Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires : 28 février 2024
ArriveCAN
Date: 28 février 2024
Location: En personne
Éléments généraux
Dans cette section
Déclaration préliminaire
Arianne Reza,
Sous-ministre des Services publics et de l’Approvisionnement Canada
Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires
Rapport de la vérificatrice générale sur l’application ArriveCAN
Le 28 février 2024
Introduction
Merci, Monsieur le Président.
Permettez-moi tout d'abord de souligner que nous sommes réunis sur le territoire non cédé de la nation algonquine Anishinaabe.
En ma qualité de sous-ministre des Services publics et de l'Approvisionnement (SPAC), je suis ravie d'être parmi vous pour discuter du rapport de la vérificatrice générale sur le développement de l'application ArriveCAN, ainsi que des constatations de l'ombud de l'approvisionnement sur le même sujet.
Je suis accompagnée de mes collègues : Dominic Laporte, sous-ministre adjoint, Approvisionnement; Catherine Poulin, sous-ministre adjointe, Direction générale de la surveillance; et Ron Cormier, directeur général, Secteur des Solutions Commerciales et Technologiques.
Monsieur le Président, SPAC est le principal acheteur du gouvernement fédéral. À ce titre, il est chargé de s’assurer que les ministères et les organismes ont les biens et les services nécessaires pour s'acquitter de leurs différents mandats.
Ce rôle amène notamment mon ministère à établir et à administrer les outils d'approvisionnement centraux tels que les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement.
Les ministères et les organismes peuvent alors recourir directement à ces outils pour mener leurs propres processus d’approvisionnement.
En ce qui concerne ArriveCAN, Monsieur le Président, SPAC a soutenu l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) dans l'acquisition de services professionnels destinés à répondre à de nombreux besoins, entre autres le développement de l'application.
Prendre des mesures destinées à renforcer les approvisionnements
Comme il a déjà été indiqué, l'ombud de l'approvisionnement a constaté que certaines pratiques employées dans l'acquisition des services professionnels allaient à l’encontre de la politique du gouvernement et compromettaient l'engagement du gouvernement en faveur de l'équité, de l'ouverture et de la transparence. Il adresse 8 recommandations à SPAC dans son rapport.
Dans le rapport de la vérificatrice générale, 1 seule recommandation concerne SPAC. Selon celle-ci, SPAC et l'ASFC devraient s'assurer que les tâches et les résultats attendus sont définis clairement dans les contrats et les autorisations de tâches (AT) connexes.
Monsieur le Président, nous sommes déterminés à faire en sorte que les enseignements tirés des rapports de l'ombud et de la vérificatrice générale se traduisent par des mesures concrètes pour que les lacunes constatées ne se reproduisent plus.
Nous avons déjà pris plusieurs mesures de contrôle pour donner suite à ces recommandations.
En novembre 2023, SPAC a suspendu temporairement les pouvoirs délégués de tous les ministères et organismes, y compris l'ASFC, les autorisant à émettre des autorisations de tâches pour des services professionnels.
Un peu après, en décembre, SPAC a demandé à ses agents d’approvisionnement de s'assurer que les autorisations de tâches décrivent clairement les tâches à exécuter et les résultats attendus.
À présent, les organisations fédérales doivent accepter formellement de se conformer à une série de conditions afin de pouvoir utiliser certaines méthodes d'acquisition de services professionnels.
Autres changements importants : les contrats comprennent de nouvelles clauses qui visent à accroître la transparence par rapport aux coûts et à la sous-traitance, ainsi qu’à apporter des précisions importantes sur le rôle des organisations fédérales ayant recours à ces instruments. L’objectif de cette démarche est d’améliorer l'uniformité des pratiques.
De plus, mon ministère met à jour ses guides pour aider les organisations fédérales qui ont recours à ses instruments d'approvisionnement en vertu de leurs propres autorisations à mener leurs achats de manière efficace et responsable.
Conclusion
Monsieur le Président, nous sommes conscients de la nécessité pressante de renforcer des aspects précis de nos processus d'approvisionnement en ce qui a trait aux services professionnels.
Nous continuerons de nous appuyer sur les mesures que j'ai décrites aujourd'hui pour améliorer les processus et les pratiques d'approvisionnement du gouvernement du Canada.
Merci.
Réponse à l'audit de la vérificatrice générale
Recommandation 73: SPAC et l'ASFC devraient veiller à ce que les tâches et les produits livrables soient clairement définis dans les contrats et les AT qui s'y rapportent.
SPAC accepte cette recommandation et a déjà pris les mesures suivantes (tirées du Plan d’action gestion):
- SPAC a donné des directives, dans 1 communiqué du 4 décembre 2023, au personnel chargé des achats pour s'assurer que les AT comprennent des tâches et des livrables clairs, en plus d'identifier le(s) projet(s) ou initiative(s) spécifique(s) qui sont inclus dans le champ d'application des contrats
- en outre, SPAC a envoyé 1 directive à ses ministères clients, par l'intermédiaire de leur haut fonctionnaire désigné pour les achats, indiquant que ce changement entrait immédiatement en vigueur pour les contrats de services professionnels, à compter du 28 novembre 2023
- SPAC mettra également à jour le Guide de préparation et d'administration des autorisations de tâches ainsi que le modèle de dossier d'entente pour les clients d'ici avril 2024
Autres messages clés, ne provenant pas du Plan d’action de gestion
En tant qu'agent d'achat central des ministères et organismes fédéraux, SPAC met en place des contrats au nom des ministères et organismes clients.
SPAC a accueilli favorablement les conclusions du Bureau du vérificateur général (BVG) dans le cadre de l'examen des activités d'approvisionnement associées à la création, à la mise en œuvre et à la maintenance d'ArriveCAN.
SPAC a coopéré avec le BVG en lui fournissant toutes les informations pertinentes pour mener à bien son examen indépendant des contrats ArriveCAN.
SPAC s'est engagé à améliorer et à renforcer continuellement tous les aspects du processus d'approvisionnement fédéral et a déjà commencé à prendre des mesures pour mettre en œuvre la recommandation du BVG, ainsi que celles formulées par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA).
SPAC a pris des mesures immédiates pour renforcer les contrôles et la surveillance existants en matière de passation de marchés de services professionnels.
Les changements comprennent:
- l'exigence d'une plus grande clarté de la part des propriétaires d'entreprise sur la portée, les tâches et les résultats attendus des nouveaux contrats de services professionnels et des autorisations de tâches
- améliorer les exigences en matière d'évaluation afin de vérifier plus efficacement que toutes les ressources possèdent l'expérience professionnelle requise et les habilitations de sécurité validées
- améliorer les exigences en matière de documentation au moment de l'attribution du contrat et de la délivrance des autorisations de tâches
- suspendre les pouvoirs délégués pour la délivrance par les ministères d’AT pour les contrats attribués par le SPAC jusqu'à ce que les ministères mettent en œuvre les mesures de services professionnels nouvellement mandatées par le SPAC
Le Ministère travaille activement avec les ministères et organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement.
SPAC poursuivra son examen des outils de passation de marchés pour les services professionnels, tout en les modernisant pour s'assurer qu'ils soutiennent la meilleure valeur, et qu'ils fournissent une diligence raisonnable et des cadres de contrôle appropriés.
Audit du Bureau du vérificateur général d’ArriveCAN
| Numéro | Recommandation | Réponse/Plan d’action | Calendrier pour mise en œuvre |
|---|---|---|---|
| 1 | Recommandation 73. ASFC et SPAC devraient s’assurer que les tâches à accomplir et les produits livrables sont définis clairement dans les contrats et les AT connexes. | Recommandation acceptée. SPAC a déjà pris des mesures en ce sens. Le Ministère a donné des instructions, dans 1 communiqué du 4 décembre 2023, au personnel chargé des approvisionnements pour s’assurer que les AT comprennent des tâches et des produits livrables clairs, en plus d’identifier le ou les projets ou initiatives spécifiques qui sont inclus dans le champ d’application des contrats. En outre, le Ministère a envoyé 1 directive à ses ministères clients, par l’intermédiaire de leurs hauts fonctionnaires désignés pour les approvisionnements, indiquant que ce changement entrait immédiatement en vigueur pour les contrats de services professionnels, à compter du 8 novembre 2023. Le Ministère mettra également à jour le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches ainsi que le modèle de document d’entente à l’intention des clients. | Communiqué aux officiers d’approvisionnement: 4 décembre 2023. (complété) Mise à jour du document d'orientation: Avril 2024 |
Modifications apportées à l'approvisionnement en services professionnels
Objet
Le 2 novembre 2022, la Chambre des communes a adopté 1 motion demandant au BVG d'effectuer 1 vérification de la performance d'ArriveCAN, y compris les paiements, les contrats et les sous-contrats.
Les rapports d'audit du BOA et du BVG ont été déposés le 29 janvier 2024 et le 12 février 2024, respectivement. Les rapports mettent en évidence de sérieuses préoccupations concernant la gestion du projet et proposent des recommandations en matière d'approvisionnement, en particulier en ce qui concerne les services professionnels.
Faits saillants
- le rapport du Ombud de l'approvisionnement a émis 14 recommandations basées sur l'analyse des informations et de la documentation fournies au BOA par l’ASFC, SPAC et Services partagés Canada (SPC) au cours de l'examen; SPAC a répondu à 8 recommandations
- le rapport de la vérificatrice générale (VG) contient 8 recommandations, dont 1 concerne SPAC (conjointement avec l’ASFC)
- SPAC s'est engagé à améliorer et à renforcer continuellement tous les aspects du processus d'approvisionnement fédéral, en particulier les services de technologies de l’information (TI), et a déjà commencé à prendre des mesures pour mettre en œuvre la recommandation du BVG et du BOA
Messages clés
- SPAC prend très au sérieux les conclusions de la VG et du BOA et donne suite à la recommandation en matière d’approvisionnement conformément à son engagement en faveur de procédures de passation de marchés ouvertes, équitables et transparentes, tout en obtenant de la valeur pour les contribuables canadiens
- au cours de l'année écoulée, SPAC a pris des mesures concrètes pour renforcer la surveillance de tous les contrats de services professionnels relevant de son autorité
- à la lumière des rapports du BOA et de la VG, SPAC a institué des mesures et des contrôles sur les contrats de services professionnels nouveaux et existants afin de renforcer les pratiques de gestion des contrats. Il collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement
- collectivement, ces mesures nous aideront à continuer de renforcer et d'améliorer les processus fédérales d’approvisionnement afin de promouvoir 1 plus grande concurrence, en particulier dans le domaine des services de conseil en TI
- au 23 février 2024, selon les informations recueillies par SPAC, tous les contrats conclus entre GC Strategies et le gouvernement du Canada ont expiré ou ont été suspendus. GC Strategies n'est plus admissible à participer aux appels d'offres du SPAC et a été retiré des arrangements en matière d'approvisionnement
Si l’on insiste sur les mesures immédiates prises par la SPAC pour renforcer les contrôles existants et la surveillance des contrats de services professionnels:
- SPAC a mis en œuvre ces changements:
- exiger des propriétaires d'entreprise 1 plus grande clarté sur l'étendue, les tâches et les produits livrables des nouveaux contrats de services professionnels et des AT
- améliorer les exigences en matière d'évaluation afin de vérifier plus efficacement que toutes les ressources possèdent l'expérience professionnelle requise et les habilitations de sécurité validées
- améliorer les exigences en matière de documentation au moment de l'attribution du contrat et de la délivrance des AT
- suspendre les pouvoirs délégués pour la délivrance par les ministères AT pour les contrats attribués par SPAC jusqu'à ce que les mesures de services professionnels nouvellement mandatées par SPAC soient mises en œuvre par les ministères
- le ministère collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement
Si l’on insiste sur les mesures prises en réponse au rapport du BVG :
- SPAC accepte la recommandation 73 et a déjà pris ces mesures:
- SPAC a donné des directives, dans 1 communiqué du 4 décembre 2023, au personnel chargé des achats pour s'assurer que les AT comprennent des tâches et des livrables clairs, en plus d'identifier le(s) projet(s) ou initiative(s) spécifique(s) qui sont inclus dans le champ d'application des contrats
- en outre, le SPAC a envoyé 1 directive à ses ministères clients, par l'intermédiaire de leur haut fonctionnaire désigné pour les achats, indiquant que ce changement entrait immédiatement en vigueur pour les contrats de services professionnels, à compter du 28 novembre 2023
- SPAC mettra également à jour le Guide de préparation et d'administration des autorisations de tâches ainsi que le modèle de dossier d'entente pour les clients d'ici avril 2024
Si l’on insiste sur les mesures prises en réponse à l’examen du bureau de l'ombudsman de l’approvisionnement :
- SPAC a répondu à 8 des 14 recommandations formulées dans le rapport de l’ombudsman de l’approvisionnement
- à titre d’exemple de mesures prises, SPAC met en œuvre 1 nouvelle liste de contrôle pour les AT afin de s'assurer que les contrats comprennent des critères spécifiques permettant aux autorités techniques d'évaluer les qualifications et les critères des ressources
- SPAC examine également la Clause relative à la justification des taux de services professionnels qui permet au Canada d'exiger des soumissionnaires qu'ils justifient les taux proposés qui se situent sous la limite inférieure de la fourchette médiane
Si l'on insiste sur la suspension de GC Strategies:
- le 3 novembre 2023, SPAC a suspendu le contrat de l'ASFC avec GC Strategies et n'a pas attribué de nouveaux contrats à GC Strategies
- le 14 février 2024, SPAC a informé GC Strategies que, jusqu'à nouvel ordre, ils étaient suspendus de toutes les affaires et sollicitations émises par SPAC, soit directement en tant qu'entrepreneur, soit indirectement en tant que sous-traitant. GC Strategies a également été informée que tous ses arrangements en matière d'approvisionnement ont été suspendus
Contexte
En vertu de ses pouvoirs, SPAC a attribué des contrats à l'appui d'ArriveCAN et a été chargé de fournir des conseils en matière de l’approvisionnement au ministère client. L'ASFC était chargée de développer et de gérer l'outil ArriveCAN sur la base des exigences sanitaires de l'Agence de santé publique du Canada (ASPC) appliquées par la Loi sur la quarantaine.
46 contrats différents ont été utilisés pour soutenir ArriveCAN. Parmi ces 46 contrats, il a été confirmé que 31 ont été attribués par SPAC en vertu de ses pouvoirs :
- 19 contrats étaient compétitifs dans le cadre de pouvoirs de passation de marché normaux, incluant 6 qui ont été réservés dans le cadre de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones
- 12 contrats étaient non compétitifs, dont 8 contrats pour l'acquisition de licences de logiciels qui ont été attribués à 1 fournisseur unique en raison des droits de propriété intellectuelle ou d’un besoin urgent
- de ces 12 contrats non-concurrentiels, 4 faisaient appel à des pouvoirs de passation de marché d'urgence liées à la COVID-19 pour le recrutement de consultants informatiques
- 11 des 31 contrats attribués par SPAC ont été attribués avant la pandémie de COVID-19 et ont été utilisés par l'ASFC pour mobiliser des ressources afin de travailler sur ArriveCAN
- 4 contrats ont été attribués à GC Strategies, dont 3 attribués de manière non-concurrentielle, utilisant des pouvoirs contractuels d'urgence
Le 14 novembre 2022, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires (OGGO) de la Chambre des communes a adopté 1 motion recommandant à l’ombudsman de l’approvisionnement de procéder à 1 examen des contrats attribués relativement à la demande ArriveCAN.
Le 13 janvier 2023, le BOA a déterminé qu’il y avait des motifs raisonnables de lancer 1 examen des activités d’approvisionnement associées à la création, à la mise en œuvre et à la maintenance d’ArriveCAN.
À la lumière des conclusions des audits, le SPAC a pris des mesures immédiates pour renforcer les contrôles existants autour de l'administration des contrats de services professionnels. Le 28 novembre 2023, les autres ministères et organismes gouvernementaux ont été informés des nouvelles mesures, introduisant 1 ensemble commun de principes et de procédures obligatoires que les clients doivent respecter pour utiliser les instruments de passation de marchés de services professionnels du SPAC.
Ces changements s'alignent étroitement sur les recommandations des audits du BVG et du BOA et sont repris dans les plans d'action de gestion que le SPAC s'est engagé à mettre en œuvre.
Demande de renseignement au gouvernement
Numéro de la question : Q-2056
De : Mr. Albas (Central Okanagan-Similkameen Nicola)
Date: le 5 décembre 2023
Inscrire le nom du signataire : Charles Sousa
Signature: Ministre ou secrétaire parlementaire, Signé par Charles Sousa
Question
En ce qui concerne l’attribution du contrat à fournisseur unique de 8,9 millions de dollars à GC Strategies pour ArriveCAN : qui a (i) signé, (ii) autorisé, le contrat?
Réponse
Selon les informations fournies par l’ASFC, 3 contrats à fournisseur unique attribués à GC Strategies comprenaient des travaux liés à ArriveCAN. Ces contrats comprennent :
- 47419-212524/001/EL pour le développement d'une application mobile en réponse à la pandémie mondiale de COVID-19
- 47419-202719/001/EL pour le développement de solutions critiques concernant les outils avancés basés sur l'intelligence artificielle (IA) pour les agents de première ligne de l'ASFC, les capacités de passage des frontières à distance, les services sans contact tirant parti de la biométrie et du cloud, et une solution de commerce électronique pour faciliter l'augmentation des expéditions traversant la frontière
- 47419-215022/001/EL pour les services de ressources professionnelles pour soutenir l'intégration de l'accessibilité dans les applications Web et mobiles ArriveCAN afin de se conformer au projet de loi C-65
Aucun de ces contrats ne valait 8,9 million$. Les informations demandées pour ces contrats sont les suivantes :
| Numéro de contratnote 1 du tableau 2 | Signé par | Autorisé par |
|---|---|---|
| 47419-212524/001/EL | Gestionnaire, Division des Services Professionnels en Informatique Équipe | Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes de l'approvisionnement |
| 47419-202719/001/EL | Gestionnaire, Division des Services Professionnels en Informatique Équipe | Sous-ministre adjointe, Direction générale des programmes de l'approvisionnement |
| #47419-215022/001/EL | Gestionnaire, Division des Services Professionnels en Informatique Équipe | Directrice Principale, Direction de l'Acquisition des Services Professionnels |
Note du tableau 2
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