Addendum - Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique

1.01 Entrée en vigueur

Le programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique est entré en vigueur le 1 décembre 2007. Tous les nouveaux employés nommés à la fonction publique fédérale, autres que les EX/GIC, acceptant une lettre d'offre le ou après le 1 décembre 2007 seront réinstallés selon les termes de ce programme.

Ce programme est en annexe à la Directive de réinstallation du Conseil national mixte en vigueur présentement.^{Note en bas de page 1}

1.02 Objet et portée

Le programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique procure aux employés nouvellement nommés:

• un montant allant jusqu'à cinq mille dollars (5 000$) dans leur composante de financement sur mesure =- tous fonds inutilisés seront retournés au ministère employeur; et
• un contrat avec un fournisseur de services de réinstallation qui donnera un soutien professionnel aux employés nouvellement nommés, tel que des conseils sur les avantages offerts aux personnes réinstallées, un aperçu de l'hébergement disponible à leur lieu d'affectation et des indications sur la gestion des dépenses, en plus d'autres services connexes selon l'article 1.09.

Les taux, définitions et principes du Programme de réinstallation intégrée (PR) s'appliqueront.

Ce soutien ne pourra être accordé que si la personne nommée est prête à signer une entente de service de deux ans précisant que si elle cesse de travailler et, par conséquent, manque à son engagement de compléter une période d'emploi ininterrompue de deux ans au service du gouvernement fédéral, elle devra rembourser directement au ministère employeur une partie de l'aide à la réinstallation obtenue, proportionnelle à la période de service continu qu'il manquera pour terminer les deux ans requis.

Pour une période d'affectation fixe si celle-ci est en deçà de deux ans, le remboursement sera proportionnel à la période qu'il manquera à l'employé pour terminer la durée du terme original.

1.03 Admissibilité

Tous les nouveaux employés nommés à la fonction publique (à l'exception des EX et GIC) doivent être réinstallés sous le programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Ceci inclus les réinstallations provenant de l'étranger lors d'une première nomination.

Le terme personne nouvellement nommée désigne une personne recrutée à l'extérieur de la fonction publique et nommée ou affectée à un ministère ou à un organisme mentionné aux Annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques , pour une période d'un an (365 jours) ou plus.

Les membres des Forces canadiennes qui font l'objet d'une première nomination à la fonction publique sont considérés personne nommée.

1.04 Administration

1.04.1 Le fournisseur de services de réinstallation pour le Programme de réinstallation intégré est responsable de rembourser les dépenses afférentes à la réinstallation aux employés nouvellement nommés qui seront réinstallés dans le cadre du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique.

Aucune dépense de réinstallation ne devra être remboursée à l'interne, par les ministères.

1.04.2 Il incombe à l'employeur d'autoriser les réinstallations et de s'assurer que toutes les dispositions prises sont conformes à la présente Addendum-Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique.

Dans des circonstances exceptionnelles, le coordonnateur ministériel national peut autoriser à posteriori les dépenses de réinstallation engagées jusqu'à 30 jours avant l'acceptation de la lettre d'offre par le nouvel employé. Dans les cas d'autorisation a posteriori de dépenses engagées au-delà du délai de 30 jours, il est nécessaire d'obtenir l'approbation du responsable du programme au SCT.

1.05 Règle de 40 kilomètres

Si la réinstallation ne respecte pas la « règle des 40 kilomètres » énoncée dans la Loi de l'impôt sur le revenu, toutes les indemnités de réinstallation payées à l'employé nouvellement nommé peuvent être imposables.

1.06 Avance de fonds

Des avances de fonds peuvent être effectuées pour un employé nouvellement nommé pour des dépenses de réinstallation anticipées.

L'avance ne peut dépasser le montant des fonds restants dans la composante sur mesure au moment de la demande d'avance et elle est limitée à un maximum de 5 000$.

A la conclusion du dossier, toute partie non utilisée de l'avance de fonds devra, sur demande, être immédiatement remboursée directement au fournisseur de services de réinstallation.

1.07 Enveloppe de financement sur mesure

L'enveloppe de financement sur mesure est offerte par l'employeur pour permettre aux nouveaux employés de la fonction publique de réclamer des dépenses liées à la réinstallation, jusqu'à concurrence de 5 000 $. Il fournit la flexibilité de réclamer les articles qui répondent mieux aux besoins en réinstallation des employés.

La somme restante ou inutilisée devra être retournée au receveur général du Canada/ministère et n'est pas payable en espèces au nouvel employé. Le dossier de réinstallation doit être fermé à la conclusion du déménagement ou 12 mois de la date d'enregistrement, premier en date de ces jours étant retenus.

Les enveloppes de financement des composantes de base et personnalisée du PRI ne s'appliquent pas.

1.08 Dépenses de réinstallation

Les dépenses de réinstallation doivent être directement attribuables à une réinstallation et doivent être clairement raisonnables et justifiables. Elles ne doivent pas bonifier le statut financier d'un employé nouvellement nommé et doivent être accompagnées de reçus. L'employé devra soumettre une réclamation complète des dépenses de réinstallation avec les pièces justificatives nécessaires dans les 60 jours après la date de l'arrivée de l'employé au nouveau lieu de travail.

Les dispositions doivent s'appliquer aux dépenses légitimes de l'employé, sans permettre un gain personnel ou d'extravagances.

Les dépenses de réinstallation comprennent, sans s'y limiter, le voyage de recherche d'un logement, le voyage d'inspection à destination, le logement provisoire, le voyage vers la nouvelle localité, le transport des effets et du mobilier, la location d'une automobile, la garde des enfants et la garde des animaux de compagnie.

Aucune aide n'est accordée pour l'acquisition ou la disposition d'une résidence principale, incluant les dépenses reliées à la location.

1.09 Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification

Les employés nouvellement nommés peuvent réclamer une indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de 650 $, qui sera puisée à même la somme de 5 000 $ de l'enveloppe de financement sur mesure.

Bien que des reçus ne soient pas exigés, l'employé nouvellement nommé devrait les conserver en prévision d'une éventuelle vérification fiscale.

L'employé nouvellement nommé doit signer une déclaration certifiant que les dépenses ont été encourues.

1.10 Restrictions

L'allocation de repas lors des déplacements est conforme au taux établi dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor en vigueur, auquel s'ajoutera une seule allocation de frais accessoires par jour par famille.

L'allocation de kilométrage est conforme au taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

Une allocation de logement privé de 50 $ par nuit par famille sera payée, en remplacement d'un hébergement commercial, pour chaque nuit passée en logement provisoire, conformément au taux en vigueur établi par la Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte.

1.11 Contrat du SDAM

Il n'y a aucune autorisation d'utiliser le contrat pour les Services de déménagement d'articles de ménage. L'employé nouvellement nommé devra prendre les arrangements pour déménager ses effets personnels et son mobilier, et réclamer le remboursement des dépenses encourues.

1.12 Préparatifs de voyages

Il n'y a aucune autorisation d'utiliser les services de voyages retenus par le gouvernement. L'employé nouvellement nommé doit faire ses propres réservations de voyage et réclamer le remboursement des dépenses encourues telles que les frais d'avion, train ou autobus.

1.13 Dépenses d'hébergement

Il n'y a aucune obligation de résider dans les établissements commerciaux inscrits au répertoire d'hébergement des TPSGC. Les dépenses réelles et raisonnables d'hébergement peuvent être réclamées.

1.14 Aide essentielle en mesure de dotation

Lorsqu'il en est considéré essentiel pour la dotation d'employés, le soutien à la réinstallation au-delà de 5 000$, s'il y a lieu, peut être négocié avec les personnes nommées (autres que EX/GIC) à des postes de haute direction, scientifique et professionnel, administratif et service à l'étranger et aux catégories techniques. Toutes les dispositions soulignées de cette directive sont approuvées. Aucune aide ne sera accordée pour l'acquisition ou la disposition d'un logement.

Il peut s'avérer nécessaire de fournir un soutien additionnel dans ces situations. Dans ces cas, une analyse de cas détaillée soulignant les raisons et le soutien proposé, incluant une valeur monétaire, doit être soumise aux fins d'examen à l'attention du chef de projet du PRI au Secrétariat du Conseil du Trésor par l'entremise du coordonateur ministériel national

1.15 Ab Initio

Le programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique s'étend aux candidats qui ont un statu de non-employé ou « ab initio » (AIO). Tous les candidats embauchés pour suivre une formation afin d'obtenir un poste au sein de la fonction publique son réinstallés selon les termes de cet Addendum. L'employeur doit référer le dossier de l'employé au fournisseur de services de réinstallation (FSR).