Étude de cas du RCIP sur la préservation numérique – Musée du 8th Hussars

Utiliser la boîte à outils de la préservation numérique

Voici les étapes de base de la préservation numérique :

1. Dresser l’inventaire des biens numériques d’un musée;
2. Élaborer une politique (c.-à-d. les tâches que vous voulez effectuer, et les raisons);
3. Mettre au point un plan (la méthode que vous emploierez);
4. Établir des procédures (les protocoles établis pour exécuter un plan).

Pour dresser l’inventaire des biens d’un musée, le RCIP et les bénévoles du Musée du 8^th Hussars se sont servis du modèle d’inventaire de la préservation numérique pour prendre en considération les risques et les répercussions liés à la perte de l’accès aux ressources numériques. Si les bénévoles décidaient que les répercussions ou les risques étaient suffisamment élevés pour passer à l’étape suivante, le cadre stratégique pour la préservation numérique de Nancy McGovern servait à rédiger une politique de préservation numérique. Ensuite, le cadre du plan de préservation numérique du RCIP servait à créer un plan, afin que la politique puisse être mise en œuvre. D’autres documents ont servi lors de ce processus, y compris d’autres ressources de la boîte à outils, ainsi que certains documents du musée. Ce qui suit présente un sommaire du processus de la boîte à outils de préservation numérique.

Étape 1 – Dresser l’inventaire des biens numériques du Musée du 8^th Hussars

La version imprimable du modèle d’inventaire de la boîte à outils de préservation numérique répond aux exigences des pages web. Toutefois, on s’est vite rendu compte, lors de la rencontre avec les bénévoles du Musée du 8^th Hussars en octobre 2014, qu’une version Excel de ce modèle serait plus utile. Heureusement, le RCIP et le Musée canadien de l’histoire avaient travaillé à une telle version, et elle sera offerte en ligne. Entre-temps, vous pouvez obtenir une copie de ce modèle en faisant parvenir une demande à l’adresse suivante : pch.RCIP-CHIN.pch@canada.ca.

Comme l’indique le tableau, le groupe 1 (images numérisées) constitue la catégorie la plus importante, et c’est ce qui a incité le Musée du 8^th Hussars à élaborer une politique et un plan de préservation numérique.

Lors d’une présentation de ce travail au groupe de discussion sur la préservation numérique, il a été signalé qu’en règle générale, le groupe 2 (documents administratifs) ne ferait pas partie des procédures de préservation conçues pour les biens numériques culturels. Toutefois, le RCIP a inclus les documents administratifs à la politique et au plan de préservation recommandés, car il est peu probable que les petits musées disposent d’un plan distinct de gestion des documents administratifs, et (comme nous le verrons) parce que leur préservation exige peu d’efforts supplémentaires.

Lorsqu’on a dressé l’inventaire des biens, les principaux problèmes suivants ont été relevés :

1. Les CD n’étaient pas de qualité archivistique et ne constituaient parfois que la seule copie d’une ressource;
2. Lorsque des sauvegardes étaient effectuées, aucune copie de préservation n’était faite;
3. Les règles 3-2-1^{Note de bas de page 3} et LOCKSS^{Note de bas de page 4} devaient être appliquées;
4. La régénération des supports ne faisait pas partie du processus en place;
5. La migration des données ne faisait pas partie du processus en place;
6. Une procédure de sauvegardes régulières, comprenant des métadonnées de préservation, devait être mise en place.

Voici certains problèmes courants liés à la préservation numérique qui n’étaient pas inquiétants :

1. De nombreux formats de fichiers semblent convenir à la préservation numérique;
2. Le niveau de sécurité était raisonnable pour le contenu à gérer;
3. L’environnement de stockage était raisonnable (même si une solution hors site était nécessaire);
4. Aucune politique d’accès officielle n’était en place, mais cela ne posait pas problème pour un si petit établissement.

Étape 2 – Rédiger une politique de préservation numérique

Le RCIP s’est inspiré du cadre fourni par Nancy McGovern pour l’ébauche du document, et on s’est vite rendu compte que ce cadre était trop détaillé pour un musée de cette taille. Néanmoins, le niveau d’information a permis de rassurer les intervenants à savoir qu’aucun facteur ne serait oublié. Toutes les composantes du cadre ont été examinées par le RCIP, mais seules celles pertinentes pour le musée et auxquelles on a accordé le plus grand intérêt ont été retenues :

• Portée : La portée proposée de la politique visait à fournir l’accès à tous les biens numériques, sauf les documents administratifs, pour une période indéfinie. Ces documents (groupe 2) seraient conservés pendant sept ans, à moins qu’un document donné ait une valeur opérationnelle importante.

• Principes directeurs : Peu importent les procédures qui sont mises en place, on a proposé de ne pas y consacrer plus de temps ou de ressources qu’aux tâches actuelles. Bien qu’il soit ainsi improbable de trouver une solution qui soit entièrement conforme au modèle de l’OAIS (Open Archival Information System) [système d’information archivistique ouvert], plusieurs principes de préservation numérique couramment appliqués ont été retenus :

  1. Le contenu numérique devrait être créé en gardant la préservation à l’esprit (p. ex. maintenir certaines métadonnées liées à la préservation).
  2. Des copies de préservation du contenu devraient être faites régulièrement.
  3. Il faudrait utiliser un processus automatisé de création de métadonnées de préservation de base à mesure que des copies de préservation sont faites.
  4. Ces copies devraient être conservées sur de nombreux types de supports de stockage physiques, dans de nombreux emplacements.
  5. Il faudrait vérifier régulièrement l’intégrité des données de ces copies.
  6. Les copies de préservation sur des supports de stockage physiques devraient régulièrement être régénérées vers de nouveaux supports.
  7. Ces copies devraient être migrées vers de nouveaux formats, au besoin.
  8. L’accès aux copies de préservation se limiterait à certains employés du musée

• Sélection et acquisition^{Note de bas de page 5}: Si un bien numérique est unique et est classé dans n’importe quel groupe de l’inventaire numérique (autres que le groupe 2), on a proposé de le préserver indéfiniment. Les biens du groupe 2 qui ont une valeur opérationnelle devraient être préservés pendant au moins sept ans. Tous les autres biens peuvent également être préservés si cela permet de réduire les efforts (c.-à-d. s’ils peuvent être préservés au moyen d’un processus de « traitement par lots »).

• Défis et risques :  La plus grande difficulté concernait les ressources limitées. De plus, une formation était nécessaire, et le RCIP a offert son aide à cet égard.

  Quant aux risques, la plus grande préoccupation portait sur le contenu enregistré exclusivement sur des CD lecture/écriture. Ce contenu devait être déplacé sur un support physique plus permanent. L’inconnu présentait également un risque : à l’heure actuelle, il n’existe aucune norme de préservation numérique dans les petits musées et, par conséquent, peu importe la solution choisie, elle comporterait un certain degré d’incertitude.

• Viabilité financière : On a jugé que cet élément ne comportait aucun risque, vu que la solution proposée ne nécessitait qu’un financement supplémentaire minime, voire nul.

• Pertinence technologique et procédurale : Le modèle exigeait également une évaluation de la pertinence technologique et procédurale, c.-à-d. la facilité avec laquelle on peut tenir à jour la technologie et les procédures à long terme. On prévoit que ces deux éléments resteront simples (par nécessité), peu importe la solution définitive adoptée, mais cette composante de la politique a été mise de côté jusqu’à ce que de telles procédures soient élaborées et approuvées.

Le Musée du 8^th Hussars examine actuellement la plus récente version de la présente politique.

Étape 3 – Rédiger un plan de préservation numérique

Le RCIP a rédigé un plan pour le Musée du 8^th Hussars d’après le cadre du plan de préservation numérique qu’on trouve dans la boîte à outils. Le Musée examine actuellement le plan de préservation numérique rédigé afin de l’approuver.

Cinq solutions ont été envisagées, dont voici le résumé :

Le RCIP a recommandé l’option 2. Les options 3, 4 et 5 ont été écartées pour les raisons suivantes :

• Il est peu avantageux d’intégrer un ordinateur de mise en quarantaine aux opérations actuelles du musée;
• Il n’est pas réaliste de s’attendre à ce qu’un petit musée exploite son propre service d’archives conforme à l’OAIS;
• À l’heure actuelle, aucun service d’archives conforme à l’OAIS et exploité à l’externe n’est en mesure d’assumer la responsabilité de garantir l’accès à long terme et sans frais aux biens numériques du musée.

Les options 1 et 2 exigent peu d’efforts outre ceux déjà faits par les bénévoles du musée, et elles améliorent la recherche immédiate d’images à haute résolution en les répertoriant dans la base de données archivistiques de sorte que celle-ci puisse servir d’outil de recherche pour récupérer ces images.

Les options 1 et 2 augmentent également la probabilité d’un accès à long terme en proposant de multiples sauvegardes et le stockage hors site. Toutefois, sans devoir faire beaucoup plus d’efforts, l’option 2 permet de vérifier la fixité : il s’agit d’une pratique exemplaire qui vise à s’assurer que les fichiers n’ont pas été changés depuis qu’ils ont été préservés.

Un aspect intéressant dans les détails de l’option 2 était la recommandation que le RCIP avait d’abord faite, soit utiliser des CD pour archivage (avec couche en or) pour un ensemble des copies de préservation; ce support de stockage physique constitue une norme archivistique. Toutefois, lors de la présentation de la solution proposée aux groupes de discussion sur la numérisation et la préservation numérique, les membres se sont demandé s’il était sage d’utiliser un support physique qui risque bientôt d’être désuet. L’argument chez les archivistes numériques veut qu’en général, les CD soient remplacés par le stockage en nuage, et la durée de vie de la technologie permettant d'accéder au contenu des CD pourrait être la même que celle des lecteurs de disquettes. D’autre part, il existe une différence pertinente entre les deux technologies; les disquettes servaient principalement à stocker des logiciels, qui étaient vulnérables à la « loi » de Moore. Le matériel et les logiciels ayant changé compte tenu de à cette loi, le contenu des disquettes est devenu désuet. On n’avait donc aucune raison de lire des disquettes anciennes une fois ce support physique remplacé. Cependant, les CD renferment une forme de contenu (musique, films, etc.) qui demeure précieux pendant de plus longues périodes, malgré des normes plus récentes ou des moyens plus pratiques de stocker ce contenu.

Ce débat est encore loin d’être tranché, mais par souci de prudence et (en fin de compte) de simplicité, le RCIP a plutôt recommandé l’utilisation de disques durs externes au lieu de CD archivistiques. Cette recommandation est contraire à la règle 3-2-1 (c.-à-d. conserver des copies de préservation dans au moins deux formats), mais il s’agissait de la solution la moins risquée, et plus facile à mettre en œuvre. On peut consulter les détails de cette recommandation dans le plan de préservation numérique du Musée du 8^th Hussars.