Services de soutien technique pour la Garde côtière canadienne

Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 29 juin 2020 à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement des services de soutien technique (SST) pour la Garde côtière canadienne (GCC), émis par Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) sous les sollicitations F7044-190233/A, F7044-190233/B, et F7044-190233/C. RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes, identifiées aux sections engagement de surveillance de l’équité et méthodologie et activités et observations du présent rapport. Par la présente, RCGT soumet le rapport final du SE couvrant les activités du SE, à compter du 9 juillet 2020 jusqu'au 29 mars 2022.

Ce rapport comprend :

• notre attestation d'assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mission
• des observations pertinentes tirées des activités entreprises

Attestation d’assurance

Le SE émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement pour le projet SST pour la GCC.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Exigences du projet

La GCC exploite actuellement une flotte de plus de 100 navires qu'elle s'efforce de maintenir opérationnelle afin de pouvoir s'acquitter de son mandat et des divers programmes qui existent pour soutenir ce mandat. Pour soutenir cet effort, la GCC effectue des modernisations à mi-vie, des radoubs et des prolongations de la durée de vie des navires pour maintenir sa flotte opérationnelle, même lorsque les navires vieillissent.

L'objectif de l'approvisionnement est d'obtenir du soutien supplémentaire de la part d'entreprises d'architecture navale et d'ingénierie marine pour soutenir les ingénieurs de système des services techniques intégrés – ingénierie maritime dans les travaux d'ingénierie et de conception pour les modernisations à mi-vie, les réaménagements majeurs et les prolongations de la durée de vie des navires. Le ou les entrepreneurs sélectionnés seront responsables de l'ingénierie et de la conception et assureront l'intégration de tous les systèmes du navire et généreront des spécifications et des dessins de conception à utiliser par les chantiers navals pour effectuer les travaux de modification.

Engagement de surveillance de l’équité et méthodologie

RCGT a été engagée à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement du projet SST pour la GCC, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence des activités surveillées.

Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes pour le processus d'approvisionnement. Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mission, ainsi que les observations pertinentes des activités entreprises.

Conformément aux termes de notre engagement, nous avons :

• examiné les documents fournis par l'autorité contractante (AC)
• surveillé les communications fournies aux soumissionnaires par l’AC
• assisté aux réunions auxquelles l’AC à demander notre présence
• porté tout problème lié à l'équité à l’attention de l'AC
• veillé à ce que les réponses et les actions soient raisonnables et appropriées

Ce rapport est basé sur les informations qui ont été fournies à RCGT par l'AC au cours du processus d'approvisionnement de la période du 9 juillet 2020 au 29 mars 2022.

Activités et observations

Dans cette section

• Lettre d'intérêt : Demande d'information – F7044-190233/A
• Lettre d'intérêt : Demande d'information – F7044-190233/B
• Demande de proposition : F7044-190233/C
• Phase d’évaluation

Lettre d'intérêt : Demande d'information – F7044-190233/A

Les activités suivantes ont été réalisées par le SE au cours de cette étape :

• le 9 juillet 2020, examen de la documentation à afficher sur achatsetventes.gc.ca, en particulier la lettre d'intérêt (LI) et la modification 1
• du 20 juillet 2020 au 30 juillet 2020, participation à 16 rencontres individuelles avec des soumissionnaires potentiels sur l’information décrites dans la LI

Étant donné que RCGT n'a été engagé que le 29 juin 2020 et a reçu sa première communication de l'AC le 9 juillet 2020, le SE a examiné la lettre d'intention et la modification 1 après qu’elles ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca. RCGT n'a identifié aucun problème d'équité avec les informations publiées.

La LI a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 26 mai 2020; et la LI a fermé le 14 août 2020 à 14 h 00, heure avancée de l'Est.

Conformément aux termes de notre engagement, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents et avons observé la phase d'engagement de l'industrie. Le SE n'a identifié aucun problème lié à l'équité. Tous les commentaires mineurs communiqués par le SE tout au long de la phase d'engagement de l'industrie ont été résolus de manière appropriée par l'AC.

Lettre d'intérêt : Demande d'information – F7044-190233/B

Les activités suivantes ont été réalisées par le SE au cours de cette étape :

• le 23 novembre 2020, examen de la documentation à afficher sur achatsetventes.gc.ca, en particulier la LI révisée
• du 8 décembre 2020 au 5 janvier 2021, participation à 17 rencontres individuelles avec des soumissionnaires potentiels sur l’information décrites dans la LI révisée

La LI a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2020; et la LI a fermé le 28 mai 2021 à 14 h 00, heure avancée de l'Est.

Conformément aux termes de notre engagement, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents et avons observé la phase d'engagement de l'industrie. RCGT a noté que 5 modifications ont été affichées sur achatsetventes.gc.ca entre le 25 février 2021 et le 18 mai 2021. Pour 4 de ces 5 modifications, RCGT n'avait pas examiné les modifications proposées à la LI avant d'être affichées. Nonobstant ce qui précède, le SE n'a identifié aucune question liée à l'équité avec ces modifications, ni aucuns des renseignements publiés ou discutés par des représentants de TPSGC ou de la GCC. Tous les commentaires mineurs communiqués par le SE tout au long de la phase d'engagement de l'industrie ont été résolus de manière appropriée par l'AC.

Demande de proposition : F7044-190233/C

Les activités suivantes ont été réalisées par le SE au cours de cette étape :

• du 24 avril 2021 au 11 août 2021, un examen de la demande de propositions (DDP) a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés
• RCGT a reçu la première ébauche de la DDP le 24 avril 2021
• la DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 août 2021
• 11 modifications à la DDP ont été émises, du 21 septembre 2021 au 25 novembre 2021, respectivement
• un examen de toutes les réponses aux questions et des modifications correspondantes de la DDP a été effectué

L'appel d'offres a été fermé le 3 décembre 2021 à 14 h 00, heure normale de l'Est.

Conformément aux termes de notre engagement, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, nous avons observé les activités ci-dessus, porté à l’attention de l’AC des questions liées à l’équité, et nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Le SE a fourni à l’AC des commentaires mineurs sur le document de la DDP proposé et les modifications connexes qui ont été résolues de manière appropriée par l'AC. Il n'y a aucun problème non résolu lié à la phase de DDP, ni aucune observation à signaler qui aurait une incidence sur notre attestation.

Phase d’évaluation

Les activités suivantes ont été réalisées par le SE au cours de cette étape :

• participation aux réunions de consensus d'évaluation tenues les 17, 21, 25, 27 janvier et 1, 2 et 10 février 2022 et :
  • observé le processus d'évaluation, y compris les réunions de consensus de l'équipe d'évaluation
  • examen de la documentation liée aux résultats de l'évaluation
  • examen de la correspondance envoyée aux soumissionnaires

Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis ont organisé une série de réunions pour parvenir à un résultat consensuel. Les réunions ont été animées par le responsable technique avec le soutien de l’AC.

Au total, 8 offres ont été reçues. Au cours de la phase 1 du processus de conformité des soumissions par étapes, 6 de ces soumissionnaires ne se sont pas entièrement conformés aux exigences financières. Suite à la soumission de pièces justificatives supplémentaires, 4 des 6 ont été jugés conformes et 2 ont été jugés non conformes.

Au cours de la phase 2 du processus de conformité des soumissions par étapes, 5 des 6 soumissions ne respectaient pas entièrement les exigences obligatoires. Suite à la soumission de documents supplémentaires, tous les 5 ont été jugés conformes. Au total, 6 ont été jugés conformes.

Les 6 offres ont ensuite été évaluées pour les critères financiers et ont été jugées financièrement conformes. Les points ont été attribués selon une formule. À partir de ce résultat, les soumissionnaires gagnants ont été identifiés.

Tous les commentaires ou problèmes identifiés par RCGT tout au long des activités surveillées ou observées ont été résolus par l'AC. Il n'y a aucune question non résolue, ni d'observation à signaler qui aurait une incidence sur notre attestation.

Documents de référence

Les documents liés au numéro de demande F7044-190233/A, F7044-190233/B et F7044-190233/C sont disponibles sur le site AchatsCanada ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Addenda au rapport final

Le 18 mai 2022

Cet addenda au rapport final couvre la période suivant la fin de la phase d’évaluation incluant l’attribution du contrat et de l’activité de compte rendu.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé ou surveillé toutes les activités pertinentes de l'attribution du contrat et de l'activité de compte rendu, telles qu'identifiées dans le présent rapport. Nous soumettons par la présente l'addenda du surveillant de l'équité au rapport final, qui est basé sur les informations mises à notre disposition par l'AC du 4 avril au 28 avril 2022.

Conformément aux termes de notre engagement, nous avons :

• examiné les documents fournis par l'AC
• suivi les communications avec les soumissionnaires fournis par l'AC
• assisté aux réunions auxquelles l’AC a demandé notre présence
• identifié tout problème lié à l'équité à l'AC
• assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Les activités suivantes ont été réalisées ou surveillées au cours de cette phase :

• le 6 avril 2022, un examen de 3 lettres d'attribution de contrat et de 5 lettres de regret à émettre aux soumissionnaires a été effectué :
  • aucun problème d'équité n'a été relevé
• le 25 avril 2022, assisté à 1 séance de compte rendu :
  • aucune autre demande de compte rendu n'a été reçue
  • aucun problème d'équité n'a été relevé

Il n'y a aucune question non résolue liée à l'attribution du contrat et à l'activité de compte rendu, ni aucune observation à signaler qui aurait une incidence sur notre attestation.

RCGT se réserve le droit, mais n'aura aucune obligation, d'examiner ou de réviser le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir une incidence sur nos observations nous parviennent après la date de ce rapport.

Attestation d’assurance

Sur la base des activités réalisées ou surveillées et décrites dans le présent rapport, le SE fournit par la présente la déclaration d'assurance sans réserve ci-dessous concernant l'attribution du contrat et l'activité de compte rendu pour le projet de SST pour la GCC.

Selon notre opinion professionnelle, l'attribution du contrat et l'activité de compte rendu que nous avons observées ou surveillées ont été menées de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :