Gestion des avis de fermeture de licence relatifs aux précurseurs de categorie A

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Organisation : Santé Canada ou Agence de la santé publique du Canada

Publiée : 2020-02-XX

Table des matières

  1. Objet
  2. Portée
  3. Communiquer avec le bsc
  4. Avant d'émettre un avis de fermeture de licence
  5. Traitement d'un avis de fermeture de licence
  6. Renseignements non-sollicités
  7. Tableau A - normes de service pour le traitement des avis de fermeture des licences de distributeur relatifs aux précurseurs de catégorie A

1. Objet

L'objet de la présente politique est de décrire la façon dont le Bureau des substances contrôlées (BSC) gère les avis courants de fermeture de licence relatifs aux précurseurs de catégorie A présentés conformément à laLoi réglementant certaines drogues et autres substances et au Règlement sur les précurseurs.

La présente politique précise également les responsabilités et attentes des distributeurs émettant l'avis avant et pendant le traitement de leur avis de fermeture.

2. Portée

La présente politique s'applique aux types d'avis suivants :

  • Courants* Fermeture de licence de distributeur relative aux précurseurs de catégorie A

REMARQUE:

* Fermeture courante: avis de fermeture de licence de distributeur relatif aux précurseurs de catégorie A émis par la partie réglementée avant ou après l'expiration de leur licence. La fermeture est considérée comme étant courante seulement si, au moment de la fermeture, il ne reste aucun inventaire de précurseurs sur le site et aucun problème de sécurité ou de conformité non réglé est associé à la partie réglementée ou à leur installation.

* Fermeture non courante: toutes situations où la fermeture de licence n'est pas considérée comme étant courante.

3. Communiquer avec le BSC

Tous les renseignements concernant les avis indiqués dans la section PORTÉE doivent être envoyés par courriel à hc.precursors-precurseurs.sc@canada.ca . Pour recevoir et traiter les avis, le BSC communique avec les distributeurs émettant l'avis au moyen de comptes de courriel génériques. Les distributeurs émettant l'avis peuvent composer le numéro de téléphone général de la Division des autorisations 613-954-4760) et être redirigés vers la section administrative appropriée s'ils ont besoin de parler à un représentant du BSC.

REMARQUES :

  1. Les comptes de courriel génériques sont vérifiés quotidiennement durant les jours ouvrables, et les courriels sont attribués à l'agent attitré.
  2. Un accusé de réception automatique est généré pour tous les courriels reçus.
  3. Les courriels envoyés directement à un membre du personnel du BSC, y compris ceux portant la mention CC et Cci, seront supprimés sans avis de retour. Si un distributeur émettant l'avis connaît le nom du représentant du BSC chargé de son avis, ce dernier doit être indiqué dans le corps du texte de tout courriel transmis au moyen du compte de courriel générique.
  4. Le BSC peut adapter en fonction de chaque cas son approche du premier arrivé, premier traité, suivant la priorité des avis.

4. Avant d'émettre un avis de fermeture de licence

Il est important de prendre conscience des informations suivantes avant de présenter un avis :

  • Il incombe au distributeur émettant l'avis de se familiariser avec les exigences législatives et réglementaires qui régissent les précurseurs de catégorie A, tels que précisés dans la section OBJET de la présente politique. L'accès à la version la plus récente de ces documents est disponible sur le site Web du ministère de la Justice, à https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/ et https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/reglements/.

Rappel:

Il incombe au distributeur d'informer le BSC de son intention de fermer un site où sont gardés un ou plusieurs précurseurs au moins 30 jours civils avant la date de fermeture.

5. Traitement d'un avis de fermeture de licence

Tous les renseignements et données soumis à l'appui d'une fermeture de licence demeurent la propriété de Santé Canada.

Tous les avis courants de fermeture de licence sont traités en cinq étapes : RÉCEPTION, EXAMEN, INSPECTION DE FERMETURE DE LICENCE (s'il y a lieu), FERMETURE DE LICENCE et DÉLIVRANCE, tel qu'illustré ci-dessous. Toutes les demandes sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier traité.

Figure 1. Traitement d'un avis.
Figure 1 - Traitement d'un avis

Le BSC s'est fixé pour but de traiter les avis courants de fermeture de licence de distributeur, aux différentes étapes du processus, en respectant la période de la norme de service* de 30 jours civils.

* REMARQUE : La norme de service concernant les fermetures de licence ne s'appliquent pas aux points suivants :

  • les avis qui ne sont pas considérés comme des fermetures de licence courantes;
  • si la Direction générale des opérations réglementaires et des régions (DGORR) de Santé Canada détermine qu'une inspection aura lieu; ou
  • si la DGORR détermine qu'un inspecteur de Santé Canada doit assister à la destruction sur le site de reste d'inventaire de précurseurs.

Se reporter au Tableau A, section 7.0 - Norme de service pour le traitement des avis de fermeture de licence de distributeur relatifs aux précurseurs de catégorie A, pour plus de détails sur les normes de service.

En plus de l'avis au BSC de l'intention de fermeture du site, les fermetures de licence relatives à la relocalisation du site de la licence requièrent la présentation d'une nouvelle demande de licence de distributeur relative aux précurseurs de catégorie A. Le BSC attribuera un nouveau numéro de licence au nouveau site suivant l'examen de la nouvelle demande et l'avis de fermeture. Dans ces cas, le BSC collaborera avec le distributeur autorisé pour déterminer la date privilégiée de fermeture de la licence et s'assurer de ne compromettre qu'au minimum les activités réglementées. Se reporter au document, Gestion des demandes de licence de distributeur relatives aux précurseurs de catégorie A, pour plus de détails sur la présentation d'une nouvelle demande de licence de distributeur relative aux précurseurs de catégorie A.

Conseil important :

Il est important que le distributeur émettant l'avis réponde le plus rapidement et le plus rigoureusement possible aux demandes de renseignements supplémentaires présentées tout au long du traitement de son avis de fermeture. Les dates limites de réponse seront indiquées dans chaque demande de renseignements. Le BSC étudiera les demandes de prolongation des demandeurs appuyées par des motifs valables.

Les réponses exhaustives aux demandes de renseignements supplémentaires et déclarations procurent des avantages au distributeur émettant l'avis et au BSC, notamment :

  • assurer la lisibilité de l'information, ce qui réduit la probabilité d'erreurs dans la saisie des données;
  • assurer le respect des règlements; et
  • permettre le traitement efficace et des délais de réponse plus courts.

Le BSC ne peut s'engager à respecter les normes de service définies dans la présente politique lorsque le distributeur émettant l'avis ne répond pas aux demandes de renseignements supplémentaires avant la date limite précisée.

5.1 Réception

Tous les avis de fermeture de licence sont reçus et traités à des fins de suivis. Les renseignements supplémentaires et les déclarations des distributeurs émettant l'avis seront exigés par le biais de courriel avant l'examen intial. Un examen approfondi des renseignements fournis n'est pas effectué pendant l'étape de RÉCEPTION.

Le BSC s'est fixé pour but de réaliser l'étape de RÉCEPTION dans les (5) jours civils suivant la réception de l'avis de fermeture.

Les avis qui ont franchi avec succès l'étape de RÉCEPTION passeront à l'étape d'EXAMEN.

5.2. Examen

À cette étape, les avis font l'objet d'un examen approfondi afin de vérifier le contenu des renseignements et déclarations fournis. Le BSC s'est fixé pour but de réaliser l'étape d'EXAMEN dans les cinq (15) jours civils suivant la réalisation de l'étape de RÉCEPTION.

Si des lacunes en matière d'information ou des questions sont relevées, le BSC transmettra par courriel une Demande de renseignements supplémentaires au distributeur émettant l'avis afin de cerner les problèmes à régler.

REMARQUE : Le BSC ne mettra un avis de fermeture de licence en attente que lorsque le DGORR aura déterminé qu'une inspection de fermeture est exigée. Pendant que l'avis est mis en attente, le BSC ne tiendra pas compte du temps écoulé, entre la date à laquelle la demande d'inspection de fermeture est établie et celle à laquelle le BSC reçoit le rapport d'inspection de fermeture de licence, dans l'ensemble de la période de norme de service attribué au traitement de l'avis.

5.3 Inspection de fermeture de licence (s'il y a lieu)

Une inspection de fermeture de licence est planifiée en vue de confirmer l'information, notamment :

  • la validité des renseignements supplémentaires et déclarations soumis au BSC en vue de la fermeture de licence;
  • il ne reste aucun inventaire de précurseurs sur le site; et
  • il ne reste aucun problème non réglé de sécurité ou de conformité.

La DGORR communiquera directement avec le distributeur émettant l'avis afin de planifier une inspection de fermeture de licence à la demande du BSC. Le BSC ne précise pas de date ou de délai auquel la DGORR communiquera avec le demandeur, ni le moment où l'inspection aura lieu.

Les deux, EXAMEN et INSPECTION DE FERMETURE DE LICENCE doivent être menés à bien avant de passer à l'étape de FERMETURE DE LICENCE, le cas échéant.

5.4 Fermeture de licence

Au cours de l'étape de FERMETURE DE LICENCE, les documents de fermeture de licence font l'objet d'un examen final.

Le BSC s'est fixé pour but de réaliser l'étape de FERMETURE DE LICENCE dans les cinq (5) jours civils suivant la réalisation de l'étape d'EXAMEN et d'INSPECTION DE FERMETURE DE LICENCE (s'il y a lieu).

Le respect de l'avis de FERMETURE DE LICENCE s'ensuivra :

  • d'une lettre de fermeture de licence provenant de Santé Canada et s'adressant au responsable principal; et
  • du retrait de licence du distributeur autorisé.

Une fois l'étape de FERMETURE DE LICENCE menée à bien, l'avis passera à l'étape de DÉLIVRANCE.

5.5 Délivrance

Au cours de l'étape de DÉLIVRANCE, les documents appropriés sont communiqués par courriel au distributeur émettant l'avis. Il incombe au distributeur émettant l'avis de s'assurer que les changements d'adresse courriel du responsable principal et/ou de la personne responsable sont transmis au BSC au cours du traitement de l'avis.

Le BSC s'est fixé pour but de réaliser l'étape de DÉLIVRANCE dans un délai de cinq (5) jours civils.

Les documents finaux sont envoyés au responsable principal et la personne responsable par courriel.

Le BSC conserve des copies de toute la correspondance et de tous les documents recueillis à l'appui de la fermeture pour une période de cinq (5) ans, conformément aux exigences du cadre sur l'élimination et la conservation des dossiers de Bibliothèque et Archives Canada.

6. Renseignements non-sollicités

En tout temps durant le traitement d'un avis de fermeture, les distributeurs émettant l'avis peuvent soumettre des renseignements non sollicités sur tout aspect de leur avis. Le BSC se réserve le droit d'accepter ou de rejeter les renseignements non sollicités selon l'état d'avancement de l'examen de l'avis. Les renseignements pertinents seront documentés, puis traités. Les renseignements non pertinents seront déchiquetés. Avant de déchiqueter, le distributeur émettant l'avis sera informé de l'acceptation ou non des renseignements non sollicités, ainsi que des raisons à l'appui.

Chaque fois que des renseignements mis à jour sont présentés, il incombe au distributeur émettant l'avis d'indiquer clairement à quelle licence les renseignements se rattachent.

7. Tableau A

Normes de service pour le traitement des avis de fermeture des licences de distributeur relatifs aux précurseurs de catégorie A
Type d'avis Étapes du processus de l'avis Résultat réglementaire Norme de service générale
Jours civils
Réception Examen Fermeture de licence Délivrance
Fermeture de licence de distributeur relative aux précurseurs de catégorie A 5 jours civils 15 jours civils 5 jours civils 5 jours civils Retrait de licence de distributeur autorisé 30

La norme de service des fermetures de licence ne s'appliquent pas aux points suivants:

  • aux avis qui ne sont pas considérés comme une fermeture de licence courante;
  • si le DGORR determine qu'une inspection de fermeture aura lieu; ou
  • si la DGORR détermine qu'un inspecteur de Santé Canada doit assister à la destruction de reste d'inventaire de précurseurs sur le site.

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