Mesures d’adaptation en milieu de travail

• Loi canadienne sur les droits de la personne
• Loi sur l’équité en matière d’emploi
• Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du Conseil du Trésor
• Conventions collectives applicables
• Directive du commissaire 001 – Cadre de la mission, des valeurs et de l’éthique du Service correctionnel du Canada

Veiller à ce que les gestionnaires/superviseurs, les intervenants en ressources humaines et les employés comprennent leurs obligations juridiques, leurs rôles et responsabilités et leurs droits en ce qui concerne l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

Fournir des outils pour faciliter la prise de mesures d’adaptation

Décrire la procédure à suivre pour demander et offrir des mesures d’adaptation

S’appliquent à tous les employés nommés pour une période indéterminée et tous les employés nommés pour une période déterminée du Service correctionnel du Canada (SCC), y compris les stagiaires et les candidats à un emploi au SCC (s’il y a lieu)

S’appliquent à tous les aspects de l’emploi, y compris mais sans s’y limiter : le recrutement, la sélection, la formation, la promotion, les mutations, les conditions de travail et la cessation d’emploi

• Déclaration
• Qu’est-ce que l’obligation de prendre des mesures d’adaptation?
• Motifs de distinction illicite
• Limites quant à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation
• Contrainte excessive
• Exigence professionnelle justifiée
• Rôles et responsabilités
• Processus de prise de mesures d’adaptation
• Déterminer un besoin en matière de mesures d’adaptation
• Rencontrer l’employé pour discuter de la demande de mesures d’adaptation
• Recueillir et passer en revue les renseignements pertinents concernant la demande de mesures d’adaptation de l’employé et évaluer la demande
• Rendre une décision éclairée concernant la demande de mesures d’adaptation
• Mettre en œuvre et communiquer la décision concernant la demande de mesures d’adaptation
• Assurer le suivi et tenir des dossiers sur les mesures d’adaptation
• Précisions et évaluations médicales
• Médecin traitant
• Examen médical indépendant
• Santé Canada
• Évaluations ergonomiques des postes de travail
• Dispositifs fonctionnels personnels
• Technologie informatique adaptée
• Mesures d’adaptation et processus de dotation
• Financement des mesures d’adaptation
• Protection des renseignements personnels et confidentialité
• Annexe A - Demandes de renseignements
• Annexe B - Limites quant à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation
• Annexe C - Processus de prise de mesures d’adaptation en milieu de travail du SCC

1. Le SCC s’engage à favoriser un milieu de travail inclusif où tous les employés sont traités avec respect et dignité conformément à l’Énoncé des valeurs du SCC.
2. Le SCC agit conformément à ses obligations aux termes de la Charte canadienne des droits et libertés, de la Loi canadienne sur les droits de la personne et de la Loi sur l’équité en matière d’emploi.
3. Le SCC fournit un milieu de travail garantissant l’égalité des chances et exempt de discrimination fondée sur la race, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l’état de personne graciée.

4. L’obligation de prendre des mesures d’adaptation dans le milieu de travail est une exigence juridique selon laquelle les employeurs doivent proactivement éliminer les normes, les pratiques, les politiques, les exigences, les procédures ou les règles qui ont ou pourraient avoir une incidence discriminatoire sur une personne ou un groupe en fonction de motifs de distinction illicite ou de caractéristiques humaines prévus dans la Loi canadienne sur les droits de la personne ou la Loi sur l’équité en matière d’emploi. En résumé, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation protège les personnes contre le fait de se voir refuser des possibilités ou d’être victime de discrimination sur le fondement de certaines caractéristiques personnelles connues comme un motif de distinction illicite.
5. L’objectif premier de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation est de promouvoir, dans les limites raisonnables, la capacité des personnes à participer de façon juste et équitable dans leur milieu de travail grâce à l’élimination des effets discriminatoires des normes en milieu de travail.

6. Le droit canadien interdit la discrimination fondée sur l’un des 13 motifs visés à l’article 2 de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Le SCC est tenu d’offrir à ses employés des mesures d’adaptation, pourvu qu’elles n’imposent pas une contrainte excessive, afin d’éviter ces formes de discrimination. Voici les 13 motifs :
1. race
2. âge
3. couleur
4. religion
5. origine nationale ou ethnique
6. sexe (y compris la grossesse)
7. orientation sexuelle
8. identité ou expression de genre
9. état matrimonial
10. situation de famille
11. caractéristiques génétiques
12. état de personne graciée
13. déficience (y compris physique et mentale).

7. Les mesures d’adaptation peuvent couvrir une multitude de situations, et par conséquent, différentes options sont possibles. Cependant, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation a des limites. Des exemples pratiques de situations qui ne relèvent pas de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation sont fournis à l’annexe B.

8. Le SCC est tenu de mettre en place des mesures d’adaptation jusqu’à la contrainte excessive.
9. Il n’existe aucune définition légale précise de la contrainte excessive ni de formule établie permettant de déterminer ce qui constitue une contrainte excessive. Chaque situation devrait être considérée comme unique et évaluée au cas par cas. Les facteurs pris en compte pour déterminer une contrainte excessive incluent la santé, la sécurité et les coûts.
10. La contrainte excessive ne peut être invoquée sur la foi d’une opinion ou d’une hypothèse, ou sur le fait qu’elle entraîne certains coûts. La jurisprudence a établi que pour les ministères et les organismes fédéraux, il se peut qu’une allégation de contrainte excessive fondée sur les coûts ne soit pas suffisante. Le SCC doit démontrer qu’une mesure d’adaptation entraînera une contrainte excessive en fournissant la preuve que toutes les solutions raisonnables ont été envisagées.
11. Avant d’invoquer la contrainte excessive, les gestionnaires/superviseurs doivent consulter le conseiller régional en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

12. Une exigence professionnelle justifiée est une norme ou une règle qui est essentielle à l’exécution des fonctions d’un poste en particulier. Pour qu’une norme soit considérée comme une exigence professionnelle justifiée, un employeur doit établir qu’une mesure d’adaptation ou un changement à la norme créerait une contrainte excessive.

13. Bien que l’obligation de prendre des mesures d’adaptation relève principalement du SCC, une mesure d’adaptation réussie requiert la coopération ainsi que la collaboration de multiples parties. Ces parties peuvent comprendre, mais sans s’y limiter, les gestionnaires/superviseurs, les employés, les représentants syndicaux et les conseillers régionaux en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation/conseillers en matière de relations de travail.
14. Il incombe au SCC :
1. d’éliminer les obstacles qui font en sorte que des employés n’ont pas accès au milieu de travail ou en sont exclus
2. d’atténuer la nécessité de recourir à des mesures d’adaptation individuelles en examinant de manière périodique les règles, les politiques et les pratiques afin de s’assurer qu’elles ne sont pas discriminatoires
3. de veiller à ce que tous les membres du personnel et les candidats à un emploi soient informés de leur droit à des mesures d’adaptation
4. de répondre aux demandes de mesures d’adaptation avec tact et rapidité, et en respectant la confidentialité de celles-ci
5. de fournir des mesures d’adaptation individuelles jusqu’à la contrainte excessive
6. de veiller à la mise en œuvre efficace de la politique
7. de veiller à ce que les politiques, les programmes, les conventions collectives, etc. ne créent pas d’obstacles à la participation et à la productivité de tous.
15. Il incombe au gestionnaire/superviseur :
1. de favoriser un milieu de travail inclusif en traitant avec respect et dignité tous les membres du personnel et les candidats à un emploi, conformément à l’Énoncé des valeurs du SCC
2. de cerner et d’éliminer les obstacles qui font en sorte que des employés n’ont pas accès au milieu de travail ou en sont exclus
3. de comprendre les obligations du SCC et son processus de prise de mesures d’adaptation
4. d’assumer proactivement la responsabilité de la gestion des cas nécessitant des mesures d’adaptation et d’assurer le suivi de ces mesures avec tact et rapidité, et en respectant la confidentialité de celles-ci
5. de veiller à ce que chaque cas nécessitant des mesures d’adaptation soit traité individuellement/au cas par cas
6. de communiquer avec l’employé et de veiller à ce qu’il soit inclus dans le processus de prise de mesures d’adaptation
7. d’agir de façon professionnelle et respectueuse envers les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation.
16. Il incombe à l’employé :
1. de demander des mesures d’adaptation, au besoin
2. de présenter de bonne foi la demande de mesures d’adaptation
3. de collaborer avec le gestionnaire/superviseur en fournissant les renseignements pertinents et les documents appropriés à l’appui de sa demande de mesures d’adaptation
4. de coopérer et de participer au processus de prise de mesures d’adaptation. L’obligation de coopérer comprend la collaboration avec le gestionnaire/superviseur pour trouver des solutions appropriées en ce qui concerne les mesures d’adaptation
5. d’examiner toutes les propositions de mesures d’adaptation présentées par la direction qui répondent efficacement à la demande de mesures d’adaptation
6. d’accorder au gestionnaire/superviseur un délai raisonnable pour examiner la demande de mesures d’adaptation
7. d’aviser le gestionnaire/superviseur si les mesures d’adaptation doivent être modifiées ou si l’option acceptée n’a pas fonctionné tel que prévu, et d’explorer d’autres options possibles
8. d’agir de façon professionnelle et respectueuse envers les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation.
17. Il incombe aux représentants syndicaux :
1. de représenter les employés ayant besoin de mesures d’adaptation, à la demande de ceux-ci
2. d’adopter une approche pour résoudre les problèmes liés à une mesure d’adaptation
3. d’assurer un suivi continu pour évaluer si une mesure d’adaptation fonctionne et d’aider à régler tout problème connexe qui pourrait survenir
4. d’agir de façon professionnelle et respectueuse envers les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation.
18. Il incombe au gestionnaire national du programme sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation :
1. d’élaborer, de mettre en œuvre et de maintenir des procédures normalisées et des lignes directrices connexes pour le programme sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation
2. de surveiller la mise en œuvre du programme au palier régional/local (c.-à-d. formation, surveillance, conseils et élaboration de programmes)
3. de fournir des conseils et une orientation aux conseillers régionaux en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation en ce qui concerne les cas complexes
4. de consulter les organismes centraux, les organismes de réglementation fédéraux/provinciaux et les autres ordres de gouvernement sur divers aspects et questions concernant le programme sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation
5. de fournir, à la haute direction, aux intervenants et aux gestionnaires/superviseurs, une interprétation et une orientation sur les lois ainsi que sur les politiques, les programmes et les initiatives des organismes centraux concernant l’obligation de prendre des mesures d’adaptation (p. ex., Loi canadienne sur les droits de la personne)
6. d’appuyer des relations consultatives et collaboratives entre la direction du SCC et les employés, les représentants des employés et autres intervenants concernés quant aux divers aspects et questions ayant trait au programme sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
19. Il incombe aux conseillers régionaux en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation :
1. de contribuer à l’élaboration, à la mise en œuvre et à la prestation du programme sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation du SCC en surveillant l’efficacité du programme et sa conformité aux lois et aux politiques applicables, en produisant des rapports à ces égards et en recommandant des améliorations
2. d’offrir des conseils et une orientation aux gestionnaires/superviseurs et autres employés du Secteur de la gestion des ressources humaines sur des questions d’adaptation liées à des cas particuliers, sur le programme sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation ainsi que sur les lois et les politiques connexes
3. d’être disponibles aux fins de consultation à toute étape du processus de prise de mesures d’adaptation.

20. Les mesures d’adaptation sont mises en œuvre au cas par cas, et le processus devrait être le plus simple possible. Le processus devrait respecter la dignité et la vie privée de la personne bénéficiant de mesures d’adaptation. Comme chaque personne se trouve dans une situation particulière, il n’existe aucune formule établie pour les mesures d’adaptation. Toutefois, le processus de prise de mesures d’adaptation doit être suivi de manière équitable et uniforme.

21. En général, il existe trois façons de déterminer un besoin possible en matière de mesures d’adaptation :
1. l’employé s’adresse au gestionnaire/superviseur pour demander une mesure d’adaptation
2. un représentant syndical demande une mesure d’adaptation au nom de l’employé
3. le gestionnaire/superviseur reconnaît et analyse des conditions qui peuvent nécessiter une mesure d’adaptation. Le gestionnaire/superviseur est tenu d’amorcer une discussion au sujet des mesures d’adaptation lorsqu’il remarque qu’un employé pourrait avoir besoin de telles mesures.
22. Suivant la détermination d’un besoin possible en matière de mesures d’adaptation, le gestionnaire/ superviseur doit :
1. veiller à ce que l’employé remplisse le Formulaire sur les mesures d’adaptation (CSC/SCC 1555) et le remette en temps opportun au gestionnaire/superviseur, aux fins d’examen. Remarque : L’ouverture d’un dossier d’employé est requise (1075-14-1) avec l’appui du conseiller régional en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation (ou du conseiller en relations de travail, s’il y a lieu)
2. s’assurer d’avoir les renseignements nécessaires pour appuyer la demande. Par exemple, dans le cas d’une demande de mesures d’adaptation liée à une déficience, l’employé doit fournir la documentation du médecin traitant précisant les restrictions/limitations fonctionnelles. Dans le cas d’une demande liée à la situation de famille, l’employé doit fournir des renseignements sur sa situation de famille et sur les mesures qu’il a prises, et qu’il prendra, pour résoudre la situation
3. rappeler à l’employé qu’il peut s’adresser à un représentant syndical et l’encourager à le faire.

23. Le gestionnaire/superviseur devrait organiser, en temps opportun, une réunion avec l’employé au sujet des mesures d’adaptation demandées et veiller à ce que ce dernier soit informé du but de la réunion, soit :
1. discuter de la demande de mesures d’adaptation soumise par l’employé (c.-à-d. passer en revue les renseignements fournis par l’employé)
2. obtenir des précisions sur la demande de mesures d’adaptation soumise par l’employé (s’il y a lieu)
3. discuter des prochaines étapes possibles.
24. Cette rencontre constitue également une bonne occasion de passer en revue les rôles et les responsabilités de chacune des parties dans le cadre du processus de prise de mesures d’adaptation, ainsi que les exigences en matière de confidentialité relatives à la situation de l’employé.
25. Le gestionnaire/superviseur doit obtenir des éclaircissements et/ou des détails additionnels si les renseignements fournis par l’employé sont insuffisants ou s’il reste des questions à clarifier au sujet de la demande.
26. Le gestionnaire/superviseur devrait également demander à l’employé s’il a des suggestions quant aux options qui permettraient de répondre à sa demande de mesures d’adaptation.
27. Le gestionnaire/superviseur devrait fixer la date d’une rencontre de suivi en temps opportun avec l’employé, au besoin. Il importe d’indiquer clairement à l’employé que tous les renseignements qu’il a fournis (ainsi que les renseignements supplémentaires reçus) seront pris en considération.
28. On recommande au gestionnaire/superviseur de documenter toutes les rencontres tenues pour discuter des demandes de mesures d’adaptation (p. ex., date, heure, lieu, participants et points/enjeux/solutions ayant fait l’objet de discussions). Ces notes seront versées au dossier.

29. Le gestionnaire/superviseur passera en revue tous les renseignements/documents fournis par l’employé en temps opportun. Le gestionnaire/superviseur doit déterminer si la demande est fondée sur un motif de distinction illicite (énoncé dans la Loi canadienne sur les droits de la personne) qui représente une limitation ou une restriction quant à la capacité de travailler de l’employé.
1. Si la demande est fondée sur un motif de distinction illicite, il faut suivre le processus pour proposer des mesures d’adaptation. Dans ce cas, le gestionnaire/superviseur doit envisager les meilleures mesures d’adaptation à prendre pour l’employé (c.-à-d. les solutions/mesures d’adaptation réalisables). En outre, le gestionnaire/superviseur devrait évaluer si les options/ mesures d’adaptation proposées par l’employé ou le représentant syndical sont réalisables. Si ces options ne sont pas réalisables, quelles en sont les raisons et quelles mesures sont réalisables?
2. Si la demande n’est pas fondée sur un motif de distinction illicite, il ne s’agit pas d’une demande de mesures d’adaptation, et il faut la traiter au moyen d’autres mécanismes.

30. Le gestionnaire/superviseur doit établir/examiner différentes options pour répondre à la demande de l’employé, puis rendre une décision éclairée en temps opportun.

31. Le gestionnaire/superviseur rencontre l’employé et l’informe de la décision concernant la demande de mesures d’adaptation.
32. Dans le cas d’une demande de mesures d’adaptation approuvée, le gestionnaire/superviseur doit :
1. discuter avec l’employé de la ou des mesures d’adaptation proposées
2. présenter à l’employé le plan de mesures d’adaptation officiel qui se trouve dans le Formulaire sur les mesures d’adaptation (CSC/SCC 1555), en discuter avec lui et s’assurer que des échéanciers en matière de suivi sont clairement établis
3. informer l’employé que les mesures d’adaptation peuvent être réexaminées à tout moment, y compris à la demande de l’employé ou du gestionnaire/superviseur. L’employé devrait informer son gestionnaire/superviseur si les mesures d’adaptation ne sont plus nécessaires ou si un changement de situation aura une incidence sur les mesures d’adaptation
4. confirmer de nouveau auprès de l’employé les renseignements que l’on pourrait devoir divulguer à ses collègues (si les mesures d’adaptation ont des conséquences sur les tâches des collègues) ou aux représentants syndicaux (s’ils participent au processus de prise des mesures d’adaptation). Il importe de s’assurer que les renseignements concernant les mesures d’adaptation prises à l’égard de l’employé sont communiqués en fonction du besoin de savoir conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels
5. s’assurer que tous les renseignements concernant les mesures d’adaptation sont transmis au responsable du dossier aux fins d’insertion dans le dossier de l’employé (1075-14-1), conformément au paragraphe 22a.
33. Dans le cas d’une demande de mesures d’adaptation refusée :
1. avant de communiquer la décision, il est recommandé que le gestionnaire/superviseur discute de la raison du refus de la demande avec le conseiller régional en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation (ou le conseiller en relations de travail, s’il y a lieu)
2. le gestionnaire/superviseur doit discuter de la raison du refus de la demande avec l’employé et indiquer clairement la raison par écrit dans le Formulaire sur les mesures d’adaptation (CSC/SCC 1555). Le directeur de l’établissement/directeur de district/directeur ou le titulaire d’un poste équivalent doit apposer sa signature sur toutes les demandes de mesures d’adaptation refusées.

34. Conformément au plan de mesures d’adaptation, le gestionnaire/superviseur doit assurer le respect des échéanciers en examinant, en temps opportun, avec l’employé si les mesures d’adaptation sont adéquates (la fréquence des suivis et le moment choisi pour les effectuer varieront en fonction des circonstances particulières de chaque cas et doivent être indiqués dans le plan de mesures d’adaptation).
35. S’il y a des raisons de croire que les besoins de l’employé en matière de mesures d’adaptation ont changé, si les mesures d’adaptation ne sont plus requises ou si des mesures d’adaptation temporaires sont expirées, le gestionnaire/superviseur doit demander une mise à jour des renseignements de la part de l’employé, s’il y a lieu.
36. Toutes les étapes du processus doivent être consignées dans le Formulaire sur les mesures d’adaptation (CSC/SCC 1555).

37. Le SCC doit veiller au respect de la confidentialité et de la vie privée de l’employé lorsqu’il s’acquitte de son obligation de prendre des mesures d’adaptation. Il se peut que les employés soient réticents à divulguer de l’information ou à demander des mesures d’adaptation pour diverses raisons. Toutefois, le SCC a le droit d’obtenir suffisamment de renseignements pour prendre des mesures d’adaptation efficaces. Parmi ces renseignements figurent normalement des précisions sur les restrictions/limitations fonctionnelles qui requièrent des mesures d’adaptation liées à une déficience.

38. Dans la mesure du possible, le médecin traitant devrait être la principale source d’information. Le médecin traitant est le mieux placé pour faire une évaluation, orienter l’employé ou fournir des renseignements sur les restrictions/limitations fonctionnelles de ce dernier.
39. Lorsqu’une évaluation ou des précisions médicales sont demandées, le gestionnaire/superviseur devrait expliquer à l’employé la raison pour laquelle l’évaluation ou les précisions sont nécessaires.
40. Si des renseignements supplémentaires sont requis de la part du médecin traitant, un formulaire de consentement signé par l’employé est nécessaire seulement si ce dernier demande que la communication se fasse directement entre le gestionnaire/superviseur et le médecin traitant.

41. Un examen médical indépendant est effectué par un spécialiste des soins de santé n’ayant jamais fourni de soins à l’employé ou n’ayant pas de rapport médecin/thérapeute-patient avec l’employé. L’examen médical indépendant vise à fournir une évaluation médicale exhaustive et objective sur la déficience physique, comportementale et/ou psychologique causée par une lésion ou une maladie chez l’employé.
42. Les examens médicaux indépendants constituent généralement un dernier recours dans certaines situations où un deuxième avis est requis parce qu’il existe des préoccupations importantes et raisonnables concernant l’aptitude de l’employé à exécuter des tâches modifiées ou permanentes, et/ou parce que les autres sources d’information/de précisions sur les limitations fonctionnelles sont épuisées.
43. Un examen médical indépendant ne devrait être demandé que dans des situations exceptionnelles et clairement définies, et les raisons pour lesquelles il est demandé doivent être entièrement communiquées à l’employé concerné. L’examen médical indépendant ne peut être effectué qu’avec le consentement écrit de l’employé. Le SCC ne peut pas forcer un employé à subir un examen médical indépendant, mais le refus de l’employé entravera le processus de prise de mesures d’adaptation et peut satisfaire à l’obligation du SCC de prendre des mesures d’adaptation.
44. Consulter le conseiller régional en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation avant de procéder à un examen médical indépendant.

45. Santé Canada peut effectuer des évaluations de l’aptitude au travail afin de déterminer la capacité d’une personne à s’acquitter des tâches de son poste avec ou sans mesures d’adaptation. Tant l’employeur que l’employé sont tenus de collaborer à l’évaluation de l’aptitude au travail et à la prise subséquente de mesures d’adaptation. L’évaluation nécessite le consentement explicite écrit de l’employé.
46. Dans les situations qui ne constituent pas une condition à l’emploi, le médecin traitant de l’employé devrait, dans la mesure du possible, être la principale source d’information. Dans des circonstances exceptionnelles (p. ex., l’employé n’a pas de médecin traitant ou le médecin traitant n’est pas en mesure de fournir suffisamment d’information), un renvoi à Santé Canada peut être envisagé.

47. L’évaluation ergonomique (lorsqu’elle est demandée conformément au paragraphe 49) vise à s’assurer que le poste de travail de l’employé est ergonomiquement conçu pour minimiser le risque de blessure et maximiser la productivité.
48. Si une demande d’évaluation ergonomique est formulée par l’employé, une évaluation officielle par un ergonomiste agréé doit être effectuée en temps opportun. Dans ce cas, l’employé doit soumettre des documents provenant de son médecin traitant (p. ex., son médecin, son physiothérapeute, son ergothérapeute ou son chiropraticien). Ces documents ne devraient pas énoncer de diagnostic, mais simplement indiquer qu’une évaluation ergonomique est nécessaire et, surtout, préciser toute restriction/limitation fonctionnelle dont l’employé fait l’objet.
49. Par ailleurs, une évaluation ergonomique doit être effectuée en temps opportun par un ergonomiste agréé si un employé présente une attestation médicale recommandant du matériel ou du mobilier ergonomique particulier.
50. Une fois l’évaluation ergonomique terminée, et si l’employé a besoin de matériel ou de mobilier particulier, le gestionnaire/superviseur achètera le matériel ou le mobilier en temps opportun. Cela comprend le mobilier de remplacement.
51. Dans le cas d’employés ayant besoin de matériel ou de mobilier ergonomique pour des raisons d’ordre médical, on doit élaborer un plan de mesures d’adaptation officiel au moyen du Formulaire sur les mesures d’adaptation (CSC/SCC 1555).
52. Si l’employé est affecté à un autre lieu de travail ou un autre poste au sein du SCC ou dans un autre organisme de la fonction publique, son matériel ou son mobilier l’accompagnera tant qu’il demeure à l’emploi du gouvernement du Canada.
53. Ces cas d’adaptation sont considérés comme permanents.

54. Les dispositifs fonctionnels personnels sont des appareils/aides pouvant permettre à une personne handicapée d’accomplir diverses tâches quotidiennes. Les fauteuils roulants, les cannes, les scooters, les prothèses auditives, les bouteilles d’oxygène et les tableaux de communication sont des exemples communs de dispositifs fonctionnels personnels. Ces appareils/aides appartiennent à la personne et font partie de son espace personnel. Les dispositifs fonctionnels personnels ne sont ni financés, ni fournis aux employés par le SCC. Ces types d’appareils/aides sont habituellement couverts par le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), ou encore les subventions ou les programmes fédéraux ou provinciaux d’assistance.

55. Une équipe responsable de la technologie informatique adaptée au SCC aide les employés ayant une incapacité ou une blessure en leur permettant d’utiliser du matériel informatique et des logiciels spécialisés. Cette équipe s’occupe, entre autres, des souris et des claviers adaptés, des logiciels de reconnaissance vocale, des logiciels de conversion du texte en parole et autres outils semblables.
56. Les coordonnateurs du programme de technologie informatique adaptée collaborent étroitement avec les conseillers régionaux en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation et le groupe responsable du Programme d’accessibilité, d’adaptation et de technologie informatique adaptée (AATIA) de Services partagés Canada (SPC)^{Note de bas de page 1}. Ce groupe est formé d’experts en technologie d’adaptation qui fournissent des recommandations, de la formation et du soutien aux employés du SCC. Le SCC a une entente de service avec ce groupe pour qu’il fournisse un soutien spécialisé aux employés ayant une déficience. Cette collaboration entre SPC et le SCC vise à s’assurer que les employés disposent des ressources/outils nécessaires pour faire leur travail.
57. Dans le cas d’employés ayant besoin d’une technologie adaptée pour des raisons d’ordre médical, on doit élaborer un plan de mesures d’adaptation officiel au moyen du Formulaire sur les mesures d’adaptation (CSC/SCC 1555).

58. Les candidats invités à participer à un processus de sélection seront informés que le SCC est tenu de prendre des mesures d’adaptation, et on leur demandera s’ils ont besoin de mesures d’adaptation pour participer pleinement au processus de sélection.
59. La demande de mesures d’adaptation formulée par un candidat sera examinée, et des renseignements supplémentaires pourraient lui être demandés pour faciliter la prise de mesures d’adaptation.
60. Au cours du processus de sélection, les compétences du candidat doivent être évaluées après que les mesures d’adaptation ont été prises. Voici quelques exemples de mesures d’adaptation qu’on pourrait devoir prendre lors d’un processus de sélection (il ne s’agit pas d’une liste exhaustive) :
1. fournir les renseignements dans divers formats (p. ex., documents en braille ou en gros caractères) aux candidats atteints de cécité ou de déficience visuelle
2. veiller à ce que les candidats sourds ou malentendants puissent adresser une demande de renseignements par ATS ou télécopieur
3. accorder, au besoin, plus de temps au candidat dans les épreuves et les examens
4. veiller à ce que le lieu de l’entrevue soit physiquement accessible.
61. Si, à tout moment pendant le processus de sélection, on reçoit une demande de mesures d’adaptation fondée sur un motif de distinction illicite qui pourrait avoir pour effet d’éliminer le candidat ou le stagiaire du processus de sélection, on doit consulter le gestionnaire du programme sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

62. Le gestionnaire/superviseur est financièrement responsable des mesures d’adaptation dont un employé a besoin. Il peut s’agir d’acheter du mobilier, du matériel ou un dispositif fonctionnel particulier qui répond aux besoins de l’employé. Par conséquent, le gestionnaire/superviseur doit veiller à ce que son budget permette de répondre aux besoins de ses employés et des candidats à un emploi. Si une mesure d’adaptation entraîne un coût, il incombe au gestionnaire/superviseur de l’assumer à partir de son budget.
63. Il peut y avoir des cas où le coût d’une mesure d’adaptation est très élevé. Pour cette raison, le SCC a établi le Fonds central pour les mesures d’adaptation afin d’aider les gestionnaires/superviseurs à assumer le coût de toute mesure d’adaptation de plus de 500 $ et de moins de 10 000 $.
64. Si ce coût dépasse 500 $, le gestionnaire/superviseur peut demander un remboursement au Fonds central pour les mesures d’adaptation. Il convient de noter que le Fonds central pour les mesures d’adaptation n’offre pas au gestionnaire/superviseur un remboursement complet pour toutes les mesures d’adaptation requises. Le gestionnaire/superviseur est tenu de payer les premiers 500 $ et tout montant en sus de 10 000 $. À titre d’exemple, si le coût d’une mesure d’adaptation est de 1 000 $, le remboursement sera de 500 $. Il n’y a aucune garantie que toutes les demandes de remboursement au Fonds central pour les mesures d’adaptation seront approuvées, car ses moyens sont limités. Le Fonds ne sert pas à rembourser le coût des modifications portant sur les infrastructures ni le coût des évaluations ergonomiques.
65. Pour demander un remboursement au Fonds central pour les mesures d’adaptation, il faut suivre la procédure suivante :
1. remplir la Demande de remboursement – Fonds central pour les mesures d’adaptation (CSC/SCC 1546)
2. y joindre toutes les factures associées aux mesures d’adaptation
3. y joindre une copie de l’évaluation ergonomique
4. y joindre une pièce de journal
5. envoyer le tout au compte gen-natdta-opdma@csc-scc.gc.ca.

66. Le SCC est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aux fins de protection des renseignements personnels, toutes les personnes participant au processus de prise de mesures d’adaptation respecteront les exigences que renferment la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.
67. Les dossiers ayant trait aux demandes de mesures d’adaptation seront conservés en lieu sûr, conformément à la Directive du commissaire (CD) 228 – Gestion de l’information, et seules les personnes devant en prendre connaissance pourront les consulter.
68. Les présentes lignes directrices et les procédures connexes seront examinées au besoin, et des correctifs y seront apportés s’il y a lieu afin qu’elles continuent à répondre aux besoins de tous les employés et du SCC.

Le Commissaire adjoint,
Gestion des ressources humaines

Original signé par :

Nick Fabiano

Annexe A
Renvois et définitions

DC 228 – Gestion de l’information

Guide relatif à l’évaluation des personnes handicapées de la Commission de la fonction publique
Loi canadienne sur les droits de la personne
Loi sur la protection des renseignements personnels
Loi sur l’emploi dans la fonction publique
Loi sur l’équité en matière d’emploi
Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral
Norme d’évaluation de santé professionnelle
Obligation de prendre des mesures d’adaptation : Démarche générale à l’intention des gestionnaires du Conseil du Trésor
Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du Conseil du Trésor
Règlement sur l’emploi dans la fonction publique
Règlement sur les relations de travail dans le secteur public fédéral

Discrimination : acte ou décision qui a pour effet qu’une personne ou un groupe est traité de manière injuste ou négative à cause de sa race, de son âge ou de son handicap, ou de l’un des autres motifs de distinction illicite selon la définition qu’en donne la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Exigence professionnelle justifiée : selon la définition qu’en donne la Cour suprême du Canada, il s’agit d’une exigence :

• que l’employeur a adoptée dans un but ou un objectif rationnellement lié à l’exécution des fonctions du poste
• que l’employeur a adoptée de bonne foi, étant persuadé qu’elle était nécessaire à la réalisation du but ou de l’objectif
• qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre le but ou l’objectif, c’est-à-dire que l’employeur ne peut tenir compte des besoins des personnes ayant les caractéristiques d’un groupe donné sans subir de contraintes excessives.

Limitation fonctionnelle : selon la définition qu’en donne la Commission de la fonction publique, les limitations fonctionnelles sont les restrictions dans le fonctionnement d'une personne qui entravent sa capacité d'accomplir une tâche ou une activité et qui résultent d'une déficience.

Annexe B
Limites quant à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

L’obligation de prendre des mesures d’adaptation a des limites. Voici une liste non exhaustive d’exemples pratiques de situations qui ne relèvent pas de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation de l’employeur :

• Appliquer des mesures d'adaptation imposant une contrainte excessive à l'employeur.
• Créer un poste non nécessaire.
• Embaucher un candidat qui, bénéficiant de mesures d'adaptation pendant le processus de sélection, ne possède pas les qualifications essentielles requises pour le poste.
• Maintenir en poste un employé incapable de s'acquitter de ses responsabilités malgré les mesures d'adaptation.
• Tolérer les absences persistantes d'un employé si elles ne sont pas liées à une distinction illicite.

Annexe C
Processus de prise de mesures d’adaptation en milieu de travail du SCC