Contrat des vêtements et chaussures non opérationnels

1. Introduction

Le 4 août 2017, RFP Solutions Inc. a été retenu en tant que surveillant de l’équité (SE) d’observer toutes les étapes du processus d’approvisionnement concurrentiel pour le Contrat des vêtements et chaussures non opérationnels (VCNO).

Aux fins de l’approvisionnement prévu, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le ministère de la Défense nationale (MDN) ont planifié une approche en plusieurs étapes à la demande de renseignements (DDR) menant à une demande de propositions (DP). La première DDR a été menée avant que les services de SE de RFP Solutions Inc. ne soient retenus. Elle a été émise par SPAC au nom du MDN le 9 mars 2017 (numéro d’appel d’offres W8486-174014 / A) et s’est terminée le 18 avril 2017.

Les services de SE de RFP Solutions Inc. ont été retenus à partir du deuxième processus de DDR. La deuxième DDR a été émise par SPAC au nom du MDN le 6 février 2018 et s’est terminée le 7 mars  2018 (numéro d’appel d’offres : W8486-174014 / B).

La DP a été émise par SPAC au nom du MDN le 19 novembre 2018 et s’est terminée le 6 mars 2019 (numéro d’appel d’offres : W8486-174014 / C).

RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant par rapport à cette activité.

Nous présentons le Rapport final pour le Contrat des vêtements et chaussures non opérationnels qui couvre les activités du SE, de l’examen de l’ébauche de la deuxième DDR à la période d’affichage de la DDR et à la réception et l’examen des réponses. Il couvre de plus les activités de SE liées à l’examen de l’ébauche de la DP avant sa publication sur achatsetventes.gc.ca, les réponses aux demandes de renseignements des soumissionnaires potentiels et enfin la période de clôture des soumissions. Le présent rapport traite également de l’évaluation de l’unique proposition reçue qui a permis de choisir un soumissionnaire.

Le rapport comporte l’attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs du mandat, des détails relatifs aux méthodologies utilisées et des constats pertinents découlant des activités entreprises à ce jour.

2. Exigences du projet

Le ministère de la Défense nationale (MDN) veille à ce que ses professionnels militaires et civils soient bien équipés en vêtements et en chaussures bien ajustés qui leur permettent de faire leur travail efficacement.

Au cours des années, les vêtements organisationnels et professionnels ont été fournis dans le cadre d’une solution d’habillement gérée (SHG) en vertu de laquelle un fournisseur tiers s’assure que les exigences sont satisfaites au fur et à mesure des besoins.

La SHG assure la gestion de bout en bout de la chaîne d’approvisionnement du MDN pour les vêtements et les chaussures non opérationnels, de l’acquisition et/ou la fabrication à la gestion des stocks et à la distribution. Elle comprend des services professionnels et de conception ainsi que la gestion de la configuration.

Le soumissionnaire retenu fournira au MDN une approche complète à la gestion de la chaîne d’approvisionnement comprenant les services de gestion de programme, les services professionnels, la fabrication, l’entreposage et la gestion des stocks, le traitement et la gestion des commandes, ainsi que la distribution et la livraison.

La SHG fournira également un système de gestion des commandes en ligne à l’usage des utilisateurs autorisés qui commanderont des articles en vue de leur livraison directe à l’adresse de leur choix.

Le soumissionnaire retenu pourrait devoir assurer des livraisons nationales et internationales. Les destinations ne seront précisées qu’au moment de la commande.

3. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité formule par la présente l’opinion sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le Contrat des vêtements et chaussures non opérationnels.

Selon notre avis professionnel, le processus de demande de propositions pour le Contrat des vêtements et chaussures non opérationnels que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux modalités de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités réalisées avant l’appel d’offres et pendant la période de l’appel d’offres en faisant part des points relatifs à l’équité à l’autorité contractante tout en vérifiant que les réponses et les mesures soient raisonnables et appropriées. Le résumé qui suit explique les activités et les observations du surveillant de l’équité à ce jour.

5. Activités et observations du surveillant de l’équité

5.1 Élaboration de la demande de renseignements

Le SE a examiné les ébauches et les versions finales des documents de la DDR. Ceux-ci comprenaient :

• le document de la DDR
• les modalités et conditions du processus de mission
• la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité prévues
• les données volumétriques
• les questions relatives à la DDR

Le SE a confirmé l’impartialité des exigences, l’objectivité des exigences et du processus et la clarté des documents de manière à permettre aux fournisseurs intéressés de les comprendre.

Observations

Lors de l’examen des documents provisoires de la DDR, le SE a présenté à l’autorité contractante plusieurs commentaires sur la clarté de la documentation. Ces commentaires ont tous été pris en compte avant la publication de la DDR.

5.2 Publication de la demande de renseignements

La DDR a été transmise aux soumissionnaires potentiels sur achatsetventes.gc.ca le 6 février 2018, la date de clôture finale étant le 7 mars 2018 à 14 heures, heure normale de l’Est.

Les journées de l’industrie et les rencontres individuelles ne faisaient pas partie de cette étape. Aucune question n’a été posée dans le cadre de cette étape de la DDR et aucune modification ou addenda n’a été publié.

Observations

En observant la période de publication de la DDR, le SE n’a relevé aucune considération relative à l’équité.

5.3 Clôture de la demande de renseignements

Le SE a discuté de la manière dont les réponses à la DDR ont été reçues et traitées avec l’autorité contractante.

Six réponses ont été reçues et traitées conformément aux exigences relatives à la clôture et à l’échéance stipulées dans la DDR.

Observations

Lors de l’examen de la réception et du traitement des réponses à la DDR, le SE n’a pas observé de problème d’équité.

5.4 Étape préalable à la publication de la demande de propositions

Le SE a procédé à un examen des ébauches et des versions finales des documents de la DP. Ceci comprenait un examen des :

• Renseignements généraux
• Instructions à l’intention du soumissionnaire
• Instructions pour la préparation des soumissions
• Procédures d’évaluation / Méthode de sélection de l’entrepreneur / Évaluation des soumissions
• Certifications et renseignements supplémentaires
• Exigences relatives à la sécurité et à l’assurance et financières
• Dispositions du contrat subséquent
• Annexes et appendices connexes

Le SE a confirmé l’impartialité des exigences, l’objectivité des critères et du processus d’évaluation et la clarté des documents de manière à permettre aux soumissionnaires éventuels de les comprendre lors de la préparation de leurs propositions et à réduire la possibilité d’incohérences ou d’erreurs de la part du comité d’évaluation relativement à l’application des critères d’évaluation.

Observations

En examinant les documents provisoires de la DP, le SE a formulé des commentaires sur leur clarté. L’autorité contractante a répondu de manière appropriée à tous les commentaires avant la publication de la DP. Aucun problème d’équité n’a été observé.

5.5 Publication de la demande de propositions

La DP a été transmise aux soumissionnaires potentiels sur achatsetventes.gc.ca le 19 novembre 2018. La date de clôture finale était le 6 mars 2019 à 14 heures, heure normale de l’Est.

Au total, vingt questions ont été reçues. Les réponses aux questions ont été fournies à tous les soumissionnaires potentiels sous forme de modifications sur le site achatsetventes.gc.ca. Au total, neuf modifications des modalités et conditions de l’appel d’offres ont été publiées dans six documents de modification de l’appel d’offres dont chacun a été examiné par le SE.

Observations

Le surveillant de l’équité a examiné toutes les questions et réponses ainsi que les modifications publiées. Aucun problème d’équité n’a été observé.

5.6 Clôture de la demande de propositions

Le surveillant de l’équité a examiné la manière dont les réponses à la DP ont été reçues et traitées avec l’autorité contractante.

Une offre a été reçue et traitée conformément aux exigences relatives à la clôture et à l’échéance énoncées dans la DP.

Observations

Lors de l’examen de la réception et du traitement des réponses à la DP, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.7 Examen des exigences relatives à la soumission

À la suite de la clôture de la DP, un examen des exigences relatives à la soumission a été entrepris pour l’unique offre reçue par l’autorité contractante. L’offre satisfaisait à ces exigences et pouvait passer à l’évaluation des exigences techniques cotées et des exigences relatives aux retombées industrielles et technologiques et à la proposition de valeur (RIT/PV).

Le surveillant de l’équité a vérifié les résultats de l’examen des exigences relatives à la soumission en fonction des exigences de la DP.

Observation

En vérifiant les résultats de l’examen des exigences relatives à la soumission, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.8 Instructions pour l’évaluation

Avant l’évaluation des soumissions, le surveillant de l’équité a examiné les lignes directrices relatives à l’évaluation, y compris les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conflits d’intérêts, ainsi que la méthode d’évaluation. Le surveillant de l’équité était présent lors d’une séance d’information sur la méthode d’évaluation tenue le 18 mars 2019 à l’intention des deux équipes d’évaluation technique. Une équipe du MDN était chargée d’évaluer la réponse aux exigences techniques et une équipe d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDEC) était chargée d’évaluer les exigences relatives aux RIT/PV.

Le surveillant de l’équité a confirmé l’impartialité de la méthode d’évaluation.

Observations

Lors de l’examen de la méthode d’évaluation et des exigences connexes, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.9 Évaluation des exigences techniques obligatoires

Les membres de l’équipe d’évaluation du MDN, après avoir examiné l’offre individuellement, se sont réunis le 28 mars 2019 pour évaluer les exigences techniques obligatoires. L’unique offre a alors été jugée avoir satisfait à la fois aux exigences relatives à la soumission et aux exigences techniques obligatoires et être admissible à l’évaluation technique cotée.

Le surveillant de l’équité a surveillé l’évaluation des exigences techniques obligatoires et a examiné et vérifié les résultats.

Observation

Lors de la surveillance de l’évaluation des exigences obligatoires et de l’examen des résultats, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.10 Évaluation des exigences techniques cotées

Immédiatement après l’évaluation des exigences techniques obligatoires, l’équipe d’évaluation du MDN a procédé à son évaluation des exigences techniques cotées le 28 mars 2019.

L’unique offre a atteint le seuil minimal de satisfaction des exigences techniques cotées qui était de 75 % et a été jugée admissible à l’évaluation des exigences en matière de RIT/PV.

Le surveillant de l’équité a surveillé l’évaluation des exigences techniques cotées et a examiné les résultats.

Observation

Lors de la surveillance de l’évaluation des exigences techniques cotées et de l’examen des résultats, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.11 Évaluation des exigences obligatoires relatives aux retombées industrielles et technologiques et à la proposition de valeur

Le 12 avril 2019, les membres de l’équipe d’évaluation d’ISDEC, après avoir examiné l’unique offre individuellement, se sont réunis pour l’évaluer en fonction des exigences obligatoires relatives aux RIT/PV et ont déterminé qu’elle satisfaisait à ces exigences. Ayant satisfait à ces exigences obligatoires, l’unique offre reçue a été jugée admissible aux évaluations cotées des RIT/PV.

Le surveillant de l’équité a surveillé l’évaluation des exigences obligatoires et a examiné et vérifié les résultats.

Observation

Lors de la surveillance de l’évaluation des exigences obligatoires et de l’examen des résultats, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.12 Évaluation des exigences cotées techniques et relatives aux retombées industrielles et technologiques et à la proposition de valeur

Immédiatement après l’évaluation des exigences relatives aux RIT/PV obligatoires, l’équipe d’évaluation d’ISDEC a procédé à son évaluation des exigences relatives aux RIT/PV cotées le 12 avril 2019.

Il n’existait pas de note minimale pour les exigences relatives aux RIT/PV cotées, mais l’offre a reçu tous les points.

Le surveillant de l’équité a surveillé l’évaluation des exigences relatives aux retombées industrielles et technologiques et à la proposition de valeur cotées et a examiné les résultats.

Observation

Lors de la supervision de l’évaluation des exigences relatives aux retombées industrielles et technologiques et à la proposition de valeur cotées et de l’examen des résultats, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.13 Rapport d’évaluation de la conformité

Le 19 avril 2019, l’autorité contractante a présenté au soumissionnaire unique un rapport d’évaluation de la conformité (REC) qui indiquait que son offre était conforme à toutes les exigences de la DP.

Le surveillant de l’équité a examiné le REC.

Observation

Lors de l’examen du REC, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.14 Évaluation des prix, vérification et sélection du soumissionnaire

Après avoir examiné les prix proposés, l’autorité contractante a déterminé que l’offre présentait le plus faible coût par point, car aucune autre offre n’avait été reçue.

Suite à l’évaluation globale de l’offre, il a été recommandé d’attribuer le marché au soumissionnaire, sous réserve de la réalisation par l’autorité contractante d’un examen des prix ayant pour but de s’assurer que la tarification correspondent aux tarifs du marché, d’une vérification du respect des exigences en matière de sécurité et des vérifications de l’intégrité exigées. L’attribution du marché doit également être examinée et approuvée par le Conseil du Trésor du Canada.

Observation

Lors de l’examen des résultats de l’évaluation et de la sélection du soumissionnaire, le surveillant de l’équité n’a observé aucun problème d’équité.

5.15 Communications et séance d’information

Cette section sera rédigée sous forme d’addenda au présent rapport après l’attribution du marché et la tenue d’une séance d’information à l’intention des soumissionnaires, au besoin.

6. Documents de référence

Les documents suivants qui se rapportent aux numéros d’appel d’offres W8486-174014 / B et W8486-174014 / C sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca et/ou auprès du bureau de projet.

7. Addenda au rapport final, 23 septembre 2020

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité daté du 13 mai 2019 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé pour le Contrat des vêtements et chaussures non opérationnels, émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à la suite de l’appel d’offres numéro W8486-174014/C.

Cet addenda au rapport final du surveillant de l’équité couvre la période suivant la conclusion de la phase de l’évaluation jusqu’à l’attribution du contrat. SPAC n’a reçu qu’une seule proposition en réponse à la demande de propositions (DP). La proposition respectait les exigences administratives et obligatoires de la DP et atteignait le seuil global minimal d’évaluation technique cotée. Comme il n’y avait qu’une seule proposition, elle a été soumise à une évaluation du prix afin de s’assurer que le prix correspondait aux taux du marché. Il y avait une autre exigence qui a été soumise à la considération et à l’approbation du Conseil du Trésor du Canada avant l’attribution du contrat.

Le seul soumissionnaire a été avisé par courriel, le 3 juin 2020, de l’attribution du contrat et de son droit à un compte rendu. Avant l’attribution du contrat, le surveillant de l’équité a examiné le contrat afin de s’assurer que celui-ci était conforme aux exigences de la DP.

Le seul soumissionnaire a demandé un compte rendu. SPAC a fourni un compte rendu par écrit le 3 juillet 2020, sans en aviser le surveillant de l’équité, qui n’a donc pas examiné la lettre avant que celle-ci ne soit envoyée au soumissionnaire.

Attestation d’assurance

Nous sommes d’avis professionnel que les processus d’évaluation de la demande de propositions et d’attribution du contrat que nous avons observés pour le Contrat de vêtements et de chaussures non opérationnels ont été menés de manière équitable, ouverte et transparente.