Avis de mise en œuvre de l’accès à l’information 2023‑02 : Tirer parti de l’accès à l’information pour promouvoir la déclassification et le déclassement des documents gouvernementaux

1. Date d’entrée en vigueur

Cet avis de mise en œuvre entre en vigueur le 11 décembre 2023.

2. Pouvoirs

Le présent avis de mise en œuvre est publié conformément à l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi).

3. Objectif

Le présent avis de mise en œuvre permet d’orienter les institutions fédérales sur la manière de tirer parti des processus et formations en place en matière d’accès à l’information (AI) pour promouvoir la déclassification ou le déclassement de la catégorie de sécurité attribuée aux ressources d’information.

4. Contexte

Dans le cadre de leurs activités courantes et conformément aux responsabilités qui leur incombent en vertu de la Directive sur la gestion de la sécurité du Conseil du Trésor, les fonctionnaires attribuent une catégorie de sécurité (niveau classifié ou protégé) aux documents en fonction du degré de préjudice que pourrait causer la communication de l’information. Ces catégories vont des risques pour la vie privée et la dignité personnelle d’une personne à ceux liés aux intérêts nationaux et à la sécurité du Canada. La catégorisation de la sécurité repose sur les risques existants au moment de leur application et dicte aux fonctionnaires la manière de traiter et de stocker les renseignements.

Une demande d’accès peut être faite pour tout document relevant d’une institution, quelle que soit sa catégorie de sécurité. La décision de refuser l’accès à un document, ou à une partie de celui-ci, doit se fonder uniquement sur les dispositions d’exception ou d’exclusion de la Loi sur l’accès à l’information telles qu’elles s’appliquent au moment de la demande. La décision de refuser l’accès ne doit pas être fondée sur la catégorisation de sécurité, même si cette mesure a été appliquée récemment.

Les renseignements classifiés ou protégés peuvent cesser d’être de nature délicate au fil du temps ou à la suite d’événements précis. Lorsqu’il est établi que le préjudice escompté de la communication de ces renseignements est réduit, la déclassification ou le déclassement du document original peut être envisagé.

L’annexe E de la Directive sur la gestion de la sécurité définit des procédures obligatoires relatives aux mesures de sécurité de la gestion de l’information. Au paragraphe E.2.2.2.2 :

• on exige que les institutions s’assurent que le délai de protection de l’information soit aussi bref que possible;
• on demande aux fonctionnaires de déclasser la catégorie de sécurité attribuée aux ressources documentaires, au besoin, lorsque le préjudice attendu est réduit.

En avril 2022, la commissaire à l’information du Canada a déposé son rapport spécial présenté au Parlement intitulé « La difficulté d’accéder à notre mémoire collective ». On y précise dans le thème « L’absence d’un système de déclassification nuit à la transparence » :

• que les documents hautement classifiés peuvent être difficiles à traiter dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information;
• que la désignation de sécurité des documents contribue souvent à un recours excessif aux exceptions dans les réponses aux demandes d’accès à l’information, par excès de prudence;
• que cette même désignation de sécurité des documents prolonge également le temps nécessaire au traitement des demandes d’accès et à la consultation d’autres institutions, en raison des exigences strictes en matière de sécurité qui encombrent lourdement chaque étape du processus;
• qu’en déclassifiant les documents dans une mesure raisonnable, les institutions faciliteraient l’accès aux renseignements qui ne sont plus sensibles, car les documents déclassifiés peuvent être traités plus facilement.

Le 13 décembre 2022, le gouvernement du Canada a déposé son rapport au Parlement – Examen de l’accès à l’information. On y mentionne que les ministères et les organismes n’évaluent pas régulièrement leurs documents en vue de leur déclassification, ce qui peut avoir des répercussions sur le rendement de l’accès à l’information et, en aval, sur les anciens documents transférés à Bibliothèque et Archives Canada.

Conformément aux responsabilités définies dans la Directive sur la gestion de la sécurité, les bureaux de première responsabilité (BPR) conservent la responsabilité de la déclassification ou du déclassement des documents dont ils sont les détenteurs. Le présent avis de mise en œuvre oriente les bureaux de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)sur la façon d’appuyer les efforts de déclassification ou de déclassement déployés par les responsables de la sécurité et de la gestion de l’information de leur institution et les BPR visés. Il s’agit de les inciter à passer en revue les documents demandés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qui pourraient faire l’objet d’une déclassification ou d’un déclassement. L’objectif de ces orientations consiste à permettre aux bureaux de l’AIPRP de contribuer à l’intégrité globale de la sécurité des systèmes d’information de leur institution, ainsi qu’à assurer la transparence et la responsabilisation du gouvernement.

5. Orientations

Chaque institution étant responsable de l’établissement de ses propres procédures d’examen des documents contenant des renseignements classés par catégorie qu’il faut considérer en matière de déclassification ou de déclassement, le présent avis de mise en œuvre se limite à fournir des conseils sur la manière dont les bureaux de l’AIPRP peuvent contribuer à accélérer les processus de leur institution.

6. Application

Cet avis de mise en œuvre s’applique aux institutions fédérales au sens de l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information, y compris toute société d’État mère ou filiale en propriété exclusive de ces sociétés. Toutefois, il ne s’applique pas à la Banque du Canada.

Il est reconnu que la Politique sur la sécurité du gouvernement et la Directive sur la gestion de la sécurité du Conseil du Trésor ne s’appliquent directement qu’aux ministères au sens de l’article 2 et aux entités prévues aux annexes IV et V de la Loi sur la gestion des finances publiques, sauf exclusion aux termes d’une loi, d’un règlement ou d’un décret.

Lorsque les institutions soumises à la Loi sur l’accès à l’information ne sont pas régies par la Politique sur la sécurité du gouvernement ni la Directive sur la gestion de la sécurité, elles doivent consulter les politiques ou directives internes pertinentes de leur institution.

7. Autres publications

• Rapport au Parlement sur l’examen de l’accès à l’information
• Question d’accès : La difficulté d’accéder à notre mémoire collective (oic-ci.gc.ca)

8. Demandes de renseignements

Les membres du public peuvent communiquer avec l’équipe responsable des demandes de renseignements du public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l’adresse questions@tbs-sct.gc.ca, pour obtenir des renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.

Les fonctionnaires des institutions fédérales peuvent communiquer avec leur coordonnateur de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) pour obtenir des renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.

Pour l’interprétation de la Directive sur la gestion de la sécurité, les employés du groupe de la gestion de la sécurité institutionnelle peuvent communiquer avec la Division des politiques sur la sécurité du SCT, par courriel à l’adresse SEC@tbs-sct.gc.ca.

Les personnes responsables de coordonner l’AIPRP peuvent communiquer avec la Division de la Politique sur l’accès à l’information et du rendement, à l’adresse ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.

Annexe A : Exemple de libellé pour les formulaires de recommandation

Annexe B : Exemple de libellé pour communiquer toute l’information des documents

Le(s) dossier(s) suivant(s) a(ont) été intégralement communiqué(s) en réponse à une demande formulée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Les documents contenus dans le dossier de réponse portant la mention d’une catégorie de sécurité, mais dont l’information a été intégralement communiquée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, peuvent faire l’objet d’un examen en vue de leur déclassification ou de leur déclassement conformément à la Directive sur la gestion de la sécurité du Conseil du Trésor du Canada (et/ou [politiques/directives internes pertinentes] [nom de l’institution]).

Conformément aux obligations énoncées dans la [Directive sur la gestion de la sécurité] et/ou les [politiques/directives internes pertinentes], les BPR conservent la responsabilité de la déclassification ou du déclassement des documents dont ils sont les détenteurs. Veuillez communiquer avec les (responsables de la sécurité ou de la gestion de l’information de l’institution) pour obtenir des précisions sur le lancement de cette procédure.

Annexe C : Contenu proposé pour la formation à l’accès à l’information

Les bureaux de l’AIPRP des institutions peuvent souhaiter collaborer avec les responsables de la sécurité ou de la gestion de l’information de l’institution dans l’élaboration de matériel de formation pertinent.

Les points suivants décrivent le contenu que les institutions pourraient envisager d’inclure dans leur formation à l’accès à l’information afin d’encourager un exercice visant à mieux comprendre la relation entre l’accès à l’information et les procédures de l’institution en matière de mesure de sécurité relative à la gestion de l’information :

• une demande d’accès peut être faite pour tout document relevant d’une institution, quelle que soit sa catégorie de sécurité – les renseignements ne sont pas communiqués en raison de l’application des exceptions prévues par la Loi et non en raison de la catégorisation de la sécurité;
• dans le cadre de leurs activités courantes, les fonctionnaires fédéraux attribuent une catégorie de sécurité aux documents en fonction des risques associés à leur communication;
• la catégorisation de la sécurité repose sur le préjudice qui existe au moment où elle est appliquée et qui dicte la manière dont les fonctionnaires fédéraux traitent et stockent les renseignements;
• la nature délicate des renseignements classifiés ou protégés peut être réduite au fil du temps ou après que certains événements sont survenus;
• lorsqu’il est établi que le préjudice escompté de la communication de ces renseignements est réduit, la déclassification ou le déclassement du document original peut être envisagé;
• l’annexe E de la Directive sur la gestion de la sécurité (et/ou [les politiques/directives internes pertinentes]) définit des procédures obligatoires pour la mesure de sécurité relative à la gestion de l’information, dont voici les dispositions prévues :
  • définir, documenter, mettre en œuvre et maintenir des mesures de sécurité pour répondre aux exigences de sécurité de la gestion de l’information institutionnelle conformément aux pratiques institutionnelles;
  • il s’agit de raccourcir autant que possible le délai de protection des renseignements et de déclassifier ou de déclasser la catégorie de sécurité attribuée aux ressources d’information, le cas échéant, lorsque le préjudice escompté est réduit;
• [un renvoi à toute politique, directive ou procédure institutionnelle pertinente.]