Foire aux questions - Politique sur les services juridiques et l'indemnisation

La Politique sur les services juridiques et l'indemnisation s'applique aux personnes nommées en vertu d'une loi ou d'une autorisation législative ayant une relation d'emploi avec l'État, du fait qu'elles sont titulaires d'une charge publique. Elle s'applique également aux représentants qui sont autorisés par écrit à agir au nom du premier ministre, d'un ministre ou d'un administrateur général en poste. Aux fins de la Politique, les personnes qui y sont assujetties sont des « fonctionnaires de l'État ».

La Politique ne s'applique plus aux administrateurs et aux dirigeants de sociétés d'État puisqu'ils sont maintenant visés par le nouveau Règlement sur les indemnisations et les avances aux administrateurs et dirigeants des sociétés d'État pris en vertu de l'article 119 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La section 4.1 de la Politique contient une définition de « fonctionnaire de l'État ».

Les bénévoles dont les services sont retenus par des organismes ou agences ne sont pas visés par la définition de fonctionnaire de l'État de la Politique. Par conséquent, des arrangements distincts en matière d'indemnisation à leur égard devraient être conclus.

La Politique traite cependant des fonctionnaires de l'État qui exercent des activités de bénévolat à la demande de leurs superviseurs ou à titre d'exigence dans le cours normal de leurs fonctions, par exemple, si on leur demande d'agir à titre de représentant fédéral dans le cadre d'une campagne de charité en milieu de travail, un préposé fournissant bénévolement des services de premiers soins dans le cadre des services ministériels offerts par Sécurité et santé au travail.

Lorsque des travailleurs occasionnels, des étudiants ou des travailleurs à temps partiel sont engagés par un organisme en application de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, ils sont considérés tels des fonctionnaires de l'État et sont visés par la Politique.

Non, les entrepreneurs et les consultants sont engagés aux termes d'un marché de services et, par conséquent, ne sont pas couverts. La Politique sur les marchés régit tous les marchés de services.

La Politique s'applique aux personnes nommées par le gouverneur en conseil travaillant dans des organismes qui ne sont pas visés par la Politique cependant les employés de ces organismes pourraient ne pas être couverts par celle-ci.

En ce qui concerne les fonctionnaires de l'État en affectation dans le cadre du programme Échanges Canada, l'organisme d'accueil fournit au participant une protection semblable, ce qui comprend les services juridiques et l'indemnisation, lorsqu'il est en affectation. S'il n'accepte pas d'indemniser le participant, ce dernier risque d'être tenu personnellement responsable à moins que d'autres dispositions ne soient prises. 

Puisque l'employé en affectation dans le cadre du programme Échanges Canada demeure un fonctionnaire de l'État, l'organisme d'attache lui fournit des services juridiques si l'organisme d'accueil n'a pas pris de disposition en ce sens.

Un membre d'un comité consultatif ou conseil d'administration peut être admissible  si il/elle a :

• été nommé par le gouverneur en conseil;
• été nommé par l'administrateur général conformément à une autorisation législative; ou
• s'il s'agit de personnes engagées par un organisme qui sont nommées soit aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, soit en vertu d'un contrat de travail.

Cependant, si les membres sont engagés en vertu d'un marché de services ou s'ils siègent au comité consultatif ou au conseil d'administration en tant que bénévole, ils sont alors réputés inadmissibles (voir la sous-section 6.1.11 de la Politique).

Les membres pourraient être protégés par leur propre assurance professionnelle (dans le cas de médecins, d'avocats, etc.) ou ils peuvent obtenir une protection à leurs propres frais ou à titre de dépense remboursable.

Un individu est généralement le droit de demander les services juridiques et l'indemnisation si il/elle répond à la définition de fonctionnaire de l'État en vertu de la section 4.1 de la Politique et : 

• soit répond aux trois critères d'admissibilité de base énoncés à la sous-section 6.1.5 de la Politique (p. ex., a agi de bonne foi, a agi dans l'exercice de ses fonctions ou dans le cadre de son emploi et n'a pas agi à l'encontre des intérêts de l'État);
• soit répond aux deux critères énoncés à la sous-section 6.1.9 de la Politique en ce qui concerne les comparutions dans le cadre de procédures parlementaires, de commissions d'enquête, d'enquêtes et d'autres instances judiciaires ou quasi judiciaires ayant des pouvoirs similaires à ceux d'un tribunal (p. ex., des affaires concernant des événements où le fonctionnaire de l'État a agi dans l'exercice de ses fonctions ou dans le cadre de son emploi et pour lesquelles il est considéré être dans l'intérêt public qu'il se présente);
• soit satisfait aux exigences relatives aux circonstances exceptionnelles (p. ex., le fonctionnaire de l'État ne répond pas à l'un des trois critères de base, mais l'autorité approbatrice considère qu'il serait dans l'intérêt du public d'approuver la requête);
• soit la personne fait face à une responsabilité personnelle dans une situation décrite à la sous-section 6.1.6. de la Politique. 

Ce que l'énoncé de la Politique veut dire c'est qu'il faut donner aux fonctionnaires de l'État le bénéfice du doute lorsque l'on détermine si les gestes qu'ils/elles ont posé satisfont aux critères d'admissibilité de base, du moins jusqu'à ce qu'il y ait des renseignements contraires. Toutefois, s'il devient évident qu'un fonctionnaire de l'État n'a pas agi conformément aux critères d'admissibilité de base ou qu'il ne se conforme pas aux autres exigences pertinentes de la Politique, l'autorité approbatrice peut en tout temps mettre fin aux services et demander le remboursement des sommes remises.

Si le fonctionnaire de l'État a agi avec honnêteté et sans malice  dans l'exercice  de ses fonctions et qu'il n'a pas agi à l'encontre des intérêts de l'État, il est alors probable qu'il soit réputé avoir agi de bonne foi.

Si, au moment de l'acte ou de l'omission qui a donné lieu à la demande, le fonctionnaire de l'État exerçait des fonctions qui soit faisaient partie de sa description de travail, soit étaient des activités sanctionnées par la direction ou par l'organisme, il est alors probable qu'il soit réputé avoir agi dans l'exercice de ses fonctions ou dans le cadre de son emploi.

Les intérêts de l'État peuvent comprendre les droits, privilèges, pouvoirs et immunités que possède l'État. « Agir à l'encontre des intérêts de l'État » peut comprendre, sans toutefois s'y limiter, les actes répréhensibles.  Par exemple, il pourrait s'agir de la contravention d'une loi, l'usage abusif des fonds ou des biens publics, les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public, la contravention grave d'un code de conduite, le fait de causer - par action ou omission - un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaines ou pour l'environnement et le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible.

Les fonctionnaires de l'État doivent saisir leur supérieur immédiat ou un autre représentant de la direction dans l'organisme, et ce, dans les plus brefs délais, puis demander la protection voulue à l'autorité approbatrice de leur organisme. La liste complète des autorités approbatrice est reproduite à l'annexe A de la Politique.

Les autorités approbatrices ne peuvent pas déléguer ce pouvoir; fait toutefois exception le Premier ministre qui, pour sa part, peut déléguer son pouvoir à son remplaçant désigné.

Le fonctionnaire de l'État doit présenter la demande de protection prévue par la Politique à l'autorité approbatrice de l'organisme dans lequel est survenu l'acte ou l'omission qui  donne lieu à la demande.

Les demandes doivent être adressées par écrit. Pour savoir quels éléments inclure dans la demande écrite, veuillez consulter l'annexe B de la Politique, intitulée Demandes présentées par des fonctionnaires de l'État.

Il incombe à l'employé de saisir l'employeur de la question dans les plus brefs délais après l'incident, de soumettre un rapport par écrit à l'autorité approbatrice du ministère et d'autoriser l'avocat du ministère de la Justice ou tout autre avocat approuvé dont les services ont été retenus pour défendre le fonctionnaire de l'État et(ou) l'État.

Le fonctionnaire de l'État ne doit pas retenir les services d'un avocat du secteur privé tant que l'autorité approbatrice compétente n'a pas approuvé la demande. Le fonctionnaire qui demande à un avocat de commencer à le représenter sans avoir reçu l'approbation requise peut être tenu personnellement responsable du paiement des frais d'avocat, des frais juridiques, des dépens et des frais de l'ordonnance rendue contre lui.

L'autorisation de recourir aux services d'un avocat du secteur privé ne sera donnée que lorsqu'il est approprié de le faire, notamment dans les cas où il peut exister un conflit d'intérêts entre l'État et le fonctionnaire de l'État ou lorsque le fonctionnaire de l'État est inculpé. Autrement, et c'est le cas de la plupart des poursuites au civil, le ministère de la Justice fournira les services juridiques, par l'entremise soit d'un avocat du ministère de la Justice, soit d'un avocat du secteur privé dont les services ont été retenus à titre de mandataire du procureur général.

Il incombe au ministre de la Justice de choisir et d'instruire l'avocat ainsi que de déterminer le montant des frais juridiques. Toutes les demandes de renseignements concernant la facturation doivent être adressées au ministère de la Justice. Lorsque des personnes sont représentées par un avocat du secteur privé, le ministère de la Justice fournit des conseils quant à la quantité de services à fournir.

L'autorité approbatrice peut autoriser de façon rétroactive les services juridiques dans les circonstances où il n'était pas raisonnablement possible, sur le plan pratique, d'obtenir à l'avance l'approbation et où des services juridiques devaient être fournis immédiatement afin de protéger les intérêts du fonctionnaire de l'État. Ce dernier doit alors présenter la demande d'approbation dans les plus brefs délais par la suite. Il convient de signaler que la demande ne sera approuvée que si le fonctionnaire de l'État répond quand même aux critères d'admissibilité de base prévus par la Politique.

Le fonctionnaire de l'État peut déposer un grief contre la décision prise par l'administrateur général de refuser la demande de services juridiques. Si le grief est rejeté au dernier palier, le plaignant peut présenter à la Cour fédérale une demande de contrôle judiciaire relativement à la décision.

Si les services sont refusés parce que le fonctionnaire de l'État ne répond pas aux critères d'admissibilité, ce dernier peut par la suite demander de nouveau des services juridiques ou une indemnisation dans le cas où un tribunal ou une cour a finalement achevé ses procédures et où de nouveaux renseignements ou éléments de preuve ont démontré que les critères d'admissibilité de base avaient, de fait, été satisfaits (c'est ce qui peut se produire lorsque le fonctionnaire de l'État a été reconnu non coupable d'accusations criminelles). En pareil cas, le fonctionnaire de l'État n'est pas automatiquement admissible au remboursement des frais qui ont été refusés précédemment. Les autorités approbatrices doivent alors demander conseil au Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation avant de confirmer ou de changer la décision initiale (la question 30 contient de plus amples renseignements sur le Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation).

Aux termes de la Politique, les autorités approbatrices peuvent, dans des circonstances exceptionnelles, approuver les services juridiques et l'indemnisation lorsqu'une situation n'est pas visée par les critères d'admissibilité de base mais uniquement lorsqu'il est de l'intérêt public de le faire. Ces situations doivent d'abord être soumises au Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation. De plus, l'autorité approbatrice peut mettre fin aux services en tout temps s'il devient évident que les circonstances exceptionnelles ayant donné lieu aux services se révèlent non valides.

Les demandes de services juridiques concernant des enquêtes aux termes de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles seront refusées puisqu'il s'agit d'enquêtes internes, qui sont réputées être inadmissibles en vertu de la Politique.

Toutefois, la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles confère au commissaire à l'intégrité du secteur public le pouvoir de fournir des conseils juridiques et de défrayer les coûts de certains conseils juridiques - le paragraphe 25.1(1) de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles énonce les circonstances et les conditions qui s'appliquent dans ce cas. 

Conformément à la sous-section 6.1.11 de la Politique, sont réputées inadmissibles les demandes visant des enquêtes internes ou des mécanismes de recours administratif internes. Par conséquent, les allégations de harcèlement ne donnent pas droit aux services juridiques prévus par la Politique puisqu'il existe un processus interne de règlement des plaintes de harcèlement.

Toutefois, s'il est déterminé qu'une plainte de harcèlement déposée en application de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement n'est pas fondée, mais qu'elle est entendue en cour ou devant un tribunal (p. ex., le Tribunal canadien des droits de la personne), l'intimé peut alors demander des services juridiques aux termes de la Politique.

Tous les règlements doivent être autorisés au préalable par l'autorité approbatrice sur recommandation du ministère de la Justice. Par conséquent, le fonctionnaire de l'État doit demander le paiement ou le remboursement à l'autorité approbatrice qui, pour sa part, demande la recommandation du ministère de la Justice avant d'approuver la demande. Ce n'est que lorsque l'autorité approbatrice a approuvé la demande que le paiement peut être fait. Pour les fins des limites indiquées à l'annexe A de la Politique, le règlement doit être présenté comme une demande d'indemnisation.

Les coûts visés ont trait aux frais des avocats fournis par le ministère de la Justice ou des avocats du secteur privé (lorsque le recours aux services de ces derniers est approuvé par le ministère de la Justice), de même que les services parajuridiques, les frais de déplacement des avocats et les dépenses relatives au recours à des témoins experts essentiels. Les coûts sont couverts par l'organisme où l'acte ou l'omission à l'origine de la demande a surgi ou par le budget de l'organisme qui lui succède. Si aucun organisme n'a succédé à l'organisme, le greffier du Conseil privé déterminera à partir de quel budget les montants doivent être payés.

Il convient de signaler que les coûts subis par un fonctionnaire de l'État qui se rapportent, par exemple, aux déplacements, à l'accueil, aux repas, etc., ne sont pas couverts par la présente Politique.

Les organismes doivent répondre rapidement aux demandes présentées par les fonctionnaires de l'État dans le cadre de la Politique en raison de la nature et du caractère sensible des demandes. Le temps de traitement des demandes peut être plus long si l'autorité approbatrice doit consulter le Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation.

Dans certaines circonstances, un conflit d'intérêts peut surgir si les intérêts de l'État et du fonctionnaire de l'État  sont distincts et qu'ils ne peuvent être représentés par le même avocat. C'est pourquoi, aux termes de la Politique, le fonctionnaire de l'État peut recourir aux services d'un avocat du secteur privé lorsque l'existence d'un conflit d'intérêts est démontrée ou lorsqu'il est inculpé. Le ministère de la Justice déterminera s'il convient de retenir les services d'un avocat du secteur privé et, s'il est recommandé de le faire, il examinera le barème des honoraires proposés par cet avocat.

Les fonctionnaires de l'État qui comparaissent à titre de témoins dans le cadre de commissions d'enquête ou d'autres procédures n'ont pas besoin de faire une demande de services juridiques par l'entremise de la Politique. Ces services leur sont offerts automatiquement, au besoin, par les organismes et agences.

Le Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation a pour mandat de fournir des conseils :

• dans les circonstances exceptionnelles où le fonctionnaire de l'État ne répond pas à un ou à plusieurs des trois critères d'admissibilité de base, mais où l'autorité approbatrice considère qu'il serait dans l'intérêt public d'approuver la requête;
• quand l'admissibilité est reconsidérée par l'autorité approbatrice lorsqu'une cour ou un tribunal a fini ses délibérations et qu'une nouvelle preuve ou information a démontré que les critères d'admissibilité de base ont été remplis;
• dans des situations complexes, à la demande de l'autorité approbatrice.

Le rôle du Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation est de fournir des conseils aux autorités approbatrices concernant des affaires complexes. Les conseils ou les recommandations ne sont pas exécutoires puisque l'autorité approbatrice demeure responsable de la décision prise.

Les membres du Comité proviennent de divers organismes assujettis à la Politique et sont habituellement des cadres supérieurs qui possèdent de l'expérience de l'interprétation de la Politique et sont bien qualifiés pour fournir des conseils et des recommandations aux autorités approbatrices.

L'autorité approbatrice ou le ministre (annexe A de la Politique) présente par écrit une demande de conseil au président du Comité consultatif et soumet les motifs de la demande ainsi que suffisamment de renseignements détaillés sur les circonstances de l'affaire et les coordonnées d'une personne ressource dans son organisme qui prendra les dispositions nécessaires pour qu'un représentant soumette l'affaire au Comité. Les documents accompagnant la demande doivent porter la mention « Protégé » et, dans la plupart des cas, les renseignements personnels doivent être supprimés.

Les demandes de services juridiques sont considérées prioritaires et, à ce titre, le Comité se réuni dans les plus brefs délais afin de répondre à la demande le plus rapidement possible.