Annexe B – Lettre du CEMD au min DN

1080-2(VCEM)

1^er octobre 2016

Liste de Distribution

LETTRE DE MANDAT – VISITE D’AIDE D’ÉTAT-MAJOR SPÉCIALE DU VCEMD COLLÈGE MILITAIRE ROYAL DU CANADA

Référence : A. Lettre du CEMD « Visite d’aide d’état-major au Collège militaire royal du Canada », datée le 31 août 2016.

1. Le chef d’état-major a exprimé ses préoccupations grandissantes concernant le climat au Collège militaire royal du Canada (CMRC), et a demandé au vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) d’évaluer la situation et de lui fournir ses recommandations initiales d’ici le mois de décembre 2016. Le VCEMD, de concert avec le commandant du Commandement du personnel militaire (Cmdt COMPERSMIL), a convoqué une visite d’aide d’état-major spéciale (VAEM spéciale), qui comprendra les militaires supérieurs à la retraite ou en service des Forces armées canadiennes (FAC) nommés ci-après. Le mandat de la VAEM spéciale est d’enquêter sur le climat, le milieu d’instruction, la culture et la structure du programme au CMRC et à l’Académie canadienne de la Défense (ACD), puis de soumettre leur évaluation et leurs recommandations d’ici le 31 décembre 2016. Voici les militaires qui feront partie de la VAEM spéciale :
   1. Chef d’équipe : Vice-amiral à la retraite Greg L. Maddison
   2. Chef adjoint de l’équipe : Major-général à la retraire David G. Neasmith
   3. Membre : Colonel Virginia C. Tattersall (Chef d’état-major)
   4. Membre : Adjudant-chef Colleen A. Halpin
   5. Membre : Adjudant-chef J. Christian Thibault
   6. Conseiller médical : Colonel Annie M.C. Bouchard
   7. Conseiller juridique : Lieutenant-colonel Marla J. Dow
   8. Conseiller en matière d’aumônerie : à confirmer
   9. Conseiller en matière de gestion de l’information : à confirmer
2. Objectif et déroulement de la VAEM spéciale. Cette visite représente une enquête administrative et d’établissement des faits qui est effectuée en vue de fournir une évaluation objective des facteurs ayant un impact sur le climat global du CMRC. L’équipe VAEM spéciale soumettra un rapport au CEMD, par l’entremise du VCEMD, qui cernera les enjeux et qui présentera des recommandations. L’équipe VAEM spéciale mènera son enquête en examinant les politiques, les processus et la direction qui s’appliquent, et en menant des entrevues approfondies avec des membres clés ou des représentants de la chaîne de commandement, du personnel militaire et civil et des élèves-officiers du COMPERSMIL, de l’ACD et du CMRC qui sont prêts à participer. L’équipe VAEM spéciale doit fournir son évaluation et ses recommandations pour aborder tous les objectifs indiqués dans les directives fournies par le CEMD au VCEMD.
3. Si l’équipe VAEM spéciale découvre un enjeu qui est jugé significatif, mais qui ne fait pas partie de la portée du mandat de la VAEM spéciale, le chef d’équipe consultera le VCEMD pour déterminer la manière de procéder. Aussi, le chef d’équipe pourra consulter le VCEMD à tout moment pour clarifier toute question relative à ce mandat. Si un membre de l’équipe VAEM spéciale obtient des preuves qui lui permet de croire de manière raisonnable qu’une infraction ait eu lieu, le dossier en question sera remis par l’équipe VAEM spéciale du CEMD au Directeur des élèves-officiers (D Élof), qui obtiendra les conseils juridiques nécessaires du Juge-avocat adjoint Kingston.
4. Les personnes ne seront pas passées en entrevue par les membres de l’équipe VAEM spéciale concernant la matière de l’enquête, de l’accusation, de l’arrêt ou de la détention dans le cadre des circonstances ci-après :
   1. elles font actuellement l’objet d’une enquête connexe par la police militaire;
   2. elles ont été accusées, ou l’on considère actuellement les accuser d’une infraction en vertu de la Loi sur la défense nationale ou toute autre loi canadienne;
   3. elles ont été arrêtées ou détenues concernant une omission ou un acte reproché, qui pourrait constituer une telle infraction.

Cependant, si l’obtention de telle information est jugée essentielle pour mener à bien cette enquête, le D Élof du CMRC en sera avisé, et les conseils juridiques appropriés seront sollicités.

5. Si, pendant la durée de l’enquête, un sujet se présente qui soulève des questions concernant le besoin d’une enquête par la police militaire ou un autre service relié à la police militaire, l’équipe VAEM spéciale du CEMD acheminera le dossier au Cmdt/A Gp PM FC aux fins de disposition.
6. Si, pendant la rédaction de l’ébauche du rapport, le chef de l'équipe VAEM spéciale conclut que ledit rapport, en répondant aux questions posées au paragraphe 6 ci-après, pourrait avoir un impact négatif sur une personne en suggérant l’inconduite, l’incompétence ou la malversation professionnelle, ou qui pourrait nuire autrement à la réputation de cette personne, l’équipe VAEM du CEM consultera le conseiller juridique de la VAEM spéciale pour déterminer si un avis de preuve défavorable doit être émis.
7. Aspects à évaluer. Cette VAEM spéciale évaluera le climat, le milieu d’instruction, la culture et la structure du programme au CMRC comme suit :
   1. Commandement et contrôle. De quelle manière la structure actuelle de commandement et de contrôle (C2) et l’autorité de gestion influent-elles sur la gouvernance du CMRC? Cette question comprend la structure de C2 de l’Escadre militaire, les pratiques de la direction au sein de l’Escadre des élèves-officiers, et la gouvernance touchant l’Escadre des études. Aussi quels sont l’effet et l’impact, le cas échéant, de la structure actuelle de C2 au CPM, à la GENPERMIL, et à l’ACD sur le C2 du CMRC? Quel niveau de confiance ont les élèves-officiers en la direction du CMRC?
   2. Sélection et responsabilités du personnel du CMRC. Comment choisit-on les membres du personnel et comment les forme-t-on pour les postes au sein de l’Escadre militaire du CMRC? Comment définit-on les rôles et les responsabilités de ces postes, et comment communique-t-on cette information aux personnes qui doteront les postes? Est-ce que ce processus de sélection et de formation appuie la mission du CMRC?
   3. Les facteurs de stress sur les élèves-officiers. Quels sont les facteurs de stress importants qui touchent les élèves-officiers? De quelle manière ces facteurs affectent-ils les élèves-officiers? Ces facteurs de stress touchent-ils plus ou moins certains groupes d’élèves-officiers? Les élèves-officiers sont-ils capables et prêts à trouver de l’aide et à solliciter cette aide pour faire face aux facteurs de stress?
   4. Moral. Quel est l’état du moral au sein de l’Escadre militaire, de l’Escadre des élèves-officiers et de l’Escadre académique, ainsi que chez le personnel de soutien? Est-ce que le moral d’un de ces groupes a un impact sur le moral d’un autre groupe, et dans l'affirmatif, de quelle manière et à quel degré? Quels sont les facteurs qui contribuent à l’état du moral?
   5. Soutien aux élèves-officiers. Quels sont les mécanismes de soutien accessibles aux élèves-officiers? Ceux-ci peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter : soutien relatif à la santé mentale, ressources de conditionnement physique, chaîne de commandement, counseling et appui offert par les pairs. Comment communique-t-on l’information concernant ces ressources aux élèves-officiers?
   6. Instruction et apprentissage – quatre piliers. Quels sont les critères de sélection pour les élèves-officiers du CMRC? Les critères font-ils en sorte qu’un élève-officier puisse réussir dans le contexte des quatre piliers? Quel est le fondement de ces piliers? Qui détient l’autorité d’établir les normes pour chacun d'entre eux? Comment communique-t-on ces normes aux élèves-officiers? Quelle est leur compréhension de ces normes et des priorités connexes? À quel degré respecte-t-on ces normes? Est-ce que le milieu d’apprentissage et d’instruction au CMRC appuie l’atteinte de ces normes? Si non, quel pilier, ou quels piliers ne sont pas atteints, et quelle est la raison? Et si non, dans le cadre de quel pilier, ou quels piliers, les normes ne sont-elles pas respectées, et quelle est la raison?
8. D’autres aspects à évaluer. Si les membres de l’équipe VAEM spéciale obtiennent de l’information pertinente à l’objectif de l’enquête qui laisse croire que d’autres résultats devraient être présentés, le chef d’équipe doit consulter le VCEMD pour faire approuver une modification à la présente lettre de mandat.
9. Recommandations. Des recommandations peuvent être formulées pour traiter toute préoccupation cernée dans les aspects à évaluer. De telles recommandations doivent être directement reliées à l’évaluation de l’équipe VAEM spéciale et doivent être soumises par écrit dans le cadre du rapport de la VAEM spéciale.
10. Continuité de la participation. Pour assurer la crédibilité et la rigueur du processus, les membres de l’équipe VAEM spéciale ne doivent pas être remplacés et doivent remplir leurs tâches jusqu’à la fin de la VAEM spéciale.
11. Gestion de l’information. La gestion de l’information sera essentielle à la réussite de la VAEM spéciale. Un expert en la matière sera fourni pour aider l’équipe VAEM spéciale en ce qui concerne la gestion de l’information. Toute l’information sera protégée conformément à la politique sur la sécurité qui s’applique.
12. Sécurité. Le rapport final de l’équipe VAEM spéciale sera coté PROTÉGÉ B.
13. Affaires publiques. Le VCEMD est le seul porte-parole autorisé pour la VAEM spéciale. Les demandes médiatiques seront acheminées à l’OAP du CEMD.
14. Demandes de renseignements. Toutes les demandes de renseignements par le public concernant la VAEM spéciale doivent être acheminées à la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au QGDN.
15. Soutien logistique.
    1. Finances. Toutes les dépenses autorisées doivent être comptabilisées au fonds du compte financier : L101, centre financier : 0150CV, centre de coûts : 015CV, GLG : 2106, numéro d’engagement : C015)CV710. Cela comprend tous les déplacements conformément à la DFCVST, et les activités de F et E générales et d’approvisionnement. Cette instruction constitue le pouvoir d’engager des dépenses pour cette activité. L’autorité de signature fonctionnelle interne existante doit être utilisée pour assurer le contrôle et l’efficacité des processus de gestion des dépenses.
    2. Services contractuels. Des contrats dirigés seront établis pour l’embauche de deux officiers généraux qui dirigeront la VAEM spéciale.
    3. Déplacements. Les déplacements en service temporaire au Canada des membres et des conseillers assignés à la VAEM spéciale qui sont jugés nécessaires par les chefs d’équipes dans le cadre de la VAEM spéciale doivent être autorisés par le VCEMD. Des formulaires d’autorisation de voyage individuel seront envoyés au CEM aux fins d’acheminement ultérieur au VCEMD pour approbation.
    4. Hébergement. Tous les membres de l’équipe VAEM spéciale resteront dans un logement commercial afin de faciliter la routine de l’équipe, les discussions, la cohésion et la confidentialité.
    5. Milieu de travail. On fournira à l’équipe VAEM spéciale des bureaux meublés et des salles d’entrevues sur les lieux du CMRC.
    6. Personne-ressource concernant la logistique. Tout besoin logistique sera coordonné par l’officier de logistique de l’équipe, le major Vandor, au 613-541-5010, poste 2087.
16. Échéanciers. Voici les dates importantes :
    1. La VAEM spéciale commence au plus tard le 2 novembre.
    2. L’équipe VAEM spéciale devra quitter les lieux du CMRC avant le début de la période d’examen.
    3. Le compte rendu sera présenté au CEMD et au VCEMD au plus tard le 31 décembre.
    4. Le rapport final sera soumis le (à confirmer).

M.A.G. Norman
Vice-amiral

Liste de distribution

Action

Chefs de l’équipe VAEM spéciale
Membres de l’équipe VAEM spéciale

Information

Min DN
CEMD
VCEMD
CPMC