Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada

Introduction

En mai 2019, le Bureau de l’accessibilité au sein de la fonction publique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a publié la Stratégie sur l’accessibilité au sein de la fonction publique du Canada intitulée Rien sans nous, qui définit des mesures pour l’ensemble du gouvernement.

La stratégie met l’accent sur l’environnement bâti, les technologies de l’information et des communications et l’emploi. Elle vise à aider les fonctionnaires à concevoir et à offrir des programmes et des services accessibles et à bâtir une fonction publique accessible.

La stratégie vise également à garantir que le gouvernement est un employeur inclusif et tourné vers l’avenir. Le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada (le Passeport) a été créé dans le cadre de la stratégie, avec le soutien du Fonds centralisé pour un milieu de travail habilitant.

Le Passeport aide les employés de la fonction publique fédérale en situation de handicap à obtenir les outils, le soutien et les mesures dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux‑mêmes et réussir au travail. Il contribue aussi au recrutement, au maintien en poste et à la promotion des personnes en situation de handicap dans la fonction publique fédérale.

Le Passeport favorise les conversations entre les employés et les gestionnaires sur les conditions de travail optimales et les ajustements nécessaires, y compris les outils adaptés ou les mesures de soutien. Les employés fédéraux en situation de handicap peuvent utiliser le Passeport pour y inscrire les situations où ils sont confrontés à un ou plusieurs obstacles, les obstacles qu’ils doivent surmonter et les solutions possibles pour les surmonter. L’employé collabore avec son gestionnaire pour trouver des solutions efficaces et appropriées qui lui permettent de réussir.

La signature du Passeport par l’employé et son gestionnaire permet d’éviter d’avoir à demander à répétition des documents ou des justifications supplémentaires, à moins que les circonstances ou les responsabilités de l’employé aient changé ou qu’il existe des solutions plus efficaces.

Le Passeport est un outil facultatif qui favorise la diversité et l’inclusion en milieu de travail. En 2022, le SCT a lancé le Passeport en format Microsoft Word qui peut être téléchargé du site Web Canada.ca. Le SCT travaille actuellement sur une version numérique du Passeport, qui sera accessible dans l’application monMilieudetravailAccessible par le biais du Portail des applications du SCT (PAS).

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée porte sur la version Word et l’application numérique. La nouvelle application numérique n’a pas été conçue pour remplacer la version Word actuelle du Passeport. Les employés continueront d’avoir accès à ces deux versions, car ce ne sont pas toutes les institutions fédérales qui utilisent le PAS.

Objet de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

L’évaluation a été effectuée pour mieux comprendre et atténuer les risques d’atteinte à la vie privée liés à la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par le SCT et les institutions qui ont adopté le Passeport, et ce, pour les deux versions du Passeport :

• la version Word du Passeport, qui est décentralisée (les institutions fédérales recueillent et conservent les renseignements concernant leurs employés, tout en bénéficiant des conseils et du soutien du SCT);
• l’application, qui est centralisée dans le PAS.

Le Passeport permet de recueillir des renseignements personnels auprès des employés qui choisissent de l’utiliser pour signaler les situations dans lesquelles ils sont confrontés à des obstacles qui peuvent entraver leur participation pleine et égale dans la société, et les solutions pour les éliminer, en particulier en tant que membres de l’effectif du gouvernement du Canada, y compris, sans toutefois s’y limiter :

• des renseignements généraux sur les employés;
• des renseignements sur les situations, les obstacles et les solutions.

Stratégies d’atténuation des risques relevés dans le cadre de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

À la lumière des renseignements disponibles, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a révélé 14 risques pour la protection des renseignements personnels liés à la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de renseignements personnels.

Parmi les risques relevés, notons :

• aucun risque très élevé;
• 1 risque élevé;
• 11 risques moyens;
• 2 risques faibles;
• aucun risque très faible.

Description du risque élevé

1. L’état inconnu du chiffrement lors de l’utilisation de canaux tels que le courriel ou Microsoft Teams pourrait entraîner la transmission ou la conservation de renseignements personnels en clair. Ces renseignements risquent ainsi d’être modifiés ou éliminés sans autorisation.

Les responsables de programme ont mis en place de multiples mesures de sécurité et de protection visant les renseignements personnels. Voici des exemples de ces mesures :

• pouvoirs législatifs et réglementaires clairement définis en ce qui a trait à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels;
• consultation continue avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du SCT;
• protocoles d’entente conclus avec des partenaires du Bureau de l’accessibilité au sein de la fonction publique tels que le Bureau du dirigeant principal de l’information et la Division de la gestion de l’information et de la technologie, et protocoles d’entente conclus avec les institutions qui adoptent l’application numérique;
• utilisation accrue des contraintes des champs de données lors de la conception de l’application pour réduire au minimum le risque que des renseignements soient saisis incorrectement;
• instructions complètes et conseils à l’intention des employés et des gestionnaires;
• protocoles et procédures internes bien définis et documentés sur les atteintes à la vie privée au sein du SCT;
• énoncé de sensibilité signé pour l’application monMilieudetravailAccessible dans le PAS;
• évaluation de la sécurité effectuée pour obtenir l’autorisation d’exploitation.

Les répercussions potentielles sur la vie privée des personnes continuent d’être gérées adéquatement par des fonctionnaires du SCT au moyen de mesures juridiques, stratégiques et techniques axées sur la protection des renseignements personnels. Les recommandations et les mesures visant à atténuer les risques révélés par l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée devraient permettre de réduire les risques pour la vie privée à un niveau faible (ou acceptable).