la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP).

Respecté

vii) Les responsabilités dans l’administration de la paye, telles que l’assurance que la garde et la distribution des chèques et dépôts directs sont définies de manière à assurer une séparation adéquate des tâches.

Une séparation adéquate des tâches existe dans les rôles liés à l’administration de la paye.

Respecté

viii) Les formalités de départ établies par le ministère sont respectées.

Dans le cas de deux transactions applicables examinées, les procédures de départ pour le ministère n’ont pas été suivies, car aucun formulaire de départ signé par toutes les parties concernées avant le départ de l’organisation ne figurait pas au dossier.

Non respecté

Recommandation

6. L’ACFC doit veiller à ce que les formulaires de départ soient dûment remplis par les personnes détenant les pouvoirs nécessaires et conservés au dossier.

Conformité globale : Critère respecté en partie

i) Les mécanismes ministériels en place assurent l’utilisation adéquate des comptes débiteurs.

Des mécanismes ministériels existent pour veiller à l’utilisation appropriée des comptes clients.

Des mécanismes de mesure axés sur les résultats n’ont pas été instaurés et surveillés.

Des rapports périodiques sur les activités financières et non financières du portefeuille, y compris les rapports vieillissants sur les comptes clients, ont été préparés et ont été distribués à la direction.

La séparation des tâches relatives au recouvrement des fonds, aux radiations, à la tenue des registres comptables, ainsi qu’à la manipulation et au rapprochement de l’argent est appropriée.

Respecté

ii) Le ministère conclut une entente avec chaque débiteur afin de déterminer les types de produits et de services qui peuvent être offerts à crédit, cherche à obtenir des garanties pour les créances exigibles et informe le débiteur de ses obligations en vertu des lois et règlements applicables.

Les débiteurs ont été avisés de leurs obligations prévues dans les lois et les règlements applicables.

Des procédures consignées fournissent des détails sur la façon dont les premières transactions de comptes client ainsi que les paiements en espèces subséquents et les règlements finaux, pour tous les types de recettes doivent être consignés dans le système financier.

Les procédures exposant en détail le calcul et la notification des intérêts sur les comptes en souffrance pour tous les types de recettes sont consignées.

Les procédures pour la perception des pénalités monétaires administratives sont aussi consignées.

Respecté

iii) Les opérations des comptes débiteurs sont enregistrées avec exactitude et sont accompagnées des pistes complètes d’audit.

• dans le cas d’une transaction examinée, les comptes clients n’étaient pas assortis d’une piste d’audit complète.

Respecté

Recommandation : Aucune

Conformité globale : Respecté

i) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses d’après la valeur prévue.

Dans le cas de 102 des 120 transactions examinées, la disponibilité des fonds au titre des engagements était certifiée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses d’après la valeur prévue.

Les résultats de ces constatations représentent un résumé des résultats des constatations de l’engagement des dépenses obtenus en vertu des documents suivants :

• la Directive sur les cartes d’achat (critère ii)
• la Politique sur les marchés (critère iv)
• la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (critère ii)
• la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (critère ii)
• la Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye (critère iv)

Respecté en partie

Recommandation

7. L’ACFC doit veiller à ce que l’engagement des dépenses (approbation préalable et engagement) soit documenté convenablement et effectué par une personne ayant le pouvoir délégué approprié avant que les dépenses ne soient engagées, plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d’une carte d’achat, les dépenses d’accueil, les mesures de passation de marchés et d’administration de la paye.

Conformité globale : Critère respecté en partie

i) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l’exactitude des demandes de paiement.

Dans le cas de 118 des 134 transactions examinées, la vérification des comptes avait été assurée par une personne dûment autorisée, effectuée en temps opportun, et l’exactitude des demandes de paiement avait été vérifiée.

Les résultats de ces constatations représentent un résumé des résultats des constatations de vérifications de comptes obtenus en vertu des documents suivants :

• la Directive sur les cartes d’achat (critère iii)
• la Politique sur les marchés (critère vi)
• la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (critère iii)
• la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (critère iii)
• la Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye (critère v)

Respecté en partie

ii) Le paiement et le règlement sont effectués par une personne dûment autorisée, pour le montant exact et sont versés au bon fournisseur en temps opportun.

Dans le cas des 24 transactions examinées, le paiement et le règlement avaient été effectués par une personne dûment autorisée, au montant exact, et le paiement avait été versé au bon fournisseur en temps opportun.

Les résultats de ces constatations représentent un résumé des résultats des constatations de paiement et de règlement obtenus en vertu des documents suivants :

• la Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye (critère vi)

Respecté

Recommandation

8. L’ACFC doit veiller à ce que la vérification des comptes soit effectuée en temps opportun par la personne dûment autorisée, et qu’elle soit justifiée par une documentation complète (preuve d’exécution et du montant des frais), plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d’une carte d’achat, les dépenses d’accueil, les mesures de passation de marchés et d’administration de la paye.

Conformité globale : Critère respecté en partie

• toutes les cartes de spécimen de signature portent la date à laquelle la personne dûment autorisée a délégué des pouvoirs financiers au titulaire;
• les pouvoirs de signature en matière financière ont fait l’objet d’un examen officiel annuel et, s’il y a lieu, qu’ils ont été mis à jour;
• tous les employés à qui ont été délégués des pouvoirs de signature en matière financière ont reçu la formation obligatoire prévue avant d’exercer leurs pouvoirs.

Élevée

2. L’ACFC devrait veiller à ce que les documents pertinents concernant les cartes d’achat soient conservés au dossier, permettant ainsi, d’une part, de justifier l’émission, l’approbation et la modification de ces cartes ainsi que la reconnaissance des responsabilités par le détenteur de la carte d’achat et, d’autre part, de prouver que les achats effectués au moyen de ces cartes sont des dépenses engagées dans le cadre d’activités gouvernementales.

Moyenne

• des énoncés des travaux ont été élaborés et explicitement définis avant l’adjudication des marchés;
• les dossiers de marchés non concurrentiels incluaient une justification des marchés à fournisseur unique conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État;
• une analyse du rapport qualité-prix a été effectuée avant l’adjudication des marchés;
• les méthodes de passation de marchés appropriées ont été retenues et utilisées conformément à leurs modalités propres;
• les rapports d’évaluation des soumissions ont été créés et signés par au moins deux évaluateurs clairement identifiés;
• la répartition des tâches était appropriée (c’est-à-dire, l’approbation de marchés et de modifications [article 41] et la vérification des comptes [article 34]);
• les modifications aux marchés étaient justifiées et documentées de façon appropriée;
• les marchés, et les modifications applicables au marché, évalués à plus de 10 000 $ ont été divulgués publiquement, avec le bon montant, dans le site Web du ministère.

Élevée

4. L’ACFC devrait veiller à ce que les processus opérationnels de traitement des voyages soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier afin de confirmer que :

• les employés ont été remboursés pour leurs repas, le kilométrage et les frais de vols selon les limites prescrites par la Directive sur les voyages ou la justification est conservée au dossier;
• les établissements d’hébergement ont été sélectionnés à partir du Répertoire des établissements d’hébergement du gouvernement et respectent la limite de tarif de la ville, et une justification suffisante est conservée dans le dossier lorsque l’hôtel n’est pas inclus dans le Répertoire ou lorsque la limite indiquée est dépassée.

Moyenne

5. L’ACFC devrait veiller à ce que les processus opérationnels de traitement des dépenses d’accueil soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier afin de confirmer que :

• les documents de planification justifient raisonnablement le besoin opérationnel d’engager des dépenses d’accueil, tout particulièrement dans les situations où l’accueil a été offert à un rassemblement de fonctionnaires seulement;
• les solutions de rechange aux frais d’accueil les plus efficientes et les plus économiques ont été envisagées;
• les dépenses d’accueil des hauts fonctionnaires désignés ont été divulguées de façon proactive sur le site Web du ministère.

Élevée

6. L’ACFC doit veiller à ce que les formulaires de départ soient dûment remplis par les personnes détenant les pouvoirs nécessaires et conservés au dossier.

Faible

7. L’ACFC doit veiller à ce que l’engagement des dépenses (approbation préalable et engagement) soit documenté convenablement et effectué par une personne ayant le pouvoir délégué approprié avant que les dépenses ne soient engagées, plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d’une carte d’achat, les dépenses d’accueil, les mesures de passation de marchés et d’administration de la paye.

Moyenne

8. L’ACFC doit veiller à ce que la vérification des comptes soit effectuée en temps opportun par la personne dûment autorisée, et qu’elle soit justifiée par une documentation complète (preuve d’exécution et du montant des frais), plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d’une carte d’achat, les dépenses d’accueil, les mesures de passation de marchés et d’administration de la paye.

Moyenne