Lignes directrices pour modifier les renseignements sur les doses dans le Fichier dosimétrique national

Rédigé par le Groupe de travail sur les documents communs du Comité de radioprotection fédéral-provincial-territorial - Canada
Avril 2006

Table des matières

• 1.0 Objet
• 2.0 Portée
• 3.0 Définitions
• 4.0 Démarche générale
• 5.0 Exigences
  • 5.1 Autorisation
  • 5.2 Procédure de demande de modification des renseignements sur les doses
  • 5.3 Rapport d'enquête
• Annexe A - Organigramme
• Annexe B - Formulaire de demande de modification des renseignements sur les doses
• Annexe C - Personnes-ressources en matière de réglementation

1.0 Objet

Le présent document vise à donner des directives sur les procédures que les utilisateurs de rayons X ou les opérateurs de machines à rayons X doivent suivre pour obtenir des administrations fédérale, provinciales ou territoriales (organisme de réglementation) l'autorisation de modifier les renseignements sur les doses déjà enregistrées dans le Fichier dosimétrique national (FDN) de Santé Canada.

Les procédures énoncées veillent à ce que les organismes de réglementation soient en mesure de contrôler toute modification des doses attribuées sans être surchargés de demandes de modifications qui ne sont pas assez importantes pour faire l'objet de mesures réglementaires.

2.0 Portée

La présente ligne directrice établit les exigences que doivent satisfaire les utilisateurs de rayons X ou les opérateurs de machines à rayons X, y compris la marche à suivre et les renseignements à fournir à l'organisme de réglementation et aux travailleurs, pour obtenir l'autorisation de l'organisme de réglementation d'apporter les modifications proposées aux renseignements sur les doses déposés dans le Fichier dosimétrique national de Santé Canada .

Pour les autres demandes internes ou externes de modification de dossier de dose, comme celle provenant de matières radioactives naturelles, y compris l'exposition aux produits de filiation du radon, veuillez consulter votre organisme de réglementation fédéral, provincial ou territorial .

3.0 Définitions

Les définitions suivantes s'appliquent au présent document :

Modification

Toute modification des renseignements dosimétriques. Ces renseignements peuvent comprendre une hausse ou une baisse de la valeur de dose attribuée, déposés dans le Fichier dosimétrique national (FDN). Les éléments suivants ne font pas partie des modifications apportées aux renseignements sur les doses : modifications ou corrections apportées aux renseignements sur l'identité (nom du travailleur, date de naissance, date de déclaration de la grossesse, numéro d'assurance sociale, employeur et catégorie d'emploi), changements apportés aux périodes d'échantillonnage, et changements découlant des cas pour lesquels les données antérieures n'ont pas été soustraites .

Renseignements sur les doses

Doses de rayonnement professionnelles reçues par les travailleurs qui sont inscrits dans le FDN, y compris les résumés annuels, les détails des doses distinctes, les doses cumulées, les antécédents de dose, les types de dose (corps entier, extrémité, dose efficace, dose équivalente) et renseignements sur les doses aux travailleuses enceintes).

Fichier dosimétrique national (FDN)

Dépôt central des dossiers sur les doses de rayonnement, tenu par le Bureau de la radioprotection de Santé Canada.

Organisme de réglementation

Instance de radioprotection fédérale, provinciale ou territoriale qui réglemente l'utilisation des rayons X.

Utilisateur

Toute personne ou organisation qui relève des organismes de réglementation. Le propriétaire est responsable en dernier ressort de la sécurité radiologique, mais il peut déléguer cette responsabilité à un agent de radioprotection, à l'agent de santé et de sécurité de l'établissement àou un contrôleur en chef.

Il arrive que le FDN reçoive des renseignements sur les doses de travailleurs qui ont été exposés au rayonnement à l'étranger, à un endroit qui n'est pas du ressort des organismes de réglementation canadiens, et qui aimeraient que leur dose figure dans le FDN. Le présent document n'aborde pas la modification de ce genre de renseignements.

Travailleur

Personne qui, étant exposée professionnellement au rayonnement, est susceptible de recevoir une dose efficace supérieure à 1 mSv dans n'importe quelle année .

4.0 Démarche générale

Les services de dosimétrie autorisés par la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) doivent présenter, au Fichier dosimétrique national de Santé Canada , les renseignements suivants en ce qui a trait aux opérateurs de machine à rayons X pour lesquels ils ont mesuré et surveillé une dose de rayonnement :

1. prénom et nom de famille de l'opérateur et tout autre nom de famille antérieur;
2. numéro d'assurance sociale de l'opérateur;
3. sexe de l'opérateur;
4. catégorie d'emploi de l'opérateur;
5. date, province et pays de naissance de l'opérateur;
6. dose efficace et dose équivalente qui sont reçues par l'opérateur et qui lui sont attribuées.

Les organismes de réglementation utilisent les dossiers de dose pour s'assurer que les utilisateurs de rayons X et les opérateurs de machine à rayons X respectent les limites de dose réglementaires dans le cadre de leurs activités autorisées. Les renseignements sur les doses déjà versés dans le FDN peuvent être modifiés pour diverses raisons (p. ex. à la suite d'une enquête montrant que le dossier de dose comporte des erreurs). Voici la procédure que doit suivre l'utilisateur ou l'opérateur qui demande la modification des renseignements sur les doses figurant dans un dossier du FDN :

1. L'utilisateur soumet à l'organisme de réglementation une demande de modification des renseignements sur les doses, selon les exigences décrites à la section 5.2 .
2. Après étude des renseignements accompagnant la demande, l'organisme de réglementation approuve, modifie ou rejette la demande. La demande peut être rejetée si l'information fournie est incomplète.
3. Si la demande ou la demande modifiée est approuvée, l'organisme de réglementation envoie au service de dosimétrie une lettre détaillant la modification à apporter au dossier, avec copie à l'utilisateur et à l'opérateur. Une copie de la lettre est également acheminée au FDN; toutefois, c'est le service de dosimétrie qui doit envoyer l'avis officiel de modification au FDN.
4. En cas de rejet de la demande, l'organisme de réglementation en informe l'utilisateur et l'opérateur par lettre e t envoie une copie au service de dosimétrie et au FDN. Si l'organisme de réglementation choisit de changer la modification demandée, c.-à-d. demande d'augmentation ou de réduction, il en informe l'utilisateur et l'opérateur par lettre. L'opérateur remplira ensuite le formulaire de déclaration et le mettra à jour pour montrer qu'il est au courant de la modification.
5. L'utilisateur ou l'opérateur peut contester la décision en communiquant avec l'organisme de réglementation.

Les modifications apportées par un service de dosimétrie autorisé par la CCSN (p. ex. des changements dus à des erreurs de traitement peuvent être effectués sans l'approbation de l'organisme de réglementation à la condition suivante : le service de dosimétrie doit enregistrer et conserver pendant une période indéterminée toute modification apportée aux données sur la dose, tant avant qu'après l'envoi de l'avis de modification au FDN, afin que l'organisme de réglementation puisse procéder à une inspection ou à une vérification. De plus, le service de dosimétrie doit informer l'utilisateur des modifications finales apportées aux données sur la dose.

5.0 Exigences

5.1 Autorisation Les utilisateurs et les opérateurs doivent obtenir l'autorisation de l'organisme de réglementation concerné pour modifier les renseignements sur les doses figurant dans un dossier du FDN.

5.2 Procédure de d emande de modification des renseignements sur les doses La présente section décrit la procédure que doit suivre l'utilisateur et l'opérateur, ainsi que les renseignements qu'il doit fournir, lorsqu'il demande à l'organisme de réglementation concerné l'autorisation de modifier les renseignements sur les doses qui figurent dans un dossier du FDN. Cette procédure est présentée sous forme d'organigramme à l'annexe A .

1. L'utilisateur indique les renseignements suivants à la section A du formulaire Demande de modification des renseignements sur les doses (annexe  B) :
   1. le nom du service de dosimétrie et le numéro de groupe ou de compte assigné à l'utilisateur par le service de dosimétrie;
   2. le nom de l'entreprise qui figure sur le rapport sur les doses établi par le service de dosimétrie;
   3. le nom de l'opérateur et son numéro d'assurance sociale;
   4. le numéro de série du dosimètre qui figure sur le rapport original sur les doses, s'il y a lieu;
   5. la période de port (par exemple, 2003/01/01 à 2003/03/31) qui figure sur le rapport original sur les doses, s'il y a lieu;
   6. le rapport d'enquête décrit à la section 5.3;
   7. la modification à apporter aux renseignements sur les doses.
2. L'utilisateur remplit, date et signe la section A1 - Déclaration de l'utilisateur responsable.
3. L'opérateur concerné remplit, date et signe la section A2 - Déclaration de l'opérateur.
4. L'utilisateur soumet le formulaire dûment rempli et toutes les pièces jointes, s'il y a lieu, à l'organisme de réglementation pertinent (les coordonnées des personnes-ressources se trouvent à l'annexe C).

5.3 Rapport d'enquête

1. L'utilisateur fait enquête sur l'événement qui a entraîné la demande de modification des renseignements sur les doses.
2. L'utilisateur établit et soumet un rapport d'enquête. Le rapport doit comprendre les renseignements suivants :
   
   1. les motifs de la demande de modification des renseignements sur les doses;
   2. une description des circonstances et des délais;
   3. les calculs à l'appui de la demande, s'il y a lieu;
   4. tout autre renseignement pertinent, indiqué par l'organisme de réglementation ou un spécialiste de la radioprotection, par exemple une courte description des antécédents professionnels et de dose de la personne concernée.

Annexe A - Organigramme

Annexe B - Formulaire de demande de modification des renseignements sur les doses

Instructions

Le formulaire de demande de modification des renseignements sur les doses a pour but de faciliter l'approbation d'une demande envoyée par un utilisateur ou un opérateur afin de modifier un dossier de dose de rayonnement dans le Fichier dosimétrique national (FDN).

Le FDN est un système centralisé d'enregistrement des doses de rayonnement géré par le Bureau de la radioprotection de Santé Canada. Il contient les doses de rayonnement au travail des travailleurs canadiens sous rayonnements. Les organismes de réglementation fédéraux, provinciaux et territoriaux exigent que les utilisateurs de rayons X ou les opérateurs de machines à rayons X déposent des dossiers de dose de rayonnement au FDN; ces mêmes organismes utilisent ces dossiers pour vérifier la conformité des utilisateurs ou des opérateurs aux limites de dose réglementaires et à la limite d'exposition professionnelle. Pour plus de renseignement sur le FDN, veuillez consulter le site Web suivants : http://www.hc-sc.gc.ca/ewh-semt/occup-travail/radiation/regist/index-fra.php

Les renseignements personnels recueillis sont assujettis aux dispositions sur l'accès à l'information de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Une fois le formulaire rempli, veuillez l'envoyer (joindre les déclarations, le cas échéant) à votre organisme de réglementation par courrier ou par télécopieur. L'expéditeur reconnaît que le télécopieur n'est pas la méthode la plus sécuritaire de transmission de documents et accepte la responsabilité de toute utilisation non autorisée des renseignements. Vous trouverez ci-joint une liste des organismes de réglementation fédéraux, provinciaux et territoriaux ainsi que les coordonnées des personnes-ressources.

Avant de remplir le formulaire, veuillez lire ce qui suit :

1. Le numéro de groupe ou de compte correspond au numéro de compte assigné à l'utilisateur de rayons X par le service de dosimétrie.
2. Le nom de l'entreprise est le nom qui apparaît sur le rapport du service de dosimétrie.
3. Veuillez indiquer le nom de la personne désignée pour ce dosimètre et son numéro d'assurance sociale.
4. Indiquer le numéro de série du dosimètre qui est inscrit sur le rapport de dose original.
5. Veuillez indiquer la période d'usage (p. ex. de 2003/01/01 à 2003/03/31), Télle qu'elle est indiquée dans le rapport de dose original.
6. Joindre une déclaration indiquant les résultats de votre enquête et la raison pour laquelle vous désirez modifier la dose reçue au corps entier; indiquer le changement de dose.
7. Joindre une déclaration indiquant les résultats de votre enquête et la raison pour laquelle vous voulez modifier la dose reçue à la peau; indiquer le changement de dose.
8. Joindre une déclaration indiquant les résultats de votre enquête et la raison pour laquelle vous voulez modifier la dose reçue aux extrémités; indiquer le changement de dose (ne s'applique qu'aux dosimètres portés au doigt, au poignet, à la tête ou à l'extrémité de la jambe).
9. Veuillez remplir la section sur la déclaration du travailleur.
10. Joindre une photocopie du rapport de dose en question.

Il faut remplir et dater les sections 1 à 8 du formulaire et les faire signer par l'utilisateur responsable. Inclure un numéro de téléphone. La section 9 doit être signée et datée par la personne dont le dossier sera modifié; un numéro de téléphone doit également être inclus.

A Section A - Demande de modification des renseignements sur les doses

Une fois le formulaire rempli, veuillez l'envoyer à votre organisme de réglementation fédéral, provincial ou territorial (voir la liste ci-jointe).

A1 Déclaration de l'utilisateur responsable (Tous les champs doivent être remplis. Veuillez cocher ou remplir toutes les cases.)

• 1) Nom du service dosimétrique :
  Numéro de groupe ou de compte :
• 2) Nom de l'entreprise qui apparaît sur le rapport de dose
• 3) Nom de la personne désignée pour ce dosimètre et son numéro d'assurance sociale
• 4) Numéro de série du dosimètre correspondant à celui inscrit dans le rapport de dose original
• 5) La période de port du dosimètre, telle qu'elle est indiquée dans le rapport de dose original

Dosimétrie pour le corps entier

• 6) Avez-vous inclus le rapport d'enquête demandant une modification de la dose reçue au corps entier (dose efficace)?
  • Oui
  • Non
• a) Modifier la dose reçue au corps entier de mSv to mSv
• 7) Avez-vous inclus le rapport d'enquête demandant une modification de la dose reçue à la peau (dose équivalente)?
  • Oui
  • Non
• a) Modifier la dose reçue à la peau de mSv to mSv

Dosimétrie des extrémités

• 8) Avez-vous inclus le rapport d'enquête demandant une modification de la dose reçue aux extrémités (dose équivalente)?
  • Oui
  • Non
• a) Modifier la dose reçue aux extrémités de mSv to mSv

Utilisateur responsable

• D^r
• M.
• M^me

• Nom de famille :
• Initiale :
• Prénom :
• Signature :
• Date :
• Numéro de téléphone :
• Courriel :
• Numéro de télécopieur :

(Protégé une fois rempli.)

A2 - Déclaration de l'opérateur (Tous les champs doivent être remplis. Veuillez cocher ou remplir toutes les cases.)

9)

• D^r
• M.
• M^me

• Nom de famille :
• Initiale :
• Prénom :
• Numéro de dosimètre :

J'ai été informé(e) de la demande de modification de mon dossier de dose. J'accepte cette modification et j'en comprends les répercussions

• Signature :
• Date :
• Numéro de téléphone :
• Courriel :
• Numéro de télécopieur :

B Section B - Réservé à l'organisme fédéral, provincial ou territorial:
Demande examinée par:

• D^r
• M.
• M^me

• Nom de famille:
• Initiale:
• Prénom:
• Signature:
• Date:
• Numéro de téléphone:
• Courriel:
• Numéro de télécopieur:

Approuvée par:

• D^r
• M.
• M^me

• Nom de famille :
• Initiale :
• Prénom :
• Signature :
• Date :
• Numéro de téléphone :
• Courriel :
• Numéro de télécopieur :

Annexe C - Organismes de réglementation

Organismes fédéraux

Commission canadienne de sûreté nucléaire
C.P. 1046
280, rue Slater
Ottawa (Ont.) K1P 5S9
Tél. : 1-800-668-5284
Télécopieur : (613) 995-5086

A contacter si la source de la dose de rayonnement provient de nucléides radioactifs autorisés par la Commission canadienne de sûreté nucléaire.

Santé Canada
Directeur
Bureau de la protection contre les rayonnements des produits cliniques et de consommation
775, chemin Brookfield
IA 6302C
Ottawa (Ont.) K1A 1C1
Tél: (613) 954-6701
Télécopieur : (613) 952-7584

A contacter si le travailleur est une personne employée par un ministère ou un organisme de la fonction publique fédérale ou qu'elle se trouve dans un emplacement de travail visé par le Code canadien du travail et si la source de la dose de rayonnement provient de rayons X.

Ministère de la Défense nationale
Directeur, sécurité nucléaire
Directeur général, sécurité nucléaire
101, promenade Colonel By
Ottawa (Ont.) K1A 0K2
Tél: (613) 992-8278
Télécopieur : (613) 992-5537

A contacter si le travailleur est membre des Forces canadiennes ou s'il est employé par le ministère de la Défense nationale.

Organismes provinciaux et territoriaux

A contacter si la source de la dose de rayonnement provient de rayons X ou de matières radioactives naturelles (MRN).

Alberta

Workplace Health and Safety Policy and Standards Development
Alberta Human Resources & Employment
10808-99th Avenue , 8 th Floor
Edmonton (Alb.) T5K 0G5
Tél: (780) 415-0612
Télécopieur: (780) 422-0014

Ontario

Gestionnaire, Service de radioprotection
Direction de la santé et de la sécurité au travail
Ministère du Travail
81A, chemin Resources
Weston (Ont.) M9P 3T1
Tél: (416) 235-5916
Télécopieur: (416) 235-5926

Colombie-Britannique

Provincial Programs & Technical Services Program Design Division
WorkSafeBC
6951 Westminster Highway
Richmond, (C.-B.) V7C 1C6
Tél: (604) 207-1491
Télécopieur: (604) 279-7545

Québec

Commission de la santé et la sécurité du Travail
Direction générale de la prévention-inspection et du partenariat
À l'attention de Candide Fournier
Local 250, 524, rue Bourdages
C.P. 1200, Succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7E2
Tel. : 418-266-4699 poste 2005

Île-du-Prince-Édouard

Manager, Environmental Health
Dept of Health and Social Services
16 Garfield Street
C.P. 2000
Charlottetown (Î.-P.-É.) C1A 2N8
Tél: (902) 368-4970

Saskatchewan

Radiation Safety Unit
Department of Labour
1870 Albert Street
Regina (Sask.) S4P 3V7
Tél: (306) 787-4538
Télécopieur: (306) 787-2208

Manitoba

Department of Medical Physics
CancerCare Manitoba
675 McDermot Avenue
Winnipeg (Man.) R3E 0V9
Tél: (204) 787-2213
Télécopieur: (204) 775-1684

Terre-Neuve-et-Labrador

Department of Labour
West Block, 4th floor, Confederation Bldg
C.P. 8700
St. John's (T.-N.-L.) A1B 4J6
Tél: (709) 729-0218
Télécopieur: (709) 729-3445

Nouveau-Brunswick

Commission de la santé, de la sécurité et de l'indemnisation des accidents au travail
1, rue Portland
C.P.160
Saint John (N.-B.) E2L 3X9
Télephone: 1-800-222-9775

Territoires du Nord-Ouest et Nunavut

WCB Prevention Services
C.P. 8888
Yellowknife (T.-N.-O) X1A 2R3
Tél: 1-800-661-0792
Télécopieur: (867) 873-0262

Nouvelle-Écosse

Senior Radiation Health Officer
Occupational Health and Safety Division
Department of Environment and Labour
C.P. 697
Halifax (N.-É.) B3J 2T8
Tél: (902) 424-4077
Télécopieur: (902) 424-5640

Yukon

Commission de la santé et de la sécurité au travail du Yukon
401, rue Strickland
Whitehorse (Yn.) Y1A 5N8
Tél: (867) 667-5430
Télécopieur: (867) 393-6279