Ressources humaines et paye de la prochaine génération : Rapport de constatations finales

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© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre responsable de Services partagés Canada, 2024.‌

Rapport de constatations finales de l'Initiative Ressources humaines et paye de la prochaine génération – Recherche et expérimentation‌
ISBN 978-0-660-69601-0
No. de catalogue P118-30/2024F-PDF‌

Issued also in English under the title: ‌
Next Generation Human Resources and Pay's Final Findings Report – Research and Experimentation‌
ISBN 978-0-660-69606-5
Cat. No. P118-30/2024E-PDF‌

Sommaire : Rapport de constatations finales

Le gouvernement du Canada (GC) doit passer à une capacité de ressources humaines (RH) et paye moderne et durable pour répondre aux exigences de RH et paye actuelles et futures dans un environnement professionnel et technologique en évolution rapide et assurer une paye exacte et rapide de ses employés. ‌

La technologie seule ne peut pas résoudre les défis actuels. La transformation doit également inclure des changements aux opérations de RH et paye, la simplification et la normalisation des processus, ainsi qu'une conception centrée sur l'humain ainsi qu'intégrer les fonctions de RH et paye dans une solution unique et offrir aux utilisateurs une expérience homogène de bout en bout.‌

Le mandat de l'initiative Ressources humaines et paye de la prochaine génération (ProGen RH et paye) est d'évaluer la viabilité de l'adoption d'une solution intégrée de RH et paye sous forme de « logiciel--service » (SaaS) disponible dans le commerce^{Voir la note en bas de page 1} , compte tenu des exigences complexes du GC en matière de RH et paye. En septembre 2021, à l'issue d'un processus d'approvisionnement agile visant à présélectionner des fournisseurs qualifiés, le GC a signé un contrat avec Ceridian pour mettre à l'essai sa solution SaaS Dayforce. Ces essais ont permis d'évaluer la viabilité des fonctions de base dont une solution intégrée aurait besoin pour remplacer les systèmes de RH et paye actuels. Le fait de limiter les essais aux fonctions de base a permis au GC d'économiser du temps et de l'argent lors de la détermination de la viabilité technique de la solution, ce qui était nécessaire pour définir la voie à suivre.‌

Le présent rapport de constatations finales (RCF) présente les résultats et les constatations de l'Initiative. Il consiste en un aperçu du contexte et des défis de l'Initiative, de son processus d'approvisionnement agile ainsi que de la conception de son approche et de sa méthodologie d'essais. Il analyse également les résultats des essais et tire des conclusions sur la viabilité technique de Dayforce.‌

En consultation avec les intervenants, les autres ministères, les leaders de l'industrie, les agents négociateurs, les experts en la matière et les employés du GC, l'Initiative a adopté une approche itérative pour : ‌

• rassembler et définir les exigences de capacités d'une nouvelle solution;
• concevoir sa stratégie d'essais et ses critères de viabilité.

L'Initiative a formé des partenariats avec 5 ministères :‌

• Patrimoine canadien
• Pêches et océans Canada
• Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada
• Services aux Autochtones Canada
• Développement économique Canada pour les régions du Québec

L'objectif était d'évaluer si Dayforce pouvait répondre aux besoins variés et complexes du système de RH et paye du gouvernement. Le travail de l'Initiative a été examiné par des organismes de surveillance indépendants et un cadre de gouvernance composé de hauts fonctionnaires et d'experts externes en matière de transformations des RH et de la paye dans les secteurs privé et public. ‌

Constatations‌

Les intervenants et les experts en la matière ont aidé l'Initiative à cerner 17 capacités de RH et paye cruciales, essentielles pour assurer une paye exacte et rapide. L'Initiative a mis à l'essai une gamme d'exigences et de scénarios opérationnels liés à ces capacités cruciales, allant des transactions de RH et paye les plus courantes et les plus simples à des situations plus complexes. Parmi les exemples de situations complexes, citons le travail par quarts, les employés ayant plusieurs rôles au cours d'une période de travail et les lieux de travail disposant d'un accès limité à l'Internet.‌

L'Initiative a évalué les résultats des essais en fonction de 4 catégories de viabilité, avec les appréciations suivantes :‌

• Fonctionnalité - Dayforce fournit la plupart des capacités de RH et paye cruciales du GC et répond à 85 % des exigences opérationnelles du champ d'application.
• Complexité - Dayforce est suffisamment souple pour répondre aux complexités des scénarios de RH et paye du GC.
• Précision - Dayforce s'est comporté comme prévu lors de la validation en parallèle avec le système de paye actuel, et les différences étaient explicables.
• Exigences obligatoires - Dayforce peut répondre aux critères de viabilité du GC en matière de sécurité, de confidentialité, de langues officielles et d'accessibilité. Dayforce peut interopérer de manière sécuritaire et fiable avec les systèmes nécessaires dans l'écosystème de TI du GC.

Les résultats présentés dans le RCF relativement aux capacités opérationnelles de RH et paye cruciales montrent que Dayforce est une option viable pour un système intégré de RH et paye au GC. Bien que ce rapport confirme la viabilité, celle-ci dépend de plusieurs facteurs. C'est pourquoi le RCF recense également les limites du travail d'essais et de validation, ainsi que les phases additionnelles d'essais qui seraient requises si le GC décide de procéder à la mise en œuvre de Dayforce.‌

La voie à suivre‌

D'autres essais sont requis dans les phases ultérieures pour traiter les lacunes et les problèmes découverts lors des essais initiaux et évaluer toutes les fonctionnalités offertes actuellement par les divers systèmes de RH utilisés aujourd'hui. ‌

Plusieurs conditions non liées à la viabilité technique de Dayforce sont cruciales pour la réussite de la mise en œuvre d'une solution SaaS moderne et intégrée pour les RH et la paye. Ces conditions sont : ‌

• Atteindre l'état de préparation à l'échelle du gouvernement pour adapter les pratiques et processus opérationnels existants afin d'adopter une solution moderne, y compris des solides stratégies de gestion du changement.
• La simplification et la normalisation des règles et processus de RH et paye complexes afin de favoriser l'efficacité et l'automatisation, avec l'engagement de tous les groupes intéressés.
• L'instauration d'un dossier unique de l'employé qui rassemble les données de l'employé en un seul endroit et suit les employés tout au long de leur carrière au sein du GC, et jusqu'à la retraite.
• La capacité de gérer, en tant qu'entreprise, la transformation et puis le service et la solution à l'état futur pour les RH et la paye, ainsi que de maintenir les systèmes existants tout au long du changement afin d'assurer une transition harmonieuse.

Les constatations mises en évidence dans le présent RCF et la confirmation de la viabilité technique de Dayforce éclaireront une évaluation de l'ordre de grandeur approximatif de l'estimation des coûts, un exercice d'évaluation comparative des coûts, une stratégie de mise en œuvre d'une solution moderne de RH et paye. ‌

À leur tour, ces éléments éclaireront une recommandation et un plan intégrés globaux sur la voie à suivre en matière de RH et paye au GC. ‌

Objectif

L'objectif de ce RCF est de présenter l'évaluation visant à déterminer si la solution SaaS Dayforce de Ceridian peut servir de solution d'entreprise intégrée en matière de RH et paye pour le GC, aujourd'hui et à l'avenir. Ce RCF : ‌

• décrit l'approche et la méthodologie de ProGen RH et paye;
• tire des conclusions sur la viabilité technique de la solution proposée en fonction des résultats des essais pilotes réalisés par des experts en la matière.

Bien que l'Initiative n'ait pas testé Dayforce dans son intégralité ou en fonction de toutes les exigences de RH et paye du GC, le travail entrepris a permis de cerner et d'évaluer des éléments clés représentant la complexité des exigences de RH et paye du GC. Les constatations relatives à ces éléments ont éclairé l'évaluation de la viabilité de Dayforce dans l'environnement plus large de RH et paye du GC. ‌

Ce rapport présente les résultats finaux du travail d'essais et d'expérimentation de ProGen RH et paye. Il servira également de source fondamentale à une recommandation au GC concernant la mise en œuvre d'une solution moderne de RH et paye.‌

Contexte

Les moteurs du changement

Les besoins du GC relatifs à une capacité de RH et paye plus moderne et durable : ‌

• d'assurer une paye exacte et rapide pour ses employés;
• d'appuyer son personnel, de l'embauche à la retraite, en répondant à toutes les exigences de RH et paye aujourd'hui et à l'avenir.

La transformation et le renouvellement des opérations de RH et paye du GC sont un défi persistant depuis plus de 40 ans. Ce défi découle du fait que le GC ne fonctionne pas comme un employeur unique. La fonction publique fédérale est une entreprise complexe composée de plus de 200 organisations distinctes et d'environ 380 000 personnes. Ses modèles opérationnels de RH et paye s'articulent autour des pouvoirs, des contrôles et des politiques qui régissent la fonction publique. Il s'agit notamment de milliers de règles salariales découlant de nombreuses conventions collectives gérées par les sous-ministres dans le cadre de leurs pouvoirs pour chaque ministère du GC, ainsi que d'un ensemble de règlements, de lois, de politiques, de négociations et d'obligations contractuelles relevant de l'autorité de la dirigeante principale des ressources humaines du Canada. ‌

La responsabilité de l'administration des RH est décentralisée et répartie entre les ministères et plusieurs agences centrales. Chacun a adapté son administration des RH à ses propres besoins. Le paysage technologique est obsolète et complexe. Il comprend un système de paye, plus de 33 systèmes de RH distincts^{Voir la note en bas de page 2} et une série d'applications périphériques de gestion des RH. Il en résulte un paysage décousu et complexe comprenant : ‌

• des processus et des expériences utilisateurs variables;
• des solutions de contournement manuelles;
• des données incohérentes et des défis d'analyse;
• une maintenance coûteuse;
• des erreurs persistantes.

De plus, les processus de bout en bout sont diversifiés et non normalisés et ne permettent pas une gestion de RH et paye d'entreprise efficace.‌

Le GC a traditionnellement personnalisé ses systèmes et ses solutions pour répondre à ses exigences complexes, plutôt que d'adopter des pratiques de pointe et des processus opérationnels communs. Cette approche a entraîné des défis, notamment, et plus récemment, avec le système de paye actuel (Phénix).‌

Pour y remédier, le GC s'est engagé à examiner des options de remplacement du système de paye actuel, y compris l'intention de se départir de l'ensemble complexe de systèmes existants et des pratiques opérationnelles non normalisées pour passer à la prochaine génération du système de RH et paye intégré du gouvernement fédéral. ‌

ProGen RH et paye

Le GC a créé l'Initiative pour : ‌

• évaluer la viabilité de l'adoption d'une solution SaaS intégrée de RH et paye, disponible dans le commerce, dans l'environnement complexe du GC;
• présenter ces constatations afin d'éclairer une recommandation intégrée au niveau de l'entreprise au GC sur la voie à suivre.

Par suite d'un processus d'approvisionnement concurrentiel et agile, l'Initiative : ‌

• a trouvé 3 fournisseurs qualifiés pour fournir une solution de RH et paye SaaS intégrée et infonuagique au GC;
• a décidé :
  • de mettre à l'essai la viabilité d'une solution pour remplacer l'application de paye du GC existante pour l'administration publique centrale;
  • d'effectuer des essais limités pour évaluer si le même système pourrait prendre en charge d'autres processus opérationnels de RH que le système de PeopleSoft prend actuellement en charge.

Les RH et la paye sont intimement liées et doivent donc être envisagées ensemble pour relever les défis posés par la complexité du paysage opérationnel et technologique du GC. Combiner les RH et la paye dans une seule application permettrait de : ‌

• réduire les erreurs;
• rendre les processus plus efficaces;
• simplifier le paysage technologique global;
• fournir des informations fondées sur des données afin de prendre des décisions plus éclairées en matière de gestion de l'effectif du GC.

L'Initiative étudie également les changements qu'il faudrait apporter aux opérations de RH et paye pour adopter une telle solution et permettre l'ensemble des fonctions et avantages disponibles, y compris l'automatisation et l'intégration. Pour ce faire, il est nécessaire, dans la mesure du possible, d'adapter les pratiques exemplaires de l'industrie à la place des années de processus intégrés et des phases de personnalisation qui existent actuellement dans le contexte du GC. Les pratiques exemplaires de l'industrie ont été déterminées en collaboration avec des experts de l'industrie (Gartner, EY) et deux fournisseurs mondiaux de logiciels de gestion du capital humain en mode SaaS (SAP, Ceridian). De tels changements comprennent des changements de processus ainsi que la simplification et la normalisation des règles, des règlements, de la législation et des conventions collectives. Il est important de noter que le GC n'est pas un acteur typique de l'industrie et a des besoins de RH et paye uniques, et qu'il existe des possibilités qui reflètent cela (p. ex. configuration et extensions du nuage). ‌

Le travail préliminaire de l'Initiative a été divisé en deux phases :‌

• Phase 1 : Recherche et expérimentation (2020-2023)
• Phase 2 : Recommandation et décision d'investissement (2023-2024)

Le présent rapport se concentre sur les résultats de la recherche que l'Initiative a menée sur la viabilité technique de la solution sélectionnée et sur la façon dont ces résultats soutiennent les 4 objectifs de la Phase 1 : ‌

1. Tester la solution proposée par rapport aux complexités des exigences de RH et de paye du GC.
2. Prouver qu'il existe une solution viable pour résoudre le problème opérationnel défini.
3. Continuer de clarifier la refonte du processus opérationnel, les activités de gestion du changement et la formation requise pour adopter une nouvelle solution.
4. Mettre à l'essai les relations de travail avec les fournisseurs.

Longue description

L’Initiative ProGen RH et paye a pour mandat d’explorer la viabilité d’une solution souple, moderne et intégrée de logiciels en tant que service de ressources humaines et de paye au gouvernement du Canada afin de formuler une recommandation concernant l’adoption.

Ceci est soutenu par les principes de ; S'adapter pour adopter ; L’entreprise par conception ; Centré sur l’employé et ; Approche itérative

L’initiative est divisée en deux phases

Phase 1 : Recherche et expérimentation (2020-été 2023) avec les objectifs suivants :

• Mettre à l’essai la solution proposée par rapport à la complexité des exigences en matière de ressources humaines (RH) et de paye du GC
• Prouvez qu’il existe une solution viable pour résoudre le problème commercial défini
• Chercher à obtenir des précisions sur la refonte des processus opérationnels, les activités de gestion du changement et la formation requise pour adopter une nouvelle solution
• Tester des relations de travail viables avec le(s) fournisseur(s)

Phase 2 : Recommandation et décision d'investissement (été 2023-printemps 2024) avec les objectifs suivants :

• Consolider les résultats et étendre les tests et la configuration à des exigences plus complètes.
• Proposer le nouveau modèle opérationnel et permettre au GC d’être prêt à apporter les changements requis aux organisations, à l’entreprise et aux activités des RH et de la paye.
• Présenter une recommandation au gouvernement, y compris un plan directeur de mise en œuvre, des estimations des coûts, une analyse des risques et des considérations.

Modèle « logiciel-service »

La solution mise à l'essai par l'Initiative (la solution SaaS Dayforce de Ceridian) utilise un modèle de livraison SaaS, qui est devenu une pratique exemplaire pour de grandes organisations, notamment la province de l'Ontario, l'État de Californie, la ville de Columbus, Molson Coors, Danone et Accenture. ‌

Un modèle SaaS moderne et souple permet de réduire le risque de dépendance à l'égard de systèmes existants en fin de vie. Par exemple, le soutien de la solution PeopleSoft actuelle sur site se terminera en 2033. Un modèle SaaS permet d'éviter ces problèmes en permettant aux utilisateurs de bénéficier d'un logiciel existant dont le développeur assure la maintenance, les mises à jour et le soutien tout au long de son cycle de vie, plutôt que d'un système sur site conçu et personnalisé pour les besoins statiques « à un moment donné » de l'utilisateur et dont la maintenance est assurée par les équipes de soutien de l'utilisateur. ‌

En tant qu'abonnée à une solution SaaS, une organisation bénéficie d'un soutien permanent ainsi que d'un flux continu de caractéristiques et de fonctionnalités novatrices que le développeur met à la disposition de tous les clients mondiaux. En configurant les fonctionnalités de base de sa solution, un fournisseur peut offrir la souplesse nécessaire pour répondre aux besoins opérationnels propres à chaque client dans une certaine limite. L'abonné peut être en mesure d'influencer, mais pas de contrôler directement, la feuille de route du produit du fournisseur, y compris le calendrier des mises à jour. Cela signifie que certaines fonctions internes deviendraient obsolètes, car la gestion de la technologie de base relève du fournisseur SaaS, tandis que de nouveaux services et fonctions internes deviendraient nécessaires. ‌

Dans le contexte du GC, il s'agirait d'un changement d'approche en matière d'investissement, qui s'éloignerait des importantes dépenses d'immobilisations qu'il effectue pour planifier et exécuter les mises à jour des systèmes dont il est propriétaire et qu'il maintient. Pour ce faire, le GC devrait accepter de ne pas avoir le contrôle total des priorités en matière de développement et de maintenance des systèmes de RH et paye. Un tel changement obligera le GC à continuer d'adapter ses processus tout au long du cycle de vie de la solution, conformément à la feuille de route du produit et aux versions du fournisseur, ainsi qu'aux pratiques exemplaires de l'industrie. De plus, le GC doit établir une relation saine et de confiance avec le fournisseur, ainsi que planifier et gérer en collaboration avec lui les changements courants et non discrétionnaires inhérents à un environnement de conventions collectives dynamique. Le fournisseur partagera certains risques qui, traditionnellement, étaient tous détenus et gérés par le gouvernement, comme la sécurité. ‌

Si le GC veut tirer pleinement parti d'un modèle SaaS, il doit adopter l'état d'esprit « s'adapter pour adopter » afin d'aligner les processus de RH et paye sur les nouvelles fonctionnalités que le fournisseur mettra à disposition dans le cadre de ses améliorations périodiques.‌

L'adoption d'un modèle SaaS moderne serait conforme à la Politique sur les services et le numérique, aux Normes relatives au numérique du GC et à la Stratégie d'adoption de l'informatique en nuage, et appuierait l'Ambition numérique du Canada 2022.

Solution SaaS mise à l'essai : Ceridian Dayforce

La solution SaaS Dayforce de Ceridian combine la gestion de la paye, des RH, des avantages sociaux, des talents et de l'effectif dans une seule application infonuagique. Dayforce est une solution éprouvée, conçue au Canada, qui a été vendue à des milliers d'organisations dans divers secteurs et qui compte plus de 6 millions d'utilisateurs dans le monde. Pour la troisième année consécutive, Ceridian a été nommée chef de file en matière de technologie de gestion du capital humain par Gartner, se classant au premier rang dans les domaines suivants : ‌

• paye
• conformité
• satisfaction du produit

Dayforce est une solution intégrée et tout-en-un pour les RH et la paye. Ses principales caractéristiques sont les suivantes : ‌

• calcul continu de la paye
• moteur de règles souple
• analyses de RH avancées et en temps réel pour prendre des décisions fondées sur des données et répondre aux exigences de conformité sans complexité

En tant que solution SaaS, elle dispose d'une capacité élastique permettant d'évoluer à la demande en fonction des besoins de chaque client. L'accès des employés est possible de n'importe où et en tout temps. La plateforme infonuagique permet une disponibilité continue grâce à une redondance intégrée ainsi qu'à une surveillance et une analyse robustes de la charge de travail afin d'offrir des performances prévisibles. Les modules intégrés garantissent que les changements sont reflétés dans l'ensemble de Dayforce, ce qui facilite leur suivi. ‌

Phase Recherche et expérimentation

En septembre 2021, le GC a signé un contrat avec Ceridian pour mettre à l'essai sa solution SaaS Dayforce. L'Initiative : ‌

• a créé un environnement numérique distinct pour permettre la réalisation d'essais pilotes tout en continuant à payer les employés au moyen du système de paye actuel;
• a cerné 17 capacités de RH et paye essentielles pour garantir une paye exacte et rapide;
• a retenu ces 17 capacités comme base pour mettre à l'essai le système remplaçant du système de paye actuel.

Ces capacités constituent les éléments clés de l'évaluation de la viabilité technique.‌

La Phase 1 de l'expérimentation a consisté principalement à évaluer si la solution Dayforce pouvait répondre aux besoins de l'ensemble des règles et exigences opérationnelles du GC – des plus simples aux plus complexes. Une attention particulière a été accordée aux réalités opérationnelles des ministères pilotes et aux éléments communs qui engendrent la complexité dans les différentes conventions collectives, comme les horaires et les indemnités variables. ‌

Ces essais visaient à fournir une base solide, mais rentable pour évaluer les fonctionnalités et les capacités de base de l'outil. Ils n'étaient pas équivalents à la portée des essais habituellement effectués lors des derniers préparatifs avant la mise en service d'une nouvelle solution de gestion du capital humain. Le format itératif suivi par l'Initiative est conforme aux normes et aux pratiques exemplaires de l'industrie en matière de gestion des solutions SaaS tout au long du cycle de développement. ‌

Si le GC choisit d'aller de l'avant, les phases futures incluront : ‌

• un champ d'application élargi des exigences
• plus d'essais
• le développement d'éléments plus matures d'un environnement de production pour soutenir les points de décision clés

Les activités et les résultats de la Phase 1 ont également éclairé la conception des processus futurs ainsi que les efforts de transformation opérationnelle, y compris l'élaboration d'un nouveau modèle opérationnel pour les RH et la paye. Bien que l'évaluation de la viabilité du présent RCF soit principalement fondée sur les capacités techniques de Dayforce, la section « La voie à suivre » de ce rapport souligne également les points suivants :‌

• quelques éléments de transformation opérationnelle nécessaires
• une évaluation des relations de travail avec Ceridian

L'essentiel des activités et du mandat de l'Initiative est axé sur une approche « axée sur les personnes », en collaboration avec les employés, les gestionnaires, les professionnels des RH, les conseillers en rémunération et les administrateurs qui utiliseront la nouvelle solution. L'Initiative a engagé des milliers d'intervenants dans l'ensemble du gouvernement, notamment les communautés de RH, les employés, les gestionnaires, les responsables de politiques et les agents négociateurs dans le cadre d'ateliers, d'un groupe de travail sur la simplification de la paye et du Comité mixte patronal-syndical. Depuis le début de la Phase 1, l'Initiative a engagé 4 750 participants issus de 50 organisations. Les commentaires reçus ont permis de guider le travail accompli jusqu'à présent et continueront à le faire.‌

L'Initiative intègre les leçons apprises tirées de la mise en œuvre du système de paye précédent et les recommandations destinées à guider les futurs projets de taille et de portée semblables. En particulier, les recommandations relatives à l'engagement des intervenants et à la gouvernance ont éclairé les stratégies de la Phase 1. Le travail a également été guidé par le rapport Leçons tirées de l'initiative de transformation de l'administration de la paye (rapport de Goss Gilroy) et ses recommandations, notamment : ‌

• Simplifier et normaliser les règles et les processus de paye avant de mettre en œuvre un nouveau système.
• Adopter les pratiques exemplaires et ne pas apporter de modifications à la plateforme, sauf en cas de nécessité absolue.
• Structurer le travail de transformation en étapes itératives. Tirer les leçons de l'expérience en cours de route et corriger les erreurs avant qu'elles ne deviennent trop importantes pour être corrigées.
• Une autorité claire est nécessaire pour gérer les priorités et l'orientation opérationnelle dans l'ensemble de l'administration fédérale.

Surveillance et gouvernance

L'Initiative dispose d'une structure de gouvernance à l'échelle de l'entreprise, approuvée conjointement par le président de SPC et la dirigeante principale des ressources humaines (DPRH), intégrée dans SPC et le BDPRH-SCT. Cette structure suit les recommandations du Bureau du vérificateur général concernant la gouvernance des systèmes informatiques d'approvisionnement complexes. Elle comprend : ‌

• les conseils et comités interministériels de sous-ministres et de sous-ministres adjoints;
• un comité consultatif d'experts (CCE) indépendant composé de :
• dirigeants principaux qui se sont engagés dans des transformations de RH et paye au sein d'organisations des secteurs privé et public
• clients actuels de produits SaaS pour la gestion du capital humain;
• un conseil consultatif sur le changement qui surveille la mise en œuvre des essais pilotes et les résultats des essais.

L'Initiative utilise également d'autres mesures de protection :‌

• Un programme d'assurance interne, ainsi que des fonctions d'audit indépendant et d'assurance qualité intégrées et en temps réel dans le cadre de surveillance afin d'évaluer le plan de travail ainsi que de confirmer l'adéquation des essais.
• Le Bureau de l'audit et de l'évaluation de SPC, qui produit des notes de conseil et réalise des évaluations ciblées ainsi que des bilans d'état dans les domaines à haut risque.
• Gartner, qui participe à l'Initiative, qui fournit aussi des services d'assurance à des tiers, est actuellement la tierce partie engagée pour fournir le plus haut niveau d'examen d'assurance sur des artéfacts spécifiques de l'Initiative pour la méthodologie d'assurance des jalons de l'Initiative.

Constatations

Méthodologie

L'Initiative a adopté une approche délibérée et itérative pour rassembler les exigences des essais pilotes. Cette approche a reçu les soutiens suivants : ‌

• experts en RH et paye du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et autres ministères du GC
• agents négociateurs (Alliance de la fonction publique du Canada)

Les pratiques exemplaires de l'industrie ont été déterminées grâce à un engagement avec :‌

• des experts de l'industrie (Gartner, EY);
• deux fournisseurs mondiaux de logiciels de gestion du capital humain en mode SaaS (SAP, Ceridian).

En 2021, SAP a mené une évaluation fonctionnelle et technique, avec le soutien d'Accenture et de Deloitte. L'objectif était de cerner les domaines de complexité dans les exigences opérationnelles du GC. Ce travail a permis d'établir une première liste d'exigences opérationnelles relatives aux 17 capacités de RH et paye cruciales. Ces exigences ont ensuite servi de base pour :‌

• une analyse adéquation-lacune;
• une conception de la solution;
• une stratégie d'essais pour évaluer la viabilité de Dayforce et atteindre les objectifs de la Phase 1.

La stratégie d'essais a défini des phases précises et des activités connexes axées sur les divers éléments des critères de viabilité. Ensemble, ces critères ont contribué à évaluer la viabilité technique de Dayforce. ‌

L'Initiative n'a pas rassemblé ni testé la liste complète des exigences de tous les ministères et agences du GC au cours de la Phase 1. Elle a plutôt conçu une stratégie d'essais qui a permis de mettre à l'essai un large éventail de complexités dans l'ensemble du GC. Cette stratégie a permis de tester un éventail d'exigences opérationnelles, allant des transactions de RH et paye les plus courantes et les plus simples à d'autres qui présentent les situations complexes les plus courantes (comme les variations dans les horaires, les indemnités, les intérims et l'interprétation des conventions collectives, ou les processus comportant des rôles multiples et des transferts). Les exigences en matière de pensions n'ont pas été incluses dans la portée des essais, au-delà des capacités de Dayforce de partager des données avec les systèmes de pensions existants. ‌

L'évaluation de la viabilité n'a pas consisté à tester l'ensemble du champ d'application, de bout en bout, pour toutes les exigences. Par exemple, les utilisateurs participant aux essais ont assumé des rôles pour mettre à l'essai les fonctions d'approbation au titre de l'article 34 et d'autorisation au titre de l'article 33 dans Dayforce. L'identification des employés disposant de la délégation de pouvoirs financiers appropriée n'a pas été configurée ni mise à l'essai. ‌

L'Initiative a permis de valider et d'affiner la liste des exigences opérationnelles grâce à :‌

• une analyse additionnelle des conventions collectives et des instruments politiques, comme les conditions d'emploi;
• de multiples consultations avec des experts internes et des responsables politiques.

Ces efforts ont aussi permis à Ceridian de mieux comprendre les exigences du GC, et au GC de mieux comprendre les capacités de la solution Dayforce d'y répondre.‌

L'Initiative a mis au point un environnement d'essais numériques spécialisés, en conformité avec les normes de sécurité et de confidentialité du GC, pour stocker les données de RH personnelles dans le nuage. Cela était au cœur de la stratégie d'essais et a permis à l'Initiative : ‌

• de mener des recherches et des expérimentations sur la solution configurée à l'aide de scénarios du GC réels;
• d'évaluer et de démontrer comment Dayforce pourrait s'intégrer en toute sécurité dans le paysage technologique et l'architecture d'entreprise du GC, tout en protégeant les renseignements personnels des employés.

L'Initiative a ensuite formé des partenariats avec des ministères sélectionnés (voir la Figure 2) pour des essais pilotes de Dayforce. ‌

Agile et itérative, l'Initiative a suivi les pratiques exemplaires du SCT pour gérer et coordonner une combinaison de résultats provenant de plusieurs projets et activités de changement opérationnels liés. Cela a permis aux activités d'essais d'évoluer à mesure que la recherche progressait. On a ajouté d'autres ministères pilotes, d'autres exigences opérationnelles et d'autres phases d'essais pour confirmer davantage la viabilité de Dayforce et mieux refléter la complexité des opérations de RH et paye du GC. ‌

Viabilité

Pour appuyer ses objectifs, l'Initiative :‌

• a sélectionné des indicateurs qui permettraient :
  • d'accroître les connaissances, la confiance et la capacité de prise de décisions du GC en ce qui a trait à la solution technologique;
  • de réduire les risques de mise en œuvre futurs.
• a établi des critères de viabilité qui portent sur les exigences minimales du GC en matière de logiciels de RH et paye. Ces critères ont permis d'évaluer la viabilité technique de Dayforce et de déterminer s'il valait la peine de poursuivre les investissements.

Les leçons apprises de la mise en œuvre du système de paye actuel recommandent un rôle de surveillance plus complet de la part de la gouvernance. Afin de s'assurer que l'évaluation de la viabilité a été réalisée en connaissance de cause et que les risques ont été pris en compte, l'Initiative : ‌

• a élaboré ses critères de viabilité et sa stratégie d'essais en collaboration et en consultation avec d'autres ministères et des experts de l'industrie;
• a fait examiner ses critères de viabilité et sa stratégie d'essais par l'entremise de son cadre de surveillance et de gouvernance

Les résultats des essais pilotes ont été évalués dans 4 catégories afin de déterminer la viabilité technique. Pour chaque catégorie de viabilité, la gouvernance interne de l’Initiative a examiné les résultats quantitatifs et/ou qualitatifs afin d’approuver les critères de viabilité ainsi que la détermination, l’interprétation et les considérations relatives à la voie à suivre. Ces examens se sont appuyés sur des évaluations permanentes des risques, de la surveillance et de l’assurance qualité, ainsi que sur des consultations internes pour s’assurer que chaque évaluation de la viabilité était bien comprise. Les critères spécifiques de chaque catégorie et les résultats correspondants sont présentés dans la section suivante.

Résultats

Les constatations et les résultats des essais effectués par rapport aux catégories de viabilité sont présentés ci-dessous. Chaque section présente l’approche méthodologique spécifique qui a éclairé les essais, une évaluation par le GC, l’identification des risques ou des considérations et, selon le cas, les prochaines étapes.

Fonctionnalité

Exigences opérationnelles et fonctionnalité

Une solution viable répond aux exigences opérationnelles du GC, et des plans sont définis pour résoudre les écarts de fonctionnalité. ‌

Ceridian a effectué une analyse adéquations-lacunes des exigences opérationnelles initiales recueillies pour les capacités de RH et paye cruciales, que les experts en RH et paye du GC ont validée.‌

Lors de ses essais et en collaboration avec les ministères pilotes, l'Initiative agile et itérative : ‌

• a identifié et analysé des exigences opérationnelles additionnelles (pour un total de 582);
• les a incluses dans la portée de l'évaluation de la viabilité.

L'analyse effectuée à la fin des essais (mai 2023) montre que Dayforce répond à 85 % des exigences du GC jugées pertinentes pour les essais opérationnels (492 correspondances^{Voir la note en bas de page 3} et 90 lacunes^{Voir la note en bas de page 4} ). ‌

Les essais n'ont pas pu être menés à bien pour les exigences considérées comme des lacunes. les responsables de l'Initiative et Ceridian ont plutôt collaboré pour déterminer comment résorber ces lacunes et ont déterminé 3 approches.‌

L'analyse a révélé que Dayforce prend actuellement en charge 15 des 17 capacités de RH et paye cruciales. Bien que les capacités de gestion des postes soient partiellement disponibles et que la classification n'ait pas été mise à l'essai, les composantes de ces capacités cruciales à la paye ont été incluses dans les essais (par exemple, la structure des postes est disponible dans la solution Dayforce actuelle et a été mise à ‘essai par rapport aux mouvements des employés entre les postes afin de tester le déploiement, les promotions, les intérims, la reclassification, etc.).‌

L'évaluation de la viabilité a été effectuée en fonction de la capacité de la solution de répondre aux exigences de RH et paye du GC (c.-à-d., la solution peut-elle exécuter les fonctions de RH et paye cruciales requises?) et non en fonction d'une évaluation de la disponibilité de l'offre complète (c.-à-d., les fonctions de RH et paye non cruciales liées à l'automatisation des informations relatives aux postes). Ceridian a prévu de mettre en place des fonctionnalités complètes pour ces deux capacités dans ses prochaines versions. Lorsqu'elles seront disponibles, elles permettront d'automatiser les indemnités en fonction des exigences du poste et des qualifications personnelles (p. ex. la prime au bilinguisme), tout en fournissant un système de classification intégré pour les évaluations et les décisions. ‌

Ceridian a planifié et réalisé avec succès les versions de Dayforce en 2022 et 2023, ce qui a permis de résoudre 22 des 59 lacunes d'amélioration du produit au cours des essais pilotes. Il reste donc 37 lacunes d'amélioration du produit à résoudre. Les fonctionnalités actuelles de Ceridian, sa feuille de route en matière d'élaboration et les démonstrations continues des caractéristiques évolutives de Dayforce permettent au GC d'avoir bon espoir que : ‌

• Dayforce est viable;
• des fonctionnalités additionnelles portant sur l'ensemble des 17 capacités opérationnelles de RH et paye cruciales seront disponibles et pourront être mises à l'essai avant une éventuelle mise en œuvre.

Configuration

Pour chacune des 492 exigences identifiées comme étant une adéquation, où le produit SaaS de base peut répondre à l'exigence, Ceridian a configuré Dayforce et vérifié qu'il fonctionnait comme prévu grâce à l'assurance qualité (AQ), puis a transmis la solution au GC pour essai. ‌

Pour évaluer la fonctionnalité et la souplesse de Dayforce telles qu'elles ont été configurées par Ceridian, des experts en la matière de ProGen RH et paye et des ministères pilotes (PCH, MPO, RCAANC, SAC et DEC-Q) ont réalisé des milliers d'essais d'acceptation par les utilisateurs (TAU). Les essais allaient de la validation de configurations spécifiques à des scénarios concrets fondés sur les rôles comportant de multiples étapes et exigences. L'objectif des TAU était de confirmer que Dayforce fonctionnait comme prévu et répondait aux exigences opérationnelles.‌

Dans toutes les phases d'essais, 95 % des cas d'essais ont réussi. Les 5 % de cas d'essais qui n'ont pas réussi sont les suivants : ‌

• Les résultats non concluants, qui nécessitent des éclaircissements ou un délai additionnel pour effectuer de nouveaux essais.
• De nouvelles exigences (11 adéquations sur 27 exigences), qui ont été cernées durant les essais, mais qui n'ont pas encore été configurées ou mises à l'essai.
• Un petit nombre de défauts du produit, qui ont tous été documentés et signalés à Ceridian pour correction. Ces défauts seront corrigés lors des prochaines mises à jour et/ou améliorations du produit.
• Les échecs, qui sont les cas où les essais ont permis de déterminer que le produit ne répond pas ou ne s'adapte pas à l'exigence. Le GC devra évaluer l'impact de ces nouvelles lacunes et les examiner avec Ceridian afin de déterminer la méthode de résolution la plus appropriée.

Tout au long des essais, de la résolution des problèmes et de l'amélioration du travail de configuration pour répondre aux exigences, Dayforce a fait preuve de beaucoup de souplesse, de configurabilité et, ultimement, de viabilité. Ceridian a réalisé des progrès considérables dans la mise en place de la solution standard Dayforce du GC.‌

Complexité

Exigences opérationnelles complexes

Afin d'examiner la souplesse de Dayforce pour répondre aux besoins complexes du GC, l'Initiative a utilisé 2 jeux de conditions pour définir les cas complexes : ‌

• Exigences et scénarios propres aux officiers de navire, aux équipages de navire, aux gardiens de phare, aux employés techniques généraux, aux infirmières, aux enseignants et aux opérateurs radio, en raison de la complexité connue associée au traitement de la paye pour ces groupes professionnels. Des facteurs comme l'horaire de 24 heures et la consignation du temps, des indemnités variables et un volume élevé de transactions ont contribué à la complexité. Ces facteurs sont communs à d'autres groupes ayant des antécédents de rémunération complexe, comme les gardes‑frontières (groupe FB) et les agents des services correctionnels (groupe CX). Bien que ces groupes professionnels n'aient pas été inclus dans la portée des essais, nous pourrions extrapoler les résultats des essais par rapport à ces facteurs communs de complexité.
• La complexité du paysage de RH et paye ne se limite pas aux règles de certaines conventions collectives. Elle se retrouve également dans les processus qui affectent tous les employés. Les actions liées aux RH et à la paye qui comportent des processus en plusieurs étapes, des rôles multiples pour les employés, le transfert de données entre plusieurs systèmes et/ou des transactions qui se chevauchent et s'additionnent sont également définies comme étant complexes. Ce type de complexité comprend les changements affectant les indemnités régies par la règle des 10 jours^{Voir la note en bas de page 5} , les transactions relatives à une période de paye antérieure et les embauches de salariés saisonniers ou de salariés dont la présence est requise à tout moment.

Les essais de fonctionnalité réalisés avec les ministères pilotes ont permis de repérer des scénarios complexes additionnels qui n'avaient pas été pris en compte dans la définition initiale des exigences. Poursuivant son approche agile et itérative, l'Initiative a ajouté d'autres cas d'essai au champ d'application. Cela répondait aux demandes des ministères pilotes qui souhaitaient une portée plus large des complexités uniques de leurs conventions collectives.‌

Les résultats des essais de complexité globale ont montré que, en fonction des exigences mises à l'essai, Dayforce était viable. Le taux de réussite a été de 99 % pour tous les cas d'essais complexes portant sur des horaires variables, et de 92 % pour les cas d'essais portant sur des événements du GC en plusieurs étapes.‌

Le processus d'essais a montré que le temps nécessaire pour travailler avec Ceridian afin de saisir, d'interpréter et de configurer correctement les exigences du GC était proportionnel à la complexité de ces exigences. L'Initiative doit prévoir suffisamment de temps dans les phases futures pour s'assurer que Dayforce est configuré correctement et aligné sur les besoins opérationnels, en collaboration avec les personnes qui comprennent le mieux ces besoins. ‌

Il est aussi important de noter que les essais ont été effectués seulement pour les exigences qui pouvaient être configurées dans Dayforce (c.-à-d. les « adéquations » repérées dans les exigences opérationnelles ci-dessus). Certains des scénarios de RH et paye les plus complexes du GC représentés dans les exigences se sont révélés être des lacunes pour Dayforce. L'approche de l'Initiative était d'analyser l'impact de chaque lacune et de chercher à modifier les règles politiques afin de simplifier le paysage de RH et paye du GC dans la mesure du possible. ‌

Des propositions visant à simplifier les règles et à aligner les processus sur les pratiques exemplaires de l'industrie ont été élaborées et présentées au BDPRH-SCT, ainsi qu'aux responsables politiques et opérationnels comme la CFP, SPAC et le Centre d'excellence pour les pensions. Dans la mesure du possible, et avec l'approbation des responsables politiques, 4 possibilités de simplification ont été mises à l'essai à l'aide des TAU de ces processus simplifiés, plutôt qu'à l'aide des exigences actuelles :‌

• Établissement du taux de rémunération (4 lacunes)
• Administration des intérims (2 lacunes)
• Action subséquente (1 lacune)
• Liquidation des congés (1 lacune)

100 % de ces cas d'essais simplifiés ont été réussis. Cela indique que si le GC devait s'adapter aux processus standard de l'industrie pour ces exigences, Dayforce pourrait les satisfaire. Cela permettrait au GC de bénéficier pleinement des fonctionnalités de la solution SaaS, y compris l'automatisation, et d'éviter les coûts et les risques associés à l'utilisation d'extensions du nuage (voir ci-dessous). Plus d'essais pour chaque changement proposé seront nécessaires au cours des phases ultérieures. Étant donné que ces possibilités exigent des changements au cadre législatif et réglementaire, aux conventions collectives, aux politiques et aux processus opérationnels du GC, des options devront être explorées pour déterminer la meilleure façon de résoudre ces lacunes. Bien que les agents négociateurs aient exprimé leur soutien aux efforts de simplification, l'accord des 17 agents négociateurs est nécessaire pour des changements normalisés. Les changements proposés ne sont pas uniquement sous le contrôle du GC ou du Conseil du Trésor.‌

La proposition de simplification pour les transactions rétroactives de masse, une cinquième possibilité de simplification, n'est pas réalisable. À l'avenir, il est donc peu probable que cette exigence propre au GC soit simplifiée, de sorte qu'elle devra être résolue par une extension du nuage. ‌

Extensions du nuage

Une extension du nuage est une fonctionnalité d'un service d'abonnement SaaS : ‌

• que son vendeur développe, gère et soutient pour la durée de l'abonnement;
• qui répond aux besoins spécifiques des clients qui ne peuvent être satisfaits par l'offre logicielle de base.

Ces extensions nécessitent une conception, un développement et des essais additionnels, mais ne créent pas une version distincte et non prise en charge du produit, comme c'est le cas pour les personnalisations traditionnelles. Les extensions complètent les fonctionnalités et répondent aux complexités spécifiques des clients sans avoir d'impact sur l'intégrité ou la stabilité de l'offre de base. Ceridian assure la maintenance et la mise à jour de tous les aspects des extensions du nuage de Dayforce avec les nouvelles versions, ce qui contribue à réduire les efforts et les risques. Ceridian : ‌

• établirait les frais de construction de ces extensions en fonction de la complexité des exigences et du niveau d'effort nécessaire pour les développer et les mettre à l'essai;
• ajouterait les frais de maintenance des extensions aux coûts d'abonnement mensuels^{Voir la note en bas de page 6}.

Longue description

Adapter une solution SaaS aux exigences du government fédéral

Les trois chemins possibles de la configuration, de l’extension cloud et de la personnalisation

La configuration est un chemin direct et implique la mise en place de fonctionnalités existantes pour répondre aux exigences et tirer parti des fonctionnalités logicielles de base. Par exemple, les flux d’approbation et le style visuel. Cette voie est celle attendue pour l’initiative et implique de s’adapter pour adopter

L’extension cloud est un chemin légèrement détourné et implique la fonctionnalité sur mesure qui fait partie du service d’abonnement SaaS. Développé, géré et pris en charge par le fournisseur tout au long de la durée de l’abonnement. Cette voie est possible pour l’initiative et peut être nécessaire, jusqu’à ce qu’elle ne soit plus requise.

La personnalisation montre un chemin très détourné qui implique un codage personnalisé et / ou une certaine forme d’implémentation spéciale. Crée une version distincte non prise en charge du produit, qui doit être gérée et gérée par le client, et démontée si elle n’est plus nécessaire. Cette voie doit être évitée.

Étant donné que les extensions du nuage pourraient résoudre certains des 18 lacunes liées aux possibilités de simplification de la paye, l'Initiative a mis à l'essai la capacité de Ceridian à développer une extension qui pourrait satisfaire les exigences spécialisées du GC. ‌

L'Initiative a identifié l'établissement du taux de rémunération comme un candidat approprié parce qu'il s'agit d'un élément fondamental de paye correcte et qu'il présente un niveau de complexité moyen. L'objectif de ces essais était de démontrer que les extensions du nuage et le processus de développement de Ceridian peuvent satisfaire les exigences spécialisées du GC. Les possibilités de simplification demeurent une priorité, mais les extensions du nuage pourraient constituer une option provisoire viable pour atténuer le risque de retards ou de complications associés aux efforts de simplification.‌

Douze des 13 cas d'essais de calcul de la paye ont été réussis, ce qui signifie que l'extension a correctement appliqué les règles pour établir le taux de paye correct dans 92 % des scénarios testés. Le seul cas d'essai qui a échoué est dû à un défaut du produit de base, qui devrait être résolu par Ceridian dans une version du produit en 2023. ‌

Bien qu'elle réponde aux critères de viabilité, cette extension du nuage devrait être affinée si le gouvernement décide d'aller de l'avant avec Dayforce. Le taux de paye a été correctement établi, mais l'Initiative : ‌

• a observé d'autres effets en aval comme ceux sur l'intégrité des données;
• a cerné des exigences additionnelles qui nécessiteraient un examen plus approfondi de la conception pour qu'elles soient satisfaites.

Une approche plus dynamique et itérative du processus de développement de l'extension permettrait de s'assurer que les répercussions des différents choix de conception sont découvertes à un stade précoce et qu'elles sont prises en compte.‌

Une fois de plus, les constatations suggèrent que les experts de Ceridian et du GC ont besoin de temps de collaboration pour saisir correctement les exigences complexes. Comme c'est généralement le cas après une évaluation des essais pilotes limitée, le GC doit s'assurer que tous les aspects des exigences et les répercussions en aval sur les données, les dossiers et les autres systèmes sont pris en compte dans les phases ultérieures. ‌

Le nombre total d'extensions nécessaires à la mise en œuvre est actuellement inconnu et dépend des délais et des résultats des efforts de simplification des RH et de la paye. Les essais de l'extension du nuage développée pour l'établissement du taux de paye prouvent que cette approche est viable. Cependant, l'Initiative devra procéder à des développements, des essais et des analyses de risques supplémentaires en ce qui concerne la mise en œuvre et l'exploitation de Dayforce avec des extensions du nuage. Ce travail est nécessaire pour bien comprendre et prendre en compte les répercussions potentielles de chaque extension ou l'impact cumulé de plusieurs extensions. En tant que telles, les extensions du nuage ne devraient pas être utilisées pour répondre aux exigences propres au GC, à moins que cela ne soit absolument nécessaire, en raison de la complexité et du coût de leur mise en œuvre. La simplification des règles de RH et paye afin de maximiser le nombre d' « adéquations » avec les fonctionnalités de base de Dayforce doit rester la priorité. ‌

Précision

L'Initiative a utilisé 3 approches distinctes pour évaluer l'exactitude de la paye. Chaque approche a comparé les calculs de paye avec une source différente, ce qui a éliminé le risque de se fier à une seule source de données comme source définitive de vérité ou d'exactitude. Les comportements attendus en fonction de l'étendue de la configuration ont aussi été inclus dans l'analyse.‌

L'objectif était de déterminer si Dayforce peut produire une paye exacte, en fonction de la configuration, des exigences opérationnelles du GC et de la législation. ‌

1. Essais d'acceptation par l'utilisateur (TAU) : Les calculs des revenus (c.-à-d. de zéro à la valeur brute) ont été validés dans le cadre de 117 cas d'essais provenant de tous les ministères pilotes et portant sur des exigences complexes ayant trait aux horaires, aux heures et aux présences, ainsi qu'aux transactions d'indemnités.

• 95 % des 117 cas d'essais ont réussi.

2. Validation parallèle : Des essais ont été effectués pour déterminer si le système peut générer une paye exacte conformément aux exigences opérationnelles du GC. Bien que le système de paye actuel ait été utilisé comme base de comparaison dans cet exercice, l'objectif était d'évaluer le comportement et le traitement de la paye ainsi que l'exactitude des résultats dans Dayforce (en d'autres termes, il ne s'agissait pas de reproduire simplement les paiements dans le système de paye actuel).

Au total, 58 098 taux de rémunération, comprenant les gains, les retenues, les impôts et les saisies‑arrêts, pour 2 371 employés de PCH ont été validés. Parmi ces taux, 52 % correspondaient exactement ou se situaient à l'intérieur d'un seuil d'écart acceptable de +/- 1,00 $. ‌

Les 48 % restants ont été répartis en 2 catégories :‌

• La première représentait des différences attendues (6 %), comme les comptes avec des entrées de feuilles de temps ou d'autres actions de paye non incluses dans la migration des données pour les essais en parallèle. Compte tenu des limites imposées par un environnement de simulation, Dayforce n'a pas eu accès à tous les enregistrements historiques pour traiter correctement les transactions rétroactives. Ces écarts étaient prévus dès le départ en fonction des éléments inclus ou non dans le champ d'application des essais.
• La deuxième catégorie est celle des différences explicables, qui représentent 42 % des taux de rémunération. Toutes les différences ont fait l'objet d'un examen afin d'en déterminer la cause profonde, et il n'y a pas eu de taux de rémunération présentant des différences inexplicables. Parmi les principaux problèmes rencontrés figurent les anomalies de données liées à la transformation des données, à l'interprétation ou aux données manquantes durant la phase d'essais. Elles représentaient 39 % des problèmes examinés. Ils ne remettent pas en cause la capacité de Dayforce à calculer une paye exacte conformément aux exigences opérationnelles, mais ils ont été documentés et seront intégrés dans les futures stratégies de conversion des données et éclaireront la planification de la migration des données si la décision est prise d'aller de l'avant.

L'affinement de la configuration a permis de résoudre 28 % des problèmes examinés, ce qui signifie que Ceridian a pu tenir compte de la différence et mettre à jour la configuration de Dayforce pour corriger l'erreur. Ceridian a publié et inclus toutes les mises à jour dans les phases d'essais suivantes, mais une revalidation des mises à jour de la configuration n'a pas été effectuée en parallèle.‌

Deux lacunes additionnelles ont été cernées au cours de cette phase d'essais. Ceridian les a ajoutées à sa feuille de route d'amélioration du produit.‌

3. Échantillonnage : Pour évaluer l'exactitude du moteur de paye Dayforce de Ceridian, l'Initiative a utilisé un échantillon de 95 comptes de PCH pour comparer les calculs nets avec les outils en ligne. Ces comptes portaient sur toutes les provinces et une variété de types d'employés. Les outils en ligne de l'Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec ont été utilisés dans le cadre de cet exercice.

L’échantillonnage de la vérification des calculs en ligne a obtenu un taux de réussite de 87 %, les 13 % restants s’expliquant par des règles fiscales provinciales récemment mises à jour qui n’étaient pas configurées dans la solution mise à l’essai.

Les résultats de ces essais montrent que Dayforce est en mesure de produire une paye exacte pour le gouvernement du Canada.

Exigences obligatoires

Les catégories de viabilité mentionnées ci-dessus sont axées sur les exigences opérationnelles de RH et paye du GC et confirment que Dayforce peut produire une paye exacte et rapide. De plus, il existe des exigences juridiques, réglementaires et stratégiques à l’échelle du GC qui doivent aussi être respectées avant la mise en œuvre d’un logiciel au sein du GC. Ces exigences obligatoires doivent donc également être prises en compte dans le cadre d’une évaluation visant à confirmer la viabilité de Dayforce : accessibilité, langues officielles, sécurité et protection de la vie privée. L’Initiative a aussi permis d’évaluer si Dayforce peut interopérer de façon sécuritaire et fiable avec les systèmes nécessaires de l’écosystème informatique du GC.

Accessibilité

Une solution viable doit être entièrement accessible et utilisable par tous, y compris par les employés non-voyants, malvoyants, sans perception des couleurs, malentendants, avec une capacité vocale limitée ou inexistante, avec une manipulation ou une force limitée, avec une cognition limitée, et également pour minimiser les déclenchements de crises de photosensibilité. À titre d'exemple, la solution prendra en charge de façon native les employés qui utilisent des lecteurs d'écran, tels que NVDA (NonVisual Desktop Access) ou JAWS (Job Access With Speech), pour effectuer leur travail. Pour répondre à cette exigence, l'équipe de ProGen RH et paye a utilisé la nouvelle norme du SCT sur l'accessibilité comme cible pour Dayforce.‌

La norme EN 301 549 (2021), qui sera obligatoire pour tous les ministères du gouvernement conformément à la future norme du SCT sur l'accessibilité des TIC (technologies de l'information et des communications), est la norme d'accessibilité la plus complète et la plus largement utilisée dans le monde pour les technologies de l'information et des communications, portant sur le matériel et les logiciels. ‌

Par l'entremise de Level Access, un tiers crédible et indépendant, l'Initiative a testé et évalué Dayforce par rapport à la norme d'accessibilité. Une évaluation de base réalisée en mars 2022 a permis de détecter 4 729 problèmes (2 080 sur les pages à forte et moyenne fréquentation, et 2 649 sur les pages à faible fréquentation) qui doivent être résolus pour respecter la norme d'accessibilité totale. ‌

En mai 2023, Ceridian avait résolu 81 % (1 682) des problèmes sur les pages à fréquentation élevée et moyenne de Dayforce, dépassant ainsi son engagement dans le cadre des essais pilotes. Ceridian a également résolu 30 % (800) des problèmes sur les pages à faible fréquentation. Au rythme actuel de résolution des problèmes, Ceridian semble en bonne voie d'atteindre l'objectif d'accessibilité totale pour les 17 capacités de RH et paye cruciales (taux de résolution de 100 % pour tous les problèmes actuellement détectés comme hautement, moyennement ou faiblement prioritaires) d'ici juin 2024, avant une mise en œuvre future potentielle.‌

Bien que l'engagement ait été respecté aux fins de l'évaluation de la viabilité, si le GC va de l'avant avec Ceridian, une solution entièrement accessible devra être fournie avant la mise en œuvre.‌

Il convient de noter que les corrections apportées par Ceridian tout au long des essais pilotes ont été mises en œuvre pour l'ensemble de sa clientèle, rendant ainsi le logiciel plus accessible à tous ses utilisateurs dans le monde entier.‌

Langues officielles‌

La Loi sur les langues officielles reconnaît le français et l'anglais comme langues de travail dans les institutions fédérales et exige que les instruments de travail, comme les logiciels, soient disponibles dans les deux langues officielles. ‌

Pour évaluer la conformité des langues officielles, les employés de Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC-Q), qui exercent leurs fonctions en français, ont effectué un jeu spécifique d'essais. Les essais ont porté sur la capacité des utilisateurs à naviguer et à accéder aux écrans en français dans Dayforce et sur la souplesse de Dayforce pour s'adapter aux traductions et à la terminologie propres au gouvernement du Canada. Remarque : La portée de ces essais était limitée à l'accès au contenu dans les deux langues officielles, et non à la qualité ou à l'exactitude du contenu traduit.‌

Les usagers participants dans les essais devaient exécuter les cas d'essais rédigés par le gouvernement et repérer les problèmes et les défauts à résoudre. Les cas d'essais comprenaient 28 scénarios de TAU « concrets », qui portaient sur tous les écrans du produit utilisés pour les 17 capacités de RH et paye cruciales. D'autres capacités, en dehors des 17, utilisent les mêmes écrans, ce qui renforce la confiance dans la capacité de Dayforce à répondre aux exigences en matière de langues officielles de façon plus générale.‌

Les essais ont porté sur la langue présentée dans les écrans disponibles et ont permis de confirmer ce qui suit :‌

• Il est possible d'utiliser le produit en français et en anglais;
• Il est possible d'accéder aux écrans du produit en anglais et en français;
• La terminologie propre au GC (ou la localisation) est fournie correctement en français et peut être mise à jour au besoin.

Les résultats des essais ont montré que les utilisateurs peuvent exécuter avec succès les cas d'essais dans la langue de leur choix. ‌

Les 28 cas d'essais prévus ont été exécutés et réussis. Au total, 42 problèmes ont été découverts au cours des essais et ont tous été résolus. Plus de la moitié des problèmes étaient liés à des indications peu claires dans le cas d'essai (21 problèmes) et à une erreur de la part des usagers (4 problèmes). Ces problèmes ne sont pas liés à la traduction ou à la capacité de naviguer dans la solution en français ou en anglais. Lorsqu'il a fallu mettre à jour le langage propre au GC (5 problèmes), il a été possible pour le GC de mettre à jour directement les champs personnalisables. Les 12 autres problèmes étaient des problèmes de langue dans le produit lui-même et ont été signalés et enregistrés par l'équipe de produit de Ceridian pour examen. ‌

Bien que l'échantillon d'usagers francophones (n=6) ait été restreint, la souplesse et l'adaptabilité observées dans les deux langues officielles au cours des essais permettent de croire que Dayforce peut satisfaire les exigences du GC en matière de langues officielles. ‌

Sécurité et vie privée‌

Une plateforme et une architecture technologiques viables renforcent la sécurité à tous les niveaux de l'entreprise (plateforme, infrastructure et logiciels) et respectent toutes les politiques et lignes directrices du GC en matière de sécurité pour le déploiement dans le nuage. Dans le cadre des essais pilotes, l'Initiative a validé tous les contrôles de sécurité liés à l'architecture d'entreprise de bout en bout à l'appui de la solution mise à l'essai et de la protection adéquate des informations et des données relatives aux RH et à la paye. Il s'agit notamment de la séparation des données ministérielles ainsi que des rôles et autorisations de sécurité au niveau de l'application pour les utilisateurs. ‌

Des exigences additionnelles en matière de sécurité et de protection de la vie privée n'ont pas été mises l'essai dans le cadre des essais pilotes, y compris certaines qui ont été évaluées dans le cadre du processus d'approvisionnement initial utilisé pour qualifier les fournisseurs de SaaS. Par exemple, les mesures de conservation et d'élimination ont été mises en œuvre dans le cadre des essais pilotes, mais leur portée était limitée à l'élimination des données à la fin des essais, une approche typique pour toute solution avant le déploiement. Les fonctionnalités complètes de rétention et de disposition de Dayforce pour un futur déploiement à l'échelle de l'entreprise doivent encore être évaluées et testées par rapport au nouveau modèle opérationnel et à l'architecture d'information. ‌

Dayforce a démontré sa capacité à satisfaire les exigences du GC en matière de sécurité des applications et de protection de la vie privée dans le cadre et le contexte des essais pilotes. ‌

Les résultats des essais ont donné une grande confiance dans la souplesse de Dayforce à être configuré pour : ‌

• les rôles et autorisations en matière de sécurité;
• la séparation de l'accès des utilisateurs par ministère;
• l'accès fonctionnel au système en fonction des responsabilités de RH et de paye.

Essentiellement, Dayforce permet aux ministères clients de gérer efficacement les renseignements personnels. L'architecture technique et de sécurité est hautement modulaire et évolutive et a permis d'ajouter des composantes aux essais pilotes sans modifier le niveau de sécurité. ‌

Bien que Dayforce réponde aux exigences du GC en matière de sécurité et de protection de la vie privée définies pour l'application pilote, l'architecture technique future et ses exigences continueront d'évoluer, et de nouvelles mesures de protection seront mises en place pour soutenir adéquatement un lancement en production. Par exemple, il n'existe pas pour le moment de processus opérationnel commun à l'ensemble des ministères du GC pour l'identification des personnes au cours du processus d'embauche et pour la vérification et la validation de leur identité.‌

Dayforce a le potentiel de prendre en charge l'intégration avec des solutions d'identité modernes qui assurent l'authentification et l'autorisation des utilisateurs, la vérification de l'identité et la gestion des justificatifs. Les phases futures de l'Initiative devront résoudre ces lacunes de l'infrastructure du GC avant un éventuel déploiement de Dayforce à l'échelle de l'entreprise. ‌

Interopérabilité‌

L'écosystème technologique des RH et de la paye comprend des centaines d'interfaces entre des systèmes^{Voir la note en bas de page 7} et des applications du GC et de l'extérieur, y compris les RH, les pensions, les finances, les syndicats, les fournisseurs d'avantages sociaux et plus encore. Dans le cadre des processus opérationnels habituels, ces systèmes doivent échanger des données et travailler ensemble (interopérabilité). Le défi consiste à s'assurer que ces systèmes interagissent de façon sécuritaire, fiable et efficace. ‌

La complexité de l'interopérabilité dans l'environnement actuel ajoute des défis à l'administration des RH et de la paye. De nombreux programmes personnalisés sont en place pour répondre aux diverses exigences d'intégration entre des systèmes obsolètes et des solutions de contournement manuelles lorsque les systèmes ne sont pas en mesure de communiquer directement ou automatiquement. Il en résulte des retards dans les processus et des problèmes de précision et d'intégrité des données entre les systèmes, ce qui nécessite des efforts additionnels pour les résoudre et risque d'aggraver les erreurs. Bien que des solutions technologiques aient permis de résoudre certains de ces problèmes, elles ont souvent entraîné de nouvelles personnalisations. Cette approche a encore accru la complexité et réduit la souplesse et l'adaptabilité de l'écosystème. Par conséquent, tout nouveau système tend à hériter des problèmes d'intégration des anciens systèmes qu'il remplace, perpétuant ainsi la complexité et l'utilisation d'approches et de structures de données obsolètes.‌

Deux objectifs clés ont guidé l'évaluation de la viabilité de l'interopérabilité de Dayforce et de sa plateforme : ‌

1. Déterminer si Dayforce peut échanger des informations avec les systèmes actuels du GC et de l'extérieur en utilisant les mécanismes d'interopérabilité existants. Cette capacité permettrait une mise en œuvre dans le GC sans que d'autres systèmes et applications aient à développer de nouvelles interfaces pour maintenir l'interopérabilité.

   Les essais pour cet objectif se sont concentrés sur les méthodes de livraison. Six interfaces centrales héritées du passé ont été mises à l'essai^{Voir la note en bas de page 8}. Les essais ont montré que Dayforce peut échanger avec succès des données avec d'autres systèmes en utilisant les méthodes et les technologies d'interopérabilité en usage aujourd'hui et qu'il est conforme aux normes du GC et aux exigences d'interopérabilité imposées.‌

2. Déterminer si Dayforce peut contribuer aux efforts du GC pour adopter des interfaces modernes et des approches d'interopérabilité, tout en restant conforme aux normes du GC et à d'autres initiatives de modernisation du GC.

   Cette capacité permettrait d'améliorer l'intégration entre les modules et les systèmes périphériques, de tirer parti de la source unique de données inhérente à une solution de RH et paye, de rationaliser et d'automatiser les processus ainsi que d'améliorer l'expérience utilisateur.‌

En utilisant des scénarios communs de RH et paye, les essais ont montré que Dayforce était capable d'échanger des informations avec d'autres systèmes logiciels modernes grâce à des approches d'interopérabilité modernes. Cette constatation a plusieurs impacts positifs, notamment :‌

• Cela éliminera la nécessité de certaines interfaces héritées du passé.
• Cela permettra l'interopérabilité avec une approche plus moderne, plus sécuritaire et plus fiable.
• L'échange direct d'informations entre les systèmes simplifiera et réduira les efforts de transformation opérationnelle et informatique nécessaires à l'adoption de la nouvelle solution.

Un modèle d'interopérabilité hybride pourrait être nécessaire pour répondre aux besoins actuels et futurs du gouvernement lors de la transition des systèmes existants vers un écosystème entièrement modernisé. Dayforce a démontré sa capacité à se connecter aux outils existants du GC (p. ex. le bus des services d'entreprise du GC^{Voir la note en bas de page 9}) pour permettre au GC d'éviter la complexité associée aux systèmes ou interfaces personnalisés et de bénéficier d'une approche plus fiable, souple et modulaire dans l'ensemble de l'écosystème de RH et paye.‌

Bien que l'Initiative n'ait pas spécifiquement testé l'interopérabilité par rapport aux systèmes financiers du GC (c.-à-d. le PSA) ou toutes les exigences en matière d'interface (c.-à-d. rapports et analyses), l'interopérabilité mise à l'essai confirme que Dayforce peut interopérer avec les systèmes au sein des écosystèmes du GC. ‌

En conclusion, les essais des outils de rapports et des fonctions d'intégration de Dayforce de Ceridian ont montré que sa plateforme SaaS peut satisfaire les exigences d'interopérabilité d'entreprise du GC. En vue de la mise en œuvre, l'Initiative doit dresser et analyser un inventaire complet de toutes les interfaces afin de déterminer : ‌

• si chacune d'elles est encore requise;
• quelles données doivent être disponibles pour chaque système;
• la méthode d'interopérabilité la plus appropriée entre elles.

Évaluation de la viabilité

Les recherches fondées sur des essais que nous présentons dans ce RCF sur les capacités opérationnelles de RH et paye cruciales montrent que, d'un point de vue technique, Dayforce est une option viable pour un système intégré de RH et paye au sein du GC. Bien que ces constatations positives portent sur la viabilité de Dayforce, sa mise en œuvre réussie dépend de plusieurs facteurs. ‌

Les constatations et l'évaluation de la viabilité se limitent aux capacités et fonctions testées qui sont critiques pour la paye (17 des 42 capacités cernées). Ces capacités représentent la fonctionnalité de base et les exigences minimales du système nécessaires pour déterminer la faisabilité d'un investissement dans le remplacement des systèmes de RH et paye actuels. Bien qu'à ce jour, l'accent ait été mis sur la confirmation de la viabilité technique de la solution, les phases ultérieures permettront de mettre à l'essai l'ensemble de la solution proposée, portant sur toutes les fonctionnalités offertes par les divers systèmes de RH et paye utilisés aujourd'hui, avant une mise en œuvre potentielle. ‌

Les résultats présentés dans le présent RCF supposent que les lacunes peuvent être résolues par les moyens suivants : ‌

• Mises à jour prévues par Ceridian
• Examen des processus du GC
• Efforts de simplification des RH et de la paye; et/ou
• Grâce à des extensions du nuage

Entre avril 2022 et mai 2023, Ceridian a livré les versions prévues pour satisfaire avec succès 22 exigences évaluées à l'origine comme des lacunes dans Dayforce. Les futures versions qui permettraient de résoudre 37 autres lacunes figurent sur la feuille de route de Ceridian, et les démonstrations des fonctionnalités en cours de construction ont donné au GC l'assurance qu'elles seront livrées en conséquence.‌

Le présent rapport confirme que la solution Dayforce est viable telle qu'elle a été testée. Les constatations indiquent qu'il peut fonctionner pour les RH et la paye du GC, et qu'aucun écart critique n'a été découvert.‌

Cependant, la viabilité ne constitue pas un état de préparation. Les étapes suivantes porteront sur le niveau de détails requis, notamment : ‌

• éléments dépassant la portée de ce travail
• essais additionnels requis
• hypothèses à confirmer

Cela comprend, entre autres, les éléments suivants, que l'Initiative élaborera davantage au cours des prochaines étapes, conformément aux pratiques exemplaires de l'industrie, à mesure qu'elle passera de Recherche et expérimentation à Planification et préparation de la mise en œuvre.‌

Fonctionnalité‌

• Toutes les capacités de gestion des postes et de classification mises à disposition par Ceridian et mises à l'essai.
• Les processus opérationnels de bout en bout associés au nouveau modèle opérationnel, aux changements de processus et aux possibilités de simplification de RH et paye ont été pleinement évalués et testés, y compris la rétroactivité.
• Essais de l'expérience utilisateur (EU) pour les processus de bout en bout dans le contexte et le modèle opérationnel du GC.
• Collecte, configuration et essais d'exigences opérationnelles additionnelles liées aux capacités de RH.
• Extensions du nuage entièrement développées et mises à l'essai selon les besoins, y compris la rétroactivité.
• Exigences opérationnelles de bout en bout rassemblées et testées pour les ministères qui s'intègrent.

Exigences obligatoires‌

• Conformité totale avec la norme d'accessibilité EN 301 549 pour toutes les capacités concernées
• Conformité totale avec les mesures de sécurité et de respect de la vie privée pour la production, y compris la conservation et l'élimination, la connectivité en nuage, la gestion de l'identité et l'authentification
• Exigences non encore testées, notamment en matière de connectivité, de performance et de reprise après sinistre
• Inventaire complet de l'interface compilé et rationalisé

La voie à suivre

Conditions de réussite

Des transformations numériques d’une telle ampleur nécessitent un soutien stratégique à l’échelle de l’entreprise, des services internes, des outils et une infrastructure qui n’existent pas actuellement au sein du GC. Des changements opérationnels et culturels sont requis au sein des organisations; ceux-ci devront être supportés et réaffirmer conséquemment. Plusieurs conditions ne sont pas liées à la viabilité technique de Dayforce, mais sont cruciales pour la mise en œuvre réussie d’une solution SaaS moderne et intégrée pour les RH et la paye.

Préparation opérationnelle

La modernisation des RH et de la paye et l'adoption d'une solution SaaS exigent que le GC adapte la façon dont il organise et fournit les RH et la paye à l'échelle de l'entreprise et des ministères. Une transformation d'une telle ampleur ne se limite pas à la simplification des processus, des pratiques et des règles. Les employés auront besoin d'une formation pour s'adapter aux changements de rôles et de responsabilités afin d'adopter une solution moderne et les pratiques de pointe de l'industrie. ‌

La préparation et la volonté de changement sont des éléments cruciaux des transformations opérationnelles et techniques globales nécessaires à la réussite de l'Initiative.‌

En collaboration avec le responsable des opérations et des politiques (c.-à-d. le BDPRH), l'Initiative a défini un cadre et des stratégies de préparation des activités. Ils établissent des critères d'évaluation de l'état de préparation, des stratégies élaborées pour gérer le changement et des outils préparés afin de permettre des activités de gestion du changement au niveau des ministères.‌

L'Initiative a déterminé 5 dimensions sur lesquelles évaluer la préparation opérationnelle : Personnes, Politiques/processus, Organisation, Systèmes et Données. Ces dimensions sont regroupées dans un cadre permettant d'évaluer les activités requises pour atteindre un état de préparation, tant du point de vue de l'entreprise que du point de vue des ministères. ‌

Les activités de préparation opérationnelle et de gestion du changement sont essentielles dans les phases futures de l'Initiative pour s'assurer que les éléments fondamentaux sont évalués, traités et mis en place avant les activités de mise en œuvre. Pour ce faire, le responsable des opérations et des politiques ainsi que l'Initiative devront s'engager et collaborer dans l'ensemble du GC. ‌

La préparation technique, particulièrement au niveau de l'entreprise, comprend des éléments clés et des outils permettant de soutenir le modèle opérationnel qui doivent aussi être en place avant que les activités de mise en œuvre ne puissent commencer. Par exemple, une approche commune de la gestion de l'identité. Il s'agit d'identifier les personnes en fonction d'enregistrements fondamentaux au cours du processus d'embauche, puis d'émettre des identifiants internes pour l'accès aux systèmes du GC tout au long de leur carrière, afin de fournir une expérience cohérente « de l'embauche à la retraite ». Les groupes d'employés utilisateurs ont fait de cette exigence une priorité absolue pour toute nouvelle solution. Les rôles et les responsabilités liés à la gestion d'un produit SaaS unique pour les RH et la paye doivent également être établis ou clarifiés, notamment : ‌

• surveiller la feuille de route du produit Ceridian;
• réaliser des évaluations d'impact en vue de préparer les mises à jour ou les versions.

La sécurité informatique est une responsabilité partagée entre le client et le fournisseur, et le GC doit être prêt à surveiller et enregistrer la transmission des données vers le nuage. Le GC doit mettre en place ces éléments techniques et d'autres pour tirer profit de l'adoption d'une solution SaaS infonuagique pour les RH et la paye.‌

Le GC doit aussi tenir compte de la connectivité avec le nuage du point de vue de l’état de préparation technique. Les essais de l’Initiative ont exigé que tout le trafic passe par le RPV (réseau privé virtuel) du ministère pour satisfaire les exigences de sécurité, ce qui a créé des goulots d’étranglement du point de vue de la largeur de bande du GC. Cependant, aucune contrainte n’a été identifiée du point de vue de Ceridian, et tout le trafic entrant s’est bien déroulé sur les serveurs de Ceridian. Les questions de connectivité devront être prises en compte dans les phases futures pour, par exemple, assurer une connectivité constante et sécurisée avec le locataire du nuage sans utiliser de RPV, pour la planification de la reprise après sinistre et pour les zones éloignées.

Des équipes composées du BDPRH, du BDPI, de SPAC et de ProGen RH et paye et de leaders du changement, ainsi que des ressources de chaque ministère adoptant Dayforce, sont nécessaires pour appuyer l’exécution réussie des activités de préparation opérationnelle, de préparation technique et de gestion du changement.

Simplification des RH et de la paye

La Phase 1 de l'Initiative a permis au GC et à Ceridian de documenter la complexité des règles de paye et des processus opérationnels qui découlent des conventions collectives et des pratiques ministérielles, ainsi que la manière dont ils peuvent les aborder. Les travaux d'exploration et de configuration ont montré que, bien que Dayforce puisse satisfaire la plupart des exigences au départ, il existe certaines lacunes complexes propres au GC (18 des 582 exigences opérationnelles) qu'il ne peut pas résoudre maintenant et que le développement futur du produit prévu par Ceridian ne permettra pas de résoudre. Ces lacunes existent principalement en raison d'un manque d'harmonisation entre les règles uniques du GC et les pratiques exemplaires de l'industrie pour certains processus de RH, qui sont cruciaux pour la production d'une paye exacte et rapide. Néanmoins, les opérations des RH et de la paye du GC dépendent des capacités technologiques pour répondre à ces exigences et ne seraient pas en mesure de fonctionner sans combler ces lacunes par l'une des mesures suivantes :‌

• la simplification des règles et processus opérationnels de RH et paye par l'entremise de modifications politiques et réglementaires et/ou de la négociation de nouvelles conventions collectives; ou
• des extensions du nuage dans Dayforce pour répondre aux besoins uniques du GC (voir la section sur les extensions du nuage pour plus d'informations).

L'Initiative a collaboré avec le BDPRH et s'est concentrée sur le repérage de la cause profonde de chacune de ces lacunes complexes propres au GC afin de simplifier l'instrument politique sous-jacent et les processus opérationnels connexes. Ils ont cerné les possibilités de simplification suivantes, qui doivent être mises en œuvre pour résoudre les lacunes de Dayforce et réduire la complexité des opérations de RH et paye actuelles : ‌

• Établissement du taux de rémunération (bien qu'une extension du nuage ait été spécifiquement mise à l'essai pour cette lacune, l'approche privilégiée par le GC pour résoudre toute lacune est la simplification)
• Administration intérimaire
• Intérims ultérieurs
• Liquidation des congés
• Révision salariale de masse (extension du nuage requise)

Deux autres possibilités de simplification de la paye ont été cernées, qui pourraient potentiellement améliorer l'efficacité du système de paye actuel et l'état futur des RH et de la paye en éliminant la complexité de la production des résultats de la paye :‌

• Règle des 10 jours pour les indemnités
• Simplification des cotisations syndicales

La proposition de simplification de la révision des salaires de masse a été jugée non viable et doit faire l’objet d’une extension du nuage. Actuellement, on ne sait pas combien d’autres extensions du nuage seraient requises pour satisfaire toutes les exigences du GC sans simplification, ni le niveau de coûts et de risques additionnels qu’elles introduiraient dans la solution. En se penchant sur la liste des possibilités de simplification restantes ci dessus, le GC pourrait éviter les coûts, les risques et la charge de travail associés aux extensions du nuage, à la personnalisation et/ou aux solutions de contournement manuelles pour chaque exigence opérationnelle unique. Cela pourrait également aider le GC à mieux tirer profit des capacités d’automatisation et d’intégration d’une solution moderne, avec des temps de traitement des transactions réduits et moins de problèmes d’exactitude de la paye et d’intégrité des données.

Le GC devrait collaborer avec les agents négociateurs pour saisir certaines de ces possibilités de simplification. Au cours de 2022, les membres de l'équipe de l'Initiative ont participé à des réunions dirigées par le BDPRH avec les agents négociateurs afin d'explorer des solutions pour résoudre ces lacunes et relever d'autres défis liés à l'administration de la paye. Par suite de ce travail, le BDPRH s'efforce d'établir des protocoles d'entente avec tous les agents négociateurs qui permettront aux parties de rouvrir les conventions collectives, par consentement mutuel, si des révisions s'avéraient nécessaires pour soutenir les efforts de simplification. ‌

Bien que ces possibilités de simplification prioritaires aient été cernées, il est important de noter que les exigences opérationnelles à l'échelle de l'entreprise n'ont pas été rassemblées. Cela signifie que l'Initiative n'a pas permis de cerner toutes les lacunes pouvant exister ou les simplifications pouvant être requises dans l'ensemble du GC. Ce travail ferait partie des phases futures et permettrait probablement de cerner d'autres lacunes. ‌

À mesure que de nouvelles exigences apparaissent, l'Initiative doit adopter une approche équilibrée de la simplification qui tienne compte de tous les facteurs (p. ex. les coûts et impacts directs et indirects de la simplification par rapport au coût et à la complexité d'un nombre inconnu d'extensions du nuage à l'échelle de l'entreprise) et l'appliquer de façon cohérente au cours des phases futures de l'Initiative. Cette approche devrait également tenir compte du fait que les règles de RH et de paye varient entre les organisations de l'administration publique centrale et les autres. ‌

Système centralisé et intégré avec des données exactes et faciles d’accès

Le GC gagnerait à disposer d'un dossier principal de l'employé qui retrace le cycle de vie de la carrière d'un employé, de la candidature à la retraite, en passant par l'intégration et le départ (« de l'embauche à la retraite »). L'existence d'un système d'enregistrement de RH unique réduirait la charge administrative liée au fait que les informations relatives aux RH et à la paye d'un employé sont réparties entre plusieurs organisations. Un système d'enregistrement unique servirait de référentiel pour des informations comme les niveaux de langue, l'éducation, les habilitations de sécurité et les délégations, auxquelles les services pourraient accéder pour valider les informations relatives à un employé. Cela permettrait : ‌

• d'assurer une transition harmonieuse pour tous les employés lorsqu'ils passent d'un poste (et/ou d'une organisation) à un autre;
• de donner aux employés un accès continu à leurs données de RH;
• de réduire ou d'éliminer les erreurs et les recoupements pour les conseillers en RH, les gestionnaires et les employés.

La nécessité de centraliser les données a été confirmée par le CST à la suite de ses essais pilotes.‌

Une source unique, à l'échelle de l'entreprise, de données solides et fiables sur les RH et la paye constituerait un atout stratégique pour la recherche, l'analyse, la planification et la prise de décisions en matière de RH et paye, ainsi que pour l'évolution des exigences en matière de conformité.‌

La stratégie de données de ProGen RH et paye met en évidence trois activités importantes nécessaires pour établir efficacement cette source unique de vérité pour les données de RH et paye :‌

• validation et nettoyage des données sources
• migration des données
• gouvernance des données

Le profilage et le nettoyage des données sources n'étaient pas prévus pour la Phase 1. En prenant les données telles quelles, l'impact sur les opérations des systèmes sources et des ministères pilotes a été minimal. Cela a aussi permis de mieux comprendre le niveau d'effort de nettoyage des données requis pour une mise en œuvre. Cependant, la préparation manuelle des données effectuée par Ceridian n'étant pas évolutive, il a été décidé que, pour la mise en œuvre, le GC sera responsable de la validation et du nettoyage des données sources avant la migration des données. Il s'agit notamment de résoudre les incohérences de données entre les multiples systèmes de RH et paye existants.‌

Les efforts de migration des données au cours de la Phase 1 ont été limités et se sont concentrés sur la fourniture de données pour appuyer toutes les phases d'essais et une évaluation de la viabilité technique. Le GC a fourni des données brutes pour les ministères pilotes. Ceridian les a ensuite cartographiées et transformées dans la structure de Dayforce et les a rendues anonymes au besoin. ‌

Les essais ont révélé que le processus manuel utilisé pour la migration des données dans le cadre des essais pilotes pourrait ne pas être adapté à une mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise. Cela souligne la nécessité d'un processus automatisé ainsi que d'une validation et d'un nettoyage des données sources avant la mise en œuvre. Au cours des essais, la gestion, l'échange, la protection et l'audit de l'accès aux données protégées entre les participants au projet ont constitué un défi. La comptabilisation de l'accès aux données, l'audit et la prévention de la perte de données constitueront un défi à l'échelle de la mise en œuvre. Ceridian a proposé l'utilisation de l'automatisation robotisée des processus (ARP) pour atténuer ce risque.‌

L'une des principales leçons apprises de ces essais est que le GC devra élaborer sa propre infrastructure pour assurer une migration sécurisée des données des systèmes sources vers la solution Dayforce.‌

La mise en place d'une gouvernance formelle du GC pour les données de RH et paye, qui n'existe pas actuellement, sera requise. En l'absence de responsables et de gestionnaires officiels des données identifiés pour les essais pilotes, l'Initiative a dû formuler plusieurs hypothèses sur les données. Celles-ci n'ont pas affecté l'évaluation de la viabilité technique de Dayforce, mais auraient eu un impact important dans le cadre d'une mise en œuvre. Un nettoyage efficace des données nécessitera la mise en place d'une gouvernance formelle des données.‌

Il s'agit d'outils et d'infrastructures essentiels pour le GC qui nécessiteront un investissement important de la part du GC pour qu'ils soient en place avant que les ministères puissent commencer à mettre en œuvre Dayforce. ‌

Gestion des ressources humaines et des salaires en tant qu’entreprise

Comme indiqué précédemment, le GC utilise un modèle de RH décentralisé et un modèle de paye centralisé.

Bien que le président de SPC ait été désigné comme point d’autorité unique pour l’Initiative, son mandat se limite à fournir une évaluation qui éclairerait une recommandation sur la marche à suivre. Les devoirs pour les divers aspects de la transformation des RH et de la paye au sein de l’administration publique centrale sont partagées entre les agences centrales, SPAC et les divers sous-ministres. Il existe également des organisations en dehors de l’administration publique centrale qui sont payées par l’entremise du système de paye actuel et dont les pouvoirs liés aux RH sont encore plus dispersés. L’impact d’une transformation sur ces organisations devra être pris en compte.

Ce modèle de gestion décentralisée de la solution d’entreprise a contribué aux difficultés rencontrées lors des précédentes mises en œuvre du système de paye. Un examen des devoirs et du modèle de gouvernance pourrait être envisagé, afin de réduire les risques liés à la transformation vers la future solution d’entreprise.

Une nouvelle structure mieux adaptée à la gestion d’une transformation complexe, concernant plusieurs organisations, devrait être mise en place, avec à sa tête un seul ministre/sous-ministre et soutenue par une gouvernance efficace. En l’absence de responsabilités claires liées à la transformation des RH et de la paye, il existe un risque que des autorités individuelles prennent la priorité et affectent la rapidité ou l’efficacité des décisions clés ou conduisent à l’érosion d’une approche et d’une méthode de travail normalisées.

Capacité à faire fonctionner simultanément d’anciens systèmes

Si le GC décide d’aller de l’avant avec Dayforce, il serait nécessaire de faire fonctionner les systèmes de RH et paye actuels en même temps que la nouvelle solution. Cela permettrait d’assurer une transition progressive et harmonieuse, ainsi que de disposer d’un plan de secours en cas de problèmes. Dans le cadre d’une mise en œuvre progressive, les professionnels de RH et paye devraient être formés et acquérir une expertise avec le nouveau système, alors que les systèmes et modèles existants continueraient à fonctionner. Il existe un risque lié à la capacité des ressources du GC à faire les deux.

L’intégration et les interfaces entre les systèmes du GC et extérieurs devront également être établies pour Dayforce et maintenues pour les systèmes existants tout au long de la mise en œuvre. Bien que la durée de cette période de transition n’ait pas encore été déterminée, l’absence de cette capacité redondante lors de la précédente transformation de la paye signifiait qu’il n’y avait pas de solution de remplacement. Un échéancier de la mise hors fonction des systèmes désuets ne doit être confirmé qu’une fois que les performances de la nouvelle solution furent prouvées dans un environnement de production.

Considérations additionnelles

Relations de travail avec le fournisseur de SaaS

L'Initiative a permis d'évaluer la viabilité de la relation de travail avec Ceridian au moyen de 6 évaluations trimestrielles ponctuelles. Chaque évaluation de fournisseur comprenait 5 dimensions principales avec des seuils préétablis. Pour réaliser chaque évaluation, un outil d'évaluation des fournisseurs a été mis au point, sur le modèle d'outils établis (l'initiative de rendement des fournisseurs de SPC et les fiches de rendement équilibrées du rendement des fournisseurs pour la gestion des fournisseurs de Gartner). Une note cumulative pour chaque période d'évaluation a permis d'analyser les tendances au cours du temps. ‌

En obtenant le statut « Atteint » pour chaque dimension primaire, les constatations de l'évaluation du fournisseur indiquent que la relation de travail entre le GC et Ceridian est viable. Depuis le Rapport intérimaire de la phase Expérimentation (automne 2022), Ceridian a démontré une tendance positive constante dans la relation de travail, passant d' « amélioration modérée nécessaire » à « atteint ». Bien que la relation ait été évaluée seulement dans le cadre d'une phase d'essais, ces résultats indiquent qu'il existe un potentiel élevé pour que le GC et Ceridian travaillent efficacement ensemble et collaborent à la réalisation d'un objectif commun à plus long terme. Ce résultat donne une grande confiance dans la probabilité d'une relation de travail fructueuse en cas d'adoption de Dayforce.‌

Capacités de RH additionnelles

En plus des 17 capacités de RH et paye cruciales que l'Initiative a utilisées pour l'évaluation de la viabilité technique, 25 autres capacités ont été définies comme complétant une solution de RH et paye entièrement intégrée. Il s'agit entre autres de la gestion de l'apprentissage, du recrutement, des arrivées et des départs, ainsi que de l'établissement de stratégies et de plans en matière de RH. L'intégration de ces capacités additionnelles dans une solution unique, au-delà de celles qui ont un impact direct sur la paye, permet d'étendre l'expérience utilisateur cohérente, l'automatisation et les capacités de rapports de la solution à d'autres aspects des RH et à d'autres événements du cycle de vie de l'emploi. ‌

Afin d'enrichir les constatations de la Phase 1 et de contribuer à l'élaboration d'un nouveau modèle opérationnel de RH et paye, 3 capacités de RH non cruciales pour la paye ont été sélectionnées pour être testées : ‌

• Arrivées/départs
• Gestion de l'apprentissage
• Rapports et analyses en matière de RH

Des exigences de haut niveau ont été cernées pour ces 3 capacités et ont été évaluées à l'aide de séances d'essais guidées avec des cas d'essais du GC. ‌

Les résultats des essais initiaux ont permis d'obtenir des informations et des perspectives sur le nouveau modèle opérationnel de RH et paye. Ils ont également permis de conceptualiser la vision de l'état futur et de l'aligner sur une solution de RH et paye entièrement intégrée. Ultimement, ils ont enrichi les constatations générales de la Phase 1 et jeté les bases du travail de la Phase 2 nécessaire avant la mise en œuvre.‌

En plus des 42 capacités de RH et paye mentionnées ci-dessus, il est également important de prendre en compte la gestion des pensions. Bien que certains essais aient été effectués en ayant à l'esprit la gestion des pensions, ils se sont concentrés seulement sur les bases de l'interopérabilité et les méthodes d'échange de données. Il est crucial de procéder à une étude approfondie des exigences opérationnelles liées aux pensions, qui devrait être incluse dans les futurs plans de travail. ‌

Perspectives des ministères pilotes

La portée de la Phase 1 s'est concentrée sur les essais avec les principaux ministères pilotes afin d'éclairer les 4 objectifs de la phase. L'expérience acquise par les ministères participant aux essais pilotes permet de mieux comprendre Dayforce dans le contexte du GC.‌

Les commentaires des ministères pilotes étaient principalement concentrés sur 4 thèmes clés :‌

• Importance de la gestion du changement.
• Nécessité d'une diligence raisonnable continue, dans le cadre de laquelle une planification plus détaillée, des essais et des activités préalables à la mise en œuvre sont nécessaires avant le déploiement d'une nouvelle solution.
• Importance d'une bonne stratégie de gestion des données. Cela sera nécessaire pour résoudre les problèmes d'intégrité des données et des informations dans les systèmes de RH et paye existants et pour maximiser la valeur d'un dossier de l'employé unique.
• La simplification de la paye devrait être une priorité.

Les réponses confirment, selon les perspectives des ministères pilotes, que les essais pilotes ont démontré avec succès la viabilité technique du système pour satisfaire les exigences complexes du gouvernement. Ils ont également mis en évidence les besoins, si la décision est prise de procéder à une planification préalable à la mise en œuvre, pour : ‌

• étendre les activités des phases futures afin d'inclure les exigences techniques actuellement hors du champ d'application;
• s'assurer que les diverses conditions de réussite sont attendues et mises en place comme indiqué ci-dessus.

Les usagers participants dans les essais ont également observé que Dayforce ne correspond pas tout à fait au mode de fonctionnement actuel du GC, en utilisant : ‌

• différentes terminologies (p. ex. conseiller en rémunération vs spécialiste des RH);
• différentes bases de calcul (p. ex. horaire vs annuel);
• des structures de postes différentes (p. ex. géographiques ou sectorielles).

Les rôles et responsabilités concernant Dayforce constitueraient aussi un changement important par rapport à la situation actuelle, particulièrement pour les gestionnaires qui doivent exécuter des fonctions en libre‑service pour les processus de RH et paye. Ces changements nécessiteront une attention particulière et des efforts de gestion du changement pour assurer une transition harmonieuse et un réalignement probable des ressources au sein de l'écosystème de RH et paye. ‌

Durant les essais pilotes, les utilisateurs à distance ont fait remarquer qu'ils avaient seulement une faible connectivité avec Dayforce. Cela s'expliquait par certaines exigences de sécurité appliquées aux essais pilotes, qui imposaient que tout le trafic Internet passe par le RVP (réseau privé virtuel) du GC, ce qui créait des goulots d'étranglement. Dayforce mis en œuvre serait accessible sans RVP. Cependant, en fonction de l'emplacement, il se peut que certains fournisseurs d'accès Internet (FAI) offrent des services plus lents. ‌

Enfin, les ministères pilotes ont rappelé que la viabilité n'équivaut pas à l'état de préparation de l'organisation. D'autres travaux, essais et collaborations sont nécessaires avant la mise en œuvre si le GC décide de procéder à la planification préalable à la mise en œuvre.‌

Initiatives parallèles

D’autres essais de produits SaaS de fournisseurs qualifiés ont été menés au sein du GC en même temps que l’Initiative. Les principales organisations ont tiré parti du processus d’approvisionnement (fournisseurs préqualifiés) et ont partagé leurs résultats afin de fournir une évaluation plus solide des solutions SaaS de RH et paye.

Commission de la fonction publique (CFP)‌

Dans le cadre de son projet Transformation de la plateforme Emplois GC, la CFP a mis à l'essai Dayforce en tant que remplacement du Système de ressourcement de la fonction publique actuel, qui est utilisé pour la dotation en personnel et les activités connexes.‌

La CFP a constaté que la solution de recrutement de Dayforce était solide, bien conçue, moderne et facile à naviguer, et qu'elle répondait à plus de 85 % des capacités fonctionnelles évaluées, en partie ou en totalité. ‌

L'analyse a montré que les lacunes fonctionnelles pouvaient être résolues par une transformation opérationnelle ou par des améliorations du produit proposées par le fournisseur. Des explorations additionnelles liées aux exigences en matière de données et de rapports ont également été jugées nécessaires.‌

L'évaluation préliminaire de la CFP des capacités techniques et non fonctionnelles a indiqué qu'au moment de la validation, Dayforce répondait à environ 50 % des 34 critères échantillonnés. 17 critères ont été jugés non remplis au moment de la validation. Sept d'entre eux sont des lacunes critiques pour les opérations de la CFP, comme l'intégration, la sécurité et l'accès au réseau. Des stratégies visant à atténuer ces problèmes sont en cours de planification pour un développement futur en collaboration avec Ceridian et l'initiative ProGen RH et paye.‌

En cas de décision positive du GC, la CFP déterminera le moment opportun pour poursuivre ses essais avec Dayforce, y compris des essais pilotes en direct. Le lancement d'essais pilotes de recrutement en direct avec Ceridian dépendrait de la recommandation, de la décision d'investissement et de la mise en œuvre des composantes fondamentales de RH nécessaires à l'exploitation de la solution de recrutement Dayforce. Cette transformation numérique permettra également l'intégration dans une solution de RH et paye unique, ce qui contribuera à l'atteinte d'une expérience plus complète et plus efficace, de l'embauche à la retraite, et constitue un élément clé de la transformation de l'entreprise globale proposée par l'Initiative.‌

CST et organisations à haute sécurité

Le CST a entrepris des pilotes pour mettre à l'essai les capacités de RH d'une solution SaaS (Workday) et déterminer si elle pouvait répondre aux besoins de sécurité propres aux organisations à haute sécurité (OHS). Il convient de noter que même si les OHS ont des exigences de sécurité élevées, la complexité organisationnelle associée au traitement de la paye est moindre que celle de l'administration publique centrale. Voilà pourquoi ces résultats ne sont pas nécessairement applicables à une mise en œuvre du SaaS au sein de l'administration publique centrale.‌

L'approche du CST en matière d'essais était multidimensionnelle et incluait :‌

• l'évaluation des fournisseurs dans le cadre de la stratégie d'approvisionnement;
• des essais pour s'assurer que les fonctionnalités satisfaisaient les exigences du GC;
• des essais / une validation des contrôles de sécurité selon un profil de contrôle spécifique développé pour les OHS.

Le CST a été en mesure de configurer, de tester et de déployer une solution SaaS commerciale qui satisfait : ‌

• les exigences fonctionnelles du GC pour une solution d'entreprise de RH et s'aligne sur les normes numériques;
• les exigences de sécurité propres au CST et est rentable pour les petits ministères du GC.

Le CST a achevé avec succès l'Itération 1 (RH de base et recrutement) et l'Itération 2 (Apprentissage et gestion des talents) de ses essais pilotes. Avec l'achèvement de l'Itération 1, le CST atteste que Workday satisfait toutes les exigences opérationnelles et techniques d'une solution du gouvernement fédéral pour les RH de base et le recrutement.‌

Le CST a fait face à des défis d'ordre culturel lors de la migration de son système de RH des systèmes classifiés vers une solution commerciale SaaS infonuagique. L'organisation : ‌

• recommande que les efforts de gestion du changement se concentrent sur les pratiques exemplaires intégrées au produit;
• suggère que l’adoption d’une interface standard peut être un défi pour des organisations comme le GC, avec ses solutions existantes fortement personnalisées;
• a constaté que la mauvaise qualité des données dans PeopleSoft a entraîné des retards importants dans les activités de migration des données et d’autres activités du projet;
• estime que l’attribution de ressources fonctionnelles et techniques solides à la cartographie et à la migration des données est une autre importante leçon apprise de l’expérience.

En se fondant sur les leçons apprises de la conception des processus et de la collecte des données, le CST a souligné la valeur d’une bibliothèque de données commune pour le GC afin de permettre la production de rapports à l’échelle de l’entreprise. Cet objectif devrait être prioritaire par rapport à la normalisation des processus opérationnels.

Évaluation de l'expérience utilisateur (EU)‌

L'expérience utilisateur (EU) englobe et évalue l'interaction d'un utilisateur avec un produit ou un service, en se concentrant sur la manière dont une personne se sent, son comportement, ses actions, ses perceptions et sa satisfaction. Elle comporte un cycle continu de recherche, de conception et d'essais pour comprendre les utilisateurs et s'assurer que leurs besoins sont satisfaits de l'embauche à la retraite, à chaque point de contact dans leur parcours.‌

Dans le cadre de l'initiative, l'EU est présente dans toutes les phases et tous les livrables, y compris le Plan de gestion du changement organisationnel, le Modèle opérationnel, le Plan directeur de services, l'Architecture d'entreprise et de solution et le Plan de gestion des avantages, guidés par le principe d'être délibérément centrés sur les personnes.‌

Alors que l'initiative s'est concentrée sur la confirmation de la viabilité technique de Dayforce, les principales exigences de l'EU et un plan directeur de service de haut niveau ont été établis grâce à une série d'ateliers exploratoires qui ont débuté en 2018. Le travail a consisté à rechercher et saisir les perspectives des utilisateurs, à recueillir les points de vue des employés, des gestionnaires, des communautés de RH et paye et des administrateurs de services. Un nouveau modèle opérationnel a été élaboré en ayant à l'esprit les préoccupations et la prise en compte de l'EU.‌

Les usagers participants dans les essais ont noté que les utilisateurs pourraient avoir besoin d'un certain temps pour s'adapter au nouveau système, parce que les écrans peuvent leur sembler plus remplis qu'à l'habitude. Cependant, le fait que toutes les informations soient disponibles au même endroit constitue une amélioration par rapport aux systèmes actuels.‌

De plus, l'approche des essais était segmentée, ce qui signifie que les usagers ne pouvaient souvent pas expérimenter tous les aspects d'une opération de paye ou de RH ou le niveau complet d'automatisation qui pourrait être possible entre les différents rôles et fonctions. Les usagers participants dans les essais ont exprimé le souhait de mettre à l'essai des processus plus complets et exhaustifs tels qu'ils se dérouleraient dans le contexte du GC afin d'évaluer véritablement l'EU. L'initiative devrait mener des essais et des activités plus robustes en matière d'EU au cours des prochaines phases afin d'éclairer plus directement la planification de la mise en œuvre. ‌

Établissement des coûts

L’initiative a élaboré une approche et une méthodologie d’établissement des coûts pour rassembler et estimer les composantes de coûts pour les RH et la paye du GC depuis l’état actuel, en passant par la transition et jusqu’à l’état final (c.-à-d. les coûts continus). En se fondant sur des expériences analogues, y compris les activités d’expérimentation en cours, la conception et l’établissement des coûts des projets, ainsi que les projets de référence pertinents (p. ex. la mise en œuvre du regroupement agricole du GC, la gestion des données liées à MesRHGC et Phénix), l’approche et la méthodologie incluront les niveaux de ressources, les calendriers et les coûts associés pour les activités nécessaires à la transition vers Dayforce, ainsi que les coûts continus estimés. Ainsi, l’approche et la méthodologie seront essentielles pour établir l’ordre de grandeur approximatif de l’estimation des coûts nécessaire afin d’informer un exercice comparatif d’établissement des coûts à l’automne 2023 et une recommandation au gouvernement.

Stratégie de mise en œuvre

Une stratégie de mise en œuvre est en cours d’élaboration afin de structurer la vision à long terme et les prochaines phases de l’initiative, jusqu’à la mise en œuvre réelle de Dayforce. Les questions, les lacunes et les travaux restants mentionnés ci-dessus dans le cadre de l’évaluation de la viabilité seront intégrés dans la stratégie.

La stratégie présente une vue de haut niveau de Dayforce, l’architecture technique ainsi qu’un nouveau modèle opérationnel et de processus. Elle décrit également les éléments clés nécessaires pour passer de la phase actuelle à l’intégration et l’adoption d’une solution de RH et paye à l’échelle de l’entreprise. Les éléments clés de la mise en œuvre sont les suivants :

• gestion des programmes/projets
• gouvernance
• transformation opérationnelle
• état de préparation opérationnelle
• état de préparation du système
• gestion des données
• essais à l'échelle de l'entreprise
• engagement des intervenants
• gestion du changement organisationnel
• formation
• communications
• rapports et surveillance
• risques liés à l'exécution et mesures d'atténuation

La stratégie fournit également une feuille de route pour la mise en œuvre, une approche de déploiement et des calendriers de haut niveau.‌

Si le GC décide d'aller de l'avant, des plans plus détaillés seront élaborés. ‌

Conclusion

L'initiative a été créée pour évaluer la viabilité de l'adoption d'une solution SaaS afin de satisfaire les exigences de RH et paye du GC, ainsi que pour atteindre les 4 objectifs de la Phase 1. ‌

Comme le résume le présent rapport, l'initiative a testé la solution proposée par rapport à la complexité des exigences de RH et paye du GC, en s'appuyant sur des scénarios réels du gouvernement ainsi que sur l'expérience et les commentaires d'experts en RH et paye du gouvernement, d'agents négociateurs, d'experts de l'industrie et de deux fournisseurs mondiaux de logiciels de gestion du capital humain en mode SaaS. ‌

Les exigences d'adaptation des processus du GC pour l'adoption de Dayforce ont été cernées et, dans la mesure du possible, testées en vue de permettre la refonte des processus opérationnels, les activités de gestion du changement et la formation nécessaire à l'adoption d'une nouvelle solution.‌

L'initiative a également confirmé la capacité de Ceridian à répondre aux besoins du GC et a permis d'établir une relation de travail dynamique avec le fournisseur.‌

Ultimement, les activités de l'initiative démontrent qu'il existe une solution viable pour résoudre le problème opérationnel défini. ‌

Le présent RCF confirme la viabilité technique de Dayforce. Il contient des informations, des données et des preuves adéquates pour soutenir des décisions éclairées sur la voie à suivre en matière de RH et de paye au GC, répondant ainsi au mandat de l'initiative. ‌

Au niveau de l'entreprise, des mesures sont en cours pour coordonner l'approche du GC à l'égard de cette priorité essentielle. ‌

Ce RCF et les travaux réalisés à ce jour dans le cadre de l'initiative permettront d'évaluer les exigences de transformation technique et opérationnelle nécessaires à l'adoption de Dayforce. Il s'agit, entre autres, des éléments suivants :‌

• état de préparation opérationnelle
• exigences en matière de simplification de la paye
• vue de haut niveau de la stratégie de mise en œuvre
• coûts
• informations complémentaires (p. ex. leçons apprises d'initiatives de RH et paye antérieures, autres essais de la CFP)

Cela fournira également un plan de haut niveau pour la solution technologique finale et les efforts de transformation du modèle opérationnel, ainsi que les ressources et les stratégies nécessaires à leur mise en œuvre et à la gestion des risques associés.‌

Le travail exécuté avec Ceridian continuera à renforcer ces informations et à atténuer les risques connus, notamment la configuration pour les exigences opérationnelles de bout en bout de l'entreprise, ainsi que la compréhension de l'ensemble des coûts et de la complexité de toutes les extensions du nuage qui pourraient être nécessaires. ‌

En fin de compte, ces diverses composantes éclaireront une recommandation et un plan intégrés globaux sur la voie à suivre en matière de RH et paye au sein du GC. ‌