Initiative de correction de données et de marquage

1. Introduction

Le 21 avril 2015, les services de RFP Solutions Inc. ont été retenu en tant que surveillant l’équité (SE) pour observer toutes les phases du processus d’approvisionnement concurrentiel entrepris pour l’initiative de correction de données et de marquage (CDM) en lien avec le projet de mise en œuvre de la technologie d’identification automatisée (TIA) visant à appuyer la gestion des biens et de la chaîne d’approvisionnement du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC).

Le processus d’approvisionnement a été exécuté en deux phases. La phase de consultation de l’industrie consistait à échanger des renseignements avec l’industrie. La phase finale était une demande de propositions (DP) visant à sélectionner un fournisseur pour l’attribution du contrat.

Le processus de consultation de l’industrie comprenait trois demandes de renseignements (DR). Toutes les DR ont été présentées par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le compte du MDN/FAC. La première DR, publiée sous le numéro d’appel d’offres W6381-170008/A, visait à solliciter la participation et les observations de l’industrie sur l’application du marquage d’identification unique et la correction des données pour les biens pouvant être assujettis à l’identification unique à titre de première étape essentielle du projet. La deuxième DR a été publiée sous le numéro d’appel d’offres W6381-170008/B et visait à solliciter les observations de l’industrie dans le cadre d’un processus consultatif pouvant comprendre des rencontres de l’industrie, des rencontres individuelles et des séances de groupes de travail. La troisième DR, publiée sous le numéro d’appel d’offres W6381-170008/C, avait pour but de solliciter les commentaires de l’industrie sur l’ébauche de l’énoncé des travaux et servait de forum pour communiquer avec les fournisseurs.

La DP pour l’initiative de correction de données et de marquage (CDM) a été publiée le 6 mars 2020 par SPAC pour le compte du MDN/FAC. SPAC l’a publiée sur achatsetventes.gc.ca sous le numéro d’appel d’offres W6381-170008/D avec une date de clôture le 2 juin 2020.

RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Par la présente, nous soumettons le rapport final, qui englobe les activités du SE depuis l’ébauche de la DR avant la publication sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (achatsetventes.gc.ca), puis tout au long des étapes des DR subséquentes et de la DP, y compris les réponses aux demandes de renseignements des soumissionnaires potentiels, jusqu’à la clôture de la période de soumissions. Le présent rapport aborde aussi l’évaluation des deux soumissions reçues jusqu’à la sélection du soumissionnaire recommandé pour l’attribution du contrat.

Le rapport comporte notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies utilisées et les observations pertinentes sur les activités effectuées.

2. Exigences du projet

En vue d’exercer une bonne intendance du répertoire de biens, des immobilisations corporelles, des immobilisations groupées du MDN/FAC et d’autres articles de la chaîne d’approvisionnement du MDN/FAC, en plus de traiter les erreurs de données et les défaillances des systèmes de soutien à la gestion de l’information, le MDN et les FAC souhaitent mettre en œuvre une TIA qui comprendra l’initiative de CDM. Cette initiative comprend l’élaboration et l’utilisation de marques d’identification unique ainsi que la correction subséquente des données. Étant donné qu’une masse critique d’articles doivent être marqués et enregistrés avec l’identification unique avant que les processus opérationnels puissent tirer profit des avantages de l’identification par machine, le marquage d’articles pouvant être assujettis à l’identification unique qui sont actuellement en la possession du MDN est une activité prioritaire.

L’identification unique est un système qui permet d’établir des identificateurs d’article uniques en attribuant à un article distinct une chaîne de caractères unique à l’échelle mondiale et lisible par machine, pour le distinguer d’autres articles similaires ou différents. L’identificateur d’article unique est ensuite utilisé comme identificateur de cet article tout au long de son cycle de vie pour faciliter la gestion des biens, la responsabilisation et la vérification.

À l’heure actuelle, le MDN et les FAC utilisent un mélange d’identificateurs, notamment le numéro de nomenclature de l’Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) et le numéro de référence d’article de fabricant. Le marquage d’articles et la saisie de données connexes permettront d’établir le fondement d’une approche commune à l’égard de l’identification d’articles. Même si les données relatives à l’identification unique seront saisies et gérées dans le système de planification des ressources de l’entreprise du MDN à l’avenir, l’intégration avec ce système ne fait pas partie de la portée de la présente DR. Toutefois, en ce qui concerne l’activité de marquage d’identification unique, la portée comprendra la correction complète des données qui figurent dans le système de planification des ressources de l’entreprise du MDN/FAC (ou d’autres systèmes d’enregistrement) et qui se rapportent aux articles visés par le marquage. Celles-ci comprennent les données relatives à l’identification, y compris les données maîtres et les données ponctuelles (par exemple emplacement, état).

La présente initiative liée aux articles pouvant être assujettis à l’identification unique est d’améliorer la visibilité des biens et la responsabilité financière à cet égard, en veillant à ce que les données du système de planification des ressources de l’entreprise du MDN/des FAC (ou d’autres systèmes d’enregistrement) soient exactes et à jour, et à ce que les marques d’identification uniques soient utilisées pour ces articles.

3. Attestation d’assurance

Par les présentes, le surveillant de l'équité donne une attestation d'assurance sans réserve à l'égard du processus d'approvisionnement concurrentiel pour le contrat de l’initiative de correction de données et de marquage.

Selon notre avis professionnel, le processus d'appel d'offres pour le contrat de l’initiative de correction de données et de marquage que nous avons observé a été effectué de manière équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Les services de RFP Solutions Inc. ont été retenu en tant que SE pour observer toutes les phases du processus d’approvisionnement concurrentiel pour la mise en œuvre de la TIA, y compris l’initiative de CDM, et pour attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre contrat, nous avons consulté les documents pertinents, examiné les documents relatifs à la DP avant la publication, observé les activités avant l'appel d'offres et liées à l'appel d'offres, déterminé les questions relatives à l'équité pour le compte de l'autorité contractante et vérifié que les réponses et les mesures étaient raisonnables et pertinentes. Vous trouverez ci-après un résumé des activités et des observations du SE.

5. Activités et observations du surveillant de l’équité

5.1 Élaboration de la demande de renseignements initiale

RFP Solutions Inc. a amorcé ses activités de SE au moment de l’élaboration de la DR initiale publiée sous le numéro d’appel d’offres W6381-170008/A. Un examen des ébauches et de la DR finale a été réalisé. Cet examen comprenait :

• les objectifs de la DR;
• les renseignements administratifs et techniques;
• les séances d’information subséquentes, y compris les rencontres individuelles avec les fournisseurs intéressés.

Le SE assure que les exigences étaient neutres, que les critères et le processus d’évaluation étaient objectifs et que la documentation utilisée par les fournisseurs intéressés était claire et compréhensible.

Observations

Le SE a examiné la documentation de l’ébauche de la DR et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.2 Publication de la demande de renseignements initiale

La DR a été publiée pour solliciter la participation et les observations de l’industrie sur l’application du marquage d’identification unique et la correction des données pour les biens pouvant être assujettis à l’identification unique à titre de première étape essentielle du projet. La DR (numéro d’appel d’offres W6381-170008/A) a été diffusée à l’intention des fournisseurs potentiels par le biais du site achatsetventes.gc.ca le 9 juin 2016, avec une date de clôture le 29 juillet 2016 à 14 h, heure avancée de l’Est.

Deux modifications aux modalités de la DR ont été publiées sur le site achatsetventes.gc.ca; chacune d’elles a été examinée par le SE avant la publication.

Le SE a aussi assisté en personne à des rencontres individuelles avec huit fournisseurs intéressés. Trois rencontres ont eu lieu le 28 juin 2016, trois rencontres ont eu lieu le 29 juin 2016 et deux rencontres ont eu lieu le 22 juillet 2016.

Observations

Le SE a examiné les réponses aux questions et les modifications apportées à l’appel d’offres et a observé les rencontres individuelles, et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.3 Clôture de la demande de renseignements initiale

Cinq réponses ont été reçues et traitées conformément à l’échéance et aux consignes énoncées dans la DR.

Observations

Le SE a examiné la réception et le traitement des réponses à la DR initiale et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.4 Publication de la deuxième demande de renseignements

La deuxième DR visait à entreprendre avec l’industrie un processus de consultation comprenant des rencontres de l’industrie, des rencontres individuelles avec les fournisseurs et des séances de groupes de travail pour l’élaboration de la demande de propositions. La DR (numéro d’appel d’offres W6381-170008/B) a été diffusée à l’intention des fournisseurs potentiels sur le site achatsetventes.gc.ca le 18 février 2019, avec une date de clôture le 25 mars 2019 à 14 h, heure avancée de l’Est.

Une modification visant à reporter la date de clôture a été publiée sur le site achatsetventes.gc.ca; elle a été examinée par le SE avant la publication.

Les séances de consultation en personne avec l’industrie ont consisté en des rencontres individuelles par téléconférence avec cinq fournisseurs intéressés; le SE a observé les cinq rencontres. Une rencontre a eu lieu chaque jour les 5, 8 et 10 avril 2019; deux rencontres ont eu lieu le 11 avril 2019.

Observations

Le SE a examiné les réponses aux questions et les modifications apportées à la DR et a observé les rencontres individuelles, et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.5 Clôture de la deuxième demande de renseignements

La deuxième DR ne sollicitait pas de soumissions écrites officielles des fournisseurs et a été fermée par voie administrative le 25 mars 2019.

Observations

Le SE a examiné la clôture de la deuxième DR et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.6 Publication de la troisième demande de renseignements

La troisième DR avait pour but de solliciter les commentaires de l’industrie sur l’ébauche de l’énoncé des travaux et servait de forum pour communiquer avec les fournisseurs. La DR (numéro d’appel d’offres W6381-170008/C) a été diffusée à l’intention des fournisseurs potentiels sur le site achatsetventes.gc.ca le 10 octobre 2019, avec une date de clôture le 31 décembre 2019 à 14 h, heure normale de l’Est.

Aucune modification à la DR n’a été publiée.

Le SE a aussi assisté à cinq rencontres individuelles par téléconférence avec des fournisseurs intéressés. Les réunions ont eu lieu les 25 septembre, 27 septembre, 9 octobre, 16 octobre et 24 octobre 2019.

Observations

Le SE a observé les rencontres individuelles et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.7 Clôture de la troisième demande de renseignements

Quatre réponses ont été reçues et traitées conformément à l’échéance et aux consignes énoncées dans la DR.

Observations

Le SE a examiné la réception et le traitement des réponses à la troisième DR et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.8 Étape de la planification de la demande de propositions préalable à la publication

Une évaluation de la documentation relative à l’ébauche de la DP a été réalisée durant la phase de consultation de l’industrie. En vue de la publication de la DP, un examen final de la documentation finale de la DP a été réalisé. L’examen a porté sur les éléments suivants :

• Renseignements généraux
• Instructions à l’intention des soumissionnaires
• Instructions pour la préparation des soumissions
• Procédures d’évaluation et méthode de sélection
• Attestations et renseignements supplémentaires
• Exigences en matière de sécurité, de coûts et autres
• Clauses du contrat subséquent
• Annexes, y compris
  • Énoncé des travaux
  • Base de paiement
  • Exigences en matière de sécurité
  • Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
  • DND626 – Formulaire d’autorisation des tâches
  • Entrepreneur intégré – Lettre de reconnaissance
  • Accès aux systèmes informatiques du MDN
  • Entente de non-divulgation
• Pièces jointes, y compris
  • Modèle de questions des soumissionnaires
  • Formulaire de présentation de la soumission
  • Instruments de paiement électronique
  • Formulaire de validation des références de contrat
  • Critères d’évaluation technique
  • Barème de prix
  • Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi – Attestation

Le SE assure que les exigences sont neutres, que les critères et le processus d’évaluation sont objectifs et que la documentation utilisée par les soumissionnaires pour préparer leurs propositions est claire et compréhensible, afin aussi de réduire le risque d’incohérence et d’erreur lorsque le comité d’évaluation applique les critères d’évaluation. Toutes les observations fournies par le SE ont été pleinement abordées par l’autorité contractante.

Observations

Le SE a examiné la documentation de la DP et n’a relevé aucun problème ou risque en matière d’équité.

5.9 Publication de la demande de propositions

La DP a été publiée sur le site achatsetventes.gc.ca le 6 mars 2020 sous le numéro d’appel d’offres W6381-170008/D. La date de clôture de la DP était le 2 juin 2020 à 14 h, heure avancée de l’Est; les soumissions devaient être envoyées par le biais du service Connexion postel de la Société canadienne des postes.

En tout, les fournisseurs potentiels ont fait parvenir 60 questions durant la période d’affichage. Les réponses à ces questions, ainsi que 36 modifications aux modalités de l’appel d’offres, ont été publiées dans huit documents de modifications à l’appel d’offres qui ont tous été affichés sur le site achatsetventes.gc.ca. Tous les documents de modifications ont été examinés par le SE avant d’être publiés.

Observations

Le SE a examiné la DP et les modifications subséquentes et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.10 Clôture de la demande de propositions

Le SE a discuté avec l’autorité contractante de la manière dont les réponses relatives à la DP ont été reçues et traitées.

Deux soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences et à l’échéance énoncées dans la DP.

Observations

Le SE a estimé que la clôture s’est déroulée conformément à la DP et aux procédures établies, et n’a relevé aucun problème d’équité en ce qui concerne la réception et le traitement des réponses à la DP.

5.11 Instructions pour l’évaluation

Avant d’évaluer les propositions, le SE a examiné une fois de plus les lignes directrices pour l’évaluation, notamment les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conflits d’intérêts, et la méthode d’évaluation. L’évaluation des propositions était assujettie à un processus de conformité des soumissions en phases pour ce qui est des exigences obligatoires et des exigences techniques.

Le SE assure que la méthode d’évaluation était impartiale.

Observations

Le SE a examiné la méthode d’évaluation et n’a relevé aucune préoccupation relativement à l’équité.

5.12 Examen administratif

Après la clôture de la DP, l’autorité contractante et le comité d’évaluation ont respectivement évalué les exigences obligatoires et les exigences techniques des deux propositions reçues. Sur la base de cet examen, il a été déterminé que la proposition d’un des deux soumissionnaires n’était pas conforme aux exigences. L’autorité contractante a diffusé un rapport sur l’évaluation de la conformité (REC) pour aviser le soumissionnaire que sa proposition n’était pas conforme et a invité le soumissionnaire à présenter des renseignements supplémentaires pour y remédier. Une fois la réponse au REC reçue, les renseignements fournis ont été examinés et il a été établi que la proposition du soumissionnaire répondait aux exigences. Par la suite, des REC ont été envoyés aux deux soumissionnaires pour les informer que leurs propositions étaient conformes aux exigences obligatoires et aux exigences techniques et qu’elles pouvaient donc fait l’objet d’une évaluation technique.

Le SE a examiné les REC avant leur envoi ainsi que les résultats du processus de conformité des soumissions en phases pour s’assurer qu’ils cadrent avec les exigences énoncées dans la DP.

Observations

Le SE a examiné l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences obligatoires et aux exigences techniques et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.13 Évaluation technique

Comme elles répondaient à toutes les exigences obligatoires, les deux propositions ont fait l’objet d’une évaluation technique cotée.

Les exigences cotées ont été examinées une par une par chacun des membres du comité d’évaluation. Les évaluateurs se sont ensuite réunis par téléconférence, le 11 juin 2020, pour en procéder à une évaluation par consensus relativement à la note technique totale pour chaque proposition.

À l’évaluation technique globale cotée, les deux propositions ont obtenu la note de passage exigée pour être jugées recevables et faire l’objet d’une évaluation financière.

Observations

Le SE a observé l’évaluation par consensus et examiné les résultats de l’évaluation technique, et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.14 Évaluation des prix, vérification et sélection du soumissionnaire retenu

Conformément à la DP, l’enveloppe de prix de chacune des propositions a été ouverte, et l’autorité contractante a établi la note totale de la proposition financière du soumissionnaire. Le SE a examiné les propositions de prix et la note totale des propositions financières avec l’autorité contractante.

Le soumissionnaire dont la proposition recevable aurait reçu la note combinée la plus élevée – note combinée = note technique (60 points) + note totale de la proposition financière (40 points) allait être retenu.

L’autorité contractante a vérifié la note totale pour les soumissionnaires ayant présenté une proposition recevable et a examiné les résultats avec le SE.

Observations

Le SE a examiné les résultats de l’évaluation des prix, la vérification et la sélection du soumissionnaire retenu et n’a relevé aucune préoccupation relativement à l’équité.

5.15 Communications et compte rendu

Cette section sera remplie dans un addenda au présent rapport après l’attribution du contrat, qui doit être approuvé par le Conseil du Trésor du Canada et faire l’objet d’une confirmation des dispositions de sécurité et d’intégrité ainsi que d’un débreffage des soumissionnaires, s’ils en font la demande.

6. Documents de référence

Les documents suivants liés au numéro d’appel d’offres W6381-170008/A, W6381-170008/B, W6381-170008/C et W6381-170008/D peuvent être consultés sur achatsetventes.gc.ca ou en communiquant avec le bureau de projet.

7. Addenda au rapport final

Le 6 janvier 2021

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité daté du 26 juin 2020 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le contrat de l’initiative Correction et marquage des données de matériel avec numéro de série émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) suite à la demande de propositions numéro W6381-170008/D.

Cet addenda au rapport final du surveillant de l’équité couvre la période qui va de la conclusion de la phase de l’évaluation à la fin de la période des comptes rendus. Deux soumissions ont été reçues par SPAC en réponse à la demande de propositions (DP). Les deux soumissions satisfaisaient aux exigences administratives et obligatoires de la DP et se situaient au-dessus du seuil minimal de l’évaluation globale des critères techniques cotés. Les deux soumissions ont été évaluées pour leur attribuer une cote en fonction des critères financiers.

Après que l’autorisation d’attribuer le contrat ait été reçue le 16 novembre 2020, le soumissionnaire retenu a été avisé par courriel le 17 novembre 2020 et le contrat a été attribué le 27 novembre 2020. Avant l’attribution du contrat, l’acceptation de la soumission était sujette à la confirmation du respect des dispositions relatives à la sécurité et à l’intégrité. Le soumissionnaire non retenu a été avisé des résultats de la DP le 27 novembre 2020. Un avis d’attribution a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 30 novembre 2020.

Dans le cadre de son processus de notification, SPAC a informé les deux soumissionnaires qu’ils avaient droit à des comptes rendus sur leurs soumissions. Les deux soumissionnaires ont demandé un compte rendu. Les deux soumissionnaires ont reçu un compte rendu écrit et un compte rendu a été effectué par l’entremise de Microsoft Teams avec le soumissionnaire non retenu le 6 décembre 2020. Le surveillant de l’équité était présent pour observer le compte rendu virtuel. Le soumissionnaire non retenu a ensuite soumis des questions de suivi écrites. SPAC a répondu à ces questions par écrit le 21 décembre 2020. Le surveillant de l’équité a examiné tous les commentaires avant qu’ils ne soient envoyés aux soumissionnaires.

Attestation d’assurance

Selon notre jugement professionnel, nous sommes d’avis que les processus d’évaluation et d’attribution du contrat qui ont fait suite à la demande de propositions de l’initiative Correction et marquage des données de matériel avec numéro de série que nous avons observés ont été menés de façon équitable, ouverte et transparente.