Avis concernant la Politique sur les marchés 2023-4 : Limite contractuelle exceptionnelle applicable à Services publics et Approvisionnement Canada et à Services partagés Canada en cas d’urgences soutenues d’importance nationale

Date : Le 9 juillet 2023
Destinataires : Cadres supérieurs désignés de l’approvisionnement et responsables fonctionnels des services chargés de l’approvisionnement, de l’administration et des finances de tous les ministères
Objet : Limite contractuelle exceptionnelle applicable à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et à Services partagés Canada (SSC) en cas d’urgences soutenues d’importance nationale

Aperçu

Compte tenu des leçons apprises pendant la pandémie de COVID-19 et de la nécessité de demeurer en mesure de réagir aux situations urgentes et critiques lorsqu’elles se présentent, le Conseil du Trésor a approuvé un nouveau cadre d’intervention d’urgence qui définit la limite contractuelle exceptionnelle applicable SPAC et à SPC, en leur qualité de fournisseur de services communs au gouvernement du Canada. Ce cadre s’appliquera en cas d’urgences soutenues d’importance nationale (USIN).

Cette nouvelle limite exceptionnelle n’aura aucune incidence sur la capacité des ministères à conclure des marchés selon les pouvoirs de passation de marchés d’urgence qui leur sont actuellement conférés.

Urgences soutenues d’importance nationale

L’annexe A.2 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement a été modifiée de façon à y ajouter une nouvelle limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN. Cette nouvelle limite est assujettie à l’approbation du président du Conseil du Trésor et à toutes les conditions établies par ce dernier.

Conformément aux définitions de la Loi sur les mesures d’urgence, la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN ne s’applique que lorsque la situation d’urgence nationale résulte d’un concours de circonstances critiques à caractère d’urgence et, selon le cas :

• met gravement en danger la vie, la santé ou la sécurité des Canadiens et échappe à la capacité des ministères de mettre en œuvre le plan prévu pour faire face à l’urgence;
• menace gravement la capacité du gouvernement du Canada de garantir la souveraineté, la sécurité et l’intégrité territoriale du pays.

La limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN ne devrait être appliquée que dans de rares circonstances. Elle a expressément été créée pour les urgences susmentionnées qui satisfont aux quatre critères suivants, c’est-à-dire qui :

1. ont une incidence pancanadienne;
2. exigent probablement l’adoption d’une approche coordonnée entre plusieurs ministères pour l’acquisition de biens et de services;
3. sont probablement occasionnées par un facteur déclencheur (comme une pandémie, une déclaration de guerre ou une déclaration d’état d’urgence);
4. dépassent la capacité des institutions publiques à réagir en exerçant leurs pouvoirs d’urgence et exceptionnels existants en raison de la complexité et de la nature évolutive de l’urgence sur une période prolongée.

Le caractère soutenu est l’une des caractéristiques qui distingue la limite contractuelle exceptionnelle des autres limites en cas d’urgence applicables aux ministères qui sont énoncées à la section A.3 de l’annexe A de la Directive. Aucune durée minimale n’est requise pour qu’une situation d’urgence soit considérée comme étant soutenue; seuls les quatre critères susmentionnés doivent être satisfaits.

Le recours à la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN ne requiert pas la mise en œuvre de la Loi sur les mesures d’urgence. De la même façon, la mise en application de la Loi sur les mesures d’urgence ne signifie pas nécessairement que la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN sera appliquée.

Application de la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN

Si, dans le cadre de ses pouvoirs actuels, le ministre ou les ministres responsables de SPAC ou de SPC ne sont pas en mesure de mettre en œuvre la réponse du gouvernement face à une situation d’urgence qui répond aux critères d’une USIN, ils peuvent demander, par écrit, à la présidente du Conseil du Trésor que les formalités administratives associées aux marchés importants soient allégées.

Pour faciliter la prise de décision par la présidente, la demande du ministre devra comprendre :

• les raisons pour lesquelles l’application de la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN est demandée;
• une indication de la valeur et de l’importance des marchés;
• des renseignements sur les activités de consultation menées auprès d’autres administrations (s’il y a lieu);
• la durée prévue de l’USIN.

Toute demande d’approbation du recours à la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN doit comprendre, au minimum, les éléments suivants :

• Une date d’échéance : une date limite pour le recours à la nouvelle limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN doit être fixée et ne doit pas dépasser un an. La période d’application de la limite contractuelle exceptionnelle ne peut être prolongée que si une nouvelle demande est présentée à la présidente du Conseil du Trésor.
• Des exigences en matière de rapports : La nature et la fréquence des rapports à produire doivent être définies afin de permettre au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de surveiller les marchés conclus en vertu des pouvoirs conférés en cas d’USIN, y compris leur contribution à la réponse à la situation d’urgence. Parmi les exigences en matière de rapports, au minimum, la production d’un rapport sur les leçons tirées par SPAC ou SPC à la date d’échéance fixée pour le recours à nouvelle limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN. Ce dernier rapport permettra de déterminer si des modifications doivent être apportées à la nouvelle limite contractuelle exceptionnelle ou aux lignes directrices connexes en vue des prochaines interventions ultérieures en cas d’USIN.

Lors de l’examen de la demande, le président du Conseil du Trésor sera assisté par des représentants du SCT et aura la possibilité de faire appel à tout autre ministre ou organe (tel qu’un comité du Cabinet) qu’il jugera utile. Le président sera notamment tenu d’informer par écrit le ministre ayant présenté la demande de toute condition relative à l’application de la limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN. Il lui incombera également d’aviser les autres ministres du Conseil du Trésor de toute décision concernant l’application de la nouvelle limite contractuelle exceptionnelle en cas d’USIN.

L’approbation d’une demande du ministre responsable de SPAC ou de SPC lui conféra le pouvoir :

• de conclure des marchés d’une valeur illimitée en réponse à l’USIN;
• d’indemniser l’entrepreneur, de limiter sa responsabilité ou de verser des paiements anticipés étalés sur plusieurs exercices pour les marchés conclus dans le cadre de l’USIN.

Le SCT élaborera et distribuera d’autres documents d’orientation.

Demandes de renseignements

Toute question au sujet du présent avis sur la politique devrait être acheminée à l’équipe des demandes de renseignements du SCT.

Samantha Tattersall
Contrôleure générale adjointe, Secteur des services acquis et des actifs
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada