ARCHIVÉE - Comment faire... : Guide pour le formulaire des préventions et de l'état des dépenses trimestrielles

Ce guide a comme but de vous aider à remplir le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles, qui est essentiel à la communication de l'information financière liée au projet. Veuillez vous référer au formulaire en vous servant de ce guide. Pour obtenir de plus amples renseignements ou des clarifications, veuillez communiquer avec le conseiller en programmes ou l'agent des finances et de l'administration.

Le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles sert à quoi?

Le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles est un document qui :

• confirme, à l'écrit, le montant d'argent nécessaire au financement du projet (cette étape est essentielle et doit être complétée avant que les paiements anticipés puissent être versés);
• sert de base sur laquelle sont calculés les paiements et donc permet de déterminer le montant de chaque versement anticipé;
• donne l'état des dépenses trimestrielles et cumulatives au cours de l'exercice financier;
• permet de rapprocher les dépenses prévues et les dépenses réelles.

Le formulaire du budget, qui a été approuvé au début du projet, ainsi que le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles, représentent l'authorisation officielle nécessaire au financement du projet.

Quels éléments paraissent sur le formulaire?

Les éléments suivants paraissent sur le formulaire :

1. Renseignements GÉNÉRAUX sur le projet, notamment :
   • Numéro d'identification - Le même numéro qui paraît dans le coin droit, au haut de la page de l'accord de contribution. Les quatre premiers chiffres représentent un programme de financement.
   • Nom du demandeur - Le nom du bénéficiaire tel qu'énoncé dans l'accord de contribution.
   • Exercice financier - L'année financière au cours de laquelle le projet est présentement subventionné. L'exercice financier du gouvernement commence le 1er avril et se termine le 31 mars. On écrirait donc 2000-2001 ou 2001-2002, etc.
2. Postes budgétaires - Ils sont répartis comme suit : personnel, déplacements, matériaux, équipement, loyer/services publics, évaluation, autre.
3. Ventilation trimestrielle - Les dépenses prévues et réelles sont réparties en quatre trimestres : 1er trimestre (avril-juin), 2e trimestre (juillet-septembre), 3e trimestre (octobre-décembre) et 4e trimestre (janvier-mars). Par ailleurs, pour chaque trimestre on prévoit les colonnes suivantes :
   • Dépenses prévues - les chiffres dans cette colonne représentent la somme des dépenses prévues pour le projet en fonction de chaque poste budgétaire par trimestre.
   • Dépenses réelles - les chiffres dans cette colonne représentent les dépenses réelles (engagées) du projet en fonction de chaque poste budgétaire par trimestre.
   • Différence - les chiffres dans cette colonne représentent la différence entre les montants des deux autres colonnes, (p. ex. dépenses prévues & dépenses réelles = différence). Si on se rend compte qu'il y a une différence importante, on devrait être en mesure de prévoir de façon plus précise les dépenses pour les trimestres à venir.
4. Total des dépenses pour l'exercice financier - Les chiffres de cette colonne représentent le total cumulé des dépenses réelles par trimestre.
5. Montant total demandé pour l'année financière - Les chiffres de cette dernière colonne représentent la somme des dépenses réelles jusqu'à ce jour et des dépenses prévues pour les trimestres à venir.
6. Dépenses prévues et dépenses réelles mensuelles - Cette colonne démontre la ventilation des versements demandés pour le trimestre. Santé Canada se sert de ces chiffres pour calculer le montant des paiements mensuels. Les montants prévus deviennent réels une fois que les dépenses ont été engagées.
7. Poste budgétaire « Autre » - Dans la case du coin gauche, au bas du formulaire, on y inscrit les détails au sujet des dépenses qui paraissent dans ce poste.
8. Signature autorisée et la date - Section remplie par la personne ayant le pouvoir de signer des documents financiers au nom du bénéficiaire.

Quand doit-on remettre le formulaire?

Le rapport des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles doit être remis le dixième jour du mois suivant la fin de chaque trimestre.

Selon la durée du projet, l'état financier est généralement soumis cinq fois par année, aux dates suivantes:

• Un rapport annuel financier détaillant les dépenses prévues pour la période du 1er avril au 31 mars (quatre trimestres). À remettre : le 10 mars ou au début d'un nouveau projet. Par la suite, les rapports du
• 1er trimestre : avril - juin À remettre : le 10 juillet
• 2e trimestre : juillet - septembre À remettre : le 10 octobre
• 3e trimestre : octobre - décembre À remettre : le 10 janvier
• 4e trimestre : janvier - mars À remettre : le 10 avril

Dans les directives qui suivent, T1 désigne le premier trimestre, T2, le deuxième trimestre, etc.

Qu'arrive-t-il si l'on soumet le formulaire après la date indiquée?

Si le formulaire est soumis après la date indiquée, les versements se feront en retard, car Santé Canada ne peut verser aucun paiement sans avoir reçu le formulaire dûment rempli et signé par la personne autorisée.

Une bonne gestion de projet comprend notamment la planification des ressources nécessaires afin de mettre en oeuvre les activités selon le calendrier prévu.

Si l'on attend la fin de l'exercice financier pour engager ses dépenses, il devient difficile de prédire un surplus ou un manque éventuel de fonds pour financer le projet. À la fin de l'exercice financier, les fonds inutilisés deviennent périmés et doivent être remboursés à Santé Canada.

Les surplus de fonds

Si vous dépensez plus que le montant prévu au cours d'un des trois premiers trimestres, veuillez diminuer les dépenses que vous prévoyez engager au cours des prochains trimestres (du même exercice financier).

Qu'arrive-t-il si l'on dépense plus (ou moins) que ce que l'on avait prédit à la fin
du trimestre?

Si vous dépensez moins que le montant prévu au cours de l'un des premiers trimestres (T1, T2 et T3), veuillez transférer les fonds inutilisés aux prochains trimestres, et ce, en les ajoutant aux dépenses prévues pour les trimestres à venir.

Toute prévision de surplus à la fin de l'exercice financier doit être signalée à Santé Canada au moment de la soumission de l'état financier du deuxième trimestre, soit le 10 octobre.

Qu'arrive-t-il si l'on a un excédent de dépenses (ou un surplus de fonds) à la fin de l'exercice financier?

Lorsque la durée d'un accord de contribution se prolonge au-delà d'un exercice financier et que le bénéficiaire a reçu une avance de fonds équivalente aux dépenses prévues pour le projet au cours de l'exercice financier, tous les fonds qui n'ont pas été utilisés doivent être remboursés au ministère à la fin de l'exercice financier.

Les responsables ont intérêt à reconnaître, le plus tôt possible, l'éventualité d'un excédent de dépenses ou d'un surplus de fonds et, le cas échéant, de consulter le conseiller en programmes.

Conseils généraux

• Si les prévisions budgétaires sont incorrectes, le bénéficiaire peut manquer de fonds relativement à ses dépenses. Par conséquent, il importe que le document soit aussi exact que possible, non seulement pour ce qui est du montant prévu des dépenses, mais aussi pour ce qui est du moment auquel on prévoit engager ces dépenses.
• Inscrivez les dépenses sur le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles dans la colonne du mois pendant lequel elles ont été encourues, et non dans celle du mois où elles seront payées (si ce n'est pas le même mois). Par exemple, si vous utilisez les services informatiques d'une université au mois de septembre et que vous ne recevez la facture qu'au mois de novembre, cette dépense devrait être inscrite sur le formulaire dans la colonne de septembre.
• Déclarez uniquement les dépenses directement liées au projet et non celles liées aux activités régulières du bénéficiaire.
• Inscrivez les dépenses de façon uniforme - référez-vous au budget du projet afin que les dépenses qui y sont inscrites paraissent dans le même poste sur le formulaire de l'état des dépenses (p. ex. les dépenses liées à une personne à forfait inscrites dans la colonne « Personnel » du budget ne devraient pas paraître dans la colonne « Autre » sur le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles).
• Remplissez toutes les colonnes et faites le calcul des totaux (y compris les colonnes des prévisions).
• Vérifiez que les montants sont corrects avant de soumettre le formulaire. Afin de vérifier vos calculs, les chiffres suivants devraient être pareils : montant total demandé = total des prévisions mensuelles = montant total du budget.
• Les dépenses prévues et réelles ne peuvent pas être négatives.
• Les prévisions pour les trimestres précédents ne peuvent pas être modifiées, c.-à-d. les dépenses prévues pour le T1 ne peuvent pas être changées dans le rapport du T2.
• Gardez toujours une copie de l'état financier dans les dossiers du projet, car vous en aurez besoin pour les prochaines prévisions.

Où doit-on inscrire les contributions en nature et celles d'autres commanditaires?

Les contributions en nature sont les produits et services donnés
gratuitement à un projet (généralement par le bénéficiaire). Exemples :

1. utilisation de locaux à bureaux;
2. services de secrétariat;
3. utilisation de matériel de bureau; etc.

Les contributions en nature et celles d'autres commanditaires ne doivent
pas être inscrites sur le formulaire.

Transférer des fonds entre les postes sans modifier le total du budget - la règle de 10 %

Il est permis de transférer des fonds d'un poste budgétaire à un autre (c.-à-d. les postes généraux, p. ex. « Matériel », etc.) sans obtenir l'autorisation préablable de Santé Canada (conseiller en programmes), à condition que le montant transféré n'excède pas 10 % du montant alloué au poste duquel on soustrait les fonds et 10 % du montant alloué au poste auquel on ajoute les fonds. En d'autres mots, il est permis de répartir une somme cumulée entre les postes, mais les fonds retirés d'un poste ou ajoutés à un d'eux ne doivent pas dépasser 10 % du montant attribué au poste.

Pour effectuer les transferts qui dépassent la limite de 10 % par poste, il est nécessaire d'obtenir l'autorisation écrite du conseiller en matière de programme.

Tous les transfert de fonds (y compris ceux qui n'exigent pas une autorisation écrite préalable) doivent paraître sur le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles.

Modifications au budget : augmentation ou réduction du montant total du budget approuvé

Le budget approuvé au moment de la conclusion de l'accord de contribution est celui qui est reconnu de façon officielle et qui établit les activités financières du projet. Le flux de trésorerie annuel initial sera déterminé en fonction de ce budget. Le montant total du budget approuvé ne peut être changé que si l'on y apporte une modification convenue par Santé Canada et le bénéficiaire.

Dans le cas où une modification au budget consiste à augmenter le montant total du budget approuvé pour l'exercice financier en question, les responsables du projet doivent soumettre une demande écrite puis obtenir la permission écrite de Santé Canada avant de procéder.

Toutes les modifications au budget doivent paraître sur le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles.

Voici un guide expliquant, étape par étape, comment préparer les cinq rapports : (1) Le flux de trésorerie annuel À remettre le 10 mars, ou au début du projet

1. Inscrivez les renseignements GÉNÉRAUX sur le projet : numéro d'identification, nom du demandeur, exercice financier (2000-2001 ou 2001-2002, etc.)
2. En vous reférant au budget et selon le financement nécessaire pour chaque trimestre, répartissez les montants alloués à chaque poste en quatre trimestres et inscrivez-les dans la colonne des dépenses prévues pour chacun des trimestres. Assurez-vous que le total de chaque poste équivaut au montant indiqué dans le budget. La somme des montants des postes devrait être pareille au total du budget.
3. Il n'y a rien d'inscrit dans la colonne des dépenses réelles (0).
4. Les chiffres de la colonne « Différence » seront les mêmes que ceux de la colonne des dépenses prévues.
5. Le total des dépenses pour l'exercice financier est égal à 0. (Il n'y a eu aucune dépense jusqu'ici!)
6. Le montant total demandé pour l'exercice financier (dernière colonne) pour chaque poste budgétaire est la somme de : dépenses prévues T1 + dépenses prévues T2 + dépenses prévues T3 + dépenses prévues T4. La somme totale au bas de la colonne devrait être égale au montant total du budget.
7. Calculez les sous-totaux en vous assurant que le total global équivaut au montant total du budget et que le total horizontal est le même que le total vertical.
8. Calculez les dépenses prévues/réelles mensuelles en divisant par trois les dépenses prévues pour chaque trimestre, selon le besoin en fonds pour chaque mois. Le total de cette rangée devrait être égal au montant total du budget.
9. Remplissez la case « Autre » dans le coin gauche, au bas du formulaire. Faites la ventilation de ce que vous avez inscrit au poste budgétaire « Autre ».
10. Faites signer et dater le formulaire (case dans le coin droit, au bas de la page) par une personne ayant le pouvoir de signer les documents financiers liés au projet.
11. Avant d'envoyer le formulaire, faites-en une copie et mettez-la dans les dossiers du projet.

(2) Le premier formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles À remettre le 10 juillet

1. Inscrivez les renseignements GÉNÉRAUX sur le projet : numéro d'identification, nom du demandeur, exercice financier (2000-2001 ou 2001-2002, etc.)
2. Inscrivez les dépenses prévues au T1 (copiez les montants des dépenses prévues au T1 du dernier formulaire autorisé et soumis).
3. Inscrivez les dépenses réelles du T1 (les dépenses réelles/engagées pendant le premier trimestre).
4. Calculez la différence pour le T1 : dépenses prévues T1 & dépenses réelles T1. Veuillez appliquer la règle de 10 % si vous transférez des fonds d'un poste à un autre.
5. Inscrivez les dépenses prévues pour le T2, T3 et T4. Vous pourrez changer ces montants si vous avez dépensé plus ou moins que les montants prévus pour le T1. Les fonds inutilisés au T1 peuvent être transférés aux prochains trimestres. Veuillez appliquer la règle de 10 % si vous transférez des fonds d'un poste à un autre.
6. Inscrivez le total des dépenses pour l'exercice financier en cours, soit les mêmes montants qui paraissent dans la colonne des dépenses réelles au T1 (total des dépenses engagées pour le projet à ce jour).
7. Le montant total demandé au programme pour l'exercice financier pour chacun des postes budgétaires (dernière colonne) est la somme de : dépenses réelles T1 + dépenses prévues T2 + dépenses prévues T3 + dépenses prévues T4. Cette somme équivaut au total des dépenses engagées au T1 plus les fonds que vous prévoyez recevoir pour le projet au cours des trois prochains trimestres. Calculez les sous-totaux en vous assurant que le total global équivaut au montant total du budget et que le total horizontal est le même que le total vertical.
8. Dans la colonne du T1, sous la rubrique des prévisions/dépenses réelles mensuelles, inscrivez les dépenses réelles du mois. Le total de cette rangée devrait être égal au montant total du budget.
9. Remplissez la case « Autre » dans le coin gauche, au bas du formulaire. Faites la ventilation de ce que vous avez inscrit au poste budgétaire « Autre ».
10. Faites signer et dater le formulaire (case dans le coin droit, au bas de la page) par une personne ayant le pouvoir de signer les documents financiers liés au projet.
11. Avant d'envoyer le formulaire, faites-en une copie et versez-la au dossier du projet.

(3) Le deuxième formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles À remettre le 10 octobre

1. Inscrivez les renseignements GÉNÉRAUX sur le projet : numéro d'identification, nom du demandeur, exercice financier (2000-2001 ou 2001-2002, etc.)
2. Inscrivez les dépenses prévues au T1 et au T2 (copiez ces montants du dernier formulaire autorisé et soumis).
3. Inscrivez les dépenses réelles du T1 et du T2 (dépenses engagées pendant les deux premiers trimestres).
4. Calculez la différence pour le T1 et le T2 : dépenses prévues du trimestre & les dépenses réelles du même trimestre. Veuillez appliquer la règle de 10 % si vous transférez des fonds d'un poste à un autre.
5. Inscrivez les dépenses prévues pour le T3 et le T4. Vous pourrez changer ces montants si vous dépensez plus ou moins que les montants prévus aux trimestres précédents. Les fonds inutilisés pendant ces trimestres peuvent être transférés aux prochains trimestres. Veuillez appliquer la règle de 10 % si vous transférez des fonds d'un poste à un autre.
6. Inscrivez le total des dépenses pour l'exercice financier en cours, soit la somme de : dépenses réelles T1 + dépenses réelles T2 (total des dépenses engagées pour le projet à ce jour).
7. Le montant total demandé au programme pour l'exercice financier pour chacun des postes budgétaires (dernière colonne) est la somme de : dépenses réelles T1 + dépenses réelles T2 + dépenses prévues T3 + dépenses prévues T4. Cette somme équivaut au total des dépenses engagées pendant les deux premiers trimestres plus les fonds que vous prévoyez recevoir pour le projet au cours des deux prochains trimestres. Calculez les sous-totaux en vous assurant que le total global équivaut au montant total du budget et que le total horizontal est le même que le total vertical.
8. Dans la colonne du T1 et celle du T2, sous la rubrique des prévisions/dépenses réelles mensuelles, inscrivez les dépenses réelles du mois. Le total de cette rangée devrait être égal au montant total du budget.
9. Remplissez la case « Autre » dans le coin gauche, au bas du formulaire. Faites la ventilation de ce que vous avez inscrit dans le poste budgétaire « Autre ».
10. Faites signer et dater le formulaire (coin droit, au bas de la page) par une personne ayant le pouvoir de signer les documents financiers liés au projet.
11. Avant d'envoyer le formulaire, faites-en une copie et versez-la au dossier du projet.

(4) Le troisième formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles À remettre le 10 janvier

1. Inscrivez les renseignements GÉNÉRAUX sur le projet : numéro d'identification, nom du demandeur, exercice financier (2000-2001 ou 2001-2002 etc.)
2. Inscrivez les dépenses prévues au T1, au T2 et au T3 (copiez ces montants du dernier formulaire autorisé et soumis).
3. Inscrivez les dépenses réelles du T1, du T2 et du T3 (dépenses engagées).
4. Calculez la différence pour le T1, le T2 et le T3 : dépenses prévues du trimestre & dépenses réelles du même trimestre. Veuillez appliquer la règle de 10 % si vous transférez des fonds d'un poste à un autre.
5. Inscrivez les dépenses prévues pour le T4. Vous pourrez changer ces montants si vous avez dépensé plus ou moins que les montants prévus aux trimestres précédents. Il est permis de transférer les fonds inutilisés du dernier trimestre au T4. Veuillez appliquer la règle de 10 % si vous transférez des fonds d'un poste à un autre.
6. Inscrivez le total des dépenses pour l'exercice financier en cours, soit la somme de : dépenses réelles T1 + dépenses réelles T2 + dépenses réelles T3 (total des dépenses engagées pour le projet à ce jour).
7. Le montant total demandé au programme pour l'exercice financier pour chacun des postes budgétaires (dernière colonne) est la somme de : dépenses réelles T1 + dépenses réelles T2 + dépenses réelles T3 + dépenses prévues T4. Cette somme équivaut au total des dépenses engagées au cours des trois premiers trimestres plus les fonds que vous prévoyez recevoir pour le projet au cours du dernier trimestre. Calculez les sous-totaux en vous assurant que le total équivaut au montant total du budget et que le total horizontal est le même que le total vertical.
8. Dans la colonne du T1, du T2 et du T3, sous la rubrique des prévisions/dépenses réelles mensuelles, inscrivez les dépenses réelles du mois. Le total de cette rangée devrait être égal au montant total du budget.
9. Remplissez la case « Autre » dans le coin gauche, au bas du formulaire. Faites la ventilation de ce que vous avez inscrit dans le poste budgétaire « Autre ».
10. Faites signer et dater le formulaire (case dans le coin droit, au bas de la page) par une personne ayant le pouvoir de signer les documents financiers liés au projet.
11. Avant d'envoyer le formulaire, faites-en une copie et versez-la au dossier du projet.

(5) Le quatrième (et le dernier) formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles À remettre le 10 avril

1. Inscrivez les renseignements GÉNÉRAUX sur le projet : numéro d'identification, nom du demandeur, exercice financier (2000-2001 ou 2001-2002 etc.)
2. Inscrivez les dépenses prévues au T1, au T2, au T3 et au T4 (copiez ces montants du dernier formulaire autorisé et soumis).
3. Inscrivez les dépenses réelles du T1, du T2, du T3 et du T4 (dépenses engagées).
4. Calculez la différence pour le T1, le T2, le T3 et le T4 : dépenses prévues du trimestre & les dépenses réelles du même trimestre. Veuillez appliquer la règle de 10 % si vous transférez des fonds d'un poste à un autre.
5. Inscrivez le total des dépenses pour l'exercice financier, soit la somme de^* : dépenses réelles T1 + dépenses réelles T2 + dépenses réelles T3 + dépenses réelles T4.
6. Le montant total demandé au programme pour l'exercice financier en cours pour chacun des postes budgétaires (dernière colonne) est la somme de^* : dépenses réelles au T1 + dépenses réelles au T2 + dépenses réelles au T3 + dépenses réelles au T4. Calculez les sous-totaux en vous assurant que le total global équivaut au montant total du budget et que le total horizontal est le même que le total vertical.
7. Sous la rubrique des prévisions/dépenses réelles mensuelles, inscrivez les dépenses réelles du mois. Le total de cette rangée devrait être égal au montant total du budget.*
8. Remplissez la case « Autre » dans le coin gauche, au bas du formulaire. Faites la ventilation de ce que vous avez inscrit dans le poste budgétaire « Autre ».
9. Faites signer et dater le formulaire (la case dans le coin droit, au bas de la page) par une personne ayant le pouvoir de signer les documents financiers liés au projet.
10. Avant d'envoyer le formulaire, faites-en une copie et versez-la au dossier du projet.

^*À noter : Les calculs effectués aux numéros (5), (6) et (7) devraient donner le même total.