Audit des contrôles de base de l’Agence de la consommation en matière financière du Canada

Mai 2018
Bureau du contrôleur général

Pourquoi est-ce important

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère ou de leur organisme respectif. En tant qu’administrateurs des comptes, ils ont la responsabilité de veiller à ce que les ressources de l’organisme soient organisées de manière à atteindre les objectifs ministériels, et ce, conformément aux politiques et aux procédures du gouvernement.

Les audits des contrôles de base fournissent aux administrateurs généraux l’assurance que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces au sein de leur organisme. Ainsi, les audits des contrôles de base informent les administrateurs généraux du niveau de conformité de leur organisme avec les exigences stipulées dans certaines lois, politiques et directives financières.

À propos de l’Agence de la consommation en matière financière du Canada

L’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC) a été créée pour protéger les consommateurs en supervisant les institutions financières sous réglementation fédérale et en renforçant la littératie financière des Canadiens.

L’ACFC tire son mandat de la Loi sur l’Agence de la consommation en matière financière du Canada. La Loi décrit les fonctions de l’ACFC, ses mécanismes administratifs et ses pouvoirs en matière d’application de la loi et énumère les articles des lois et des règlements fédéraux dont elle surveille l’exécution. En tant qu’organisme de réglementation, l’ACFC peut exercer sa capacité d’appliquer la loi afin de s’assurer que les institutions financières sous réglementation fédérale respectent les dispositions relatives au consommateur énoncées par les diverses lois liées aux services financiers.

L’ACFC relève du ministre des Finances en ce qui concerne ses activités et le cadre législatif pour la protection des consommateurs. En outre, chaque année, l’ACFC prépare un rapport annuel à l’intention du Parlement.

D’après son plan d’activité de 2016-2017, l’ACFC a engagé des dépenses approximatives de l’ordre de 18,26 millions de dollars et a employé 89 équivalents temps plein au cours de l’exercice 2016-2017.

Objectif et portée de l’audit des contrôles de base

Le présent audit avait comme objectif de s’assurer que les contrôles de base de la gestion financière^{Note de bas de page 1}  au sein de l’ACFC se traduisent par la conformité aux exigences principales stipulées dans les lois, les politiques et les directives financières sélectionnées.

La portée du présent audit englobait les transactions, les dossiers et les processus financiers dont l’ACFC était responsable. Les transactions sélectionnées ont eu lieu au cours de la période du 1er avril au 31 décembre 2016. Aux fins de l’audit, un échantillon de transactions a été examiné pour chacune des politiques et directives sélectionnées. L’annexe contient une liste exhaustive des politiques et directives incluses dans la portée de l’audit ainsi que la conformité globale dans les domaines examinés.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d’audit a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Mike Milito, MBA, CIA, CRMA
Contrôleur général adjoint
Secteur de l’audit interne, Bureau du contrôleur général du Canada

Constatations et conclusion de l’audit

Les contrôles de base de la gestion financière appliqués aux transactions examinées à l’ACFC ont permis d’assurer le respect de toutes les exigences réglementaires principales stipulées dans deux des dix politiques, directives et lois correspondantes examinées^{Note de bas de page 2} , et une conformité partielle dans cinq autres. L’ACFC n’a pas respecté les exigences principales stipulées dans les trois autres politiques et directives examinées.

L’ACFC a établi une structure de gouvernance de gestion financière saine afin d’assurer une gestion financière solide des ressources publiques. Des contrôles sains ont été constatés également dans la gestion des comptes débiteurs.

Des faiblesses ont été relevées dans les domaines de la passation de marchés, de la documentation, de l’approbation et des délais.

Passation de marchés

Dans le cadre de l’audit, il a été constaté que les documents pour appuyer la méthode de passation de marchés (concurrentielle et non concurrentielle) n’ont pas toujours été versés au dossier. Notamment, les énoncés des travaux établis d’avance, la justification du recours à un fournisseur unique, l’analyse en fonction du meilleur rapport qualité-prix, les critères d’évaluation et les rapports signés par tous les évaluateurs ainsi que les preuves d’exécution n’ont pas toujours été préparés ou conservés dans les dossiers. De plus, des marchés non concurrentiels ont souvent été octroyés sans une prise en compte documentée des méthodes actuelles d’approvisionnement obligatoires (par exemple les arrangements en matière d’approvisionnement à l’échelle du gouvernement). En outre, les modifications de marchés n’ont pas toutes été justifiées et corroborées et la divulgation proactive des marchés ou des modifications dont la valeur dépassait 10 000 dollars n’indiquait pas toujours le montant approprié.

Documentation

Concernant les cartes d’achat, les documents appuyant l’émission, l’approbation, la modification et la reconnaissance des responsabilités des titulaires de ces cartes n’ont pas été conservés dans le dossier. En ce qui a trait aux déplacements gouvernementaux, la justification à l’appui d’un remboursement n’était pas toujours disponible lorsque les limites applicables avaient été dépassées ou lorsque les itinéraires avaient été modifiés.

Il en était de même pour l’accueil : les documents de planification ne justifiaient pas toujours de façon raisonnable le besoin opérationnel des dépenses d’accueil et les documents à l’appui déterminant le recours aux moyens les plus économiques pour éviter ou pour réduire au minimum les coûts d’accueil ne se trouvaient pas toujours dans le dossier. En outre, les transactions applicables en matière d’accueil n’ont pas toujours été divulguées de manière proactive.

Concernant l’administration de la paye, les documents relatifs aux heures supplémentaires et les formulaires de départ ne se trouvaient pas toujours dans le dossier. De plus, la vérification des comptes n’était pas toujours adéquatement appuyée par des preuves d’exécution et du montant des frais dans le domaine de la passation de marchés.

Approbation

Concernant la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, aucun élément de preuve n’a été fourni afin de rendre compte de la date à laquelle les employés détenant des pouvoirs financiers délégués ont achevé la formation obligatoire. De plus, les approbations des cartes de spécimen de signature ne comportaient aucune date et aucune preuve n’a été fournie pour démontrer qu’un examen officiel et annuel des pouvoirs financiers délégués avait été effectué.

Concernant l’accueil, un participant a parfois effectué l’engagement des dépenses ou la vérification des comptes. Des faiblesses ont également été constatées dans les domaines des cartes d’achat, de la passation de marchés et de l’administration de la paye, car l’autorisation en matière d’engagement des dépenses ne se trouvait pas toujours dans le dossier.

En dernier lieu, concernant la passation de marchés, deux cas ont été constatés où des tâches incompatibles avaient été exécutées au cours desquelles l’autorité contractante déléguée avait également effectué une vérification des comptes, ce qui a donné lieu à une séparation des tâches inadéquate. L’ACFC a indiqué qu’en raison de la taille de l’organisme, cette pratique a été adoptée en des circonstances exceptionnelles et a été exécutée uniquement en tant que mesure d’urgence afin d’assurer la continuité des activités.

Délais

Des approbations préalables n’ont pas toujours été obtenues avant l’engagement des dépenses, notamment dans les domaines des cartes d’achat, de la passation de marchés, de l’accueil et de l’administration de la paye. De façon semblable, la vérification des comptes n’a pas toujours été effectuée en temps opportun ou les délais n’ont pas pu être déterminés, car les personnes détenant le pouvoir approprié n’ont pas attribué de date aux transactions.

Recommandations

Le commissaire de l’Agence de la consommation en matière financière du Canada devrait veiller à ce que :

1. les processus opérationnels en matière de délégation soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier ;
2. les documents pertinents concernant les cartes d’achat soient conservés au dossier, permettant ainsi, d’une part, de justifier l’émission, l’approbation et la modification de ces cartes ainsi que la reconnaissance des responsabilités par le détenteur de la carte d’achat et, d’autre part, de prouver que les achats effectués au moyen de ces cartes sont des dépenses engagées dans le cadre d’activités gouvernementales ;
3. les processus opérationnels de passation de marchés soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier ;
4. les processus opérationnels de traitement des voyages soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier ;
5. les processus opérationnels de traitement des dépenses d’accueil soient améliorés et soient toujours exécutés conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, et que les documents pertinents à cet égard soient conservés au dossier ;
6. les formulaires de départ soient dûment remplis par les personnes détenant les pouvoirs nécessaires et conservés au dossier ;
7. l’engagement des dépenses (approbation préalable et engagement) soit documenté convenablement et effectué par une personne ayant le pouvoir délégué approprié avant que les dépenses ne soient engagées, plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d’une carte d’achat, les dépenses d’accueil, les mesures de passation de marchés et d’administration de la paye ;
8. la vérification des comptes soit effectuée en temps opportun par la personne dûment autorisée, et qu’elle soit appuyée par une documentation complète (preuve d’exécution et du montant des frais), plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d’une carte d’achat, les dépenses d’accueil, les mesures de passation de marchés et d’administration de la paye.

Réponse de la direction

La direction a accepté les constatations de l’audit et a élaboré un plan d’action pour donner suite aux recommandations. Il est prévu que le plan d’action de la direction soit mis en oeuvre intégralement d’ici le 31 mars 2019.

Les résultats de l’audit et le plan d’action de la direction ont fait l’objet d’une discussion avec le commissaire de l’Agence de la consommation en matière financière du Canada et avec le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général du Canada assurera le suivi de la mise en oeuvre du plan d’action de la direction.

Annexe : Politiques et directives examinées

Légende des seuils de conformité^{Note de bas de page 3} 

Respecté – Conforme dans une proportion d’au moins 98 %
Respecté en partie – Conforme dans une proportion d’au moins 80 %, mais de moins de 98 %
Non respecté – Conforme dans une proportion inférieure à 80 %