Comité consultatif scientifique sur les troubles de santé mentale : Attributions

Le Comité consultatif scientifique sur les troubles de santé mentale (CCS-TSM) est une ressource clé pour Santé Canada. Il fournit en temps opportun des conseils scientifiques, médicaux et cliniques sur l'évaluation et le traitement de divers troubles de santé mentale. La mobilisation d'experts possédant une expertise clinique dans ces domaines et représentant le paysage médical canadien permet d'améliorer la transparence et de fournir des conseils externes. Cette contribution externe joue un rôle essentiel afin d'offrir un précieux contexte clinique qui informe les processus d'examen réglementaire des médicaments. Tandis que le Comité offre des conseils et des recommandations à Santé Canada, il est essentiel de remarquer que le pouvoir de prendre des décisions revient en dernier ressort à Santé Canada. Cette approche collaborative permet d'assurer une évaluation bien informée et équilibrée des interventions médicales liées aux troubles de santé mental.

1. Le mandat

Le comité a pour mandat d'offrir à Santé Canada des renseignements sur les normes canadiennes actuelles en matière de soins psychiatriques pour l'évaluation et le traitement de divers troubles de santé mentale, notamment les maladies dépressives, les troubles d'anxiété, les troubles de la substance et de la toxicomanie. Grâce à cet effort de collaboration, Santé Canada sera bien informé des derniers développements et des pratiques exemplaires en psychiatrie dans le domaine des troubles de santé mentale.

Le comité examinera diverses considérations, notamment :

• Des questions émergentes concernant l'innocuité, l'efficacité et les applications cliniques d'une gamme variée d'interventions employées dans le traitement des troubles de santé mentale.
• Des connaissances sur les normes actuelles de soins et des thérapies conventionnelles prévalentes dans la pratique psychiatrique actuelle.

Le Comité examine les options et formule des recommandations pour le règlement de la ou des questions.

2. La structure des rapports

Le Comité relève du directeur général (DG) de la Direction des médicaments pharmaceutiques (DMP). La Direction est représentée par le DG, ou désigné, qui agit en tant que secrétaire exécutif du Comité. Le soutien du Secrétariat est également fourni par la DMP.

3. Les membres

3.1 La sélection des membres

Les membres du CCS-TSM sont recrutés au moyen de processus de nomination ouverts et ciblés. Les membres potentiels sont identifiés par le biais de consultations auprès d'un large éventail de sources comme la présidente et les membres faisant déjà partie du sur CCS-TSM; les employés de Santé Canada; les sociétés professionnelles et scientifiques de la santé; le milieu universitaire; les organismes gouvernementaux et non gouvernementaux et/ou le public. Afin de préserver l'indépendance de l'organisme consultatif et du gouvernement fédéral en tant que décideurs, les employés de Santé Canada ne peuvent pas être membres du CCS-TSM.

Ce processus est conçu pour assurer l'expertise et l'expérience requises, ainsi qu'une variété de perspectives, favorisant la diversité et l'inclusion.

Le secrétaire exécutif choisit et nomme un président parmi les membres ou candidats principaux existants, tandis que d'autres membres sont choisis par le secrétaire exécutif en consultation avec le président. Le secrétaire exécutif, après une consultation avec le président, peut nommer, pour un mandat précis, un vice-président parmi les membres du comité.

La composition du CCS-TSM dans son ensemble reflétera un mélange approprié de représentation des sexes et des régions, couvrant divers domaines d'expertise, de connaissances et de perspectives en psychiatrie, y compris les professionnels de la santé, les scientifiques, les universitaires, et peut inclure une représentation laïque.

3.2 Les types de projets

Le Comité compte deux types de membres, les membres principaux et les membres ad hoc, choisis pour leur expertise et leurs connaissances scientifique, médicale et technique. Les membres principaux sont des membres permanents pour la durée de leur mandat. Le président invite les membres ad hoc à servir pour un sujet ou un groupe de sujets précis. Le Comité peut également avoir invité des experts à aborder des sujets de discussion spécifiques ou des membres de la communauté afin de fournir une perspective d'utilisateur pertinente aux travaux du Comité.

3.3 Période d'exercice

Le premier mandat est d'une durée de deux ans et peut être prolongé pour une période supplémentaire de deux ou quatre ans, pour un maximum de huit ans. Le secrétariat fera une revue de la liste des membres sur une base régulière en consultation avec le président, et en fournissant des conseils au secrétaire général. Ce dernier tentera de nommer les membres dans le temps de telle sorte qu'une continuité et une rotation des membres soit assurée.

3.4 Taille du comité

Le CCS-TSM est composé d'au moins cinq membres reconnus sans excéder le nombre onze. La liste des membres peut être révisée périodiquement afin de garantir la représentation appropriée d'expertises et d'expériences.

3.5 Certificat de sécurité

Tous les membres du comité doivent faire l'objet d'une vérification de sécurité afin d'obtenir un certificat démontrant le niveau de « fiabilité accrue ». Il peut arriver que la Gendarmerie royale du Canada demande les empreintes digitales d'un membre pour s'assurer que ce dernier ne figure pas dans leur base de données. Le certificat de sécurité est valable pour une période de dix ans.

3.6 Affiliations et intérêts

Afin d'être nommés, les membres reconnus du CCS-TSM doivent compléter et nous retourner « Le formulaire de déclaration des affiliations et des intérêts pour les membres des organismes consultatifs ». Ce formulaire permet d'informer le secrétariat (DMP) des circonstances susceptibles de placer, ou pouvant laisser croire que le membre est dans une situation de conflit réel, apparent ou potentiel.

Une fois complété, le formulaire de déclaration des affiliations et des intérêts devient confidentiel sous la loi sur la protection des renseignements personnels. La DMP ne rendra aucune information publique sans l'autorisation du membre. Toutefois, afin d'être nommé, les membres permettront à la DMP d'afficher sur le site internet de Santé Canada un « Sommaire de l'expertise, de l'expérience, des affiliations et des intérêts » lequel sera établie à partir du Formulaire de déclaration. On demandera aux membres d'examiner le contenu du sommaire avant qu'il ne soit affiché.

Il incombe au membre de mettre à jour sa déclaration par écrit si sa situation personnelle change ou si les questions débattues devant le comité peuvent engendrer un conflit d'intérêts pour celui-ci. Les déclarations seront évaluées par la DMP avant la nomination des membres et ce, sur une base continue en fonction des mises à jour effectuées.

Au début de chacune des réunions, le secrétaire général ou le président demandera aux membres du comité d'effectuer une déclaration verbale de leurs affiliations et intérêts pertinents aux sujets à traiter. Il incombe au président, en collaboration avec les autres membres du comité, déterminer le degré de participation d'un membre en situation de conflit d'intérêts potentiels.

Les membres du comité doivent se conduire d'une manière appropriée, c'est-à-dire qu'ils ne peuvent utiliser leur position à des fins lucratives que ce soit dans leur propre intérêt ou pour celui d'une autre personne, compagnie ou organisation.

Tous les membres doivent protéger et maintenir la confidentialité de tout secret commercial ou renseignement privilégié divulgué pendant les travaux du comité. Les membres ne doivent pas discuter de cette information avec des personnes qui ne siègent pas au comité, ou divulguer des renseignements obtenus à partir des travaux du comité, y compris les exposés qui y ont été présentés, jusqu'à ce que cette information soit officiellement publiée pour être distribuée au public. Les documents envoyés à l'extérieur de Santé Canada, y compris les fichiers électroniques et les fichiers textes, doivent être conservés en lieux sûrs en tout temps et être retournés à Santé Canada ou détruits de manière définitive sur demande.

3.7 Indemnisation et aide juridique

Tous les membres siègent bénévolement sur le CCS-TSM. Conformément, les membres sont visés par la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation du Conseil du Trésor. Ainsi, les membres sont éligibles au même niveau de protection pour la responsabilité civile que les employés fédéraux pour des risques comparables lorsqu'ils agissent bénévolement dans les cadres du mandat du comité.

3.8 Processus de démission

Les membres du CCS-TSM doivent fournir à la Direction générale un préavis de quatorze jours de leur intention de démissionner. L'avis de démission doit être présenté par écrit et adressé au Secrétariat. La lettre doit indiquer la date d'entrée en vigueur de la démission.

3.9 Raisons de déchéance

Les membres reconnus qui sont absents à trois réunions consécutives du CCS-TSM doivent renoncer à leur statut de membre. Les membres ad hoc qui ne se présentent pas après deux invitations consécutives doivent également renoncer à leur statut de membre. En règle générale, la non-conformité d'un membre aux Attributions du CCS-TSM peut entraîner la perte de ses droits et de ses fonctions en tant que membre. Le secrétaire général devra alors informer ce membre par écrit de sa déchéance, de la date d'entrée en vigueur et des raisons de celle-ci.

4. Rôles et responsabilités

4.1 Membres

Les membres du CCS-TSM ont la responsabilité envers Santé Canada et, par le fait même, aux canadiens et canadiennes, de fournir des conseils objectifs et indépendants.

• être disponibles pour participer aux réunions (et des forums publiques, si nécessaires);
• participer à toutes les discussions entourant la préparation des rapports de réunions, si nécessaire;
• informer le secrétariat et le président de tout changement dans leurs affiliations et intérêts pertinents au mandat du CCS-TSM;
• au début de chacune des réunions, faire une déclaration verbale de leurs affiliations et intérêts lorsque le secrétaire général ou le président le demande.

4.2 Président (Vice-président)

En plus de toutes les responsabilités d'un membre, le président ou le vice-président est responsable de :

• fournir des commentaires et consulter le secrétaire général quant à la sélection des membres;
• consulter le secrétaire général afin de déterminer s'il y a lieu de limiter la participation d'un membre à une réunion, selon la nature de ses affiliations ou de ses intérêts;
• superviser et présider les réunions ainsi que faciliter les discussions entre les membres visant à répondre aux questions de la DMP;
• s'assurer que tous les membres sont d'accords avec les conseils formulés dans le rapport à la DMP ou prendre en note leur désaccord.

4.3 Secrétariat

Le Bureau des essais cliniques de la DMP joue le rôle de secrétariat du CCS-TSM. Le secrétariat assure la communication entre les membres et Santé Canada et agit à titre de ressource pour les membres. Le secrétariat assure la direction et des conseils stratégiques dans la gestion du CCS-TSM tout en travaillant en étroite collaboration avec le président. De plus, le secrétariat :

• coordonne les processus liés aux nominations tels que les déclarations des affiliations et des intérêts et les vérifications de sécurité et maintient une liste à jour des membres;
• coordonne la préparation des ordres du jour, des renseignements pour les membres en vue de se préparer aux réunions et les identifie selon le niveau de protection qui leur est accordé en vertu de la Politique du gouvernement sur la sécurité et des comptes rendus des réunions;
• conserve tous les renseignements concernant le CCS-TSM, son mandat ou ses documents pouvant être affichés sur le site internet de Santé Canada;
• aide à la préparation du membre désigné comme porte-parole pour les médias, si tel est le cas;
• coordonne les demandes de remboursement des frais de déplacement;
• surveille et évalue l'efficacité du CCS-TSM;
• exécute des tâches supplémentaires à l'appui du CCS-TSM;
• rend compte aux membres quant à la façon leurs conseils ont été utilisés par Santé Canada.

4.4 Secrétaire général

Le secrétaire général est le Directeur général qui représente Santé Canada et prend des décisions en lien avec le CCS-TSM et les conseils qu'il fournit. Le secrétaire général assure la direction et fournit des conseils stratégiques en ce qui concerne la gestion du CCS-TSM et travaille en étroite collaboration avec le président et le secrétariat.

4.5 Media et communications

Tous les membres doivent protéger et maintenir confidentiel tout secret commercial ou l'information privilégiée qui serait divulguée pendant les travaux du CCS-TSM. Les membres peuvent discuter des travaux du CCS-TSM avec les médias ou lors de conférences ou d'autres événements externes s'ils ont obtenu l'approbation préalable du secrétaire général.

Lorsqu'il y aura des demandes de la part des médias, le secrétaire général, coordonnera la préparation d'une réponse en consultation avec le président et Relations avec les médias - Santé Canada et désignera un membre pour être le porte-parole pour les médias lorsque les circonstances le justifient.

4.6 Soutien au secrétariat

Les employés de Santé Canada peuvent aider le secrétariat avec la logistique des réunions, la préparation des documents et les autres tâches.

4.7 Experts fédéraux en la matière

Les experts médicaux, scientifiques, techniques et en matière de programmes et de politiques, et autres experts du gouvernement fédéral appuient les travaux du Comité sur divers plans, notamment pour :

• préparer des documents à l'appui, notamment des sommaires de recherches et des aperçus de processus réglementaires
• fournir des renseignements au sujet des politiques et des programmes gouvernementaux, et
• présenter un exposé ou répondre à des questions dans le cadre d'une réunion du Comité

4.8 Comité de gestion

Le Comité de gestion est le directeur général (DMP) qui représente Santé Canada et prend les décisions à propos du CCS-TSM et ses conseils et/ou recommandations. Le Comité de gestion joue un rôle de premier plan dans la gestion du CCS-TSM et prodigue des conseils stratégiques sur sa gestion, et travaille en étroite collaboration avec le président et le secrétariat.

4.9 Médias et communications

Tous les membres seront tenus de protéger et de maintenir la confidentialité de tout renseignement privilégié, renseignements commerciaux confidentiels ou l'information personnel divulgué pendant les travaux du Comité. Les membres peuvent discuter des travaux du CCS-TSM avec les médias ou lors de conférences ou d'autres événements externes s'ils ont obtenu l'approbation préalable du Comité de gestion.

Lorsqu'il y aura des demandes de la part des médias, le Comité de gestion coordonnera la préparation d'une réponse en consultation avec le président et l'Unité des relations avec les médias de Santé Canada, et désignera un membre pour être le porte-parole auprès des médias lorsque les circonstances le justifient.

Les documents émanant de Santé Canada, notamment les fichiers électroniques et les fichiers de traitement de texte, devront être conservés en lieu sûr en tout temps et restitués à Santé Canada ou détruits de manière définitive sur demande.

5. Gestion et administration

5.1 Transparence

Santé Canada s'engage à faire en sorte que la transparence soit à la base du principe de fonctionnement en :

• s'assurant que les horaires des réunions soient prévisibles, lorsque possible;
• en affichant les documents suivants, exempt de toute information confidentielle et personnelle si cela est nécessaire, sur le site internet de Santé Canada :
  • Attributions;
  • Liste des membres;
  • Sommaire des expertises, des expériences et des affiliations et intérêts;
  • Biographie des membres;
  • Ordre du jour;
  • Compte rendu

5.2 L'ordre du jour

L'ordre du jour et les questions spécifiques dont le comité est saisi sont déterminées par le secrétaire général en consultation avec le président et le secrétariat.

5.3 Avis de réunion et invitations

Les réunions se tiennent à la demande du secrétaire général en collaboration avec le président. La possibilité d'assister à une rencontre se fait sous invitation seulement. Les avis de réunions sont envoyés par le secrétariat. Les membres reçoivent à l'avance l'ordre du jour, le matériel d'information et les présentations.

5.4 Fréquence, type et endroit de la réunion

Les réunions auront lieu jusqu'à deux fois par année et ce, dans la région de la capitale nationale. Plus rarement, il peut arriver que des réunions supplémentaires et/ou des téléconférences soient nécessaires et ceci est à la discrétion du secrétaire général en consultation avec le secrétariat. Une réunion ne peut pas avoir lieu si le quorum n'est pas atteint. Le quorum est atteint lorsqu'au moins la moitié des membres reconnus sont présents, l'un d'eux devant être le président.
Pour toutes les téléconférences, les membres doivent faire leur possible pour que l'appel soit fait sur une ligne protégée et s'assurer que les personnes n'ayant pas reçu d'autorisation préalable par le président ou par le secrétariat n'écoutent la conversation.

5.5 Délibérations et rapports

Au cours des réunions, les délibérations se tiennent à huis closafin de favoriser des discussions ouvertes, franches et libres. Tous les membres ont le même statut au cours des discussions. Les membres doivent faire montre d'équité dans l'examen des questions qui leur sont soumises et s'engager à les examiner à fond. Seuls les sujets relevant au mandat du CCS-TSM seront abordés.

À la discrétion du secrétariat général et sur approbation du président, des intervenants particuliers peuvent être invités à faire une présentation devant le comité ou à lui soumettre un mémoire. Le président et le secrétariat général peuvent accorder le titre d'observateur, pendant toute la durée ou une partie des délibérations du comité, à des personnes choisies, y compris des employés de Santé Canada, à qui les délibérations du comité pourraient être utiles.

Les conseils du comité sont présentés sous forme de recommandations à Santé Canada et ces dernières sont documentées dans un compte rendu. Il est recommandé au CCS-TSM de fournir des conseils issus d'un consensus, lorsque possible. Les raisons expliquant l'absence de consensus, s'il y a lieu, doivent être clairement identifiées et corroborées. Le cas échéant, le comité doit étudier la question plus en détail et proposer une solution. Lorsqu'il y a une grande divergence d'opinions, les différentes opinions seront documentées et le nombre des membres qui appuient chacune de ces opinions sera noté.

L'ébauche du compte rendu est rédigée par le secrétariat et envoyée aux membres à des fins de révision. L'approbation finale est donnée par le président et le secrétaire général. Le compte rendu final ne contient que les détails minimaux nécessaires pour résumer les conseils donnés. Ce document ne fait aucune mention des noms de membres ou d'individus du public ayant émis des commentaires. Le secrétariat est responsable de la distribution du compte rendu.

Lorsque les questions à l'étude sont de nature générale, l'ordre du jour et le compte rendu seront affichés sur le site internet de Santé Canada dans les deux langues officielles. Les discussions relatives à une présentation donnée sont confidentielles et les documents de la réunion seront conservés dans le Ficher central. Si le président et le secrétaire général croient que l'avis des intervenants profiterait au comité, une partie de la réunion peut devenir publique.

5.6 Revue

Tous les deux ans, le secrétariat passe en revue les activités, l'attribution, le mandat et la pertinence du CCS-TSM afin de vérifier, avec l'aide du secrétaire général et le président, s'il continue à répondre aux besoins actuels de Santé Canada. La DMP se réserve le droit de dissoudre le comité à la suite d'un tel examen. Des recommandations pour améliorer le comité seront considérées continuellement.

6. Les références

La « Politique sur les organismes consultatifs externes de Santé Canada (2022) » de la Direction générale des produits de santé et des aliments et gouverne les modalités, et la gestion et l'administration du CCS-TSM.