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Projet de la capacité future en matière d'avions de chasse

Rapport final du surveillant de l'équité : Le 13 février 2023

Addenda au rapport final : Le 15 février 2023

Soumis au : Directeur, Programme de la surveillance de l’équité

Soumis par : HKA Global (Canada), Inc.

Sur cette page

Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l'équité (SE) fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le Projet de capacité future en matière d'avions de chasse (PCFAC).

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement que nous avons observé ou surveillé, a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Rick Moffat
Associé Canada
HKA Global (Canada), Inc.
Représentant de l'entrepreneur en surveillance de l’équité

Andrea Robinson
Chef d'équipe de la surveillance de l’équité
Spécialiste de la surveillance de l’équité

Bruce Maynard
Ingénieur professionnel
Spécialiste de la surveillance de l’équité

 

Geneviève Arcand
Spécialiste de la surveillance de l’équité

Jean Montplaisir
Spécialiste de la surveillance de l’équité

Exigences du projet

HKA global (Canada), Inc. a été embauché le 29 mars 2017 à titre de SE pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel pour le PCFAC mené par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte du ministère de la Défense nationale (MDN) au moyen des invitations W847A-180210//A et W847A-180210/B. L'objectif du processus d'approvisionnement est de remplacer la flotte de chasseurs CF-18 actuelle du Canada par une flotte de chasseurs de pointe incluant les services de soutien connexes. HKA global (Canada), Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

L'approvisionnement de chasseurs de pointe nécessitera la participation à la fois du fabricant de l'aéronef et du pays du fabricant ou de l'organisme responsable de la défense. Le PCFAC utilise le terme Fournisseur pour désigner une équipe regroupant un gouvernement ou une organisation responsable de la défense et au moins le fabricant de l'avion de chasse, qui ensemble satisfont aux critères établis pour soumettre une proposition en réponse à la demande de propositions (DDP). Compte tenu du sens particulier qu'il revêt dans le cadre de ce projet, le terme Fournisseur s'écrit avec une majuscule initiale dans le présent rapport.

Le présent rapport porte sur les activités du SE durant la totalité du processus d'approvisionnement, y compris la phase de qualification et de mobilisation des Fournisseurs à partir du 10 avril 2017 jusqu'au 23 juillet 2019, marqué par la phase de la DDP à partir du 23 juillet 2019 jusqu'au 31 juillet 2020, la phase d'évaluation des propositions et de sélection à partir du 1er août 2020 jusqu'au 28 mars 2022 et la phase de finalisation à partir du 28 mars 2022 jusqu'au 4 novembre 2022.

Nous avons examiné toute l'information fournie et observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comprend :

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

La portée et les objectifs de notre mandat consiste à fournir des observations indépendantes et surveiller le processus d'approvisionnement et à fournir des commentaires relatifs à l'équité aux responsables du projet, le plus rapidement possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour répondre aux commentaires avant qu'ils n'aient d'incidences sur l'équité. Le directeur du Programme de surveillance de l'équité sera informé de toute préoccupation relative à l'équité qui n'est pas prise en compte rapidement.

Dans cette section

Conformément à notre mandat, nous avons :

Phase de qualification et la mobilisation des fournisseurs

Activités et constatations précédant la publication de la demande de soumissions par invitation à la liste de fournisseurs

Du 10 au 20 avril 2017, nous avons examiné des renseignements généraux fournis par l'équipe responsable du projet, y compris :

Du 11 mai 2017 au 11 juin 2017, nous avons examiné un ensemble de questions conçu pour servir de base aux discussions avec des fournisseurs éventuels dans le cadre du Salon de l'aéronautique de Paris afin de veiller à ce que tous les fournisseurs éventuels aient les mêmes renseignements et la même possibilité de répondre. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Par la suite, l'activité relative au Salon de l'aéronautique de Paris a été annulée.

Le 24 mai 2017, nous avons observé une réunion regroupant des responsables du PCFAC et des représentants de l'Association des industries canadiennes de défense et de sécurité, ainsi qu'une réunion regroupant des responsables du PCFAC et des représentants de l'Association des industries aérospatiales du Canada. Seuls des renseignements publiés ont été fournis par les membres du PCFAC. Les 2 organisations ont souligné l'importance du projet pour leurs membres. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 30 juin 2017, nous avons appris que l'équipe responsable du PCFAC irait rencontrer des gouvernements/agences européens concernés en juillet 2017 afin de recueillir des renseignements destinés à contribuer à la planification de l'approvisionnement. Nous avons examiné le plan des réunions ainsi que les présentations qui seraient livrées et les questions qui seraient posées à chaque réunion. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. A la suite des réunions, nous avons examiné le résumé de chaque réunion, y compris les renseignements obtenus. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 30 juillet 2017, nous avons appris que l'équipe responsable du PCFAC effectuerait un voyage semblable aux États-Unis en août 2017 avec le même objectif et retournerait en Europe à l'automne pour rencontrer d'autres gouvernements, y compris des gouvernements qui étaient en train d'effectuer des acquisitions semblables d'avions de chasse ou qui l'avaient fait récemment. L'objectif de ces voyages était semblable à celui du voyage effectué plus tôt en Europe et l'équipe prévoyait utiliser une présentation et des questions semblables. Là encore, nous avons examiné les plans pour les réunions au cours desquelles la présentation serait utilisée ainsi que les résumés subséquents. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 11 août 2017, nous avons examiné une description de haut niveau de la stratégie préliminaire relative à la proposition de valeur (PV) pour le projet. Le 27 septembre 2017, nous avons examiné la description d'un processus de sélection de fournisseurs ayant prouvé leur capacité à fournir un avion de chasse répondant aux exigences du Canada. Le processus utiliserait une demande de soumission par lettre d'intérêt (LI) à savoir la demande de soumissions par invitation à la liste de fournisseurs (DSILF). Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 31 octobre 2017, nous avons surveillé une téléconférence entre le ministère de la Défense du Royaume-Uni (MOD/UK) et le bureau du PCFAC qui visait à mieux comprendre les ententes contractuelles entre le ministère de la Défense d'un pays membre de la Agence de gestion OTAN pour le développement, la production et la logistique de l'ACE 2000 et du Tornado (NETMA) et la NETMA concernant la vente d'un produit à un pays non membre de la NETMA. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 26 octobre 2017, nous avons examiné une nouvelle ébauche de la DSILF ainsi que les ébauches de lettres d'accompagnement destinées aux gouvernements étrangers concernés. Le plan était d'acheminer les lettres, auxquelles serait jointe l'ébauche de la DSILF aux gouvernements des Fournisseurs potentiels afin d'obtenir leurs commentaires sur cette ébauche. Les versions révisées de la DSILF et des lettres d'accompagnement ont été examinées aux différentes étapes de leur rédaction, jusqu'à la publication des lettres et de l'ébauche de la DSILF le 12 décembre 2017.

Le 6 novembre 2017, nous avons répondu à une question de l'autorité contractante sur le moment où le plan d'évaluation serait finalisé pour les réponses à la DSILF, par rapport à la publication et à la clôture de la DSILF. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Activités et constatations suivant la publication de la demande de soumissions par invitation à la liste de fournisseurs

Le 12 décembre 2017, nous avons examiné la DSILF telle qu'elle a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca. La DSILF invitait des fournisseurs éventuels respectant les critères énoncés à fournir une réponse à la DSILF. Elle n'avait aucune date de clôture et demeurait ouverte jusqu'à ce que le Canada détermine qu'il n'en avait plus besoin, mais la DSILF encourageait les fournisseurs à transmettre leur réponse avant le 9 février 2018. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Huit modifications ont été apportées à la DSILF. Nous avons examiné chaque modification avant sa publication. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 12 décembre 2017, nous avons aussi examiné une lettre destinée à un gouvernement étranger pour lui demander de répondre à la DSILF. Le gouvernement étranger en question avait demandé cette lettre, car ses règlements l'empêchaient de répondre à la DSILF autrement. Une lettre semblable pourrait être envoyée à d'autres gouvernements étrangers si le Canada en recevait la demande. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 22 décembre 2017, nous avons examiné un ordre du jour préliminaire pour une journée de l'industrie prévue le 22 janvier 2018. Jusqu'à la tenue de l'événement, nous avons examiné des courriels concernant la planification de l'événement et les réunions individuelles subséquentes. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 22 janvier 2018, nous avons observé la journée de l'industrie. L'ordre du jour a été suivi, des copies papier des présentations ont été fournies et on a répondu aux questions. Du 22 au 29 janvier 2018, nous avons observé ou surveillé par téléconférence des réunions individuelles tenues avec 30 entreprises d'une durée d'1 heure, qui avaient demandé la tenue des réunions. Les entreprises ne fabriquaient pas toutes des aéronefs. Dans chaque cas, l'entreprise a décrit ses capacités et ses intérêts. Les responsables du projet ont répondu à des questions afin de préciser des renseignements fournis au cours de la journée de l'industrie et n'ont pas fourni de renseignements supplémentaires. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 31 janvier 2018, nous avons examiné l'ébauche d'un plan de gestion de l'évaluation (PGE) des réponses à la DSILF. Ce plan décrivait l'organisation et la structure de l'évaluation, les rôles et les responsabilités, le processus et le cadre de l'évaluation. Bien que la DSILF spécifiait des critères de qualification de base qui seraient simples à évaluer, le plan permettait de veiller à ce que l'activité d'évaluation soit structurée, rigoureuse et bien documentée. Le 5 février 2018, nous avons examiné une version révisée du PGE. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 2 février 2018, nous avons examiné des plans de conception sur les retombées industrielles et technologiques et les propositions de valeur (RIT/PV) pour le projet qui seraient fonctionnels et équitables pour tous les fournisseurs éventuels et qui respecteraient les objectifs de la politique du gouvernement sur les RIT/PV. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 7 février 2018, nous avons examiné la présentation qui serait livrée à la séance d'information destinée à tous les évaluateurs de la DSILF et le 8 février, nous avons surveillé la séance d'information donnée à l'intention des évaluateurs. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 13 février 2018, nous avons été informés que l'équipe responsable du PCFAC prévoyait aller rencontrer le ministère de la MOD/UK prochainement afin de bien comprendre les besoins en matière d'interopérabilité. Cette visite était complémentaire aux discutions tenues antérieurement avec le ministère de la Défense des États-Unis (USDOD) sur le même sujet. Le 21 février 2018, nous avons examiné le résumé d'une téléconférence entre l'équipe du PCFAC et le MOD/UK décrivant l'objectif de la visite imminente. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 16 février 2018, nous avons été informés des résultats de l'évaluation des réponses à la DSILF. Toutes les équipes d'évaluation se sont entendues à l'unanimité sur tous les résultats et aucune préoccupation ni aucun problème n'ont été soulevés. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 19 février 2018, nous avons examiné l'ébauche de courriels destinés aux répondants à la DSILF; une version était destinée aux 5 répondants qui avaient été jugés qualifiés à titre de Fournisseurs et une autre version était destinée aux répondants qui avaient été jugés non qualifiés. Ces courriels ont par la suite été transmis aux répondants. Nous avons aussi examiné une description du plan visant à annoncer et à publier la liste des Fournisseurs qualifiés sur le site achatsetventes.gc.ca. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Activités et constatations pendant l'étape de mobilisation des Fournisseurs qualifiés

Première semaine avec les Fournisseurs

Le 2 mars 2018, nous avons examiné des documents préliminaires comprenant :

Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 6 mars 2018, nous avons examiné une procédure d'opération préliminaire précisant les règles encadrant les échanges entre le bureau de projet du PCFAC et le bureau de projet du chasseur de la nouvelle génération (BPCNG) qui fait partie du MDN. Le BPCNG gère la participation du Canada dans le bureau du Programme de l'avion de combat interarmées, dont le Canada est membre. Cette procédure précisait qu'il n'y aurait aucune communication ni aucun échange de renseignements entre le bureau du PCFAC et le BPCNG et que toutes les communications du PCFAC avec le Programme de l'avion de combat interarmées, un concurrent, seraient directes, tout comme les communications entre le PCFAC et les autres concurrents du PCFAC. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 9 mars 2018, nous avons examiné l'énoncé d’intention d’exploitation envisagée pour l'étape de définition du PCFAC qui décrivait comment le PCFAC serait utilisé. L'intention d’exploitation envisagée découlait d'une politique de défense approuvée et constituerait le fondement des exigences du PCFAC précisées dans la DDP.

Du 7 au 25 mars 2018, nous avons examiné des documents de planification pour les réunions individuelles imminentes. Ces documents étaient des présentations décrivant les exigences que le Canada avait l'intention d'établir y compris :

Il avait aussi une présentation essentielle décrivant une approche d'approvisionnement proposée tenant compte de la nature unique de l'acquisition, notamment de la participation des membres du gouvernement des équipes de Fournisseurs. L'objectif était de recueillir des commentaires et une rétroaction sur le processus et les exigences qui influenceraient l'activité d'approvisionnement afin qu'il soit possible d'apporter les ajustements appropriés. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Du 26 mars 2018 au 11 avril 2018, nous avons observé ou surveillé chacune des réunions individuelles tenues avec les Fournisseurs qualifiés. Chaque Fournisseur comptait des représentants gouvernementaux et un fabricant d'aéronefs. L'ordre du jour de ces réunions était le même pour chacun des Fournisseurs qui ont été invités à formuler des commentaires, y compris à fournir ultérieurement des commentaires par écrit. Chacun s'est vu accorder le même temps, qui était suffisant dans tous les cas. Après chaque réunion individuelle, nous avons observé l'après réunion de l'équipe PCFAC au cours duquel l'équipe passait en revue la rétroaction donnée par chaque Fournisseur et attribuait des tâches à des membres de l'équipe, au besoin. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Deuxième semaine avec les Fournisseurs

Le 21 avril et le 20 mai 2018, nous avons fourni des commentaires liés à l'équité relatifs aux visites planifiées par l'équipe de projet PCFAC aux bases opérationnelles des Fournisseurs afin de mieux connaître les exigences relatives à l'infrastructure pour le nouvel aéronef. Ces visites ont été effectuées conformément à un protocole que nous avons examiné le 7 mai 2018 pour veiller à ce que les visites soient effectuées uniquement aux fins approuvées et ne comprennent aucun autre échange d'information. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Du 21 au 25 mai 2018, nous avons examiné les résumés de téléconférences entre le Canada et chacun des Fournisseurs, qui faisaient le point sur l'élaboration du critère d'évaluation de l'incidence économique (IE) qui serait intégré dans la DDP. L'IE était un nouveau critère qui était encore en cours d'élaboration. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 25 et le 28 mai, ainsi que le 5 juin 2018, nous avons examiné l'ébauche des présentations préparées pour les réunions imminentes sur la mobilisation des Fournisseurs. Du 13 juin au 5 juillet 2018, nous avons observé 5 réunions individuelles tenues au cours de la deuxième semaine avec les Fournisseurs, 1 avec chaque Fournisseur. L'approche était la même pour chaque Fournisseur. Une présentation générale sur le sujet à l'ordre du jour a été fournie et un dialogue a été engagé avec le Fournisseur afin d'obtenir ses commentaires dans l'objectif de contribuer à l'élaboration de la DDP. Le temps alloué à chaque Fournisseur était le même. Après chaque réunion, les membres de l'équipe responsable du projet se sont réunis pour discuter de ce qu'ils avaient entendu et attribuer des tâches. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures ont été prises par les responsables du projet.

Le 10 juillet 2018, nous avons examiné une ébauche d'une LI destinée à être publiée pour obtenir la rétroaction de l'industrie canadienne sur ses capacités à soutenir le PCFAC afin de contribuer à l'élaboration du critère PV pour la DDP sur le PCFAC. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée et la LI a subséquemment été publiée le 24 juillet 2018.

Du 27 au 30 juillet 2018, nous avons examiné l'ébauche d'un document sur l'approche de l'invitation à soumissionner dans le cadre du PCFAC et formulé des commentaires à ce sujet. Nos commentaires ont ensuite fait l'objet de discussions avec des responsables du PCFAC. Le 17 août 2018, nous avons examiné la rétroaction donnée sur nos commentaires et nous avons examiné une version révisée de l'ébauche du document sur l'approche de l'invitation à soumissionner dans le cadre du PCFAC ainsi que les commentaires sur la version antérieure. Le 20 août 2018, nous avons formulé des commentaires liés à l'équité portant sur la version révisée et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 31 juillet 2018, nous avons examiné l'objectif d'une téléconférence proposée avec un Fournisseur. Cette réunion devait porter sur une question relative à la PV applicable uniquement à ce Fournisseur en particulier. Aucune autre question ne serait abordée. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 7 août 2018, nous avons examiné un document traitant des visites que l'équipe du projet avait effectuées en juin 2018 aux bases opérationnelles du Fournisseur afin de contribuer à l'établissement des besoins relatifs à l'infrastructure pour la capacité future en matière d'avions de chasse. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 8 août 2018, nous avons appris que le PCFAC avait conclu un contrat avec un examinateur tiers afin que celui-ci examine et valide le processus et les documents relatifs à l'approvisionnement.

Le 29 août 2018, nous avons examiné une modification proposée au document sur les RE visant à autoriser l'ajout d'une étape facultative d'évaluation préliminaire de l'interopérabilité se rapportant à la sécurité que les Fournisseurs seraient encouragés à appliquer. Cette étape d'évaluation, préalable à la clôture de la DDP, serait liée aux exigences particulières en matière de sécurité de 2 membres du Groupe des 5 (le groupe des 5 est composé de l'Australie, du Canada, de la Nouvelle-Zélande, du Royaume-Uni et des États-Unis et les 2 membres sont le Canada et les États-Unis dans ce contexte). Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 30 août 2018, nous avons examiné une téléconférence entre les responsables du projet et un Fournisseur visant à mieux comprendre et discuter de la rétroaction que le Fournisseur avait donnée à la suite de la réunion sur la mobilisation des Fournisseurs. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 18 septembre 2018, nous avons examiné un ordre du jour commun pour les téléconférences avec les Fournisseurs qui devaient commencer le même jour. L'objectif de ces téléconférences était de faire le point sur les mesures de suivi des réunions antérieures, ainsi que sur la planification des visites prévues aux bases de l'Aviation royale canadienne plus tard au cours de l'année. Du 18 au 21 septembre 2018, nous avons surveillé les téléconférences. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Examen de l'ébauche des documents de la demande de propositions

Une fois la DDP conçue, elle comptait approximativement une cinquantaine de documents. Du 23 septembre 2018 jusqu'à la publication de la DDP, nous avons progressivement examiné les ébauches de documents de la DDP qui nous ont été remis avant d'être transmis aux Fournisseurs. Il y avait plusieurs versions préliminaires de chaque document. Le 6 novembre 2018, nous avons été informés que le PCFAC utiliserait l'outil logiciel AWARD afin de soutenir la conception et la révision de l'ébauche de la DDP. Les ébauches de parties de la DDP seraient publiées dans la salle des données AWARD dès qu'elles seraient prêtes à être examinées par les Fournisseurs. Nous avons obtenu un accès en ligne à la salle des données. Nous y avons accédé périodiquement et nous avons examiné des parties nouvelles ou révisées de la DDP ainsi que les questions reçues de la part des Fournisseurs ainsi que les réponses proposées et définitives. Nous avons fourni des commentaires liés à l'équité et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 2 octobre 2018, nous avons été informés que les Fournisseurs étaient invités à visiter les 2 principales bases opérationnelles canadiennes afin qu'ils puissent voir l'infrastructure actuelle pour les avions de chasse et être en mesure d'évaluer les changements qui seraient nécessaires pour le nouvel aéronef. Nous avons examiné les plans élaborés pour les visites sur place et le 10 octobre 2018, nous avons formulé des commentaires relatifs à l'équité de ces plans. Le 30 novembre et le 4 décembre 2018, nous avons surveillé des réunions individuelles tenues avec chacun des Fournisseurs dans l'objectif de répondre aux questions concernant l'infrastructure observée pendant les visites. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 8 novembre 2018, nous avons été informés qu'1 des 5 Fournisseurs qualifiés se retirait du processus concurrentiel.

Le 8 janvier 2019, nous avons examiné une présentation décrivant une méthode concernant la marche à suivre pour l'interopérabilité se rapportant à la sécurité. L'interopérabilité se rapportant à la sécurité (mentionnée précédemment) est un processus très spécialisé, complexe et long. La méthode proposée prévoyait que les Fournisseurs soumettent rapidement une proposition sur l'interopérabilité, afin que le Canada puisse effectuer une évaluation initiale de ces propositions et donner une rétroaction aux Fournisseurs. Ainsi à la clôture de la demande de soumissions, chaque Fournisseur pourrait présenter une soumission officielle s'appuyant sur l'évaluation initiale. Nous avons examiné la méthode proposée et nous n'avons relevé aucune lacune liée à l'équité.

Le 23 janvier 2019, nous avons examiné une présentation fournissant des précisions sur les exigences relatives au bilinguisme des publications techniques, de la formation, etc. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Troisième semaine avec les Fournisseurs

Du 4 au 15 février 2019, nous avons observé 4 réunions individuelles tenues au cours de la troisième semaine, 1 avec chaque Fournisseur. Chaque réunion devait durer 2 jours et demi et avoir le même ordre du jour et le Canada devait fournir des présentations identiques à chaque Fournisseur sur les mêmes points à l'ordre du jour. L'équipe responsable du projet a noté les commentaires formulés par les Fournisseurs et a fourni des renseignements généraux, le cas échéant. Le temps alloué à chaque réunion était le même. Après chaque réunion, les membres de l'équipe du projet se sont réunis pour discuter de ce qu'ils avaient entendu et attribuer des tâches. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 26 février 2019, nous avons examiné un rapport sur les principaux points à retenir, qui portait sur les réunions tenues plus tôt le même mois avec les Fournisseurs et qui avait été préparé pour informer les hauts fonctionnaires des principales constatations. Les constatations étaient compatibles avec ce que nous avions observé pendant les réunions. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 17 avril 2019, nous avons rencontré l'équipe responsable du projet et nous avons été informés des améliorations générales apportées au processus d'approvisionnement en fonction des commentaires donnés par les Fournisseurs. Le 18 avril 2019, nous avons examiné la présentation livrée le jour précédent. Les modifications apportées au processus d'approvisionnement n'ont créé aucune lacune liée à l'équité.

Téléconférences continues

Après la troisième semaine avec les Fournisseurs, des activités de mobilisation des Fournisseurs ont été tenues principalement au moyen de téléconférences, chaque Fournisseur avait l'occasion de participer à une réunion individuelle par téléconférence pour chaque ensemble de téléconférences. Les Fournisseurs n'ont pas tous profité de l'occasion de participer à une téléconférence pour chaque ensemble de téléconférences. La fréquence des téléconférences augmentait généralement à l'approche de la date à laquelle la version définitive de l'ébauche de la DDP devait être publiée. Les procédures utilisées pour les téléconférences étaient semblables à celles des réunions individuelles et chaque Fournisseur avait pleinement l'occasion de discuter de toutes les questions de son choix.

Du 23 au 25 avril 2019, nous avons surveillé quatre téléconférences individuelles. Ces téléconférences visaient à informer chaque Fournisseur des changements qui seraient apportés au processus d'approvisionnement, à bien comprendre la rétroaction donnée par le Fournisseur respectif sur l'ébauche de la DDP et à donner à chaque Fournisseur l'occasion de faire part de ses préoccupations. L'équipe responsable du projet a utilisé le même ordre du jour pour toutes les téléconférences. Après chaque téléconférence, l'équipe responsable du projet a discuté des préoccupations soulevées par le Fournisseur respectif, et des tâches ont été attribuées, au besoin. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 9 mai 2019, nous avons observé une téléconférence WebEx à laquelle ont participé tous les Fournisseurs ainsi qu'une tenue avant la téléconférence et une après celle-ci avec l'équipe responsable du projet. La téléconférence visait à informer les Fournisseurs sur l'échéancier relatif à la période de mobilisation de l'ébauche de la DDP et particulièrement à les informer sur une modification importante apportée aux exigences de la PV de la DDP. Tous les Fournisseurs étaient représentés, mais certaines personnes ont eu de la difficulté à se joindre à la téléconférence; la présentation a donc été reprise au complet quelques minutes après le début de la téléconférence. Aucune question n'a été soulevée. Nous avons surveillé les téléconférences individuelles avec chaque Fournisseur le lendemain. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 10 mai 2019, nous avons observé une réunion de l'équipe responsable du projet avec des représentants de l'association des industries aérospatiales du Canada (AIAC) et de l'Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS), au cours de laquelle les modifications apportées à la PV de la DDP ont été présentées. Le même jour, nous avons observé une téléconférence avec chaque Fournisseur au cours de laquelle des questions et des commentaires ont été formulés sur les renseignements fournis pendant la téléconférence WebEx tenue le jour précédent et des précisions ont été données, au besoin. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 23 et le 24 mai 2019, nous avons observé des téléconférences avec chaque Fournisseur. Ces téléconférences visaient à fournir des renseignements généraux pour assurer une compréhension des principales exigences du PCFAC et à obtenir des commentaires et une rétroaction de leur part. La téléconférence respectait un ordre du jour établi et chaque Fournisseur s'est vu accorder le même temps. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Tous les Fournisseurs ont eu l'occasion de participer à une réunion en marge de la conférence sécurité du Canada (CANSEC) 2019 afin de discuter des sujets de leur choix. Deux Fournisseurs ont demandé la tenue de réunions. Le 28 mai 2019, nous avons observé une réunion avec 1 Fournisseur. Un autre Fournisseur a demandé une téléconférence individuelle afin d'obtenir des précisions au sujet des exigences révisées relatives à la soumission de la PV. Nous avons surveillé cette téléconférence le 6 juin 2019. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Du 7 au 11 juin 2019, nous avons observé 4 réunions individuelles avec les Fournisseurs. Ces réunions visaient à donner aux Fournisseurs l'occasion d'exprimer clairement leurs préoccupations sur le processus d'approvisionnement et d'en discuter verbalement, particulièrement en ce qui concerne les modifications apportées au cours des dernières semaines. Les préoccupations exprimées variaient d'un Fournisseur à l'autre. L'équipe responsable du projet a posé des questions pour s'assurer de bien comprendre les préoccupations, a fourni de la rétroaction au besoin et a accepté dans le cas de certains problèmes, de procéder à un examen. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Modèle d'évaluation

Le 12 juin 2019, nous avons observé une présentation livrée par une équipe de consultation sur leur examen détaillé de l'assurance du modèle d'évaluation du PCFAC. Cette présentation traitait d'un examen exhaustif et d'une analyse approfondie qui comprenait, non exclusivement :

Nous n'avons relevé aucun problème quant à la justesse du modèle d'évaluation. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 14 juin 2019, nous avons observé une présentation WebEx de l'équipe responsable du projet livrée en même temps aux 4 Fournisseurs. Cette présentation visait à fournir des renseignements généraux sur :

Après la présentation, nous avons surveillé des téléconférences individuelles avec chaque Fournisseur, dont l'objectif était de recevoir leurs questions et d'y répondre. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 17 juin 2019, nous avons observé une téléconférence avec un Fournisseur visant à donner une rétroaction sur une question en particulier que le Fournisseur avait soulevée au cours d'une téléconférence antérieure. La rétroaction a été donnée au Fournisseur et aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 26 et le 27 juin 2019, nous avons observé 3 téléconférences individuelles. L'objectif était de donner aux Fournisseurs l'occasion de faire part de leurs préoccupations sur toute question, en particulier sur quoi que ce soit qui les empêcherait de soumettre une proposition conforme aux exigences. Bien que tous les Fournisseurs aient eu l'occasion de participer à une téléconférence, un Fournisseur a affirmé qu'il n'en avait pas besoin. Plusieurs préoccupations ont été soulevées et l'équipe responsable du projet y a répondu adéquatement. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 25 juin 2019, nous avons commencé l'examen de la version 2 de l'ébauche de la DDP et le 2 juillet 2019, nous avons commencé l'examen de la rétroaction que chaque Fournisseur a donnée sur la version 2 de l'ébauche. Notre processus d'examen de l'équité s'est poursuivi jusqu'à la publication de la DDP officielle le 23 juillet 2019. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Phase de la demande de propositions

Avis de l'approvisionnement proposé

Le 23 juillet 2019, nous avons examiné l'avis d'approvisionnement proposé (AAP) affiché sur achatsetventes.gc.ca qui informait de l'approvisionnement et fournissait un aperçu général de l'approvisionnement. Il était aussi énoncé que la concurrence était ouverte aux Fournisseurs qui avaient été qualifiés à l'étape de qualification par l'entremise de la DSILF et tout autre Fournisseur qui pouvait démontrer qu'il pouvait répondre aux exigences de qualification. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

AWARD

Comme décrit, le logiciel AWARD a été utilisé par l'équipe du projet pour soutenir le développement et l'examen de la DDP. Son utilisation s'est poursuivie durant la phase de la DDP. Il a été utilisé comme référentiel pour la DDP et comme moyen de distribution de la DDP aux Fournisseurs incluant les modifications. En plus, il a été utilisé pour recevoir les questions et les demandes de clarification des Fournisseurs, coordonner les réponses et autres actions au sein de l'équipe du projet et les communications avec les Fournisseurs. Nous avions accès à AWARD qui nous fournissait un moyen efficace pour surveiller les communications vers et depuis les Fournisseurs. Nous recevions une notification automatique pour chaque activité AWARD et nous examinions l'activité. Il y avait une activité AWARD presque chaque jour avec certains jours ayant plus d'une douzaine d'activités.

Examen de la demande de propositions et des modifications

Comme indiqué, nous avons examiné la DDP avant sa publication le 23 juillet 2019. Durant la phase de la DDP nous avons examiné périodiquement les documents de la DDP, non seulement pour examiner les modifications mais aussi pour maintenir la familiarité et comprendre les liens entre les différentes sections et parties. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Nous avons examiné chaque modification en version ébauche avant sa publication et la version finale après la publication. Chaque modification consistait des parties de la DDP qui avaient été modifiées avec une brève description du changement. AWARD incluait la nouvelle version des parties de la DDP qui avaient été modifiées. Dans la plupart des cas, nous avons suivi le problème sur AWARD tel qu'il a été identifié jusqu'à l'élaboration d'une réponse ou la résolution du problème identifié. Souvent nous avons également été informés par l'équipe du projet de l'action envisagée. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises.

Présentation à l'industrie

Le 15 août 2019, nous avons observé une séance d'information en ligne par les responsables du projet aux entreprises canadiennes intéressées concernant le PCFAC qui avait été organisée par l'AICDS et l'AIAC. Un avis avait aussi été affiché sur achatsetventes.gc.ca concernant la séance d'information. L'objectif était de mettre à jour l'industrie canadienne sur le projet PCFAC afin de mieux les préparer à participer en tant que fournisseurs.

La séance d'information couvrait :

La présentation était compréhensive et a été vue par plus de 175 entreprises. La présentation a été livrée en anglais et en français. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Mises à jour de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Généralement sur une base mensuelle durant la période de la DDP, nous avons été informés par les responsables du projet TPSGC sur les problèmes d'approvisionnement anticipés ou actuels qui étaient analysés en vue d'apporter des améliorations et de résoudre les problèmes. Nous avons été informés des mesures que les responsables du projet avaient l'intention de prendre et nous avons fourni des commentaires liés à l'équité le cas échéant.

La première mise à jour de ce type a été livrée le 5 septembre 2019, lorsque nous avons rencontré l'équipe contractante de TPSGC au cours de laquelle plusieurs sujets ont été discutés y compris une demande d'un Fournisseur, la gouvernance et les plans d'évaluation proposés. La réunion a suivi le format que nous avons continué à utiliser pour nos réunions ou communications téléphoniques avec les responsables du projet. Pour chaque item à l'ordre du jour, les responsables du projet ont donné un aperçu de la gestion et décrit les mesures qu'ils avaient l'intention de prendre.

Des commentaires liés à l'équité ont été fournis le cas échéant et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Retrait d'un Fournisseur qualifié

Du 10 au 13 septembre 2019, nous avons examiné plusieurs ébauches d'une réponse à un Fournisseur accusant réception de sa lettre au Canada énonçant qu'il se retirait de la compétition. Le 16 septembre 2019 nous avons été informés que le Fournisseur avait été retiré du logiciel AWARD. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Avis relatif aux visites des sites

Le 19 septembre 2019, nous avons examiné une ébauche d'un avis aux Fournisseurs à être affiché sur AWARD les informant que les visites des sites avaient été planifiées pour les 2 bases opérationnelles principales, Bagotville et Cold Lake pour la fin du mois de novembre et le début du mois de décembre 2019.

Cette annonce décrivait les installations qui seraient visitées et les mesures requises par les Fournisseurs pour y participer.

Le but des visites était de fournir une autre opportunité pour les Fournisseurs de voir les installations existantes et de voir les sites sous les conditions hivernales.

Subséquemment, les responsables du projet nous ont décrit les plans pour les visites, incluant le nombre proposé de participants et la composition des groupes.

Les dates pour les visites ont été subséquemment retardées d'1 semaine.

Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Soumission et évaluation de l'offre préliminaire de sécurité

En vertu de la nature spéciale des exigences de sécurité et d'interopérabilité du PCFAC, la DDP exigeait de chacun des Fournisseurs à soumettre une offre de sécurité préliminaire avant la date de clôture des propositions. L'offre de sécurité serait évaluée par le Canada et une réponse sur son acceptabilité serait fournie. Le 27 septembre 2019, nous avons reçu une ébauche du premier plan d'évaluation d'acceptabilité de la sécurité (PPEAS) pour examen et une invitation pour nous d'assister à une séance d'information sur la formation pour les participants à l'activité d'évaluation de l'acceptabilité de la sécurité. Nous avons fourni des commentaires liés à l'équité et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Le 7 octobre 2019, nous avons examiné une version révisée de l'ébauche du PPEAS et avons fourni des commentaires liés à l'équité. Des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Aussi, le 27 septembre 2019, nous avons examiné les grandes lignes directives pour les réunions consensuelles d'estimation et d'évaluation par les responsables du projet. Nous avons ensuite rédigé et transmis une description de ce que du point de vue de l'équité, nous recherchions pour un processus consensuel.

Le 1er octobre 2019, nous avons observé la première session de formation pour l'évaluation de la sécurité pour les experts en matière de sécurité (SEMSs) qui travailleraient avec l'équipe d'évaluation de la sécurité (EES) examinant et évaluant les offres de sécurité préliminaires. L'évaluation de la sécurité impliquait une évaluation de l'acceptabilité de chaque offre de sécurité. Chaque Fournisseur devait recevoir une évaluation acceptable/non-acceptable de son offre, le cas échéant, une description des raisons d'un résultat non-acceptable.

La session comprenait un aperçu :

Nous avons observé des sessions similaires les 3 et 10 octobre 2019, pour les SEMSs qui n'étaient pas disponibles pour la première session. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 7 octobre 2019, nous avons discuté avec l'équipe contractante TPSGC du besoin pour la continuité des membres de l'équipe d'évaluation de la sécurité. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 17 octobre 2019, nous avons observé la session de formation pour les membres de EES. La session a suivi le format des sessions préliminaires pour les SEMSs. Le 18 octobre 2019, nous avons examiné les directives d'affectation initiales que EES avait autorisées à ordonner à leurs membres SEMSs respectifs d'examiner les parties applicables de chaque offre de sécurité préliminaire. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 24 octobre 2019, nous avons observé une séance d'information SEMSs et EES au site sécurisé sur lequel les examens des offres de sécurité seraient effectués. Compte tenu de la classification de sécurité des offres de sécurité, des procédures spéciales avaient été mises en place pour assurer une sécurité adéquate des offres et des notes sur les offres préparées par les membres SEMSs et EES tout au long de la période d'évaluation. Les arrangements de sécurité ont été présentés et la technologie de l'information à utiliser a été expliquée et démontrée. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Pendant la période d'évaluation de l'offre de sécurité jusqu'à ce que l'évaluation soit complétée à la fin janvier 2020, nous avons reçu un rapport quotidien de la situation décrivant les progrès réalisés dans l'examen des offres de sécurité.

Le 25 octobre 2019, nous avons examiné des versions révisées de EES donnant des directives aux équipes EMS. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Il y avait plusieurs étapes clés dans le processus d'évaluation de la sécurité. Pour chacun des aspects de sécurité et d'interopérabilité évalués, une équipe EES a examiné chaque offre de sécurité et a préparé un rapport identifiant les forces et les points faibles par rapport à l'exigence de soumission spécifiée dans la DDP sans exprimer aucune évaluation acceptable/non-acceptable. Chaque rapport a été fourni aux membres EES et décrit dans une séance d'information aux membres EES à nouveau sans aucune évaluation. Chaque membre EES a examiné les offres ainsi que les rapports des équipes EMS et a fait son évaluation individuelle acceptable/non-acceptable. Les membres EES ont discuté de leurs conclusions et se sont mis d'accord sur une évaluation consensuelle. Le processus a été répété pour chaque offre de sécurité.

Nous avons observé l'activité d'évaluation de l'offre de sécurité jusqu'à ce qu'elle soit complétée à la fin janvier 2020. Pour chaque offre de sécurité, nous avons examiné les rapports EMS à EES, observé la séance d'information de EES par EMS et observé les réunions d'évaluation consensuelle EES auxquelles la caractérisation acceptable/non-acceptable de chaque offre a été convenue. Les meilleures pratiques similaires à celles d'un processus d'évaluation ont été suivies. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Faisant suite à chaque réunion de caractérisation, nous avons examiné la rétroaction écrite préparée pour chaque Fournisseur les informant de la caractérisation du Canada de leur offre de sécurité respective et les raisons pour la caractérisation. Dans chaque cas la rétroaction était conforme avec le consensus EES et les explications étaient adaptées à la sécurité individuelle des offres et n'a fourni un avantage indu à aucun Fournisseur. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Visites des sites

Du 5 au 10 décembre 2019 nous avons observé une visite de 2 jours du site Bagotville et une visite de 2 jours à Cold Lake. Chacun des 3 Fournisseurs étaient représentés par une équipe. À chaque base les opérations, l'entretien, le soutien et les facilités d'entraînement ont été vues avec des explications par le personnel de la base. Le groupe a été maintenu ensemble et s’est déplacé d’un emplacement à l’autre dans un autobus. Dans la mesure du possible les questions ont été répondues et les questions et réponses ont subséquemment été publiées sur AWARD. Alors que les photographies par les équipes n'étaient pas permises, un photographe de la base a accompagné le groupe et a pris des photos à la demande des équipes. Subséquemment les photographies ont été vérifiées et affichées sur AWARD pour toutes les équipes. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Livraison de proposition des soumissions

Avant la clôture de la DDP, les Fournisseurs devaient fournir un avis de proposition prévue. Les avis devaient inclure le nombre de colis devant être soumis et l'identification des niveaux de sécurité de chaque colis. Cette information était importante pour faciliter la réception et la bonne manipulation des dossiers de soumission. Au mois de mai 2020, nous avons examiné les avis reçus. Au cours de la période subséquente jusqu'à la clôture de la DDP, nous avons examiné les communications de suivi avec chaque Fournisseur pour assurer la sauvegarde appropriée du contenu de chaque soumission. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Les restrictions de voyage internationales résultant de la pandémie COVID 19 ont occasionnées la nécessité de prévoir des moyens additionnels pour la soumission des propositions au-delà de ce qui était spécifié dans la DDP et qui tenait compte de la classification de sécurité des colis. Les responsables du projet TPSGC ont reconnu le besoin et ont travaillé avec les Fournisseurs pour identifier les méthodes de livraison additionnelles. Nous avons surveillé ces activités sur AWARD et avons été informés par les responsables du projet lorsque divers moyens ont été explorés. La DDP a été modifiée en conséquence en fournissant les mêmes moyens optionnels pour tous les Fournisseurs. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de clôture de la DDP était le 31 juillet 2020.

Phase d'évaluation et de sélection des propositions

Sommaire de l'évaluation

Note : Le terme évaluation est utilisé dans le présent rapport pour inclure les activités connexes y compris :

Le 12 juin 2020, nous avons surveillé une présentation fournie par une firme de consultant tierce sur l'examen du processus d'évaluation PCFAC proposé. L'examen a permis d'apporter quelques améliorations au processus d'évaluation. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

En raison de la complexité, de la taille et de la portée du PCFAC, l'évaluation des réponses a nécessité un très grand nombre de ressources ayant des connaissances et une expérience spécialisées pour exécuter l'évaluation de façon diligente et équitable.

L'évaluation PCFAC et la sélection consistaient de 6 activités, que nous avons examinées, observées ou surveillées :

Plan de gestion de l'évaluation des propositions et structure de gouvernance

Une structure de gouvernance de l’évaluation des propositions (SGEP), un document approuvé le 25 octobre 2019, au niveau du sous-ministre adjoint; a fourni au PCFAC une structure de gouvernance d'évaluation de haut niveau. La composition, les rôles et les responsabilités de ceux impliqués dans l'évaluation et la gestion du processus de sollicitation ont été décrites dans le SGEP. C’était le document cadre de gouvernance du processus d’évaluation. Deux modifications au SGEP ont ensuite été apportées.

Le PGEP était le document directeur pour l'exécution de l'évaluation. Chaque fois qu'une question d'évaluation se posait le PGEP était utilisé pour fournir la direction.

Commençant le 28 février 2020, nous avons examiné les versions ébauches du PCFAC PGEP. Le PGEP était un document complet et faisait autorité détaillant comment l'évaluation telle que décrite dans la DDP serait exécutée et les résultats documentés. Il couvrait :

Le document PGEP a été finalisé et approuvé au niveau du directeur principal le 11 août 2020. Trois modifications au PGEP ont été subséquemment émises. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Équipes d'évaluation

Il y avait 13 équipes d'évaluation, composées chacune de 3 membres ou plus.

Le PGEP précisait le processus de nomination des évaluateurs. La composition proposée de chaque équipe d'évaluation a été examinée par un comité d'examen des évaluations (CEE) et approuvée par un comité de gestion de l'évaluation. Les évaluateurs ont été sélectionnés en fonction de leur expertise dans le domaine d'évaluation concerné.

L'évaluation de l'acceptabilité de la sécurité a été effectuée par 2 cadres du centre de la sécurité des télécommunications (CST) et 2 cadres du MDN appuyés par 4 équipes d'experts en la matière. Les rapports des experts en la matière ont fourni des commentaires sur la proposition des soumissionnaires concernant les exigences de la DDP et d'autres aspects permis par la DDP, mais n'ont pas fait aucune recommandation concernant l'acceptabilité ou la conformité d'une réponse d'un soumissionnaire.

Aucune lacune liée à l'équité n'a été identifiée concernant la sélection des membres pour, ou la composition des équipes d'évaluation.

Formation en évaluation et orientation

Le 7 août 2020, nous avons examiné une ébauche de trousse de bienvenue qui devait être envoyée à tous les évaluateurs et estimateurs les informant de la formation préalable que chacun devait suivre à l'avance ainsi que des formulaires que chacun devait lire et en accuser réception en les signant.

La formation comprenait des thèmes sur :

Les formulaires incluaient :

Le 11 août 2020, nous avons examiné la version finale de la trousse de bienvenue telle qu'envoyée aux évaluateurs. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

La formation et l'orientation des évaluateurs ont eu lieu principalement au cours de la dernière partie d'août 2020 et de la première moitié de septembre 2020. Tous les participants au processus d'évaluation ont reçu une séance d'information initiale approfondie sur le sujet par TPSGC et MDN y compris un aperçu :

Subséquemment, chaque équipe d'évaluation a reçu une présentation détaillée de suivi sur son domaine d'évaluation, les processus détaillés qui seraient suivis, les outils disponibles et les exigences en matière de documentation.

Les gestionnaires d'évaluation et les chefs d'équipe ont reçu une présentation plus complète sur les détails d'organisation et de processus et sur la gestion et le soutien de l'évaluation. La présentation mettait l'accent sur des domaines spécifiques du PGEP afin de faciliter les activités d'évaluation conformément au PGEP, la DDP et aux meilleures pratiques.

La formation a aussi mis l'accent sur le fait que seules des copies électroniques de toutes les propositions seraient utilisées dans l'évaluation et que de nombreux évaluateurs seraient dans l'obligation d'évaluer les propositions des soumissionnaires par voie électronique depuis leur domicile. De nombreuses réunions consensuelles seraient menées par liaison vidéo et les résultats individuels et consensuels seraient documentés électroniquement.

Les évaluateurs ont été informés des :

Pour les évaluateurs qui, pour des raisons de sécurité devaient avoir un accès physique à des installations sécurisées, les procédures à suivre ont été données.

Nous avons surveillé toutes les séances de formation et d'orientation. Chaque session suivait de près une présentation PowerPoint qui avait été approuvée à l'avance par les responsables du projet et que nous avions examinée à l'avance. Les présentations étaient conformes au PGEP. Des questions ont été posées et répondues. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis tout au long des séances de formation et d'orientation et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Activité d'évaluation

La DDP demandait qu'une proposition se compose de plusieurs éléments couvrant différentes exigences de soumission, chacune devant être fournie en un ou plusieurs volumes distincts. Conformément à la DDP, les offres ou les volumes ont été évalués ou estimés et les résultats ont été utilisés dans le processus de sélection. Comme spécifié dans la DDP, d'autres volumes ont été évalués, mais les résultats n'ont pas été utilisés dans le processus de sélection mais une rétroaction sur les résultats a été fournie au soumissionnaire respectif plus tard dans le processus avant l'attribution du contrat afin de faciliter le processus de finalisation.

Huit domaines des propositions soumises ont été évalués dans le cadre du processus de sélection :

La DDP fournissait une description détaillée du processus d'évaluation y compris des instructions aux soumissionnaires pour tous les domaines d'évaluation. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

La DDP spécifiait pour chacun des 8 domaines des instructions détaillées sur ce qu'un soumissionnaire était invité à fournir dans sa réponse et sur la façon dont la réponse serait évaluée.

Il y avait 4 approches d'évaluation différentes spécifiées :

Certains domaines d'évaluation n'ont utilisé qu'1 seule approche alors que d'autres en ont utilisé jusqu'à 3.

Les évaluations des critères obligatoires et des critères cotés étaient similaires à celles couramment utilisées dans les évaluations d'approvisionnement. Les procédures relatives à la comparaison par paire et aux exigences obligatoires faisant l’objet d’évaluations ont été décrites en détail dans la DDP. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée concernant les approches d'évaluation utilisées.

Conformément à la DDP, les domaines suivants des propositions n'ont pas été évalués :

Ces parties des propositions ont été examinées par des équipes dans le but d'identifier les aspects qui nécessitaient des améliorations. La rétroaction sur ces aspects serait fournie au soumissionnaire respectif afin de faciliter la finalisation du contrat. Bien qu'elles ne soient pas utilisées dans le processus de sélection, nous avons surveillé les réunions consensuelles pour chacun. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

L'évaluation des propositions s'est déroulée en 8 étapes. Les 2 premières étapes étaient des contrôles d'exhaustivité et de conformité qui étaient effectués avant les autres étapes. Les autres étapes ont été menées en parallèle comme l'autorisait la DDP. La vérification de l'exhaustivité a examiné la proposition de chaque soumissionnaire pour assurer que chacune comprenait tous les éléments requis. Un soumissionnaire serait informé de tout élément manquant et recevrait un délai pour fournir le ou les éléments manquants. Le contrôle de conformité a examiné la proposition de chaque soumissionnaire pour assurer que certaines instructions de la DDP ont été respectées dans sa proposition. Un soumissionnaire serait informé de toute instruction qu'il ne respecterait pas et un délai lui serait donné pour soumettre l'information requise.

Nous n'avons pas surveillé les contrôles d'exhaustivité et de conformité. Nous avons cependant examiné la rétroaction fournie aux soumissionnaires identifiant les divergences et les réponses reçues des soumissionnaires. La forme et le niveau de détail fourni dans la rétroaction étaient cohérents parmi les soumissionnaires, Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée concernant les contrôles d'exhaustivité et de conformité.

Nous avons surveillé ou observé toutes les réunions consensuelles d'évaluation qui ont eu lieu aux cours des 6 étapes d'évaluation restantes sauf une, décrite ci-dessous. Des réunions consensuelles se sont déroulées sur une période de plus d'une année commençant en septembre 2020 et se terminant en septembre 2021. Au cours de cette période nous avons surveillé ou observé plus de 200 réunions d'évaluation consensuelle.

En raison du confinement lié à la pandémie, il y a eu 2 types d'évaluation en fonction du niveau de classification des réponses. Les évaluations impliquant des informations classées comme protégée B ont été menées à distance avec chaque évaluateur travaillant à partir de leur résidence et conduites sur le réseau public virtuel (RPV) du gouvernement permettant l'accès aux GCdocs, le dépositaire de contenu d'entreprise y compris les documents de TPSGC. La DDP, PGEP et la proposition de chaque soumissionnaire étaient disponibles auprès du RPV du gouvernement. Les évaluateurs ont enregistré leurs résultats sur GCdocs et les réunions consensuelles ont été tenues à l'aide de l'application Microsoft Teams.

L'autre type d'évaluation concernait des informations classifiées plus haut que protégées B. Ces évaluations y compris les réunions consensuelles ont eu lieu dans les installations appropriées du MDN ou au CST. Les propositions des soumissionnaires étaient disponibles sur un réseau interne du MDN ou un réseau classifié du CST tout comme la DDP PGEP et les évaluateurs ont enregistré leurs conclusions sur le même réseau classifié. Les réunions consensuelles ont eu lieu en face à face, sauf pour les évaluateurs qui n'étaient pas situés à Ottawa. Ces derniers évaluateurs ont participé en utilisant des réseaux classifiés du MDN permettant à tous les membres d'une équipe d'évaluation de se voir, de s'entendre et de voir un écran commun.

Toutes les réunions consensuelles ont suivi les meilleures pratiques. Sur une base de rotation, chaque évaluateur a eu la pleine possibilité d'expliquer sa conclusion. Une discussion générale a suivie après que tous les évaluateurs avaient expliqué leur conclusion. La discussion était souvent brève s'il y avait un accord sur le résultat. Lorsqu'il n'y avait pas d'accord, tous les efforts ont été faits pour conclure des accords consensuels unanimes. Dans quelques cas, un accord consensuel unanime a été atteint. Nous avons fourni des commentaires liés à l'équité le cas échéant et des mesures appropriées ont été prises par l'équipe d'évaluation concernée.

Comme indiqué ci-dessus et en raison de la nature classifiée des informations, il y a eu une réunion consensuelle d'évaluation que nous n'avons pas surveillée ou observée. Elle a été observée par le gestionnaire de l’évaluation de l’approvisionnement (GEA) de TPSGC et le gestionnaire de l’évaluation (GE) de la MDN. Bien que nous n'ayons pas pu surveiller la réunion, nous avons été informés du critère qui était évalué et en termes généraux l'information requise dans une réponse d'un soumissionnaire. Après la réunion consensuelle, nous avons été mis au courant de la discussion consensuelle et le résultat. Tous les évaluateurs ainsi que le GEA et GE ont confirmé le résultat. Tout en ne connaissant pas le problème spécifique en question, mais ayant une connaissance générale du sujet et connaissant bien l'équipe d'évaluation, ayant passé de nombreuses heures lors de réunions consensuelles avec l'équipe, nous sommes confiants que le résultat a été obtenu par un processus consensuel équitable.

Le PCSP a été exécuté conformément aux dispositions de la DDP et nous avons examiné chaque étape du processus. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

L'évaluation consensuelle des soumissions a été complétée le 21 septembre 2021 et le 25 novembre 2021 nous avons été informés que le processus d'évaluation et de sélection avait été complété le 19 novembre 2021. Deux des 3 Fournisseurs ont été considérés comme ayant répondu à toutes les exigences de la DDP.

Le 17 décembre 2021, nous avons examiné une présentation à être fournie à CEE concernant le dialogue et les phases de finalisation qui contenaient la recommandation selon laquelle le Canada passe directement à la phase 6, la finalisation du processus de sollicitation ainsi que le soutien rationnel. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 19 décembre 2021 et le 11 janvier 2022, nous avons examiné une ébauche de présentation concernant les phases de dialogue et de finalisation proposée pour la haute direction qui contenait la recommandation que le Canada passe directement à la phase 6 soit la finalisation. Les 17 et 18 janvier 2022, nous avons examiné la présentation finale. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Phase de finalisation

Le 11 mars 2022, nous avons examiné sous forme d'ébauche les lettres d'avis de finalisation à être envoyées au Fournisseur sélectionné et au Fournisseur non-sélectionné.

Le 24 mars 2022, nous avons examiné la correspondance proposée aux 2 Fournisseurs. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 28 mars 2022, le Canada a annoncé qu'il entrait maintenant dans la phase de finalisation.

Le 6 avril 2022, nous avons surveillé la réunion de lancement de la phase de finalisation avec le Fournisseur sélectionné. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Au cours de la période du 7 avril au 4 novembre 2022, nous avons examiné les documents la phase de finalisation et proposé des communications et des réunions avec le Fournisseur sélectionné. Des commentaires liés à l'équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les 6 et 12 octobre 2022, nous avons surveillé des réunions consensuelles IE. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 4 novembre 2022, nous avons examiné l'ébauche du rapport de finalisation de TPSGC. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée. Nous avons été informés que si des changements substantiels étaient apportés au rapport final, nous aurions la possibilité de l'examiner.

Documents de référence

Les documents relatifs aux sollicitations W847A-180210/A et W847A-180210/B peuvent être obtenus auprès du bureau de projet PCFAC.

Addenda au rapport final

15 février 2023

Addenda au rapport final du SE daté du 13 février 2023, pour le PCFAC.

Les 9 et 10 décembre 2021, nous avons examiné l'ébauche de la présentation de compte rendu à être fourni au soumissionnaire non-retenu.

Le 14 décembre 2021, nous avons surveillé le compte rendu au soumissionnaire non-retenu. Les 17, 20 et 22 décembre 2021, nous avons examiné les communications subséquentes avec le soumissionnaire non-retenu en réponse aux questions reçues de celui-ci. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

Le 31 mai 2022, nous avons examiné l'ébauche de la présentation de compte rendu à être fourni au soumissionnaire non-retenu. Le 3 juin 2022, nous avons surveillé le compte rendu au soumissionnaire non-retenu. Le 19 juin 2022, nous avons examiné une communication subséquente avec le soumissionnaire non-retenu en réponse aux questions reçues de celui-ci. Aucune lacune liée à l'équité n'a été relevée.

L'arrangement contractuel qui a été conclu avec le soumissionnaire retenu comprenait un protocole d’entente avec le gouvernement des États-Unis ainsi que des cas de vente de matériel militaire à l’étranger et 2 arrangements de retombées économiques. Aucun compte rendu n’a été demandé par le soumissionnaire retenu.

Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fourni l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le PCFAC.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement que nous avons observé ou surveillé, a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Rick Moffat
Associé Canada
HKA Global (Canada), Inc.
Représentant de l'entrepreneur en surveillance de l’équité

Andrea Robinson
Chef d'équipe de la surveillance de l’équité
Spécialiste de la surveillance de l’équité

Bruce Maynard
Ingénieur professionnel
Spécialiste de la surveillance de l’équité

 

Geneviève Arcand
Spécialiste de la surveillance de l’équité

Jean Montplaisir
Spécialiste de la surveillance de l’équité

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