Réponse et plan d’action de la direction – Audit du Programme des établissements de santé, mars 2017
21 mars 2017
Version traduite. En cas de divergence entre le présent texte et le texte anglais, la version anglaise a préséance
| Recommandation | Réponse et mesures prévues par la direction | Produits livrables | Date d’achèvement prévue | Responsabilité |
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Recommandation 1 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint principal et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, DGSPNI, améliorent l’efficacité des structures de comité en mettant à jour et en adoptant le mandat des comités d’examen des immobilisations régionaux et nationaux. |
La direction souscrit à cette recommandation |
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Au niveau national, la DGSPNI doit mettre à jour et distribuer le mandat du Comité d’examen du programme d’immobilisations à tous les membres de celui-ci afin de s’assurer qu’il soit respecté. La DGSPNI indiquera également aux régions les résultats que devront obtenir leurs comités des immobilisations régionaux et s’assurera que les régions actualiseront les mandats de leurs comités en fonction desdits résultats. Par la suite, les régions devront attester chaque année que les comités régionaux respectent leur mandat à l’aide du questionnaire d’attestation annuelle qu’elles doivent remplir. |
1.1) Mise à jour du mandat du Comité d’examen du programme d’immobilisations et approbation par la haute direction. |
31 mars 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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1.2) Mise à jour du mandat pour des comités régionaux d’examen des immobilisations (ou l’équivalent) et approbation des directeurs régionaux. |
30 avril 2017 |
DGSPNI -SMA-OR |
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1.3) Questionnaire des attestations régionales annuelles mis à jour avec ajout d’un volet sur la gouvernance. |
30 septembre 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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Recommandation 2 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint principal et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, DGSPNI, et le sous-ministre adjoint, DGSG, s’assurent :
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La direction souscrit à cette recommandation |
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La DGSPNI utilisera les données du SGISC 2016-2017 ainsi que les données du SAP pour déterminer les attributions de fonctionnement et d’entretien et procéder à une analyse quantitative. L’analyse, qui doit inclure l’identification des opérations mal codées et des recommandations pour les corrections, servira à préparer la mise en œuvre de la planification et de la production de rapports concernant le fonctionnement et l’entretien. |
2.1 Recommandations pour le codage des opérations à présenter au Comité d’examen du programme d’immobilisations fondées sur l’analyse des attributions de fonctionnement et d’entretien de 2016-2017. |
31 juillet 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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La DGSPNI doit mettre en œuvre un volet de planification, d’analyse et de production de rapports concernant le fonctionnement et l’entretien dans le processus de planification des immobilisations à long terme. Le modèle de collecte et de fourniture de données doit être élaboré et mis en œuvre au début du prochain cycle de planification du PILT débutant à l’automne de 2017. |
2.2 Mise à jour modèle de PILT, y compris les volets de la planification et de la production de rapports concernant le fonctionnement et l’entretien. |
30 septembre 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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La DGSPNI, en collaboration avec la DGSG, mettra au point un protocole d’entente indiquant notamment le niveau de service attendu, d’après une analyse du soutien régional, afin de s’assurer que tout concorde. |
2.3 Signature du protocole d’entente. |
30 septembre 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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Recommandation 3 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint principal et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, DGSPNI, s’assurent :
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La direction souscrit à cette recommandation |
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Le bon fonctionnement d’un programme tel que le Programme des établissements de santé et des immobilisations exige des documents clairs et à jour. En 2015-2016, la DGSPNI a mis à jour son cadre de planification et gestion des contributions d’immobilisation et son protocole d’infrastructure de santé et d’immobilisation. La DGSPNI doit examiner et mettre à jour tous les documents clés (tel que décrits ci-dessous) associés à l’exécution du Programme des établissements de santé et des immobilisations, y compris le renforcement des rôles et des responsabilités. Elle doit notamment mettre à jour les documents du cadre et du protocole et terminer une ébauche d’énoncé de projet qui a été élaborée en 2016-2017 ainsi qu’un projet de document d’analyse de rentabilisation. Enfin, la DGSPNI doit réviser le Manuel de planification et de gestion des immobilisations (MPGI) afin de tenir compte des changements dans les politiques. |
3.1 Document sur les rôles et responsabilités provisoires en matière d’exécution du programme |
15 mars 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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3.2 Examen de la documentation et du plan d’action provisoires avec mises à jour détaillées de chaque point. |
31 mars 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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3.3 Examen, mise à jour et approbation de l’énoncé de projet, de l’analyse de rentabilisation, du cadre de planification et gestion des contributions d’immobilisation et du protocole d’infrastructure de santé et d’immobilisation par le CEPI et le Comité de la haute direction et diffusion de ceux-ci. |
31 juillet 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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3.4 Examen, mise à jour et approbation du MPGI par le par le CEPI et le Comité de la haute direction et diffusion de celui-ci. |
31 décembre 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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Recommandation 4 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint principal et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, DGSPNI, s’assurent :
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La direction souscrit à cette recommandation |
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La DGSPNI reconnaît qu’un système d’information de gestion des biens immobiliers entièrement fonctionnel est nécessaire et travaille pour en arriver à une solution, et en même temps reconnaitre la nécessité de travailler au sein de la liste des priorités de Santé Canada-Services partagés Canada (en mars 2016, le projet était classé 42e sur 59 sur la liste des priorités). La DGSPNI doit, par l’entremise du processus de planification des investissements du Ministère, continuer à rechercher un système de remplacement approprié pour l’actuel système intégré de gestion des biens immobiliers (SIGBI). Les efforts seront concentrés sur l’élaboration d’options et d’une analyse de rentabilisation qui reflétera une portée de projet qui a évolué et qui inclut maintenant les différents types d’actifs des différents secteurs du programme [p. ex. Programme d’aide préscolaire aux Autochtones des réserves et Programme national de lutte contre l’abus de l’alcool et des drogues chez les Autochtones]. Il faudra cependant adopter une approche cohérente entre les régions et les différents programmes relativement à la production de rapports. Les besoins en financement des TI du gouvernement du Canada ont changé depuis le début du projet et, selon l’option choisie, cela aura des conséquences sur les étapes et le calendrier du projet. Dans l’intervalle, la DGSPNI continuera à mettre en œuvre des mesures d’atténuation afin de s’assurer que les processus opérationnels puissent faire l’objet d’un suivi et que des renseignements pertinents sont recueillis. On élaborera une stratégie officielle pour examiner : 1) l’utilisation des composants appropriés du système actuel, dans la mesure du possible, y compris les applications suivantes : base de données principale de l’information sur les immeubles, FCES et gestion d’actifs; 2) la mise en œuvre de processus et de modèles cohérents au niveau régional en ce qui concerne : l’énoncé de projet, le Plan d’immobilisations à long terme (PILT) et le suivi des vérifications et des inspections. Les solutions de rechange incluent principalement l’utilisation de feuilles de calcul Excel (p. ex. le PILT) et de modèles Word (p. ex. énoncé de projet). Nota – Même si aucun nouveau développement ne sera fait sur le SIGBI (la plateforme de développement n’est plus supportée), le système sera maintenu et restera actif jusqu’à ce qu’une solution de remplacement soit mise en œuvre. |
4.1 Élaborer une analyse de rentabilisation pour remplacer l’ancien SIGBI. |
31 mars 2019 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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4.2 Stratégie d’atténuation du système de gestion de l’information sur les biens immobiliers en place. |
31 juillet 2017 |
DGSPNI – DCII Directeur et les cadres régionaux (CR) |
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Recommandation 5 Le sous-ministre adjoint principal et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, DGSPNI, doivent s’assurer qu’une fonction d’assurance de la qualité nationale est mise en place pour superviser le financement d’immobilisations régionales et les activités de surveillance, y compris la gestion des risques de projet, afin d’appuyer des pratiques régionales uniformes et équitables et de permettre des améliorations efficaces et en temps opportun aux politiques de programme, le cas échéant. |
La direction souscrit à cette recommandation |
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La DGSPNI intègrera un processus de suivi de fin d’année pour le plan d’immobilisations à long terme, y compris un examen direct des dossiers de projet (échantillon aléatoire de cinq et de deux dossiers capitaux mineurs et majeurs respectivement pour toutes les régions affichant ce volume de projets) et élaborera une liste de vérification des projets d’immobilisations afin de mieux soutenir la gestion des dossiers et de réduire les risques pour le programme. |
5.1 Procédure d’examen de fin d’année des PILT nationaux et régionaux. |
31 mai 2017 |
DGSPNI – DCII Directeur et les cadres régionaux (CR) |
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5.2 Élaboration d’une liste de vérification des projets d’immobilisations et partager avec les régions. |
30 juin 2017 |
DGSPNI- DCII-Directeur |
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5.3 Échantillon aléatoire de cinq et de deux dossiers capitaux mineurs et majeurs respectivement pour toutes les régions pour l’exercice 2017-2018. |
30 juin 2018 |
DGSPNI – DCII Directeur et les cadres régionaux (CR) |
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