États financiers ministériels

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2013 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction de Services partagés Canada. Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières de Services partagés Canada. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement de Services partagés Canada concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de Services partagés Canada sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

Telle que résumée dans l’annexe accompagnant ces états financiers, une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2013 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne de Services partagés Canada sont revus par l'entremise du travail réalisé par le personnel de la vérification interne, qui mène des audits périodiques de divers secteurs des opérations de Services partagés Canada, ainsi que par le comité ministériel de vérification et d’évaluation, qui donne objectivement des conseils et des recommandations à la Présidente sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance fournie à l’égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Le comité donne également des conseils sur les états financiers à la Présidente de Services partagés Canada.

Les états financiers de Services partagés Canada n'ont pas fait l'objet d'un audit.

Obligations contractuelles (note 10)
Passif éventuel (note 11)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Information sectorielle (note 13)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non auditées)
pour l’exercice terminé le 31 mars 2013

1. Pouvoirs et objectifs

Services partagés Canada (SPC) est un ministère fédéral qui a été créé le 4 août 2011, afin de diriger la transformation fondamentale des méthodes employées par le gouvernement du Canada pour gérer son infrastructure de technologie de l’information (TI). SPC rend compte de ses activités au Parlement par l’intermédiaire de la ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et fournit aux 43 ministères partenaires des services de courriel, des centres de données et des réseaux regroupés et uniformisés, afin d’appuyer l’exécution des programmes et la prestation des services du gouvernement du Canada. SPC offre également, dans un cadre de recouvrement des coûts, des services facultatifs. L’approche pangouvernementale permet à SPC de faire des économies d’échelle et d’offrir aux ministères fédéraux des services de TI plus efficients, fiables et sécurisés. Le mandat de SPC a été renforcé le 29 juin 2012 avec l’adoption par le Parlement de la Loi sur Services partagés Canada.

L’Architecture d’alignement des programmes de SPC vise l’atteinte du résultat stratégique suivant : Les services obligatoires sont fournis de façon regroupée et normalisée pour contribuer à l’exécution de programmes et à la prestation de services du gouvernement du Canada destinés à la population canadienne.

L’Architecture d’alignement des programmes de SPC comprend les programmes suivants :

• Des services d’infrastructure de technologie de l’information efficients et efficaces sont fournis dans l’ensemble du gouvernement du Canada : L’efficience, la fiabilité et la sécurité globales de l’infrastructure de TI sont améliorées grâce au regroupement pangouvernemental des services de courriels, de centres de données et de télécommunications.
  
• Services internes : Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes gérés de façon à répondre aux besoins de programmes ainsi qu’à d’autres obligations d’une organisation. Les services internes comprennent seulement les activités et les ressources qui visent l’ensemble d’une organisation et non pas celles qui visent un programme précis. Parmi ces groupes d’activités, notons les : services de gestion et de surveillance, services de communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion financière, services de gestion de l’information, services de technologie de l’information, services immobiliers, services de gestion du matériel, services d’approvisionnement et services de voyage et d’autres services administratifs.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes:

1. Autorisations parlementaires
   
   SPC est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties à SPC ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.
   
2. Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada
   
   SPC fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par SPC est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par SPC sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.
   
3. Montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser)
   
   Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du ministère et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que SPC a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.
   
4. Revenus
   
   Les revenus provenant de la vente de biens et services sont constatés dans les comptes en fonction des biens et services fournis au cours de l’exercice.
   
   Les fonds qui ont été reçus à l’avance sont comptabilisés comme revenus reportés dans la mesure où le ministère a une obligation envers d'autres parties de fournir des biens, des services, ou des actifs qui seront utilisés à une date future.
   
   Les autres revenus sont comptabilisés dans l’exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.
   
   Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs de SPC. Bien que l'on s'attende à ce que SPC maintienne le contrôle comptable, le Ministère n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de SPC.
   
5. Charges
   
   Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d’exercice :
   
   Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.
   
   Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et les services juridiques sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.
   
6. Avantages sociaux futurs
   
   Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations de SPC au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du ministère découlant du régime. La responsabilité de SPC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.
   
   Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.
   
7. Débiteurs
   
   Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.
   
8. Immobilisations corporelles
   
   Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. SPC n’inscrit pas à l’actif les biens incorporels, les œuvres d’art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées.
   
   Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l’immobilisation, comme suit :

Les actifs en construction sont comptabilisés dans la catégorie d’immobilisations applicable dans l’exercice au cours duquel ils deviennent utilisables et ne sont amortis qu’à partir de cette date.

9. Passif éventuel
   
   Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.
   
10. Opérations en devises étrangères
    
    Les opérations en devises sont converties en dollars canadiens aux taux de change en vigueur à la date des opérations. Les actifs et les passifs monétaires libellés en devises sont convertis en dollars canadiens au taux de change en vigueur en date de fin d'exercice. Les gains et les pertes résultant de la conversion de devises sont respectivement présentés dans les revenus divers et dans les autres charges à l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle.
    
11. Incertitude relative à la mesure
    
    La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

SPC reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets de SPC pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau suivant présente les détails des créditeurs et charges à payer de SPC :

5. Revenus reportés

Les revenus reportés représentent le solde à la fin de l’exercice des revenus non gagnés résultant de montants reçus à l’avance pour lesquels les services seront fournis dans le futur. Les revenus sont constatés au cours de la période où le service est exécuté. Les détails des opérations de ce compte sont comme suit :

6. Obligations au titre d’immobilisations corporelles louées

SPC a conclu des contrats de location-acquisition de matériel informatique d’une valeur de 81 millions de dollars dont l’amortissement cumulé s’élève à 27 millions de dollars au 31 mars 2013 (55 millions de dollars et 21 millions de dollars respectivement au 31 mars 2012). Les obligations liées aux exercices à venir s’établissent comme suit :

7. Avantages sociaux futurs

a) Prestations de retraite

Les employés de SPC participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s’accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2% par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l’inflation.

Tant les employés que SPC versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2012-2013, les charges s’élèvent à 54 millions de dollars (23 millions de dollars en 2011-2012), soit environ 1,7 fois (1,8 fois en 2011-2012) les cotisations des employés.

La responsabilité de SPC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

b) Indemnités de départ

SPC verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l’admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d’emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d’avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures.

Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d’employés et des changements apportés aux conditions d’emploi des cadres et de certains employés non représentés, l’accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d’être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d’emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l’obligation d’indemnités de départ courus.

L'information sur les indemnités de départ se présente comme suit au 31 mars :

8. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances de SPC :

9. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)

Les ajustements incluent des actifs en construction de 156 milliers de dollars qui ont été transférés à d’autres catégories à la suite de l’achèvement des actifs.

Au cours de l’exercice, SPC a reçu en provenance d’autres ministèrse du matériel et outillage, du matériel informatique et des logiciels informatiques dont la valeur comptable nette s’établit à 3 444 milliers de dollars. Aussi, SPC a transféré à d’autres ministères du matériel informatique et des logiciels informatiques dont la valeur comptable nette s’établit à 1 392 milliers de dollars. Ces transferts sont inclus dans les colonnes d’ajustements.

10. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités de SPC peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels SPC sera tenu d’effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l’acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles (10 millions de dollars ou plus) pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite:

11. Passif éventuel

Dans le cours normal de ses activités, SPC peut être impliqué dans diverses procédures judiciaires. Quelques-unes de ces procédures peuvent occasionner des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l’événement futur risque de se produire et si l’on peut établir une estimation raisonnable de la perte, un passif et une charge sont comptabilisés dans les états financiers. Aucun élément de passif éventuel n’est constaté dans les états financiers de SPC pour l’exercice terminé le 31 mars 2013.

12. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, SPC est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d’État du gouvernement du Canada. SPC conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon les modalités commerciales normales. Au cours de l’exercice, SPC a reçu gratuitement des services communs d’autres ministères et en a fourni gratuitement à d’autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

(a) Services communs fournis gratuitement par d’autres ministères

Au cours de l’exercice, SPC a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux services juridiques et aux cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires. Le coût de ces services gratuits a été constaté comme suit dans l’état des résultats et de la situation financière nette ministérielle :

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organisations de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle.

(b) Services communs fournis gratuitement à d’autres ministères

Au cours de l’exercice, SPC a fourni gratuitement à d’autres ministères des services de courriel, des centres de données et des réseaux regroupés et uniformisés.

(c) Autres transactions entre apparentés

13. Information sectorielle

La présentation de l’information sectorielle est fondée sur l’architecture d’alignement des programmes de SPC. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les programmes, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

14. Information comparative

C’est la première année qu’un ensemble d’états financiers est produit. Il n’est pas pratique pour SPC ni possible avec un niveau d’effort raisonnable de présenter certain montants comparatifs puisque des montants de l’année précédente ne pourraient pas être étayés avec le niveau requis de précision. Pour l’exercice financier précédent, SPC a dû se fier aux 43 ministères partenaires afin de traiter les transactions financières en son nom. Les 43 ministères partenaires ont transféré à SPC les montants totaux pour la préparation des comptes publics de 2011-2012, les détails étant restés dans leurs systèmes et registres. Ce n’est seulement que depuis le 1er avril 2012 que SPC a reçu son propre budget d’exploitation et a commencé à fonctionner comme un ministère autonome.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Évaluation des contrôles internes en matière
de rapports financiers et le plan d'action pour l'année
financière se terminant le 31 mars 2013

Avis au lecteur

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor exige aux ministères de démontrer les mesures qu'ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères sont tenus d'évaluer chaque année leur système de CIRF, d'établir un plan d'action pour apporter les ajustements nécessaires et de joindre à leur Déclaration de la responsabilité de la direction un résumé des résultats de leur évaluation et de leur plan d’action.

Les systèmes de CIRF efficaces visent à produire des états financiers fiables et à confirmer que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les registres financiers sont bien tenus;
• les actifs sont protégés contre les risques de gaspillage, d’abus, de perte, de fraude et de mauvaise gestion;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il est important de noter que le système de CIRF ne vise pas à éliminer tous les risques, mais plutôt à les atténuer raisonnablement grâce à des contrôles adaptés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu servant à repérer les principaux risques, à évaluer l'efficacité des contrôles clés connexes et à les ajuster au besoin, et à surveiller le système en vue de l'améliorer en permanence. Par conséquent, la portée, la cadence et l'état des évaluations ministérielles menées afin de déterminer l'efficacité du système de CIRF varieront d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations particulières.

1. Introduction

Le présent document est joint à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de Services partagés Canada (SPC) pour l'exercice 2012-2013. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, pour la première fois, ce document résume les mesures prises par SPC afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Il résume notamment la planification et l'évaluation menée par SPC au 31 mars 2013, incluant les progrès et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de mieux comprendre l'environnement de contrôle propre au ministère.

1.1 Pouvoirs, mandat et programmes

SPC est un ministère fédéral qui a été créé le 4 août 2011 afin de transformer en profondeur la façon dont le gouvernement du Canada gère son infrastructure des technologies de l'information (TI). SPC relève du Parlement par l’intermédiaire de la ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, et il est tenu de fournir à ses 43 ministères partenaires des services de courriel, de centre de données et de réseau d'une manière centralisée et normalisée, afin de soutenir l’exécution des programmes et de la prestation des services du gouvernement fédéral. SPC fournit aussi certains services technologiques facultatifs aux organisations gouvernementales selon le principe du recouvrement des coûts. Le mandat de SPC a été renforcé le 29 juin 2012 avec l’adoption, par le Parlement, de la Loi sur Services partagés Canada.

Le mandat de SPC a été récemment élargi, en vertu d'un décret du 3 avril 2013, afin d'inclure l'acquisition d'appareils d’utilisateur final et de logiciels connexes, notamment des logiciels de protection, pour les fonctionnaires fédéraux.

On peut trouver davantage de renseignements sur les pouvoirs, le mandat et les programmes de SPC dans le Rapport sur le rendement ministériel et le Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Points saillants financiers

Cette annexe accompagne les états financiers de SPC pour l'exercice financier 2012-2013. De l’information supplémentaire est disponible dans que les Comptes publics du Canada .

• Les dépenses totales s'élevaient à 1,765 milliards de dollars dont 34,10 % de ce montant était principalement lié aux salaires et avantages sociaux;
• Le total des revenus bruts s'élevait à 381,9 millions de dollars dont 97,78 % de ce montant était principalement lié aux sources des revenus disponibles tirés de la vente de biens et de services;
• Le total des actifs nets s’élevait à 804,2 millions de dollars et le total des passifs s’élevait à 533,6 millions de dollars. Les immobilisations corporelles (324,1 millions de dollars) s'élevaient à 40,30 % de l’ensemble de l’actif net du Ministère. Les comptes créditeurs et les charges à payer (384,2 millions de dollars) forment 72 % du passif total et ;
• SPC a un certain nombre de systèmes d'information, tel qu’un système financier intégré (SAP) et un système de gestion des ressources humaines (PeopleSoft), qui sont essentiels à ses opérations et à ses rapports financiers.

1.3 Ententes de services propres aux états financiers

SPC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :

Ententes communes :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) assure l'administration centrale de la rémunération et de l’approvisionnement de certains biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs du Ministère, en plus de fournir des services de locaux;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à SPC de l'information servant à calculer diverses charges à payer et indemnités, comme le passif lié aux indemnités de départ à payer;
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à SPC.

Ententes particulières:

• TPSGC fournit à SPC une plateforme de système financier SAP pour saisir et déclarer les opérations financières;
• Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à SPC une plateforme PeopleSoft pour traiter les opérations liées aux ressources humaines.

1.4 Changements importants pendant l’exercice 2012-2013

Le 1er avril 2012, SPC a reçu son propre budget et a commencé à exercer ses activités en tant que ministère autonome. Avant cela, SPC dépendait de ses 43 ministères partenaires pour traiter et certifier des opérations financières en son nom.

2. Environnement de contrôle de SPC pertinent au CIRF

SPC reconnaît qu'il est important que la haute direction donne le ton afin d'aider à assurer que les employés à tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils ont à jouer pour maintenir des systèmes de CIRF efficaces et qu’ils soient bien équipés pour assumer ces responsabilités efficacement. SPC a pour priorité de s'assurer que les risques sont bien gérés au moyen d'un environnement de contrôle adaptable et axé sur les risques, qu'il soit possible d'améliorer et de faire preuve d'innovation sur ce plan de façon constante.

2.1 Postes, rôles et responsabilités essentiels

Ci-dessous sont énumérés les principaux postes et comités de SPC qui sont chargés du maintien et de la révision de l'efficacité de son système de CIRF.

Présidente – La présidente de SPC, en tant qu'administrateur des comptes, assume la responsabilité et la direction globales des mesures qui sont prises pour conserver un système efficace de contrôle interne. À ce titre, la présidente préside le Conseil de la haute direction.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le dirigeant principal des finances de SPC relève directement de la présidente et voit à la coordination, à la cohérence et à la focalisation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, notamment son évaluation annuelle.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs de SPC responsables de la prestation des programmes sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF relevant de leur domaine de compétence.

Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation (DPVE) – Le dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation de SPC relève directement de la présidente et fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien de l'efficacité du système de CIRF.

Comité ministériel de vérification et d'évaluation (CMVE) – Le CMVE est un comité consultatif qui fournit une perspective objective sur les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de SPC. Ce comité, créé en 2012, est composé de quatre membres externes.

Conseil de la haute direction (CHD) – En tant qu’organe décisionnaire central de SPC, le CHD examine, approuve et surveille le profil de risque ministériel et le système de contrôle interne du Ministère, notamment les plans d’évaluation et d’action relatifs au système de CIRF.

2.2 Principales mesures prises par Services partagés Canada

L’environnement de contrôle de SPC comprend également une série de mesures destinées à faire en sorte que les employés gèrent bien les risques en les sensibilisant davantage, en leur fournissant des connaissances et des outils appropriés, et en leur donnant l'occasion d'acquérir des compétences.

Voici quelques-unes des principales mesures adoptées:

• Bureau des valeurs et de l’éthique;
• Code de valeurs et d'éthique ministériel;
• Équipe distincte relevant du dirigeant principal des finances pour le contrôle interne en matière de rapports financiers;
• Ententes de rendement annuelles avec des responsabilités précises en matière de gestion financière;
• Programme de formation et communications dans les domaines fondamentaux de la gestion financière;
• Les instruments de politique ministériels adaptés à l’environnement de contrôle de SPC; Grille des pouvoirs délégués régulièrement mise à jour;
• Grille des pouvoirs délégués régulièrement mise à jour;
• Cadre intégré de gestion des risques.

3. Base de référence de l’évaluation au 31 mars 2013

En 2012-2013, conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, SPC a débuté l'élaboration d'un plan systématique fondé sur les risques et l'évaluation pluriannuelle pour évaluer l'efficacité conceptuelle et opérationnelle du système de CIRF.

Par l'entremise de l'évaluation de l'efficacité conceptuelle, SPC s'assurera que les contrôles clés correspondants au CIRF aient été adéquatement identifiés, documentés et appliqués, et qu'ils tiennent compte du risque qu'ils visent à atténuer et que toute mesure corrective soit traitée de façon appropriée et en temps opportun.

Par l'entremise de l'évaluation de l'efficacité opérationnelle, SPC fera en sorte que les contrôles clés en matière de rapports financiers aient été mis à l'essai sur une période définie, fonctionnent comme prévu concernant les risques qu'ils visent à atténuer, et que toute mesure corrective soit traitée de façon appropriée et en temps opportun.

De telles évaluations couvrent tous les contrôles clés du Ministère, y compris les contrôles relatifs au niveau de l'entité, les contrôles généraux en matière de TI et les contrôles concernant les processus d'affaires. L’évaluation de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles clés de l'information financière mènera à la surveillance continue.

À l'appui de la surveillance continue du système de CIRF, SPC mettra en œuvre un plan de surveillance systématique et fondé sur les risques sur une base rotationnelle à travers laquelle l'efficacité des contrôles clés sera évaluée notamment en apportant les ajustements nécessaires.

4. Réalisations du ministère au 31 mars 2013

Pour l'exercice 2012-2013, SPC a entrepris un examen de ses comptes les plus significatifs en tenant compte des risques et de l'importance relative. les domaines niveaux de contrôle principal énumérés ci-dessous ont été identifiés :

• contrôles au niveau de l’entité;
• contrôles généraux en matière de TI;
• contrôles liés aux processus opérationnels - établissement préliminaire de la portée indique que les principaux processus opérationnels peuvent inclure les processus relatifs à la clôture et aux rapports financiers, aux immobilisations, à la paye, ainsi qu'aux comptes créditeurs et revenus.

Selon ces conditions, SPC est en cours de documenter son approche en plus des critères pour identifier et évaluer les principaux risques et les contrôles comme instrument de base pour établir le plan d'action pluriannuel.

5. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants

À compter de 2013-2014, le plan d'action ci-dessous résume les progrès que SPC compte réaliser à compléter dans l'évaluation de l'efficacité du système de CIRF :

5.1 Mesures particulières pour 2013-2014

SPC prévoit accomplir ce qui suit :

• Mettre au point le cadre pour le CIRF;
• Achever l'évaluation des risques et la délimitation des principaux domaines de contrôle reliés aux contrôles au niveau  de l'entité, aux contrôles généraux en matière de TI et aux contrôles liés aux processus opérationnels;
• Mener des entrevues avec les responsables des processus pour comprendre et corroborer les principaux domaines de contrôle, et confirmer le statut des processus opérationnels connexes;
• Compte tenu des résultats de l'évaluation et de la délimitation des risques, élaborer un plan d'évaluation du CIRF qui comporte des délais précis et des échéances pour les étapes d'évaluation des principaux domaines de contrôle;
• Commencer à documenter les processus et contrôles clés, et repérer les lacunes à combler.

Puisque 2012-2013 était la première année complète d'exploitation, SPC avait comme priorité de bâtir un ministère entièrement nouveau. Malgré que SPC ait fait d'importants progrès, des travaux supplémentaires sont nécessaires afin de mettre en œuvre certains processus d'affaires et activités de contrôle. Par exemple, SPC est en voie de mettre en œuvre le prolongement de son mandat pour l’acquisition d'appareils pour utilisateurs finaux et de logiciels connexes, y compris les logiciels de sécurité, pour les employés fédéraux. La poursuite des travaux pour bâtir le ministère aura une incidence sur l'étendue et le calendrier des activités d’évaluation du CIRF. SPC mettra à jour son plan d'action pour confirmer la faisabilité des principaux livrables et de tenir compte des nouveaux risques ou des risques modifiés liés aux rapports financiers.

Télécharger gratuitement des lecteurs PDF

Pour consulter la version PDF(format de document portable), vous devez avoir un lecteur PDFsur votre ordinateur. Si vous n'en avez pas déjà un, il existe de nombreux lecteurs PDFque vous pouvez télécharger gratuitement ou acheter dans Internet :

• Adobe Reader
• Foxit Reader(disponible en anglais seulement)
• Xpdf (disponible en anglais seulement)
• eXPert PDFReader(disponible en anglais seulement)