Ligne directrice sur la tenue de documents aux termes de l'article 13 de la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation (LCSPC)

Juin 2011

• Introduction
• 1. Définitions
  • 1.1. Publicité
  • 1.2. Produit de consommation
  • 1.3. Jours
  • 1.4. Document
  • 1.5. Santé Canada/ministre
  • 1.6. Importateur
  • 1.7. Fabricant
  • 1.8. Vendeur
  • 1.9. Année
• 2. Contexte
• 3. Exigences
  • 3.1. Responsabilités d'une personne
    • 3.1.1. Dans le cas d'un détaillant
    • 3.1.2. Dans le cas d'une personne qui fabrique, importe, vend ou met à l'essai tout produit de consommation ou en fait la publicité
  • 3.2. Délais et procédure
    • 3.2.1. Période de conservation
    • 3.2.2. Conservation et fourniture des documents au Canada
• 4. Exemptions
• 5. Recommandations à l'égard de la tenue de documents
  • 5.1. Présentation des documents
  • 5.2. Rapports d'incident
• 6. Ce qui arrive aux renseignements
  • 6.1. Renseignements commerciaux confidentiels
  • 6.2. Renseignements personnels
• 7. Conformité et mise en application
• 8. Pour obtenir des renseignements supplémentaires
• Annexe A - Exigences supplémentaires prévues dans les règlements d'application de la LCSPC

Introduction

La  Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation (LCSPC) oblige toute personne qui fabrique, importe, vend ou met à l'essai tout produit de consommation, ou en fait la publicité, à des fins commerciales à tenir des documents. Aux fins de la présente ligne directrice, une « personne » s'entend de tout individu ou organisation au sens de  l'article 2 de la LCSPC.

Le texte de  l'article 13 de la LCSPC est fourni ci-dessous.

Le présent document d'orientation est un sommaire non officiel des exigences prévues à l'article 13, Tenue de documents. Il ne vise pas à remplacer, à abroger ni à restreindre les exigences de la LCSPC. S'il y a des divergences entre le présent sommaire et la LCSPC, la LCSPC prévaut. Pour obtenir des renseignements supplémentaires ou des précisions ou si vous avez des questions, communiquez avec le Bureau de la sécurité des produits de Santé Canada.

1. Définitions

1.1. Publicité

Selon  l'article 2 de la LCSPC : S'entend notamment de la présentation, par tout moyen, d'un produit de consommation en vue d'en promouvoir directement ou indirectement la vente.

1.2. Produit de consommation

Selon  l'article 2 de la LCSPC : Produit -- y compris tout composant, partie ou accessoire de celui-ci -- dont on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'un individu l'obtienne en vue d'une utilisation à des fins non commerciales, notamment à des fins domestiques, récréatives ou sportives. Est assimilé à un tel produit son emballage.

1.3. Jours

Les « jours » sont des jours civils.

1.4. Document

Selon  l'article 2 de la LCSPC : Tout support sur lequel sont enregistrés ou inscrits des éléments d'information pouvant être compris par une personne ou lus par un ordinateur ou tout autre dispositif.

1.5. Santé Canada/ministre

Aux fins de la présente ligne directrice, toute information ou tout rapport devant être transmis au ministre aux termes de  l'article 13 s'entend d'information ou de rapports devant être transmis à Santé Canada.

1.6. Importateur

Adapté de  l'article 2 de la LCSPC : Toute personne qui importe des produits de consommation au Canada.

1.7. Fabricant

Adapté de  l'article 2 de la LCSPC : Toute personne qui produit, formule, réemballe et prépare de même que remet à neuf des produits de consommation aux fins de la vente.

1.8. Vendeur

Adapté de  l'article 2 de la LCSPC : Toute personne qui met en vente ou en location des produits de consommation, qui les expose pour la vente ou la location ou qui en est en possession pour la vente ou la location. Cette définition s'applique à toute personne qui distribue des produits de consommation à au moins une personne, pour une contrepartie ou non (p. ex. pour les offrir à titre gracieux).

1.9. Année

Voir la  section 2 de la LCSPC : « Année » s'entend d'une année civile.

2. Contexte

La Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation (LCSPC) vise à moderniser le régime de sécurité des produits de consommation au Canada. La LCSPC prévoit l'adoption d'outils et de techniques modernes qui contribueront à protéger le public des dangers pour la santé ou la sécurité humaine que présentent les produits de consommation et harmoniseront le système de sécurité des produits du Canada avec celui de nos grands partenaires commerciaux.

Aux termes de  l'article 13 de la LCSPC, un détaillant doit tenir des documents qui indiquent le nom de la personne qui lui a fourni le produit, les lieux où il l'a vendu et la période pendant laquelle il l'a vendue. Toute personne qui fabrique, importe, vend ou met à l'essai tout produit de consommation, ou en fait la publicité, à des fins commerciales, mais qui n'est pas un fabricant, doit tenir des documents qui indiquent le nom de la personne qui lui a fourni le produit ou le nom de celle à qui elle l'a vendu (ou les deux, le cas échéant). À noter que les règlements de la LCSPC contiennent d'autres exigences en matière de tenue de documents. Une liste complète de ces règlements et de leurs exigences en matière de tenue de documents se trouve à l'annexe A.

Les exigences prévues à l'article 13 pourraient être semblables à celles s'appliquant aux documents déjà tenus par des entreprises dans le cadre de leurs pratiques habituelles de tenue de documents (p. ex. des documents concernant la TPS ou à des fins d'impôts sur le revenu).

La présente ligne directrice fait un survol des exigences énoncées à l'article 13 de la LCSPC et décrit la politique de conformité avec cet article et de mise en application de celui ci. Plus précisément, la ligne directrice contient de l'information sur les éléments suivants :

• Exigences
  • Responsabilités d'une personne
  • Délais et procédure relatifs à la tenue de documents
• Exemptions
• Recommandations à l'égard de la tenue de documents
• Ce qui arrive à l'information
• Conformité et mise en application

3. Exigences

 L'article 13 de la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation (LCSPC) oblige toute personne qui fabrique, importe, vend ou met à l'essai tout produit de consommation, ou en fait la publicité, à des fins commerciales à tenir des documents. Cette exigence a pour but d'améliorer la traçabilité des produits non conformes tout au long de la chaîne d'approvisionnement dans l'éventualité où il faut éliminer un risque possible.

Dans le cadre du processus d'inspection, un inspecteur peut demander l'accès aux documents devant être tenus aux termes de l'article 13 de la LCSPC et de ses règlements. De plus, le paragraphe 13(3) de la LCSPC prévoit qu'une personne doit, sur demande écrite, fournir au ministre de la Santé les documents exigés.

Il faut noter que, en plus des exigences prévues à l'article 13, des exigences supplémentaires concernant la tenue de documents sont énoncées dans les règlements d'application de la LCSPC (voir l'annexe A).

3.1. Responsabilités d'une personne

3.1.1. Dans le cas d'un détaillant

Les exigences que doit respecter un détaillant diffèrent de celles imposées à d'autres personnes. Le sous alinéa 13(1)a)(i) de la LCSPC oblige le détaillant à tenir des documents qui contiennent l'information suivante :

• les nom et adresse de la personne de qui il a obtenu le produit;
• les lieux où il a vendu le produit et la période pendant laquelle il l'a vendu.

Toutefois, la LCSPC n'oblige pas le détaillant à tenir des documents faisant état de chaque transaction avec un consommateur ou des renseignements personnels sur chaque consommateur. Au lieu de quoi, le sous-alinéa 13(1)a)(i) exige que les détaillants conservent des documents qui indiquent les lieux où ils ont vendu le produit et la période pendant laquelle ils l'ont vendu. Certains détaillants conservent des documents qui indiquent à qui chaque vente a été faite. De telles pratiques peuvent être utiles lorsque des mesures correctives doivent être prises concernant un produit de consommation.

3.1.2. Dans le cas d'une personne qui fabrique, importe, vend ou met à l'essai tout produit de consommation ou en fait la publicité

Le sous alinéa 13(1)a)(ii) de la LCSPC oblige toute personne qui fabrique, importe, vend ou met à l'essai tout produit de consommation, ou en fait la publicité, à des fins commerciales (à l'exclusion des détaillants) à tenir des documents qui contiennent l'information suivante :

• les nom et adresse de la personne de qui elle a obtenu le produit; ou
• les nom et adresse de la personne à qui elle a vendu le produit;
• les deux, le cas échéant.

3.2. Délais et procédure

3.2.1. Période de conservation

Le paragraphe 13(2) de la LCSPC oblige la personne à conserver les documents pendant la période de six ans suivant la fin de l'année à laquelle ils se rapportent ou pendant toute autre période fixée par règlement. Par exemple, à moins d'indication contraire d'un règlement, un document qui se rapporte à juin 2011 doit être conservé jusqu'au 31 décembre 2017.

Cette période a été déterminée de façon à ce qu'elle soit en conformité avec les exigences existantes concernant la conservation des documents que doit déjà respecter la personne, par exemple les exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu.

3.2.2. Conservation et fourniture des documents au Canada

Selon le paragraphe 13(3) de la LCSPC, la personne doit conserver les documents à son établissement au Canada ou en tout lieu précisé et doit, sur demande écrite, les fournir au Ministre.

Que les documents soient conservés sur papier ou en format électronique, tous les documents doivent être accessibles à l'établissement de la personne au Canada. Par exemple, si un serveur utilisé pour sauvegarder des fichiers électroniques est situé à l'extérieur du Canada, il faut qu'il soit possible d'accéder facilement à ces fichiers au moyen d'un terminal situé à l'établissement de la personne au Canada.

Le paragraphe 13(4) autorise le ministre à exempter toute personne de l'obligation de conserver les documents au Canada dans les cas où il l'estime inutile ou peu commode. Les demandes d'exemption de cette exigence seront examinées au cas par cas.

Dans le cadre du processus d'inspection, un inspecteur peut demander l'accès aux documents devant être tenus aux termes de l'article 13 de la LCSPC et de ses règlements. Lors d'une inspection, les personnes doivent être prêtes à fournir des documents sur demande. De plus, le paragraphe 13(3) prévoit que toute personne doit, sur demande écrite, fournir au ministre de la Santé les documents exigés. Les personnes doivent être prêtes à fournir les documents sur demande et dans les délais prévus dans la demande écrite ou les règlements (voir l'annexe A).

4. Exemptions

Dans les cas où des produits de consommation sont donnés (p. ex. des produits de consommation donnés par une personne autre qu'un fabricant, un importateur, un distributeur ou un détaillant), l'obligation de tenir des documents contribuerait très peu à assurer la traçabilité du produit.

Par conséquent, Santé Canada élabore une proposition en vue d'exempter une personne de l'obligation de tenir des documents prévus au  paragraphe 13(1) dans le cas où cette personne reçoit un produit de consommation à titre gracieux de la part d'une personne autre qu'une personne qui fabrique, importe ou vend des produits de consommation.

5. Recommandations à l'égard de la tenue de documents

Les dispositions suivantes sont des pratiques générales qui sont suggérées à toute personne obligée de tenir des documents aux termes de la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation (LCSPC).

5.1. Présentation des documents

Les documents peuvent être fournis à Santé Canada sous forme électronique ou en version papier. Toutefois, peu importe la forme utilisée, les documents devraient être fournis de la façon suivante :

• information exigée bien identifiée;
• en anglais ou en français;
• être lisibles.

Il est recommandé de soumettre les documents à Santé Canada sous forme compilée, par exemple sous forme de feuille de calcul.

5.2. Rapports d'incident

Les personnes sont encouragées à établir des processus et des procédures relatives aux incidents associés à leurs produits de consommation en vue de réduire la possibilité de non-conformité avec les exigences relatives à la déclaration obligatoire des incidents prévues à  l'article 14 de la LCSPCi.

6. Ce qui arrive aux renseignements

Les renseignements soumis à Santé Canada pour respecter les exigences en matière de tenue de documents seront tenus confidentiels conformément aux lois fédérales qui régissent la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels et des renseignements commerciaux confidentiels.

6.1. Renseignements commerciaux confidentiels

Pour être considérés comme des « renseignements commerciaux confidentiels » au sens de la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation (LCSPC), les renseignements se rapportant à l'entreprise d'une personne ou à ses activités doivent satisfaire à tous les critères suivants :

• ne pas être accessibles au public;
• avoir amené la personne à prendre des mesures raisonnables dans les circonstances pour qu'ils demeurent inaccessibles au public;
• avoir une valeur économique réelle ou potentielle pour la personne ou ses concurrents parce qu'ils ne sont pas accessibles au public et que leur divulgation entraînerait une perte financière importante pour elle ou un gain financier important pour ses concurrents.

Si une personne qui fabrique, importe ou vend un produit de consommation au Canada croit que les renseignements fournis à Santé Canada correspondent aux critères de renseignements commerciaux confidentiels au sens de la LCSPC ou de la Loi sur l'accès à l'information, elle peut l'indiquer à Santé Canada au moment de fournir ces renseignements.

6.2. Renseignements personnels

La divulgation des renseignements personnels qui relèvent de Santé Canada doit être conforme aux dispositions sur la divulgation de l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toute divulgation faite sans le consentement de la personne à laquelle les renseignements se rapportent doit être faite conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le paragraphe 8(2) décrit 13 cas dans lesquels une telle divulgation peut être effectuée. En particulier, l'alinéa 8(2)b) stipule que les renseignements personnels qui relèvent d'une institution gouvernementale peuvent être communiqués « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication. »

Le pouvoir du Ministre de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne aux termes de la LCSPC est soumis à deux conditions :

• Les renseignements ne peuvent être divulgués qu'à une personne ou un gouvernement qui s'acquitte de fonctions liées à la protection de la santé ou de la sécurité humaine;
• La divulgation doit être nécessaire pour déterminer la nature d'un danger sérieux pour la santé ou la sécurité humaine ou y remédier.

La capacité de communiquer des renseignements personnels dans ces cas rares et graves facilite les interventions rapides en cas de danger sérieux pour la santé ou la sécurité humaine. Les autres dispositions sur la divulgation de l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels continuent de s'appliquer.

7. Conformité et mise en application

Lorsque Santé Canada est informé du fait qu'une personne a omis de fournir l'information exigée, cette personne peut se voir ordonner par écrit, en application de  l'article 32 de la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation (LCSPC), de prendre les mesures nécessaires pour être en conformité avec la LCSPC.

8. Pour obtenir des renseignements supplémentaires

Pour obtenir des renseignements supplémentaires ou des précisions ou si vous avez des questions, communiquez avec le Bureau de la sécurité des produits de Santé Canada.

Annexe A - Exigences supplémentaires prévues dans les règlements d'application de la LCSPC

Les règlements suivants et les exigences qu'ils prévoient concernant la tenue de documents ont été transposés de la Loi sur les produits dangereux à la LCSPC.