Audit de la gestion des ressources financières - Réponse et plan d’action de la direction
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| Recommandations | Réponses et mesures prévues par la direction | Produits livrables | Date d’achèvement prévue | Responsable |
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| Recommandation 1 Il est recommandé que le dirigeant principal des finances, en consultation avec les responsables des directions générales, explique et communique clairement les rôles, les responsabilités et le niveau de service fourni des conseillers en gestion financière. |
La direction souscrit à cette recommandation. Des documents seront préparés pour que le Comité exécutif (CE) discute des rôles du Bureau du dirigeant principal des finances et des conseillers en gestion financière (CGF) relativement à la gestion financière de l'organisation et des directions générales. Des réunions seront organisées avec les directions générales pour discuter du rôle des conseillers en gestion financière et des services qui sont disponibles. Des renseignements supplémentaires sur le rôle et les services du conseiller en gestion financière devront être communiqués de façon continue par l'élaboration d'une formation en gestion financière ainsi que par la participation de conseillers en gestion financière aux tables de gestion des directions générales. |
Le document sur les rôles et les responsabilités des CGF déposé au CE. | 31 mars 2013 | Dirigeant principal des finances (DPF) |
| La participation des CGF aux comités exécutifs de la Direction générale (CEDG), réunions avec les directeurs généraux (DG) lors des exercices de rapports sur les écarts financiers (REF) et de planification opérationnelle de l’Agence. | ||||
| Participation continue dans les comités de gouvernance de niveau 1 et niveau 2. Où le Bureau du dirigeant principal des finances (DPF) a beaucoup de visibilité. | ||||
| Inclure l'information au a sujet du rôle des CGF dans la formation du développement de la gestion financière. | Formation 31 mars 2014 |
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| Recommandations | Réponses et mesures prévues par la direction | Produits livrables | Date d’achèvement prévue | Responsable |
| Recommandation 2 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales, travaille en étroite collaboration avec le dirigeant principal des finances et les responsables des directions générales pour élaborer et communiquer une méthodologie et des outils à l'échelle de l'Agence afin d'aider les gestionnaires au niveau des centres et des directions à mettre au point leurs plans opérationnels en harmonie avec les présentations de planification opérationnelle de l'Agence de la direction générale et les ressources financières. |
Partie 1 : La direction du dirigeant principal des finances souscrit à cette recommandation en ce qui concerne les volets financiers de l'exercice de planification organisationnelle de l'Agence. La planification organisationnelle de l'Agence est relativement nouvelle et une mise en correspondance complète des ressources financières avec la nouvelle Architecture d’alignement des programmes est en cours, en collaboration avec les directions générales, dans le cadre de la planification organisationnelle de l'Agence (POA) pour 2013-2014. | Partie 1 : Présentations des directions générales de POA complètes et chiffrées et prêtes à temps pour les allocations budgétaires aux directions générales d’ici le 1 avril 2013. | Partie 1 : 31 mars 2013 | Partie 1 : Directions générales et DPF |
| Partie 2 : Les renseignements relatifs à l'Architecture d’alignement des programmes (AAP) (ci-dessus) seront inscrits dans le module Contrôle de gestion (CO) du système financier SAP jusqu'aux plus bas niveaux de l'organisation. Cela constituera essentiellement le volet financier du plan opérationnel interne de l'organisation. | Partie 2 : (lié aux plans opérationnels internes). Mappage complet des budgets au niveau le plus bas de l’AAP sera effectué dans le module CO du système financier SAP au cours d’avril et mai de chaque nouvel exercice. | Partie 2 : 31 mai 2013 | Partie 2 : DPF | |
| Partie 3 : Le sous-ministre adjoint, Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales (DGPSPAI), le dirigeant principal des finances et tous les responsables des directions générales sont d'accord avec la recommandation. La Direction générale de la politique stratégique, de la planification et des affaires internationales travaillera en collaboration avec le Bureau du dirigeant principal des finances et toutes les directions générales pour élaborer et communiquer une méthodologie et des outils de planification financière. | Partie 3 : Méthode de planification opérationnelle et outils au niveau des centres et des directions. | Partie 3 : 31 octobre 2013 | Partie 3 : DGPSPAI avec le DPF et toutes les directions générales | |
| Recommandations | Réponses et mesures prévues par la direction | Produits livrables | Date d’achèvement prévue | Responsable |
| Recommandation 3 Il est recommandé que le dirigeant principal des finances élabore un programme de formation obligatoire à l'intention des gestionnaires et des employés, dans les domaines de la planification, de la budgétisation et de la prévision, et qu'un calendrier de formation officiel soit établi. |
La direction souscrit à cette recommandation. Le Bureau du dirigeant principal des finances travaillera avec Santé Canada afin de déterminer la formation optimale pour les gestionnaires et les employés dans les domaines de la gestion financière. |
La Division de la gestion et de l'analyse des ressources (DGAR) mènera une évaluation des besoins et des exigences de formation pour les gestionnaires et le personnel administrative. | Mars 2014 | DPF |
| Recommandation 4 Il est recommandé que le dirigeant principal des finances s'assure que tous les rapports sur les écarts financiers comprennent l'information sur les subventions et contributions pour produire des prévisions financières opportunes et complètes. |
La direction souscrit à cette recommandation. Depuis août de cette année, la Division de la gestion et de l'analyse des ressources et le Centre d'expertise sur les subventions et les contributions (S et C) ont regroupé les exigences liées à l'information sur les subventions et les contributions (dépenses jusqu'à la fin de l'exercice) dans le cadre du processus de rapports mensuels sur les écarts, éliminant ainsi le chevauchement d'efforts au sein du Bureau du dirigeant principal des finances. |
REF complets avec l’information financière des S et C. | Novembre 2012 | DPF |
| Inclusion d’une demande pour des prévisions pour les S et C dans toutes les lettres d’appel des REF futures. | ||||
| Recommandations | Réponses et mesures prévues par la direction | Produits livrables | Date d’achèvement prévue | Responsable |
| Recommandation 5 Il est recommandé que le dirigeant principal des finances renforce les mesures de contrôle internes liées aux virements budgétaires. |
La direction souscrit à cette recommandation. La politique interne en matière d'affectation budgétaire a été approuvée pour la dernière fois en 2008. Cette politique doit être révisée et soumise à l'approbation de la direction. Certains des rôles au sein de la Division de la gestion et de l'analyse des ressources seront renforcés de façon à assurer que les signatures nécessaires sont apposées sur tous les documents de virement. |
Politique sur l’allocation budgétaire révisée. | Décembre 2013 | DPF |
| Contrôle interne documenté et processus d’approbation pour les virements de budget. | ||||
| Recommandation 6 Il est recommandé que le dirigeant principal des finances produise des rapports sur les écarts financiers plus fréquents afin d’assurer que les rapports sur la situation financière présentés à la haute direction comprennent les dépenses prévues (prévisions) de l'Agence et fournissent l'information financière complète nécessaire pour soutenir la prise de décisions. |
La direction souscrit à cette recommandation. Le Comité exécutif prendra la décision définitive quant à la fréquence des rapports sur les écarts mensuels. Veuillez noter qu'avec les outils disponibles, l'établissement de prévisions financières mensuelles à l'échelle de l'Agence est exigeant en main-d'œuvre tant pour les directions générales que pour la Division de la gestion et de l'analyse des ressources. L'outil de rapport mensuel sur les écarts sera rendu accessible aux gestionnaires sur une base mensuelle. Le dirigeant principal des finances mettra davantage l'accent sur la prévision pendant la période critique lorsque la réaffectation budgétaire peut être plus efficace, c'est-à-dire entre les mois de juillet et novembre. |
Le BDPF fournira en fonction du plan actuel qui demande 7 prévisions. Le BDPF inclura des renseignements quant aux prévisions dans tous les rapports mensuels présentés au CE. La fréquence et le contenu des prévisions seront établis avec l’appui du CE. |
Janvier 2013 | DPF |
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