Avis de mise en œuvre de l’AIPRP 2020-01 : Orientation sur les délais découlant des mesures d’atténuation de l’incidence de la nouvelle maladie Coronavirus (COVID-19) sur les lieux de travail fédéraux
1. Date de publication
Le présent Avis de mise en œuvre a été publié le 19 mars 2020.
2. Responsables
Le présent Avis de mise en œuvre est publié en vertu de l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information et du paragraphe 71(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
3. But
Le présent Avis a pour but de fournir des directives aux institutions en ce qui concerne l’incidence des mesures exceptionnelles visant les lieux de travail qui ont été prises pour freiner la propagation de la nouvelle maladie Coronavirus (COVID-19) et protéger les fonctionnaires fédéraux.
4. Contexte
Le gouvernement du Canada a procédé à la mise en œuvre de mesures exceptionnelles pour freiner la pandémie de la COVID-19 et protéger la santé et la sécurité des fonctionnaires fédéraux. Les institutions fonctionnent avec un effectif considérablement réduit, et la plupart des employés étant invités à travailler à partir de la maison et ayant un accès limité aux réseaux ministériels. Dans ces circonstances, les administrateurs généraux sont tenus de faire des choix au sujet de l’allocation des ressources, la priorité étant accordée à la prestation de services critiques à l’intention des Canadiens, et à réaction face à la pandémie.
Par conséquent, la capacité des institutions à respecter ces exigences sera considérablement limitée pendant la durée des mesures exceptionnelles, et les institutions peuvent ne pas être en mesure de respecter les délais prévus par la loi pour répondre aux demandes ou publier certains renseignements de façon proactive.
La situation mondiale liée à la COVID-19 évolue rapidement. Les orientations qui suivent seront mises à jour au besoin.
5. Orientation
Demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels
- On encourage les institutions à continuer de déployer des efforts raisonnables pour répondre aux demandes, compte tenu des réalités opérationnelles. Le respect de directive portant sur les mesures visant à atténuer la propagation de la COVID-19 et à protéger la santé et le bien-être des fonctionnaires fédéraux et le public a préséance.
- Les institutions devraient aviser les demandeurs de leur capacité réduite à répondre aux demandes et les délais prévus en raison de mesures exceptionnelles visant le lieu de travail pour freiner la propagation de la COVID-19 et protéger les fonctionnaires fédéraux.
- Demande d’accès à l’information : Bien qu’il n’y ait aucune autorisation prévue dans la Loi sur l’accès à l’information permettant aux institutions de proroger le délai pour répondre aux demandes ou de mettre les demandes en suspens en raison de situations d’urgence, pour les demandes concernant un grand nombre de documents ou une recherche dans un grand nombre de documents, et lorsque le respect du délai de 30 jours entrave excessivement les activités de l’institution fédérale, une prorogation peut être envisagée en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information.
- Demande de renseignements personnels : Bien qu’il n’y ait pas non plus d’autorisation prévue dans la Loi sur la protection des renseignements personnels permettant aux institutions de proroger le délai pour répondre aux demandes de renseignements personnels présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou de mettre les demandes en suspens en raison de situations d’urgence, les institutions peuvent envisager les options suivantes :
- Pour les demandes qui feraient en sorte que le respect du délai de 30 jours entrave excessivement les activités de l’institution fédérale, une prorogation de 30 jours peut être envisagée en vertu du sous-alinéa 15a)(i).
- Pour les demandes où des consultations sont nécessaires afin de respecter une demande qui ne peut être accomplie dans le délai original, une prorogation de 30 jours peut être envisagée en vertu du sous-alinéa 15a)(ii).
Publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
- On encourage les institutions à continuer de faire des efforts raisonnables pour respecter les exigences de publication proactive, compte tenu des réalités opérationnelles. Le respect de l’orientation portant sur les mesures pour atténuer la propagation de la COVID-19 et protéger la santé et le bien-être des fonctionnaires fédéraux et le public a préséance.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada publiera un avis dans le Portail du gouvernement ouvert pour indiquer les délais prévus dans le respect des exigences de publication proactive en raison des mesures exceptionnelles visant le lieu de travail et qui ont été prises pour freiner la propagation de la COVID-19 et protéger les fonctionnaires fédéraux.
- Les institutions auraient peut-être avantage à publier un avis semblable dans leur propre site Web.
6. Références
7. Demandes de renseignements
Les membres du public peuvent communiquer avec la section responsable des Demandes de renseignements du public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des renseignements concernant le présent Avis de mise en œuvre.
Les employés des institutions fédérales peuvent communiquer avec leur coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour obtenir des renseignements concernant le présent Avis de mise en œuvre.
Les coordonnateurs de l’AIPRP peuvent communiquer avec la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des renseignements sur le présent Avis de mise en œuvre.
Détails de la page
- Date de modification :