Foire aux questions pour les utilisateurs externes du SGICI

1. Que signifie SGICI?
2. Qu'est-ce que le SGICI?
3. Pourquoi le SGICI a-t-il été créé?
4. Quel genre d'information se trouve dans le SGICI?
5. Le SGICI m'est-il avantageux?
6. Comment l'information à mon sujet est-elle utilisée?
7. Qui peut s'inscrire au SGICI?
8. Comment puis-je m'inscrire au SGICI?
9. S'inscrire à titre de particulier, qu'est-ce que ça signifie?
10. S'inscrire à titre d'organisation, qu'est-ce que ça signifie?
11. Pourquoi y a-t-il une entente de confidentialité?
12. Quels éléments de mon inscription les autres peuvent-ils voir?
13. Comment puis-je mettre à jour mon profil?
14. Combien de temps les dossiers d'intervenants sont-ils conservés?
15. Comment un dossier d'intervenant est-il effacé ou désactivé?
16. Y a-t-il de l'aide ou de la formation qui est offerte?

Que signifie SGICI?

SGICI est le sigle du Système de gestion de l'information sur les consultations et les intervenants.

Qu'est-ce que le SGICI?

Le SGICI est un système centralisé de gestion de l'information en ligne pour l'ensemble des intervenants et des activités de participation du public de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC).

Pourquoi le SGICI a-t-il été créé?

Le SGICI a été créé pour améliorer l'ouverture et la transparence de la participation des intervenants et des consultations à Santé Canada et à l'ASPC et permettre aux Canadiens d'avoir davantage de voix au chapitre des priorités et des politiques ministérielles et organisationnelles.

Quel genre d'information se trouve dans le SGICI?

Le SGICI recueille une vaste gamme de renseignements à propos des intervenants externes, c'est-à-dire des personnes qui se sont intéressées directement au travail de Santé Canada et de l'ASPC. En plus de coordonnées de base, le SGICI contient de l'information comme le type d'organisation, ses domaines d'intérêt et le degré d'interaction souhaitée avec le Ministère ou l'ASPC. À titre d'exemple, cela signifie que vous pouvez décider de recevoir seulement de l'information, de recevoir aussi des invitations à des activités de participation du public et de recevoir des invitations à participer à d'autres activités de recherche.

Le SGICI m'est-il avantageux?

Il l'est à de nombreux égards. Premièrement, le SGICI vous permet de définir les domaines pour lesquels vous souhaitez être consulté, de même que le degré d'interaction que vous souhaitez avoir. Deuxièmement, vous pouvez gérer vos propres activités de participation avec Santé Canada ou l'ASPC en restant au courant des plus récentes consultations, en cherchant pour des consultations en particulier et en acceptant ou en refusant des invitations à prendre part à des activités de participation.

Il en résulte en fin de compte une meilleure coordination des activités de participation du public et une communication plus efficace avec les intervenants comme vous. Le SGICI présente aussi un historique des interactions passées, y compris votre dernière participation et dans quel but, ce qui contribue de façon efficace à veiller à ce que nous ne soyez pas sollicité trop fréquemment.

Comment l'information à mon sujet est-elle utilisée?

Lorsqu'ils conçoivent leurs activités de consultation et de participation du public, le personnel de Santé Canada et de l'ASPC peut utiliser l'information que vous fournissez (comme le type d'organisation que vous représentez et vos domaines d'intérêt) pour cibler seulement les intervenants pertinents pour leur activité de participation du public.

Qui peut s'inscrire au SGICI?

Tout le monde peut s'inscrire au SGICI : tant les particuliers que les représentants d'organisations.

Comment puis-je m'inscrire au SGICI?

1. Rendez-vous à Consultations et cliquez sur « S'inscrire » dans le menu de gauche.
2. À l'écran des nouvelles inscriptions, choisissez le type d'inscription que vous désirez, S'inscrire à titre d'organisation ou S'inscrire à titre de particulier.
3. Si vous choisissez S'inscrire à titre d'organisation, vous serez invité à lire et à accepter l'entente de confidentialité. La prochaine étape est une recherche dans la base de données pour voir si l'organisation que vous souhaitez inscrire s'y trouve déjà.
   1. Inscrivez le nom de votre lieu de travail dans la case et cliquez sur recherche pour voir les résultats. Vous pouvez restreindre ou raffiner votre recherche au besoin.
   2. Si vous voyez votre lieu de travail dans la liste, choisissez-le et cliquez sur prochain pour passer aux autres écrans d'inscription. Vous serez simplement ajouté comme nouveau représentant de votre lieu de travail.
   3. Si vous ne voyez pas votre lieu de travail dans la liste, cliquez simplement sur prochain pour commencer la création d'un tout nouvel enregistrement d'organisation.
4. Si vous choisissez S'inscrire à titre de particulier, vous serez invité à lire et à accepter l'entente de confidentialité. La prochaine étape est de passer aux autres écrans d'inscription.
5. Révisez tous les renseignements que vous avez fournis. Si tout est correct, cliquez sur s'inscrire. Vous recevrez un courriel du SGICI qui vous fournira les renseignements dont vous aurez besoin pour vous connecter à votre nouveau compte du SGICI (adresse URL et mot de passe temporaire).

S'inscrire à titre de particulier, qu'est-ce que ça signifie?

S'inscrire à titre de particulier signifie que vous vous représentez dans le SGICI comme un membre du grand public. Vous serez donc en mesure de participer à des activités de participation du public menées par Santé Canada ou l'ASPC auprès du grand public.

S'inscrire à titre d'organisation, qu'est-ce que ça signifie?

S'inscrire à titre de représentant d'une organisation signifie que vous représentez votre lieu de travail dans le SGICI. Vous serez donc en mesure de participer à des activités de participation du public menées par Santé Canada ou l'ASPC auprès de certaines organisation, industries, etc.

Pourquoi y a-t-il une entente de confidentialité?

En raison de la nature de l'information que le SGICI recueille et de la présence dans le système d'un volet externe, tous les intervenants doivent d'abord accepter l'entente de confidentialité pour veiller à ce qu'ils comprennent les modalités de collecte de leurs renseignements personnels.

Quels éléments de mon inscription les autres peuvent-ils voir?

Le personnel interne de Santé Canada et de l'ASPC peut consulter toute inscription remplie dans le SGICI, que ce soit à titre de particulier ou à titre de représentant d'une organisation.

Vous seul pouvez consulter votre inscription à titre de particulier. Cette inscription demeure distincte de toute inscription que vous avez remplie à titre de représentant d'une organisation. En revanche, une fois que vous vous rajoutez comme représentant d'une organisation, votre nom sera affiché dans la liste des personnes-ressources pour cette organisation, ce qui signifie que d'autres employés de la même organisation qui sont aussi inscrits au SGICI seront en mesure de voir que vous êtes inscrit et les renseignements que vous avez entrés à titre de membre de l'organisation.

Comment puis-je mettre à jour mon profil?

Ouvrez une session de votre propre compte du SGICI.

1. Rendez-vous à Consultations et cliquez sur « Connexion » dans le menu de gauche.
2. À l'écran de connexion, entrez votre adresse courriel et votre mot de passe.
3. Si vous vous êtes inscrit à titre de particulier dans le SGICI : vous pouvez voir et modifier l'information en cliquant sur le lien « à titre de particulier » qui apparaît sous l'en-tête « Mes renseignements » dans le menu de gauche.
4. Si vous vous êtes inscrit à titre de représentant d'une organisation dans le SGICI : vous pouvez voir et modifier l'information en cliquant sur le lien « Mes organisations » qui apparaît sous l'en-tête « Mes renseignements » dans le menu de gauche.

Combien de temps les dossiers d'intervenants sont-ils conservés?

Il n'y a pas de durée limite de conservation des dossiers des intervenants dans le SGICI. En fin de compte, la décision vous revient. Vous pouvez en tout temps vous retirer du système.

Comment un dossier d'intervenant est-il effacé ou désactivé?

Sur demande de votre part. Écrivez simplement à l'adresse CSIMS-External@hc-sc.gc.ca en précisant que vous demandez que votre dossier soit supprimé ou archivé.

Y a-t-il de l'aide ou de la formation qui est offerte?

Santé Canada a créé une série de   modules d'apprentissage en ligne qui vous guideront tout au long du processus d'inscription et qui vous aideront à comprendre divers éléments de votre compte du SGICI.

Dépannage - communiquez avec nous

Si vous avez des questions à propos du SGICI, veuillez écrire à CSIMS-External@hc-sc.gc.ca.