2019 à 2020 Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Sur cette page

• 1.Introduction
• 2. Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• 3. Structure organisationnelle
• 4. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• 5. Rendement de 2019 à 2020
• 6. Autres demandes
• 7. Dispositions prises relativement aux demandes complétées
• 8. Durée de traitement et prorogations
• 9. Exceptions invoquées
• 10. Exclusions invoquées
• 11. Coûts
• 12. Incidence de la pandémie de COVID-19 sur les activités liées à l’AIPRP
• 13. Formation et sensibilisation
• 14. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• 15. Sommaire des principaux enjeux et des mesures prises par rapport aux plaintes ou aux audits
• 16. Surveillance de la conformité
• 17. Atteintes substantielles à la vie privée
• 18. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• 19. Communications de renseignements dans l’intérêt du public
• 20. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
• Annexe A : Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Rapport statistique supplémentaire de 2019 à 2020 – Demandes touchées par les mesures liées à la COVID-19
• Annexe B : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

1.Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d’accès aux renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales, ainsi qu’un droit de correction de ces renseignements. Elle établit le cadre juridique régissant la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication, le traitement et l’exactitude des renseignements personnels dans le cadre de l’administration des programmes et des activités par les institutions gouvernementales visées par la Loi.

Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels sont définis comme étant « les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ». Il s’agit, par exemple, des renseignements d’un individu relatifs à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille; les renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières; son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin; et tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice qui lui est propre.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare sur l’application de cette loi un rapport annuel en ce qui concerne son institution au cours de chaque exercice financier pour présentation au Parlement

Le présent rapport a été rédigé et déposé au Parlement aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il vise la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

2. Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

En sa qualité d’organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat remplit un double mandat, c’est-à-dire appuyer le Conseil du Trésor à titre de comité de ministres, et s’acquitter des responsabilités prévues par la loi à titre d’organisme public central. Le mandat du Conseil du Trésor est tiré de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Pour remplir son mandat, le Secrétariat organise ses activités et ses ressources en fonction de quatre responsabilités essentielles :

• la surveillance des dépenses;
• le leadership administratif;
• le rôle d’employeur;
• la surveillance réglementaire.

Le Secrétariat est chargé de fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trésor, dont le rôle est d’assurer l’optimisation des ressources et à la surveillance des fonctions liées à la gestion financière dans les ministères et les organismes.

Le Secrétariat présente des recommandations et dispense des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les lignes directrices, les règlements et les propositions en matière de programmes de dépenses touchant la gestion des ressources du gouvernement. Les responsabilités du Secrétariat concernant la gestion générale du gouvernement influent sur les initiatives, les questions et les activités qui recoupent l’ensemble des secteurs de politiques gérés par les ministères et organismes fédéraux (comme l’indique le budget principal des dépenses). Le Secrétariat assume également la fonction de contrôleur du gouvernement.

Au sein du Secrétariat, le contrôleur général du Canada assure, à l’échelle gouvernementale, l’orientation, le leadership, la surveillance et le renforcement des capacités en matière de gestion financière, d’audit interne et de gestion des actifs et des services acquis. Le dirigeant principal des ressources humaines joue un rôle de leader à l’échelle du gouvernement en matière de gestion des personnes au moyen de politiques, de programmes et d’engagements stratégiques; il assure aussi la gestion centralisée des relations de travail, de la rémunération et des pensions et avantages sociaux, et contribue à la gestion des cadres supérieurs. Le dirigeant principal de l’information assure l’orientation, le leadership, la surveillance et le renforcement des capacités en matière de gestion de l’information, de technologie de l’information, de sécurité du gouvernement (y compris la gestion de l’identité), d’accès à l’information, de protection de la vie privée et de prestation de services internes et externes, et ce, dans toute l’administration fédérale.

3. Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du Secrétariat. Ce bureau est chargé de mettre en œuvre et de gérer les programmes et les services liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de donner des conseils aux employés du Secrétariat pour les aider à remplir leurs obligations aux termes de ces deux lois.

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, l’équipe du Bureau de l’AIPRP était composée de 20employés qui se consacrent tous au traitement des demandes d’accès et de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à des fonctions connexes. L’équipe était formée d’un directeur appuyé par trois gestionnaires, 16 conseillers à divers niveaux et trois étudiants universitaires à temps partiel. Vers la fin de l’exercice, un consultant a été embauché pour aider à résorber l’arriéré des dossiers opérationnels complexes plus anciens. Il y avait deux catégories de responsabilités, qui comprenaient les activités clés suivantes :

Unité des politiques sur la protection des renseignements personnels (6 agents)

• Fournir une expertise à l’égard de la politique sur la protection des renseignements personnels aux clients internes
• Élaborer des procédures pour optimiser le rendement opérationnel
• Produire du matériel pour un programme de sensibilisation et de formation sur la protection des renseignements personnels
• Coordonner et examiner les mises à jour du chapitre sur le Secrétariat dans Info Source
• Superviser la gestion des enjeux au quotidien
• Fournir des conseils sur les divulgations proactives et les exigences relatives au projet de loi C-58, et procéder aux examens connexes

Opérations (13 agents, 3 étudiants à temps partiel)

• Fournir de la formation et une expertise en matière d’accès à l’information aux clients internes
• Assurer l’administration de la base de données au moyen d’une unité de réception
• Traiter des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels
• Tenir des consultations auprès des organisations gouvernementales ou de tiers
• Répondre aux appels et aux demandes de renseignements informelles
• Agir comme point de contact pour la résolution des plaintes officielles déposées par des organismes de surveillance
• Entretenir un dialogue avec les secteurs et d’autres institutions du gouvernement fédéral
• Fournir des conseils sur les divulgations proactives et les exigences relatives au projet de loi C-58, et procéder aux examens connexes
• Préparer les rapports annuels au Parlement du Secrétariat sur l’application des lois

L’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux institutions fédérales de fournir des services relatifs à l’accès à l’information à une autre institution fédérale placée sous l’autorité du même ministre. Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP n’a pas fourni de tels services.

4. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Les arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs énoncent les pouvoirs, les tâches et les fonctions relatifs à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui ont été délégués par le responsable de l’institution, ainsi que les personnes auxquelles ils ont été délégués.

Le président du Conseil du Trésor a délégué la plupart des responsabilités relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels aux postes suivants du Secrétariat : le secrétaire du Conseil du Trésor, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, le directeur principal des Services ministériels et le directeur de l’AIPRP.

Une copie de la version approuvée de l’arrêté autorisant la délégation de pouvoirs du Secrétariat figure à l’annexe B.

5. Rendement de 2019 à 2020

Les rapports statistiques ayant trait à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont produits depuis 1983. Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données globales au sujet de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont compilés chaque année dans un bulletin de statistiques et figurent dans les rapports annuels sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui sont déposés au Parlement par chaque institution.

Le rapport statistique de l’exercice 2019 à 2020 du Secrétariat concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est présenté à l’annexe A.

Le tableau 1 donne un aperçu des statistiques du Secrétariat sur le traitement des demandes de renseignements personnels pour l’exercice 2019 à 2020 par rapport aux statistiques des trois exercices précédents.

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, le Secrétariat a reçu au total 87 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s’agit d’une aug6mentation de dix demandes (12 %) comparativement aux 77 demandes reçues au cours de l’exercice précédent. En plus des nouvelles demandes, huit demandes avaient été reportées depuis l’exercice 2018 à 2019.

Un grand nombre de nouvelles demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels provenaient de fonctionnaires fédéraux actuels et anciens. Les demandes portaient sur des questions touchant le personnel ou de relations de travail qui ont nécessité la participation du Secrétariat.

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP du Secrétariat a répondu à un total de 88 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui a nécessité l’examen de 4 433 pages. Bien que le Bureau de l’AIPRP ait traité 12 demandes de plus que l’exercice dernier, le nombre de pages examinées a diminué. Il convient de noter que l’augmentation du nombre de pages traitées pour le dernier exercice est le résultat de la fermeture de deux dossiers volumineux des exercices financiers précédents.

Des 88 demandes traitées, 10 ont été abandonnées par le demandeur (12 %) et 50 ont été identifiées comme « Aucun document n’existe » (57 %), car la plupart étaient liées à des sujets relevant du mandat d’autres institutions fédérales. Dans ces cas, le Bureau de l’AIPRP a communiqué avec le demandeur pour le réacheminer vers l’institution la plus concernée, dans le cadre de son devoir d’aider les demandeurs.

Parmi les 28 autres demandes fermées, 14 demandes (5 %) ont fait l’objet d’une pleine divulgation et 14 (5 %) ont fait l’objet d’une divulgation partielle avec la publication d’un total de 3 874 pages. Les documents ont été obtenus et communiqués en format papier dans sept cas et en format électronique dans 21 cas.

Un total de huit demandes a été reporté à la prochaine période visée par le rapport, soit une demande de moins par rapport au total de l’an dernier.

Malgré de nombreuses difficultés liées au roulement du personnel, le Bureau de l’AIPRP a réussi à atteindre un taux de conformité de 98,9 % en ce qui concerne les délais.

6. Autres demandes

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat a répondu à neuf demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui portaient sur des documents ou des questions relevant du Secrétariat.

Comme au cours des exercices précédents, le Bureau de l’AIPRP a été une source d’expertise auprès des responsables du Secrétariat à plus de 275 occasions, en leur offrant des conseils et une orientation au sujet des dispositions de la loi. Le Bureau a aussi été consulté relativement à la collecte et à la communication de renseignements touchant une vaste gamme de sujets. Cela ne comprend par l’examen de la divulgation proactive des 277 entrées sur les dépenses en matière de voyages et d’accueil affichées sur le site Web du Gouvernement ouvert ainsi que des rapports d’audits devant être publiés.

Tout au long de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a reçu de nombreux appels téléphoniques et courriels de membres du grand public qui voulaient savoir comment procéder pour obtenir des renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et où envoyer leurs demandes. Bon nombre de ces demandes ont été réacheminées à d’autres institutions fédérales et, parfois, aux bureaux de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée des provinces.

7. Dispositions prises relativement aux demandes complétées

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, 88 demandes ont été complétées. Le tableau 2 donne un aperçu des dispositions prises relativement aux demandes complétées.

Étant donné qu’il incombe au président du Conseil du Trésor d’assurer la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’échelle du gouvernement, le Secrétariat reçoit souvent des demandes qui relèvent du mandat d’autres institutions fédérales. De telles demandes sont enregistrées, examinées et fermées après que le demandeur a été informé du nom de l’organisation concernée. Dans le tableau 2, ces demandes sont incluses dans les totaux pour la catégorie « Aucun document n’existe ».

8. Durée de traitement et prorogations

La loi prévoit des délais de réponse aux demandes de communication de renseignements personnels et permet des prorogations lorsque la demande requiert l’examen d’un volume considérable d’information, des consultations auprès d’autres institutions ou des heures supplémentaires aux fins de traduction.

Le tableau 3 présente les délais de traitement des 88 demandes que le Secrétariat a complétées au cours de l’exercice 2019 à 2020.

Le Secrétariat a reçu un grand nombre de demandes qui relèvent du mandat d’autres organismes gouvernementaux; ces demandes ont été traitées dans les 15 premiers jours suivant les conversations avec le demandeur.

Des 88 demandes complétées, 87 (98,9 %) ont été traitées dans les délais prescrits, y compris dans tous les cas où le Secrétariat s’est prévalu d’une prorogation en vertu des sous‑alinéas 15a)(i) et 15a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par rapport à la période visée par le rapport précédent, cela représente une augmentation de 10 % du taux de respect des délais.

Dans le cadre de quatre demandes (5 %), le Secrétariat a demandé des prorogations des délais prescrits afin de consulter d’autres organisations gouvernementales.

9. Exceptions invoquées

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet, et exige même dans certains cas, que des renseignements personnels tels que les renseignements liés aux enquêtes d’application de la loi, les renseignements sur d’autres personnes ou les renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client soient exemptés et ne soient pas communiqués.

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Secrétariat a invoqué au total 15 exceptions aux termes des articles suivants de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• Article 26 : exception relative aux renseignements personnels concernant un autre individu que le demandeur (11 exceptions)
• Article 27 : exception relative aux renseignements personnels protégés par le secret professionnel des avocats (4 exceptions)

10. Exclusions invoquées

La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas à l’information à laquelle le public a déjà accès, comme les publications du gouvernement et les documents de bibliothèques ou de musées. Les documents confidentiels du Cabinet sont également exclus. Aucune exclusion n’a été invoquée en vertu avec la Loi au cours de l’exercice 2019 à 2020.

11. Coûts

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux de 455 986 $ et des coûts administratifs de 45 151 $ (licences d’utilisation de logiciels, équipement et fourniture de bureau, formation) aux fins de l’application appropriée de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ces coûts ne comprennent pas les ressources déployées par les secteurs du Secrétariat pour se conformer aux exigences de la Loi.

12. Incidence de la pandémie de COVID-19 sur les activités liées à l’AIPRP

En réponse aux mesures d’atténuation exceptionnelles mises en œuvre pour minimiser les effets de la COVID-19, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a activé son plan de continuité des activités le 16 mars 2020, qui donnait la priorité à la capacité limitée du réseau aux fonctionnaires identifiés comme effectuant des services essentiels. Les services non essentiels, dont l’AIPRP, ont bénéficié d’un accès limité au réseau ministériel, ce qui a eu une incidence importante sur la capacité du Bureau de l’AIPRP à respecter ses obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période du 16 au 31 mars 2020, le Bureau de l’AIPRP a fermé huit demandes liées à la Loi sur l’accès à des renseignements et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dont quatre (50 %) ont dépassé les délais prescrits par la loi.

En plus des incidences opérationnelles décrites ci-dessus résultant de l’accès limité au réseau, le Bureau de l’AIPRP a dû simultanément mettre à jour ses procédures pour refléter un nouvel environnement numérique afin d’assurer la continuité des activités. Le Bureau de l’AIPRP s’est rapidement mis en rapport avec les responsables du secteur pour les conseiller et pour établir les pratiques exemplaires relativement à la tenue de recherche à distance en matière d’AIPRP. Parallèlement, le Bureau de l’AIPRP a également modernisé ses procédures internes pour tenir compte de l’environnement numérique et veiller à ce que les demandes soient traitées efficacement et dans les délais prescrits par la loi, dans la mesure du possible.

De plus, conformément à l’avis de mise en œuvre des mesures d’AIPRP dans le contexte de la pandémie de COVID-19 qui est entré en vigueur le 20 mars 2020, le Bureau de l’AIPRP a communiqué avec les demandeurs pour les informer des retards de traitement possibles et pour proposer des options visant à faciliter la fourniture de documents dans les délais prescrits par la loi.

Au cours de la période de deux semaines, le Bureau de l’AIPRP a fourni des conseils et une orientation en matière de protection des renseignements personnels aux responsables du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor dans le cadre du développement de deux initiatives essentielles pour la déclaration des renseignements sur la situation des employés : l’application de déclaration de la situation de l’employé du Secrétariat du Conseil du Trésor (conçue par la Division des ressources humaines) et le système de suivi de la COVID-19 (conçu par le Bureau de la dirigeante des ressources humaines). Les deux outils de déclaration électronique ont été conçus pour soutenir les efforts du gouvernement fédéral visant à assurer la santé et la sécurité des employés de la fonction publique. L’application de déclaration de la situation de l’employé est un outil interne utilisé pour recueillir des données ministérielles afin de comprendre les incidences de la COVID-19 sur l’effectif et le plan de continuité des activités du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le système de suivi de la COVID-19 est un outil pangouvernemental utilisé pour recueillir des données organisationnelles des ministères et organismes au niveau global afin de mieux comprendre l’incidence de la COVID-19 sur les employés et les capacités opérationnelles dans l’ensemble du gouvernement. Au nom des responsables du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Bureau de l’AIPRP a informé le Commissariat à la protection de la vie privée de ces deux initiatives liées à la COVID.

13. Formation et sensibilisation

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP a continué de développer ses activités de sensibilisation en offrant de nombreuses séances de formation aux employés du Secrétariat. Vingt-neuf séances distinctes ont été offertes à 489 fonctionnaires sur les lois liées à la protection des renseignements personnels et à l’accès à l’information ainsi que sur la mise en œuvre du projet de loi C-58. Certaines de ces séances étaient adaptées aux besoins particuliers des équipes des divisions et des secteurs du Secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP a également fait appel à son réseau d’agents de liaison des secteurs pour coordonner des séances d’information plus vastes sur l’AIPRP au niveau sectoriel et a aussi collaboré avec le Secteur des services ministériels afin d’ajouter une formation sur la protection des renseignements personnels au programme de formation obligatoire des nouveaux employés. Enfin, le Bureau de l’AIPRP a offert deux séances de formation distinctes à 50 bénévoles du Secrétariat du Conseil du Trésor pour la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada.

De nouveau cette année, à l’appui de la Semaine du droit à l’information, le Bureau de l’AIPRP a également tenu une journée portes ouvertes pour promouvoir et mettre en valeur ses services, favoriser de saines pratiques de gestion de l’information et répondre à des questions sur le processus d’accès à l’information au Secrétariat du Conseil du Trésor.

À l’occasion de la Journée de la protection des données, le Bureau de l’AIPRP a fait la promotion de l’importance de solides pratiques en matière de gestion de la protection des renseignements personnels, ainsi que de la responsabilité partagée des employés de protéger les renseignements personnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes. En outre, le Bureau de l’AIPRP a codirigé la coordination du kiosque d’information sur la protection des renseignements personnels avec les collègues du Bureau du dirigeant principal de l’information, où les employés pouvaient mettre à l’essai leur connaissance en matière de protection des renseignements personnels.

14. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP a mis en œuvre diverses initiatives au sein de son unité opérationnelle et avec les parties prenantes de l’institution. Ces initiatives s’inscrivaient dans le cadre d’une approche continue visant à simplifier ses processus opérationnels. Une partie de ces initiatives a consisté à tirer parti de solutions informatiques sécurisées pour réduire les délais de transition entre les différentes unités dans le traitement des demandes d’AIPRP.

Au cours de l’exercice visé par le rapport, nous avons enregistré une importante augmentation des demandes internes provenant de responsables des programmes du Secrétariat visant à obtenir des conseils et des orientations en matière de protection des renseignements personnels. La tendance à la hausse peut être attribuée au nombre d’initiatives de programme nouvelles et d’avant-gardes pouvant comporter la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, à un intérêt croissant pour l’utilisation des technologies infonuagiques, et à une augmentation de la mobilisation des employés dans l’ensemble du gouvernement et des activités de sensibilisation du public. Cette année, le Bureau de l’AIPRP a continué d’aider les responsables des programmes du Secrétariat à assurer la conformité aux lois et aux exigences des lois et des politiques régissant la protection des renseignements personnels en élaborant de nouveaux outils pour le cadre interne de gestion de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor.

En septembre 2017, le Bureau de l’AIPRP a demandé au Bureau de la vérification interne et de l’évaluation du Secrétariat d’entreprendre un audit et une évaluation de la protection des renseignements personnels à l’échelle du ministère afin d’évaluer le bien-fondé et l’efficacité des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels du Secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP a rédigé une réponse de la direction et un plan d’action et a depuis mis en place un bon nombre des recommandations formulées à la suite de l’audit. Au cours de la période visée par le rapport, la capacité interne a augmenté grâce à l’embauche de deux nouveaux analystes de programme pour répondre à la charge de travail accrue en lien avec les activités de protection des renseignements personnels.

Enfin, afin d’assurer le respect continu des lois et des politiques connexes, le Bureau de l’AIPRP a diffusé divers outils et listes de vérification et a tenu des rencontres individuelles avec des responsables de programmes pour assurer la conformité aux exigences prévues par les politiques et les lois pertinentes.

15. Sommaire des principaux enjeux et des mesures prises par rapport aux plaintes ou aux audits

Les demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant le traitement de leur demande.

Les clients du Secrétariat ont déposé une nouvelle plainte auprès du Commissariat au cours de l’exercice 2019 à 2020 en ce qui a trait au délai de réponse.

Le Commissariat a abandonné une plainte au cours de la période visée par le rapport en ce qui a trait au délai de réponse. Cette plainte avait été reçue en 2017.

Antérieurement, le Commissariat avait suspendu son enquête sur dix plaintes ministérielles concernant la Norme sur le filtrage de sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor en attendant le jugement du litige devant la Cour d’appel fédérale. À la suite de la décision de la Cour en juillet 2019 de rejeter l’appel, le Commissariat a mis fin à son enquête.

Il reste deux plaintes actives en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels .

Aucune nouvelle cause n’a été portée devant les tribunaux au cours de l’exercice 2019 à 2020.

Il n’y a eu aucune nouvelle démarche judiciaire contre le Secrétariat liée à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2004.

16. Surveillance de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP présente des statistiques hebdomadaires sur la conformité qui sont transmises aux secteurs de programme et à la haute direction au sujet de toutes les demandes d’accès à l’information.

Cette année, le Secrétariat du Conseil du Trésor a évalué une demande de correction des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport.

17. Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat n’a pas fait l’objet d’atteintes substantielles à la vie privée.

18. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Bureau de l’AIPRP fournit aux responsables des programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor du soutien et de l’orientation sur le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Conformément à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat, une évaluation doit être effectuée pour un programme ou une activité lorsque :

• on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels dans le cadre d’un processus décisionnel touchant directement un individu;
• des modifications importantes sont apportées à des activités ou à des programmes existants dans le cadre desquels on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels à des fins administratives;
• la sous-traitance ou le transfert d’un programme ou d’activités à un autre ordre de gouvernement ou au secteur privé entraîne des modifications importantes au programme ou aux activités.

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Secrétariat a présenté au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et à la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels les résultats de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans le cadre du traitement des demandes concernant les enjeux du système de paye Phénix (phase 2).

De plus, le Bureau de l’AIPRP a continué d’appuyer les responsables des programmes du Secrétariat sur un certain nombre d’évaluations en cours, notamment sur le Nuage des talents (phase 2), le portail des demandes d’AIPRP en ligne (phase 2), la solution de gestion des finances et du matériel du gouvernement du Canada et le système de consultation réglementaire en ligne.

19. Communications de renseignements dans l’intérêt du public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels présente des circonstances limitées et précises dans le cadre desquelles les institutions pourraient communiquer des renseignements personnels sans un consentement de la personne intéressée. L’alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifient nettement une violation possible de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tire un avantage certain.

Il n’y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l’alinéa 8(2)m) au cours de l’exercice 2019 à 2020.

20. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

Le Secrétariat du Conseil du Trésor publie un inventaire de ses fonds de renseignements ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels qu’il détient.

Le principal objectif de cette série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et recueillie par celui-ci est d’aider les individus à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il appuie également l’engagement du gouvernement fédéral à faciliter l’accès à l’information concernant ses activités. Toutes ces publications sont disponibles gratuitement au public sur Internet.

Une description des fonctions, des programmes et des activités du Secrétariat, ainsi que des fonds de renseignements connexes se trouve sur la page du Secrétariat du Conseil du Trésor ‒ Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux (Info Source).

Dans le cadre de la mise à jour annuelle de la page Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux (anciennement appelée Info Source) du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Bureau de l’AIPRP a mis à jour sa publication sur les fonds de renseignements du Secrétariat en fonction des commentaires fournis par les secteurs de programme lors de leur dernier examen annuel. Au cours du prochain exercice, le Bureau de l’AIPRP travaillera avec les responsables des programmes pour mettre à jour la publication afin de tenir compte de la structure actuelle du Cadre des résultats ministériels.

Annexe A : Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

• Dans cette section

  • Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
  • Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
  • Partie 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions
  • Partie 5 : Prorogations
  • Partie 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
  • Partie 7 : Délais de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet
  • Partie 8 : Avis de plaintes et d’enquêtes reçus
  • Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
  • Partie 10 : Atteintes substantielles à la vie privée
  • Partie 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Période visée : du 1er avril 2019 au 31 mars 2020

Rapport statistique supplémentaire de 2019 à 2020 – Demandes touchées par les mesures liées à la COVID-19

En plus de remplir les formulaires des rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2019 à 2020, les institutions doivent remplir ce rapport supplémentaire pour aider à cerner les incidences des mesures liées à la COVID-19 sur le rendement des institutions pour 2019 à 2020 et les exercices subséquents. Les exigences en matière de données sont présentées dans les tableaux ci-dessous.

Annexe B : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Je, soussigné, président du Conseil du Trésor, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), le chef d’équipe de l’AIPRP, le gestionnaire de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, le directeur principal des Services ministériels, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, et le secrétaire, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, à exercer au nom du président les pouvoirs de signer ou les attributions détaillées à l’appendice B ci-jointe. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Copie originale signée par

L’honorable Jean-Yves Duclos
Président du Conseil du Trésor
Date : 2019-12-13

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2020,
[ISSN : 2371-3046]