Lignes directrices 541-1 : accords interjuridictionnels d’échange de services

Lignes directrices

Numéro : 541-1

En vigueur : 2022-07-18

Sujets connexes

Instruments habilitants

But

Fournir une orientation générale pour la négociation, la mise en œuvre et la gestion des accords d’échange de services entre le ministre de la Sécurité publique et les administrations provinciales/territoriales

Champ d'application

S’applique aux membres du personnel qui participent à l’élaboration, à la mise en œuvre et à la gestion des accords d’échange de services

Contenu

Responsabilités

  1. Conformément à la DC 541 – Accords interjuridictionnels d’échange de services, le commissaire adjoint, Communications et engagement, a le pouvoir d’élaborer des lignes directrices concernant les accords d’échange de services (AES).

Étapes du processus de négociation

Étape 1 : Mise sur pied d’un groupe de travail et d’un comité directeur

  1. Les négociations sont organisées de façon bilatérale (p. ex., à l’échelle fédérale et provinciale/territoriale) par l’entremise d’un groupe de travail géré par les régions et composé de responsables régionaux et nationaux, qui relève d’un comité directeur composé de membres de la haute direction, au besoin.
  2. Un comité directeur, présidé par le commissaire adjoint, Communications et engagement, peut superviser et diriger les travaux du groupe de travail. Ce comité peut comprendre le sous-commissaire régional, le commissaire adjoint, Services corporatifs, et dirigeant principal des finances et/ou d’autres cadres supérieurs, comme il convient.
  3. Le groupe de travail servira d’équipe de négociation, procédera à une analyse détaillée et élaborera les termes de l’accord proposé. La composition précise d’un groupe de travail présidé par le sous-commissaire régional ou une personne désignée par ce dernier variera selon la nature de l’accord, mais peut comprendre des représentants des administrations régionale et centrale, soit des représentants des Relations intergouvernementales, des Finances, des Politiques et de la planification, des Services juridiques, du Secteur des délinquantes et d’autres secteurs, au besoin (p. ex., Secteur des politiques, Secteur des services de santé, Direction des Services de contrats et de gestion du matériel, Secteur des opérations et des programmes correctionnels, Secteur des services corporatifs).

Étape 2 : Analyse des exigences préalables à la négociation

  1. Le but de l’étape préalable à la négociation est de procéder à des recherches et à des discussions préliminaires, afin de déterminer si un AES constitue le moyen le plus approprié et le plus rentable d’assurer des services et des programmes précis. Elle permet également de prévenir les intéressés des éléments qui nécessiteront ultérieurement l’approbation du ministre et du gouverneur en conseil, de procéder aux consultations qui s’imposent, notamment auprès des représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, et d’obtenir la participation des autorités compétentes.

Analyse des besoins

  1. Les AES doivent tous tenir compte des considérations d’ordre juridique et financier ainsi que du mandat, des programmes et des politiques du SCC et du gouvernement fédéral (p. ex., les politiques et règlements du Conseil du Trésor). L’analyse des besoins porte sur les aspects suivants :
    1. la définition de la population visée, incluant diverses variables comme le lieu, l’identité ou l’expression de genre, le type d’infraction, le type de peine, les exigences quant aux programmes spéciaux, les besoins en matière de santé et/ou de sécurité, la culture et le nombre estimatif de délinquants
    2. les capacités requises – une analyse des besoins en matière d’hébergement qui établit le nombre de places requises, la période pendant laquelle ces places seront requises et le coût connexe pour répondre au besoin établi, compte tenu de facteurs tels que les taux d’admission, de roulement, de rejet et de retour ainsi que les ressources et capacités disponibles
    3. les niveaux et les types de services nécessaires pour répondre aux besoins de la population visée en ce qui a trait à la participation aux programmes et au suivi.
  2. Les renseignements requis pour l’analyse des besoins seront compilés par un coordonnateur/représentant régional faisant partie du groupe de travail, puis analysés par le groupe de travail. Une fois que ces facteurs sont définis, un énoncé des objectifs du SCC ou des résultats escomptés est rédigé (p. ex., les locaux, les services et/ou les programmes requis pour le type et le nombre prévu de délinquants dans un lieu géographique donné et pour une période et un coût précis).

Considérations financières

  1. Une fois que les objectifs du SCC ou les résultats escomptés ont été définis, on compare les avantages et les coûts approximatifs de la prestation de services aux délinquants sous responsabilité fédérale dans les établissements provinciaux/territoriaux dans le cadre d’un AES avec les avantages, les coûts approximatifs et la faisabilité de la prestation de tels services directement par le système correctionnel fédéral.
  2. L’analyse coûts-avantages menée par les membres nommés du groupe de travail comprend quatre éléments principaux :
    1. compatibilité avec la Mission du SCC, l’Énoncé des valeurs du SCC et les principes des AES<
    2. répercussions sur les programmes
    3. répercussions financières
    4. Plan d’activités organisationnel du SCC.

Étapes 3 : Avis des négociations proposées donné aux autorités compétentes

  1. On doit prendre plusieurs dispositions pour aviser toutes les personnes susceptibles de participer au processus décisionnel de la possibilité d’une négociation, laquelle nécessitera ultérieurement l’approbation du ministre et du gouverneur en conseil/Conseil du Trésor.
  2. Au moins un an avant l’expiration de l’AES en vigueur, la Division des relations intergouvernementales donnera au ministre de la Sécurité publique un aperçu de l’analyse initiale des besoins, préparée en collaboration avec le sous-commissaire régional. Le commissaire, par l’intermédiaire de la Division des relations intergouvernementales, demandera ensuite au ministre son approbation de principe en vue d’entamer des négociations.
  3. Suivant l’obtention de l’approbation de principe du ministre, la Division des relations intergouvernementales prépare des lettres dans lesquelles le ministre propose à ses homologues provinciaux/territoriaux que soient entreprises des négociations en vue d’un accord mutuellement satisfaisant, selon les délais proposés.

Gestion de la transition à l’étape de la négociation

  1. Une fois que l’approbation de principe du ministre requise pour entamer les négociations est obtenue, le président du groupe de travail, en consultation avec le coordonnateur régional, devrait préparer un aperçu du plan de projet de négociation, qui devrait comporter ce qui suit :
    1. les objectifs de la négociation
    2. le responsable du projet – qui doit rendre compte de la livraison du ou des produits finaux
    3. l’organisation du projet – les principaux intervenants du SCC, leurs rôles et responsabilités
    4. le processus proposé, le plan de travail préliminaire et les principaux jalons/résultats prévus
    5. le processus d’approbation
    6. le plan de communication – la nature des renseignements à transmettre et les méthodes de communication
    7. l’affectation des ressources nécessaires à la conduite des négociations – le nombre et le type d’employés, le nombre de jours de travail et le budget du projet.

Étape 4 : Négociation

  1. Le groupe de travail sera en contact avec les représentants provinciaux/territoriaux concernés afin de se faire une idée préliminaire de leurs besoins. À mesure que la négociation progresse, on établit des modalités d’entente acceptables pour les deux parties, et le groupe de travail cerne les questions sur lesquelles il n’y a pas de consensus.
  2. Le président du groupe de travail veillera à ce que le comité directeur soit dûment informé tout au long du processus de négociation.

Étape 5 : Préparation de la documentation

  1. Le modèle générique d’AES sera utilisé pour la rédaction de tous les nouveaux AES. Le modèle indique les domaines à inclure dans l’AES proposé. La souplesse et les modifications du modèle sont permises, en collaboration avec les Relations intergouvernementales, afin de tenir compte des différences provinciales/territoriales.
  2. Les AES en vigueur seront prolongés, au moyen de la correspondance écrite, entre le ministre fédéral et le ministre provincial ou le ou les homologues territoriaux.
  3. On ne peut modifier la raison d’être d’un accord signé par le ministre sans l’approbation de ce dernier. Toute modification d’un AES qui influe sur la raison d’être ou la portée de l’accord ou qui a une incidence considérable sur les coûts doit être signée par le ministre et peut également nécessiter l’approbation du gouverneur en conseil et/ou du Conseil du Trésor.
  4. Au cours de la période d’application d’un accord, il peut s’avérer souhaitable d’y apporter des rectifications qui n’ont pas d’incidence sur la raison d’être de l’accord. Aux fins de souplesse opérationnelle, la délégation du pouvoir d’apporter des modifications opérationnelles devrait être prévue dans le corps de l’accord. Ainsi, les dispositions opérationnelles détaillées peuvent être modifiées sans qu’il soit nécessaire de suivre le processus officiel d’approbation par le ministre et le gouverneur en conseil/Conseil du Trésor, ce qui assouplit l’exécution des accords approuvés par le ministre. Le pouvoir de signature est délégué au commissaire (administrateur général) pour le SCC et au sous-ministre à l’échelle provinciale/territoriale. Dans le cas de certaines modifications, le pouvoir délégué sera exercé par le sous-commissaire régional pour le SCC et le sous-ministre adjoint pour la province ou le territoire.
  5. Voici quelques exemples des éléments d’information qui peuvent figurer dans les annexes :
    1. procédures et délais de communication d’avis (p. ex., exigences relatives à la communication d’un avis au détenu, y compris les motifs consignés de la recommandation de transfèrement, son approbation ou son rejet et une confirmation que le devoir d’agir équitablement a été respecté)
    2. dispositions financières relatives à la facturation
    3. programmes à offrir
    4. norme quant au nombre de places
    5. explication détaillée du calcul des tarifs quotidiens selon le plan comptable approuvé
    6. audits et évaluations.

Modes de paiement

  1. Les méthodes/modes de paiement pour les AES incluent les éléments suivants :
    1. tarif pondéré – le total des coûts de fonctionnement d’un groupe d’établissements provinciaux/territoriaux divisé par le nombre total de jours-lits (p. ex., la population moyenne annuelle de délinquants multipliée par 365 jours) afin d’obtenir un tarif journalier pondéré. Ce modèle peut convenir pour établir un tarif standard pour tous les établissements dans une administration, ou encore un tarif standard pour les établissements de l’administration qui accueillent un sexe particulier (p. ex., un tarif pondéré pour tous les établissements correctionnels provinciaux pour hommes)
    2. tarif journalier propre à un établissement/service – le total des coûts de fonctionnement d’un ou de plusieurs établissements correctionnels provinciaux/territoriaux offrant un certain type de service ou de place (p. ex., place en détention provisoire ou lit d’hôpital) divisé par le nombre total de jours-détenus afin d’obtenir un tarif journalier précis
    3. rajustement annuel des paiements – les modalités relatives à un rajustement annuel des taux de salaire devraient être négociées et clairement décrites dans l’accord.
  2. Les modalités en vertu desquelles des frais supplémentaires pour la prestation de services spéciaux ou de locaux seront autorisés devraient être négociées et clairement énoncées dans l’accord.
  3. Les accords sont en vigueur pour une période déterminée. Habituellement, les AES couvrent une période de cinq ans et sont visés par deux prolongations potentielles de cinq années chacune. La durée totale de l’accord ne peut pas dépasser la durée approuvée par le gouverneur en conseil.

Résiliation des accords

  1. Les accords conclus doivent contenir une clause qui permet aux deux parties de les résilier moyennant un préavis déterminé. Il est également recommandé qu’un préavis soit émis lorsque l’une des parties choisit de ne pas renouveler l’accord.
  2. Lors de la négociation d’un nouvel accord, une clause de résiliation stipulera :
    1. les conditions dans lesquelles l’une ou l’autre des parties peut résilier l’accord
    2. le délai de préavis en cas de résiliation d’un accord, qui est habituellement d’un an.
  3. La décision de résilier, de renégocier ou de renouveler un accord pourrait être motivée par divers facteurs, tels que les suivants :
    1. des modifications importantes apportées aux politiques fédérales ou provinciales/territoriales ayant des répercussions directes sur les coûts
    2. de graves difficultés opérationnelles éprouvées par l’une ou l’autre partie
    3. des changements importants dans la composition de la population carcérale fédérale ou provinciale/territoriale
    4. les résultats d’un audit ou d’une évaluation de programmes
    5. des modifications importantes apportées aux programmes ou aux services offerts aux délinquants
    6. le service n’est plus requis par l’une ou l’autre des parties.
  4. Si une analyse révèle des écarts importants entre les modalités de l’accord et le coût ou le niveau réel du service fourni, on remédiera à ces écarts avec les représentants provinciaux/territoriaux au niveau opérationnel avant de suggérer des solutions dans le cadre d’une renégociation de l’accord.

Renégociation ou modification des accords

  1. Conformément au modèle générique d’AES, un AES contiendra une section qui indique les délais et les conditions à respecter ainsi que les formalités à suivre pour renégocier ou modifier les modalités de l’accord.
  2. Lorsqu’il s’avère nécessaire d’apporter des modifications à un AES, comme il est indiqué dans la section Étape 5 : Préparation de la documentation, les approbations requises seront déterminées conjointement par les Services corporatifs, les Services juridiques et la Division des relations intergouvernementales.

Considérations juridiques connexes

Rôle des commissions provinciales/territoriales des libérations conditionnelles

  1. Certaines administrations ont leurs propres commissions des libérations conditionnelles; à l’exception des délinquants qui purgent une peine d’emprisonnement à perpétuité ou une peine d’une durée indéterminée, ce sont ces commissions qui sont habilitées à prendre des décisions concernant la mise en liberté des délinquants sous responsabilité fédérale transférés dans leur administration respective. Les provinces/territoires sont responsables, sur les plans légal et financier, de la surveillance des délinquants sous responsabilité fédérale transférés qui sont mis en liberté par ces commissions des libérations conditionnelles.
  2. Les délinquants transférés (à l’échelle fédérale et provinciale/territoriale) sont visés par les dispositions de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC) relatives à la libération d’office.

Rôle de la Commission des libérations conditionnelles du Canada

  1. La Commission des libérations conditionnelles du Canada sera consultée avant de prendre une décision concernant le transfèrement d’un délinquant condamné à purger l’une des peines suivantes :
    1. peine d’emprisonnement à perpétuité infligée comme peine minimale
    2. peine de mort commuée en emprisonnement à perpétuité
    3. détention dans un pénitencier pour une période indéterminée.
  2. Si l’accord conclu avec la province ou le territoire ne contient pas de clause à l’égard du paragraphe 746.1(1) du Code criminel, le sous-commissaire régional devra, avant de procéder au transfèrement du délinquant, obtenir que la province ou le territoire s’engage à ne pas lui accorder de permissions de sortir sans escorte ni de permissions de sortir avec escorte à des fins non médicales sans l’approbation préalable de la Commission des libérations conditionnelles du Canada, jusqu’à ce qu’il lui reste trois ans ou moins à purger avant sa date d’admissibilité à la libération conditionnelle.

Étape 6 : Obtention d’une approbation interne/externe

Approbation interne

  1. Les AES feront l’objet d’un examen complet au chapitre de la planification, des finances et des services juridiques pendant et après l’étape de la négociation. Cet examen portera sur les questions d’uniformité et de cohérence dans les accords et garantira que tous les aspects des accords sont inclus dans une proposition donnée. Le processus d’approbation de fonds supplémentaires pour les AES est mené principalement par voie de consultation auprès des Services corporatifs.

Approbation externe

  1. Suivant le paragraphe 16(1) de la LSCMLC, le SCC doit faire approuver tout accord fédéral-provincial/territorial par le gouverneur en conseil. De plus, les AES doivent respecter les limites financières indiquées dans la Directive financière (DF) 350-3 – Passation de marchés, ainsi que dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor.
  2. La Division des relations intergouvernementales aidera la Division de l’analyse et des stratégies financières de l’administration centrale à s’assurer que la présentation au Conseil du Trésor appropriée est préparée afin d’obtenir les approbations requises. Cette présentation doit être signée par le ministre et envoyée au Conseil du Trésor aux fins d’approbation.
  3. Une fois les approbations du Conseil du Trésor obtenues, l’AES est soumis au ministre aux fins d’approbation et de signature finale, puis envoyé à l’homologue provincial/territorial du ministre pour que celui-ci l’approuve et le signe à son tour.
  4. Si des modifications doivent être apportées à un accord existant, elles seront examinées au cas par cas pour déterminer le niveau d’approbation requis.

Approbation provinciale

  1. Les administrations provinciales/territoriales suivent leur propre processus d’approbation.

Étape 7 : Parachèvement et mise en œuvre de l’accord

  1. Une fois l’approbation du gouverneur en conseil/Conseil du Trésor obtenue, l’AES est signé par les ministres fédéral et provincial/territorial, puis mis en œuvre.
  2. L’étape de la mise en œuvre, qui constitue une transition entre l’étape de la négociation et celle de la gestion de l’accord, vise à atteindre trois objectifs :
    1. renforcer l’intention de l’accord et s’assurer que celui-ci est mis en œuvre dans l’esprit des principes, de la philosophie ainsi que des considérations juridiques et financières qui le sous-tendent
    2. transférer la responsabilité principale de l’administration centrale à l’administration régionale concernée
    3. intégrer l’accord dans les processus continus de planification et de gestion du SCC.
  3. Le directeur, Relations intergouvernementales, coordonnera et surveillera l’étape de la mise en œuvre pour s’assurer que les mesures nécessaires sont prises, conformément aux termes de l’accord.
  4. À l’étape de la mise en œuvre, le sous-commissaire régional rédigera des procédures pour la gestion continue de l’accord.
  5. Veuillez consulter l’annexe C pour voir toutes les étapes du processus de négociation.

Gestion des accords

  1. Le sous-commissaire régional mettra également en place un processus visant à assurer la gestion efficace et continue des accords ainsi qu’à cerner et à régler rapidement toutes les questions.

Réunions du Comité conjoint de gestion

  1. La région et la province respective ou le territoire respectif formeront un Comité conjoint de gestion, composé de représentants de chaque partie, pour surveiller la gestion de l’AES et fournir des conseils. Le nombre de représentants sera établi par chaque partie. La fréquence des réunions du Comité conjoint de gestion est énoncée dans l’AES. Si l’AES en vigueur n’indique pas la fréquence des réunions du Comité conjoint de gestion, les parties doivent se rencontrer (en personne ou par téléconférence/vidéoconférence) au moins une fois par année, de préférence deux fois. Le sous-commissaire régional fournira au directeur, Relations intergouvernementales, un calendrier des réunions annuelles, l’ordre du jour et le compte rendu des réunions, y compris les décisions et les mesures prises, aux fins des audits et des négociations futures.
  2. Le Comité conjoint de gestion a pour rôle :
    1. d’effectuer le suivi de l’accord
    2. de conseiller le commissaire et le sous-ministre provincial/territorial sur les activités de l’AES
    3. de déterminer les questions qui ont une incidence sur le succès de l’accord
    4. de résoudre les questions opérationnelles ou de recommander qu’elles soient réglées au moyen d’une modification apportée à l’accord.

Audits et évaluations

  1. Au cours du processus de négociation, les deux parties doivent s’entendre sur les exigences et les systèmes jugés acceptables relativement à la présentation de rapports financiers et en faire état dans l’AES. On procédera à des audits périodiques par échantillonnage pour s’assurer que le système de comptabilité et la facturation provinciale/territoriale sont corrects.
  2. Les audits à l’échelle régionale de l’information du système de surveillance de l’utilisation des places, établi et tenu par la Division des relations intergouvernementales, peuvent servir à deux fins :
    1. déterminer l’utilisation des places par rapport aux dépenses saisies au moyen de mécanismes de production de rapports financiers établis séparément
    2. fournir les données nécessaires pour analyser et évaluer l’application des accords.
  3. À la différence des examens opérationnels et des audits, qui portent sur la fiabilité de l’information, les évaluations portent sur l’efficacité d’un accord, c’est-à-dire :
    1. la mesure dans laquelle l’accord répond aux objectifs qui y sont énoncés
    2. le rapport entre les objectifs énoncés dans l’AES et les priorités organisationnelles du SCC (p. ex., évaluer continuellement la pertinence de l’accord).
  4. Des critères et des calendriers d’évaluation seront négociés et mis en application conjointement avec l’administration provinciale/territoriale concernée.

Considérations relative à la planification et à gestion

Lier les AES aux systèmes de planification et de gestion du Service

  1. Une planification à l’échelle nationale est requise pour lier la planification et l’utilisation des AES aux systèmes de planification et de gestion du Service. La négociation ou modification des accords assurera un équilibre entre les besoins en matière de programmes et ceux en matière de planification de l’hébergement.
  2. Les plans et les prévisions concernant les transfèrements interjuridictionnels tiendront compte des principes et des objectifs relatifs aux AES, de la population visée, des critères de sélection et des besoins prévus en matière de ressources.

Surveillance et rapports

  1. Le directeur, Relations intergouvernementales, maintient un système de suivi des données sur l’utilisation des places à l’échelle nationale et de toutes autres données, au besoin. Le sous-commissaire régional doit mettre en place et maintenir un système équivalent à l’échelle régionale.
  2. Le système de surveillance de l’utilisation des places fournit de l’information globale par province/territoire quant au type et au nombre de places utilisées dans le cadre d’AES chaque trimestre de l’exercice financier.
  3. Le sous-commissaire régional est chargé de surveiller toutes les dépenses régionales associées aux AES et de produire des rapports à cet égard, ainsi que de veiller à ce que les codes inscrits dans l’Outil de gestion des ressources pour les jours-lits des AES soient en conformité avec l’annexe D – Types de places auxquelles le SCC a accès grâce aux AES.
  4. Outre le maintien d’un système de surveillance financière, le sous-commissaire régional transmettra un rapport annuel au commissaire adjoint, Communications et engagement, sur les questions liées à la gestion continue de l’accord, incluant les changements potentiels ou à venir quant aux taux d’utilisation.

Demandes de renseignements

  1. Division de la politique stratégique
    Administration centrale
    Courriel : Gen-NHQPolicy-Politi@CSC-SCC.GC.CA

commissaire adjoint,
Communications et engagement

Kirsran Gagnon

Annexe A - Renvois et définitions

Renvois

DF 350-3 – Passation de marchés
DC 541 – Accords interjuridictionnels d’échange de services
DC 701 – Communication de renseignements
DC 710-2 – Transfèrement de détenus
DC 767 – Délinquants ethnoculturels : Services et interventions

Code criminel
Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor
Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor
Guide des présentations au gouverneur en conseil (autres que les règlements)

Définitions

Accord d’échange de services (AES) : accord conclu entre le ministre de la Sécurité publique et les gouvernements provinciaux/territoriaux concernant la détention provisoire, le transfèrement et la surveillance des délinquants dans la collectivité. Les AES décrivent en détail les rôles et les responsabilités de chaque administration et présentent les protocoles précis concernant les tarifs journaliers, l’échange de renseignements sur les délinquants et la facturation.

Délinquant : une personne conformément aux dispositions du paragraphe 2(1) de la LSCMLC.

Annexe B - Élaboration du processus préalable à la négociation

Le besoin est déterminé
Mettre sur pied un groupe de travail

Mettre sur pied un comité directeur
Recueille et analyse les renseignements de base

Supervise et dirige les travaux du groupe de travail
Procéder à l'analyse des besoins Définir la population visée; déterminer les besoins de la population visée en matière d’hébergement et/ou de programmes (compte tenu de la Mission, de l’Énoncé des valeurs et des objectifs organisationnels du SCC)

Déterminer besoins du délinquant dans le contexte du système correctionnel fédéral
Présentations au Conseil du Trésor et budget principal des dépenses
Établir l'objectif ou les objectifs du SCC Déterminer le type de service, de programme ou d’hébergement à fournir, le nombre ou les catégories de délinquants visés, le lieu géographique, la durée et le coût
Trouver des solutions de rechange Comment atteindre l’objectif ou les objectifs du SCC?
  • Système Fédéral : prestation des services directement par le système correctionnel fédéral
  • Accord Interjuridictionel : prestation des services par l’entremise d’AES
Évaluer les solutions de rechange Effectuer une analyse coûts-avantage :
  • Principes des AES : mesure dans laquelle les solutions proposées sont compatibles avec la Mission du SCC, ses objectifs stratégiques et les principes des AES.
  • Programmes : appliquer le profil des programmes; analyser les avantages non quantifiables ou les limites
  • Finances : appliquer les principes financiers et le modèle économique (coûts comparatifs par délinquant pour des services facultatifs)
  • Pouvoirs du SCC : mesure dans laquelle les solutions proposées sont compatibles avec les pouvoirs financiers du SCC
Recommandation Déterminer la solution la plus appropriée et la plus rentable (peut-être un AES)

Annexe C - Liste de vérification relative aux AES – Étapes du processus de négociation et délais recommandés

 
Étapes des AES Mesures à prendre Délai général Bureau de première responsabilité Bureau de deuxième responsabilité
Étape 1 : Mise sur pied d’un groupe de travail et d’un comité directeur a) Mettre sur pied un groupe de travail dirigé par le sous-commissaire régional (SCR). Le groupe de travail sera formé d’experts en la matière (représentants des Opérations régionales, des Finances de l’administration régionale [AR], des Politiques et de la planification de l’AR, de la Division des relations intergouvernementales [RI], des Services juridiques, du Secteur des délinquantes et d’autres personnes, au besoin) qui collaboreront pour conclure un Accord d’échange de services Date de début : le 1er avril de l’année précédant la date de mise en œuvre prévue SCR Commissaire adjoint, Services corporatifs (CASC)/adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF), sous-commissaire adjoint, Services intégrés (SCASI), RI, Services juridiques
b) Mettre sur pied un comité directeur, selon les besoins, présidé par le commissaire adjoint, Communications et engagement (CACE). Ce comité mène à bien les étapes d’élaboration initiales, supervise et gère les buts et les objectifs du programme et coordonne les activités du groupe de travail Avril CACE CASC/ADPF,
SCASI, RI
Étape 2 : Analyse des exigences préalables à la négociation c) Définir les objectifs des deux parties


Avril et mai
SCR AR, RI,
CASC/ADPF,
Services juridiques
d) Procéder à l’analyse des besoins au chapitre des programmes et des politiques et sur les plans juridique et financier
e) Évaluer les solutions de rechange (c.-à-d. analyse coûts-avantages)
Étape 3 : Avis des négociations proposées donné aux autorités compétentes f) Rédiger une note d’information destinée au commissaire/ ministre concernant l’intention de négocier Avril (ou un an avant l’expiration de l’accord en vigueur) RI SCR
g) Préparer la correspondance du ministre de la Sécurité publique à l’intention du ministre provincial/territorial respectif indiquant son intention de négocier Avril RI SCR
Étape 4 : Négociation h) Négocier les détails liés aux programmes, aux politiques et aux aspects juridiques et financiers et s’entendre à leur égard

De mai à septembre
SCR AR, RI,
CASC/ADPF,
Services juridiques
i) Négocier les détails liés aux programmes, aux politiques et aux aspects juridiques et financiers et s’entendre à leur égard
Étape 5 : Préparation
de la documentation
j) Rédiger l’ébauche de l’accord et en faciliter l’examen par les intervenants



D’octobre à décembre
SCR/Services juridiques RI
k) Élaborer la présentation au Conseil du Trésor requise CASC/ADPF SCR, RI,
Services juridiques
l) Envoyer les ébauches au Secrétariat du Conseil du Trésor aux fins de rétroaction CASC/ADPF  
m) Intégrer tous les changements aux documents SCR/RI/
CASC/ADPF/
Services juridiques
Divers
Étape 6 : Obtention d’une approbation interne/externe n) Obtenir l’approbation de l’ébauche finale de l’AES





Décembre
SCR RI
o) Obtenir l’approbation écrite du SCR pour l’ébauche finale de l’AES RI SCR
p) Traduire l’accord et les documents pertinents RI  
q) Préparer une note d’information pour que le ministre approuve la présentation au Conseil du Trésor CASC/ADPF  
r) Parachever la présentation au Conseil du Trésor et la note d’information, puis obtenir les approbations requises (attestation du dirigeant principal des finances, RI, SCR, Services juridiques, commissaire, etc.) CASC/ADPF SCR, RI,
Services juridiques
s) Transmettre la présentation et la note d’information à la Sécurité publique (aux fins d’approbation par le ministre) CASC/ADPF  
t) Envoyer la version finale signée de la présentation au Secrétariat du Conseil du Trésor CASC/ADPF  
Étape 7 : Parachèvement et mise en œuvre de l’accord u) Préparer une note d’information à l’intention du ministre lui recommandant de signer l’accord une fois l’approbation du Conseil du Trésor reçue Janvier RI AR
v) Préparer la correspondance invitant la province à signer le nouvel accord Janvier RI Services juridiques,
RI
w) Mettre en œuvre l’accord Avril SCR RI
x) Commencer à produire des rapports Août SCR  

Annexe D - Types de places auxquelles le SCC a accès grâce aux AES

Code à inscrire dans l’Outil de gestion des ressources (OGR) : Article d’exécution 04809-ESA – Newly Sentenced, Inmate Not Yet Transferred (AES – Délinquants nouvellement condamnés qui n’ont pas encore été transférés)

Code à inscrire dans l’OGR : Article d’exécution 04800-ESA – Temporary Detention (AES – Détention provisoire)

Code à inscrire dans l’OGR : Article d’exécution 04801-ESA – Institutional Transfers (AES – Transfèrements entre établissements)

Code à inscrire dans l’OGR : Article d’exécution 04803-ESA – Provincial CRC Transfer Beds (AES – Centre résidentiel communautaire d’une province)

Code à inscrire dans l’OGR : Article d’exécution 04802-ESA – Provincial Hospital Beds (AES – Hôpital d’une province)

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