Approvisionnement : Comité permanent des comptes publics – 27 mai 2021
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Modernisation de l’approvisionnement
Contexte
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) tient les engagements du gouvernement visant à moderniser et à simplifier l’approvisionnement.
Réponse suggérée
- Le gouvernement s’est engagé à moderniser les pratiques d’approvisionnement afin qu’elles soient plus simples et moins lourdes sur le plan administratif
- Le budget de 2021 propose 87,4 millions de dollars sur 5 ans à partir de 2021 à 2022, et 18,6 millions de dollars en permanence, pour moderniser l’approvisionnement fédéral et créer des opportunités pour des communautés spécifiques telles que les peuples autochtones, les femmes, les Canadiens racialisés, les jeunes, les Canadiens lesbien, gai, bisexuel, transgenre, queer et bispirituel plus (LGBTQ2+), etc.
- Les fonds du budget de 2021 seraient utilisés pour :
- mettre en œuvre un programme axé sur l’approvisionnement auprès d’entreprises détenues par des Noirs
- continuer à œuvrer pour atteindre l’objectif du Canada consistant à attribuer 5 % des contrats fédéraux à des entreprises gérées et dirigées par des Autochtones
- améliorer la saisie et l’analyse des données, ainsi que la préparation de rapports connexes
- intégrer les considérations d’accessibilité dans l’approvisionnement fédéral, en veillant à ce que les biens et services soient accessibles dès leur conception
- SPAC travaille à l’élaboration et à la mise en œuvre d’initiatives visant à apporter plus de diversité et d’inclusivité dans les chaînes d’approvisionnement fédérales
- En plus de soutenir la croissance économique et la diversité des petites et moyennes entreprises, et plus particulièrement celles appartenant à des groupes sous-représentés, nous nous efforçons également de réduire les obstacles qui les ont historiquement empêchées de participer à l’approvisionnement fédéral
- Parmi les mesures précises, mentionnons les suivantes :
- mettre en œuvre un modèle de contrat simplifié
- établir un cadre stratégique d’approvisionnement social pour obtenir des résultats socioéconomiques positifs
- améliorer les outils d’approvisionnement existants et les rendre plus accessibles à des fournisseurs diversifiés
- adopter une approche des décisions en approvisionnement fondée sur les risques
- élaborer de nouveaux outils pour déterminer les prix des contrats et soutenir le meilleur rapport qualité-prix
- élargir le soutien aux soumissionnaires ayant peu ou pas de succès dans les appels d’offres gouvernementaux, d’un service d’encadrement à une assistance personnalisée
Si l’on insiste sur la diversification de l’approvisionnement (entreprises détenues par des Noirs) :
- notre gouvernement s’est engagé à diversifier la base des fournisseurs et à accroître les possibilités de soumissionner pour les entreprises détenues ou exploitées par des Noirs afin qu’elles obtiennent des contrats auprès des organismes fédéraux
- dans le cadre de cet effort, SPAC a lancé le projet pilote pour les entreprises des communautés noires afin d’ouvrir des possibilités de participation à certains appels d’offres dans plusieurs régions pour divers biens et services, en ciblant les entreprises détenues ou exploitées par des Noirs
- le projet pilote pour les entreprises des communautés noires est la première étape concrète de l’accroissement des possibilités de participation à l’approvisionnement pour les entrepreneurs noirs
- SPAC évalue ces approvisionnements et en tire les leçons pour élaborer des approches ciblées supplémentaires afin d’accroître la diversité dans les futurs approvisionnements, y compris le soutien à une plus grande inclusion et représentation des entreprises détenues ou dirigées par des Noirs et d’autres fournisseurs sous-représentés dans l’approvisionnement fédéral
- cela démontre le rôle de chef de file de SPAC dans la promotion de l’approvisionnement social, qui travaille en étroite collaboration avec d’autres ministères pour accroître la diversité des soumissionnaires et des fournisseurs dans l’approvisionnement fédéral
- en outre, le budget de 2021 a récemment annoncé un financement de 87,4 millions de dollars sur 5 ans à partir de 2021 à 2022, et de 18,6 millions de dollars en permanence à SPAC, qui sera utilisé pour moderniser l’approvisionnement fédéral et créer des occasions pour des communautés spécifiques en diversifiant la base des fournisseurs fédéraux. Une partie de ce financement sera utilisée pour mettre en œuvre un programme axé sur l’approvisionnement auprès d’entreprises détenues par des Noirs
- afin de soutenir les efforts visant à accroître la participation des entreprises des communautés noires à l’approvisionnement fédéral, notre Bureau des petites et moyennes entreprises continue de dispenser une formation et de fournir une assistance aux groupes sous-représentés partout au Canada, y compris les entreprises détenues ou exploitées par des Noirs. Parmi les exemples, mentionnons le soutien au concours « rise up », un concours de présentation de projets pour les entrepreneures noires et un programme permettant aux entrepreneurs de tout le Canada de se joindre à elles et de recevoir un soutien pour leurs entreprises, ainsi que des webinaires permanents fournis en partenariat avec la Coalition pour la promotion de la Décennie des personnes d’ascendance africaine des Nations Unies
- nous continuons à travailler et à collaborer avec la Coalition pour la promotion de la Décennie des personnes d’ascendance africaine des Nations Unies, la Black Business and Professional Association (BBPA), le Conseil canadien des fournisseurs autochtones et des minorités et la Chambre de commerce noire du Canada pour faire connaître les services offerts par le Bureau des petites et moyennes entreprises, encourager la participation à l’approvisionnement fédéral et repérer et réduire les obstacles
Si l’on insiste sur la politique d’approvisionnement social :
- notre gouvernement s’est engagé à trouver des moyens de permettre l’inclusion de résultats socioéconomiques dans l’approvisionnement fédéral
- la Politique d’approvisionnement social élaborée par SPAC est entrée en vigueur le 3 mai 2021, ce qui nous permet de créer des approches ciblées pour accroître la diversité dans l’approvisionnement de SPAC et de tirer parti des accords commerciaux qui autorisent un approvisionnement socioéconomique
- cette politique permet à SPAC de collecter des données personnelles, notamment des renseignements sur l’origine ethnique, le sexe et d’autres caractéristiques socioéconomiques des fournisseurs, afin d’établir une base de référence sur la participation des fournisseurs sous-représentés à l’approvisionnement fédéral et de suivre les progrès réalisés au fil du temps
- SPAC, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, travaillera à l’élaboration d’initiatives pangouvernementales visant à accroître la diversité des soumissionnaires aux marchés publics
- ces initiatives chercheront à produire des retombées économiques positives pour des milliers de petites entreprises canadiennes, y compris celles dirigées par des Autochtones, des Canadiens noirs et racialisés, des femmes, des Canadiens lesbien, gai, bisexuel, transgenre, queer et bispirituel (LGBTQ2) et d’autres groupes souvent sous-représentés dans les chaînes d’approvisionnement fédérales
Si l’on insiste sur l’approvisionnement auprès des Autochtones :
- nous sommes déterminés à accroître la participation des entreprises autochtones à l’approvisionnement fédéral
- cet engagement a été renforcé dans le budget de 2021, qui a annoncé un financement de 87,4 millions de dollars sur 5 ans à partir de 2021 à 2022, et de 18,6 millions de dollars en permanence pour moderniser l’approvisionnement fédéral et créer des opportunités pour des communautés spécifiques en diversifiant la base des fournisseurs fédéraux. Cela permettra de soutenir les efforts déployés pour atteindre l’objectif du Canada consistant à attribuer 5 % des contrats fédéraux à des entreprises gérées et dirigées par des Autochtones
- mon ministère travaille en étroite collaboration avec Services aux Autochtones Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur cet engagement important qui consiste à atteindre un objectif d’au moins 5 % des contrats fédéraux attribués à des entreprises gérées et dirigées par des Autochtones
- le Bureau des petites et moyennes entreprises travaille directement avec les entreprises autochtones, ainsi que par l’entremise d’organisations autochtones partenaires, pour sensibiliser, éduquer et aider sur la façon de participer à l’approvisionnement fédéral
- les organisations commerciales autochtones sont représentées au sein du Conseil sur l’approvisionnement lié à la COVID-19, nouvellement créé, et du Comité consultatif national des fournisseurs qui est en place depuis 2013
Si l’on insiste sur le rapport annuel de l’ombudsman de l’approvisionnement citant la « nature inutilement complexe du processus d’approvisionnement fédéral » :
- le gouvernement s’est engagé à moderniser et à simplifier l’approvisionnement
- l’allègement des processus d’achat pour les fournisseurs et les acheteurs du gouvernement compte parmi nos principaux objectifs. C’est pourquoi nous avons pris un certain nombre de mesures afin d’améliorer l’expérience offerte aux fournisseurs, notamment :
- des initiatives de modernisation des contrats pour simplifier et rationaliser nos documents contractuels afin de diminuer le fardeau de l’approvisionnement pour les fournisseurs
- des améliorations apportées au site Web actuel d’achatsetventes pour les fournisseurs, ainsi que pour les acheteurs
- des efforts visant à encourager une plus grande concurrence, ainsi qu’à faire avancer les initiatives qui soutiennent nos objectifs de politique économique, notamment l’innovation, l’approvisionnement écologique et social, et l’augmentation de la diversité des soumissionnaires
- la mise en œuvre de la Solution d’achats électroniques, qui alignera nos processus sur ceux de nos fournisseurs et éliminera les processus papier
Historique
Une partie importante des investissements publics est gérée par l’acquisition de biens et de services par le secteur public, ce qui représente 13 % du produit intérieur brut (PIB) du Canada, d’après les données de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) datant de 2015. Il s’agit là d’un levier fondamental pour atteindre les objectifs sociaux et économiques.
Le gouvernement du Canada s’est engagé à moderniser et à simplifier l’approvisionnement et à mettre en place une solution d’achats électroniques. Le prélancement en mars 2020 d’AchatsCanada, notre nouveau système d’achats électroniques, annoncé dans le budget de 2018 au coût de 196,8 millions de dollars sur 5 ans, a constitué une étape clé vers l’atteinte de cet objectif. Les processus d’approvisionnement deviendront aussi plus simples, rapides et accessibles pour les fournisseurs et les acheteurs grâce à :
- des pratiques d’approvisionnement plus simples, plus conviviales et moins lourdes sur le plan administratif :
- des améliorations au site Web achatsetventes ont été apportées à l’intention des acheteurs et des fournisseurs afin qu’ils bénéficient d’une meilleure expérience utilisateur et que leurs recherches de renseignements pertinents sur les approvisionnements soient facilitées
- des services de sécurité industrielle plus accessibles et intuitifs sont offerts
- des initiatives de modernisation des contrats et un modèle de contrat modernisé font l’objet de projets pilotes. Il s’agit de répondre aux préoccupations de la communauté des fournisseurs concernant la complexité des contrats du gouvernement du Canada et des processus connexes. Cette complexité peut représenter des obstacles à la participation des fournisseurs à l’approvisionnement public, comme la réduction de la concurrence et de la diversité des fournisseurs, ce qui a une incidence sur la capacité du Canada à obtenir le meilleur rapport qualité-prix
- la mise en place d’une fonction de contrôleur moderne :
- adopter une approche des décisions en approvisionnement fondée sur les risques
- assurer des prix justes dans les contrats de la défense (initiative de soutien, guide de tarification)
- la promotion de l’accroissement de la concurrence et de l’adoption de pratiques qui appuient les objectifs de nos politiques économiques, dont l’innovation et l’approvisionnement écologique et social :
- élaborer un cadre pour tirer parti des résultats socioéconomiques dans l’approvisionnement fédéral
- accroître la participation des groupes sous-représentés, comme les entreprises détenues par des femmes, des Autochtones, des Noirs, des personnes en situation de handicap et des minorités visibles
- adopter une approche plus inclusive et accessible de l’approvisionnement en faisant connaître la façon de tenir compte des besoins des personnes en situation de handicap lors de l’approvisionnement au nom du gouvernement fédéral
- élaborer des méthodologies et des outils rigoureux et fondés sur des données scientifiques pour mesurer la réduction des émissions de gaz à effet de serre dans l’approvisionnement fédéral et établir des objectifs pour des biens et services spécifiques
Il convient de remarquer que le Centre de ressources sur l’approvisionnement accessible (CRAA) a été fondé en juin 2018 dans le but d’aider les acheteurs du gouvernement à intégrer des critères d’accessibilité dans leurs demandes d’approvisionnement en biens et en services. Les travaux comprennent l’examen de la manière dont nous pouvons garantir que l’approvisionnement est accessible à tous, afin que les fournisseurs en situation de handicap puissent faire partie de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement et que les personnes en situation de handicap puissent travailler comme fournisseurs du gouvernement.
Le gouvernement appuiera aussi d’autres engagements en matière d’approvisionnement, y compris en ce qui concerne de meilleurs outils de gestion du rendement des fournisseurs, des mesures claires et des possibilités accrues pour les entreprises autochtones.
Pratiques d’approvisionnement souple
Contexte
Services publics et Approvisionnement Canada élabore et met en œuvre des pratiques d’approvisionnement souple, conformément au mandat du ministre des Services publics et de l’Approvisionnement ayant pour but de moderniser l’approvisionnement.
Messages clés
L’approvisionnement souple est une nouvelle approche collaborative axée sur les résultats. Il rassemble le gouvernement et l’industrie pour concevoir des approvisionnements de manière itérative afin d’obtenir des résultats. SPAC a officiellement créé un Centre d’expertise pour l’approvisionnement souple et novateur en mai 2020, bien que le Ministère ait élaboré et promu des pratiques d’approvisionnement souple depuis juin 2019. Le centre aide les agents contractuels et leurs clients à adopter des pratiques d’approvisionnement souple et novateur en élaborant des outils et des formations. Le centre compte actuellement 4 employés à temps plein (y compris le directeur). Depuis 2019, le centre a dispensé plus de 15 séances de formation et d’engagement à divers secteurs et régions de SPAC, ainsi qu’à d’autres ministères et organismes gouvernementaux.
En juillet 2020, le centre a publié le Guide de l’approvisionnement souple. Ce guide fournit des conseils de haut niveau sur l’approvisionnement souple. Il détermine les principes, les pratiques exemplaires et les avantages de l’utilisation d’une approche souple. Les principes clés de l’utilisation d’une approche souple sont les suivants :
- être ouvert à de nouvelles approches
- impliquer les utilisateurs tout au long du processus d’approvisionnement
- se concentrer sur des livrables rapides et fréquents
Pour ce faire, il convient de suivre certaines pratiques exemplaires, notamment :
- la création d’une équipe collaborative et interfonctionnelle
- la mobilisation précoce et constructive des intervenants
- le travail de manière incrémentielle et itérative
Les principaux avantages de cette approche sont une plus grande adhésion de l’utilisateur et des chances accrues de réussite, car les corrections de trajectoire continues permettent de gagner du temps et de l’argent. Le centre élabore actuellement d’autres documents et outils afin de fournir des conseils et une formation supplémentaires aux agents contractuels et aux clients.
Le centre a également présenté des approches et des conseils en matière d’approvisionnement souple lors de 2 événements organisés par l’Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel (ICAGM). Ces événements comprennent l’atelier national de l’ICAGM de juin 2019 et le Symposium sur l’approvisionnement souple et novateur de l’ICAGM de décembre 2019. De plus, le 1er octobre 2020, le centre a fait une présentation lors de la Journée de l’industrie sur le projet de modernisation du Système de gestion des délinquant(e)s du Service correctionnel du Canada.
Le point sur l’état d’avancement de la solution d’achats électroniques
Contexte
Dans le cadre des efforts que le gouvernement du Canada consacre à moderniser les approvisionnements, Services publics et Approvisionnement Canada a attribué un contrat à Infosys Public Services, Inc. en juillet 2018 pour la mise en place et la gestion d’une solution d’achats électroniques. Cela fait suite à un engagement pris dans le cadre du budget de 2018 consistant à allouer 196,8 M$ sur 5 ans à la mise sur pied d’une plateforme électronique favorisant des approvisionnements plus efficaces et plus simples.
La réponse de SPAC au rapport de la vérificatrice générale concernant l’approvisionnement en solutions de technologies de l’information complexes indique que la « mise en œuvre de la solution d’achats électroniques est en cours » et « améliorera davantage la saisie des données et des renseignements sur l’approvisionnement associés à la prise de décision ».
Messages clés
- Les entreprises canadiennes demandent depuis longtemps au gouvernement fédéral d’améliorer ses relations avec les fournisseurs en facilitant la recherche d’occasions, en simplifiant la navigation et en accélérant l’attribution, avec un fardeau administratif moindre. Jusqu’à présent, les marchés publics ont été fortement basés sur papier et les options de libre-service pour les fournisseurs étaient limitées
- AchatsCanada est un nouvel ensemble de services d’approvisionnement en ligne lancé par SPAC en mars 2020. Il améliore et rationalise considérablement notre façon de faire des affaires et rend nos processus d’approvisionnement plus simples, plus efficaces, plus faciles à utiliser et à consulter en mettant tout en ligne et en éliminant le papier
- En mai 2021, plus de 3 500 fournisseurs s’étaient inscrits sur AchatsCanada.
- La transition d’achatsetventes à AchatsCanada se fait progressivement et selon une approche pragmatique, progressive et souple. Cela signifie qu’elle se fait par petites étapes, tout en évaluant et en réglant les problèmes en cours de route, s’il y a lieu. Cette approche a fourni des occasions d’examiner les progrès réalisés et d’apporter des modifications au besoin
- Depuis l’été 2020, AchatsCanada a été utilisé pour un certain nombre d’achats, notamment ceux qui soutiennent la réponse du gouvernement à la pandémie, comme les masques, les blouses et les gants. Nos fournisseurs ont également formulé des commentaires positifs après les premiers achats sur la facilité d’utilisation, le processus d’appel d’offres guidé et les excellents services de soutien mis à leur disposition pour les aider
- En mai 2021, plus de 450 professionnels en approvisionnement (sur environ 1 350) ont été formés sur la nouvelle solution. Tous les achats de SPAC devraient être effectués au moyen d’AchatsCanada d’ici la fin de 2021
- Le lancement d’un nouveau Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) est prévu sur le site d’AchatsCanada à l’automne 2021 et remplacera le site achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres. Le nouveau service d’appels d’offres aidera les fournisseurs à trouver et à comprendre les occasions offertes par le gouvernement
- Grâce aux nouveaux services d’approvisionnement en ligne, SPAC poursuivra ses processus concurrentiels ouverts, équitables et transparents pour l’acquisition de biens et de services au nom des ministères, des organismes désignés et des sociétés d’État
- AchatsCanada souligne la capacité de SPAC à mener à bien de grands projets complexes de technologie de l’information (TI). Le projet demeure dans les limites de la portée et des paramètres budgétaires, et les avantages prévus devraient être pleinement réalisés
Soutenir l’intervention de Services publics et Approvisionnement Canada face à la COVID-19
SPAC a tiré parti de l’infrastructure de la solution d’achats électroniques pour fournir rapidement des systèmes essentiels visant à soutenir l’intervention du gouvernement du Canada face à la COVID-19. Cela a notamment compris le déploiement rapide des éléments suivants :
- le catalogue d’équipement de protection individuelle (EPI) du gouvernement du Canada pour permettre aux ministères et organismes gouvernementaux d’accéder facilement à l’EPI essentiel nécessaire à la prestation de services et pour faciliter la distribution et l’exécution rapides des commandes à l’échelle du pays
- le système de gestion des cas de la Réserve d’urgence pour les services essentiels afin de permettre aux organisations de services essentiels d’avoir accès à des EPI
- le système de suivi des réponses des fournisseurs lié à la COVID-19 pour gérer les dizaines de milliers de réponses d’entreprises offrant des fournitures et des services essentiels pour faire face à la pandémie
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