Délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Les arrêtés de délégation accordés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels varient à l'échelle des institutions fédérales. Ils dépendent de la taille, du mandat et de la culture des institutions. Bien qu'il n'existe pas un seul modèle universel, certains facteurs doivent néanmoins être respectés. Les renseignements qui suivent ont été élaborés afin de vous aider à déterminer la délégation qui convient le mieux.
Questions à envisager
- Le coordonnateur Voir la note en bas de page 1 de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) doit-il se voir attribuer les pleins pouvoirs en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels?
- Plusieurs personnes doivent-elles avoir délégation?
- Les sous-ministres et les cadres supérieurs doivent-ils aussi être nommés dans l'arrêté de délégation?
- Les fonctions sont-elles déléguées au niveau le plus bas possible dans la structure du bureau de l’AIPRP? (Par exemple, les fonctions courantes, telles que les avis de prorogation et les avis aux tiers peuvent être délégués aux analystes de l'AIPRP ainsi qu'au coordonnateur.)
- Le pouvoir délégué a-t-il été correctement et assez clairement décrit ou désigné dans l'arrêté de délégation?
- Si un processus est en place pour résoudre les désaccords avec le Commissaire à l'information ou le Commissaire à la protection de la vie privée, les cadres ou les employés responsables sont-ils investis d'un pouvoir délégué?
- Les délégués connaissent-ils suffisamment les lois pour exercer adéquatement les pouvoirs délégués?
Exigences législatives et de politique
- L'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorisent le responsable Voir la note en bas de page 2 d'une institution fédérale à désigner, par arrêté, un ou plusieurs cadres ou employés de cette institution, afin d'exercer ou d'exécuter les pouvoirs, les tâches ou les fonctions du responsable de l'institution qui sont précisés dans l'arrêté.
- La délégation se fait entièrement à la discrétion du responsable de l'institution.
- La Politique sur l'accès à l'information et la Politique sur la protection de la vie privée exigent que le responsable d'une institution réfléchisse à la pertinence d'une délégation. Elles précisent que, lorsque le responsable d'une institution décide de déléguer, un arrêté de délégation doit être signé, et les cadres ou employés à qui sont déléguées les attributions doivent être d'un niveau approprié pour pouvoir assurer la délégation.
- La Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction exigent que le responsable d'une institution fédérale respecte les principes juridiques suivants lorsqu'il procède à une délégation :
- Le responsable d'une institution ne peut déléguer ses attributions qu'aux cadres et employés de son institution fédérale dans l'arrêté de délégation. Des consultants, les membres du personnel exonéré d'un ministre ou des employés de l'extérieur de l'institution fédérale ou du secteur privé ne peuvent pas être nommés dans l'arrêté de délégation.
- Les pouvoirs, les tâches et les fonctions sont délégués aux postes désignés par leur titre et non aux personnes désignées par leur nom.
- Les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués doivent être bien informées de leurs responsabilités.
- Les pouvoirs, les tâches et les fonctions ayant été délégués ne peuvent pas être sous-délégués par un délégué. Les employés et les consultants peuvent, cependant, exécuter des tâches pour appuyer les responsabilités des délégués.
- L'arrêté de délégation est revu lorsque les circonstances entourant la délégation ont changé. Un arrêté de délégation est en vigueur jusqu'à ce que le responsable de l'institution fédérale le réexamine et le révise.
- Dès qu'un arrêté est signé, les délégués doivent rendre compte de toute décision qu'ils prennent au responsable de l'institution. Les délégués exercent les pouvoirs en leur nom propre parce qu'ils sont autorisés à agir. Toutefois, la responsabilité ultime revient encore au responsable de l'institution fédérale.
- Après qu'une délégation expresse a été faite, les attributions du responsable de l'institution ne peuvent être exercées que par le responsable de l'institution ou ses délégués. Aucun autre cadre ou employé, du sous-ministre ou de l'administrateur général aux responsables de l'AIPRP, n'a le pouvoir juridique de prendre des décisions. (Lorsque le délégué est absent ou qu'il est frappé d'incapacité et que la délégation est transmise à un autre poste, le titulaire de ce poste peut aussi prendre des décisions.)
- Lorsque le responsable de l'institution est un ministre et en l'absence d'un arrêté de délégation, le paragraphe 24(2) de la Loi d'interprétation stipule ce qui suit :
- Un sous-ministre peut exercer les pouvoirs du ministre.
- Les fonctionnaires qui travaillent à l'institution peuvent exercer les attributions décrites dans la Loi sur l'accès à l'information. Pour agir au nom du ministre, une personne doit :
- être un fonctionnaire employé dans le ministère ou l'organisation dont le ministre est responsable;
- avoir la compétence voulue, de sorte qu'on puisse s'attendre raisonnablement à ce qu'elle exerce les pouvoirs du ministre.
- Même lorsqu'une délégation a été donnée, le responsable conserve le pouvoir de prendre des décisions et peut le faire jusqu'à ce que la décision définitive soit communiquée au demandeur. Il convient donc que la participation du responsable de l'institution au traitement des demandes ou au règlement des plaintes ne constitue pas de l'ingérence.
- De même, lorsque la haute direction donne des conseils ou soulève des questions à prendre en considération dans les processus de demande ou de plainte, cela ne constitue pas de l'ingérence. Toutefois, il s'agirait d'ingérence si un fonctionnaire qui n'a pas de délégation donne une directive à un employé de l'AIPRP (ou un autre délégué) pour qu'il adopte une ligne de conduite particulière.
- Compte tenu de l'objet de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable ou le délégué peut réviser les décisions de refuser l'accès à un document durant la phase de traitement et, si une plainte a été déposée devant le Commissaire à l'information ou le Commissaire à la protection de la vie privée ou qu'une demande de contrôle judiciaire a été présentée à la Cour fédérale, jusqu'à la fin du processus d'examen indépendant.
- Dans le cas d'une plainte ou d'une révision par la Cour fédérale, c'est la personne qui a pris la décision de refuser l'accès à un document qui doit en expliquer les motifs. Elle peut alors devoir soumettre une déclaration sous serment ou comparaître devant le Commissaire ou la Cour.
Modèle #1 – Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le [titre du responsable de l'institution et, au besoin, nom de l'institution] délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont [il ou elle] est, en qualité de responsable de [nom de l'institution fédérale], investi[e] par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
| Poste | Loi sur l'accès à l'information et Règlement | Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement |
|---|---|---|
| [Titre des poste(s)] | Autorité absolue | Autorité absolue |
| [Titre des poste(s)] | Autorité absolue | Autorité absolue |
| [Titre des poste(s)] | [Énumérer les dispositions de la Loi ou du Règlement qui sont déléguées] | [Énumérer les dispositions de la Loi ou du Règlement qui sont déléguées] |
| [Titre des poste(s)] | [Énumérer les dispositions de la Loi ou du Règlement qui sont déléguées] | [Énumérer les dispositions de la Loi ou du Règlement qui sont déléguées] |
| [Titre des poste(s)] | [Énumérer les dispositions de la Loi ou du Règlement qui sont déléguées] | [Énumérer les dispositions de la Loi ou du Règlement qui sont déléguées] |
| [Titre des poste(s)] | [Énumérer les dispositions de la Loi ou du Règlement qui sont déléguées] | [Énumérer les dispositions de la Loi ou du Règlement qui sont déléguées] |
Daté, en la ville de [Entrez le nom de la ville], ce [Entrez le jour] jour de [Entrez le mois], 20[Entrez l'année]
[Nom et titre du responsable de l'institution]
Modèle #2 – Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès à l'information
En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le [titre du responsable de l'institution et, au besoin, nom de l'institution] délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont [il ou elle] est, en qualité de responsable de [nom de l'institution fédérale], investi[e] par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
| Disposition | Description | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) |
|---|---|---|---|---|
| 4(2.1) | Responsable de l'institution fédérale | |||
| 7a) | Notification de l'auteur de la demande | |||
| 7b) | Communication du document | |||
| 8(1) | Transmission de la demande | |||
| 9 | Prorogation du délai | |||
| 11(2)(3) (4)(5)(6) |
Frais supplémentaires | |||
| 12(2)b) | Version de la communication | |||
| 12(3)b) | Communication sur support de substitution |
| Disposition | Description | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) |
|---|---|---|---|---|
Note 1 du tableau 1
|
||||
| 13 | Renseignements obtenus à titre confidentiel | |||
| 14 | Affaires fédéro-provinciales | |||
| 15 | Affaires internationales et défense | |||
| 16 | Application de la loi et enquêtes | |||
| Note *16.1 | Note *Documents se rapportant à des examens, enquêtes ou vérifications de quatre agents du Parlement | |||
| Note *16.2 | Note *Documents se rapportant à des enquêtes du commissaire au lobbying | |||
| Note *16.3 | Note *Examens, enquêtes et révisions aux termes de la Loi électorale du Canada | |||
| Note *16.4 | Note *Commissaire à l'intégrité du secteur public | |||
| 16.5 | Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles | |||
| 17 | Sécurité des individus | |||
| 18 | Intérêts économiques du Canada | |||
| 18.1 | Intérêts économiques de certaines institutions fédérales | |||
| 19 | Renseignements personnels | |||
| 20 | Renseignements de tiers | |||
| Note *20.1 | Note *Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public | |||
| Note *20.2 | Note *Office d'investissement des régimes de pensions du Canada | |||
| Note *20.4 | Note *Corporation du Centre national des arts | |||
| 21 | Activités du gouvernement | |||
| 22 | Examens et vérifications | |||
| 22.1 | Vérifications internes | |||
| 23 | Secret professionnel des avocats | |||
| 24 | Interdictions fondées sur d'autres lois | |||
| Disposition | Description | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) |
|---|---|---|---|---|
| 25 | Prélèvements | |||
| 26 | Refus de communication en cas de publication | |||
| 27(1), (4) | Avis aux tiers | |||
| 28(1)b), (2), (4) |
Avis aux tiers | |||
| 29(1) | Avis de la décision de communiquer | |||
| 33 | Avis au Commissaire à l'information des avis aux tiers | |||
| 35(2)b) | Droit de présenter des observations | |||
| 37(1)b) | Avis des mesures pour la mise en œuvre des recommandations du Commissaire | |||
| 37(4) | Communication accordée au plaignant | |||
| 43(1) | Avis au tiers d'une demande de révision à la Cour fédérale | |||
| 44(2) | Avis au demandeur d'un recours en révision du tiers | |||
| 52(2)b), 52(3) |
Règles spéciales pour les auditions | |||
| 71(1) | Installations de consultation des manuels | |||
| 72 | Rapport annuel au Parlement |
| Disposition | Description | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) |
|---|---|---|---|---|
| 6(1) | Transmission de la demande | |||
| 7(2) | Frais liés à la recherche et à la préparation | |||
| 7(3) | Frais liés à la production et la programmation | |||
| 8 | Méthode d'accès | |||
| 8.1 | Restrictions applicables au support |
Daté, en la ville de [Entrez le nom de la ville], ce [Entrez le jour] jour de [Entrez le mois], 20[Entrez l'année]
[Nom et titre du responsable de l'institution]
Modèle #3 – Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le [titre du responsable de l'institution et, au besoin, nom de l'institution] délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont [il ou elle] est, en qualité de responsable de [nom de l'institution fédérale], investi[e] par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
| Disposition | Description | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) |
|---|---|---|---|---|
| 8(2)j) | Communication pour des travaux de recherche ou de statistique | |||
| 8(2)m) | Communication dans l'intérêt public ou de l'individu | |||
| 8(4) | Copies des demandes faites en vertu de l'alinéa 8(2)e) | |||
| 8(5) | Avis de communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) | |||
| 9(1) | Relevé des cas d'usage | |||
| 9(4) | Usages compatibles | |||
| 10 | Fichiers de renseignements personnels | |||
| 14a) | Notification de l'auteur de la demande | |||
| 14b) | Communication du document | |||
| 15 | Prorogation du délai | |||
| 17(2)b) | Version de la communication | |||
| 17(3)b) | Communication sur support de substitution |
| Disposition | Description | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) |
|---|---|---|---|---|
Note 2 du tableau 2
|
||||
| 18(2) | Fichiers inconsultables | |||
| 19 | Renseignements obtenus à titre confidentiel | |||
| 20 | Affaires fédéro-provinciales | |||
| 21 | Affaires internationales et défense | |||
| 22 | Application de la loi et enquêtes | |||
| Voir la note * du tableau 222.1 | Voir la note * du tableau 2Renseignements obtenus ou créés par le Commissaire à la protection de la vie privée lors d'enquêtes | |||
| Voir la note * du tableau 222.2 | Voir la note * du tableau 2Commissaire à l'intégrité du secteur public | |||
| 22.3 | Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles | |||
| 23 | Enquêtes de sécurité | |||
| 24 | Individus condamnés pour une infraction | |||
| 25 | Sécurité des individus | |||
| 26 | Renseignements concernant un autre individu | |||
| 27 | Secret professionnel des avocats | |||
| 28 | Dossiers médicaux | |||
| Disposition | Description | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) |
|---|---|---|---|---|
| 33(2) | Droit de présenter des observations | |||
| 35(1) | Avis des mesures pour la mise en œuvre des recommandations du Commissaire | |||
| 35(4) | Communication accordée au plaignant | |||
| 36(3) | Avis des mesures pour la mise en œuvre des recommandations du Commissaire au sujet des fichiers inconsultables | |||
| 51(2), 51(3) |
Règles spéciales pour les auditions | |||
| 70 | Documents confidentiels du Cabinet | |||
| 72 | Rapport annuel au Parlement |
| Disposition | Description | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) | Titre des poste(s) |
|---|---|---|---|---|
| 7 | Conservation des renseignements personnels demandés en vertu de l'alinéa 8(2)e) | |||
| 9 | Consultation sur place | |||
| 11(2),11(4) | Avis concernant les corrections | |||
| 13(1) | Communication des renseignements personnels concernant l'état physique ou mental | |||
| 14 | Consultation en présence d'un médecin ou d'un psychologue |
Daté, en la ville de [Entrez le nom de la ville], ce [Entrez le jour] jour de [Entrez le mois], 20[Entrez l'année]
[Nom et titre du responsable de l'institution]
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