Outil d'évaluation de la complexité et des risques des projets

1. Quel est le coût estimatif total du projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître en raison de l'envergure du projet.
• En général, la complexité s'accroît lorsque le montant géré et l'incidence des risques concrétisés augmentent.
• Le coût estimatif total du projet ne doit pas être un coût estimatif fourni à titre indicatif ni un coût estimatif fondé.

• 1 = 1 M$ à 5 M$
• 2 = 5 M$ à 10 M$
• 3 = 10 M$ à 25 M$
• 4 = 25 M$ à 100 M$
• 5 = Plus de 100 M$

2. Quel est le pourcentage du coût estimatif total du projet consacré à l'approvisionnement?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il y a plus d'activités d'approvisionnement.
• Le projet est jugé plus complexe lorsque le projet fait davantage appel à l'approvisionnement qu'aux ressources internes.

• 1 = Aucun approvisionnement n'est requis (répondre « 1 » à toutes les questions de la section sur l'approvisionnement [3.3])
• 2 = Moins de 25 %
• 3 = 26 % à 50 %
• 4 = 51 % à 75 %
• 5 = Plus de 75 %

3. Par rapport au projet typique dans votre organisme, lequel des adjectifs suivants décrit le mieux le coût estimatif total de ce projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le coût estimatif total du projet est élevé par rapport au coût moyen des projets de l'organisation.
• Cette comparaison peut se faire en consultant le plan d'investissements et en examinant le portefeuille global de projets. À la lumière de ce portefeuille de projets planifiés, l'organisation peut répartir ses projets en trois catégories : petit, moyen et grand. On pourra par la suite faire référence à un projet selon sa catégorie.

• 1 = Petit
• 3 = Moyen
• 5 = Grand

4. Combien de personnes devront travailler au projet lors de la période d'activité maximale (à temps partiels ou à temps plein, y compris des employés du gouvernement du Canada et des entrepreneurs)?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet prend de l'ampleur, du point de vue des ressources humaines.
• Lors de la planification d'un projet, un ministère pourrait vérifier la disponibilité en nombre suffisant d'employés ayant les compétences nécessaires. Afin de prévoir le nombre de personnes nécessaires à la période d'activité maximale, l'idéal serait d'examiner la disponibilité des ressources internes et celles pouvant venir de l'extérieur du ministère, soit des employés contractuels en règle générale.
• Les ressources humaines embauchées directement par un fournisseur pour un volet du projet (p. ex. produire un bien ou un service) ne sont pas incluses dans ces calculs. Ceux ci sont visés par la question 2.

• 1 = Moins de 10
• 2 = 10 à 25
• 3 = 26 à 100
• 4 = 101 à 250
• 5 = Plus de 250

5. Quelle est la durée prévue pour le projet, de sa définition à sa clôture?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître en raison de la durée du projet.
• Par exemple, il faut plus de ressources de gestions lorsque l'échéancier du projet est long, et il y a un risque supérieur que des facteurs externes aient une incidence sur les exigences, les objectifs et les données de base du projet sont modifiés.

• 1 = Moins de 12 mois
• 2 = 12 à 24 mois
• 3 = 24 à 36 mois
• 4 = 36 à 48 mois
• 5 = Plus de 48 mois

6. Combien de ministères ou organismes parrainent ou financent le projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le nombre de ministères ou d'organismes qui parrainent ou financent le projet augmente.
• Il faut inclure uniquement les ministères ou les organismes qui coparraineront ou financeront conjointement le projet, ce qui comprend une collaboration convenue par des organisations du gouvernement du Canada, des gouvernements provinciaux ou des organismes du secteur privé, qui prévoit leur participation active, direction ou financement. Le nom des organisations collaboratrices doit être inscrit dans l'encadré de la question.
• Les fournisseurs de services communs comme Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), Services partagés Canada ou les organismes centraux ne doivent pas être inclus.

• 1 = Le projet ne concerne qu'un seul ministère ou organisme.
• 2 = Le projet concerne un autre ministère ou organisme.
• 3 = Le projet concerne deux autres ministères ou organismes.
• 4 = Le projet concerne trois autres ministères ou organismes.
• 5 = Le projet concerne au moins quatre autres ministères ou organismes.

7. De quelle façon les résultats du projet modifient ou influencent directement les procédés opérationnels, les secteurs, les directions et les autres ministères et organismes?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si la portée du projet s'élargit.

• 1 = Le résultat du projet affectera un procédé opérationnel d'un secteur.
• 2 = Le résultat du projet affectera de nombreux procédés opérationnels d'un secteur.
• 3 = Le résultat du projet affectera de nombreux secteurs.
• 4 = Le résultat du projet affectera de nombreuses directions.
• 5 = Le résultat du projet affectera de nombreux ministères ou organismes.

8. La structure de gouvernance proposée ou établie pour le projet démontre un soutien adéquat pour combien des facteurs suivants?

1. représentation appropriée des intervenants et des cadres supérieurs;
2. processus décisionnels documentés;
3. rôle, responsabilités et pouvoirs au sein de la structure de gouvernance documentés;
4. exigences en matière d'information documentées.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si la structure de gouvernance du projet n'est pas satisfaisante, clairement définie et documentée.
• La représentation appropriée des intervenants et des cadres supérieurs repose sur le jugement de l'organisation.

• 1 = Soutien pour tous les facteurs est démontré.
• 2 = Soutien pour trois des facteurs est démontré.
• 3 = Soutien pour deux des facteurs est démontré.
• 4 = Soutien pour un des facteurs est démontré.
• 5 = Aucun soutien n'est démontré pour aucun des facteurs.

9. Le coût estimatif total (coût estimatif fourni à titre indicatif ou coût estimatif fondé) satisfait à combien des critères suivants pour obtenir les résultats attendus?

1. L'évaluation des coûts est établie au niveau des blocs de tâches.
2. Les coûts estimatifs se fondent sur des données historiques ou les standards de l'industrie.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les coûts estimatifs du projet sont mal établis.

• 1 = Satisfait aux deux critères.
• 3 = Satisfait à l'un des deux critères.
• 5 = Ne satisfait à aucun des critères.

10. À l'appui de la réalisation des résultats attendus, combien des critères suivants de financement ont été atteints?

1. La source de financement provient des niveaux de référence du ministère.
2. Les fonds sont engagés à l'interne.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si aucune source de fonds n'est définie et si les fonds ne sont pas encore engagés.

• 1 = Satisfait aux deux critères.
• 3 = Satisfait à l'un des deux critères.
• 5 = Ne satisfait à aucun des critères.

11. Est-il possible que le projet accuse des retards? De nombreuses causes peuvent occasionner des retards, par exemple:

1. changements dans les technologies;
2. exigences des organismes participants;
3. facteurs saisonniers;
4. besoin d'approbations de politiques;
5. influences externes.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si des facteurs pouvant relever le risque de retard influent sur le projet.

• 1 = Non, c'est impossible.
• 3 = Faible possibilité; incidences mineures sur le calendrier.
• 5 = Forte possibilité; incidences majeures sur le calendrier.

12. Les facteurs géographiques ont-il un effet sur le déroulement du projet? Examinez les énoncés suivants :

1. Les activités du projet ou les membres de l'équipe sont répartis sur un territoire vaste.
2. Le projet sera réalisé dans un endroit éloigné ou difficile d'accès.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet est réparti sur un vaste territoire ou mené dans un endroit problématique.
• Un endroit éloigné ou difficile d'accès peut exiger beaucoup de déplacements, être d'accès difficile ou restreint, n'offre pas de services facilement disponibles ou être loin d'autres emplacements d'importance pour le projet.

• 1 = Aucun des énoncés n'est vrai.
• 3 = L'un des énoncés est vrai.
• 5 = Les deux énoncés sont vrais.

13. Des facteurs environnementaux influent-ils sur la manière dont le projet est mené?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître en raison de facteurs environnementaux.
• Les facteurs environnementaux peuvent inclure les sites contaminés ou les crédits de compensation de carbone, tandis que les outils environnementaux peuvent inclure les évaluations des répercussions environnementales.

• 1 = Non
• 5 = Oui

14. Faut-il prendre certains facteurs socioéconomiques en considération?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si des facteurs socioéconomiques doivent être pris en considération ou gérés dans le cadre du projet.
• Ces facteurs peuvent inclure des avantages industriels régionaux, les droits et intérêts des peuples autochtones (Premières Nations, Inuits, Métis), l'approvisionnement écologique, le déménagement d'employés, la perte d'emploi, la gestion des biens patrimoniaux identifiés, etc.

• 1 = Non
• 5 = Oui

15. Prenez en compte comment la disponibilité des installations influencera la façon dont le projet sera mené :

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les installations prévues pour l'équipe du projet sont insatisfaisantes.
• On entend par installations la disponibilité d'espaces pour l'équipe de projet, comme des immeubles de bureaux, des laboratoires, des centres de congrès, etc.

• 1 = Des installations appropriées sont disponibles pour mener à bien le projet.
• 3 = Les installations disponibles ne conviennent pas.
• 5 = Il n'ya pas d'installations disponibles pour le projet.

16. La perception du public influence-t-elle le déroulement du projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si l'opinion publique influe sur le projet.

• 1 = Non
• 5 = Oui

17. Des facteurs relatifs aux Autochtones (notamment les revendications territoriales et l'obligation de consulter les Autochtones) influencent-ils le déroulement du projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître à mesure que les droits et les intérêts des personnes autochtones sont étudiés pendant toute la prestation du projet.

• 1 = Non
• 5 = Oui

18. Les exigences en matière de santé et de sécurité augmentent-elles beaucoup la complexité des exigences liées au projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il faut tenir compte des facteurs liés à la santé et à la sécurité et les gérer.

• 1 = Non
• 5 = Oui

19. À quel point et avec quelle clareté le projet s'harmonise-t-il avec le mandat et les résultats stratégiques de l'organisation?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet n'est pas pleinement harmonisé avec le mandat et les objectifs stratégiques de l'organisation.

• 1 = Il y a harmonisation directe avec les résultats stratégiques et il y a une contribution directe aux résultats stratégiques de l'organisation ou du programme.
• 3 = Il y a harmonisation avec le résultat stratégique et il y a une contribution indirecte aux résultats stratégiques de l'organisation ou du programme.
• 5 = Il y a peu d'harmonisation avec le résultat stratégique, ou les résultats stratégiques n'ont pas été établis.

20. Le projet, il est à quel niveau de priorité pour l'organisation?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet est de moindre importance pour l'organisation.
• Contrairement aux projets de grande priorité, les projets moins prioritaires sont plus susceptibles d'avoir des problèmes d'affectation de ressources.

• 1 = Le projet est de priorité jugée essentielle; toutes les ressources nécessaires y seront affectées
• 5 = Le projet est de priorité jugée normale; les ressources pourraient être partagées avec d'autres projets dont la priorité est égale ou plus élevée.

21. Jusqu'où va l'analyse de rentabilisation du projet pour démontrer la valeur de celui-ci pour l'organisation?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il n'y a pas une solide analyse de rentabilisation qui relie les investissements aux résultats des programmes et, en fin de compte, aux résultats stratégiques de l'organisation.
• Les exigences opérationnelles de l'organisation définissent l'analyse de rentabilisation (si elle s'avère nécessaire). Il incombe à l'organisation de déterminer le besoin d'une analyse de rentabilisation.
• Le SCT a préparé un guide sur la réalisation d'une analyse de rentabilisation et un gabarit pour celle-ci.

• 1 = L'analyse de rentabilisation est convaincante; elle démontre de manière poussée la valeur du projet, OU aucune analyse de rentabilisation n'est requise.
• 3 = L'analyse de rentabilisation fait une bonne démonstration de la valeur du projet; certains détails méritent d'être clarifiés.
• 5 = L'analyse de rentabilisation ne démontre pas la valeur du projet ou elle est incomplète.

22. Dans quelle mesure la direction de l'organisation et les intervenants pertinents sont-ils au courant du projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet n'a pas été clairement expliqué à la direction et si celle-ci n'est pas mobilisée.

• 1 = Compréhension uniforme, claire et complète du projet à tous les niveaux concernés.
• 3 = Bonne connaissance générale du projet, de ses répercussions, et de son budget.
• 5 = Connaissance minimale du projet aux niveaux concernés.

23. A-t-on prévu un plan de communication pour le projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet ne prévoit pas de plan de communication à l'intention des intervenants internes et externes.
• Il incombe à l'organisation de déterminer si un plan de communication est requis. Elle doit également établir et consigner des lignes directrices sur les cas nécessitant un plan de communication.
• Le plan de communication peut être un document distinct ou intégré à un autre document du projet.

• 1 = Oui, il existe un plan de communication pour le projet.
• 3 = Le plan de projet n'est pas encore terminé.
• 5 = Non, il n'existe pas de plan de communication pour le projet

24. Quelle est la force de l'engagement de la haute direction, des intervenants, des partenaires et des parrains du projet de l'organisation à l'égard de la réussite du projet et de sa réalisation en temps opportun? Examinez les critères suivants :

1. Un parrain du projet ou un champion de la haute direction joue un rôle actif.
2. Les intervenants et les partenaires sont prêts à réaffecter des ressources au besoin.
3. La haute direction assure une surveillance.
4. Les intervenants ont tous confirmé leur engagement.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet ne bénéficie pas d'un engagement suffisant.
• Les critères a), b) et c) sont des indicateurs d'engagement. Le critère d) peut être documenté à l'aide de la consignation de la participation des intervenants aux principales réunions du projet.

• 1 = Les quatre critères sont remplis.
• 2 = Trois des quatre critères sont remplis.
• 3 = Deux des quatre critères sont remplis.
• 4 = Un des quatre critères est rempli.
• 5 = Aucun critère n'est rempli.

25. Le document de la stratégie d'approvisionnement du projet :

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si aucune stratégie pertinente d'approvisionnement n'est en vigueur.

• 1 = Traite de toutes les exigences du projet.
• 3 = Est d'ordre général et décrit bien les activités d'approvisionnement requises.
• 5 = Est incomplet ou inapproprié compte tenu du projet.

26. Quelle est la disponibilité des fournisseurs et leur volonté à participer à ce projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il n'existe qu'un bassin restreint de fournisseurs compétents.

• 1 = Il existe un certain nombre de fournisseurs qualifiés sur le marché, prêts à travailler pour le gouvernement du Canada.
• 3 = Il y a peu de fournisseurs qualifiés sur le marché ou certains d'entre eux hésitent à travailler pour le gouvernement du Canada.
• 5 = Il n'y a qu'une seule ou aucune fournisseur qualifié qui peut satisfaire aux exigences.

27. Un fournisseur compétent sera-t-il en mesure de fournir les produits, les biens ou les services requis par le projet en temps opportun (conformément aux dates de livraison mentionnées dans le marché ou aux dates de livraison établies) et en respectant l'enveloppe budgétaire prévue?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le fournisseur dispose d'une capacité restreinte de prestation des produits, des biens ou des services attendus.
• Les produits, biens ou services non conformes aux spécifications exigées doivent être considérés « inadéquats » et donc recevoir une note de « 5 ».
• Les produits, biens ou services qui ne peuvent être fournis de façon adéquate, car le fournisseur n'a pas, à un degré relativement élevé, la capacité ou la compétence de le faire, doivent également recevoir une note de « 5 ».

• 1 = Il n'y a aucun risque que les produits, biens ou services ne soient pas aisément fournis.
• 3 = Il existe un faible risque de décalage du calendrier de projet en raison de la complexité de l'approvisionnement ou des difficultés des fournisseurs.
• 5 = Il y a un risque que le faible nombre d'entreprises concurrentes qualifiées ait un effet important sur les éléments livrables, le calendrier ou le budget.

28. Combien des énoncés suivants sont-ils vrais?

1. Les membres du personnel chargés de l'approvisionnement pour le projet possèdent les compétences requises pour rédiger les caractéristiques techniques ou des spécifications ou des demandes de propositions ou énoncé des travaux.
2. Les membres du personnel chargés de l'approvisionnement pour le projet possèdent les compétences requises au sujet des biens et des services acquis.
3. Un processus d'examen ministériel rigoureux précède l'adjudication des marchés.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet n'est pas doté de solides capacités en matière de passation de marché ou de contrôles.
• Il faut examiner toutes les activités menées par le personnel qui s'inscrivent dans la portée du projet.

• 1 = Tous ces énoncés sont vrais.
• 2 = Deux de ces énoncés sont vrais.
• 4 = Un de ces énoncés est vrai.
• 5 = Aucun de ces énoncés n'est vrai.

29. Combien de marchés distincts associés aux principaux éléments livrables prévoit-on pour ce projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet compte de nombreux marchés.
• Les marchés n'incluent pas les protocoles d'entente et les ententes de partenariat conclus entre les parrains qui financent conjointement le projet.

• 1 = Un marché
• 2 = Deux marchés
• 3 = Trois marchés
• 4 = Quatre marchés
• 5 = Cinq marchés ou plus

30. Combien des énoncés suivants sont-ils vrais?

1. L'entreprise ou la personne qui obtient le marché conclura de/des contrat(s) de sous-traitance avec d'autres entreprises.
2. Les marchés sont assujettis à des accords de commerce.
3. Les résultats du marché dépendent des résultats d'un autre marché.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les éléments du marché sont complexes.
• Ne comptez un énoncé comme vrai que s'il est vrai pour tous les marchés du projet indiqués à la question 29.

• 1 = Aucun des énoncés n'est vrai.
• 3 = Un de ces énoncés est vrai.
• 4 = Deux de ces énoncés sont vrais.
• 5 = Tous les énoncés sont vrais.

31. Selon le contrat, évaluez le degré de contrôle exercé sur le choix des fournisseurs et type de marché prévu.

• La complexité inhérente et le risque associés au projet peuvent s'accroître si le contrôle exercé sur la sélection d'un fournisseur compétent est restreint.
• La question porte sur le contrôle exercé sur le choix des fournisseurs compétents, alors que les complexités liées à la méthode d'approvisionnement sont examinées à la question 26.
• Si plus d'une méthode d'approvisionnement est utilisée, choisissez celle qui obtient la note la plus élevée.

• 1 = Prescrit (fournisseur unique, Préavis d'adjudication de contrat - PAC)
• 2 = Commande subséquente à une offre à commandes
• 4 = Approvisionnement dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement
• 5 = Appel d'offres public (demande de prix, appel d'offres, demande de propositions)

32. En ce qui concerne la gestion du contrat, combien des énoncés suivants sont-ils vrais?

1. Le personnel qui rédige le contrat participe à sa gestion.
2. Un processus d'acceptation normalisé est utilisé pour évaluer l'achèvement des travaux (par example examen par les pairs, ou revue de l'achèvement des produits livrables).
3. Les méthodes de communication entre l'autorité chargée du contrat et l'entrepreneur sont bien définis et en règle.
4. Un processus normalisé sert à rendre compte des progrès (par exemple évaluation ponctuelle, réunions sur une base régulière).
5. Un mécanisme permet de résoudre les différends liés au contrat entre les deux parties au sujet de l'achèvement des travaux.

• La complexité inhérente et les risques au projet peuvent s'accroître s'il n'y a pas de mécanisme efficace de gestion des marchés liés au projet.

• 1 = Tous ces énoncés sont vrais.
• 2 = Quatre de ces énoncés sont vrais.
• 3 = Trois de ces énoncés sont vrais.
• 4 = Deux de ces énoncés sont vrais.
• 5 = Un de ces énoncés est vrai ou aucun de ces énoncés n'est vrai.

33. A-t-on fait officiellement appel, au moyen d'une entente de services, à TPSGC ou à une autorité déléguée de passation de marchés pour assurer le soutien adéquat de l'approvisionnement?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les pouvoirs délégués de passation de marchés ne sont pas officiellement utilisés et les attentes en matière de service ne sont pas définies.

• 1 = Oui, ou non requis.
• 3 = Prévu, mais pas encore en place.
• 5 = Non

34. L'organisation prévoit-elle une pénurie de personnel ayant les compétences requises pendant une période importante du projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il y a une pénurie de personnel ayant les compétences requises.
• Il faut tenir compte du plan de dotation de l'organisation visant à combler les lacunes en matière de compétences. S'il n'y a pas de plan, la réponse devrait alors être « oui ».

• 1 = Non
• 5 = Oui

35. Comment entrevoit-on la stabilité au sein de l'équipe de projet? Examinez les critères suivants :

1. Les membres de l'équipe ont déjà travaillé ensemble.
2. On prévoit un faible taux de roulement du personnel.
3. Il est prévu qu'un remplaçant qui convient sera rapidement disponible.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si l'équipe de projet manque de stabilité.
• Il faut tenir compte des fournisseurs de services communs (TPSGC, SPC) à titre de membres de l'équipe. Des discussions avec l'organisation visée seront peut-être nécessaires avant de répondre à la question.

• 1 = Les trois critères sont remplis.
• 2 = Deux des trois critères sont remplis.
• 4 = Un des trois critères est rempli.
• 5 = Aucun des critères n'est rempli.

36. Quel pourcentage des membres de l'équipe est affecté au projet à temps plein?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les membres de l'équipe de projet sont peu mobilisés.
• Il faut tenir compte des fournisseurs de services communs (TPSGC, SPC) à titre de membres de l'équipe.

• 1 = Plus de 80 %
• 2 = 61 % à 80 %
• 3 = 41 % à 60 %
• 4 = 20 % à 40 %
• 5 = Moins de 20 %, ou ils travaillent tous à temps partiel

37. Examinez les critères suivants en matière de connaissances et d'expérience :

1. Une approche éprouvée sera utilisée pour ce projet.
2. On a déjà accompli ce type de projet au sein du gouvernement du Canada.
3. Le projet utilisera des ressources qui ont déjà été utilisées pour ce type de projet auparavant.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet est innovateur, unique ou d'avant-garde.
• Si le projet est réalisé par une tierce partie, la réponse doit être donnée de leur point de vue. Par exemple, il faut déterminer si la tierce partie utilisera une approche éprouvée.

• 1 = Les trois critères sont remplis.
• 2 = Deux des trois critères sont remplis.
• 4 = Un des trois critères est rempli.
• 5 = Aucun des critères n'est rempli.

38. Le gestionnaire de projet désigné a-t-il déjà travaillé à des projets de cette envergure et de cette complexité?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le gestionnaire du projet ne possède pas les connaissances et l'expérience pour réaliser le projet.

• 1 = Oui
• 5 = Non

39. Décrivez les effets globaux du projet sur l'organisme :

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si des changements à la structure organisationnelle du projet sont nécessaires.

• 1 = Le projet sera compatible avec les processus actuels de l'organisation; il emploiera l'effectif et les compétences disponibles et n'exigera aucun changement majeur à la technologie ou aux autres infrastructures.
• 3 = Il faudra apporter quelques changements aux processus, aux modèles de dotation ou à la technologie.
• 5 = Une restructuration importante des processus opérationnels, des besoins en dotation, des relations avec les partenaires et de l'infrastructure sera nécessaire.

40. Existe-t-il un plan de gestion du changement pour le projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il n'existe pas de plan de gestion du changement.
• On entend par gestion du changement une approche structurée pour la transition des personnes, des équipes et des organisations de la situation actuelle à celle souhaitée. En d'autres mots, la gestion du changement vise à aider les personnes touchées par un projet à faire la transition à une nouvelle situation.
• L'organisation doit déterminer le besoin d'un plan de gestion du changement. Dans des lignes directrices, l'organisation doit définir par écrit à quel moment un tel plan est nécessaire.

• 1 = Il faudra gérer le changement, et un plan de gestion du changement a été préparé. Autrement, il n'existe pas de besoins importants en matière de gestion du changement
• 3 = Il faudra gérer le changement, et la préparation d'un plan de gestion du changement est incorporée ou incluse dans le plan de gestion du projet.
• 5 = Il faudra gérer le changement, mais il n'est pas prévu d'établir un plan de gestion du changement

41. Dans quelle mesure la mobilisation du public est-elle nécessaire pour atteindre les résultats escomptés?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si un degré élevé de mobilisation et de soutient public est nécessaire.
• Mobilisation exprimée en nombre de personnes, en durée ou en nombre de groupes inclus.

• 1 = Aucune participation du public n'est requise pour assurer le succès du projet.
• 2 = Une participation limitée du public est requise pour assurer le succès du projet.
• 4 = Une participation modérée du public est requise pour assurer le succès du projet.
• 5 = Une forte participation du public est requise pour assurer le succès du projet.

42. Quel est le niveau de risque juridique qu'engendre le projet, à travers des nouvelles obligations, exigences réglementaires et modifications législatives?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si des changements législatifs ou réglementaires sont nécessaires pour mener à bien ou mettre en œuvre le projet.
• Pour répondre, trouvez la réponse qui représente le mieux la situation de l'initiative. Il n'est pas nécessaire que toutes les conditions énoncées dans chaque réponse s'appliquent.

• 1 = Aucun examen juridique n'est requis; aucune modification législative n'est requise; les coûts juridiques et l'effort sont faibles.
• 2 = Au moins un événement à risque est susceptible de se produire, entraînant des coûts juridiques et du travail; un examen juridique a été effectué.
• 3 = Au moins un événement à risque est susceptible de se produire, entraînant des coûts juridiques et du travail; il n'y a pas eu d'examen juridique.
• 4 = La probabilité et l'incidence des risques liés à l'obligation et à d'autres risques juridiques sont élevées; des ressources juridiques considérables seront requises durant le projet; la mise en œuvre du projet suppose des modifications législatives; un examen juridique a été effectué.
• 5 = La probabilité et l'incidence des risques liés à l'obligation et à d'autres risques juridiques sont élevées; des ressources juridiques considérables seront requises durant le projet; la mise en œuvre du projet suppose des modifications législatives; il n'y a pas eu d'examen juridique.

43. Envisage-t-on des problèmes pour assurer la conformité du projet avec les exigences des politiques applicables du Conseil du Trésor, notamment celles sur la sécurité, l'accessibilité, la normalisation des sites Internet et la gestion de l'information gouvernementale?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il y a des problèmes pour assurer la conformité du projet avec les exigences des politiques ou si des exemptions sont nécessaires.
• Les organisations doivent documenter les politiques qui s'appliquent au projet. Par exemple, si le projet vise des renseignements personnels, elle doit alors préparer une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cela doit être signalé dans la réponse de l'ECRP.

• 1 = Le projet n'est assujetti à aucune de ces politiques, ou respecte entièrement toutes les politiques applicables.
• 3 = Les exigences des politiques entraînent certaines difficultés, mais l'équipe de projet dispose des ressources nécessaires pour y faire face.
• 5 = Il y a quelques défis liés aux exigences des politiques et on doute qu'il soit possible de satisfaire celles-ci tout en respectant le calendrier et le budget.

44. Combien des éléments suivants sont-ils définis dans le plan de gestion du projet?

1. Portée
2. Coûts
3. Calendrier
4. Mécanismes de contrôle du projet
5. Risques
6. Réalisations attendues
7. Équipe ou compétences

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet est mal défini.

• 1 = Tous les éléments sont définis.
• 2 = Cinq ou six éléments sont définis.
• 3 = Trois ou quatre éléments sont définis.
• 4 = Un ou deux éléments sont définis.
• 5 = Aucun plan n'a été élaboré.

45. Afin de déterminer si l'équipe de projet est suffisamment organisée pour entreprendre un projet de cette envergure, combien de ces critères sont remplis?

1. La composition de l'équipe de projet, les niveaux des ressources ainsi que les rôles et les responsabilités sont définis et consignés.
2. Des ressources sont affectées au projet (c.-à-d. disponibles au besoin).
3. Les responsabilités des gestionnaires et des chefs de l'équipe de projet ainsi que les autorisations dont ils ont besoin sont définies et consignées.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si l'équipe du projet est mal organisée.
• Le niveau d'organisation et de structure de l'équipe doit être proportionnel à l'envergure du projet.

• 1 = Les trois critères sont remplis.
• 2 = Deux des trois critères sont remplis.
• 4 = Un des trois critères est rempli.
• 5 = Aucun des critères n'est rempli.

46. A-t-on établi un processus approprié de présentation de rapports et de contrôle pour le projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les processus de présentation de rapports et de contrôle ne sont pas établis.

• 1 = Oui
• 3 = L'élaboration d'un processus de contrôle et de rapport sur le projet est une activité prévue, mais elle n'est pas encore terminée.
• 5 = Non

47. Combien de ces domaines sont ou seront utilisés dans le cadre du projet?

1. Assurance de la qualité
2. Gestion des risques
3. Gestion des résultats
4. Gestion des enjeux

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les pratiques exemplaires ne sont pas utilisées.

• 1 = Dans les quatre domaines
• 2 = Dans trois des domaines
• 3 = Dans deux des domaines
• 4 = Dans un des domaines
• 5 = Dans aucun des domaines

48. Existe-t-il un plan de gestion des risques, et à quel point des plans d'urgence appropriés ont-ils été prévus afin de faire face aux risques énoncés dans le plan?

Examinez les critères suivants :

1. Les risques décelés ont été évalués et classés en ordre de priorité.
2. Des mesures de contrôle et d'atténuation sont en place pour tous les risques résiduels importants.
3. Un plan de gestion des risques a été intégré dans le plan de gestion du projet.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les risques du projet ne sont pas gérés.
• Un groupe de la gestion des risques organisationnels devrait participer.

• 1 = Les trois critères sont remplis OU un plan de gestion des risques n'est pas requis.
• 2 = Deux des trois critères sont remplis.
• 4 = Un des trois critères est rempli.
• 5 = Aucun des critères n'est rempli.

49. Un processus de gestion de l'information (GI) de niveau approprié est-il prévu ou en place afin de recueillir, de distribuer et de protéger les données pertinentes et importantes sur le projet, notamment les études, les plans de projet, les données de référence et les registres?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si l'information sur le projet n'est pas gérée correctement.

• 1 = Des pratiques de gestion de l'information complètes sont en place ou prévues afin d'appuyer le projet tout au long de sa durée.
• 3 = Des pratiques de GI standard sont prévues ou en place et des ressources y sont affectées.
• 5 = Des pratiques de GI minimales sont prévues ou en place dans le cadre du projet.

50. Combien des énoncés suivants sont-ils vrais?

1. La solution du projet requiert un haut niveau (supérieur à la normale) de disponibilité.
2. La solution du projet requiert des modifications personalisées au-delà de la configuration normale.
3. La solution du projet requiert un haut niveau de qualité du rendement.
4. La solution du projet requiert un haut niveau de fiabilité.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si la solution du projet (le principal extrant que doit fournir le projet) comprend des exigences complexes. Plus le nombre d'exigences précises est élevé, plus les risques et la complexité sont inhérents.
• On entend par disponibilité la période de temps pendant laquelle un bien doit être disponible. Par exemple, un système informatique de grande disponibilité qui fonctionne 99,9 % du temps, ou un immeuble utilisé en tout temps. Un haut niveau de disponibilité entraîne des exigences différentes et plus complexes qu'un niveau inférieur. Le temps d'indisponibilité ou d'entretien est généralement très restreint.
• Pour atteindre un haut niveau de qualité du rendement, la solution doit fournir des résultats ou des extrants précis, répétables et complets, ce qui pourrait nécessiter des exigences très détaillées. En outre, en raison des exigences de qualité, il pourrait y avoir une faible marge de manœuvre pour apporter des changements à la solution lors de la réalisation du projet.
• On entend par fiabilité la robustesse d'un actif ou sa résistance aux manquements. Les actifs très utilisés doivent être plus fiables; par conséquent, ils imposent des exigences plus complexes.

• 1 = Aucun des énoncés n'est vrai.
• 2 = Un des énoncés est vrai.
• 3 = Deux des énoncés sont vrais.
• 4 = Trois des énoncés sont vrais.
• 5 = Tous les énoncés sont vrais.

51. En ce qui concerne la définition des exigences du projet, combien des énoncés suivants sont-ils vrais?

1. Il est possible de définir les exigences en faisant appel à très peu de personnes.
2. Il est possible de définir les exigences dans un court laps de temps.
3. Il n'y a que quelques exigences individuelles à définir.
4. Il n'est pas nécessaire de fournir beaucoup de détails sur les exigences.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il est difficile de bien documenter les exigences du projet.
• Un grand nombre d'exigences, de détails, de personnes ou d'intervenants est généralement signe d'une complexité accrue.

• 1 = Quatre de ces énoncés sont vrais.
• 2 = Trois de ces énoncés sont vrais.
• 3 = Deux de ces énoncés sont vrais.
• 4 = Un de ces énoncés est vrai.
• 5 = Aucun de ces énoncés n'est vrai.

52. Dans quelle mesure les sources et méthodes disponibles ont-elles été employées et vérifiées, en vue d'obtenir de l'information pour ce projet (p. ex. recherches, consultations, ateliers, enquêtes, et documents existants)?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si l'information nécessaire à la planification, à l'intégration et à la conception n'a pas été obtenue et vérifiée.
• Déterminer et consigner les étapes à suivre pour la collecte d'information de grande qualité à l'appui de la définition des exigences.
• Dans l'idéal, une organisation utilisera des pratiques organisationnelles autres qu'une analyse de rentabilisation pour définir les exigences.

• 1 = Toutes les sources et méthodes ont été employées et vérifiées.
• 2 = Toutes les sources et méthodes ont été employées, mais elles n'ont pas été vérifiées.
• 3 = Quelques sources et méthodes ont été employées.
• 4 = Peu de sources et méthodes ont été employées.
• 5 = Aucune information n'a été recueillie ou n'est disponible.

53. Les exigences opérationnelles ont-elles été validées auprès des utilisateurs au moyen de techniques appropriées, par exemple des révisions structurées, des ateliers, une vérification et une validation indépendantes?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les exigences ne sont pas correctement validées.
• Déterminer si les utilisateurs finals ont participé à la définition des exigences.
• Les utilisateurs finals sont les personnes qui devront directement interagir avec les extrants du projet (p. ex. nouveaux processus opérationnels, système de gestion de l'information ou équipement), utiliser ou soutenir ces extrants. Cette pratique de consultation permet de s'assurer que les personnes les plus directement touchées par un projet sont consultées ou mobilisées lors de la définition des exigences.

• 1 = Oui
• 3 = La validation est une activité prévue, mais elle n'est pas encore terminée.
• 5 = Non

54. A-t-on effectué des études de faisabilité et a-t-on confiance dans les hypothèses présentes dans ces études?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si des études fiables de faisabilité n'ont pas été menées.
• Les activités de faisabilité peuvent inclure des activités d'analyse des options ou des recommandations. Des exercices sur les prototypes, et la validation de principe font partie des activités de faisabilité.

• 1 = Des études de faisabilité ne sont pas requises, car aucune des exigences n'est difficile à mettre en œuvre sur le plan technique.
• 2 = Des études de faisabilité ont été effectuées et les hypothèses formulées sont estimées fiables.
• 4 = Des études de faisabilité ont été effectuées, mais les hypothèses formulées ne sont pas estimées totalement fiables.
• 5 = Des études de faisabilité s'imposaient, mais aucune n'a été effectuée

55. Quel pourcentage des tâches est-il impossible de définir entièrement avant que la précédente soit terminée? Il s'agit de tâches qu'on peut comprendre mais qu'on ne peut pas documenter de façon précise sans connaître les résultats de la tâche précédente.

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si des exigences ne peuvent être définies (inconnus connus).

• 1 = Moins de 10 %
• 2 = 20 %
• 3 = 30 %
• 4 = 40 %
• 5 = Plus de 40 %

56. Dans quelle mesure les exigences du projet sont-elles claires, complétées et communiquées?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il existe des exigences incertaines ou des exigences acceptées non intégrées aux spécifications.
• Si toutes les exigences peuvent être définies dès le début, alors il faut utiliser le projet intégral comme fondement de la réponse. Par contre, s'il n'est pas possible de définir toutes les exigences au moment de l'évaluation, il faut alors utiliser la phase en cours ou à venir du projet comme fondement de la réponse.

• 1 = Toutes les exigences sont claires, complétées et communiquées.
• 3 = Jusqu'à 10 % de la totalité des exigences ne sont pas complétées ou ne sont pas documentées.
• 5 = Plus de 10 % de la totalité des exigences ne sont pas complétées ou sont ambiguës.

57. Combien de ces caractéristiques du projet devraient rester stables?

1. Qualité
2. Fonctionnalité
3. Calendrier
4. Intégration
5. Conception
6. Essais

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si des exigences du projet sont instables. Les caractéristiques du projet devraient demeurer inchangées si les exigences du projet sont stables.
• Il faut examiner dans quelle mesure l'information actuelle traduit les exigences du projet. Si l'on s'attend à des changements de certaines caractéristiques en raison d'information incomplète ou incertaine, il faut alors conclure que les exigences du projet sont instables.

• 1 = Toutes les caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.
• 2 = Cinq des six caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.
• 3 = Quatre des six caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.
• 4 = Trois des six caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.
• 5 = Au plus deux des caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.

58. D'autres projets dépendent-ils des extrants ou des résultats de ce projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si d'autres projets dépendent de lui.

• 1 = Non
• 5 = Oui

59. Les résultats de ce projet dépendent-ils des extrants ou des résultats d'autres projets?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le projet dépend d'autres projets.

• 1 = Non
• 5 = Oui

60. Dans quelle mesure le projet doit-il s'intégrer à des externalités, comme d'autres projets, systèmes, infrastructures ou organismes externes?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il y a un niveau élevé d'intégration avec des éléments externes.
• Il faut examiner et choisir la réponse qui répond le mieux à la situation de l'initiative. Il n'est pas nécessaire que toutes les conditions de chaque réponse s'appliquent.

• 1 = Peu d'exigences complexes en matière d'intégration; des activités visant à préciser le niveau d'intégration sont incluses dans le plan de gestion du projet.
• 3 = Bonne compréhension et bonne planification de l'intégration.
• 5 = Exigences complexes ou nombreuses en matière d'intégration et planification insuffisante des activités requises.

61. Quel niveau d'intégration faut-il atteindre dans le projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître s'il y a un niveau élevé d'intégration avec des éléments internes.

• 1 = Peu d'exigences complexes en matière d'intégration; des activités visant à préciser le niveau d'intégration sont incluses dans le plan de gestion du projet.
• 3 = Bonne compréhension et bonne planification de l'intégration.
• 5 = Exigences complexes ou nombreuses en matière d'intégration et planification insuffisante des activités requises.

62. En comparaison avec un projet typique mené dans votre organisme, quel adjectif décrit le nombre de tâches, d'éléments ou de produits livrables compris dans la structure de répartition du travail?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si l'ampleur du projet est grande par rapport à l'ampleur moyenne des projets de l'organisation.
• Cette question vise à définir l'importance (voir la question 1) du projet, compte tenu du nombre de tâches de celui-ci par rapport à la moyenne de l'organisation. La comparaison peut être établie en consultant le plan d'investissements et l'examen du portefeuille global de projets.
• Suite à de l'examen du portefeuille, l'organisation devrait être en mesure de déterminer le nombre moyen de tâches pour celui-ci. On peut ensuite comparer chaque projet à la moyenne pour répondre à la question et appuyer celle-ci.

• 1 = Petit
• 3 = Moyen
• 5 = Grand

63. Le calendrier du projet tient-il compte du chemin critique du projet, notamment des éventualités?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si le calendrier du projet ne prévoit pas d'éventualités pour les tâches dépendantes (chemin critique).

• 1 = Oui
• 5 = Non OU aucune analyse du chemin critique n'a été effectuée.

64. Quelle incidence le besoin de ressources limitées ou en grande demande a-t-il sur le projet?

• La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s'accroître si les ressources nécessaires pour le projet sont rares ou en grande demande.
• Il peut s'agir de ressources du gouvernement ou de l'extérieur, et elles peuvent être matérielles ou humaines (p. ex., des personnes ayant des compétences rares). Si des ressources sont limitées à l'interne mais qu'elles sont disponibles à l'externe, elles ne sont pas considérées comme limitées.

• 1 = Aucune ressource limitée n'est requise OU la question est sans objet.
• 2 = Le projet enregistrera de légers retards ou de légers dépassements de coûts en raison de la rareté des ressources.
• 3 = Le projet enregistrera des retards modérés ou des dépassements de coûts modérés en raison de la rareté des ressources.
• 4 = Le projet enregistrera d'importants retards ou d'importants dépassements de coûts en raison de la rareté des ressources, et il faudra retourner au Conseil du Trésor pour obtenir une nouvelle approbation.
• 5 = Le succès du projet repose essentiellement sur des ressources limitées.