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GCSurplus : Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

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Section 1 : Aperçu de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Dans cette section

Institution gouvernementale

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Dirigeant de l'institution ou délégué pour l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lorenzo Ieraci, Sous-ministre adjoint.
Lyne Roy, Directrice principale, Direction de l'accès, vie privée et transparence.

Haut fonctionnaire ou cadre supérieur responsable du programme ou de l'activité, nouveau ou ayant subi des modifications importantes

Lucie Seguin, Sous-ministre adjointe, Direction générale du receveur général et des pensions.

Description et nom du programme ou activité de l'institution gouvernementale

Direction de distribution des biens de la Couronne – GCSurplus

Le programme offre des services centraux, communs et payants pour aliéner les stocks excédentaires et réduire leur empreinte physique, financière et environnementale. Grâce au programme GCSurplus, SPAC aide le gouvernement fédéral à aliéner les biens excédentaires et confisqués d'une façon transparente et financièrement viable qui offre le plus d'économies aux contribuables canadiens.

Le programme GCSurplus (qui relève du Secteur des services spécialisés de la Direction générale du receveur général et des pensions) fournit aux institutions fédérales et à d'autres organisations clientes des services et programmes spécialisés de haute qualité, rapides et accessibles. Dans le cadre de ce programme, SPAC offre des services à des clients du gouvernement, à des organisations du secteur privé et au public canadien. La prestation de GCSurplus est assurée à l'aide d'un ensemble d'applications personnalisées qui sont hébergées directement sur Internet (centre de données Internet) par un fournisseur tiers canadien ayant signé un contrat que gère la Direction générale de l'approvisionnement de SPAC. GCSurplus mène, entre autres, des activités de collecte, d'utilisation, de divulgation et de conservation de renseignements personnels.

Autorité légale du programme ou de l'activité

Les renseignements sont utilisés pour créer un inventaire sur les acheteurs à des fins de sollicitation pour la vente de biens excédentaires de la Couronne et pour l'administration de l'achat des biens excédentaire de la Couronne. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne.

Fichier de renseignements personnels

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) inclut une proposition de modification au fichier de renseignements personnels suivant :

Fichier de renseignement personnel spécifique à l'institution TPSGC PPU 026 Renseignements sur les acheteurs – Biens de la Couronne

Sommaire du projet, de l'initiative ou du changement

GCSurplus est un programme du gouvernement du Canada qui existe depuis longtemps. Un projet de modernisation des applications est en cours, et le programme élargit actuellement sa clientèle en ajoutant de nouvelles institutions du secteur public. Le type de service ne changera toutefois pas.

Section 2 : Catégorisation et identification des risques soulevés dans l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Dans cette section

La section qui suit porte sur les risques soulevés par l'EFVP relativement à un nouveau programme ou à un programme modifié. Une échelle de risque est prévue pour chaque secteur de risque et elle est présentée en ordre ascendant :

  • le premier niveau représente le potentiel de risque le plus bas
  • le quatrième niveau représente le potentiel de risque le plus élevé

Veuillez-vous référer à l'Annexe C de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du trésor pour obtenir plus de renseignements sur l'échelle de risque.

Type de programme ou activité

Échelle de risque : 2 - Administration des programmes, des activités et des services

SPAC offre divers services d'aliénation pour la vente, le transfert ou le recyclage à plusieurs types de clients (fédéraux, provinciaux, territoriaux et municipaux).

Contexte et types de renseignements personnels impliqués

Échelle de risque : 1 - Seules les données fournies directement par l'individu – au moment de la collecte – relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de l'individu ou avec son consentement pour la communication pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte

Échelle de risque : 2 - Données personnelles fournies par l'individu avec le consentement d'utiliser des données détenues par une autre source pour autant que les données ne soient pas de nature délicate après la collecte

Des renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l'admissibilité à l'achat et pour transférer la propriété au soumissionnaire retenu. GCSurplus recueille directement des renseignements personnels de tous les utilisateurs. Seuls les renseignements nécessaires sont recueillis, avec le consentement de l'utilisateur. Les renseignements financiers se limitent à la somme payée par l'intermédiaire d'un fournisseur de services tiers.

Participation des partenaires du programme ou de l'activité ainsi que du secteur privé

Échelle de risque : 1 - Au sein de l'institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution)

Échelle de risque : 2 - Avec d'autres institutions fédérales

Échelle de risque : 3 - Avec d'autres institutions ou avec une combinaison des gouvernements fédéral, provinciaux et/ou municipaux

Échelle de risque : 4 - Avec des gouvernements étrangers, des organisations internationales et/ou des organisations du secteur privé

SPAC offre des services de dessaisissement aux institutions fédérales, comme l'exige la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus du Conseil du Trésor. GCSurplus offre ces services aux institutions fédérales à la fois lorsqu'ils sont obligatoires et facultatifs et à d'autres ordres de gouvernement si on lui demande. Sa clientèle pourrait croître à l'avenir et inclure des gouvernements étrangers.

Lorsqu'un bien excédentaire est acheté ou renvoyé, GCSurplus communique des renseignements personnels minimaux à l'interne avec le receveur général du Canada pour traiter les paiements et les reçus pour les biens dessaisis et renvoyés. Les transactions financières connexes sont exécutées par une entreprise canadienne de traitement des paiements (par exemple., les acheteurs entrent leurs propres renseignements de carte de crédit ou paient par Interac). Avec le consentement préalable de l'acheteur, GCSurplus communique son nom et ses coordonnées à une entreprise de livraison qui lui expédie le bien.

Durée du programme ou de l'activité

Échelle de risque : 3 - Programme à long terme

GCSurplus est un programme qui existe depuis longtemps (75 ans) et il est attendu qu'il poursuive ses activités.

Population visée par le programme

Échelle de risque : 1 - Le programme touche certains employés à des fins administratives internes

Échelle de risque : 3 - Le programme touche certains individus à des fins administratives externes

La population visée par le programme comprend plusieurs catégories de personnes :

  • le public, qui utilise les sites Web de GCSurplus pour voir et acheter des biens de GCSurplus
  • le personnel de GCSurplus
  • les employés d'institutions fédérales clientes qui souhaitent dessaisir des actifs excédentaires de la Couronne par l'intermédiaire de l'interface client du gouvernement du Canada
  • des fonctionnaires non fédéraux (par exemple. au sein de programmes provinciaux clients)

Technologie et vie privée

Une réponse affirmative à l'une ou l'autre des questions ci-dessous peut signifier l'existence de préoccupations et de risques relatifs à la vie privée qui devront être évalués et atténués.

Questions

L'activité ou le programme ,nouveau ou modifié, comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, logiciel ou programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) dans le but de soutenir le programme ou l'activité aux fins de création, de collecte ou de manipulation de renseignements personnels?

Réponse : Oui

L'activité ou le programme, qu'il soit nouveau ou modifié, nécessite-t-il la modification des systèmes ou des services de technologies de l'information existants?

Réponse : Non

L'activité ou le programme, qu'il soit nouveau ou modifié, nécessite-t-il l'implémentation d'une ou des technologies suivantes?

Réponses :

  • méthodes d'identification améliorées : Non
  • recours à la surveillance : Non
  • recours à des techniques automatisées d'analyse des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte de connaissances : Oui

Détails : La correspondance des données est vérifiée régulièrement pour veiller à ce que les comptes GCSurplus ne soient pas dupliqués et que les utilisateurs soient correctement authentifiés lorsqu'ils ouvrent une session.

Transmission des renseignements personnels

Échelle de risque : 3 - Les renseignements personnels sont transférés à des dispositifs portatifs ou sont imprimés (clé USB, disquette, ordinateur portatif) ou tout transfert de renseignements personnels à un support de données différent

Échelle de risque : 4 - Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil

Les renseignements personnels sont transmis par divers moyens électroniques. Tous les employés sont équipés de blocs-notes sans fil qu'ils utilisent dans des environnements d'entrepôt et opérationnels; les blocs-notes sont protégés par mot de passe et chiffrés.

Incidence des risques sur l'institution

Échelle de risque : 2 - Préjudice organisationnel

Échelle de risque : 4 - Préjudice à la réputation, embarras, perte de crédibilité

Comme il s'agit d'un service central fourni par une institution du gouvernement fédéral, toute atteinte à la sécurité des données importante nuirait à la réputation du programme, du ministère et du gouvernement du Canada, ce qui minerait la confiance des Canadiens.

Incidence des risques sur la personne ou l'employé

Échelle de risque : 1 - Inconvénient

Échelle de risque : 3 - Préjudice financier

Bien qu'une quantité minimale de renseignements personnels soit recueillie sur les personnes qui effectuent des transactions avec le programme GCSurplus, le cas peu probable d'une atteinte à la vie privée pourrait causer des inconvénients pour une personne. Des renseignements financiers personnels pourraient être compromis, ce qui pourrait engendrer de potentielles fraudes.

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