La gestion numérique des droits – Guide à l'intention des musées

2.4.2.1. RightsLine

Un exemple de système de gestion numérique de l'ensemble des droits, à l'exception de la gestion de la protection et de l'application des droits, qui utilise l'approche modulaire expliquée par Iannella, est la suite logicielle de RightsLine. D'abord créée en 1999 par trois anciens directeurs d'Oracle pour octroyer des licences pour des biens protégés par des droits à l'industrie du film, RightsLine a signé une entente avec Artesia en 2002 pour produire des trousses regroupant le logiciel TEAMS DAM d'Artesia avec ses propres approches de gestion des droits. En 2003, Corbis, la société d'images numériques commerciales, a annoncé qu'elle utilisait RightsLine pour normaliser son service des droits et des compensations.

La suite logicielle de RightsLine va de la gestion des droits à l'automatisation des licences, en passant par la déclaration des redevances. Son service de renseignements sur les droits est composé de cinq modules qui gèrent et maintiennent les renseignements sur les droits d'un établissement dans une banque de données centralisée, qui représente et archive également le comportement et les relations entre les droits, les paramètres du déroulement des activités, les modèles de transactions souples et les algorithmes avancés d'établissement des prix. Cette banque contient également des renseignements à propos des utilisateurs et des clients institutionnels (titulaires de licences, acheteurs, diffuseurs et autres).

Les cinq modules comprennent :

• un module de bibliothèque, où sont archivés les renseignements sur les droits et les structures de métadonnées;
• un module sur les acquisitions, qui gère les droits acquis sur un élément donné de propriété intellectuelle, qui génère les contrats appropriés et qui automatise toutes les activités d'acquisition;
• un module sur les ventes, qui automatise les ventes et l'octroi de licences, de la demande jusqu'à la réalisation;
• le module sur les licences électroniques, qui valide les renseignements sur les titulaires de licences et offre tous les renseignements nécessaires pour permettre la transaction;
• le module sur la facturation, qui complète le processus de transaction en créant des factures et en offrant une piste de vérification complète du processus de facturation.

Non seulement la suite logicielle de RightsLine automatise-t-elle le processus des « droits à l'interne et des demandes provenant de l'extérieur », mais elle peut aussi analyser les biens pour cerner des possibilités non exploitées et aider les propriétaires à les exploiter. Elle calcule les droits « nets » en prenant tous les droits acquis ou produits et en soustrayant les « demandes provenant de l'extérieur » concernant des droits auxquels on a déjà attribué une licence ou qui ont déjà été vendus. Cette procédure donne un portrait clair des droits que l'on peut accorder par licence ou vendre pour toute période, des renseignements précieux qui peuvent ensuite être incorporés à un service de déclaration des droits qui permet aux vendeurs ou aux clients de chercher des droits disponibles en fonction de paramètres donnés.^{Note en bas de page 12}

2.4.2.2. Rightslink

Un autre système qui se limite à l'automatisation des autorisations et de l'octroi de licences sur place pour le contenu en ligne, est le service Rightslink (http://rightslink.copyright.com), lancé en 2000 par le Copyright Clearance Center (bureau des droits d'auteur). Il s'agit d'un service centralisé qui permet aux clients d'enregistrer des titres, des taux de licence et des conditions, et d'ajouter le mécanisme Rightslink à leur propre site ou dans les biens à licencier (comme dans l'exemple du New York Times montré ci-contre).

Le service Rightslink automatise l'ensemble du processus d'octroi de licences, du traitement sécuritaire des demandes à la gestion des travaux, en passant par l'établissement de rapports en temps réel et le paiement de redevances. Les clients affectent différents niveaux d'accès à différents types d'utilisateurs et permettent une variété de structures de fixation des prix pour le commerce électronique, comme la possibilité de consulter un article gratuitement, mais en imposant des frais pour l'impression, l'envoi par courriel ou la consultation du code source. Les utilisateurs peuvent obtenir instantanément l'autorisation de reproduire un article en cliquant sur un lien vers les droits et autorisations situé près du contenu offert.

Pour un lecteur, le système Rightslink fonctionne de la façon suivante :

• Un utilisateur obtient un niveau prédéterminé d'accès au contenu;
• L'utilisateur clique sur un lien vers les autorisations pour obtenir un accès ou une licence supplémentaires;
• La technologie de Rightslink détermine les détails sur la licence automatiquement, en fonction du type de contenu et des modalités générales spécifiées par le client;
• Toutes les options de licences disponibles sont présentées à l'utilisateur;
• Le logiciel affiche ensuite les conditions du client, enregistre l'acceptation de l'utilisateur, accorde la licence immédiatement et offre le contenu ou augmente le niveau d'accès.

2.4.2.3. ImageSpan

ImageSpan a été fondé en 2003 pour se concentrer sur l'octroi de licences pour les images et les vidéos, les sites hybrides du Web 2.0 et des projets comportant de multiples titulaires de droits. Le logiciel LicenseStream d'ImageSpan optimise le processus d'octroi de licences, tout comme le fait une agence d'images, en définissant les droits du nouveau contenu, en effectuant le suivi de l'utilisation et en veillant à l'exactitude de la déclaration des redevances et des paiements. Comme RightsLine et Rightslink, ImageSpan intègre et automatise bon nombre des éléments individuels du processus d'octroi de licences, allant de la création des licences à la gestion du paiement des redevances, en passant par le suivi de l'utilisation du contenu sous licence.

En octobre 2009, le Missouri History Museum (MHM) a annoncé qu'il utilisait le logiciel LicenseStream d'ImageSpan pour protéger ses photographies historiques en ligne par l'intermédiaire d'un site d'octroi de licences distinct, le Missouri History Museum Licensing Store. Dans le communiqué de presse, on citait le président du musée qui disait que le système avait déjà permis au musée de « publier plus de 3 000 images directement sur [son] site Web […] afin que toute personne puisse obtenir une licence pour ces images immédiatement et en un seul clic, au lieu de devoir attendre jusqu'à six semaines, comme c'était le cas avec les procédures manuelles précédentes ».^{Note en bas de page 13}

Bien que le Licensing Store du MHM soit actuellement un site distinct, il intégrera bientôt son système de gestion de contenu au service LicenseStream, permettant à chaque image pouvant faire l'objet d'une licence d'avoir un lien « Licence » qui puisse faire parvenir l'image dans la plateforme ImageSpan, intégrant ainsi le service dans la structure du musée. Cette pratique est semblable à l'utilisation du logiciel 20/20 Software au Royaume-Uni dans le site de licence de bon nombre des grandes institutions culturelles.

ImageSpan a formé une alliance avec Digimarc en 2009 (voir ci-dessous) pour qu'un filigrane numérique soit ajouté aux images présentes dans le système, ce qui permet au logiciel de suivi du contenu de LicenseStream d'effectuer continuellement le suivi des images et de fournir un rapport sur leur utilisation. Si l'on découvre qu'une image sous licence est utilisée sans autorisation, le musée peut choisir d'intervenir de l'une des façons suivantes : une offre envoyée par courriel à l'utilisateur n'ayant pas de licence pour que celui-ci en obtienne une; une demande de mention de la source ou de lien vers le site du musée; la mise en place d'une procédure en matière de collections; une demande de retirer l'image.

2.4.3.1. Filigranes numériques

Le filigrane numérique est un processus qui consiste à entrer des renseignements dans un objet numérique pour permettre de déterminer la nature de l'objet, son origine, le ou les titulaires de ses droits, ses modalités d'utilisation et d'autres renseignements (lorsqu'on décode l'objet à l'aide du logiciel ou de l'appareil approprié). Les filigranes numériques visibles affichent une image sur l'œuvre protégée indiquant qui en est propriétaire, et sont généralement mal vus, puisqu'ils modifient l'œuvre tout en étant relativement faciles à retirer. Les agences d'octroi de licences d'images commerciales, comme Corbis ou Scala, utilisent des filigranes numériques visibles sur les agrandissements d'images dans leurs sites, à moins que l'utilisateur ne crée un compte et ne s'en serve pour voir les images. Le filigrane numérique consiste de plus en plus en l'ajout de bits dans des sections aléatoires d'un document. La distinction entre l'utilisation des filigranes numériques et l'incorporation de métadonnées dans un fichier image est qu'alors que les métadonnées ne sont ajoutées qu'à l'en-tête du fichier, le filigrane ajoute des données à l'image elle-même, modifiant ainsi l'image, parfois de façon imperceptible.

2.4.3.2. Cryptage

L'autre catégorie importante de technologies utilisées pour protéger le contenu en ligne est le cryptage – la transformation des données numériques en un code caché – en plus de l'authentification. Pour lire un fichier crypté, il est nécessaire d'avoir accès à une clé, à un mot de passe ou à une application de décodage qui permet de le décrypter. Cette mesure permet l'application des droits de propriété intellectuelle, puisque seules les personnes qui ont le droit d'utiliser un produit (et en possèdent la clé) peuvent accéder au contenu. Voici une bonne explication offerte par un commentateur :

La gestion numérique des droits est un procédé en deux étapes. Elle compte sur le cryptage pour protéger le contenu en lui-même et sur les systèmes d'authentification pour veiller à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent déverrouiller les fichiers. Lorsqu'elle est appliquée, la Gestion numérique des droits brouille les données d'un fichier, les rendant impossibles à lire pour toute personne ne possédant pas la clé appropriée. Les systèmes d'authentification se placent entre les utilisateurs et les clés de décryptage et font en sorte que seules les personnes ayant les autorisations appropriées puissent obtenir une clé de décryptage.^{Note en bas de page 16}

Microsoft et IBM sont d'importants fournisseurs de logiciels et de services de mise en application des droits, par l'intermédiaire du cryptage et de l'authentification. La plateforme Windows Media DRM de Microsoft et l'Electronic Media Management System d'IBM offrent tous deux une transmission sécuritaire de contenu audio et vidéo par un réseau IP vers un ordinateur ou un autre appareil pouvant le lire qui permet au distributeur de contrôler la façon dont le contenu est utilisé.

Plusieurs producteurs de systèmes de gestion numérique des droits moins importants se sont tournés soit vers des marchés de sécurité d'entreprise ou ont été achetés par de plus grandes entreprises. Par exemple, l'entreprise du Royaume-Uni SealedMedia, citée en 2001 en tant que « la seule technologie en matière de gestion numérique des droits qui soit compatible avec le contenu vidéo et audio, les images et le texte »^{Note en bas de page 17}, a été achetée par Stellent Information Rights Management en 2006, qui a elle-même été achetée par Oracle.

Les produits plus modestes comprennent Copysafe et la suite Secure Image d'Artistscope, qui vise les personnes et les petites entreprises qui veulent empêcher que les images de leur site Web soient sauvegardées, copiées et réutilisées. Secure Image affiche les images protégées dans un applet spécial de sécurité pour empêcher qu'elles ne soient copiées; Domain Lock fait en sorte que les images peuvent seulement être vues sur le site Web d'où elles proviennent; Copysafe Pro et Secure Image Pro comprennent des éléments comme un registre permettant de gérer plusieurs sites, des effets s'activant lorsque le curseur de la souris se trouve sur une image, une importation de lots de fichiers par dossiers et un traitement par lots.

Actuellement, comme nous le verrons en détail dans la section suivante, les musées n'utilisent pas de systèmes modulaires complets de gestion numérique des droits (comme RightsLine). Ils utilisent plutôt le système qu'ils ont déjà (un système de gestion des droits d'auteur) pour gérer des ensembles de renseignements déjà complexes, auquel ils ajoutent des systèmes de gestion des biens, les reliant et les intégrant de diverses façons à leur système de gestion des droits d'auteur. Certains musées font appel à des services d'agences possédant des systèmes de licences automatisés ou élaborent leur propre agence ayant des éléments automatisés semblables (comme l'Image Store du Missouri History Museum, fonctionnant grâce à ImageScan, ou les bases d'images des grands établissements du Royaume-Uni, qui fonctionnent principalement avec des logiciels de 20/20 Software).

3.2.1.1. Exemples de vérification de la propriété intellectuelle : Les stagiaires embauchés pour l'été au Musée des beaux-arts de l'Ontario

Chaque été depuis 2002, le service des ressources en imagerie du Musée des beaux-arts de l'Ontario embauche des stagiaires pour effectuer l'examen et la vérification des coordonnées des artistes ou de leur succession, et des renseignements sur le statut relatif au droit d'auteur d'environ 1 200 œuvres d'art, dont les détenteurs des droits avaient cédé complètement les droits d'auteur au Musée.^{Note en bas de page 23} L'information avait été documentée de façon plus ou moins rigoureuse depuis des décennies sur des fiches signalétiques ainsi que dans des formulaires de droits et de reproduction. Ce nouvel effort permet à la fois de vérifier les données et de transférer les coordonnées des artistes ou de leurs héritiers dans un tableur Excel, et les cessions de droit d'auteur dans un système de gestion des collections fondé sur Access. Les données ont ensuite été téléchargées en amont vers un nouveau système (The Museum System, ou TMS), lequel a été adopté en 2010 pour remplacer la base de données Microsoft Access qui était utilisée par le service de la gestion des collections depuis 1998. Cette vérification a été un moment phare pour le Musée, non seulement en marquant le passage d'un système fondé sur le papier à un système électronique, mais également en rendant les responsables du Musée plus à l'aise pour utiliser ces œuvres aux fins de publication et de reproduction (entre autres pour les objets vendus à la boutique de cadeaux), sans avoir à demander l'autorisation ou à payer des frais, du moins pendant la durée de la cession.

3.2.1.2. Centre Canadien d'Architecture : Anniversaire, site Web et découverte

Le Centre Canadien d'Architecture (CCA) est une institution hybride; il abrite une bibliothèque, des documents d'archives de 150 architectes, ainsi que 160 000 estampes, dessins et photographies. En ce qui a trait à l'utilisation d'images, le CCA est davantage un centre de recherches et de documentation qu'un dépôt de documents ayant une valeur commerciale.^{Note en bas de page 24}

En 2009, à l'occasion du 20e anniversaire de son ouverture au public, le CCA a lancé un nouveau site Web visant à mieux rejoindre son auditoire. Dans leur effort visant à présenter davantage d'activités du CCA en ligne, les responsables du Centre ont pris conscience qu'ils devaient d'abord savoir ce qu'ils pouvaient et ce qu'ils ne pouvaient pas montrer sur le Web. Ils se sont donc engagés à dresser l'inventaire de la collection de photographies contemporaines du CCA. L'examen a révélé que le Centre détenait des photographies de 531 photographes, que les employés ont ensuite classées selon les 3 catégories suivantes :

• documents que le CCA a le droit d'utiliser;
• documents dont les détenteurs des droits et leurs coordonnées sont connus;
• documents dont les détenteurs des droits sont inconnus ou qui pourraient être problématiques.

Les résultats (noms, dates de naissance et de décès, ententes existantes et processus de suivi des ententes) ont été compilés dans un tableur Excel. Conformément à ce que les ressources permettront et à ce que les priorités exigeront, de nouvelles ententes seront conclues et l'information sera consignée dans TMS.

Ce projet, dans le cadre du nouvel effort visant à présenter davantage d'éléments en ligne, a appris aux responsables du Centre la grande pertinence d'avoir de l'information sur le droit d'auteur et l'importance d'effectuer une recherche rigoureuse sur les droits, ainsi que d'obtenir l'autorisation d'utiliser des documents protégés par droits d'auteur, tant pour les collections que pour les expositions. Cette nouvelle urgence de comprendre le droit d'auteur et d'améliorer la documentation fait en sorte que le Centre est maintenant disposé à embaucher un spécialiste du droit d'auteur pour agir à titre de personne-ressource à l'échelle de l'institution.

3.2.1.3. MoMA : Un nouveau site Web et la grande offensive

Même s'il ne mène aucune vérification officielle de la propriété intellectuelle, le Museum of Modern Art (MoMA), à New York, déploie régulièrement des efforts afin d'obtenir de l'information récente sur les objets dans sa collection, et ce, bien que l'obtention de droits fasse partie de ses procédures d'acquisition courantes. À titre d'exemple, juste avant que le site Web récemment restructuré du MoMA soit lancé en 2009, le musée a déployé un grand effort afin d'afficher un nombre beaucoup plus important d'images dans le site Web et de dresser un inventaire conséquent de la propriété intellectuelle pour l'ensemble de ses collections. À l'heure actuelle, l'information sur les droits est complète dans environ 65 p. cent des registres que renferme la base de données sur les collections du MoMA.^{Note en bas de page 25}

3.2.1.4. MFA de Boston : Établissement des objectifs avec un nouveau service

À l'instar du MoMA, le Museum of Fine Arts (MFA) de Boston a déployé un important effort en 2002 en créant un service des ressources en imagerie numérique. Un des premiers gestes posés par la nouvelle directrice du MFA, Mme Debra LaKind, a été d'élaborer une initiative relative au droit d'auteur portant sur les quelque 23 000 objets des collections du musée qui sont encore protégés par le droit d'auteur et les 10 000 enregistrements d'objets dont les droits n'ont pas encore été examinés. Cette initiative découlait également d'un double effort du MFA visant à augmenter son acquisition d'œuvres contemporaines tout en rendant sa collection la plus accessible possible au public. Plus de 170 000 images sont donc disponibles à l'heure actuelle dans le site Web du MFA. Aujourd'hui, dans le cadre d'un effort continu, le service de Mme Debra LaKind, cherche systématiquement toutes les œuvres de la collection qui sont encore protégées par le droit d'auteur, en faisant appel à des stagiaires pour effectuer les recherches et à un employé pour travailler avec les services de la conservation sur les questions liées aux droits et aux autorisations.^{Note en bas de page 26}

3.2.1.5. Examen annuel des Harvard Art Museums

Une vérification de la propriété intellectuelle est menée dans le cadre de l'examen annuel des acquisitions qui a lieu aux Harvard Art Museums, une des institutions interviewées pour ce guide. David Sturtevant, directeur de l'imagerie numérique et des ressources visuelles aux musées, avait été l'instigateur des vérifications de la propriété intellectuelle en 2001, alors qu'il dirigeait le service chargé de l'information sur les collections et de l'accès à celles-ci au San Francisco Museum of Modern Art. À son arrivée à Harvard en 2007, M. Sturtevant a entrepris d'organiser une vérification semblable, et cette activité est devenue centralisée au service de l'imagerie numérique et des ressources visuelles.^{Note en bas de page 27}

Habituellement, pendant l'examen annuel des acquisitions de Harvard, environ 80 p. cent des œuvres se révèlent du domaine public, et les 20 p. cent restants sont examinés attentivement afin de vérifier l'exhaustivité des autorisations données aux musées pour l'affichage des œuvres en ligne, l'intégration des œuvres dans des publications ou la concession de licence à des tiers pour l'utilisation des œuvres en question. Même si le service de M. Sturtevant, recevra toute l'information disponible sur le droit d'auteur au moment de procéder à une acquisition, pendant l'examen annuel, il vérifiera non seulement s'il possède toute l'information sur le statut de l'œuvre, mais il profitera de l'occasion pour ressortir les dossiers sur toute autre œuvre du même artiste acquise antérieurement. Ainsi, a mentionné M. Sturtevant,, si une œuvre de Frank Egloff a été acquise en 2009, son service veillera à ce que toutes les œuvres d'Egloff (dans ce cas-ci de 1995 à 2002, et en 2009) soient ajoutées à la liste aux fins d'examen du droit d'auteur.

3.2.1.6. Brooklyn Museum : Vers une transparence complète

Le Brooklyn Museum, qui s'engage de plus en plus envers sa communauté, a décidé d'afficher le plus d'images possible de sa collection en ligne, et d'indiquer la façon dont ces images peuvent être réutilisées, le cas échéant. (On peut consulter l'énoncé du musée concernant le droit d'auteur à l'adresse suivante : http://www.brooklynmuseum.org/copyright.php.)

Étant donné la position prise dans la jurisprudence américaine concernant l'utilisation des vignettes dans Internet, le Brooklyn Museum peut profiter de la doctrine d'« utilisation équitable » « Fair Use » aux États-Unis en affichant autant de vignettes de référence que possible (accompagnées d'un lien expliquant la raison pour laquelle les images sont si petites lorsqu'il s'agit d'images nécessitant une autorisation pour être affichées dans un plus grand format).^{Note en bas de page 28} À partir de ce point, les employés ont mis en place l'importante initiative du musée visant à découvrir et à fournir de l'information sur le statut du droit d'auteur de toutes les œuvres de la collection.

Après l'affichage des vignettes, le service des collections et services numériques a créé une série de types de droits pour les objets, et en a assigné un à chaque dossier dans son système de gestion des collections, il a également élaboré une méthode pour permettre au public de soumettre de l'information ou de corriger des avis de droit d'auteur existants. Aux fins de diffusion publique, les types de droits ont été simplifiés pour constituer un ensemble de base de cinq, puis leur formulation a été peaufinée afin de constituer l'avis de droit d'auteur (Rights Statement) apparaissant dans le bloc d'information situé sous chacune des 90 000 images.^{Note en bas de page 29} Voici les cinq types de droits fondamentaux, accompagnés d'un exemple d'avis de droit d'auteur correspondant :

• aucune restriction connue relativement au droit d'auteur : aucune restriction connue relativement au droit d'auteur;
• protégé par le droit d'auteur : © artiste ou succession de l'artiste;
• protégé par le droit d'auteur, licence obtenue : l'avis de droit précisé dans la licence (saisi dans TMS);
• œuvre tridimensionnelle, licence de Creative Commons : Creative Commons-BY-NC;
• statut inconnu, recherche nécessaire : statut de droit d'auteur inconnu.

Le personnel aborde tous les artistes (ou leurs représentants) qui ont créé après 1922 des œuvres faisant partie de la collection, afin de leur demander une licence non exclusive générale pour la reproduction de leurs œuvres en ligne. La vérification de la propriété intellectuelle menée à Brooklyn a entre autres permis de découvrir qu'il fallait communiquer avec 4 550 détenteurs de droits pour obtenir les droits de 22 621 œuvres. En janvier 2008, un stagiaire (le premier d'une série de six jusqu'ici) s'est attaqué à cette tâche. Deux ans plus tard, soit en mai 2010, Harvard avait obtenu l'autorisation d'utiliser sans restriction 3 215 œuvres de 326 artistes; les résultats sont affichés dans le site Web. (Pour consulter un inventaire quotidien des dossiers en ligne, rendez-vous à l'adresse suivante : http://www.brooklynmuseum.org/opencollection/collections/.) En mars 2010, le musée a publié plusieurs dizaines de milliers de dossiers dont le catalogage était incomplet, accompagnés d'un compteur d'intégralité indiquant, par différentes couleurs et une échelle de pourcentage, le degré d'intégralité des dossiers. Ce compteur apparaît au bas de la fiche descriptive accompagnant chaque image dans le site Web. (À titre d'exemple, vous pouvez lire la fiche et voir le compteur pour l'œuvre de Judy Chicago intitulée The Dinner Party.)

Selon Deborah Wythe, directrice des collections et des services numériques, en vue d'obtenir le plus d'autorisations possible, la stratégie du Brooklyn Museum consiste à établir l'ordre de priorité des œuvres de la façon suivante :

• œuvres récemment acquises (le personnel responsable de la conservation possédera probablement des coordonnées récentes);
• artistes ayant des œuvres exposées (les œuvres seront disponibles à l'échelle dans le site Web, et dans le guide et l'application de la galerie mobile du Brooklyn Museum);
• sur demande de la part du personnel responsable de la conservation et de l'éducation (lorsqu'il veut utiliser un objet);
• artistes quand les coordonnées sont faciles à obtenir (par exemple les recherches pour trouver des dates de naissance et de décès pour des artistes ne figurant pas dans la base de données ont débouché sur de nombreux sites Web pouvant être utiles aux stagiaires dans leurs recherches).

Le musée permet la prise de photos, à des fins personnelles et non commerciales, dans ses galeries où sont exposées ses collections permanentes, et il possède une galerie Flickr active visant à encourager les visiteurs à ajouter leurs propres photos des expositions du musée, à les marquer à l'aide de mots-clés et à y ajouter leurs commentaires. Le musée essaie également de changer la culture des prêts pour des expositions spéciales afin de permettre aux visiteurs de prendre des photos à l'intérieur des galeries au lieu de l'interdire, comme c'était le cas en vertu des contrats antérieurs. Avec environ 4 300 de ses propres images sur Flickr, le musée est étiqueté dans environ 16 000 images prises par ses visiteurs (26 mai 2010)

3.2.2.1. Rendre le processus régulier

Idéalement, une vérification de la propriété intellectuelle approfondie devrait être réalisée chaque année. Les vérifications effectuées régulièrement permettent d'amoindrir la charge de travail avec le temps. Si l'établissement est en mesure d'enregistrer l'année d'expiration du droit d'auteur associé à une œuvre, une vérification annuelle permet ensuite de transférer l'œuvre dans le bassin des œuvres du domaine public en temps opportun. Dans un monde idéal, la vérification de la propriété intellectuelle serait une activité annuelle, indépendante des acquisitions, des occasions soudaines ou des scandales. En réalité, toutefois, de telles vérifications sont généralement effectuées de façon partielle et irrégulière. Peu importe le moment auquel les vérifications sont réalisées, celui-ci peut constituer une base de référence en vue de mener des vérifications plus régulières.

3.2.2.2. Mise en correspondance des résultats avec le système de gestion des collections

Pantalony recommande que toute vérification de la propriété intellectuelle soit faite en tenant compte de l'inventaire des objets de la collection et d'en intégrer les résultats dans le système de gestion des collections de l'établissement.^{Note en bas de page 30} Cela permet de mettre en commun les résultats de toute vérification de la propriété intellectuelle quelle que soit la personne l'ayant réalisée. Cela laisse également supposer qu'en théorie, le « Formulaire-type de vérification de la PI muséale », créé par Diane Zorich. et Maria Pallante-Hyun pour le guide Élaboration de politiques sur la propriété intellectuelle : Guide pratique à l'intention des musées et publié par le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP), constitue un excellent point de référence en ce qui a trait aux questions auxquelles il faut répondre dans le cadre d'une vérification, mais que, dans la réalité, le formulaire utilisé et les questions posées découlent souvent de l'écran de saisie relatif au droit d'auteur du système de gestion des collections de l'établissement.

Par exemple, les Harvard Art Museums utilisent une liste de vérification en quatre points (abstraction faite des questions permettant d'identifier l'artiste et le titre de l'œuvre) :

• Œuvre protégée en vertu du droit d'auteur :
  1. Oui (communication requise);
  2. Non (possibilité d'utiliser les images), autorisation spéciale inscrite au dossier.
• Image protégée en vertu du droit d'auteur :
  1. Oui (communication requise);
  2. Non (possibilité d'utiliser l'image), autorisation spéciale inscrite au dossier.
• Date d'entrée dans le domaine public.
• Restriction imposée par le donateur :
  1. Oui (impossibilité d'utiliser les images),
  2. Non (possibilité d'utiliser les images dans toutes les situations);
  3. Utilisation restreinte (possibilité d'utilisation uniquement dans certaines situations).

Ces éléments sont pratiquement identiques aux principaux éléments contenus dans l'« Exemple de feuille d'inventaire nº 1 » présenté par Pantalony :

• Expiration du droit d'auteur/Entrée dans le domaine public ?
• Licence et durée
• Restrictions d'utilisation
• Droits d'utilisation électronique?^{Note en bas de page 31}

3.2.2.3. Saisir l'occasion

Un événement important comme le lancement du nouveau site Web d'un musée ou la tenue de célébrations soulignant un anniversaire peut fournir la raison, la justification et même les fonds permettant de dresser l'inventaire du statut de propriété intellectuelle du plus grand nombre d'œuvres possible. Soulignons notamment des exemples d'initiatives, comme celle du Museum of Modern Art (MoMA) et du Centre Canadien d'Architecture (CCA), qui ont mis à profit le lancement d'un nouveau site Web, celle de The Exploratorium et du CCA, qui ont profité des célébrations entourant un anniversaire, et celle du Brooklyn Museum, qui a misé sur le renouvellement de l'importance accordée à sa mission communautaire, toutes permettant d'obtenir l'autorisation de publier et d'afficher en ligne le plus grand nombre d'images possible.

3.2.2.4. Mettre au point une stratégie

La stratégie mise de l'avant par le Brooklyn Museum, misant sur l'embauche de stagiaires à temps partiel pour communiquer avec les 4 000 artistes dont les 16 000 œuvres nécessitaient l'obtention d'une autorisation, repose sur l'établissement de priorités en ce qui concerne les œuvres ciblées : œuvres récemment répertoriées, artistes dont les œuvres étaient exposées à ce moment, œuvres requises par le personnel des services de la conservation et du programme éducatif, et artistes dont les coordonnées sont facilement accessibles.

3.2.2.5. Accroître la portée de la vérification

Alors que l'idéal consiste à ne pas attendre un élément déclencheur (comme une exposition, un don, une acquisition ou un anniversaire) pour mener une vérification, une bonne pratique consiste à accroître la portée de la vérification réalisée à ces occasions. Pourquoi ne pas examiner des façons d'accroître la portée des vérifications partielles ou bien la possibilité de jumeler les vérifications de la propriété intellectuelle aux autres activités annuelles d'examen de l'établissement ? Par exemple, aux Harvard Art Museums, lors de l'examen annuel des acquisitions, on extrait toutes les œuvres préalablement acquises pour chacun des artistes examinés afin de s'assurer que les renseignements concernant le droit d'auteur de ces artistes sont complets. Dans le cadre de son examen trimestriel des acquisitions, la Vancouver Art Gallery (VAG) veillera, de façon similaire, à ce que les artistes des œuvres récemment acquises aient reçu les formulaires relatifs à l'entente-cadre portant sur toutes les autres œuvres de l'artiste appartenant au musée. La VAG a également été en mesure d'obtenir des subventions afin de mener des projets d'examen plus approfondi des droits allant au-delà de ce que lui permettait son budget normal.

3.2.2.6. Localiser les détenteurs des droits

Les musées ont parfois de la difficulté à localiser les détenteurs des droits de certaines œuvres. Voici quelques conseils à cet égard tirés de l'expérience d'établissements interviewés dans le cadre du projet :

1. Collaborer avec le conservateur ayant acquis l'œuvre ou étant responsable de son éventuelle acquisition. Les détenteurs des droits des acquisitions les plus récentes sont généralement les plus faciles à retrouver. Les dossiers internes de conservation peuvent également s'avérer utiles;
2. En ce qui concerne les artistes contemporains, mener une recherche sur le site Web de l'artiste en question à l'aide de Google et de sites comme peoplesearch.com. Le Drawings Study Center du MoMA de New York est réputé pour être une bonne source de renseignements en ce qui a trait aux coordonnées d'artistes (dsc@moma.org);
3. Consulter les pages Prints, Drawings and Photographs du site Web de la Library of Congress (Bibliothèque du Congrès des États-Unis), qui contiennent des renseignements sur le statut de droits d'auteur : http://www.loc.gov/rr/print/res/rights.html;
4. Mettre à profit les connaissances et l'expérience des collègues de la liste de diffusion du groupe Museum IP de Yahoo (http://groups.yahoo.com/group/musip/);
5. Consulter les collectifs voués au respect du droit d'auteur comme le Canadian Artists' Representation Copyright Collective (www.carcc.ca);
6. Consulter le site Web WATCH (Writers, Artists and Their Copyright Holders) géré par le Harry Ransom Center de l'université du Texas à Austin en collaboration avec l'University of Reading (http://tyler.hrc.utexas.edu/);
7. Consulter les sites Web suivants :
   1. Pour une liste détaillée d'artistes, de marchands d'œuvres d'art, d'agents et autres professionnels du domaine : Artincontext (www.artincontext.org);
   2. Pour les artistes contemporains du Japon : http://www.momak.go.jp/English/contact.html, Musée national d'art moderne, Kyoto;
   3. Pour des biographies d'artistes et des renseignements relatifs aux collections et aux enchères : www.artnet.com et www.askart.com.

3.3.1.1. Établissements favorables à TMS

Deux musées ont déclaré être presque entièrement satisfaits de la version actuelle de TMS pour consigner les renseignements sur les droits d'auteur, intégrer et échanger des renseignements sur les images et les objets avec un système de gestion des biens numériques : le Museum of Modern Art (MoMA) de New York et le Brooklyn Museum. Les collections du MoMA comportent une proportion inhabituellement élevée d'œuvres protégées par des droits d'auteur et contrôlées par des artistes ou leurs représentants, et c'est pourquoi ces questions sont importantes pour l'établissement. Au MoMA, le système TMS fonctionne bien pour le suivi des renseignements de base sur les objets protégés par des droits d'auteur ainsi que pour l'échange de renseignements appropriés sur les images et les objets avec le système de gestion des biens numériques du musée, le portail NetXposure's Image Portal. Comme mentionné précédemment, Jeri Moxley, directrice des technologies des collections et des expositions (CETech) du MoMA, a affirmé que 65 p. cent des dossiers de la base de données sur les collections du MoMA contenaient des renseignements complets sur les droits d'auteur.

Au MoMA, le processus de collecte de renseignements sur les droits d'auteur débute rapidement après l'acquisition d'une œuvre. Les services de la conservation appropriés commencent par vérifier s'il y a déjà une licence générale pour les œuvres de l'artiste en question. S'il n'y a pas d'entente de licence non exclusive dans les dossiers, un adjoint à la conservation doit envoyer un formulaire de demande produit par TMS par courrier ou par courriel au détenteur des droits. La licence non exclusive permet au MoMA d'utiliser des images des œuvres acquises à des fins associées à ses missions éducative et muséale. Lorsque le formulaire signé est retourné, celui-ci est numérisé et le fichier PDF est envoyé à l'avocat général et au CETech, où le personnel peut l'ajouter à l'enregistrement « Personnes et institutions » associé à l'artiste dans TMS. Le personnel du CETech vérifie toujours l'uniformité de la saisie des données sur les droits dans les dossiers des objets lorsqu'une nouvelle entente est conclue et il examine régulièrement la conformité des données dans tous les dossiers relatifs aux droits d'auteur.

La documentation relative aux droits sur les objets est conservée dans deux banques de données de TMS : sous l'onglet « Documentation » de l'enregistrement « Personnes et institutions » associé à l'artiste, et à l'écran « Droits et reproduction » du dossier de l'objet pour chaque tâche. Moxley mentionne qu'un des secrets du succès de l'utilisation de TMS aux fins de suivi des droits consiste à veiller à ce que les renseignements soient saisis dans ces deux systèmes. Par exemple, dans le cas où une licence non exclusive générale est obtenue pour l'œuvre d'un artiste et que d'autres œuvres de cet artiste sont acquises ultérieurement, il est important de s'assurer qu'une entrée est faite dans le dossier de l'artiste de l'application subséquente d'une licence générale, de sorte que la demande ne soit pas envoyée de nouveau à cet artiste dans le cadre de la procédure d'acquisition.

À l'écran « Droits et reproduction », le MoMA consigne un des quatre principaux types de droits sur les objets [Traduction] :

• ARS (licence accordée par la Artists Rights Society)
• Consulter l'avocat général (détails dans le champ « Notes »)
• Licence non exclusive –générale
• Licence non exclusive – particulière à une œuvre

S'il y a des restrictions relatives à l'utilisation des œuvres, celles-ci sont mentionnées dans le champ « Restrictions ».

La principale responsabilité des services de la conservation qui a fait l'acquisition d'une œuvre consiste à entrer toutes les métadonnées relatives à l'objet en question dans TMS, y compris les renseignements sur les droits.

Bien que le système TMS soit l'autorité en matière de métadonnées sur les objets au MoMA, le système de gestion des biens numériques NetXposure's Image Portal est l'autorité en matière de métadonnées sur les images, et ce, même si les deux systèmes contiennent des métadonnées sur les objets et les images. Le projet de système de gestion des biens numériques est en développement continu depuis quatre ans et il est utilisé à l'interne par un groupe restreint d'intervenants. Il est accessible dans l'ensemble du musée depuis l'été 2009. Puisqu'il s'agit d'un système Web, il a été facile de fournir un accès aux partenaires de licence du MoMA sur son réseau privé virtuel. Les deux systèmes sont synchronisés chaque nuit : les métadonnées relatives aux objets sont transférées de TMS au portail Image Portal. Les métadonnées relatives aux droits d'auteur sur les images qui sont affichées dans Image Portal comprennent : « Credit Line » (mention de source), « Credit Line for Reproduction » (mention de source aux fins de reproduction) et « Object Rights Type » (type de droits sur l'objet). Toute restriction de publication sur le Web étant imposée en fonction de l'artiste ou de l'objet, elle serait incluse dans les champs importés de TMS.

Un système d'approbation automatisé envoie des courriels d'information à chaque service de la conservation sur le nombre de nouvelles images qui nécessitent une approbation. Le service examine chacune des images et prend des décisions individuelles pour confirmer que la taille de l'image et le cadrage sont acceptables aux yeux du conservateur pour la publication sur le Web. Un menu déroulant « Curator Approved Crop » indique si le cadrage a été approuvé par le conservateur (Yes/Oui, No/Non, Pending/En attente), et on trouve une zone de texte pour les notes sur le cadrage ainsi qu'une zone pour le nom du conservateur qui l'a approuvé. La fonction « Zoom » est une nouvelle fonction qui figure sur le site Web du MoMA, et ainsi, la permission d'ajouter un nouveau champ « Zoom/No Zoom » est à l'étude.

Le Brooklyn Museum utilise également le module « Droits et reproduction » de TMS pour archiver des renseignements généraux. Comme dans le cas du MoMA, le Brooklyn Museum consigne un des types de droits sur les objets avec une déclaration de droits d'auteur confirmée et des renseignements détaillés sur les autorisations accordées et les restrictions imposées sur l'utilisation des objets. Le Brooklyn Museum utilise le système de gestion des biens numériques Luna Insight pour stocker et gérer les images. Comme dans le cas du MoMA, le système TMS et le système de gestion des biens numériques ont été mis au point par les membres du personnel afin de fusionner les données. Au Brooklyn Museum, les métadonnées de base sur les objets sont transmises chaque semaine de TMS à Luna, tandis que les images et les métadonnées sur les images sélectionnées sont stockées dans TMS chaque nuit.

3.3.1.2. Museum of Fine Arts de Boston : Au-delà de TMS

Le Museum of Fine Arts (MFA) de Boston travaille depuis près de deux décennies sur l'intégration et la fusion de ses systèmes de renseignements sur ses collections. Depuis 2002, le MFA a consigné et assuré le suivi de tous les renseignements sur la propriété intellectuelle au moyen de son système de gestion des collections interne, Artemis, qui utilise TMS comme principale base de données. Tous les objets, physiques, numériques et analogiques), ont été catalogués dans TMS. Les fichiers comprennent des photographies professionnelles des objets, des instantanés pris par les conservateurs, des documents et des photographies de conservation ainsi que de nombreux formats de documents (chiffriers électroniques Excel, documents Word, fichiers PDF, vidéos QuickTime, fichiers audio, fichiers vidéo, etc.). Tous ces fichiers sont associés aux dossiers dans un ou plusieurs des modules de TMS. Parmi tous les plugiciels développés pour le système Artemis, le plus sophistiqué est celui qui a été créé pour le service des ressources en imagerie numérique (DIR du musée. Ce plugiciel utilise des données de base extraites de TMS, mais le personnel du DIR peut imprimer divers formulaires adaptés à leurs tâches, y compris des contrats de licence (d'après Crystal Reports, les renseignements extraits de TMS et les données saisies et archivées dans les tableaux du plugiciel).

Comme il a été mentionné précédemment, la vérification de la propriété intellectuelle est un processus continu important pour le MFA, puisque le service de LaKind, effectue des recherches systématiques parmi l'ensemble des œuvres d'art de la collection qui sont toujours protégées par des droits d'auteur. Ce service a recours à des stagiaires pour effectuer ces recherches, et d'autres employés des services de la conservation sont chargés des questions relatives aux droits d'auteur et aux autorisations.

Le MFA continue d'optimiser le processus d'obtention et de suivi des autorisations d'utilisation des œuvres dans ses collections. Tous les détenteurs de droits reçoivent des demandes de permission autorisant le MFA à reproduire simultanément les œuvres selon les huit catégories suivantes : signalisation et documents imprimés du musée; livres et catalogues du musée; films et émissions de télévision; reproduction de détails ou recadrage d'une œuvre; surimpression de texte; site Web du musée et médias éducatifs; affiches et articles de papeterie vendus par le musée; articles divers. Bien que le musée souhaite obtenir une autorisation pour chaque catégorie, le détenteur des droits est, bien sûr, libre d'accepter ou non d'accorder une autorisation pour chaque catégorie. Tous les renseignements, y compris les coordonnées des détenteurs de droits, sont consignés dans Artemis, le système de gestion générale de la collection du MFA. Au MFA, les coordonnées des détenteurs de droits sont conservées dans une base de données centralisée à accès restreint faisant partie d'Artemis, de sorte qu'une seule personne communiquera avec le détenteur des droits au sujet des autorisations de reproduction, ce qui permet d'éviter que plusieurs demandes ne soient faites pour la même autorisation ou pour des autorisations ayant déjà été accordées.

Les résultats des demandes d'utilisation des œuvres protégées par des droits d'auteur et de la recherche pour la publication sur le Web sont présentés dans les champs Web du service des ressources en imagerie numérique (DIR) indiqués ci-dessous. Il y a quatre choix à cocher pour accorder ou refuser une autorisation de publication d'une œuvre sur le Web :

1. Publication Web autorisée :
   • Autorisation de publication sur le Web : peut être publié en ligne;
   • Domaine public : fait partie du domaine public et peut donc être publié en ligne;
   • Détenteur des droits introuvable : après une recherche approfondie, il a été impossible de communiquer avec le détenteur de droits, et l'œuvre peut donc être publiée en ligne;
   • Droits inconnus (données supplémentaires requises) : les renseignements disponibles ne permettent pas de déterminer le statut des droits; il est donc possible de publier les œuvres en ligne, à moins que des renseignements obtenus ultérieurement ne viennent changer la situation.
2. Publication Web non autorisée :
   • En attente : le service des ressources en imagerie numérique (DIR) attend une réponse du détenteur des droits;
   • Refusée : le détenteur des droits n'a pas accordé au service des ressources en imagerie numérique (DIR) l'autorisation de publier l'œuvre en ligne;
   • Frais exigés : l'autorisation est conditionnelle à l'acquittement de frais;
   • Recherche sur les droits : l'œuvre ne fait pas partie du domaine public et une recherche doit être menée jusqu'à ce que le détenteur des droits soit déterminé.

3.3.1.3. Harvard Art Museums : Personnalisation de TMS

Aux Harvard Art Museums, tous les renseignements sur les droits d'auteur sont consignés dans TMS et les tâches relatives aux licences sont gérées par une base de données Filemaker (décrite ci-dessous). Les musées utilisent le Digital Repository Service du système de l'université Harvard pour l'archivage et l'indexation des images puisque le directeur du service des Digital Imaging and Visual Resources (DIVR) estime qu'un système de gestion des biens numériques distinct n'est pas nécessaire.

Contrairement au Brooklyn Museum et au MoMA, où TMS est utilisé dans sa version originale, les Harvard Art Museums utilisent le module bibliographique pour consigner les renseignements sur les droits d'auteur (en plus de l'utiliser pour la bibliographie et les dossiers de droits d'auteur et d'autorisations de reproduction).

Sous l'onglet « General Info » (renseignements généraux) du module Bibliographie (voir figure 8), on tient des dossiers sur les autorisations d'utilisation des œuvres accordées par les détenteurs de droits. La mention « Copyright » (droits d'auteur) est entrée dans le champ « Heading » (en-tête) en haut à droite pour indiquer qu'il s'agit d'un dossier sur les droits d'auteur. Ce dossier contient les coordonnées du détenteur des droits, le statut des droits d'auteur de l'œuvre, etc.

Sous l'onglet « Text Entries » (saisie de texte), le déroulement des activités d'envoi de lettres et de réception de réponses est noté. C'est également à cet endroit que l'avis de droit d'auteur est consigné, lequel peut être affiché sur une page Web ou utilisé à d'autres fins.

Le module Multimédias de TMS (« Image Vetting » ou contrôle de l'utilisation des images – voir figure 9) permet de contrôler le contenu publié sur le Web. Il s'agit d'une combinaison de renseignements sur les objets (autorisation de publication d'image sur le Web, par exemple) ainsi que d'autres renseignements relatifs aux droits d'auteur administrés par le Digital Imaging and Visual Resources (DIVR) et des renseignements sur les images (approbation ou rejet) administrés par les services de la conservation.

La boîte de dialogue « Web Image Permissions » (autorisations d'affichage d'images sur le Web) affiche les permissions ou les restrictions relatives à la diffusion sur le Web. La majorité des établissements visés par l'enquête utilisaient une variante quelconque de cette matrice des autorisations accordées pour différents usages des images des œuvres par le musée :

• display Thumbnail: yes; Full image: yes; (afficher la vignette : oui; image complète : oui);
• display Thumbnail: yes; Full image: no; (afficher la vignette : oui; image complète : non);
• display Thumbnail; no; Full image: no; (afficher la vignette : non; image complète : non);
• not yet researched [defaults to: Thumbnail yes, Full image no] (aucune recherche encore effectuée [par défaut : afficher la vignette: oui; image complète : non).

Le réglage par défaut pour les objets est « Thumbnail, Yes; Full Image, No » (afficher la vignette: oui; image complète : non) dans lequel cas, à condition que l'image ait été approuvée par les services de la conservation, celle-ci sera publiée sur le Web dans un format réduit (le Digital Imaging and Visual Resources peut modifier la taille des images affichées en ligne).

Pour chaque image, les conservateurs peuvent approuver ou refuser des images (« public » ou « study only » [« accessible au public » ou « pour étude seulement »]). Les options sont les suivantes :

• « Approved (public) » (approuvée [public]) signifie que l'image peut être publiée (dans un format donné) sur le Web;
• « Approved (study) » (approuvée [étude]) signifie que l'image de l'objet ne peut être utilisée qu'à des fins d'étude et qu'elle ne s'affiche que dans les systèmes internes;
• « Disqualified » (refusée) signifie que l'image de l'objet ne peut être utilisée (par exemple, si l'image présente des défauts quelconques et ne devrait être accessible qu'aux membres du personnel ayant un droit d'accès à TMS) jusqu'à ce qu'elle soit corrigée.

Le réglage par défaut est « Not Assigned » (non attribuée), ce qui signifie que les conservateurs doivent passer les images en revue avant qu'elles ne soient approuvées pour la publication sur le Web ou aux fins de référence; lorsque des images refusées sont corrigées, celles-ci sont rétablies au statut « Not Assigned » aux fins d'examen par le conservateur.

3.3.1.4. Vancouver Art Gallery

La Vancouver Art Gallery (VAG) a une collection de quelque 10 000 œuvres d'art. Des photographies de qualité de publication élevée ont été prises pour la moitié de la collection et le musée a obtenu des autorisations d'approximativement 50 p. cent des détenteurs de droits pour l'utilisation des formats électroniques, la reproduction et l'exposition des œuvres. Comparativement, la VAG présente peu d'œuvres en ligne actuellement et elle travaille à l'élaboration d'une base de données en ligne pour sa collection.^{Note en bas de page 32} Cela dit, la VAG a créé une impressionnante exposition en ligne sur Emily Carr (1871-1945), une artiste reconnue de la Colombie-Britannique dont l'œuvre s'inspire de la culture autochtone. L'exposition fait partie du Musée virtuel du Canada.

La VAG utilise l'ensemble des fonctions du système de gestion des collections Cuadra STAR et, même avec un effectif minimal, elle a personnalisé la programmation de l'écran de saisie de renseignements sur les droits d'auteur pour refléter ses besoins relatifs au déroulement des opérations. Un écran de base personnalisé a été créé en 2005. Celui-ci a ensuite été mis à jour en 2010 pour refléter les modifications apportées au déroulement des opérations sur les droits d'auteur, notamment les ententes conclues avec les détenteurs de droits, la fréquence du suivi auprès des détenteurs de droits, les restrictions d'utilisation approuvées, etc. Le personnel a conçu un formulaire d'entente sur les droits d'auteur pour les détenteurs de droits qui définit plus clairement les droits visés par la demande et qui utilise un langage clair. Durant le processus de mise à jour de l'écran STAR, les membres du personnel communiquaient avec le personnel du Glenbow Museum de Calgary, en Alberta, qui utilise également le système Cuadra STAR et qui procédait aussi à la mise à jour de son écran sur les droits d'auteur. Cependant, il était évident que l'approche du Glenbow Museum était différente. Alors que la Vancouver Art Gallery a mis en place une liste des restrictions et des conditions qui doivent être satisfaites et qui peuvent être cochées à l'écran STAR (par exemple pas de recadrage, pas d'agrandissement, etc.), le Glenbow Museum indique les types d'utilisation pour lesquels une autorisation a été accordée (et ceux pour lesquels il n'y en a pas).^{Note en bas de page 33}

Malgré le fait que la personnalisation de Cuadra STAR ait amélioré la fiabilité et l'accessibilité des données sur les ententes relatives aux droits d'auteur, les coordonnées des détenteurs de droits sont archivées dans une base de données Access isolée qui n'offre pas d'interface avec le système de gestion des collections.

3.3.1.5. Centre Canadien d'Architecture : Redécouverte du droit d'auteur

Comme mentionné précédemment, le Centre Canadien d'Architecture (CCA) – à la fois un musée et un centre de recherche – se compose d'une bibliothèque (215 000 volumes et 5 000 titres de périodiques) et de trois collections : archives (de 150 architectes), estampes et dessins (plus de 100 000) et photographies (plus de 60 000). Les renseignements sur les collections et les ententes connexes sont très différents : les archives complètes, par exemple, sont plus faciles à gérer que la collection de photographies. Habituellement, les archives sont régies par des ententes générales qui permettent au CCA d'utiliser la majeure partie des documents et d'accorder des licences à des tiers (bien qu'elles contiennent souvent des documents sur lesquels des tiers ont des droits).

Le CCA est relativement jeune (ouvert au public depuis 1989), et le logiciel TMS n'est utilisé que depuis 2006 pour les archives, les estampes et dessins ainsi que les photographies, et il n'est pas utilisé pour documenter les renseignements sur les droits d'auteur de façon approfondie. Cependant, un nouveau site Web reflète l'importance que le Centre accorde maintenant aux renseignements sur les droits d'auteur pour déterminer ce que le Centre peut faire avec ses images. À cette fin et pour d'autres raisons, le CCA prévoit embaucher un spécialiste des droits d'auteur.

Le CCAprévoit également reconcevoir son déroulement des opérations pour la gestion des droits et reproduction et centraliser le plus possible la collecte et la documentation de renseignements sur les droits d'auteur, puisque l'un des avantages des dossiers électroniques est qu'il n'est plus nécessaire d'effectuer des recherches parmi de nombreux documents de papier conservés à plusieurs endroits.

Compte tenu de l'accélération des demandes d'autorisations relatives à la création de sa banque d'images en ligne, le CCA commence à planifier la mise en œuvre possible d'un système de gestion des biens numériques. L'établissement a entrepris une analyse des besoins et un examen de l'utilisation actuelle des images en ligne. Actuellement, les images sont archivées sur des serveurs où elles sont accompagnées de vignettes avec des fonctions de zoom intégrées à un moteur de recherche sur le Web. Le CCA porte maintenant une attention particulière aux champs sur les droits d'auteur qui n'étaient pas pleinement exploités auparavant. À l'heure actuelle, les droits d'auteur relatifs aux images ne sont pas considérés comme étant aussi problématiques (deux photographes faisant partie du personnel du musée prennent la majorité des photos des objets des collections) que la gestion des détails des droits d'auteur relatifs à la réutilisation de contenu tiré des œuvres de tiers. Par exemple, le Centre s'est vu interdire la distribution de photographies d'une exposition où on pouvait voir des images des Jeux olympiques (pour lesquelles une licence avait été accordée pour l'exposition).

3.3.1.6. San Francisco Museum of Modern Art : En transition

Au San Francisco Museum of Modern Art (SFMOMA), le service Collections Information and Access (CIA) gère le système de gestion des collections EmbARK, le système de gestion des biens numériques MediaBin et les activités de propriété intellectuelle associées aux expositions et à la collection du musée.

Dans le cas des droits relatifs à la conservation et à la présentation d'installations et d'œuvres à dimension temporelle, une équipe composée de conservateurs, de restaurateurs, de registraires et du directeur du Collections Information and Access (CIA) est chargée de prendre des décisions sur diverses questions comme les paramètres nécessaires pour effectuer des copies d'une vidéo aux fins de conservation et d'exposition. L'équipe utilise le système EmbARK, des documents imprimés et des fichiers électroniques.

Pour ce qui est des droits relatifs à la reproduction des images d'œuvres d'art, le Collections Information and Access (CIA) consigne les renseignements de base sur les droits du musée de reproduire des images des œuvres – faisant principalement partie de la collection du musée – dans le système de gestion des collections EmbARK. Le CIA utilise également une base de données Filemaker pour gérer son déroulement des opérations sur les licences, documenter les demandes soumises par d'autres musées, des universitaires et des éditeurs pour utiliser les images produites par le SFMOMA. Le musée utilise le système de gestion des biens numériques MediaBin pour gérer et partager les images des œuvres d'art, mais la transmission des renseignements sur la gestion des droits au moyen d'EmbARK et son potentiel de soutien d'un déroulement des opérations pour les licences dans l'ensemble du musée sont en cours de discussion.

Un employé du Collections Information and Access (CIA) responsable de la propriété intellectuelle communique avec les détenteurs de droits, idéalement immédiatement après l'acquisition d'une œuvre, pour obtenir une licence pour le plus de droits non exclusifs possible selon différents niveaux. Les réponses ou les décisions découlant de cette communication sont consignées dans le système EmbARK :

• Niveau 1 : utilisation dans les recherches académiques, les partenariats de recherche et les bases de données de recherche;
• Niveau 2 : utilisation dans les projets éducatifs, y compris le projet Explore Modern Art, le contenu éditorial, les panneaux de signalisation pour les visiteurs, des livres d'art, des catalogues d'exposition et des revues de presse;
• Niveau 3 : utilisation dans la promotion et la publicité associées aux programmes du musée et à sa mission éducative;
• Niveau 4 : prolongement de ces autorisations aux établissements qui empruntent les œuvres.

Un adjoint consigne dans EmbARK les niveaux convenus par le détenteur des droits, ce qui suppose des activités de communication et de fournir un avis de droit d'auteur (voir figure 10 ci-dessous). Les fichiers imprimés sont fréquemment utilisés et constituent la principale source d'ententes signées, de licences de marchandises et de correspondance reçue par courrier ou courrier électronique.

En règle générale, les artistes ou les détenteurs de droits d'auteur accordent des autorisations pour un ou plusieurs niveaux, ou demandent d'être consultés au cas par cas. L'octroi d'une licence à des fins commerciales doit être négocié individuellement au besoin. Excluant les cas d'utilisation équitable « Fair Use », le musée communique avec ARS ou VAGA pour reproduire des images des œuvres des artistes qu'ils représentent.

Les données sélectionnées sur les œuvres d'art sont importées automatiquement dans MediaBin à partir d'EmbARK (par exemple : nom de l'artiste, titre de l'œuvre, date de l'œuvre et avis de droit d'auteur). Le personnel doit également utiliser les champs définis par l'utilisateur dans MediaBin pour trouver, par exemple, toutes les restrictions connues relatives à l'utilisation d'une image, le nom du photographe, la source de l'image et diverses données sur les images qui ne figurent pas dans les métadonnées de l'objet d'EmbARK.

Le San Francisco Museum of Modern Art examine comment les droits et les renseignements sur les licences peuvent être plus centralisés au sein du musée et de ses systèmes, y compris comment MediaBin peut être intégré plus clairement au sein d'un déroulement des opérations « de A à Z » sur les droits et les reproductions pour l'ensemble du musée. Le CIA cherche activement à obtenir des droits de reproduction d'images (et autres objets numériques) pour des services comme les relations publiques, le marketing, le développement et la boutique. Cependant, actuellement, le suivi des renseignements sur les licences pour des projets particuliers gérés par ces services (par exemple campagnes de promotion pour des expositions temporaires) est effectué au moyen de fichiers imprimés et électroniques qui ne sont pas nécessairement consignés dans EmbARK (puisque EmbARK contient habituellement des renseignements de base sur les types d'utilisation généraux et non l'historique de toutes les utilisations particulières) et ne sont pas consignés dans MediaBin.

Le service de l'éducation administre la majeure partie de ses licences selon ses besoins, mais actuellement il n'y a pas d'alerte automatique, par exemple, dans le cas où une licence serait sur le point d'échoir. Le service des publications est responsable d'obtenir les droits pour les livres. Le CIA veille à ce que tous les services partagent les coordonnées des détenteurs de droits sur EmbARK ou dans une base de données centralisée de coordonnées dans Outlook. Intégrer un déroulement des opérations « de A à Z » sur les droits et les reproductions dans MediaBin signifierait, entre autres, que les coordonnées pourraient être facilement importées de multiples sources, en plus de permettre d'élaborer de nouvelles fonctions pour des déroulements des opérations partagés.

3.3.2.1. Metropolitan Museum of Art de New York

Le Metropolitan Museum of Art (MET) de New York se démarque, ne serait-ce que par la taille et la complexité de ses collections. Avec près de 2,5 millions d'objets, plus de 2 millions de fichiers d'images, 850 000 diapositives 35 mm, plus de 85 000 acétates couleur grand format, un million de négatifs noir et blanc, une collection en pleine expansion de plus de 700 000 images numérisées produites par le studio de photographie du musée et nombre d'autres fournisseurs de contenu, ainsi qu'une importante collection de biens numériques non inventoriés qui ne proviennent pas du studio de photographie, et 17 services consacrés à la conservation qui utilisent 21 différentes bases de données TMS, le MET présente de nombreux défis logistiques.^{Note en bas de page 34}

L'enregistrement des données sur les droits n'a pas été une priorité pour les services de la conservation (le droit d'auteur est plus important pour 3 des 17 services : l'art moderne, les dessins et estampes, et les photographies), et les données sur les droits des objets qui sont saisies dans l'ensemble des 21 bases de données de TMS au MET sont souvent minimes et manquent d'uniformité. Les différents services ont des normes différentes les uns des autres concernant l'entrée de données. Les employés de chaque service saisissent les données par eux-mêmes et ne sont pas tenus de suivre de nombreuses lignes directrices à l'échelle de l'établissement. Bien que parfois les responsables des services saisissent les données au moment de l'acquisition d'un objet, ils le font plus souvent lorsque la décision est prise d'afficher l'image de l'objet dans le site Web. Les champs d'origine de TMS relatifs aux droits sont utilisés : type de droits, ligne de crédit pour la reproduction, restrictions sur les prêts et la reproduction, dates des ententes (envoyé, reçu, signé).

3.3.2.1.3. Métadonnées des images

Le système de gestion des biens numériques MediaBin du Metropolitan Museum de New York doit gérer une vingtaine de champs relatifs aux droits des images (ainsi que des champs relatifs aux droits des objets et quelques-uns concernant les images elles-mêmes). Les champs relatifs aux droits des objets sont ceux qui ont été mentionnés plus haut et sont tirés de TMS. Les métadonnées relatives aux droits des images comprennent le statut des droits d'auteur des images et les avis de droit d'auteur s'y rattachant, les utilisations permises, les données sur la ligne de crédit du photographe, le cas échéant, et l'identité de la personne ou de l'entité qui a fourni l'image (les services de la conservation ou le studio de photographie du MET, par exemple). Le MET revendique les droits de toutes les photos qui proviennent de son studio de photographie et la Image Library travaille de très près avec le bureau des affaires juridiques afin de déterminer s'il possède l'original de la photo ou de l'image. Bon nombre de collections privées et de détenteurs des droits de succession de collections privées sont très restrictifs quant aux utilisations des objets en leur possession et des images qui en sont tirées. Billy Kwan a fait remarquer que bien qu'un objet médiéval, par exemple, puisse ne pas être protégé par le droit d'auteur durant des siècles, il existe néanmoins des restrictions importantes relatives aux donateurs et aux objets qui doivent être respectées.

La plupart des champs dans un dossier MediaBin ne seront pas remplis, et il revient au bibliothécaire du musée pour la Image Library et à son personnel de vérifier et de faire les recherches pour les droits des images qui sont demandées. Bien souvent, un dossier MediaBin montrera la restriction relative à la licence comme « non attribuée », ce qui signifie normalement que les restrictions sont soit inconnues ou, plus fréquemment, qu'elles n'ont pas été examinées.

MediaBin a grandement simplifié l'utilisation interne des images au Metropolitan Museum of Art. Plus de 700 000 images numériques sont maintenant accessibles aux employés, et la politique du musée en ce qui concerne l'utilisation interne des images est clairement affichée sur la page d'accueil de MediaBin : « Il est permis au personnel du musée de télécharger des images à basse résolution directement à partir de MediaBin aux fins de recherche, de conférence et d'utilisation normale dans un contexte d'enseignement. Les images à haute résolution peuvent être récupérées à partir de la Image Library pour les projets et les publications du musée; la responsabilité relative aux autorisations d'utilisation interne des images repose sur l'utilisateur et devrait être conforme aux pratiques en vigueur dans le service de l'utilisateur, y compris la consultation auprès des services de la conservation et l'évaluation selon les procédures reconnues du musée. Toutes les demandes et tous les projets qui ne sont pas associés au musée doivent être soumis au personnel de la Image Library responsable des licences, qui devront les examiner et les traiter. » [Traduction]

En tant que consultant en matière de normes de documentation, Michael Jenkins fait toutefois remarquer que, en raison de l'intégration croissante de TMS et de MediaBin, davantage d'employés sont susceptibles de voir les images dans TMS qui ont été automatiquement générées à partir de MediaBin que d'utiliser MediaBin pour trouver les renseignements relatifs aux objets.^{Note en bas de page 36}

Bien que MediaBin soit utilisé dans les faits comme un système de gestion des biens numériques, Billy Kwan souligne que les systèmes de gestion des biens numériques ne sont pas conçus pour gérer les droits des images, pas plus que les systèmes de gestion des collections ne sont conçus pour gérer les droits des objets. En fait, MediaBin a été d'abord conçu pour des entreprises comme Coca Cola et Reebok, et non pour des établissements culturels. Bon nombre d'enjeux concernant les droits d'auteur des images par rapport à ceux des objets, les métadonnées relatives aux objets et les pratiques des musées en matière d'octroi de licences peuvent ne pas s'appliquer au secteur commercial.

3.3.2.2. National Gallery of Art

La National Gallery of Art (NGA) est un bon exemple de la façon dont un système de gestion des biens numériques qui évolue est crucial pour la gestion numérique des droits et pour la gestion des images.^{Note en bas de page 37} Le service de l'imagerie numérique et des services visuels, qui fut créé en 2004 sous la direction d'Alan Newman, est actuellement en train de mettre sur pied un service d'images aussi homogène que possible : de la saisie et de la documentation des images à l'ordre de travail interne et à l'octroi externe de licences. Dans ce cas, le système de gestion des collections TMS joue un rôle auxiliaire. Alan Newman et son gestionnaire de systèmes de gestion des biens numériques, Peter Dueker, ont mis en œuvre le système de gestion des biens numériques Extensis Portfolio en se servant d'une approche par étapes, premièrement pour gérer la saisie d'image de haute qualité, et un système de gestion par la couleur du déroulement des opérations, de façon à établir et à gérer une banque centralisée d'images numériques. Dès 2006, Extensis Portfolio gérait tous les formats d'images, y compris le contrôle des versions, de même que les produits dérivés dont se servait la NGA, et administrait toutes les métadonnées techniques, administratives et descriptives des images. L'étape suivante consistait à travailler sur le transfert de l'ancien système d'ordre de travail interne en six parties (et en format papier) pour les images vers un système pour navigateurs de services de traitement des demandes internes d'images (IRIS) qui appuierait l'exécution et la gestion de toutes les commandes internes d'images, puis à travailler sur la mise à jour du système obsolète de gestion des droits et des reproductions fondé sur dBase5 pour en faire une application Web qui s'appellerait NGA Images (voir les détails plus bas).

À la fin de 2010, grâce au nouveau TMS et aux processus de gestion des images du système de gestion des biens numériques Portfolio en place, de même qu'à l'application NGA Images en cours de mise en œuvre, la National Gallery of Art (NGA) se tournera vers les logiciels de gestion des droits. Le processus est en cours depuis un bon moment. Comme de nombreux dossiers concernant les droits et les autorisations sont conservés uniquement en format papier dans divers endroits du musée, la NGA a engagé un stagiaire juridique en 2007 pour effectuer des entrevues auprès d'intervenants internes au sujet des pratiques actuelles en matière de documentation des droits et de ce qu'ils souhaiteraient voir dans un système mis à jour. En se basant sur ces entrevues, le stagiaire a créé un schéma des pratiques actuelles. Une consultante, Diane Zorich, a été embauchée pour effectuer des entrevues auprès des employés et pour faire des recommandations à propos d'un futur système de gestion des droits. Son rapport, intitulé An Assessment of Image Intellectual Property Policies and Procedures at the National Gallery of Art (une évaluation des politiques et procédures concernant la propriété intellectuelle des images à la National Gallery of Art), s'est avéré être une feuille de route de planification très utile. Les exigences particulières associées à cette application restent à déterminer, y compris sa relation avec TMS, Extensis Portfolio et NGA Images.

Selon Alan Newman, les champs de données qui devraient minimalement être compris dans cette application sont les suivants :

• La date du contrat de donation (avec l'emplacement du fichier, ou un extrait des autorisations accordées);
• La date de la création de l'objet (tirée de TMS);
• Le nom de l'artiste (tiré de TMS);
• La nationalité de l'artiste (tirée de TMS);
• La date de première publication (lorsqu'elle est connue);
• La ligne de crédit de l'image;
• D'autres contrats avec les artistes, leurs successions ou les tierces parties en ce qui a trait aux autorisations;
• La date de recherche du droit d'auteur;
• Le nom de la personne qui a fait la recherche;
• Le détenteur du droit d'auteur;
• Déterminer s'il s'agit d'un objet du domaine public;
• La justification de la décision relative au droit d'auteur;
• Le nom du représentant de la tierce partie détentrice du droit d'auteur (si autre);
• Le numéro du contrat de la NGA;
• La date de la signature du contrat;
• Les utilisations autorisées;
• Les restrictions pour l'octroi de licences.

Le nouveau système de gestion de la propriété intellectuelle serait en mesure de gérer les autorisations reçues de la part des détenteurs du droit d'auteur pour les objets dans la collection de la NGA ainsi que pour les œuvres des expositions prêtées temporairement, ou les images s'y rattachant, protégées aux fins de publication. L'élément principal qu'il faut noter à propos de ce changement est sans doute le fait qu'il s'agira d'une application de gestion des droits destinée au Web visant à s'intégrer étroitement au système de gestion des collections TMS, au système de gestion des biens numériques Extensis Portfolio et au logiciel d'octroi de licences NGA Images.

3.3.2.3. Exploratorium

Un système de gestion des biens numériques a également été crucial dans le processus d'archivage très particulier des œuvres qui se trouvent à l'Exploratorium, alors que l'anniversaire du musée et son déménagement imminent ont centré l'attention sur l'importance de l'archivage et sur son rôle dans la détermination des accomplissements passés et dans la création d'articles de marque. En 2001, Rose Falanga, directrice de Media Archiving, a coordonné un projet expérimental financé par l'Institute of Museum and Library Services (IMLS) visant à examiner les avantages de l'utilisation d'un système de gestion des biens numériques au sein d'un musée pour contrôler des œuvres multimédias qui servent à réaliser les expositions. Aucun accent particulier n'était mis sur les droits, et la structure de la base de données Canto Cumulus ne comprenait que quatre champs consacrés à la propriété intellectuelle : créateur du bien; éditeur; statut du droit d'auteur; avis de droit d'auteur. L'expérience a été un succès et la Taskforce for Digital Archiving for Preservation & Access (l'équipe de travail responsable de l'archivage numérique pour la préservation et l'accès) résultante (et son groupe de travail sur la propriété intellectuelle) poursuit le travail entamé dans ce projet afin de saisir la grande quantité d'œuvres créées et utilisées pour les expositions de l'Exploratorium à l'intérieur du musée ou sur Internet. La majeure partie de la propriété intellectuelle de l'Exploratorium est plutôt simple : dans un ensemble de plus de 18 000 images, l'Exploratorium détient les droits d'auteur de toutes les images, sauf 1 257 d'entre elles. Il y a de nombreuses collections d'images dont les droits sont attribués de façon non exclusive au musée pour les expositions et pour diffusion gratuite aux fins d'enseignement. Cela comprend les travaux des employés qui ont créé des biens dans leurs temps libres. L'Exploratorium possède des protocoles d'entente avec ces employés (et d'autres) pour l'utilisation non exclusive de leurs travaux avec une attribution et peu de restrictions aux fins de diffusion gratuite. Si l'Exploratorium a l'occasion d'obtenir une licence pour ces travaux, il partage à parts égales les bénéfices avec ses partenaires de protocoles d'entente.

La version d'origine consultable sur Internet du système de gestions des biens numériques de l'Exploratorium (http://www.exploratorium.edu/digital_library/login.php) (en anglais seulement) a été un premier pas qui a permis aux enseignants de rechercher et de télécharger du contenu à partir de ses 14 000 images, activités, documents PDF, vidéos QuickTime, fichiers audio, etc. Aujourd'hui, en travaillant avec la dernière version du système de gestion des biens numériques, Cumulus 8, le musée élargit ses capacités en offrant à ses employés un accès illimité au contenu qui se trouve dans le système de gestion des biens numériques, y compris des ressources récentes et un catalogue de la prochaine génération, et en utilisant une interface simplifiée et un accès facile au contenu à haute résolution. À la suite de cela, et grâce à Modula4, un module Web créé par un partenaire de chez Canto, qui intègre très bien du contenu à une interface publique Web, les employés prépareront une interface à accès public plus restreint, suivie d'une autre interface distincte pour les licences commerciales.

3.3.2.4. National Museum of American History de la Smithsonian Institution

L'un des porte-paroles sachant le mieux démontrer l'importance des systèmes intégrés de gestion numérique des droits pour les musées est Alicia Cutler, gestionnaire du programme de gestion des biens numériques au National Museum of American History (NMAH) de la Smithsonian Institution.^{Note en bas de page 38} Son livre blanc de 2006, intitulé Besoins des musées relativement au système de gestion numérique des droits, est reproduit à l'annexe 4.1 ci-dessous.

Le National Museum of American History utilise le système de gestion des droits d'auteurs MIMSY, mais il l'utilise davantage comme un système de renseignements sur les collections que comme un véritable système de gestion. Cutler a affirmé que le système MIMSY avait une capacité de gestion des droits rudimentaire – un élément consignant les droits associés aux objets ou aux techniques et un autre consignant les demandes de reproduction d'images et les frais. Toutefois, les huit services de la conservation distincts du musée traitent les demandes liées aux images séparément et effectuent la documentation et la gestion des droits différemment : certains ne font pas le suivi des licences et gardent un simple chiffrier électronique; d'autres conservent les détails dans des bases de données autonomes; bon nombre gèrent les droits et les reproductions à l'aide de documents en format MS Word. Il n'y a aucune surveillance centralisée et aucun bureau unique des droits et des reproductions pour l'ensemble du musée. Même si l'attribution d'une autorisation est une opération simple, toute demande de licence doit passer par un autre service de la Smithsonian Institution pour qu'on puisse envoyer une image à un client.

Cutler croit qu'un système de gestion numérique des droits est essentiel pour gérer les droits numériques à un niveau supérieur. « Nous avons besoin d'un système dont la portée est plus grande que celle du système de gestion des collections, puisque de nombreuses personnes donnant les autorisations d'utilisation au National Museum of American History n'ont pas nécessairement accès à ce système. Nous avons besoin d'un système à l'échelle de la gestion des biens numériques, un système qui gère à la fois les droits matériels et non matériels. » Actuellement, un tel système n'existe pas et la situation a peu changé depuis 2006. L'une des raisons de la lenteur de la progression au National Museum of American History est que l'ensemble de la Smithsonian Institution's attaque à ces problèmes. Un système de gestion des biens numériques central (fonctionnant avec le logiciel TEAMS d'Artesia) pour la Smithsonian Institution est en place, mais son lancement est lent – à l'heure actuelle (2010), le National Museum of American History n'en fait pas partie.

La vision qu'a Cutler d'un système de gestion des biens numériques – où les droits sur les objets font partie du système de gestion des collections ou du système de renseignements sur les collections, où les droits des images numériques (ou autres objets numériques) sont consignés dans un système de gestion des biens numériques, et où les deux éléments sont mis au point et reliés par un intergiciel – est ce que l'on voit apparaître dans un certain nombre d'institutions. Selon Cutler, un système idéal combinant la gestion des biens et des droits devrait offrir les neuf éléments suivants :

1. Permet l'interfonctionnement avec le musée, la bibliothèque et les archives, ainsi qu'avec les systèmes de gestion de contenu;
2. Incorpore la gestion du déroulement des opérations (créer des demandes et des ventes, accorder et renouveler des droits, vérifier le paiement, la livraison et l'autorisation à chaque étape);
3. Traite divers droits pour divers segments dans un seul enregistrement numérique ou analogique (certains provenant d'artefacts, d'autres pas, par exemple des balados);
4. Aide à gérer les biens offerts par d'autres personnes – comporte des rappels automatiques pour l'utilisation et le renouvellement des droits;
5. Créera et dirigera des renseignements dans un système de gestion du contenu aux fins d'accès et de partage (ne doit pas nécessairement être sur Internet, même si ce serait bien);
6. Comporte de multiples niveaux d'accès pour les utilisateurs (d'une consultation limitée à un accès d'administrateur);
7. Est capable de saisir des données à partir du fichier numérique. Cette fonction permettrait d'économiser du temps et fonctionnerait bien si des données particulières pouvaient être normalisées et appliquées à l'échelle du musée (par exemple JPEG, XMP ou IPTC);
8. Est capable d'étiqueter facilement des types de biens (biens du domaine public ou biens protégés par le droit d'auteur) et l'état de l'affranchissement (ententes actuelles ou ententes expirées);
9. Comporte des champs extrêmement détaillés pour les données techniques décrivant les formats audio, vidéo, d'images et de documents (peut-être aussi les formats de logiciels) et comprenant des notes et des réglages de l'équipement et des logiciels.

Plusieurs musées incorporent maintenant des métadonnées dans l'en-tête des fichiers image à mesure que la numérisation s'effectue (le Musée des beaux-arts de l'Ontario, le Musée canadien de la nature et le Center for Contemporary Photography sont quelques-uns de ces musées). Le National Museum of American History (NMAH) comprend certains champs plutôt généraux, dont un avis de droit d'auteur (« Cette image provient de la Smithsonian Institution. L'image ou son contenu peuvent être protégés par des lois internationales sur le droit d'auteur. » [Traduction]) et des modalités sur l'utilisation des droits (simplement un lien vers la page sur les droits d'auteur et l'utilisation des images du National Museum of American History). La majorité des champs principaux des formats IPTC et XMP sont compris dans des champs non modifiables dans Artesia.

3.3.2.5. Musée des beaux-arts de l'Ontario : Le pivot de Portfolio

Fondé en 1900, le Musée des beaux-arts de l'Ontario possède une collection d'environ 80 000 œuvres, y compris la plus grande collection d'art canadien au monde et la plus grande collection d'œuvres d'Henry Moore. Le Musée a récemment connu une importante transition, appelée Transformation AGO (2002-2008), qui a enrichi sa collection, son espace (l'agrandissement d'un bâtiment conçu par Frank Gehry) et l'expérience des visiteurs.

Du point de vue de la gestion des droits, le Musée des beaux-arts de l'Ontario présente un autre cas intéressant d'un établissement en transition, ayant des points en commun avec la National Gallery of Art en ce qui concerne la progression d'un établissement en fonction de la souplesse du système de gestion des biens numériques nommé Portfolio et sa capacité de commencer petit et de croître en fonction des capacités de l'organisation. Portfolio a d'abord été utilisé en tant que système de gestion d'images en 2002, alors que le Musée passait au numérique en numérisant des œuvres de sa collection de diapositives.^{Note en bas de page 39} Lorsque les capacités de numérisation du Musée des beaux-arts de l'Ontario sont devenues plus sophistiquées, celui-ci a été en mesure de passer de sa première version autonome de Portfolio à la version actuelle du système de gestion des biens numériques (version 8.5), fonctionnant sur un serveur SQL.

En guise de système de gestion des collections, le Musée des beaux-arts de l'Ontario utilisait une base de données Access créée à l'interne depuis 1998. Ce n'est que récemment que le besoin d'un système de gestion des collections a été compris, et le logiciel TMS a été installé en 2010. À présent, comme dans les établissements telle la National Gallery of Art, on détermine sa relation avec Portfolio. Un chiffrier électronique Excel était utilisé pour consigner les renseignements concernant les droits sur les objets. Les renseignements sur l'artiste et sa succession du document Excel ont maintenant été transférés dans le nouveau système TMS, mais le document Excel restera sur certains postes de travail en guise d'outil de référence rapide à utiliser lorsque les renseignements sur l'image seront secondaires.

Il est important de noter que pour tous les établissements canadiens, l'inclusion du droit d'exposition dans la Loi sur le droit d'auteur en 1988 complique la documentation sur les droits d'auteur. Ce droit garantit le paiement de frais d'exposition à un artiste pour des œuvres protégées par des droits créées après le 7 juin 1988 qui sont exposées dans un lieu public. Bien que les renseignements sur les droits d'exposition n'aient pas été documentés de façon uniforme dans le passé, partiellement en raison de zones grises dans le droit d'auteur, le Musée des beaux-arts de l'Ontario offrira ces renseignements dans le module « Personnes et institutions » de TMS.

Plusieurs champs de métadonnées des objets ont été importés dans Portfolio à partir d'Access (par l'intermédiaire d'un format délimité par des onglets dans Excel). De plus, certaines données sur le droit d'auteur de photos sont consignées par les photographes dans Photoshop, et les données ajoutées sont extraites dans le registre de Portfolio. Ces données comprennent habituellement les champs suivants :

• Statut des droits d'auteur : Protégé
• URL des renseignements sur les droits d'auteur : www.ago.net (en anglais seulement)
• Avis de droit d'auteur : Pour obtenir une autorisation d'utilisation, communiquer avec le Musée des beaux-arts de l'Ontario
• Créateur de l'IPTC : Photographie par…

Un champ sur le droit d'auteur personnalisé dans Portfolio consigne quelques déclarations de droit d'auteur habituelles en lien avec les objets, comme « © Fondation Henry Moore » ou « La collection Thomson © Musée des beaux-arts de l'Ontario ». Un champ « Avis de droit d'auteur » est disponible pour consigner des renseignements supplémentaires. Quatre champs supplémentaires ont été ajoutés à l'écran sur le droit d'auteur de Portfolio (encerclés dans la figure 12) :

• Année de décès de l'artiste : (Utilisé pour signaler les œuvres à réaffecter au domaine public chaque année – 50 ans après la mort de l'artiste)
• droits d'auteur généraux ? : Oui/Non (un champ du système de gestion des collections qui indique si l'artiste ou sa succession a accordé des droits généraux au Musée)
• Droits : Restreints/Non restreints/À vérifier
• Statut des droits d'auteur : Domaine public/Droits accordés/Vide

Pour le champ sur les droits :

• Pour les images d'œuvres ne faisant pas partie du domaine public ou des œuvres n'étant pas encore officiellement la propriété du Musée des beaux-arts de l'Ontario, on indique « Restreint »;
• Pour les images d'œuvres faisant partie du domaine public, mais n'étant pas encore officiellement la propriété du Musée des beaux-arts de l'Ontario, on indique « Restreint » et « Domaine public »;
• Pour les images d'œuvres faisant partie du domaine public et étant officiellement la propriété du Musée, on indique « Non restreint » et « Domaine public ». Ces images peuvent être consultées par la collectivité externe, comme les universités (voir ci-dessous), et des catalogues peuvent être générés à partir d'onglets.

Lorsque l'on entre « Oui » dans le champ « Droits d'auteurs généraux? » (c.-à-d. que l'artiste ou son successeur a accordé au Musée des beaux-arts de l'Ontario des droits généraux pour toutes les œuvres de l'artiste), on indique d'abord « À vérifier » pour les images, ce qui indique le besoin de vérifier les modalités d'utilisation auprès de l'administrateur des droits d'auteur du musée. D'autres services du musée (celui du marketing, par exemple) peuvent chercher, dans le réseau intranet NetPublish, des œuvres pour lesquelles on a indiqué « Non restreint » ou « À vérifier » afin de trouver des images qui peuvent être utilisées dans les publications.

Ce processus devrait s'améliorer grandement lorsque TMS deviendra une application en ligne. Le Musée des beaux-arts de l'Ontario profitera sûrement également de la capacité de Portfolio d'ajouter des données à l'en-tête d'un fichier image (XMP) pour ajouter davantage de renseignements sur la gestion des droits.

Le réseau NetPublish de Portfolio est utilisé pour publier le catalogue d'images, y compris les renseignements sur les droits, sur le réseau intranet du Musée des beaux-arts de l'Ontario. Actuellement, Portfolio contient environ 100 000 images, dont 23 000 sont des images d'œuvres de la collection, qui compte plus de 79 000 œuvres. Toutefois, la politique actuelle du musée est de ne pas permettre que le catalogue soit accessible au public sur Internet. Bien que l'on puisse dire que les énergies du musée ont été concentrées à l'agrandissement du bâtiment et que le site de médias sociaux interrégional, Collection X, dont la manifestation à Toronto a été organisée par le Musée des beaux-arts de l'Ontario avec d'autres établissements de la région, ait montré certaines œuvres du domaine public, il y a toujours un très petit pourcentage de la collection du musée qui est accessible en ligne, ceci en raison d'inquiétudes concernant les droits d'auteur.

3.3.2.6. Center for Creative Photography

Une étude de cas intéressante concernant des essais d'élaboration d'un système intégré, à l'aide d'un système de gestion des collections pour gérer les biens numériques par l'ajout de données et en reliant le système à un logiciel de traitement et d'application des licences, est celui du Center for Creative Photography (CCP).^{Note en bas de page 40} Le CCP est un centre d'archives et de recherche situé sur le campus de l'université de l'Arizona. Le centre comprend plus de 200 archives de certains des photographes les plus importants du XXe siècle (dont Ansel Adams, Edward Weston, Garry Winogrand et Harry Callahan). Initialement appelé Exposure Project (projet visibilité), le projet de numérisation du centre a été planifié en 2004 et consistait à numériser les 80 000 photographies de sa collection et à les rendre accessibles dans une base de données, sur un site qui a été lancé en 2009.

Le projet a offert au CCP l'élan nécessaire pour effectuer une vérification complète de la propriété intellectuelle. Le Centre possède ou administre de nombreux droits d'auteur (l'octroi de licences étant ainsi une proposition qui vaut grandement la peine), mais la collection est composée en majeure partie d'œuvres contemporaines; il est donc crucial de retrouver les titulaires des droits pour 2000 artistes. La vérification comprenait la centralisation de tous les renseignements sur les droits d'auteur qui pourraient se retrouver à six ou sept endroits différents, que ce soit dans une base de données électronique ou dans des dossiers physiques.

Le Centre, passant d'une vieille base de données composée d'un fichier non hiérarchique à un système relationnel de renseignements sur les collections, souhaitait également utiliser le nouveau système en tant que gestionnaire des biens numériques.^{Note en bas de page 41} Sur les conseils du service des TI de la bibliothèque de l'université de l'Arizona, le Centre a choisi le puissant système de gestion des collections appelé Minisis, conçu pour traiter le contenu de bibliothèque, d'archives et de musée. L'une des difficultés a été de travailler avec Minisis pour élargir le module des droits et de la reproduction du système, afin d'y incorporer une série de nouveaux éléments de données et des listes déroulantes améliorées pour attribuer des licences aux œuvres de la collection et en consigner l'utilisation.

L'une des promesses du système était sa capacité d'extraire les renseignements des en-têtes des images nouvellement numérisées et de les analyser dans des champs de métadonnées techniques correspondants dans le module de traitement des images de la base de données. Ainsi, à mesure que les images étaient individuellement numérisées ou, plus tard, rappelées dans Minisis, le logiciel recueillait les métadonnées techniques des en-têtes des fichiers et les sauvegardait dans une base de données connexe.

On s'attendait également à ce que Minisis échange des données avec QuickBooks Pro, le système comptable du centre, en ce qui concerne la reproduction d'œuvres de la collection. Ainsi, les cartels, les factures et les lettres d'autorisation, ainsi que les éléments de données comme l'artiste, le titre, la date, l'avis de droit d'auteur et les crédits seraient automatiquement transférés dans le module sur les droits et la reproduction à partir de champs existants dans le module de catalogage.

Plusieurs détails ont mal tourné dans la mise en œuvre du système, ce qui a empêché l'utilisation du système de renseignements sur les collections en tant que système efficace de gestion des biens numériques, partiellement en raison de l'incapacité de l'équipement de numérisation du centre d'exporter les métadonnées nécessaires dans le système de renseignements sur les collections. À titre de compromis, les images numériques sont actuellement organisées en fichiers, gérées par des numéros d'accès et liées au système de renseignements sur les collections par l'intermédiaire de vignettes.

Les plans visant à développer le module des droits et de la reproduction de Minisis ont été abandonnés, puisqu'ils nécessitaient trop de travail pour faire en sorte que le module puisse interagir avec le système de gestion du centre. Ainsi, aujourd'hui, Minisis fonctionne à titre de système de renseignements sur les collections, et QuickBooks est utilisé pour effectuer le suivi et produire les factures des demandes de licences et de reproduction. QuickBooks ne peut pas automatiquement extraire les titres et les dates du système de renseignements sur les collections, mais le système est modifiable. Avec l'aide du service des TI de la bibliothèque de l'université de l'Arizona, le Centre prévoit intégrer l'aspect financier du service des ressources en imagerie dans un site de commerce électronique pleinement fonctionnel. QuickBooks sera très utile d'ici là.

Comme c'est le cas pour les Harvard Art Museums, l'un des avantages d'être associé à une université est d'être en mesure d'utiliser son dépôt d'archives institutionnel. Plutôt que d'élaborer son propre système de gestion des biens numériques, le Center for Creative Photography compte maintenant sur le dépôt d'archives de l'université de l'Arizona (UAiR) pour exporter des images, épurer les métadonnées et exporter plus facilement le catalogue vers la page Web. Les résultats commencent maintenant à être visibles, puisque les catalogues complets d'Ansel Adams (2 665 images), d'Edward Weston (2 997 images) et d'autres artistes peuvent maintenant être consultés.

3.3.3.1. Effectuer une analyse du déroulement des opérations

Au moment de concevoir les composants de tout système de gestion des droits, il est essentiel de créer un modèle en ce qui a trait au déroulement des opérations associé à la gestion des droits d'un établissement, allant des droits à l'interne aux droits pour des demandes provenant de l'extérieur et au suivi nécessaire des documents autorisés (ce qui s'apparente au modèle réalisé par Iannella et aux schémas RightsLine).

Une conception adéquate repose sur une analyse efficace. Cela implique de procéder à une analyse et à une évaluation des valeurs, des besoins, des ambitions et des capacités de l'établissement. Une fois que les valeurs sont clarifiées, il est possible d'établir les objectifs et les priorités ainsi que de définir les capacités requises. À titre d'exemples extrêmes, un établissement privé peut déterminer que sa principale priorité consiste à protéger et à préserver sa collection. Pour sa part, un établissement de recherche américain peut décider qu'il est essentiel d'afficher des vignettes pour tous les éléments de sa collection afin de permettre aux chercheurs de comprendre plus rapidement la nature de son catalogue. De son côté, une organisation communautaire financée par l'État peut conclure qu'il importe de partager les images des objets de la collection ainsi que les renseignements à cet égard avec la collectivité, et même d'afficher des photos prises par des visiteurs sur son site Web.

Nous avons constaté qu'avant d'aller de l'avant avec l'achat et la mise en œuvre d'un système de gestion des biens numériques, le Metropolitan Museum of Art a entrepris une longue analyse exhaustive au sein de tous les services et secteurs fonctionnels du musée afin de déterminer le rôle des images dans l'écosystème du musée (l'enregistrement, l'exposition, les prêts, la conservation, l'éducation, l'obtention de permis, etc.), ainsi que les utilisations et les besoins prévus en ce qui concerne l'ensemble des types d'objets (physique, analogiques et numériques) de la collection.

Un tel exercice doit faire ressortir toutes les hypothèses non exprimées au préalable : tous les sujets doivent être mis sur le tapis. Chun et Jenkins ont souligné qu'il existait des questions quantitatives faciles à se poser (« Combien de biens possédons-nous ? »), mais qu'il existait également des questions allant davantage en profondeur (« Qui gère les biens ? », « Qui détermine qui peut utiliser les biens au sein et en dehors de l'établissement ? », « L'objectif du MET consiste-t-il à tirer profit de l'octroi de licences pour des images ou à soutenir un mandat éducatif en vue d'assurer une vaste diffusion ? »). Comme le mentionnent Chun et Jenkins : « Toutes ces questions doivent être prises en considération à la lumière d'un processus qui, inévitablement, viserait à automatiser les réponses. Les processus et les politiques qui, jusque-là, avaient été confiés à des personnes travaillant au sein de l'organisation devraient être officialisés afin de permettre au système d'en assurer la gestion. Les décisions qui devaient être prises de façon ponctuelle devront maintenant être considérées comme les modèles qui ont permis de façonner les politiques. »

Les hypothèses concernant les efforts déployés auMETont également changé. Chun et Jenkins expliquent de quelle façon, au départ, un effort considérable a été déployé afin d'être en mesure d'organiser une opération de grande envergure relativement aux licences. Après plusieurs mois de discussions, le personnel du Metropolitan Museum a conclu qu'il désirait adopter un système de gestion de l'image complet, pleinement intégré et global, étant donné que le fait de procéder à une opération plus lucrative relativement aux licences permettrait d'assurer le rendement du capital investi. Toutefois, au bout d'un certain temps, le conseil d'administration est intervenu afin de ralentir le processus : « Ils ont laissé entendre que l'objectif du projet pourrait plutôt viser à effectuer des investissements essentiels dans les biens et l'infrastructure du musée qui permettraient de soutenir les objectifs fondamentaux de la mission du musée, c'est-à-dire la recherche, la documentation et l'éducation^{Note en bas de page 42}. » Cela a marqué le début d'une analyse exhaustive des besoins et des objectifs qui ont permis de relier les nombreuses composantes d'une entreprise, lesquelles sont souvent fractionnées. Cela a également contribué à mettre de nouveau l'accent sur le développement du contenu (de l'inventaire et du catalogage à l'aménagement de divers accès pour le personnel et le public).

3.3.3.2. Se fonder au départ sur le système de gestion des collections

Au lieu de mettre en place un système de gestion des droits exclusifs complet (comme RightsLine), où les renseignements concernant les droits sont séparés des autres renseignements concernant les objets, ce qui intéresse un grand nombre de musées est le perfectionnement de leur système de gestion des collections déjà en place, où les droits font partie intégrante du profil de tous les objets du musée ainsi que de leurs images. Un système de gestion des collections est un moteur de recherche qui peut s'avérer excellent pour rassembler et centraliser les renseignements concernant les objets de tous les services d'un musée, notamment si un objet est installé, en tournée, exposé, conservé, utilisé dans un contexte éducatif, etc. Plus tard, s'il devient de plus en plus complexe de composer avec les divers biens numériques dérivés des objets (surtout les images, mais également d'autres objets numériques comme les fichiers audio et texte connexes), il est de plus en plus pertinent d'utiliser un système de gestion des biens numériques afin de gérer le déroulement des opérations liées à ces biens ainsi que leur archivage, y compris gérer leurs droits.

Bien qu'un grand nombre de musées aient toujours recours à des dossiers en format imprimé, on déploie de plus en plus d'efforts afin de rassembler les renseignements concernant les objets dans le système de gestion des collections. Malgré de nombreux obstacles, il pourrait être raisonnable de se fixer pour objectif la centralisation des renseignements pertinents et cohérents concernant les droits associés aux objets auxquels il sera possible d'avoir accès au sein de l'établissement. Certains musées confèrent à leurs services une certaine latitude en leur permettant d'élaborer leurs propres pratiques. De plus, aucune pratique n'est imposée à l'ensemble de l'établissement, en particulier au sein des services où la plupart des objets relèvent du domaine public. Dans d'autres établissements, il existe une règle de conformité plus stricte, en particulier si une proportion plus élevée d'œuvres est protégée par le droit d'auteur ou assujettie à des restrictions imposées par les détenteurs de droits et les successions, et s'il est essentiel de connaître le statut des droits de tous les objets et de leurs images.

3.3.3.3. Automatiser la gestion des droits au moyen du système de gestion des collections

S'il est intégré de façon appropriée dans un déroulement des opérations efficace, le système de gestion des collections peut permettre de retirer des avantages de l'automatisation de la gestion des droits. Bien que le fait de rechercher des renseignements concernant les détenteurs de droits et de traiter les autorisations puisse exiger beaucoup de temps, les résultats obtenus, une fois intégrés dans le système de gestion des collections, peuvent faciliter et simplifier ultérieurement certaines étapes du déroulement des opérations associé à la gestion des droits. Par exemple, dans le système Artemis du Museum of Fine Arts (MFA) de Boston, chaque case cochée des résultats de l'analyse des droits à l'interne fait apparaître un « drapeau indiquant le statut » qui autorisera ou interdira l'intégration d'une image dans la base de données des collections en ligne, en plus d'indiquer si la vignette et l'image qui peut être zoomée pourront être affichées. De la même façon, au Brooklyn Museum, si le type de droits relatifs à un objet est « protégé par le droit d'auteur de 1923 à 1977 », le programme prévoit que seule une vignette s'affichera sur le site Web, accompagnée de l'avis de droit d'auteur contenu dans un paragraphe passe-partout (« © Artiste ou succession de l'artiste ») ainsi qu'un texte connexe expliquant pourquoi seule une vignette est disponible, si aucune autre autorisation n'a été accordée.

Le MFA centralise les coordonnées des détenteurs de droits dans une base de données à accès limité pour garantir qu'une seule personne communiquera avec les détenteurs de droits afin d'obtenir une autorisation en vue d'une reproduction, ce qui permet d'éviter que plusieurs demandes ne soient soumises pour une même autorisation ou pour des droits déjà accordés. Le MFA requiert également l'autorisation des détenteurs de droits pour obtenir une licence non exclusive relativement à un maximum de huit possibilités d'utilisation de l'œuvre en question par le musée.

3.3.3.4. Mettre les systèmes au point

Le Brooklyn Museum et le MoMA de New York ont utilisé TMS tel quel, avec peu de fonctions personnalisées, quoique accompagné d'un important soutien technique interne, d'une centralisation bien définie de la gestion des protocoles rigoureux. Au MoMA, les services de la conservation qui font l'acquisition d'une œuvre sont principalement responsables de saisir toutes les métadonnées relatives aux objets dans le dossier de TMS, notamment les renseignements concernant les droits. Le Brooklyn Museum, utilise également l'écran « Rights and reproduction » (droits et reproduction) de TMS pour archiver les renseignements de base, en enregistrant son propre ensemble de types de droits relatifs aux objets (lequel a récemment été modifié), accompagné d'une confirmation de l'avis du droit d'auteur, ainsi que des détails concernant les autorisations accordées et les restrictions mises en place relativement à l'utilisation d'un objet. Il est à noter que le Brooklyn Museum, et le MoMA ont également mis au point l'implantation de TMS en tenant compte de leur système de gestion des biens numériques (Luna et NetXposure, respectivement) afin d'assurer une compatibilité sans heurts entre les deux systèmes, en particulier au moment d'importer et d'exporter des renseignements.

3.3.3.5. Parfaire le système

D'autres ont réussi à personnaliser TMS afin que celui-ci offre davantage de fonctions. Le personnel du MFA de Boston a intégré et unifié les anciennes bases de données et les anciens systèmes, qui sont innombrables et disparates, afin de créer un système qui, aujourd'hui, permet de cataloguer tous les objets de type physique, analogique et numérique dans TMS au moyen de fichiers numériques associés aux dossiers des modules de TMS. Parmi les nombreux modules d'extension Artemis qui ont été élaborés, le plus sophistiqué a été conçu pour les ressources relatives aux images numériques (Digital Image Resources), qui permettent d'imprimer un grand nombre de formulaires afin de soutenir son déroulement des opérations, notamment les contrats de licences. Les Harvard Art Museums ont eu recours à un moyen différent, personnalisant TMS en munissant certains de ses modules de nouveaux outils qui leur permettent de servir les fonctions relatives aux droits d'auteur et aux licences.

3.3.3.6. Personnaliser et partager

Des musées de plus petite taille ont également été en mesure de personnaliser les systèmes de gestion des collections en réalisant une représentation embryonnaire de diverses pages présentant des renseignements concernant les droits. Par exemple, la Vancouver Art Gallery a personnalisé considérablement la page d'entrée des renseignements relatifs aux droits d'auteur de son système Cuadra STAR. D'autres musées procèdent également de cette façon. Le Glenbow Museum, par exemple, déploie des efforts en matière de personnalisation qui diffèrent considérablement afin de mieux s'adapter au déroulement des opérations.

Il faut donc retenir qu'il importe de prendre toutes les mesures nécessaires pour centraliser les renseignements relatifs aux objets et aux images dans le système de gestion des collections, en plus de communiquer les pratiques et les expériences en mettant au point les systèmes et en élaborant des modules d'extension et des solutions de contournement, par exemple. Gallery Systems, pour sa part, a vu ses clients aborder ce sujet lors de son congrès annuel sur l'imagination collective.

3.3.3.7. Reconnaître qu'il est impossible de modifier les systèmes

L'expérience du Center for Creative Photography, situé en Arizona, s'est avérée instructive en ce sens qu'elle a permis de mettre en garde les établissements contre le fait de tenir pour acquis qu'un système logiciel vaste et puissant sera adaptable, ou que les fabricants des systèmes commerciaux tiendront compte des besoins de chaque musée; ceux-ci représentent en effet une fraction de leur marché. Le fait de tenter d'adapter un système au déroulement des opérations d'une organisation peut créer des obstacles importants.

3.3.3.8. Faire une tentative d'intégration

Les établissements qui sont sans doute les plus représentatifs sont ceux qui tentent toujours d'intégrer les données et le déroulement des opérations des différents systèmes et des différents services. Par exemple, dans l'un des établissements interviewés, le service chargé d'assurer la gestion des collections et des droits tente toujours d'obtenir des appuis à son rôle de centralisation. Bien qu'il s'agisse de négocier des droits pour la plupart des autres services, certains projets autorisés ne seront parfois pas inscrits dans le système de gestion des collections et ne feront pas l'objet d'un suivi dans le système de gestion des biens numériques. Le service tente de mettre au point une stratégie afin que le musée reconnaisse l'utilité de mettre en œuvre une base de données centrale pour les détenteurs de droits.

3.3.3.9. Mettre d'abord l'accent sur les droits à l'aide d'un système de gestion des biens numériques

Au lieu de remanier le système de gestion des collections pour faire en sorte qu'il permette d'assurer plus efficacement la gestion des droits, certaines organisations ont d'abord recours au système de gestion des biens numériques. Le Metropolitan Museum of Art est un exemple d'établissement où le système TMS est fracturé en quelque sorte (même si le système TMS du MET, qui a récemment été consolidé, doit être parachevé en 2012)^{Note en bas de page 43}; chaque service possède son propre TMS et a sa propre méthode pour traiter les renseignements concernant les droits. En remaniant et en réorganisant la gestion des images numériques, le MET a mis en œuvre un nouveau type de base de données (le système de gestion des biens numériques MediaBin), qui sera plus centralisée au départ. Bien que MediaBin ne permette jamais d'organiser des données relationnelles complexes en vue de gérer les œuvres d'art comme le permet TMS, il met l'accent sur les métadonnées relatives aux droits et contribue à catalyser une approche davantage consolidée et intégrée où l'on accorde une présence institutionnelle plus importante aux droits. Plusieurs des champs des métadonnées relatives aux droits peuvent être vides pour le moment, mais le processus visant à examiner le travail réalisé en vue d'obtenir des licences et de répondre aux demandes contribuera à remplir ces champs.

De la même manière, en conceptualisant le défi relatif à la gestion des droits afin d'en faire un service complet en ce qui en trait aux images (de l'étape de la saisie des images à l'émission des mandats externes visant à octroyer des licences aux fins d'utilisation externe), la National Gallery of Art a déployé des efforts considérables afin d'intégrer son système de gestion des biens numériques au cœur du processus. D'ici la fin de ce processus, une série de systèmes logiciels connexes sera créée : le système de gestion des biens numériques (Portfolio), le système de gestion des collections (TMS), un système Web interne de gestion des droits, ainsi qu'un logiciel d'octroi de licences (NGA Images). La composante relative à la gestion des droits est en cours d'implantation depuis 2007. Un sondage et une série d'entrevues ont été réalisés à cet égard afin de créer un schéma de la pratique actuelle qui a permis de déterminer des exigences particulières. D'ici la fin de l'année 2010, grâce à la mise en place du nouveau TMS et des processus de gestion des images de Portfolio et à l'implantation en cours de NGA Images, la National Gallery of Art aura lancé un logiciel de gestion des droits relationnel et pleinement intégré.

Le Metropolitan Museum et la National Gallery of Art ont ainsi illustré la pratique recommandée pour l'analyse de système, la prise en compte des valeurs et des priorités, et l'implantation progressive d'un véritable système de gestion des collections qui permet d'assurer la création et la gestion des images et des autres biens. Le Museum of Fine Arts de Boston a été un précurseur à cet égard en mettant en place le système Artemis, qui comprend la base de données principale de TMS ainsi que plusieurs modules d'extension.

Les établissements qui possèdent un vaste système de gestion des biens numériques vous diront qu'il faut beaucoup de temps pour en assurer la mise en œuvre et que l'on se heurte souvent à des difficultés. Il a fallu quatre ans au MoMA pour parachever la mise en œuvre de ce système. Il en a fallu trois au MET, en plus de plusieurs autres années pour réaliser une analyse interne, tenir des discussions et assurer la planification, en plus de procéder à un inventaire des images, ce qui s'est avéré particulièrement important.

Pour résumer, bien qu'un modèle consiste à faire en sorte que le système de gestion des biens numériques s'apparente au système de gestion des collections et à améliorer la relation qui existe entre les deux (comme c'est le cas au MoMA et au Brooklyn Museum), d'autres modèles consistent à apparenter le plus possible le système de gestion des collections à un système de gestion des biens numériques (les Harvard Art Museums et le Museum of Fine Arts de Boston), à placer le système de gestion des biens numériques au centre des opérations (le Metropolitan Museum of Art) et à mettre en œuvre une série de systèmes interfonctionnels autour du système de gestion des biens numériques (la National Gallery of Art).

3.4.1.1. Résultats du sondage : Ressources requises

Plus de 80 p. cent des répondants (14) du sondage mené auprès des musées canadiens en 2010 ont indiqué que leur établissement octroyait des licences pour des versions numériques des œuvres de leur collection à des fins d'utilisation commerciale. Soulignons toutefois qu'il ne s'agit pas d'une activité principale pour aucun des musées sondés (par exemple, « Nous fournissons à l'occasion des versions numériques d'images à des fins d'utilisation commerciale, notamment à des éditeurs de manuels. De telles demandes sont évaluées selon les besoins par les conservateurs. ») Parmi ces 14 répondants, 10 d'entre eux possédaient une série d'images fréquemment demandées (3 d'entre eux disposaient de plus de 1 000 images, 3 autres d'une série de 51 à 200 images, et 4 répondants de 50 images et moins).

Les répondants ont démontré un intérêt réel pour le commerce électronique, mais ont exprimé beaucoup de frustration en ce qui a trait aux obstacles en matière de ressources humaines et financières, principalement à l'égard du manque d'infrastructure en place et du peu d'importance accordé à cette activité institutionnelle. Parmi les répondants, cinq ont indiqué que les lacunes en matière d'infrastructure technologique pouvaient être à l'origine du peu de progrès en la matière, alors que cinq autres ont déploré les coûts associés à cette technologie. Plusieurs répondants considèrent que les éléments fondamentaux du commerce électronique, soit la numérisation et la disponibilité en ligne d'une part importante de la collection, ne sont pas en place. Voici certains problèmes liés à l'infrastructure relevés par les répondants :

• « La faible proportion des collections numérisées et la dotation. »
• « La base de données de la collection n'est pas disponible en ligne. »
• « Les incohérences en matière de gestion des droits avant 2006 font en sorte qu'il est pratiquement impossible de retracer les droits attachés à certaines des images les plus utiles contenues dans nos archives. »
• « [Nous ne] disposons d'aucun mécanisme en ligne en ce qui concerne le commerce électronique. Nous devons accorder les autorisations au cas par cas pour une utilisation unique au sein de publications spécifiques, de sites Web, etc., et nous imposons des frais ou non selon l'utilisation. »
• « Différents niveaux de technologie, règles de comptabilité et coûts d'entretien de l'application utilisée. »
• « Ressources limitées et nécessité d'accroître la cadence en ce qui concerne le développement d'applications en ligne et d'outils de gestion des images (système de gestion des biens numériques). »
• « Lacunes en ce qui a trait à l'accès aux coordonnées de la succession des artistes (un registre centralisé serait utile); amélioration des organismes de renseignements en ce qui concerne les artistes inuits et leurs communautés; clarté du statut des œuvres orphelines. »

Plusieurs répondants considèrent que les activités de numérisation de base pour les besoins du site Web et du commerce électronique représentent des dépenses peu prioritaires :

• « Les coûts associés à l'élaboration de technologies et de logiciels et le développement Web sont élevés et ne constituent pas une priorité. »
• « Les coûts associés à la mise en œuvre d'un système, ce qui comprend les ressources humaines nécessaires à la gestion du système [sont trop élevés]. »
• « [Nos] ressources humaines et financières nécessaires à la préparation, à la numérisation et à la mise en œuvre du contenu [sont insuffisantes]. »
• « Les coûts associés à la mise en œuvre [sont trop élevés] par rapport au volume des ventes en ligne prévu. »

Quelques répondants ont souligné le manque d'orientation politique dans ce domaine :

• « Nous attendons toujours des politiques gouvernementales et des mécanismes centraux en ce qui concerne le commerce électronique. »
• « Les ressources humaines et financières de même que les priorités institutionnelles; pour un musée provincial, le commerce électronique ne constitue pas une priorité pour le moment. »

Toutes les personnes interrogées mènent des activités relatives à l'octroi de licences et la plupart d'entre elles font appel à des sous-traitants à cet effet, notamment les entreprises Art Resource, Scala et Bridgeman. L'un des principaux avantages de la sous-traitance en ce qui concerne ces activités est qu'elle permet de rejoindre les marchés externes au milieu artistique. La plupart des répondants ont reconnu que l'octroi de licences commerciales pour les images de leurs collections ne représentait pas une source importante de revenu, mais que cette activité constituait un élément important de leur système d'imagerie (production d'images et de métadonnées connexes pour une multitude d'utilisations internes et externes) et qu'elle contribuait néanmoins à réaliser une portion des activités d'imagerie qui font partie intégrante du fonctionnement d'un musée.

3.4.1.2. Modèle « Panier d'achat »

Tout comme pour d'autres parties du processus de gestion des images, on observe une tendance de plus en plus marquée vers l'automatisation des aspects non complexes de l'octroi de licences. Les établissements de grande taille cherchent à maximiser le nombre d'utilisations potentielles de leur série d'images de base, pour lesquelles les frais d'utilisation sont établis d'avance. Une licence peut être obtenue pour ces images qui peuvent être commandées au moyen d'un panier d'achat sur le site Web de l'établissement. Malgré la présence de nombreux obstacles qui freinent un tel mouvement (de plus amples détails à cet effet se trouvent ci-dessous), bon nombre d'institutions vont tout de même de l'avant. Plusieurs établissements britanniques poursuivent cette voie avec dynamisme et, animés d'un sens aigu de l'image de marque, MBAC ont établi leur propre agence à but lucratif concurrençant les agences commerciales (et établissant parfois des partenariats avec elles). Soulignons notamment les sites V&A Images, « la ressource créative en matière de beaux-arts, d'arts décoratifs, de photographie, de mode et de conception d'imagerie », British Museum Images (BMI), « la principale source d'images illustrant la culture et l'histoire du monde »^{Note en bas de page 44}, Images Online de la British Library ainsi que Tate Images.

Ces sites disposent d'une fonction de calcul des prix et d'un panier d'achat pour différents types d'utilisation. Le site BMI offre les catégories d'utilisation suivantes : Édition, Marchandise, Promotion et Entreprise. Le site Tate Images offre quant à lui les catégories Télévision, Vente au détail, Publicité et promotion. La British Library comprend : Publicité (électronique, extérieure et imprimée), Produits de consommation, Entreprise et Édition. La catégorie d'utilisation Édition constitue la catégorie dont l'approbation en ligne est la plus simple et permet au détenteur de licence de saisir des données spécifiques quant à l'utilisation sur le site du musée et d'effectuer la transaction à l'aide d'une carte de crédit au moyen d'une application Panier d'achat. En ce qui concerne les autres types d'utilisation, le client doit parfois fournir différents niveaux de détails associés à l'utilisation proposée et communiquer directement avec le musée.

Alors que la plupart des boutiques d'images utilisent des filigranes visibles et invisibles, il semble que peu de musées procèdent ainsi (à l'exception du British Museum et de la British Library). À cet effet, se reporter au point 3.5.4. Protection des droits : Pratique actuelle ci-dessous portant sur l'expérience de bon nombre de musées en ce qui concerne cette technologie.

3.4.1.3. Museum of Modern Art : Sous-traitance complète

Au Museum of Modern Art (MoMA) de New York, toutes les activités d'octroi de licences sont dorénavant la responsabilité de Scala (et de son représentant pour la ville de New York, Art Resource; consulter l'énoncé concernant l'autorisation d'utilisation d'images du MoMA) à cet effet. Scala dispose d'un répertoire de base de 6 500 images provenant du MoMA pour lesquelles l'entreprise octroie des licences, mais il demande fréquemment davantage d'images. Le MoMA exige l'approbation des services de la conservation pour toutes les ventes commerciales (qui représentent 75 p. cent des ventes) par l'entremise d'un concédant de licence. L'approbation, simplifiée par l'échange de courriels, est généralement rapide mais peut parfois être ralentie par un conflit potentiel avec les propres activités de détail du MoMA. L'un des avantages du portail Web d'images lié au système de gestion des biens numériques consiste en la facilité d'accès à Scala par le truchement du réseau privé virtuel (réseau VPN). Si l'agence Scala/Art Resource reçoit une demande pour une image qui ne se trouve pas dans sa banque d'images de base, elle peut effectuer une recherche en vue d'obtenir l'image demandée et, malgré le fait qu'elle ne dispose pas des privilèges de téléchargement direct, peut ensuite transmettre un panier d'achat au coordonnateur des licences du musée qui versera l'image au moyen d'un protocole de transfert de fichier (ou à l'aide du logiciel YouSendIt fréquemment utilisé de nos jours). Le suivi des licences octroyées ainsi que l'intégration des rapports de vente de Scala/Art Resource au système de gestion des biens numériques sont actuellement examinés.

3.4.1.4. Museum of Fine Arts de Boston : Gestion des activités d'octroi de licences à l'aide du système de gestion des collections

Au Museum of Fine Arts (MFA) de Boston, où on a procédé à l'intégration massive de bases de données anciennement disparates, les activités d'octroi de licences sont réalisées en grande partie en ligne à l'aide d'Artemis. Le site MFA Images offre des licences pour près de 160 000 images (provenant d'une collection composée de 450 000 œuvres, dont 346 000 sont consultables en ligne). Les images ne possèdent pas de filigrane, peuvent toutes être agrandies en format d'affichage minimal de 800 x 800 pixels et pour la plupart d'entre elles, il y a un lien « Obtenir la licence pour cette image » menant à un formulaire détaillé de demande de reproduction en vue d'obtenir un fichier numérique ou une copie imprimée à basse ou haute résolution. Le demandeur doit préciser dans ce formulaire le type d'utilisation demandé (13 types d'utilisation possibles, taille de la reproduction, couverture ou cadrage, etc.) et ensuite procéder au paiement.

Bien que le formulaire en ligne permette de filtrer les demandes avec précision en tenant compte de la plupart des situations, le processus n'est toutefois pas automatique. Un examen de la demande par le personnel est requis et il est parfois nécessaire de communiquer directement avec le demandeur de licence. Le processus est généralement complété dans un délai d'une à deux semaines (toutefois, moyennant des frais de 250 dollars, le processus peut être complété en moins d'une semaine). Les contrats sont traités pour la plupart de façon électronique au moyen d'un échange de documents PDF. Le MFA travaille à la mise en place d'un système encore plus automatisé (similaire à celui du site du British Museum), mais le processus prendra un certain temps. Le MFA collabore avec six partenaires en ce qui a trait aux activités d'octroi de licences : Scala, Bridgeman, DNP, Lebrecht, Culture Images et Scholars Resource.

3.4.1.5. Harvard Art Museums : Utilisation de Filemaker

Aux Harvard Art Museums, l'ensemble du processus associé à l'octroi de droits et aux demandes de reproduction est géré au moyen d'une base de données Filemaker. À chacune des images du site Web est associé un lien « Commander cette image » menant à un formulaire de demande d'image en format PDF téléchargeable dans lequel il faut préciser simplement si l'image est utilisée aux fins d'étude ou de reproduction. Le formulaire doit être ensuite transmis par la poste, par courriel ou par télécopieur au service responsable de l'imagerie numérique et des ressources visuelles (DVIR), des Harvard Art Museums. Ce dernier se chargera de la saisie des renseignements au moyen d'une nouvelle entrée dans le système Filemaker. Le service indiquera également dans le système le numéro d'accession et la fiche technique de l'œuvre de même que les renseignements relatifs au droit d'auteur extraits du système TMS. L'image peut être visionnée à l'aide d'une fenêtre dans le système de recherche documentaire. Si aucune image n'est disponible, Filemaker est programmé pour prévoir la prise d'une nouvelle image et pour assurer le suivi à cet effet (voir figure 14).

Les renseignements relatifs à la commande se trouvent dans la partie supérieure de l'écran de Filemaker. L'application permet de créer des formulaires d'acceptation, de calculer les frais, d'assurer le suivi du processus de contrat et de la diffusion de l'information. Harvard mise également sur la sous-traitance en ce qui concerne les activités d'octroi de licences et fait appel à Art Resource et Bridgeman, toutes deux disposant d'un répertoire d'images du musée composé d'environ 200 images les plus demandées.

3.4.1.6. Musée des beaux-arts du Canada : MIMSY

Le Musée des beaux-arts du Canada (MBAC) a plus de 20 000 images disponibles en ligne aux fins de recherche et pour lesquelles une licence peut être obtenue. Le MBAC ne fait pas appel à des sous-traitants pour ses activités d'octroi de licences. Un formulaire de commande en ligne est disponible en format panier d'achat et permet aux demandeurs de licence de sélectionner la résolution de l'image (ou la taille de la copie imprimée demandée), la taille et le placement de l'image de même que le type d'utilisation demandé (13 options sont possibles dont impression, page Internet, format électronique, film et télévision). Une réponse sera faite dans un délai de trois à cinq jours ouvrables suivant la réception du courriel pour confirmer la disponibilité de l'image, les droits exigés et la date prévue de conclusion de la commande.

Toutes les demandes de licence effectuées auprès du MBAC sont au départ enregistrées en format Excel. Seules les demandes conclues sont enregistrées dans le système MIMSY et accompagnées des renseignements connexes, soit le placement de l'image, l'information client et les frais payés. Le système MIMSY est utilisé depuis 2003 pour enregistrer l'ensemble des contrats de licence externes et depuis 2008 pour les demandes internes de publication et autres utilisations. Le MBAC dispose d'un petit répertoire d'images d'environ 30 images les plus demandées.

3.4.1.7. San Francisco Museum of Modern Art : Obtention de licence gratuite pour le milieu universitaire

Le San Francisco Museum of Modern Art (SFMOMA) utilise une base de données Filemaker pour enregistrer et gérer l'ensemble des demandes externes relatives aux droits rattachés aux œuvres de sa collection. Depuis environ deux ans, le SFMOMA offre des images gratuitement au milieu universitaire à des fins de recherche et de publication. Lorsqu'une image doit être créée, des frais sont exigés pour « l'obtention du bien » mais pas pour l'obtention d'une licence. Malgré le fait qu'il a été approché par plusieurs agences d'octroi de licences, le SFMOMA ne fait pas appel à des sous-traitants en ce qui a trait à ses activités de licence. Le SFMOMA ne dispose pas de lien « Commander l'image » sur son site Web et reçoit environ cinq demandes de reproduction d'œuvre par semaine. Environ 5 p. cent de ces demandes sont de nature commerciale alors que la majorité des autres demandes sont formulées par d'autres musées, des gens du milieu universitaire ou à des fins éducatives. Le service responsable de l'accès aux collections et des renseignements connexes du San Francisco Museum of Modern Art s'est vu confié le mandat de recueillir 15 000 dollars par année par le truchement des revenus de licence.

3.4.1.8. Musée des beaux-arts de l'Ontario : Processus d'octroi de licences commerciales en développement

Avec seulement quelques images disponibles en ligne, le Musée des beaux-arts de l'Ontario n'octroie que peu de licences commerciales. Le Musée fait appel à Bridgeman Art Library en ce qui concerne l'octroi de licences pour certaines de ses images et a approuvé l'utilisation de plusieurs centaines de ses images pour le programme « Art on Demand » du Art Group. La mise en œuvre du site Web « Art on Demand » du Musée devrait être terminée d'ici l'automne 2010.^{Note en bas de page 45}

Le Musée a établi des contrats de licence avec des universités canadiennes. Selon ces accords, le Musée fournira gratuitement des images à haute résolution aux fins d'enseignement par le truchement des réseaux privés des universités. L'accord touche actuellement 10 universités canadiennes et permet de fournir 1 000 images canadiennes du domaine public et 1 000 images non canadiennes provenant de la Collection Thomson. Ce projet découle du fait que le Musée considérait que les facultés téléchargeaient des images de ses œuvres de piètre qualité et à basse résolution à partir d'autres sites Web ou bien qu'elles balayaient ces images à partir de manuels et de diapositives aux fins d'enseignement. Le Musée considérait qu'il existait une solution plus professionnelle à cette question. La possibilité d'accroître le programme et de le rendre accessible de la maternelle à la 12e année est actuellement à l'étude.

Le Musée n'utilise pas les systèmes Portfolio et TMS pour assurer la documentation et le suivi de ses activités d'octroi de licences. Toutefois, la fonction « Signaler avec un drapeau » de Portfolio est utilisée pour générer les catalogues d'images du domaine public mis à la disposition des universités. Un vocabulaire contrôlé est utilisé pour indiquer si une image est du domaine public ou privé de même que pour indiquer les restrictions relatives à la photographie le cas échéant.

3.4.1.9. National Gallery of Art : Création du système NGA Images

Comme il a été mentionné précédemment, la National Gallery of Art procède à la mise à jour et à l'intégration de ses systèmes d'images et vise à créer un service d'imagerie qui soit le plus uniforme et complet possible, de la saisie et la documentation de l'image, en passant par la commande interne à l'octroi de la licence externe. Au cœur du processus se trouve le système de gestion des biens numériques Extensis Portfolio utilisé afin d'établir et de gérer la banque d'images centralisée de la National Gallery of Art. Une nouvelle version du système TMS est en place depuis le milieu de l'année 2010 et la National Gallery of Art procède à la mise à jour de son application de base de données relative aux droits et à la reproduction (dbase 5 sur DOS), qui est fonctionnelle mais désuète au plan technologique, et qui n'est pas en mesure d'interagir avec le système de gestion des biens numériques ni avec le système TMS.

Le nouveau système, qui se nommera NGA Images, offrira un catalogue d'images en ligne accessible au public de même que des fonctions de gestion des droits, d'octroi de licences et de commerce électronique en vue de traiter les demandes d'images et de générer des contrats de licence liés aux images à l'aide de logiciels commerciaux.^{Note en bas de page 46}

3.4.1.10. Le Metropolitan Museum of Art : Sous-traitance mais toujours énormément de travail à accomplir

Le Metropolitan Museum of Art fait également appel à Art Resource en ce qui a trait aux demandes de licence présentées par les autres musées (40 p. cent) et le milieu universitaire (40 p. cent), et aux demandes de nature commerciale (20 p. cent). Art Resource a été désignée comme principale ressource en ce qui concerne ces demandes. Toutes les demandes effectuées au moyen du système Image Library sont transmises à Art Resource et tous les formulaires de demande d'image remplis en ligne sont automatiquement transmis à Art Resource (une copie du formulaire est également transmise au musée aux fins d'archives). Le formulaire comprend le type d'utilisation prévu (quatre catégories sont disponibles : Étude/Utilisation personnelle, Publication, Diffusion télévisuelle ou production filmographique, et Autre), les renseignements relatifs à l'utilisateur de même que l'information relative à la facturation et à l'expédition.

Art Resource possède un répertoire de base regroupant environ 7 000 images du musée pour lesquelles l'approbation requise aux fins de publication et d'utilisation commerciale et éducative a été obtenue. Toute demande d'utilisation à d'autres fins doit être approuvée par Art Resource par le truchement du système Image Library. Art Resource est autorisée à agir à titre de principale ressource d'information au nom du musée en vue de répondre aux questions relatives aux images contenues dans son répertoire, mais l'organisme transmet généralement les demandes au musée. Le musée a également établi des ententes avec plusieurs fournisseurs du domaine de l'éducation, notamment avec ARTstor, Scholars Resource et Oxford University Press (le Grove Dictionary of Art).

Plusieurs demandes doivent toutefois être acheminées à Julie Zeftel, bibliothécaire du Musée pour le système Image Library, ainsi qu'aux membres de son équipe. Ces personnes effectuent des recherches concernant les droits associés aux images et aux œuvres pour de nombreuses demandes de licence lorsque les images concernées ne sont pas encore parvenues au fournisseur indépendant ou lorsque les images demandées sont assujetties à des restrictions supplémentaires qui empêchent leur diffusion à un autre fournisseur. Mme Zeftel a indiqué notamment que le musée envoie des photographes partout dans le monde et que l'obtention des autorisations nécessaires n'est pas toujours simple, notamment en ce qui concerne les photographies de fouilles archéologiques qui représentent une question particulièrement sensible. Malgré le fait que le musée possède les droits d'auteur des images, divers aspects de nature délicate doivent être pris en considération.

Les demandes sont souvent peu claires en ce qui concerne les exigences et le personnel du service des droits et autorisations peut tirer de nombreux renseignements en disposant des détails relatifs à la source de la demande, qu'elle soit présentée par Art Resource, un universitaire ou qu'elle provienne d'une tout autre source. L'efficacité de la recherche d'une image dépend des capacités du demandeur, du personnel et des intermédiaires. Alors, malgré le fait que le processus d'octroi de licences pour les images soit automatisé, bon nombre de demandes doivent toujours être examinées individuellement par le personnel. Avec plus de cent ans de collecte de contenu analogique, le personnel comprend que les anciens documents requièrent un déchiffrement et un décodage supplémentaires et que les recherches d'images ou d'œuvres ne sont pas toujours simples en raison de la taille des collections du musée.^{Note en bas de page 47}

Mme Zeftel a précisé dans le cadre d'une entrevue que le logiciel MediaBin a été incroyablement utile lors de la centralisation du placement de l'ensemble des images des œuvres faisant partie des collections du Musée. Auparavant, les images pour lesquelles une licence était octroyée ne pouvaient pas être visualisées par le personnel. Il reste énormément de travail à accomplir, mais MediaBin a permis de diminuer le nombre d'endroits où chercher les images. La vaste base de données relative aux droits de MediaBin (plus de 20 champs relatifs aux droits associés aux images) fait en sorte que ce logiciel constitue réellement un système de gestion numérique des droits.

Mme Zeftel a également souligné l'importance des champs Image Condition (état de conservation de l'image) et Image Source (source de l'image) des ensembles de métadonnées de MediaBin. Les renseignements relatifs à l'état de conservation (tant en ce qui concerne l'œuvre que l'image disponible) peuvent s'avérer importants lorsqu'il s'agit de déterminer si une image peut être diffusée ou si sa diffusion doit être mise en attente ou bien si l'image doit être prise à nouveau. Par exemple, il est essentiel de savoir si un négatif est endommagé ou si l'émulsion s'est évaporée laissant le négatif sillonné et inutilisable tout comme il faut connaître la provenance de l'image, qu'elle ait été prise par les services de la conservation, le studio de photographie ou qu'elle provienne d'un livre.

L'utilisation d'une image ultérieure à l'octroi d'une licence ne fait pas l'objet d'un suivi au sein de MediaBin. La date de publication d'une image peut être saisie dans la bibliographie contenue dans le système TMS et tenue à jour par les services de la conservation.

3.4.1.11. Picture Licensing Universal System (PLUS) : Orchestrer les métadonnées internationales portant sur les droits relatifs aux images

De plus en plus de musées intègrent automatiquement des métadonnées dans les en-têtes des fichiers image lorsque les œuvres sont numérisées. Certaines de ces métadonnées peuvent contenir de l'information de nature technique (comportant des détails relatifs à la saisie de l'image) alors que d'autres contiennent des renseignements de nature plus générale (par exemple la notice concernant le droit d'auteur du National Museum of American History : « Cette image a été obtenue auprès de la Smithsonian Institution. Cette image ou son contenu peuvent être protégés en vertu de lois internationales sur le droit d'auteur, » [Traduction]) ainsi que des avis relatifs aux modalités d'utilisation et aux droits connexes qui ne sont pas spécifiques aux renseignements relatifs à l'image. Ces métadonnées peuvent demeurer intégrées à l'image malgré le fait qu'elles sont parfois retirées. Elles peuvent également être extraites, analysées et sauvegardées au sein de bases de données d'images ou de systèmes de gestion des biens numériques.

La PLUS Coalition fait la promotion de l'intégration de métadonnées afin de communiquer de l'information plus spécifique relative aux licences. La Coalition assure la coordination des normes internationales en matière de métadonnées portant sur les droits liés aux images de façon à simplifier et à automatiser la gestion des droits liés aux images à l'échelle des communautés du domaine. Le système PLUS (Picture Licensing Universal System) comprend un glossaire (normalisant la terminologie relative aux licences); une matrice de type d'objets (définissant et organisant les catégories d'objets par type à l'aide de codes de facturation universels) ainsi qu'un format de données de licence (License Data Format) (format de données lisible par ordinateur offrant une norme générale concernant la description de licences).

Les champs pertinents du format de données License Data Format (LDF) du système PLUS peuvent être intégrés à des fichiers image, utilisés au sein de base de données ou intégrés à des documents analogiques ou numériques. L'intégration de métadonnées peut être effectuée à l'aide du format XMP, de systèmes de gestion des biens numériques, de bases de données d'images ou de documents en lien avec des images.

Le système PLUS ne se rattache toutefois pas uniquement aux licences, à la commercialisation ou à la restriction de l'utilisation d'images. Il permet également de communiquer efficacement de l'information portant sur les droits relatifs aux images lorsqu'il n'existe pas de licence ou lorsque le détenteur des droits souhaite encourager les gens à diffuser librement une image.

D'un point de vue général, la PLUS Coalition souhaite établir une collaboration avec l'ensemble des autres initiatives de normalisation afin d'éviter les conflits et le dédoublement. La PLUS Coalition collabore notamment avec Creative Commons (CC) afin de veiller à ce que les utilisateurs de CC soient en mesure d'intégrer de l'information relative aux licences à des fichiers image.

Les bibliothèques et les musées sont représentés au sein du conseil d'administration de la PLUS Coalition et occupent 2 des 11 sièges destinés à l'industrie. Un groupe de travail sur le patrimoine culturel a été créé en 2009 et compte notamment parmi ses membres la National Gallery of Art, le Metropolitan Museum of Art, le Musée d'Israël, le Museum of Fine Arts de Boston et le J. Paul Getty Museum.

Jeff Sedlik, président et président-directeur général de la PLUS Coalition, est enthousiaste en ce qui concerne la participation des musées. Il a indiqué dans le cadre d'une entrevue qu'avec la croissance phénoménale et continue de la demande d'images des musées, il sera de plus en plus nécessaire, dans la mesure du possible, d'assurer l'automatisation du processus d'octroi de licences.^{Note en bas de page 48} Il a également souligné qu'au sein des systèmes de gestion des collections des musées et des diverses autres bases de données utilisées, l'information relative aux droits, généralement un avis sur les droits d'auteur ainsi qu'une note concernant les restrictions et les utilisations possibles, est généralement rassemblée dans un même et unique champ. Non seulement cela laisse-t-il place à l'interprétation, mais au fur et à mesure que des images numériques sont introduites, cela soulève également la question de la gestion des droits pour, par exemple, un million d'images.

Lorsque les musées font appel à des tiers pour distribuer des images autorisées sous licence, les restrictions relatives à l'utilisation sont indiquées dans les contrats de licence établis avec les utilisateurs, documents qui peuvent parfois être séparés des images en question. Un utilisateur peut posséder des centaines d'images sur son ordinateur et ne pas connaître leur source ni le statut des droits qui s'appliquent à chacune d'elles. Cette situation est un problème important alors que la quantité de contenu numérique distribué ne cesse de croître. Les institutions devront de plus en plus être en mesure d'intégrer automatiquement des métadonnées relatives aux droits afin de gérer adéquatement leurs biens. Il est essentiel que cela se fasse efficacement et sans heurts puisque, contrairement à la plupart des autres métadonnées, les métadonnées relatives aux droits sont étroitement liées à des questions de responsabilité.

Avec le système PLUS, les utilisateurs peuvent choisir les champs pertinents qui correspondent à leurs besoins pratiques à partir de catégories de métadonnées spécifiques (information relative à l'image, information relative à la licence, parties concernées par la licence, détails concernant les autorisations, restrictions et exigences) et remplir ces champs à l'aide d'un vocabulaire hiérarchique. Les métadonnées peuvent être intégrées à une image à l'aide de XMP ou être utilisées dans les systèmes de gestion des biens numériques, les bases de données d'images ou les documents associés aux images. Le registre du système PLUS permet d'utiliser des identificateurs uniques et permanents (PLUS–ID) liés à des métadonnées dynamiques relatives aux droits et entreposées à distance. Lorsque l'identificateur PLUS-ID est intégré à l'image, les métadonnées sont ajoutées au registre du système PLUS, permettant ainsi un accès instantané de système à système, de façon manuelle ou automatisée, au moyen d'une connexion à un service Web. L'identificateur peut aussi être utilisé dans les bases de données et les documents contractuels et offrir ainsi un lien vers les métadonnées détaillées. M. Sedlik a également souligné qu'il existe de nombreux autres registres d'images commerciales spécifiques à des communautés. Le registre du système PLUS servira de plaque tournante afin qu'une recherche au sein de celui-ci permette de sonder l'ensemble de ces registres.

Le registre permet à tous de vérifier les droits d'auteur relatifs à une image (à l'aide de l'identificateur de l'image ou en faisant correspondre l'image du registre avec celle recherchée), les coordonnées du détenteur des droits (à l'aide de son nom ou de l'identificateur PLUS-ID) ainsi que la licence associée à une reproduction spécifique d'une image à l'aide de l'identificateur de licence du registre (License-ID).

Les normes du système PLUS peuvent être utilisées gratuitement par tous. Les personnes qui ne sont pas membres de la PLUS Coalition sont encouragées à adopter et à utiliser ces normes. La PLUS Coalition privilégie toutefois le téléchargement et l'intégration des normes à un système ou à un logiciel de gestion d'images afin que l'application des normes du système puisse être la plus transparente possible. L'objectif consiste en fait à ce que les champs et les métadonnées du système soient intégrés à tous les systèmes de gestion des biens numériques et logiciels d'octroi de licences relatives aux images afin qu'ils puissent être intégrés et lus universellement.

3.4.2.1. Envisager l'octroi de licences

Bien que, de nos jours, la plupart des images d'objets appartenant à un musée qui sont saisies, traitées et cataloguées soient destinées au site Web de ce musée, elles figurent également souvent dans les publications savantes ou à vocation pédagogique, et sont aussi utilisées à des fins commerciales; ces deux derniers cas sont assujettis à des procédures d'octroi de licence.

Bien que certains se demandent si les musées ont le droit de diffuser à leur guise des images au public tout en maintenant un système d'octroi de licences commerciales, bon nombre d'établissements le font.^{Note en bas de page 49} Entre ces deux positions, on trouve une approche évolutive relative à la publication savante, car de plus en plus de musées allègent le fardeau des frais (souvent payés par les chercheurs à titre individuel) inhérents à la publication d'images dans des textes érudits à des fins non commerciales.

Dans son article « Reproduction charging models & rights policy for digital images in American art museums », publié en 2004, Simon Tanner a montré que pratiquement aucun établissement culturel ne profite réellement financièrement de l'octroi de licences pour l'utilisation des images numériques. Lors d'un atelier sur l'octroi de licences organisé en 2009, dans le cadre de la conférence du Museum Computer Network, les participants ont été invités à indiquer d'autres motifs pouvant justifier l'octroi de licences. Parmi les neuf premières raisons invoquées, la promotion du musée et de ses collections arrivait en tête de liste, suivie de la prestation de services au milieu de l'éducation et à la collectivité en général. Bien que la « récupération des coûts » ait été la troisième réponse la plus populaire, personne n'a mentionné la possibilité de « faire de l'argent ».

3.4.2.2. Favoriser la découverte de connaissance par Internet grâce à l'octroi de licences

Au cours d'une discussion sur la promotion, Denise Bastien, spécialiste de l'information sur les collections et de l'imagerie au Rhode Island School of Design Museum, a affirmé que l'octroi de licences constituait une solution intéressante pour un musée, puisqu'il permettait la « découverte de connaissance par la publication ». Aujourd'hui, a-t-elle ajouté, il permet la « découverte de connaissance par Internet », et ce, non seulement par l'entremise du site Web du musée, mais aussi grâce à d'autres sites Web, aux médias sociaux, aux applications pour appareils mobiles et à l'utilisation d'interfaces de programmation, lorsque les musées les rendent disponibles, pour permettre au public d'intégrer des images et des données provenant de musées à leurs propres applications.^{Note en bas de page 50}

L'octroi de licences peut être considéré comme l'un des divers canaux, ou volets, de la participation d'un musée à une forme d'écosystème d'images universel. Les musées peuvent aussi répondre aux besoins en images de communautés locales immédiates ou de communautés thématiques, et servir de ressource de recherche en ligne pour les chercheurs. L'octroi de licences peut servir à faire circuler davantage des images et leurs métadonnées, mises en marché et en contexte par le musée et sa collection, selon la meilleure représentation possible.

Comme il a été mentionné précédemment, plus les œuvres sont offertes à de vastes publics et dans des contextes différents, plus l'établissement lui-même accroît sa visibilité : différentes études, dont une du RCIP et une autre de l'IMLS, publiées récemment, établissent une corrélation positive entre le nombre de consultations du site Web d'un musée (ou de visionnements d'images des collections en ligne de ce musée) et le nombre de visites sur place.

3.4.2.3. Être conscient des obstacles à l'octroi de licences : Politiques et technologie

De nos jours, l'efficacité de l'octroi de licences dépend de la capacité d'utiliser les images numériques et leurs métadonnées. Il est certain que pour traiter avec des agences d'octroi de licences d'images commerciales, ainsi qu'avec les clients eux-mêmes, un établissement se doit de disposer d'un catalogue de grande qualité qui, en plus d'être inventorié adéquatement, renvoie idéalement à différents marchés et peut être consulté en ligne. L'élaboration d'un système en ligne garantissant une prestation rapide et fiable est également nécessaire.

Environ 80 p. cent des répondants au sondage et la totalité des personnes interviewées aux fins du présent guide octroient, d'une manière ou d'une autre, des licences pour l'utilisation de leurs documents. De nombreux participants au sondage ont manifesté à la fois le désir de s'engager davantage dans le commerce électronique et une certaine frustration à l'égard des obstacles financiers et humains nuisant au progrès : une infrastructure insuffisante et la priorité peu élevée accordée à l'octroi de licences en tant qu'activité institutionnelle.

Bien que l'assise financière pour développer l'infrastructure technologique soit un problème manifeste pour de nombreux établissements, on constate également un lien étroit important entre les politiques, l'économie et la technologie. Pour un nombre croissant d'établissements, l'espace Internet d'un musée est désormais aussi important que l'espace physique. Avec des représentations détaillées de leurs collections et de leurs expositions spéciales, une présence accrue dans les médias sociaux et des directives claires et précises au sujet de l'utilisation acceptable ou interdite des images des œuvres par les internautes, les musées virtuels constituent un partenaire important des musées. Cependant, d'autres établissements ne voient pas la chose du même œil, et considère le site Web plutôt comme une brochure faisant la publicité du musée que comme une expérience esthétique ou éducative en soi. Certaines de ces réticences sont attribuables aux inquiétudes liées à la publication d'objets protégés par des droits d'auteur en ligne, question qui sera abordée dans la section 3.5 sur la gestion des risques et la protection des droits.

3.4.2.4. Premières étapes : Examiner les logiciels et les systèmes nécessaires

La première étape vers un système d'octroi de licences efficace consiste à disposer d'un catalogue d'œuvres et de leurs images qui soit exact. Tout comme un musée abrite principalement des objets, la Toile, quant à elle, abrite surtout des images. Bien qu'un système de gestion des collections serve principalement à gérer l'information au sujet des objets physiques d'une collection, il devient de plus en plus un système de gestion des biens numériques qui gère les images des objets du musée.

Nous avons constaté que bien que certains musées gèrent leurs images à l'aide du système de gestion des collections – le MFA de Boston (Artemis), le Musée des beaux-arts du Canada (MIMSY) et, jusqu'à un certain point, le Center for Contemporary Photography (Minisis) et les Harvard Art Museums (TMS) –, de plus en plus de musées se trouvent confrontés à une situation où il leur faut un système qui soit en mesure d'organiser et de gérer la multitude d'images numériques, souvent décentralisées, non contrôlées et en double, qu'ils ont eux-mêmes créées, souvent dans des formats différents et sans avoir dresser un catalogue normalisé (voir plus haut l'exemple du Museum of Modern Art et du Metropolitan Museum of Art, à New York). Plutôt que de commencer par un examen majeur des pratiques en vigueur, d'autres établissements, dont le Musée des beaux-arts de l'Ontario et la National Gallery of Art, ont tiré profit de la capacité de gestion des biens numériques d'Extensis Portfolio pour commencer par une implantation modeste et abordable, et de poursuivre au fur et à mesure de l'évolution des besoins et des fonctions du musée.

Hormis le catalogue, qu'utilisent les musées pour assurer un suivi actif de l'octroi de licences ? Boston a recours à son système de gestion des collections centralisé, Artemis (avec TMS comme élément de base), qui dispose d'un module capable d'assurer le suivi des activités d'octroi de licences et d'imprimer des contrats. Le Musée des beaux-arts du Canada, qui à priori consigne toutes les demandes de licence dans Excel, enregistre les contrats remplis dans MIMSY, notamment les renseignements sur les clients, les droits payés et l'utilisation de l'image. Le Center for Contemporary Photography avait prévu d'élaborer un module de droits et de reproductions avec Minisis, le créateur de son système de gestion des collections, qui aurait été intégré à QuickBooks Pro, son système de comptabilité, pour produire des cartels, des factures et des lettres d'autorisation. Comme nous l'avons mentionné précédemment, cette intégration n'a pas fonctionné, et aujourd'hui Minisis sert de système d'information sur les collections et Quickbooks est utilisé séparément pour assurer le suivi et la facturation des demandes d'octroi de licences et de reproduction, bien qu'une future intégration soit toujours envisagée. L'un des projets les plus ambitieux et les mieux planifiés mis en œuvre actuellement est NGA Images, de la National Art Gallery, un catalogue d'images Web qui sera intégré aux autres systèmes de la NGA, et qui comprend des fonctions de commerce électronique et d'octroi de licences d'œuvres protégées par des droits d'auteur qui permettront de traiter les demandes d'images reçues et de produire des contrats de licences pour des images à l'aide d'un logiciel commercial élaboré par la société britannique Capture.

3.4.2.5. Envisager l'externalisation

Pour un répertoire d'images pour lesquelles toutes les autorisations ont été obtenues, l'externalisation à des agences d'images commerciales élimine une grande partie du fardeau administratif associé à l'octroi de licences et permet de joindre des marchés très différents de ceux auxquels le milieu artistique est habitué. Les principaux concédants du domaine des arts sont Art Resource, Scala et Bridgeman. Parmi les autres, mentionnons DNP, Lebrecht, Culture Images et Scholars Resource. Certains musées font même affaire avec Corbis et d'autres sociétés en vue. Toutes ces sociétés étiquettent ces images à l'aide de mots-clés afin qu'elles soient faciles à repérer pour les clients de différents marchés.^{Note en bas de page 51} L'objectif des agences consiste à trouver la bonne image en vue de répondre à un besoin particulier, et elles seront en général beaucoup plus efficaces que les musées à cet égard. Cette situation est d'autant plus vraie pour les petits musées, qui seront habituellement moins visibles dans l'écosystème plus général de l'image. Comme l'a affirmé un participant : « Si vous voulez un Jackson Pollock, vous irez chercher le leader en la matière – et c'est ce que nous faisons. »

Donc, surtout pour les établissements relativement méconnus, conclure une entente avec une agence d'octroi de licences peut aider à simplifier le processus, surtout s'il existe un répertoire d'images qui sont plus souvent demandées. Cependant, la collaboration avec une agence nécessite tout de même du personnel et la préparation d'un catalogue d'images et de métadonnées conformes aux normes en vigueur.

3.4.2.6. Créer un panier d'achat virtuel, tout en tenant compte des limites de l'automatisation

Les demandes de reproduction ou pour d'autres utilisations d'une image à des fins personnelles, savantes ou commerciales vont habituellement de la simple demande d'une des images les plus populaires offertes par un musée (voir le « Top 10 » du Musée des beaux-arts du Canada, par exemple) à des fins de reproduction dans un livre, jusqu'à la demande d'un chercheur qui souhaite obtenir une image d'un objet qui ne figure sur aucune photo et qui est rarement montré, en passant par une demande provenant d'un réalisateur de films qui souhaite obtenir une image d'un article endommagé et très fragile. Comme a bien su le formuler Julie Zeftel, bibliothécaire du Metropolitan Museum, ces dernières demandes exigent une attention individuelle et requièrent souvent de collaborer avec l'auteur de la demande, les conservateurs, les restaurateurs et d'autres intervenants de nombreux services. Par contre, le flot de demandes pour une toile populaire peut facilement être automatisé ou externalisé. Comme il a été mentionné précédemment, certains musées adoptent une approche plus automatisée en ce qui concerne l'octroi de licences commerciales, comprenant des opérations commerciales sur le Web et dotées de paniers d'achat virtuels. Les établissements se tournent de plus en plus vers cette solution, à l'aide de logiciels de commerce électronique conviviaux. Toutefois, Erik Landsberg, chef de l'imagerie des collections au Museum of Modern Art, émet des réserves à l'égard de cette façon de procéder : « La plupart des musées doivent tout de même examiner attentivement les questions de droit d'auteur et les politiques de contrôle des images applicables à leur établissement avant d'implanter un système de panier d'achat virtuel ou de commerce électronique pour les images des objets de leurs collections. Donc, bien que cette procédure soit désormais réalisable sur le plan technique, ce ne sont pas tous les établissements qui pourront l'appliquer à leur programme de diffusion d'images. »^{Note en bas de page 52}

3.4.2.7. Utiliser des métadonnées intégrées pour faciliter l'automatisation

Une des formes prometteuses d'automatisation de l'octroi de licences est l'ensemble de normes sur les métadonnées de la PLUS Coalition en vue d'intégrer des données critiques et spécifiques, ainsi que des données sur les droits et l'octroi de licences dans l'en-tête des fichiers d'images. Cette intégration peut être effectuée au moment de la numérisation des images, au moyen de systèmes de gestion des biens numériques ou d'autres bases de données d'images. Bien que les métadonnées elles-mêmes puissent être intégrées, il sera éventuellement possible d'intégrer des identificateurs uniques permanents (PLUS-ID) qui seront automatiquement reliés à un registre conservant à distance les métadonnées sur les droits, lesquelles peuvent être mises à jour par le détenteur de droits ou le concédant. L'adoption de cette méthode exigerait l'élaboration de conditions d'octroi de licences assez standard pour chaque élément. Or, une fois cette étape franchie, la capacité de transmettre l'information sur les droits d'auteur, et tout autre renseignement pertinent sur l'octroi d'une licence, en même temps qu'une image semble extrêmement prometteuse, et nous recommandons aux établissements de suivre attentivement les progrès réalisés par le Cultural Heritage Working Group de PLUS, mis sur pied en 2009.