Équipement radar - Garde côtière canadienne

Introduction

Le 12 mars 2019, P1 Consulting Inc. (P1 Consulting ou surveillant de l’équité) a été embauché à titre de surveillant de l’équité afin d’observer le processus d’approvisionnement d’équipement radar pour la Garde côtière canadienne (GCC) lancé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) au nom du ministère des Pêches et des Océans à la suite de la demande d’information F7048-160039/D (DI/D) et la demande de propositions F7048-160039/E (DDP/E).

P1 Consulting est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité. Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, à commencer par l’examen de l’ébauche de la demande de propositions au début de notre mandat le 12 mars 2019 jusqu’à la fin de l’évaluation financière le 23 décembre 2019. Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

Attestation of assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant la demande d’information F7048-160039/D et la demande de propositions F7048-160039/E du processus d’approvisionnement d’équipement radar pour la Garde côtière canadienne. Selon notre opinion professionnelle, le processus de demande de propositions que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Mandat et observations du surveillant de l’équité

P1 Consulting a été embauché à titre de surveillant de l’équité afin d’observer la DI/D et la DDP/E pour l’approvisionnement d’équipement radar, et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé la publication des demandes d’information et des demandes de propositions, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante et à l’autorité technique, s’il y a lieu, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées. Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes de la date de début de notre mandat tel que prévu par SPAC et la GCC. À ce jour, nous croyons que nous avons eu la pleine coopération des deux parties.

Demande d’information F7048-160039/D

P1 Consulting a été embauché à la suite de la clôture de la DI/C (RFI/C) qui remonte au 28 février 2019. Le but de la demande DI/C était d’obtenir de la rétroaction de l’industrie pour préciser les exigences après que la DI/A et la demande de propositions DDP/B initiales n’ont donné aucune soumission conforme. 

La DI/D publiée par SPAC le 10 mai 2019 incluait des réponses aux questions posées par l’industrie à la suite de la publication des spécifications révisées dans la DI/C. 

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents et participé à de nombreuses réunions du comité de surveillance de l’achat d’équipement radar liées à la DI/D, fait part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante et à l’autorité technique, s’il y a lieu, et veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées. Étant donné que la DI/A, DDP/B et la DI/C ont été publiées avant la participation de P1 Consulting au processus d’approvisionnement, notre rapport se limite à l’examen des documents et à notre participation à partir de la DI/D.  

Dans le cadre de notre mandat, nous avons :

• Examiné la DI/A publiée en ligne précédemment sur le site achatsetventes.gc.ca
• Examiné la DDP/B publiée en ligne précédemment sur le site achatsetventes.gc.ca
• Examiné la DI/C publiée en ligne précédemment sur le site achatsetventes.gc.ca
• Examiné l’ébauche non publiée et la version définitive de la DI/D publiée en ligne sur le site achatsetventes.gc.ca
• Participé aux réunions du comité de surveillance de l’achat d’équipement radar à la demande de la GCC

Demande de propositions F7048-160039/E

À ce jour, à titre de surveillant de l’équité, P1 Consulting a observé la mise en œuvre des éléments suivants :

• Clarté des documents et des processus d’approvisionnement
• Prévention des conflits d’intérêts grâce à la mise en œuvre de mécanismes
• Processus convenables liés à la protection des renseignements confidentiels des soumissionnaires
• Application de la diligence tout au long du processus d’approvisionnement
• Adhésion aux documents d’approvisionnement

P1 Consulting a observé le processus d’approvisionnement d’équipement radar lié à la DDP/E publiée par SPAC le 31 mai 2019.

Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris ce qui suit :

Examen de la demande de propositions et de l’addenda

P1 Consulting a examiné la demande de propositions et les quinze addendas liés au processus d’approvisionnement pendant la période du 26 mars 2019 au 8 août 2019

Examen des critères et des procédures d’évaluation

P1 Consulting a examiné les critères et les procédures d’évaluation de la demande de propositions afin de veiller à ce que l’évaluation soit complétée d’une manière juste, ouverte et transparente

Examen de la clôture de la demande de propositions

P1 Consulting a obtenu la confirmation de SPAC que cinq soumissions ont été reçues avant la date limite de 14 h HNE, le 9 août 2019

Surveillance de la formation des évaluateurs

P1 Consulting a surveillé la formation de l’évaluateur (« réunion inaugurale de l’évaluation des soumissions liées au radar ») offerte par SPAC et la GCC le 19 août 2019. Avant la réunion, P1 Consulting a examiné les instructions et les notes d’évaluation de SPAC, le modèle d’évaluation et les instructions d’évaluation des soumissions en deux temps

Examen de la phase I – soumission financière

Après l’examen des soumissions reçues, SPAC a déterminé que les cinq soumissions étaient conformes. P1 Consulting a reçu un avis de SPAC selon lequel tous les soumissionnaires avaient respecté les exigences. Seuls les soumissionnaires respectant les exigences passeraient à la phase II – la soumission technique

Examen de la phase II – soumission technique

La phase II a commencé par l’examen individuel de toutes les exigences obligatoires et cotées de chaque évaluateur avant les réunions de consensus. L’évaluation des exigences obligatoires et cotées de la phase II a eu lieu pendant la période du 30 août au 28 novembre 2019

Parmi les invités aux réunions de l’équipe d’évaluation, notons l’équipe d’évaluation, un représentant de l’autorité contractante de SPAC et le surveillant de l’équité. Les réunions de consensus ont suivi le processus décrit dans la demande de propositions pour l’évaluation

Afin de passer la phase II, les soumissionnaires devaient satisfaire à tous les critères obligatoires et obtenir une note technique minimum de 20 points sur 870 points possibles. Seules les soumissions respectant les exigences passeraient aux étapes supplémentaires de la phase III

Quatre soumissions respectaient suffisamment les exigences pour passer à la phase III – Évaluation finale de la soumission

Phase III – Évaluation finale de la soumission

Seules les soumissions respectant les exigences passent à l’évaluation financière. L’autorité contractante de SPAC a effectué le travail associé à cette phase et fourni les résultats au surveillant de l’équité aux fins d’examen une fois la phase terminée

Dans le cadre de la phase III, l’autorité contractante de SPAC a entrepris l’examen de l’attestation du contenu canadien (conformément à la demande de propositions 4.1.1.7). La demande de propositions stipulait que, si au moins deux soumissions indépendantes incluaient une attestation valide du contenu canadien, seules ces soumissions seraient soumises à l’évaluation financière. Trois des quatre soumissions conformes renfermaient une attestation valide du contenu canadien. L’autorité contractante de SPAC a fourni le résumé de cette évaluation au surveillant de l’équité une fois terminé

Les trois soumissions restantes sont passées à l’évaluation financière. L’autorité contractante de SPAC a effectué le travail associé à cette phase et fourni les résultats au surveillant de l’équité aux fins d’examen une fois la phase terminée

L’autorité contractante de SPAC a inscrit la note technique et la note financière dans le document d’évaluation en suivant le processus décrit dans la demande de propositions

Méthode de sélection

Seules les soumissions respectant les exigences des phases I à III, ainsi que toutes les exigences de l’invitation à soumissionner, dont les exigences obligatoires et la note technique, seraient classées selon leur note combinée (valeur technique et prix). Le soumissionnaire ayant la note combinée la plus élevée sera le premier recommandé pour la prestation des services requis

Tout au long de notre mandat, en ce qui concerne la DDP/E, nos activités ont visé à faire part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante de SPAC et pour veiller à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient justes, ouvertes et transparentes. Tous les commentaires du surveillant de l’équité liés à l’équité ont été abordés de manière satisfaisante par SPAC.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation F7048-160039/D se trouvent sur le site AchatsCanada.

Les documents relatifs à la F7048-160039/E se trouvent sur le site AchatsCanada.

Addenda au rapport final, 12 mai 2020

Addenda au rapport final daté du 18 février 2020 concernant le processus d’approvisionnement d’équipement radar pour la Garde côtière canadienne.

Cet addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Dans le cadre de notre mandat, le 28 janvier 2020, nous avons examiné l’ébauche des lettres de notification d’attribution de contrat. Le surveillant de l’équité a examiné les lettres avant leur publication et n’a trouvé aucun problème d’équité concernant ces lettres. Tous les soumissionnaires non retenus ont été informés par courriel le 11 février 2020 de l’attribution du contrat. Chaque lettre comprenait un résumé de l’évaluation des soumissionnaires et une offre de demander de plus amples renseignements sur l’évaluation par demande de compte rendu.

Tous les soumissionnaires ont eu la possibilité d’assister à une séance de compte rendu. Trois soumissionnaires ont demandé une séance de compte rendu en personne tandis qu’un quatrième soumissionnaire a demandé que certains participants participent par téléconférence en plus de ceux qui participent en personne. Le surveillant de l’équité a assisté à toutes les réunions de compte rendu demandées avec les soumissionnaires. Les séances de compte rendu ont été menées par l’autorité contractante de SPAC et le représentant du client. Aucun soumissionnaire n’a soulevé de problèmes ou formulé de commentaires ayant eu une incidence sur notre attestation à titre de surveillant de l’équité pour ce projet selon laquelle l’approvisionnement a été mené de manière ouverte, équitable et transparente.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement d’équipement radar pour la demande de renseignements F7048-160039/D de la Garde côtière canadienne et la demande de propositions F7048-160039/E. Selon notre opinion professionnelle, les processus d’approvisionnement que nous avons observés ont été menés en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.