Orientation sur le recours aux affectations dans le cadre du programme Échanges Canada

Établissement de rapports et tenue de documents

En vertu des paragraphes 4.1.5 et 4.2.5 de la Directive sur Échanges Canada, les organisations doivent consigner toutes les informations ou modifications relatives aux affectations dans les Formulaires pour les rapports – Échange Canada. Cette démarche doit être effectuée au moment de la signature de l’entente et dans un délai de 30 jours pour toute modification ultérieure.

Les organisations de l’APC doivent se conformer aux exigences de la norme sur la tenue de documents de Bibliothèque et Archives Canada pour les documents administratifs communs (par exemple, les finances et la gestion des ressources humaines). À des fins de vérification, les documents relatifs aux affectations des participants qui sont des employés de corporations personnelles doivent être conservés pendant six ans à compter de la fin de l’affectation (paragraphe 4.2.29 de la directive).

Afin d’assurer le respect des politiques et de l’intention des Normes d’administration des affectations d’Échanges Canada figurant à l’annexe A.2.2 de la directive, toute modification apportée aux gabarits d’ententes officiels fournis par le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) doit être vérifiée par les services juridiques et le Bureau des valeurs et de l’éthique du ministère. Vous trouverez des instructions et des modèles dans la Boîte à outils pour les agents de liaison désignés par les ministères (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Coûts liés à l’accueil des participants au programme Échanges Canada

Le paragraphe 4.2.10 de la directive permet aux organisations d’accueil de payer tous les frais professionnels, y compris les coûts des entrevues avec les candidats, des voyages professionnels, de la formation officielle et de la réinstallation (paragraphe 4.2.31) pendant que le participant est en affectation. Lorsqu’elles paient ces dépenses professionnelles, les organisations de l’APC doivent respecter les politiques, les procédures et les règlements appropriés en matière de finances et d’approvisionnement qui régissent les paiements afin de garantir une bonne gestion des fonds publics. Toutes les dépenses professionnelles doivent être gérées séparément de l’entente d’Échanges Canada et ne doivent pas être incluses dans la lettre d’entente d’Échanges Canada.

Les remboursements à effectuer à l’organisme parrain ne concernent que les coûts mentionnés au paragraphe 4.2.22 de la directive, à savoir la rémunération totale du participant : le salaire complet (et tout ajustement) pendant l’affectation, les prestations versées par l’employeur et, s’il y a lieu, les heures supplémentaires, la rémunération au rendement et la prime au bilinguisme. Selon l’annexe A.2.2.2.4, les coûts remboursés doivent être précisés dans la lettre d’entente d’Échanges Canada, et les preuves peuvent être conservées dans le dossier d’Échanges Canada.

Toute question relative à ce sujet doit être adressée aux agents de liaison d’Échanges Canada désignés par votre ministère/organisme (niveau des cadres/tous les autres niveaux). Assurez vous que les coordonnées de l’agent de liaison de votre ministère sont à jour en avisant le BDPRH de tout changement.

Si vous avez des questions au sujet de la présente orientation, communiquez avec l’équipe d’interprétation d’Échanges Canada.

Original signé par

Mélanie Laflèche
Sous-ministre adjointe associée par intérim
Secteur des personnes et de la culture
Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines