Récif Randle : Étape 3 – Construction d'une couverture sur l'installation artificielle de confinement
Rapport final du surveillant de l'équité : Le 11 août 2023
Addenda au rapport final : Le 28 septembre 2023
Soumis au : Directeur, Programme de la surveillance de l'équité
Soumis par : RFP Solutions Inc.
Sur cette page
Attestation d'assurance
Le surveillant de l'équité (SE) fournit par la présente la déclaration d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement relatif à la construction d'une couverture sur l'installation artificielle de confinement (IAC) du récif Randle étape 3 jusqu'au processus d'évaluation des soumissions.
Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Rebecca Toman
Représentante de l'entrepreneur en surveillance de l'équité
Conseillère principale en approvisionnement et équité
RFP Solutions Inc.
Cathryn Kallwitz
Surveillante de l'équité
Directrice générale
RFP Solutions Inc.
Stephen Fleming
Ingénieur professionnel
Surveillant de l'équité
Exigence de l'activité
RFP Solutions Inc. a été embauché en tant que SE, le 26 novembre 2013, pour observer les activités d'approvisionnement liées au projet d'assainissement des sédiments du récif Randle. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.
Le projet d'assainissement des sédiments du récif Randle est un projet en plusieurs étapes de dragage et de confinement des sédiments contaminés visant à réduire les impacts environnementaux dans le port de Hamilton.
Le projet est réalisé en 3 étapes :
- étape 1 : Construction d'une enceinte d'IAC marine à double paroi et d'un quai le long du quai 15
- étape 2 : Dragage des sédiments contaminés et placement des sédiments à l'intérieur de l'IAC
- étape 3 : Assèchement des sédiments de l'IAC, recouvrement au-dessus du niveau de l'eau et regroupement des sédiments contaminés à l'intérieur de la structure de l'IAC au moyen de matériaux techniques
Le présent rapport porte sur la phase de l'invitation à se qualifier (ISQ), la phase de l'appel d'offres (AO) et l'évaluation des soumissions donnant lieu à la recommandation d'un soumissionnaire pour la construction d'une couverture sur l'IAC du récif Randle étape 3, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom d'Environnement et Changement climatique Canada, dans le cadre du numéro d'appel d'offres WS3873888363.
Le présent rapport porte sur les activités du SE du 8 février 2023 au 24 juillet 2023.
RFP Solutions Inc. a été embauché pour observer toutes les phases des processus d'approvisionnement concurrentiel associés au projet d'assainissement des sédiments du récif Randle. Chaque processus d'approvisionnement concurrentiel fait l'objet d'un rapport distinct.
Nous avons examiné l'ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.
Ce rapport comprend :
- l'attestation d'assurance
- un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
- les observations pertinentes tirées des activités entreprises
Mandat de surveillance de l'équité et observations
Conformément aux termes de notre mandat, nous :
- nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
- avons observé les phases de l'ISQ, de l'AO et de l'évaluation de l'approvisionnement
- avons ciblé les questions relatives à l'équité auprès de l'autorité contractante (AC)
- nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées
Les activités du SE au cours du mandat et les observations connexes sont décrites ci-dessous.
Dans cette section
Phase de l'invitation à se qualifier
Le SE a été engagé pour effectuer des activités de surveillance de l'équité avant la publication de l'ISQ.
Le SE a examiné les versions provisoires de l'ISQ et formulé des commentaires sur l'équité qui ont été réglés avant la publication.
L'ISQ a été publiée sur Ariba le 16 février 2023. Pendant la période de publication, 1 modification a été publiée le 9 mars 2023 pour réviser les conditions de l'ISQ et pour répondre aux questions de l'industrie.
La modification a été examinée par le SE avant la publication. Le SE n'a pas relevé de problème d'équité relativement à la modification.
Neuf réponses à l'ISQ ont été reçues et traitées conformément aux exigences à sa date de clôture le 21 mars 2023.
Le SE a examiné avec l'AC la manière dont les réponses relatives à l'ISQ ont été reçues et traitées; aucun problème d'équité n'a été relevé.
Phase d'évaluation de l'invitation à se qualifier
Le comité d'évaluation de l'ISQ était composé de 2 membres et était animé par l'AC. Le SE a examiné le carnet d'évaluation avant l'évaluation pour assurer l'harmonisation avec l'ISQ et les modifications; aucun problème d'équité n'a été relevé.
Une réunion de consensus observée par le SE a été organisée le 27 mars 2023. Les 2 membres du comité d'évaluation ont également procédé à des vérifications des références de tous les répondants afin de valider les renseignements fournis sur les projets. Les vérifications des références ont été achevées le 29 mars 2023. Le SE a examiné les fiches de pointage avant et après la réunion de consensus et les documents contenant les résultats après l'achèvement des vérifications des références. Aucun problème d'équité n'a été relevé relativement à l'évaluation.
Huit répondants ont été considérés comme ayant satisfait les exigences obligatoires de l'ISQ et étant admissibles pour participer à l'AO.
Phase de l'appel d'offres
L'AO a été lancé aux 8 répondants qualifiés le 18 mai 2023 au moyen d'Ariba. Le SE a examiné plusieurs versions de l'AO avant sa publication et formulé des commentaires sur l'équité qui ont été réglés.
Les représentants des 8 répondants qualifiés ont participé à une visite des lieux facultative le 8 juin 2023. L'AC était présente. Le SE n'était pas présent, car les questions des fournisseurs n'étaient pas autorisées.
Six modifications à l'AO ont été publiées le 29 mai 2023 et les 14, 21, 23, 26 et 29 juin 2023 pour réviser les conditions de l'AO et répondre aux questions des fournisseurs. Le SE a examiné la modification 1 après sa publication et les modifications 2 à 6 avant leur publication. Aucun problème d'équité relatif aux modifications n'a été relevé.
Sept soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de l'AO à sa date de clôture le 5 juillet 2023.
Le SE a examiné avec l'AC la manière dont les réponses relatives à l'AO ont été reçues et traitées; aucun problème d'équité n'a été relevé.
Phase de l'évaluation de l'appel d'offres
Après la clôture de l'AO, un examen des exigences obligatoires a été effectué par chacun des 3 membres du comité d'évaluation pour chacune des 7 soumissions reçues.
Une réunion de consensus a été animée par l'AC le 12 juillet 2023 et été observée par le SE. Une précision sur une soumission a été demandée pour confirmer les dates des projets mentionnés en référence et la conformité avec les exigences obligatoires. La question de clarification a été transmise au soumissionnaire et une réponse a été obtenue le 12 juillet 2023. Six des 7 soumissions ont été considérées comme étant conformes et admissibles à passer à l'évaluation en fonction des exigences du plan de participation des Autochtones (PPA). L'une des 7 soumissions a été jugée non conforme aux exigences obligatoires. Le SE a observé la réunion de consensus et examiné la question de clarification et la réponse; aucun problème d'équité n'a été relevé.
L'AC a transmis les propositions de PPA des 6 soumissions admissibles aux évaluateurs le 14 juillet 2023. Les soumissionnaires de 2 des 6 soumissions ont été tenus de fournir des précisions sur la valeur ou le pourcentage du PPA. Les 2 ont répondu en respectant les délais prescrits par le processus d'AO. Deux des 6 soumissions ne respectaient pas l'engagement minimal de 10 % du PPA et ont été mises de côté.
Les 4 autres soumissions satisfaisaient les exigences du PPA et leur prix a été transmis à l'équipe de l'évaluation technique le 20 juillet 2023. La plus haute note combinée relativement au PPA (10 %) et au prix (90 %) pour le plus grand secteur de travail dans le budget communiqué a été utilisée pour établir le soumissionnaire retenu.
Une recommandation pour l'octroi du contrat a été émise le 24 juillet 2023.
Le SE a examiné les résultats des évaluations de PPA et de prix avec l'AC et la recommandation pour l'octroi du contrat; aucun problème d'équité n'a été relevé.
Documents de référence
Les documents relatifs à l'invitation WS3873888363 se trouvent sur AchatsCanada et auprès du bureau de projet.
Addenda au rapport final
28 septembre 2023
Addenda au rapport final du 11 août 2023 concernant la construction d'une couverture sur l'IAC du récif Randle étape 3.
Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat et les comptes rendus.
Les 3 soumissionnaires qui n'étaient pas conformes aux exigences ont été informés les 21, 24 et 26 juillet 2023. Dans leurs lettres de refus respectives, les soumissionnaires ont été informés de l'évaluation de leur offre et avisés de leur droit à un compte rendu des résultats. Deux des soumissionnaires non conformes ont demandé un compte rendu, qui a eu lieu le 26 juillet 2023. Le SE a examiné les lettres de refus, mais n'a pas été invité aux comptes rendus. Lors de l'examen des lettres de refus, le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Le soumissionnaire le mieux classé s'est vu attribuer le contrat le 24 juillet 2023, sous réserve de la réception de la garantie contractuelle et du contrat d'assurance requis, ce qui a été fait; le contrat a été exécuté le même jour. Le SE a examiné la communication et le projet de contrat; aucun problème d'équité n'a été relevé. Des lettres de refus ont été envoyées aux 3 soumissionnaires conformes, mais non retenus, par courrier électronique le 9 août 2023. Les lettres indiquaient le nom du soumissionnaire retenu et la valeur du contrat, et informaient les soumissionnaires non retenus qu'ils avaient droit à un compte rendu des résultats. L'1 des 3 soumissionnaires a demandé un compte rendu, qui a eu lieu le 16 août 2023. Le SE a examiné les lettres de refus et n'a pas relevé de problèmes d'équité. Le SE n'a pas été invité au compte rendu.
L'avis d'attribution du contrat a été publié sur AchatsCanada le 27 septembre 2023.
Attestation d'assurance
Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne la construction d'une couverture sur l'IAC du récif Randle étape 3 jusqu'à et y compris l'attribution du contrat et les activités de comptes rendus.
Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé, a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Rebecca Toman
Représentante de l'entrepreneur en surveillance de l'équité
Conseillère principale en approvisionnement et équité
RFP Solutions Inc.
Cathryn Kallwitz
Surveillante de l'équité
Directrice générale
RFP Solutions Inc.
Stephen Fleming
Ingénieur professionnel
Surveillante de l'équité
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