Directive sur les services interne 335 : Gestion du parc automobile

• Loi fédérale sur le développement durable, article 9
• Loi sur le transport des marchandises dangereuses
• Règlement sur le transport des marchandises dangereuses

Établir le cadre de gestion du parc automobile pour l’acquisition, l’aliénation et l’utilisation des véhicules automobiles et des biens d’équipement mobile du Service correctionnel du Canada, excluant les biens liés au parc automobile gérés par CORCAN

S’applique à toutes les personnes qui conduisent/utilisent les véhicules automobiles/biens d’équipement mobile du Service correctionnel du Canada ou qui en assurent la gestion, excluant les biens liés au parc automobile gérés par CORCAN

1. Le directeur général, Services techniques et installations, élaborera un cadre de gestion du parc automobile et établira une structure de responsabilisation et de prise de décisions claire pour l’ensemble du Service correctionnel du Canada (SCC). Il fournira aussi une orientation stratégique de façon à permettre l’atteinte de résultats de programme conformes au cadre de gestion du parc automobile et aux priorités et mandats du Service.
2. Le directeur général, Services techniques et installations, assurera une gestion efficace des risques à toutes les étapes du cycle de vie du parc automobile : planification, acquisition, utilisation, entretien ainsi que désignation de véhicule excédentaire. En outre, il :
1. acquerra des véhicules automobiles et des biens d’équipement mobile (BEM) pour le parc automobile du SCC et déterminera le moment optimal pour les remplacer à l’aide de l’outil sur l’Aliénation des véhicules automobiles et des BEM du SCC
2. examinera la justification pour l’ajout de véhicules à moteur ou véhicules spécialisés au parc automobile national demandé par le sous‑commissaire adjoint, Services intégrés
3. veillera à la mise en œuvre de la Stratégie pour un gouvernement vert et à l’analyse de l’applicabilité et de la faisabilité, de façon à s’assurer que le SCC respecte la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers du Conseil du Trésor
4. tiendra à jour le Système d’information sur la gestion du parc automobile (SIGPA), qui porte sur l’ensemble des véhicules automobiles/BEM, et demandera les cartes du parc associées aux véhicules automobiles/BEM, le cas échéant
5. autorisera tous les transferts de véhicules automobiles/BEM, y compris à CORCAN et à d’autres ministères
6. déclarera tout véhicule/BEM excédentaire et présentera l’information connexe aux réunions mensuelles du Comité d’étude sur la disposition des biens.
3. Le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, Direction du contrôleur général à l’administration centrale, élaborera un cadre de gestion des biens qui reflète une approche intégrée en matière de gestion des risques, fournit des renseignements pertinents sur le rendement et établit une structure de responsabilisation et de prise de décisions claire pour l’ensemble du SCC. En outre, il :
1. s’assurera que la gestion des véhicules automobiles/BEM est conforme à la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor et la DF 350-1 – Gestion des biens du SCC
2. veillera à ce que le processus d’élaboration des stratégies d’acquisition et d’aliénation des biens composant le parc automobile tienne compte de l’ensemble du cycle de vie de ces biens
3. générera des données exhaustives et exactes sur les biens qui composent le parc automobile en veillant à la saisie des données d’inventaire des véhicules automobiles/BEM dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel
4. fournira l’approbation finale en vue de l’aliénation de biens composant le parc automobile, conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du SCC
5. surveillera la gestion des biens composant le parc automobile de façon à en assurer la conformité avec les politiques sur les activités liées à l’acquisition, l’inventaire et l’aliénation, cernera les cas de non-conformité et recommandera des mesures correctives appropriées
6. produira et regroupera des rapports sur les biens composant le parc automobile et/ou en coordonnera la production, conformément à l’exigence de la politique et au besoin.
4. Le sous-commissaire adjoint, Services intégrés :
1. examinera tout ajout au parc automobile régional demandé par Le gardien du parc automobile , avant de transférer la demande en question au directeur général, Services techniques et installations, aux fins d’approbation
2. assurera la gestion des activités liées au parc automobile régional, en collaboration avec le directeur général, Services techniques et installations, et réglera tous les problèmes pouvant découler de l’utilisation des véhicules automobiles et/ou des BEM
3. autorisera la participation de ses unités opérationnelles à des parades et des activités communautaires (veuillez consulter l’outil sur les Parades et activités communautaires) et/ou y mettra fin si une telle participation risque de nuire à l’image publique ou à la réputation du SCC.
5. L’administrateur régional, Services techniques :
1. aidera Le gardien du parc automobile , au besoin
2. veillera à l’entretien et aux réparations appropriés de tous les véhicules automobiles/BEM
3. adaptera les véhicules en fonction des exigences opérationnelles.
6. Le Le gardien du parc automobile :
1. veillera à l’adaptation de tous les véhicules en fonction des exigences opérationnelles sur l’approbation du directeur général, Services techniques et installations
2. déterminera les besoins locaux en matière d’acquisition, de remplacement et d’aliénation de véhicules automobiles/BEM
3. veillera à ce que les transferts de véhicules/BEM soient effectués conformément aux instructions des Services de contrats et de gestion du matériel relatives au Processus de transfert de biens liés au parc automobile
4. procédera à ou supervisera l’aliénation physique des véhicules/BEM excédentaires conformément aux instructions des Services de contrats et de gestion du matériel relatives au Processus d’élimination des biens liés au parc automobile et le Processus sur l’aliénation physique des biens en surplus du parc automobile
5. veillera à ce que des véhicules sans émission et des véhicules hybrides soient utilisés en fonction de la disponibilité et de la faisabilité et conformément à la Stratégie pour un gouvernement vert
6. autorisera un détenu ou tout autre conducteur à utiliser un véhicule automobile/BEM et/ou suspendra une telle autorisation, au besoin et si la situation le justifie
7. recevra les Rapports d’accident de véhicule automobile (GC 046) et évaluera/réglera les réclamations conformément à l’outil sur les Rapport d’accident de véhicule automobile/bien d’équipement mobile et réclamations
8. veillera à ce que tous les véhicules automobiles/BEM en service soient munis de l’équipement de sécurité requis, conformément à la section « Équipement de sécurité » de l’outil sur l’Administration du parc automobile
9. veillera à la tenue d’un registre de tous les véhicules automobiles prêtés contre signature
10. s’assurera que les exigences relatives au marquage des véhicules/BEM du SCC qui sont décrites dans l’outil sur l’Administration du parc automobile sont conformes à la section 3.1 du Manuel du Programme de coordination de l’image de marque
11. prendra des dispositions pour récupérer les nouveaux véhicules/BEM auprès des fournisseurs et confirmera la réception des véhicules/BEM en transmettant un courriel au directeur général, Services techniques et installations
12. enregistrera et immatriculera les véhicules automobiles/BEM du parc automobile de l’unité opérationnelle du SCC dans la province/le territoire où les véhicules/BEM se trouvent et, au besoin, remplira les formulaires de transfert d’immatriculation de la province/du territoire en question
13. s’assurera que les données du SIGPA sont tenues à jour conformément à la section « Consignation de renseignements dans le SIGPA » de l’outil sur l’Administration du parc automobile et avisera le directeur général, Services techniques et installations, de tous les véhicules/BEM qui sont hors service ou ont été vendus
14. veillera à l’entrée mensuelle des kilométrages dans le SIGPA
15. veillera à ce que les cartes de crédit du parc automobile soient conservées dans le journal du véhicule (le cas échéant) et signalera directement au fournisseur de services les cas de cartes de crédit du parc automobile perdues ou endommagées et obtiendra des cartes de remplacement
16. respectera les règlements provinciaux/territoriaux sur l’utilisation des équipements non routiers sans permis de conduire
17. veillera à ce que les conducteurs de véhicules consignent l’information dans le journal en temps opportun
18. s’assurera que l’utilisation personnelle (y compris jusqu’au lendemain) des véhicules du SCC est rigoureusement surveillée et permise par une approbation écrite conformément au Guide de l’employeur – Avantages et allocations imposables
19. approuvera, au besoin, toute exigence opérationnelle immédiate ou à court terme, comme la location
20. évaluera les situations et autorisera les bénévoles/contractuels/étudiants à utiliser un véhicule automobile/BEM requis pour accomplir les tâches que leur attribue le SCC.

7. Les conducteurs autorisés de véhicules du SCC possèderont, en tout temps, un permis de conduire valide délivré par une autorité provinciale/territoriale, y compris, le cas échéant, la catégorie nécessaire et/ou le certificat de formation opérationnelle requis pour utiliser le BEM en question.
8. Le conducteur/l’utilisateur autorisé inspectera le véhicule automobile/BEM avant chaque utilisation et à son retour et signalera tout dommage ou problème de sécurité. En outre, il :
1. remplira le Journal du véhicule (CSC/SCC 0534) et les documents connexes dans le véhicule automobile/BEM assigné, tel qu’il est indiqué dans l’outil sur l’Administration du parc automobile
2. signalera tout accident, perte et/ou vol au service de police approprié (fédéral, provincial, territorial ou municipal) et remplira le Rapport d’accident de véhicule automobile (GC 046)
3. assumera la responsabilité de toute infraction au Code de la route et/ou de tout dommage résultant d’un accident causé par une conduite inappropriée et/ou la négligence pendant qu’il est en possession d’un véhicule automobile/BEM du SCC ou qu’il le conduit/l’utilise
4. signalera immédiatement à son gestionnaire/superviseur la perte ou la suspension de son permis de conduire ou encore l’ajout de toute restriction à ce dernier.

9. Les bénévoles, les contractuels et les étudiants qui doivent utiliser un véhicule automobile/BEM pour accomplir les tâches que leur attribue le SCC doivent obtenir au préalable l’autorisation du gardien du parc automobile .
10. Les bénévoles qui utilisent un véhicule automobile/BEM doivent avoir rempli le formulaire Offre de services bénévoles et renseignements connexes (CSC/SCC 0740) et être inscrits à titre de bénévoles du SCC conformément à la section sur les bénévoles de la DC 024 – Gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada.
11. Les contractuels pourraient devoir fournir une preuve d’assurance, le cas échéant.

12. Tout détenu autorisé à utiliser un véhicule automobile/BEM du SCC doit posséder un permis de conduire valide délivré par une autorité provinciale/territoriale et/ou un certificat de formation opérationnelle, et doit obtenir l’approbation du gardien du parc automobile .

13. Le directeur général, Services techniques et installations, procédera à l’achat des véhicules automobiles/BEM en se servant du Guide de commande des véhicules automobiles du gouvernement.
14. Toutes les exigences relatives aux véhicules de service/BEM spécialisés seront établies par le directeur général, Services techniques et installations, en consultation avec le directeur général, Sécurité, et tout autre secteur au besoin, puis soumises au Comité d’examen des marchés aux fins d’approbation et de traitement, au besoin.
15. Lorsque le parc automobile actuel ne permet pas de satisfaire un besoin opérationnel immédiat ou à court terme, le gardien du parc automobile peut peut envisager de louer un véhicule automobile si cette solution est rentable et permet de réduire au minimum les risques pour le Service. Il est aussi possible d’emprunter un véhicule automobile d’une autre unité opérationnelle ou d’un autre ministère, ou encore d’autoriser des employés à utiliser leur véhicule personnel. Pour de plus amples renseignements, voir la section 4.8 des Lignes directrices sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers.
16. Le gardien du parc automobile doit faire un suivi de tous les transferts/réaffectations de véhicules automobiles du SCC ainsi que les signaler au directeur général, Services techniques et installations, conformément au Processus de transfert de biens liés au parc automobile.

17. Le directeur général, Services techniques et installations, déterminera le moment optimal pour remplacer un véhicule automobile/BEM du SCC au moyen de l’outil sur l’Aliénation des véhicules automobiles et des BEM du SCC.
18. Il faut procéder à l’aliénation des véhicules automobiles/BEMconformément à la DF 350-1 –Gestion des biens, au Processus d’élimination de biens liés au parc automobile et au Processus sur l’aliénation physique des biens en surplus du parc automobile
19. L’aliénation physique d’un véhicule automobile/BEM du SCC doit être menée à bien une fois les approbations d’aliénation obtenues et dans les 30 jours civils suivant la réception du véhicule/BEM de remplacement.
20. Il faut procéder à l’aliénation des pneus de rechange excédentaires et de l’équipement de sécurité conformément à la DF 350-1 – Gestion des biens.
21. En vue de l’aliénation, il faut remettre les véhicules d’escorte et les véhicules de transport des chiens détecteurs dans l’état où ils étaient à leur livraison par le constructeur.
22. Avant l’aliénation, il faut enlever soigneusement les marques et l’équipement de sécurité qui indiquent que le véhicule automobile/BEM appartient à l’État, en prenant soin de ne pas en diminuer la valeur.

Commissaire adjoint,
Services corporatifs

Original signé par :
Tony Matson

DC 001 – Cadre de la mission, des valeurs et de l’éthique du Service correctionnel du Canada
DC 024 – Gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada
DC 060 – Code de discipline
DF 350-1 – Gestion des biens
DC 566-13 – Programme de chiens détecteurs

Code canadien du travail, partie II, Santé et la sécurité au travail
Service correctionnel du Canada, Règles de conduite professionnelle

Directives du Conseil du Trésor
Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers
Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction
Directive sur l’aliénation du matériel en surplus
Directive sur l’utilisation des véhicules automobiles – Chapitre 2-11
Directive sur les marchandises contrôlées
Directive sur les paiements

Directives du Conseil national mixte
Directive sur la santé et la sécurité au travail, Partie XVI – Utilisation de véhicules automobiles
Directive sur les voyages

Guide de commande des véhicules automobiles du gouvernement de Services publics et Approvisionnement Canada

Guide de l’employeur – Avantages et allocations imposables de l’Agence du revenu du Canada

Guides/lignes directrices du Conseil du Trésor
Guide de gestion du matériel
Guide sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
Guide sur les réclamations
Lignes directrices sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers

Instructions des Services de contrats et de gestion du matériel
Aliénation physique des biens en surplus du parc automobile du SCC
Lignes directrices sur les articles attrayants du SCC
Processus d’élimination de biens liés au parc automobile du SCC
Processus de transfert de biens liés au parc automobile du SCC

Loi sur la gestion des finances publiques
Loi sur les biens de surplus de la Couronne
Lois et règlements provinciaux régissant les véhicules automobiles

Politiques du Conseil du Trésor
Politique d’achats écologiques
Politique sur la planification et la gestion des investissements
Politique sur les services juridiques et l’indemnisation
Politique sur la gestion du matériel
Manuel du Programme de coordination de l’image de marque, Véhicules automobiles : Exigences relatives au marquage

Services/outils de Bibliothèque et Archives Canada
Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
Services du matériel – Outils génériques d’évaluation

Bénévole du SCC inscrit : une personne qui donne de son temps à un organisme sans rémunération. Une définition complète est fournie dans la section sur les bénévoles dans la DC 024 – Gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada.

Bien d’équipement mobile (BEM) : bien de grande valeur (plus de 10 000 $) et de grande durabilité – autre qu’un bien immobilier ou qu’un logiciel – utilisé pour fournir un service ou pour fabriquer, commercialiser ou conserver des produits, ou encore pour transporter des produits, des délinquants ou des employés (p. ex., autobus ou camion). Veuillez consulter l’outil sur la Classification des véhicules automobiles et des BEM.

Bien lié au parc automobile : tout véhicule automobile ou BEM appartenant au SCC et utilisé par le Service. Tous les biens liés au parc automobile sont consignés dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel et dans le Système d’information sur la gestion du parc automobile.

Comité d’étude sur la disposition des biens : organisme administratif responsable de l’examen critique et de l’approbation des stratégies proposées en vue de l’aliénation des biens. Il doit veiller au respect des politiques du SCC en matière d’aliénation. Le processus d’aliénation des véhicules/BEM relève du Comité national d’étude sur la disposition des biens, qui est présidé par le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel.

Comité d’examen des marchés : mécanisme d’examen qui fournit un cadre de contrôle aux fins de diligence raisonnable et de gestion efficace des fonds publics tout en constituant un mécanisme officiel d’analyse critique relativement à toutes les propositions contractuelles, particulièrement dans le cas des enjeux d’approvisionnement délicats, à risque élevé ou de portée nationale.

Contractuel: personne qui, en exécution d’un contrat avec le Service correctionnel du Canada, fournit des services d’une catégorie réglementaire.

Étudiant: personne qui n’est pas un employé du SCC et qui nécessite un accès temporaire (de courte durée) à une installation. /p>

Gardien du parc automobile : employé du SCC chargé de la gestion des biens composant le parc automobile des unités opérationnelles du SCC. Les titulaires des postes suivants ont été identifiés afin d’assumer les responsabilités du responsable du parc automobile :

• Établissement : directeur adjoint, Services de gestion
• Collectivité : directeur adjoint de district, Services de gestion
• Administration régionale : administrateur régional, Services techniques
• Académies nationales de formation : directeur général, Apprentissage et perfectionnement
• Centres d’apprentissage et de perfectionnement correctionnel (CAPC) : gestionnaire, CAPC

Véhicule automobile : véhicule conçu ou adapté et immatriculé en vue de permettre le transport de biens, de matériel ou de passagers sur les routes ou les chemins (p. ex., berlines, familiales, fourgonnettes, autobus, camions et véhicules automobiles spécialisés dont l’immatriculation permet la conduite).