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Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de services dentaires pour les pensionnés

De : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

La présente déclaration de confidentialité est entrée en vigueur le 1er novembre 2024.

Sur cette page

Définitions

Les définitions suivantes s’appliquent aux rôles et aux termes utilisés dans l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP). Pour d’autres définitions, comme celles de personne à charge, de membre de la famille admissible, d’administrateur et de participant, veuillez consulter le Régime de services dentaires pour les pensionnés - Règlement.

Renseignements personnels

Selon la définition donnée à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels sont des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. Une liste des renseignements personnels recueillis pour administrer le RSDP et fournir des prestations et des services aux participants du régime est présentée dans le présent énoncé, sous « Fins de la collecte ».

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

L’organe administratif du Conseil du Trésor (CT) chargé d’élaborer et de surveiller le cadre de politiques en matière de gestion des avantages sociaux des employés de la fonction publique, y compris le RSDP.

Conseil de gestion

Ce conseil est composé de 6 membres choisis par la présidente du CT, dont 3 représentants des pensionnés, en plus d’un président du conseil. Il est chargé d’examiner les appels des participants du régime et de rendre des décisions par rapport à ces appels. Dans le cadre du RSDP, il y a un conseil de gestion.

Introduction

Le régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP) est un régime à participation facultative de services dentaires établi par le gouvernement du Canada afin d’assurer une protection en matière de services dentaires aux pensionnés fédéraux admissibles et aux membres admissibles de leur famille, y compris aux survivants. Le RSDP ne couvre que les traitements dentaires raisonnables et habituels qui sont requis pour prévenir ou corriger une maladie ou un défaut des dents, pourvu que ce traitement soit conforme aux pratiques dentaires généralement reconnues.

Le RSDP est un régime autoassuré, c’est-à-dire que tous les coûts afférents au régime admissibles sont payés au moyen des cotisations versées par les parties concernées, soit le gouvernement du Canada et les participants du RSDP. Le gouvernement du Canada assume seul la responsabilité juridique et financière du RSDP.

Depuis le 1er octobre 2010, le coût du régime est partagé également entre le gouvernement du Canada et les participants.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les prestations du RSDP :

Énoncé sur la protection des renseignements personnels

L’objectif de l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels du RSDP est d’informer les personnes qui sont protégées par le RSDP au sujet de l’organisme qui recueille leurs renseignements personnels, quels renseignements personnels sont recueillis et les fins pour lesquelles ils sont recueillis, du moment où l’organisme disposera de ces renseignements, de la façon d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par l’organisme et, au besoin, de la façon de les corriger. Toutes ces dispositions sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’énoncé s’applique aux employeurs qui participent au RSDP (employeurs participants) qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces employeurs comprennent le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), les ministères, les organismes, les organismes distincts, les organismes de services spéciaux, ainsi que les conseils et les commissions.

L’énoncé ne s’applique pas à l’administrateur. Cet organisme a son propre énoncé conforme aux lois applicables à la protection de la vie privée. Par exemple, l’administrateur, qui est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou, dans certains cas, aux lois provinciales ou territoriales applicables dans les juridictions où il exerce ses activités, met à la disposition du public sa politique et ses lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels. Celles-ci décrivent l’engagement de l’administrateur à l’égard de la protection de la vie privée dans la gestion quotidienne des renseignements personnels de ses clients, y compris les  participants des régimes d’avantages sociaux qu’il administre.

L’objectif du présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels est de décrire aux participants du régime les pratiques exigées des employeurs participants aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la manipulation de leurs renseignements personnels et de ceux de leurs personnes à charge admissibles.

Cela dit, les sections 1 à 7 renferment des renseignements au sujet des responsabilités de l’administrateur et des employeurs non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de fournir une vue d’ensemble des rôles et responsabilités de toutes les parties qui manipulent des renseignements personnels dans leurs activités visant à administrer le RSDP et à fournir des prestations et des services aux  participants du régime.

Protection des renseignements personnels au Canada

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada offre un grand nombre de fiches d’information et de liens concernant la protection des renseignements personnels au Canada qui peuvent être utiles pour comprendre les lois applicables à la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont disponibles aux adresses suivantes :

Responsabilités

Administrateur

L’administrateur est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux lois provinciales et territoriales applicables dans les juridictions où il exerce ses activités au titre du RSDP. À cette fin, l’administrateur emploie des professionnels de la protection des renseignements personnels qui examinent continuellement les lois nouvelles et actuelles, intégrant les exigences qu’ils y trouvent dans les pratiques internes de l’administrateur.

Conseil de gestion du RSDP

Le SCT recueille au nom du conseil des renseignements personnels auprès des participants, comme le nom des participants, leurs numéros de régime et de certificat, ainsi que tout autre renseignement pouvant faciliter l’examen de l’appel d’un participant du régime.

Tous les renseignements personnels sont caviardés avant une réunion du conseil de gestion, ce qui inclut le ou les noms, le numéro de certificat, le sexe, les noms de personnes à charge et tout autre renseignement qui n’est pas pertinent pour la prise de décisions par le conseil de gestion. Les participants du conseil de gestion n’ont accès aux renseignements caviardés que si l’anonymat du participant du régime est assuré.

Collecte de renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels dans le cadre du RSDP aux fins décrites à la section « Fins de la collecte » du présent énoncé.

Fins de la collecte

Les employeurs participants qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui ont conclu une entente avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour l’administration des pensions et l’adhésion au RSDP recueillent des renseignements personnels auprès des participants dans le cadre du RSDP aux fins suivantes :

Conformément à l’entente conclue entre les parties au sujet de l’administration des pensions, le Secteur des pensions de retraite, du regroupement des pensions et des services à la clientèle de SPAC recueille des renseignements personnels auprès des employeurs participants et de pensionnés aux fins suivantes :

Dans le cas des employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels qui n’ont pas conclu d’entente avec SPAC pour des services d’administration des pensions, les renseignements personnels sont recueillis par ces employeurs dans le cadre du RSDP aux fins suivantes :

SPAC recueille des renseignements personnels dans le cadre du RSDP au nom du SCT aux fins suivantes :

Le SCT recueille des renseignements personnels dans le cadre du RSDP auprès des participants du régime aux fins suivantes :

L’administrateur recueille des renseignements personnels dans le cadre du RSDP auprès de SPAC aux fins suivantes :

Notification et consentement

Au moment de leur demande d’adhésion au RSDP, les participants sont informés par leur bureau des pensions, des fins de la collecte de renseignements personnels. Les participants donnent leur consentement explicite à l'utilisation et à la divulgation par l'administrateur de leurs renseignements personnels et de ceux de leurs personnes à charge admissibles en signant chaque formulaire de demande de prestations et en soumettant chaque demande de règlement par voie électronique, et ils donnent leur consentement implicite pour les demandes de règlement soumises par le fournisseur de soins dentaires.

Utilisation et divulgation

Dans le cadre du RSDP, les renseignements personnels sont utilisés et communiqués uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qui sont indiquées à la section « Fins de la collection ».

Vos renseignements peuvent également être partagés entre l’administrateur du régime et ses sous-traitants à l’appui du régime de soins de santé de la fonction publique, du Régime de soins dentaires de la fonction publique et du RSDP (quels que soient les régimes auxquels vous adhérez) à des fins d’administration des services, notamment pour mettre à jour vos renseignements pour l’ensemble des régimes, afin que vous n’ayez pas à fournir les mêmes renseignements à plusieurs reprises. Dans le cas d’un trop-perçu où le membre ne se conforme pas au calendrier de remboursement de l’administrateur, les détails connus de la situation de trop-perçu seront communiqués à l’institution gouvernementale concernée dans le but d’obtenir le consentement pour le recouvrement du trop-perçu.

Les employeurs participants veillent à ce que des politiques et des procédures soient en place pour régler toute communication irrégulière et non autorisée de renseignements personnels.

Exactitude

Les employeurs participants qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et leurs employés qui administrent des renseignements personnels dans le cadre du RSDP assurent l’exhaustivité et l’exactitude des renseignements personnels en veillant à ce que des procédures soient en place pour :

Conservation

Les renseignements personnels concernant une personne qui ont été utilisés à une fin administrative par un employeur participant assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être conservés par l’employeur :

Outre le délai minimum de 2 ans prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels, la période de conservation peut varier d’un employeur participant à l’autre.

Périodes de conservation pour l’administrateur

La période de conservation pour l’administrateur au titre du RSDP est de 10 ans. Cette période garantit le respect des directives de l’Agence du revenu du Canada et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Accès aux renseignements personnels

Les participants du régime sont informés et auront accès sur demande, conformément aux lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, à leurs renseignements personnels utilisés et communiqués par l’employeur participant. Les participants du régime peuvent contester l’exactitude et l’exhaustivité de l’information et en demander la correction en communiquant avec les agents désignés de protection des renseignements personnels énumérés à la section 9 du présent énoncé.
Il existe plusieurs outils de référence qui peuvent aider les membres du public à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’un de ces outils de référence est l’Info Source. Il s’agit d’une série de publications contenant des renseignements au sujet du gouvernement du Canada, de son organisation et de ses fonds de renseignements. Info Source appuie la politique du gouvernement visant à expliquer et à promouvoir la transparence et l’accès à l’information concernant les activités du gouvernement.

D’autres outils de référence se trouvent aux adresses suivantes :

Plaintes

Les participants du régime peuvent adresser toute question ou plainte concernant la conformité aux sections susmentionnées en communiquant avec les personnes-ressources suivantes :

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Direction, Accès à l’information et protection des renseignements personnels
90, rue Elgin, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : 1-866-312-1511
Courriel : atip.aiprp@tbs-sct.gc.ca

Employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information
Coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (liste)

Employeurs participants non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Les participants peuvent adresser leurs questions et plaintes à leur organisation respective.

Services publics et Approvisionnement Canada
Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 873-469-3721
Courriel : AIPRP.ATIP@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Si vous avez des préoccupations concernant la gestion de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée par téléphone au 1-800-282-1376 ou sur le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée.

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