Soutien en service pour le système de paye du gouvernement du Canada

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité (SE) émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel concernant le Soutien en service pour le système de paye du gouvernement du Canada pour la phase de l’invitation à se qualifier.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigence du projet

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant le Soutien en service pour le système de paye du gouvernement du Canada entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), dans le cadre de l’appel d’offres EP961-200285/A. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Ce rapport couvre les activités du SE du 8 septembre 2018 au 3 septembre 2020, pour l’invitation à se qualifier (ISQ).

Le Canada requiert 1 fournisseur pour assurer au service de paye du gouvernement du Canada un soutien en services. De manière générale, les services requis comprennent, entre autres :

• gestion des lots et des interfaces;
• administration des systèmes d’applications;
• administration de la sécurité;
• améliorations du système;
• gestion des incidents;
• gestion des configuration;
• gestion des versions;
• gestion des changements;
• soutien aux utilisateurs.

Nous avons révisé l’ensemble des informations fournies, et observé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance;
• un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat;
• des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités d’approvisionnement (par exemple : les documents de l’ISQ, les questions et réponses afférentes et les session de consultation avec l’industrie), et relevé des points relatifs à l’équité à l’autorité contractante (AC) et le responsable technique, et vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables et appropriées.

Activités et observations : Étape de consultation avec l’industrie

Le processus de consultation a débuté le 19 juin 2019, lorsque TPSGC a publié une lettre d'invitation (LI), numéro de sollicitation EP961-200285/A, pour amorcer un dialogue avec l'industrie. La LI a invité les fournisseurs intéressés à participer aux activités d'engagement d'un processus consultatif. La LI EP961-200285/A s’est clôturée le 3 septembre 2019.

Une journée de l'industrie a eu lieu le 27 juin 2019 et a réuni environ 35 personnes représentant 15 entreprises (13 en personne et 2 par téléconférence). Le SE n'avait pas été officiellement impliqué à ce stade du processus et n'a pas assisté à la journée de l'industrie.

Le gouvernement du Canada a reçu des réponses aux demandes de renseignements (DDR) de 3 entreprises. Ces 3 entreprises ont toutes eu des rencontres individuelles en octobre et novembre 2019, auxquelles le SE a participé.

Nous avons cerné les questions liées à l'équité aux AC et autorité technique et nous nous sommes assurés que les réponses et les mesures étaient raisonnables et appropriées.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

Activités et observations : Invitation à se qualifier

L'ISQ a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 8 mai 2020 sous le numéro de sollicitation EP 961-200285/B. La date de clôture était le 17 juin 2020. Le SE a examiné le document de l'ISQ avant sa publication.

Cette ISQ devait être la première phase d'un processus d'approvisionnement en 2 phases.

Les fournisseurs ont été invités à se préqualifier conformément aux modalités et conditions de cette ISQ pour devenir des répondants qualifiés pour toute phase ultérieure du processus d'approvisionnement. Seuls les répondants qualifiés seraient autorisés à soumissionner pour toute demande de soumissions subséquente lancée dans le cadre du processus d'approvisionnement.

Trois modifications ont été émises pendant le processus d'ISQ et des réponses à 30 questions ont été fournies. Le SE a examiné les réponses avant qu’elles soient publiées.

Trois réponses ont été soumises à l'ISQ.

Une session de formation des évaluateurs a eu lieu le 19 juin 2020 et a réuni tous les évaluateurs ainsi que AC et le SE.

Les évaluateurs ont effectué leurs évaluations individuelles séparément et se sont réunis les 25 et 26 juin 2020 pour les réunions de consensus auxquelles l’AC et le SE ont participé. À la suite du consensus, un seul soumissionnaire a été jugé recevable.

Le 30 juin 2020, le Canada a demandé une clarification à l'un des soumissionnaires non conformes. Le soumissionnaire a répondu à la demande le 3 juillet 2020 et a fourni la clarification demandée. Les évaluateurs se sont de nouveau réunis le 6 juillet 2020 pour un consensus. L’AC et le SE ont participé à la réunion de consensus. Lors du 2e consensus, le soumissionnaire a été jugé non conforme.

Tous les soumissionnaires ont reçu les résultats de l'évaluation finale le 10 juillet 2020. Les soumissionnaires non retenus ont été informés des détails supplémentaires de leur soumission, par conférence téléphonique, les 5 et 21 août 2020. Le SE a participé aux comptes rendus. Ceci a conclu la période d'information de l'ISQ.

À la suite du processus d'ISQ, TPSGC entamera des négociations avec le seul fournisseur qualifié.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

Documents de référence

Les documents liés à l’appel d’offres EP961-200285 sont disponibles sur AchatsCanada ou par le biais du bureau de projet.

Addenda au rapport final

27 décembre 2021

Addenda au rapport final du SE en date du 21 septembre 2020 concernant le processus de sélection concurrentiel concernant le Soutien en service pour le système de paye du gouvernement du Canada.

Le présent addenda au rapport final du SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Activités de surveillance de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Une seule offre qualifiée a été reçue en réponse à l'ISQ. À la suite du processus de l’ISQ, TPSGC a entamé des négociations avec le seul fournisseur qualifié.

Tous les soumissionnaires ont reçu les résultats de l'évaluation finale le 10 juillet 2020. Les soumissionnaires non retenus ont été informés de détails additionnels sur leurs offres, par conférence téléphonique, les 5 et 21 août 2020. Le SE a participé aux comptes rendus. Ceci a mis fin à la période d'information de l'ISQ.

Un contrat a été attribué au seul soumissionnaire qualifié le 17 décembre 2021 et l'attribution a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 décembre 2021.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel concernant le soutien en service pour le système de paye du gouvernement du Canada.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :